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La fattura con Excel

03:06AM

In questo articolo proponiamo la realizzazione di un modello per creare le fatture o, pi semplicemente, delle note pro forma. Ripasseremo cos tante funzionalit utili di Microsoft Excel, come la ricerca in file diversi, le aree di stampa e la protezione delle celle.Iniziamo il lavoro di questo articolo dal fileFattura, visibile infigura 1, che potete trovare sulbooksite del librodai cui tratto questo articolo.Il file contiene gi la struttura della fattura. Inoltre, usando la tecnica degli intervalli dinamici, nella cella G11 abbiamo inserito un elenco con i possibili tipi di pagamento (questi sono stati, a loro volta, inseriti nel foglioTipiPagamento). Anche nelle celle D17:D32 abbiamo creato un elenco per scegliere tre possibili aliquote IVA (4%, 10% e 21%).In questa prima fase, ci occuperemo essenzialmente di lavorare nelle righe dalla 17 in gi. Le righe precedenti, infatti, dovranno essere compilate dallutente che realizza la fattura o la nota (per la verit, pi sotto, mostreremo come si possono automatizzare alcune di queste operazioni).Ovviamente ci sono delle parti da compilare anche nelle righe successive alla 17: bisogna inserire il codice del prodotto, la descrizione, il suo prezzo unitario, la quantit, laliquota IVA, lo sconto, eventuali costi di imballaggio (D38), eventuali spese documentate (D37) ed eventuali spese non documentate (D39). Ma gli altri valori verranno calcolati in base ad alcune formule che andremo ad approntare.

Figura 1: il file FatturaCome prima, semplice operazione, ci occupiamo di inserire nella colonna H la formula che calcola il prezzo totale di ogni riga. La formula da usare questa:

=B17*G17-(B17*G17*E17)

Questa formula calcola il prezzo, moltiplicando la quantit di pezzi (B17) richiesti di un dato prodotto per il suo prezzo unitario (G17); a questo si toglie poi lo sconto, che a sua volta si calcola moltiplicando il prezzo totale (B17*G17) per la percentuale di sconto (E17). Una volta inserita la formula, trascinatela fino alla cella H32.A questo punto viene il difficile. Dobbiamo calcolare limporto totale della merce cui si applica lIVA del 21%, quello della merce con IVA al 10% e quello della merce con IVA al 4%.Per farlo abbiamo bisogno di colonne di appoggio che poi, naturalmente, nasconderemo. Lavoriamo alla destra della struttura della fattura. A partire dalla cella J16 scriviamo le etichette IMPORTI AL 21%, IMPORTI AL 10%, IMPORTI AL 4%, come visibile infigura 2. Nelle celle al di sotto di ciascuna etichetta riporteremo limporto totale della riga in base al tipo di aliquota IVA da applicare.

Figura 2: le colonne di appoggio per il calcolo dell'importo complessivo cui applicare ciascuna aliquota IVACominciamo a scrivere le formule che ci servono. In J2 la formula da usare :

=SE(D17=21%;H17;0)

Se lIVA memorizzata nella colonna D pari al 21%, allora riportiamo qui limporto totale della riga, cio il valore di H17, altrimenti scriviamo 0.Trascinate la formula fino a J32. Ora passiamo alle celle K17 e L17. Le formule da usare sono, rispettivamente:

=SE(D17=10%;H17;0)

e:

=SE(D17=4%;H17;0)

Trascinate anche queste formule fino alla riga 32.A questo punto la colonna J contiene tutti gli importi cui va applicata lIVA del 21%, la colonna K quelli a cui va applicata lIVA del 10% e la colonna L quelli cui va applicata lIVA del 4%.Baster fare la somma dei valori di ciascuna colonna per scoprire qual limporto totale cui si deve applicare ciascuna aliquota IVA. Lo facciamo nelle celle J34, K34 e L34. In J34 scriviamo =SOMMA(J17:J32), in K34 =SOMMA(K17:K32) e in L34 =SOMMA(L17:L32).Adesso dobbiamo calcolare la porzione delle spese di imballo (che lutente dovr scrivere in D38) cui va applicata ciascuna aliquota IVA (questa porzione in rapporto al totale complessivo, per ogni aliquota).Faremo questo calcolo nella riga 36. Prima, per, in M34 calcoliamo limporto complessivo indipendentemente dal tipo di aliquota. La formula da usare SOMMA(J34:L34).A questo punto, in J36 scriviamo:

=J34/$M$34*$D$38

Ricordiamo che i valori assoluti servono per poter liberamente trascinare la funzione nelle celle K36 e L36.La prima parte di questa funzione, J34 (totale importo al 21%) /$M$34 (importo complessivo), calcola qual la percentuale dellimporto totale cui si applica lIVA al 21%. La seconda parte della formula, *$D$38, moltiplica la percentuale trovata per le spese di imballaggio.

NotaNon preoccupatevi se ottenete come risultato di queste formule l'errore#DIV/O!. Questo avviene perch non ci sono dati e nella cella M34 c' il valore O. La divisione per O genera sempre un errore. Pi avanti in questo articolo vedremo come tenere nascosti questi errori "temporanei".

