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La fattura elettronica Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014

La fattura elettronica

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Normativa di riferimento

1.  Legge 244 del 24 dicembre 2007 – Art. 1 commi da 209 a 214 2.  Decreto MEF del 7 marzo 2008 3.  Decreto MEF n. 55 del 3 aprile 2013 4.  DPR 633 del 26 ottobre 1972 – Artt. 21 e 39 5.  Direttiva 2010/45/UE del Consiglio del 13 luglio 2010 6.  Direttiva 2006/112/CE Del Consiglio del 28 novembre 2006 7.  Decreto MEF del 23 gennaio 2004 8.  D.L. 66 del 24 aprile 2014 – art. 25 (art. 42) 9.  Circolare A.d.E. n. 36/E del 6 dicembre 2006 10.  Circolare A.d.D. n. 5/D del 25 gennaio 2005 11.  Risoluzione A.d.E. n. 158/E del 15 giugno 2009 12.  Circolare RGS n. 37 del 4 novembre 2013 13.  Circolare del MEF – DFP n. 1 del 31 marzo 2014

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Il sito di supporto: www.fatturapa.gov.it

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Art. 1 c. 209 L. 244/2007

Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2, della legge 31 dicembre 2009, n. 196, nonché con le amministrazioni autonome, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l’osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82

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Art. 1 c. 209 L. 244/2007

Finalità  Espresse  

semplificare  il  procedimento  di  fa4urazione  e  registrazione  delle  operazioni  imponibili  

Non  espresse  

-­‐  monitoraggio  della  finanza  pubblica  

-­‐  u;lizzare  i  da;  per  il  controllo  dell’evasione  fiscale  

Aggiunte  con  il    

D.L.    66/2014  

-­‐  riscontrare  il  puntuale  pagamento  dei  debi;  della  PA  

-­‐  procedere  alla  cer;ficazione  automa;ca  dei  debi;  della  PA    

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Art. 1 c. 209 L. 244/2007

Adempimento  

l’emissione,  la  trasmissione,  la  conservazione  e  l’archiviazione    

delle  fa4ure  (anche  so4o  forma  di  nota,  conto,  parcella  e  simili)  

emesse  nei  rappor;  con  le  amministrazioni  pubbliche  

deve  essere  effe4uata  esclusivamente  in  forma  ele4ronica  

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Art. 1 c. 209 L. 244/2007

Obbligo  per  i  fornitori  della  P.A.    

l’emissione,  la  trasmissione,  la  conservazione  e  l’archiviazione    

delle  fa4ure  (anche  so4o  forma  di  nota,  conto,  parcella  e  simili)  

emesse  nei  rappor;  con  le  amministrazioni  pubbliche  

deve  essere  effe4uata  esclusivamente  in  forma  ele4ronica  

Obbligo  per  le  P.A.    

la  ricezione,  la  conservazione  e  l’archiviazione    

delle  fa4ure  ricevute  da  tuO  i  fornitori  (per  il  momento  italiani)  

deve  essere  effe4uata  esclusivamente  in  forma  ele4ronica  

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Obblighi  per  le  P.A.    

Creazione  Codice  Univoco  Uffico  (CUU)  

Art.  3  del  DMEF  n.  55  del  3  aprile  2013  

Le  amministrazioni  iden;ficano  i  propri  uffici  deputa;  in  via  esclusiva  alla  ricezione  delle  fa4ure  ele4roniche  da  parte  del  Sistema  di  interscambio  (SDI)  e  ne  curano  l'inserimento  nell'Indice  delle  Pubbliche  Amministrazioni  (IPA),  (decreto  del  Presidente  del  Consiglio  dei  Ministri  31  o4obre  2000,)  ….  le  stesse  amministrazioni  curano  altresì,  agli  stessi  fini,  l'aggiornamento  periodico  dei  propri  uffici  nel  prede4o  Indice,  che  provvede  ad  assegnare  il  codice  in  modo  univoco.  