Ora possiamo riportare i valori calcolati nella riga 34 e nella riga 36 nello schema della fattura, in particolare nelle celle A34, C34 e D34.In A34 la formula =J34+J36 (in pratica, limporto cui applicare lIVA del 21% e la porzione di spese di imballaggio cui applicare la stessa IVA). In C34 =K34+K36 e in D34 =L34+L36.Ora che sappiamo qual il totale cui va applicata ciascuna aliquota IVA possiamo finalmente calcolare lIVA da pagare per ogni aliquota. Lo facciamo nella riga 36. Ecco le formule per le celle A36, C36 e D36:

A36=A34*21%

C36=C34*10%

D36=D34*4%

Non ci resta che sommare questi valori per scoprire quanta lIVA complessiva. Lo facciamo in A38 (=A36+C36+D36).A questo punto possiamo anche calcolare il totale complessivo della fattura. Lo scriveremo in H36. La formula da usare :

=A38+M34+D37+D38+D39

La formula somma il totale dellIVA che abbiamo appena calcolato (A38) con limporto totale che avevamo calcolato in M34; a questi aggiunge poi le spese di imballo (D38) e le spese documentate (D37) e non (D39).

Stampare la fatturaLa nostra fattura finita (pi avanti nell'articolo proporremo alcuni abbellimenti, ma la sostanza c tutta). Passiamo a stamparla.Naturalmente, in stampa dobbiamo nascondere le colonne di appoggio J, K, L e M. Ci sono diversi sistemi per farlo, ma quello pi semplice quello di definire unarea di stampa.

NotaUn altro sistema rapido per non stampare le colonne J, K, L e M quello di nasconderle. Dopo averle selezionate per intero, con Excel 2007-2010, nella schedaHomedel gruppoCelle, aprite il menu del pulsanteFormatoe sceglieteNascondi e scopriNascondi colonne. Per scoprire le colonne nascoste, selezionate le colonne ai lati di quelle nascoste, poi ripetete la procedura per scegliere la voceScopri.

In pratica, unarea di stampa un intervallo di celle che lutente sceglie di stampare escludendo tutte le altre celle del foglio di lavoro. Vediamo subito come farlo. Selezionate le celle da stampare (A1:H39) nel nostro esempio. Poi, con Excel 2007-2010, portatevi alla schedaLayout di paginae, nel gruppoImposta pagina, aprite il menu del pulsanteArea di stampae scegliete la voceArea di stampa.Se provate lanteprima di stampa, vi accorgerete che verr stampata solo la porzione di foglio impostata come area di stampa. La struttura della fattura, comunque, non viene stampata su ununica pagina, perch troppo larga per essere stampata su un foglio A4 in verticale. In Excel 2007-2010 potete rendervene conto anche lavorando in visualizzazione Layout di pagina: una nuova visualizzazione, introdotta proprio con questa versione di Excel, che permette di vedere, mentre si lavora, il foglio di lavoro nel modo pi simile a come apparir in stampa, come visibile infigura 3.

Figura 3: la visualizzazione Layout di paginaPer attivare la visualizzazioneLayout di paginaoccorre portarsi alla schedaVisualizza, quindi nel gruppoVisualizzazioni cartella di lavoro(il primo a sinistra) si deve premere il pulsanteLayout di pagina.

NotaPer tornare alla visualizzazione normale basta premere il pulsanteNormale, sempre nel gruppoVisualizzazioni cartella di lavorodella schedaVisualizza.

Da questa visualizzazione, portandosi alla schedaLayout di paginadella barra multifunzione, molto facile ridurre le proporzioni della pagina in modo da adattarla alla dimensione di un foglio A4. Ci sono diverse possibilit.Per esempio, possibile ridurre gradualmente il valore mostrato nella casellaProporzionidel gruppoAdatta alla paginafino a quando tutta la struttura della fattura non visibile in un solo foglio (in questo caso occorre arrivare all85% delle dimensioni originali). Oppure, possibile lasciare inalterato il valore delle proporzioni e scegliere 1 pagina dagli elenchi a discesaLarghezzaeAltezza, sempre nel gruppoAdatta alla pagina.In questo modo sar Excel a ridimensionare il contenuto del foglio quel tanto che basta perch si adatti al foglio A4.La visualizzazioneLayout di paginapermette anche di aggiungere velocemente le intestazioni e i pi di pagina al foglio. Nel caso della fattura, nellintestazione si potr mettere il logo della ditta e nel pi di pagina i dati fiscali.Lintestazione e il pi di pagina, come nelle precedenti versioni di Excel, sono divisi in tre blocchi: basta fare clic su di essi per poter cominciare a lavorare e inserire il contenuto, come mostrato infigura 4.

Figura 4: inserire unintestazione di pagina con Excel 2007-2010Centrare nella pagina con Excel 2007-2010Dovete fare clic sullattivatore di finestra di dialogo, visibile infigura 5, del gruppoImposta pagina, nella schedaLayout di pagina, per aprire la finestra di dialogoImposta pagina.

Figura 5: aprire la finestra di dialogo Imposta pagina in Excel 2007-2010A questo punto potete procedere a centrare il contenuto da stampare rispetto al foglio sia in orizzontale sia in verticale.