La  fa4ura  ele4ronica,  fra  i  da;  obbligatori  di  cui  all'ar;colo  2,  comma  2,  riporta  esclusivamente  i  codici  IPA  degli  uffici  des;natari  di  fa4ure  ele4roniche  di  cui  al  comma  1  del  presente  ar;colo,  consultabili  sul  sito  www.indicepa.gov.it.  

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Obblighi  per  le  P.A.    Comunicazione  ai  fornitori  del  Codice  Univoco  Ufficio  (CUU)  

Art.  6,  comma  5  del  DMEF  n.  55  del  3  aprile  2013  

Paragrafo  2    circolare  MEF-­‐DFP  n.  1  del  31  marzo  2014  

IL  CUU  è  un  elemento  essenziale  per  la  trasmissione    della  fa4ura  ele4ronica.  

Ogni  Pubblica  amministrazione  deve:  

-­‐  completare  il  caricamento  degli  Uffici  deputa;  alla  ricezione  delle  fa4ure        ele4roniche  entro  tre  mesi  dalla  data  di  decorrenza  degli  obblighi;  -­‐  Provvedere  ad  indicare  ad  ogni  fornitore  l’elenco  dei  contraO  vigen;,  indicando  per        ognuno  il  CUU  rilasciato  dall’IPA  

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Obblighi  per  le  P.A.    

Ufficio  di  fa4urazione  ele4ronica  centrale  (Uff_eFa4uraPA)  

Paragrafo  5    circolare  MEF-­‐DFP  n.  1  del  31  marzo  2014  

L’IPA  ha  creato  per  ogni  amministrazione  presente  nel  sistema  un  ufficio  di  fa4urazione  ele4ronica  centrale  definito  Uff_eFa4uraPA.  

U;lizzo:  

nel  caso  in  cui  l’amministrazione  sia  inerte  i  fornitori  potranno  u;lizzare  tale  CUU  

nel  caso  in  cui  l’amministrazione  non  abbia  comunicato  al  fornitore  il  CUU  rela;vo  al  contra4o  specifico  e  il  fornitore  non  sia  in  grado  di  individuare  in  modo  univoco,  sulla  base  dei  da;  contra4uali  in  proprio  possesso,  l’Ufficio  des;natario  della  fa4ura.    

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Obblighi  per  le  P.A.    

Divieto  di  acce4azione  di  fa4ure  in  forma  cartacea  e  di  pagamento  in  assenza  di  fa4ura  ele4ronica  

Art.  6,  comma  6  del  DMEF  n.  55  del  3  aprile  2013  

Paragrafo  4    circolare  MEF-­‐DFP  n.  1  del  31  marzo  2014  

A  far  data  dalla  decorrenza  dell’obbligo,  le  pubbliche  amministrazioni:    

-­‐  non  possono  acce4are  fa4ure  che  non  siano  trasmesse  in  forma  ele4ronica  per  il    

   tramite  del  Sistema  di  interscambio    

-­‐  non  possono  procedere  ad  alcun  pagamento,  nemmeno  parziale,  sino  all'invio  delle    

   fa4ure  in  formato  ele4ronico.  

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Obblighi  per  le  P.A.    

Divieto  di  acce4azione  di  fa4ure  in  forma  cartacea  e  di  pagamento  in  assenza  di  fa4ura  ele4ronica  

Paragrafo  4    circolare  MEF-­‐DFP  n.  1  del  31  marzo  2014  

Le  fa4ure  emesse  in  forma  cartacea  prima  della  data  di  entrata  in  vigore  (6/6/2014  –  31/3/2015)  possono  essere  acce4ate  e  pagate  se  pervengono  entro  tre  mesi  (6/9/2014  –  30/6/2015)  e  comunque  anche  alla  scadenza  dei  tre  mesi  se  è  in  corso  l’istru4oria  di  pagamento.  

Le  fa4ure  emesse  in  forma  cartacea  dopo  la  data  di  entrata  in  vigore  (6/6/2014  –  31/3/2015)  non  possono  essere  acce4ate  e  pagate.    