Nascondere gli errori temporaneiAdesso che abbiamo visto come gestire al meglio le stampe della nostra fattura o nota pro forma, torniamo al foglio Excel per apportare alcune migliorie.Abbiamo visto che, finch non si inseriscono dei prezzi, il foglio di lavoro mostra degli errori, dovuti a una divisione per zero (li si vede, per esempio nellafigura 3).Abbiamo gi spiegato come questi errori non siano un problema. Infatti, appena si comincia a compilare la fattura essi scompaiono. Un utente, per, potrebbe apparire disorientato e qualcuno potrebbe trovarli brutti.Visto che nasconderli molto rapido, perch non farlo?Dobbiamo ricorrere alla formattazione condizionale. Per fare pi in fretta, conviene selezionare tutto il foglio facendo clic sul quadratino allincrocio dei righelli. Attivate poi la formattazione condizionale, e scegliete di utilizzare una formula per selezionare le celle da formattare, come visibile nellafigura 6.La formula da usare :

=VAL.ERRORE(A1)=VERO

NotaRicordate sempre che, quando si imposta una formattazione condizionale con una formula per un gruppo di celle, la formula va scritta come se valesse solo per la prima cella dellintervallo. Per maggiori informazioni sulla formattazione condizionale consultate l'articolo "La formattazione condizionale in Excel 2010".

Figura 6: applicare la formattazione condizionale per nascondere gli erroriUna volta impostata la formula, scegliete il colore bianco per il carattere delle celle da formattare: in questo modo, tutte le celle che contengono un errore useranno un carattere bianco, quindi non visibile. Lerrore, dunque, non viene eliminato, ma reso invisibile.

Recuperare i dati da un file esternoUnaltra miglioria che potremmo apportare al nostro file consiste nellimpostare un sistema per recuperare i dati dei clienti, o quelli relativi ai prodotti, da un file esterno. Immaginiamo di avere in un file esterno, chiamatoProdotticome quello visibile infigura 7, lelenco dei nostri prodotti. Potremmo fare in modo che, quando lutente scrive nella colonna A della fattura il codice di un prodotto, automaticamente si completino le colonne C con la descrizione e G col prezzo. Voi, quindi, potrete procedere allo stesso modo per recuperare i dati del cliente e riportarli nelle prime righe della fattura.

Figura 7: il file ProdottiPer fare questo useremo la funzione CERCA.VERT (si trova fra le funzioni diRicerca e riferimento), che permette di ricercare un valore contenuto nella prima colonna di una tabella e di restituire un valore che si trova nella stessa riga della tabella, ma in unaltra colonna.In pratica, possiamo chiedere a Excel di ricercare nel file Prodotti il codice prodotto che abbiamo scritto nel file della fattura, quindi di scrivere la descrizione e il prezzo corrispondenti nelle colonne C e G del file della fattura.La funzione CERCA.VERT richiede tre paramenti obbligatori:

Valore: richiede il valore noto che stiamo cercando, in questo caso il codice del prodotto che si trova nella cella D2;

Matrice_tabella: la tabella di ricerca, cio la tabella dei prodotti. Il valore noto deve sempre essere posto nella colonna pi a sinistra della tabella di ricerca. Per evitare problemi di aggiornamento dei riferimenti, se si trascina la formula, conviene sempre assegnare un nome a questa tabella e usare il nome come argomento della funzione

Indice: la colonna della tabella di ricerca che contiene il valore da riportare. La colonna va indicata non con la sua lettera, ma col numero corrispondente. Nel nostro caso, la descrizione del prodotto, per esempi, si trova nella colonna B, ossia la seconda (2) colonna della tabella di ricerca.

Il quarto argomento della funzioneIntervallo facoltativo, ma non per questo meno importante. Questo argomento pu assumere valore VERO o FALSO. Nel primo caso, la funzione CERCA.VERT esegue una ricerca approssimativa, ossia restituisce il valore successivo pi grande che sia minore di valore a quello ricercato. Nel secondo caso, CERCA.VERT trover una corrispondenza esatta. Se non specifichiamo nulla, Excel assume che il valore per largomento Intervallo sia VERO. Per il nostro tipo di ricerca, invece, ci occorre una ricerca esatta, quindi dovremo indicare il valore FALSO.Dopo tutte queste spiegazioni teoriche passiamo allapplicazione pratica, che render tutto pi chiaro.Per prima cosa, conviene assegnare un nome alla tabella di ricerca, cio alle celle piene del fileProdotti.Selezionate dunque le celle piene del fileProdotti(A1:D107) e assegnate loro il nomeProdotti.Questa volta non possiamo creare un intervallo dinamico, perch altrimenti saremmo obbligati a tenere aperto il fileProdottiquando compiliamo la fattura. Un intervallo dinamico, infatti, viene generato al volo da Excel e non esiste quando il file chiuso.

NotaSe volete comunque usare un intervallo dinamico e aprire sempre il file Prodotti, lintervallo dinamico da creare un po diverso da quelli che abbiamo usato finora, perch composto da pi colonne e non da una sola. Per definire lintervallo, infatti, bisogna usare la formula:

=SCARTO(perline!$A$1;0;0;CONTA.VALORI(perline!$A:$A);CONTA. VALORI(perline!$1:$1))

NotaLa novit consiste nel fatto che dobbiamo usare la funzione CONTA. VALORI anche per determinare la larghezza dellintervallo da creare (CONTA.VALORI(perline!$1:$1)) e non solo la sua altezza. Insomma, si tratta di contare anche le celle piene della riga 1 (o di una riga qualsiasi, visto che sono tutte uguali) e non solo quelle della colonna A.