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Decorrenza  

dalla  data  di  entrata  in  vigore  del  regolamento  di  cui  al  comma  213    

(DMEF  n.  55  del  3  aprile  2013)  

Art.  6  c.  2  “  dodici  mesi  dalla  data  di  entrata  in  vigore  del  presente  decreto  nei  confron;  dei  Ministeri,  delle  Agenzie  fiscali  e  degli  En;  nazionali  di  assistenza  e  previdenza  sociale”    

Art.  6  c.  3  “  24  mesi  dalla  data  di  entrata  in  vigore  del  presente  decreto  nei  confron;  delle  amministrazioni  di  cui  all’art.  1,  comma  2  …..  

Art.  25  del  D.L.  66/2014  “il  termine  di  cui  all’art.  6  comma  3  …  è  an;cipato  al  31  marzo  2015”  

6  giugno  2014  

6  giugno  2015  

31  marzo  2015  

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Amministrazioni interessate dal 6 giugno 2014

Ministeri (13) !  Ministero degli Affari Esteri !  Ministero delle Politiche Agricole e Forestali

"  Corpo Forestale dello Stato !  Ministero dell'Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare !  Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali !  Ministero della Salute !  Ministero dello Sviluppo Economico !  Ministero dell'Economia e delle Finanze

"  Avvocatura dello stato "  Guardia di finanza

!  Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo (Musei, Biblioteche, Sovrintendenze) !  Ministero dell'Interno (Vigili del fuoco, Polizia di Stato) !  Ministero della Difesa (Aeronautica, Esercito, Marina)

"  Arma dei Carabinieri !  Ministero della Giustizia (Tribunali, Amministrazione penitenziaria) !  Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca

" Istituti di istruzione statale di ogni ordine e grado !  Ministero delle infrastrutture e dei trasporti (Motorizzazioni, Capitanerie di porto)

Agenzie fiscali (3) !  Agenzia delle entrate !  Agenzia del demanio !  Agenzia delle dogane e dei monopoli

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SEGUE Amministrazioni interessate dal 6 giugno 2014

Enti di previdenza e assistenza sociale (22) !  CNN - Cassa nazionale del notariato !  CNPADC - Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei dottori commercialisti !  ONAOSI - Opera nazionale per l'assistenza agli orfani dei sanitari italiani !  ENPAM - Ente nazionale previdenza e assistenza dei medici e degli odontoiatri !  ENPAF - Ente nazionale di previdenza e assistenza dei farmacisti !  Cassa nazionale di previdenza e assistenza forense !  EPPI - Ente di previdenza dei periti industriali e dei periti industriali laureati !  INPGI - Istituto nazionale di previdenza dei giornalisti italiani !  CIPAG - Cassa italiana di previdenza e assistenza dei geometri liberi professionisti !  ENPAV - Ente nazionale di previdenza e assistenza dei veterinari !  EPAP - Ente di previdenza e assistenza pluricategoriale !  ENPAPI - Ente nazionale di previdenza e assistenza della professione infermieristica !  INAIL - Istituto nazionale infortuni sul lavoro !  ENPAB - Ente nazionale di previdenza e assistenza a favore dei biologi !  ENPACL - Ente nazionale di previdenza e assistenza per i consulenti del lavoro !  CNPR - Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei ragionieri e periti commerciali !  FASC - Fondo Agenti Spedizionieri e Corrieri !  INARCASSA - Cassa di previdenza e assistenza per gli ingegneri ed architetti liberi professionisti !  ENPAIA - Ente nazionale di previdenza per gli addetti e gli impiegati in agricoltura !  INPS - Istituto nazionale previdenza sociale; !  ENPAP - Ente nazionale di previdenza e assistenza degli psicologi !  Fondazione ENASARCO

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Amministrazioni interessate dal 31 marzo 2015

Organi costituzionali e di rilievo costituzionale Presidenza del Consiglio dei Ministri Enti di regolazione dell'attività economica Enti produttori di servizi economici Autorità amministrative indipendenti Enti a struttura associativa Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali Enti e Istituzioni di ricerca Istituti zooprofilattici sperimentali

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Amministrazioni locali interessate dal 31 marzo 2015

Regioni e province autonome, Province, Comuni, Comunità montane, Unioni di comuni Agenzie, enti e consorzi per il diritto allo studio universitario Agenzie ed enti per il turismo Agenzie ed enti regionali del lavoro Agenzie ed enti regionali per la formazione, la ricerca e l'ambiente Agenzie regionali e provinciali per la rappresentanza negoziale Agenzie regionali per le erogazioni in agricoltura Agenzie regionali sanitarie Enti di regolazione dei servizi idrici e/o dei rifiuti (ex AATO) Autorità portuali Aziende ospedaliere, aziende ospedaliero-universitarie, policlinici e istituti di ricovero e cura a carattere scientifico pubblici Aziende sanitarie locali Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e unioni regionali Consorzi di bacino imbrifero montano Consorzi tra amministrazioni locali Parchi nazionali, consorzi e enti gestori di parchi e aree naturali protette Consorzi interuniversitari di ricerca Agenzie ed enti regionali di sviluppo agricolo Fondazioni lirico-sinfoniche Teatri stabili ad iniziativa pubblica Università e istituti di istruzione universitaria pubblici

Altre amministrazioni locali

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La fattura elettronica (FatturaPA)

Per fattura elettronica (rectius FatturaPA) si intende un documento informatico in formato XML (eXtensible Markup Language), sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, secondo la normativa, anche tecnica, vigente in materia.

L'uso di una sintassi XML è stato scelto, oltre che per la sua diffusione e semplicità, anche perché consente facili ricerche mediante i metadati, è leggibile facilmente mediante i fogli di stile, è di dimensioni contenute.

L’uso della firma elettronica garantisce integrità ed autenticità assoluta del documento.

Conservando anche le notifiche di consegna associate alle fatture si ha la prova della trasmissione (e dunque del momento dell'emissione)

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Contenuto della fattura elettronica (FatturaPA)

1.  informazioni fiscali obbligatorie (D.P.R. n. 633 del 1972 artt. 21 e 21-bis)

2.  informazioni per trasmissione della fattura elettronica al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio;

3.  informazioni per l’integrazione nel processo di ciclo passivo con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento;

4.  eventuali ulteriori informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell’emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni ceduti/prestati, ovvero di utilità per il colloquio tra le parti.

Il D.L. 66/2014 ha dettato l’obbligo di inserire nella FatturaPA anche: •  il Codice identificativo di Gara (CIG) •  il Codice Unico di Progetto (CUP) prescrivendo il divieto di pagamento delle fatture prive di tali dati

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Art. 1 c. 211 e 212 L. 244/2007 La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito dal Ministero dell’economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle proprie strutture societarie.

Con decreto del Ministro dell’economia e delle finanze da emanare entro il 31 marzo 2008 è individuato il gestore del Sistema di interscambio e ne sono definite competenze e attribuzioni

Decreto  Ministero  Economia  e  Finanze  del  7  marzo  2008  

Agenzie  delle  entrate  GESTORE  

SOGEI  Condizione  tecnica  

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Il sistema di fatturazione elettronica

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I canali di trasmissione della fattura elettronica

①  un sistema di posta elettronica certificata (PEC) o analogo sistema di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni, nonché l’integrità del contenuto delle stesse;

②  un sistema di cooperazione applicativa (SDICoop) esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti non attestati su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività);

③  un sistema di cooperazione applicativa (SPCoop) tramite porte di dominio attestate su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività);

④  un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti (SDIFTP) basato su protocollo FTP all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale;

⑤  un sistema di trasmissione telematica esposto su rete internet fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti accreditati (applicazione WEB).

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Il Sistema di Interscambio (SdI) ①  riceve le fatture elettroniche in formato FatturaPA dai fornitori ②  effettua i controlli formali sulla fattura ③  inoltra la fattura al soggetto ricevente censito su IPA ④  invia ai soggetti le notifiche:

!  di consegna (fattura formalmente corretta e trasmessa) !  di scarto (fattura che non ha superato i controlli formali, da correggere e

ritrasmettere) !  di mancata consegna (la fattura ha superato i controlli ma non può essere

trasmessa al soggetto ricevente, resta in carico al SdI fino alla avvenuta consegna o scarto definitivo che sarà comunicata mediante notifica successiva

!  di riconoscimento/rifiuto della fattura da parte del soggetto destinatario (entro 15 giorni)

!  di notifica decorrenza termini

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Il flusso procedurale del sistema di fatturazione elettronica

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Data di emissione della fattura elettronica.