Una volta definito lintervallo chiudete pure il fileProdottie tornate alla vostra fattura. Per vedere il risultato delle funzioni che ora andremo a scrivere, provate a scrivere A15, il codice di uno dei prodotti del file Prodotti, in A17.Siamo pronti a ricavare automaticamente la descrizione del prodotto con codice A15 in B17.Fate clic in B17 e avviate linserimento della funzione CERCA.VERT. Se volte usare la finestraArgomenti funzione,fatelo come nellafigura 8.

Figura 8: gli argomenti per la funzione CERCA.VERTSe preferite scrivere la formula, di seguito ve la proponiamo per intero:

=CERCA.VERT(A17;C:\Percorso\Prodotti.xlsx!prodotti;2;FALSO)

dove Percorso il percorso del fileProdottie prodotti il nome dellintervallo che abbiamo definito.Naturalmente, 2 indica che dobbiamo riportare il valore della seconda colonna della tabella di ricerca.A questo punto possiamo riproporre la funzione di ricerca nella colonna G della fattura per recuperare il prezzo del prodotto. Questa volta la formula da scrivere in G17 :

=CERCA.VERT(A17;C:\Percorso\Prodotti.xlsx!prodotti;3;FALSO)

Trascinate le funzioni verso il basso. Ora, quando scriverete il codice di un prodotto, esso verr automaticamente recuperato dal fileProdottianche se questo chiuso.Quando riaprirete il fileFattura, Excel rilever che il file accede ai dati esterni e vi chieder come gestirli, come visibile nellefigure 9e10.

Figura 9: Excel 2007 indica che il file accede a dati esterni

Figura 10: Excel 2010 indica che il file accede a dati esterniIn entrambi i casi occorre confermare luso di dati esterni. Nella finestra di Excel 2010, visibile nellafigura 13, premete il pulsanteAggiorna, mentre con Excel 2007 dovete premere il pulsanteOpzioni, quindi nella nuova finestra selezionate lopzioneAttivacontenuto e premeteOK.

Proteggere le celle in cui non si deve scrivereDato che abbiamo fatto tanta fatica ad arrivare fin qui, potrebbe essere utile impedire le modifiche, anche accidentali, alle celle che contengono le formule. Di fatto, in questo file, lutente deve lavorare solo nelle celle A1:H15, A17:B32, D17:F32 e D37:D39. Tutte le altre o sono vuote o vengono calcolate con formule.Potremmo quindi bloccare le modifiche nelle celle che contengono le formule e permettere allutente di lavorare solo nelle altre.Vediamo come farlo. Innanzitutto, bene ricordare che, perch una cella possa essere resa immodificabile, occorre che la si definisca come Bloccata. Per impostazione predefinita, tutte le celle del foglio di lavoro sono bloccate.Per verificarlo, selezionate una qualsiasi delle celle (o tutte le celle) del foglio di lavoro, quindi aprite la finestraFormato celle(con Excel 2007-2010 schedaHome, gruppoCelle, menu del pulsanteFormato, voceFormato celle) e portatevi alla schedaProtezione, visibile infigura 11.

Figura 11: la scheda Protezione della finestra Formato celleVedrete che per tutte le celle del foglio selezionata lopzioneBloccata. Occorre, eventualmente, sbloccare le celle che volete rimangano modificabili anche dopo che stata impostata la protezione.Noi abbiamo bisogno di sbloccare tutte le celle e quindi di bloccare solo quelle che contengono delle formule.Cominciamo sbloccando tutte le celle: fate clic sul pulsanteSeleziona tutto, allincrocio dei righelli, e aprite la finestraFormato cellealla schedaProtezione. Deselezionate lopzioneBloccata, poi chiudete la finestra. A questo punto ci serve un sistema per selezionare automaticamente tutte le celle che contengono delle formule. Ecco come fare. Per prima cosa occorre selezionare il foglio di lavoro per intero facendo clic sul quadrato allincrocio tra le intestazioni delle righe e delle colonne. Una volta selezionato il foglio, con Excel 2007-2010 portatevi nella schedaHomedella barra multifunzione e, nel gruppoSeleziona e trova, aprite il menu del pulsanteTrova e seleziona. Qui scegliete la voceFormule.A questo punto, Excel vi mostrer tutte le celle che contengono delle formule selezionate, come visibile infigura 12.

Figura 12: le celle che contengono delle formule sono state selezionateAprite di nuovo la finestraFormato cellealla schedaProtezione, vista infigura 11, e selezionate lopzioneBloccata.

NotaSe si seleziona anche lopzioneNascostale celle non solo non saranno modificabili, ma la formula non sar nemmeno visibile. Quando farete clic su di esse la barra della formula rimarr vuota.

Ora tutte le celle che contengono formule nel foglio di lavoro risulteranno bloccate e nascoste.Perch il blocco abbia effetto bisogna chiedere a Excel di impostare la protezione per il foglio di lavoro.Con Excel 2007-2010 portatevi alla schedaHomee, nel gruppoCelle, aprite il menu del pulsanteFormatoe scegliete la voceProteggi foglio.Excel vi mostrer la finestraProteggi foglio, visibile infigura 13.

Figura 13: la finestra Proteggi foglioQui dovete, innanzi tutto, scegliere quale tipo di operazioni permettere sulle celle bloccate.Per impostazione predefinita, possibile solo selezionarle.Potete eventualmente selezionare altre opzioni per permettere altre operazioni sulle celle bloccate. Se lo desiderate, potete anche inserire una password.Una volta che avete definito tutte le impostazioni, premete il pulsanteOK. Se avete impostato una password, vi verr richiesto di digitarla nuovamente.Se ora cercate di modificare le celle bloccate, Excel vi avviser con un apposito messaggio. La protezione pu essere rimossa in qualsiasi momento. Con Excel 2007-2010 portatevi alla schedaHomee, nel gruppoCelle, aprite il menu del pulsanteFormatoe scegliete la voceRimuovi protezione foglio. Se avete impostato una password vi verr chiesto di fornirla per poter procedere con la rimozione della protezione.

Il libro

Problemi e soluzioni con Excel 2a edizioneAlle volte le conoscenze teoriche non bastano, ma necessario vedere applicate le nozioni alla pratica quotidiana. proprio ci che si prefigge questo libro: mostrare soluzioni pratiche ai problemi pi comuni. Il libro propone diversi esempi pratici e casi reali che possono presentarsi nel lavoro con Microsoft Excel (versioni 2003, 2007, 2010) e che potrebbero mettere in difficolt lutente. Ad ogni problema proposto si fa seguire la possibile soluzione. Da questa carrellata il lettore potr trovare spunto per la soluzione dei suoi problemi concreti di ogni giorno. File di esempi ed esercizi disponibili online (booksite).

LautoreAlessandra Salvaggio titolare di uno studio di consulenza informatica che si occupa di pubblicazioni, formazione e web authoring. Da anni tiene corsi di informatica presso centri di formazione professionale, scuole e aziende. Collabora con riviste di informatica e grafica. Per Edizioni FAG autrice di manuali di scrittura, formulari e varie guide su MS Office, macro e VBA.

Configurarea unei foi de calculI.1 Configurarea unui nou dosar de calcul.Deschideti un nou dosar de calcul In bara cu instrumente Standard, efectuati clic pe butonulNew.

Salvati noul dosar de calcul1. In bara cu instrumente Standard, executati clic pe butonulSave. Se deschide fereastra de dialogSave As.

2. In casetaSave Inalegeti caleaF:\Excel\Cursanti3. In fereastra deschisa scrieti numele fisierului:Factura ITC.urmat de numele dvs, pentru a va putea deosebi fisierul cu care lucrati de fisierele altora

4. Executati clic pe butonulSave.

Eliminati foile de calcul inutileIn mod normal, dosarul de calcul contine trei foi: Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3. Pentru a mai descongestiona dosarul, stergeti foile inutile ulterior puteti sa adaugati altele daca este necesar.1. Executati clic pe eticheta Sheet2, tineti apasata tasta SHIFT si executati clic pe eticheta Sheet3. Foile de calculSheet2siSheet3sunt selectate.

2. Folositi butonul drept al mouse-ului pentru a executa clic pe una dintre etichetele selectate. Apare un meniu flotant .

3. Executati clic pe Delete. Se deschide o fereastra cu un mesaj unde trebuie sa confirmati stergerea foilor de calcul.

4. Faceti clic peOK. Foile in plus sunt eliminate.

Redenumiti o foaie de calculNumele unei foi este important. El este folosit in formule si poate fi antetul prestabilit pentru pagina tiparita. In acest exemplu vom redenumi foaia cu numeleFactura.1. Executati dublu clic pe etichetaSheet1.

2. ScrietiFacturasi apasati ENTER.

I.2 Construirea unui sablon (document Template)Modelul de factura va fi un formular standard, pe care personalul departamentului de vanzari al firmeiIsland Tea & Coffeeil va putea completa, tipari si expedia prin posta sau fax.Vom construi factura prin introducerea etichetelor si aranjarea lor in foaie. In continuare se vor adauga formule asa incat calculele sa fie efectuate automat si, in final, veti aplica formatari pentru a conferi sablonului un aspect profesionist.Introducerea datelorIntroducerea etichetelor cu informatii despre clientiVeti crea etichete pentru celulele in care se introduc informatii despre clienti.1. In celula A1 scrietiNume Clientdupa care apasati ENTER.

2. In celula I1 scrietiData, dupa care apasati ENTER.

3. In celula A2 scrietiAdresa, dupa care apasati ENTER.

4. In celula A3 scrietiOras, dupa care apasati ENTER.

5. In celula D3 scrietiTara, dupa care apasati ENTER.

6. In celula G3 scrietiCod, dupa care apasati ENTER.

7. In celula A5 scrietiTelefon, dupa care apasati ENTER.

Introducerea etichetelor pentru informatii referitoare la comenzi.In continuare veti eticheta informatiile despre comenzi.1. In celula A8 scrietiCant(Cantitate), dupa care apasati ENTER.

2. In celula B8 scrietiDescriere, dupa care apasati ENTER.

3. In celula I8 scrietiPret, dupa care apasati ENTER.

4. In celula J8 scrietiTotal, dupa care apasati ENTER.

Introducerea etichetelor pentru zona subtotalurilor si a totalului.In acest exercitiu veti introduce etichete pentru zona totalului si subtotalului.1. In celula I23 scrietiSubtotal, dupa care apasati ENTER.