Art. 21 comma 1 del D.P.R. 633/1972: La fattura ... si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente. Art. 2 comma 3 del D.M. 55: La fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica …. e ricevuta … solo a fronte della ricevuta di consegna … da parte del Sistema di interscambio Par. 3 della circolare 1 MEF-DFP del 31/03/2014 La fattura elettronica può darsi per emessa … anche a fronte del rilascio da parte del SDI della notifica di mancata consegna.

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Data di ricezione della fattura elettronica.

Art. 2 comma 3 del D.M. 55: La fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica …. e ricevuta … solo a fronte della ricevuta di consegna … da parte del Sistema di interscambio

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D.Lgs. n. 192 del 9 novembre 2012 Lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali

!  I contratti, comunque denominati, tra imprese ovvero tra imprese e pubbliche amministrazioni, che comportano, in via esclusiva o prevalente, la consegna di merci o la prestazione di servizi contro il pagamento di un prezzo

!  Conclusi a far data dal 1 gennaio 2013 !  Trenta giorni dalla data di ricevimento da parte del debitore della fattura o

di una richiesta di pagamento di contenuto equivalente. !  trenta giorni dalla data di ricevimento delle merci o dalla prestazione dei servizi,

quando la data in cui il debitore riceve la fattura o la richiesta equivalente di pagamento è anteriore a quella del ricevimento delle merci o della prestazione dei servizi;

!  trenta giorni dalla data dell'accettazione o della verifica eventualmente previste dalla legge o dal contratto ai fini dell'accertamento della conformità della merce o dei servizi alle previsioni contrattuali, qualora il debitore riceva la fattura o la richiesta equivalente di pagamento in epoca non successiva a tale data.

Data di ricezione della fattura elettronica

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Decreto Ministero economia e finanze n. 55 del 3 aprile 2013

Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica

ALLEGATO A

Formato della fattura elettronica:

• Informazioni fiscali • Informazioni per la trasmissione attraverso SDI • Informazione per l’integrazione nel processo di ciclo passivo • Altre informazioni

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La fattura elettronica Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014

Decreto Ministero economia e finanze n. 55 del 3 aprile 2013

Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica

ALLEGATO B

Regole tecniche:

•  Modalità di emissione delle fatture elettroniche •  Modalità di trasmissione delle fatture elettroniche •  Modalità di interazione con il sistema di interscambio •  Controlli effettuati dal sistema di interscambio

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La fattura elettronica Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014

Decreto Ministero economia e finanze n. 55 del 3 aprile 2013

Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica

ALLEGATO C

Linee guida

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Decreto Ministero economia e finanze n. 55 del 3 aprile 2013

Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica

ALLEGATO D

Codici Ufficio:

•  Identificazione univoca •  Modalità d’identificazione •  Processo di caricamento/aggiornamento dei codici identificativi dell’amministrazione sull’IPA •  Indicazioni operative

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L’indice delle pubbliche

amministrazioni

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Il Codice Univoco Ufficio CUU

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Il sistema di fatturazione elettronica

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Normativa di riferimento per gli adempimenti

informatici

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Normativa di riferimento per gli adempimenti informatici

1.  DPR 445 del 28 dicembre 2000 - T.U. in materia di documentazione amministrativa 2.  D.Lgs. 82 del 7 marzo 2005 - Codice dell’amministrazione digitale 3.  D.L. 179 del 18 ottobre 2012 - Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese

Protocollo informatico 1.  DMIT 14/10/2003 - Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo

informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi 2.  Circ. AGID n. 60/2013 - Standard per il protocollo informatico. 3.  DPCM 03/12/2013 - Nuove Regole tecniche per il protocollo informatico

Firma elettronica 1.  Delibera CNIPA n. 45/2009 - Regole per il riconoscimento e la verifica del documento

informatico 2.  Delibera DigitPA n. 69/2010 – Modifiche alla Delibera CNIPA n. 45/2009 3.  DPCM 22/02/2013 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e

verifica delle firme elettroniche…..