2. In celula I24 scrietiTransport, dupa care apasati ENTER.

3. In celula I25 scrietiTVA, dupa care apasati ENTER.

Introduceti o formula de incheiere. In celula A29 scrietiMultumim pentru oportunitate!, dupa care apasati ENTER.

Aranjarea etichetelorIn exercitiile ce urmeaza veti alinia etichetele si veti stabili latimile coloanelor, astfel incat structura facturii dvs. sa utilizeze cat mai eficient suprafata foii.Aliniati articolele de textIn mod normal, Excel aliniaza textul la marginea din stanga a celulelor. Puteti modifica aceasta aliniere.1. Selectati domeniul de celule A1:A5, dupa care executati clic pe butonulAlign Rightdin bara de formatare. Datele din celulele respective cor fi aliniate la dreapta.

2. Selectati celulele I23:I26 si executati clic pe butonulAlign Rightdin bara de formatare.

3. Selectati celula D3, tineti apasata tasta CTRL si selectati celulele G3 si I1, dupa care executati clic pe butonulAlign Rightdin bara de formatare.

4. Selectati celula A8, tineti apasata tasta CTRL si selectati celulele I8 si J8, dupa care faceti clic pe butonul de aliniereCenter.

5. Selectati celulele de la B8 la H8, dupa care executati clic pe butonulMerge and Centerdin bara cu instrumente de formatare. Continutul celulei B8 este centrat pe spatiul tuturor celulelor selectate.

Stabiliti latimea coloanelorIn continuare veti stabili latimile coloanelor in vederea utilizarii optime a suprafetei paginii.1. Trageti cu mouse-ul de marginea din dreapta a antetului coloanei A pana cand continutul celulei A1 incape in celula.

2. Trageti marginea din dreapta a fiecarei coloane pentru a modifica manual latimea, astfel:

Coloana LatimeB 16C 2D 5E 5F 2G 3H 123. Folositi butonul drept al mouse-ului pentru a executa clic pe coloana I. Aceasta coloana este selectata si apare un meniu flotant.

4. Executati clic pe Column Width (latimea coloanei)

5. Scrieti 12, dupa care executati clic pe Ok. Latimea coloanei e stabilita la valoarea 12.

6. Repetati etapele 3-5 pentru a modifica latimea coloanei J.

7. In bara cu instrumente faceti clic pe butonulSave.

I.3 Documentarea sablonului pentru alti utilizatori.Factura pe care o creati va putea fi utilizata de mai multi agenti de vanzari. Puteti asigura utilizarea corecta a acesteia prin adaugarea unor instructiuni utile si a unor reguli de validare a datelor in foaia de calcul. Validarea datelor poate preveni introducerea unor date incorecte (de exemplu, introducerea de text intr-o celula in care trebuie introduse numere) sau poate sa permita introducerea oricarui tip de date, afisand insa un mesaj de eroare in cazul scrierii unui tip de date necorespunzator. Aceasta facilitate va permite sa pastrati controlul asupra introducerii datelor.Adaugati un comentariuO metoda simpla de a introduce data curenta intr-o celula este sa apasati tastele CTRL+; si apoi ENTER. Puteti ajuta utilizatorul formularului furnizandu-le aceasta informatie sub forma unui comentariu. In continuare veti adauga un comentariu unei celule ce va contine data calendaristica.1. Selectati celula J1.

2. In meniulInsert, executati clic peComment. In foaia de calcul apare o caseta de comentariu cu chenarul hasurat, continand numele dvs. de utilizator.

3. Scrieti instructiuneaApasati CTRL+; pentru a introduce data curentadupa care executati clic in afara casetei de comentariu. Comentariul este introdus in celula. Puteti citi noul comentariu mentinand indicatorul mouse-ului deasupra celulei respective. O celula cu comentariu are un mic triunghi rosu in coltul din dreapta-sus.

Controlarea inregistrarilor prin validarea datelor.Uneori corectitudinea datelor introduse intr-o celula este esentiala. De exemplu, firma Island Tea & Coffee vinde produsele la kilogram, cantitatea minima comandata dintr-un sortiment fiind de 10 kg. Va puteti asigura ca intr-o factura cantitatile respecta aceste cerinte adaugand validarea datelor pentru celulele din coloanaCant. In acest exercitiu veti adauga validarea datelor pentru celuleleCant.1. Selectati celulele intre A9 si A22

2. In meniulData, executati clic peValidation. Se deschide fereastra de dialogData Validation.3. Deschideti lista derulantaAllow, dupa care alegeti optiuneaWhole Number(numar intreg).

4. Deschideti lista derulantaData, dupa care alegetiGreater Than Or Equal To(mai mare sau egal cu)

5. In casetaMinimumscrieti 10.

6. Executati clic pe etichetaError Alert, si apare sectiuneaData Validation. Asigurati-va ca in casetaStyleapareStop.

7. In casetaTitlescrietiValoare inacceptabila, dupa care, in casetaError Message, scrietiTrebuie sa introduceti un numar intreg mai mare sau egal cu 10.

8. Executati clic pe OK.

9. Selectati celula A6, scrieti 9 dupa care apasati ENTER. Este afisat un mesaj de eroare continand textul pe care l-ati introdus in fereastra de dialogData Validation.

10. Executati clic peRetry, scrieti 10 dupa care apasati ENTER.

11. Selectati celula A16, dupa care apasati DELETE pentru a sterge continutul celulei.

12. Salvati ceea ce ati lucrat pana acum.

Adaugarea unei imagini grafice la foaia de calculO metoda de a imbunatati aspectul este de a adauga emblema companiei la factura.1. Folositi butonul drept al mouse-ului pentru a efectua clic pe antetul liniei 1. Linia este selectata si apare un meniu flotant.

2. Din meniul flotant, efectuati clic peInsert. In partea superioara a foii de calcul, deasupra liniei selectate, este inserata o noua linie.

3. Selectati celula A1.

4. In meniulInsert,, alegetiPicture, apoi clic peFrom File. Se deschide fereastraInsert Picture.

5. In casetaLook In, cautati directorulF:\Excel\Profesorapoi faceti dublu clic pe fisierulLogo. Emblema firmei Island Tea & Coffee este lipita de foaia de calcul. Marcajele acesteia de pe laturi va va indica faptul ca imaginea este selectata si ca o puteti muta sau redimensiona.

6. Folositi butonul drept al mouse-ului pentru a executa clic pe imagine, dupa care executati clic peFormat Picturedin meniul flotant.

7. Executati clic pe etichetaProperties,selectati checkbox-ulDont Move Or Size With Cells, apoi faceti clic pe OK.

8. Deplasati sageata mouse-ului intre anteturile liniilor 1 si 2 pana cand aceasta devine o sageata cu doua capete, apoi trageti in jos marginea antetului pana cand inaltimea liniei o depaseste pe cea a imaginii (aprox. 110).

9. Salvati ceea ce ati lucrat.

i4n6nxII. Scrierea formulelorIn continuare veti invata sa scrieti formule in Excel, adaugandu-le facturii anterioare, ce urmeaza sa devina sablon. Veti adauga formule pentru calcularea automata a numarului total de articole, a subtotalurilor, a taxelor de vanzare si a costului total. De asemenea, veti invata sa denumiti celulele si sa scrieti formule folosind aceste nume si etichete.Adaugati date fictive pentru a testa formuleleAtunci cand scrieti o formula, e bine sa verificati daca este scrisa bine verificand corectitudinea rezultatului pe niste date fictive.1. Selectati celula A10

2. Scrieti20, apasati TAB, scrietiCeai Lipton, dupa care apasati ENTER.

3. Repetati pasul 2 pentru a introduce o comanda de 30 kg din sortimentulCeai Gold, respectiv o comanda de 100 kg deCafea Jacobs.

4. Selectati celula I10

5. Scrieti 4.85, apoi apasati ENTER.

6. Repetati pasul 5 pentru a introduce pretul per kilogram al sortimentului Ceai Gold (10.15) respectiv al sortimentului Cafea Jacobs (5.25)

Scrieti o formula care sa calculeze pretul total al unui articolPentru scrierea formulei trebuie sa inmultiti pretul unui articol cu cantitatea sa.1. Selectati celula J10

2. Scrieti =, executati clic pe celula A10, scrieti*, executati clic pe celula I10, apoi apasati ENTER.

Copiati formula in alte celule folosind caracteristica AutoFillToate celulele din coloanaTotaltrebuie sa utilizeze formula pe care ati scris-o. Copierea celulelor una cate una cere timp, insa tehnicaAutoFillva permite sa faceti acelasi lucru mai simplu si mai repede. Ea va permite sa copiati formula intr-un domeniu de celule alaturate, ajustand automat adresele celulelor, astfel incat rezultatele noilor formule sa fie corecte. In exercitiul de mai jos veti folosi tehnicaAutoFillpentru a copia rapid formula creata in exercitiul anterior in o serie de alte formule.1. Selectati celula J10.

2. Deplasati indicatorul mouse-ului deasupra micii casute negre,marcajul de umplere(Fill Handle), situata in coltul din dreapta-jos al celulei active, pana cand indicatorul se transforma intr-o cruce neagra.3. Trageti marcajul de umplere in jos pana la celula J23 inclusiv, dupa care eliberati butonul mouse-ului.

Formula este copiata in celulele de la J11 la J23. Celulele intre J13 si J23 afiseaza zerouri deoarece programul Excel interpreteaza celulele goale de la A13 la A23 si de la I13 la I23 ca avand valoarea zero.Adaugati o formula SUM pentru a calcula o suma totalaIn continuare veti scrie o formula care va insuma preturile totale ale articolelor comandate. Pentru scrierea rapida veti folosi instrumentulAutoSum.1. Selectati celula J24

2. In bara cu instrumente standard, efectuati clic pe butonulAutoSumInstrumentul AutoSum insereaza o formula care utilizeaza functia Sum, afiseaza un chenar miscator in jurul domeniului pe care doriti sa-l insumati si insereaza adresa domeniului in formula dvs. In cazul de fata, domeniul selectat de catre program (J10:J23) este corect.3. Apasati ENTER. In celula destinata subtotalului, apare rezultatul formulei SUM, care este 926.5.