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Normativa di riferimento per gli adempimenti informatici

Posta elettronica Certificata 1.  D.P.R. 68 del 11 febbraio 2005 - Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della

posta elettronica certificata 2.  DPCM 6 maggio 2009 - Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di

PEC assegnata ai cittadini 3.  Circ. 1/2010/DDI del 18/02/2010 - Uso della PEC nelle amministrazioni pubbliche.

Conservazione digitale 1.  DPCM 03/12/2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione 2.  Circ. AGID n. 65/2014 - Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti

pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici

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Conservazione e archiviazione

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Art. 1 c. 209 L. 244/2007

Adempimento  

l’emissione,  la  trasmissione,  la  conservazione  e  l’archiviazione    

delle  fa4ure  (anche  so4o  forma  di  nota,  conto,  parcella  e  simili)  

emesse  nei  rappor;  con  le  amministrazioni  pubbliche  

deve  essere  effe4uata  esclusivamente  in  forma  ele4ronica  

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Fatturazione delle operazioni

Comma 1 Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Comma 2 Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati.

Art. 21 DPR 633/1972 Come modificato dalla L. 228/2012 (Legge di stabilità 2013)

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Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti

Comma 3 Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente

Art. 39 DPR 633/1972 Come modificato dalla L. 228/2012 (Legge di stabilità 2013)

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La conservazione

!  presenta aspetti nuovi e complessi rispetto all'ambito tradizionale cartaceo, riferiti soprattutto al mantenimento nel lungo periodo dell’integrità, autenticità, leggibilità e accessibilità dei contenuti informatici conservati

!  implica una profonda reingegnerizzazione dei processi organizzativi interni !  necessita di tempistiche diverse per evitare rischi di obsolescenza, attenuando così

la rigorosa articolazione dell’archivio nelle classiche tre fasi (corrente, deposito, storico), che va legata organizzativamente alla valenza amministrativa dei documenti

!  richiede l’impiego di figure professionali specialistiche adeguatamente formate

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La conservazione

La conservazione può essere svolta: !  all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti

informatici da conservare !  affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono

idonee garanzie organizzative e tecnologiche attraverso un contratto o convenzione di servizio.

Per la PA è fatto obbligo di affidare la conservazione solo a conservatori accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale, attraverso un contratto o convenzione di servizio

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Processo di conservazione Il sistema delineato dal DPCM 3/12/2013 prevede necessariamente tre ruoli e quattro fasi

Produzione   Archiviazione   Conservazione   Ricerca  ed  esibizione  

Produttore Utente Responsabile della

conservazione di norma diverso dal soggetto che forma il documento, è responsabile del pacchetto di versamento e provvede alle operazioni di versamento nel sistema di conservazione.

definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato

richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti informatici per acquisire le informazioni di interesse

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Ruoli e responsabilità nel processo di conservazione

Il responsabile della gestione documentale o il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione.

Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato ai sensi dell’articolo Il Responsabile della conservazione opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi. Nelle Pubbliche Amministrazioni il ruolo del Responsabile della Conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Il ruolo può essere svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

DPCM 03 dicembre 2013, articolo 6 e 7

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Il manuale della conservazione

Il Manuale della conservazione è un documento informatico che riporta almeno:

1.  i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;

2.  la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;

3.  la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;

4.  la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;

5.  la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;

DPCM 03 dicembre 2013, articolo 7

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Il manuale della conservazione

6.  la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;

7.  la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;

8.  la descrizione delle procedure di monitoraggio delle funzionalità del sistema di conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi, con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;

9.  la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie; 10.  i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate, ovvero

trasferite in conservazione, ove, nel caso della PA, non già presenti nel manuale di gestione;

11.  le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;

12.  le normative in vigore ei luoghi dove sono conservati i documenti.

DPCM 03 dicembre 2013, articolo 7

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Aspetti fiscali

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Fatturazione delle operazioni

Comma 1 Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Comma 2 Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati.