Calculati taxa de vanzareFirma Island Tea & Coffee percepe o taxa de 7% din valoarea tuturor comenzilor si doriti ca factura sa calculeze automat aceasta taxa. In acest exercitiu, veti scrie o formula care sa calculeze taxa de vanzare pe baza celulei care contine subtotalul.1. Selectati celula J26

2. Scrieti=, executati clic pe celula J24, scrieti*.07, dupa care apasati ENTER. Formula taxei este introdusa in celula.

3. Salvati ceea ce ati lucrat

Utilizarea numelor si etichetelor pentru mai buna intelegere a formulelorAtunci cand cititi o formula, nu este evident care sunt marimile si valorile ce intervin in formula. Pentru a identifica precis celulele si domeniile de celule, le puteti atribuinume, pe care apoi sa le folositi in locul adreselor, la scrierea formulelor. De exemplu, formule =A16*I16 nu va spune prea multe, dar formula =Pret*Cantitateva fi inteleasa imediat.In continuare veti denumi cateva dintre celulele facturii, dupa care veti scrie formule folosind noile denumiri.Denumiti celulele pe care urmeaza sa le folositi in formuleVeti denumi in continuare celuleleSubtotal, Transport, TVA.1. Selectati domeniul de la I24 la J26.

Acest domeniu contine eticheteleSubtotal, TransportsiTVA, precum si celulele in care sunt afisate datele corespunzatoare. Aveti grija sa selectati atat celulele care contin etichetele, cat si cele care contin datele.2. In meniulInsert, alegeti comandaName, apoiCreate. Se deschide fereastraCreate Names(creaza nume).

Caseta de validareLeft Columneste selectata, deoarece programul Excel recunoaste ca etichetele sunt situate in coloana stanga a domeniului selectat.3. Executati clic peOK.

Celulele de la J24 la J26 sunt denumite cu etichetele din celulele de la I24 la I26.4. In bara de formule, executati clic pe sageata orientata in jos din lista derulantaName Box. Se afiseaza denumirile pe care le-ati creat.

5. Executati clic peSubtotal.

Scrieti o formula folosind numele celulelorMai departe, veti scrie in celulaTotalo formula care va insuma celulele nominalizate.1. Selectati celula J27 si scrieti=. ListaName Boxeste inlocuita de listaFunctions.

2. In listaFunctions, executati clic pe SUM.

Se afiseaza paleta de formule, care va ajuta sa scrieti formula SUM. CasetaNumber1este evidentiata.3. Executati clic pe celula J24, numitaSubtotal. Numele celulei este inserat in casetaNumber 1.

4. Apasati TAB, executati clic pe celula J25 (numitaTransport), apasati TAB, dupa care executati clic pe celula J26 (numitaTVA). Numele celulelor sunt inserate in paleta de formule

5. Executati clic peOK. Formula SUM este introdusa in celulaTotal. Acum este simplu sa identificati celulele care intervin in calcule deoarece le puteti citi numele in formula.

Folositi etichete in cadrul formulelorAtunci cand aveti etichete de identificare in apropiere, puteti sa le folositi in cadrul formulelor in locul adreselor si al denumirii celulelor. Utilizarea etichetelor este o metoda mai rapida decat folosirea numelor, deoarece nu mai este necesara parcurgerea etapelor suplimentare pe care le implica denumirea celulelor. Exista totusi situatii in care folosirea numelor este mai eficienta. De exemplu, daca trebuie sa introduceti intr-o formula eticheta unui domeniu de celule, veti fi nevoiti sa trageti intregul domeniu; in schimb, daca domeniul are un nume, ii puteti insera numele, pur si simplu. De asemenea, puteti sa denumiti un domeniu de celule nealaturate, pe care insa nu-l puteti eticheta.In foaia de calculFactura ITC, programul Excel recunoaste automat etichetele coloanelorCantsiPret. In momentul in care introduceti o eticheta in formula, Excel stie ce celula sa foloseasca in calcule. In acest exercitiu, veti rescrie formula pentru pretul total utilizand etichete.1. In celula J10, scrieti=Cant*Pretsi apasati ENTER.

Noua formula de lucru cu etichete este mai clara decat vechea formula care utiliza adresele celulelor; in plus, daca schimbati eticheta din foaia de calcul, (de exemplu, inlocuitiCantcuCantitatein celula A10), formula se modifica automat pentru a folosi noua eticheta.2. Folositi caracteristicaAutoFillpentru a copia noua formula in celulele de la J11 la J23.

3. Salvati ceea ce ati lucrat.

Calcularea unui cost specificSa presupuneti ca doriti sa automatizati calcularea taxei de expeditie corespunzatoare unei comenzi, astfel incat sa nu fie necesar sa o calculati manual pentru fiecare factura. In acest exemplu veti scrie o formula care calculeaza greutatea totala a comenzii (in coloanaCant), dupa care aplica o taxa de expeditie redusa in cazul comenzilor care depasesc 50 de kilograme si o taxa mai ridicata pentru comenzile ce depasesc 50 kg.Pentru a scrie formula corect, va trebui sa folositi o functieIF(functie logica ce evalueaza daca un enunt matematic este adevarat sau fals). In cazul in care enuntul este adevarat, formulaIFreturneaza o anumita valoare; daca enuntul este fals, functiaIFreturneaza o alta valoare.Exemplu:=IF (A3