Art. 21 DPR 633/1972 Come modificato dalla L. 228/2012 (Legge di stabilità 2013)

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Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti

Comma 3 Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente

Art. 39 DPR 633/1972 Come modificato dalla L. 228/2012 (Legge di stabilità 2013)

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Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti

Documen;  contabili  tenu;  in  forma  cartacea  

Vengono  forma;  ed  aggiorna;  

esclusivamente  su  carta  

Documen;  contabili  tenu;  con  sistemi  

informa;ci  

Vengono  forma;  ed  aggiorna;  su  sistemi  informa;ci  e  vengono  

stampa;  entro  il  termine  di  

presentazione  delle  dichiarazioni  

Documen;  contabili  

ele4ronici  

Vengono  forma;  e  ges;;  solo  in  formato  ele4ronico.  Non  sono  stampa;  e  sono  resi  immodificabili  entro  il  

termine  di  presentazione  delle  

dichiarazioni  

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DMEF 23 gennaio 2004

In corso di sostituzione da parte del MEF al fine di allineare al mutato contesto normativo e tecnologico

!  Le regole tecniche di riferimento sono quelle del CAD, non solo per la conservazione, ma anche per la formazione, l’emissione, la trasmissione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione elettronica

!  Frequenza di conservazione annuale per tutti i documenti !  Non più obbligo di trasmissione dell'impronta dell'archivio informatico oggetto di

conservazione, bensì obbligo di comunicare che la conservazione avviene in modalità elettronica nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento

!  Semplificazione del processo di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici

Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto

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Nuovo DMEF

Allinea le norme fiscali con l’innovazione normativa dell’ultimo periodo. In particolare: !  fa esplicito riferimento alle definizioni contenute nel CAD e nelle relative regole

tecniche; !  introduce la definizione di "sottoscrizione elettronica”, intendendosi tale sia

l’apposizione della firma elettronica qualificata che della firma digitale; !  per la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la

duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione elettronica dei documenti informatici, si fa riferimento alle regole tecniche del CAD, e dell’art. 21, comma 3, del D.P.R. n. 633/1972 in materia di fatturazione elettronica;

!  i documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell'autenticità e della leggibilità, e utilizzano i formati previsti dal CAD e dalle relative regole tecniche;

Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto

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Nuovo DMEF

!  Ai fini della loro rilevanza fiscale, i documenti informatici sono conservati in modo che: !  a) siano rispettate le norme del codice civile e le altre norme tributarie

riguardanti la corretta tenuta della contabilità; !  b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni

dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

!  Il processo di conservazione dei documenti richiede l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione

!  Il processo di conservazione dei documenti è effettuato annualmente

….segue….

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Nuovo DMEF

!  Il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell’art 22, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e ai fini tributari termina con la sottoscrizione elettronica

!  La conservazione avviene secondo le stesse modalità previste per i documenti informatici

!  La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione

!  Il contribuente è obbligato a comunicare che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento

!  In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture

….segue….

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Nuovo DMEF

!  L'imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti è corrisposta mediante versamento con modello F24 con modalità esclusivamente telematica

!  Il pagamento dell’imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno avviene in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio

!  Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta con le modalità sopra esposte

!  L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della tariffa allegata al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse

….segue….

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Registro delle fatture (ricevute)

Fermo restando quanto previsto da specifiche disposizioni di legge, a decorrere dal 1° luglio 2014, le pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 adottano il registro unico delle fatture nel quale entro 10 giorni dal ricevimento sono annotate le fatture o le richieste equivalenti di pagamento per somministrazioni, forniture e appalti e per obbligazioni relative a prestazioni professionali emesse nei loro confronti. … Il registro delle fatture costituisce parte integrante del sistema informativo contabile….

D.L. 66/2014 Art. 42 (Obbligo di tenuta del registro delle fatture presso le PA)

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Registro delle fatture (ricevute)

Nel registro delle fatture e degli altri documenti contabili equivalenti è annotato: a)  il codice progressivo di registrazione; b)  il numero di protocollo di entrata; c)  il numero della fattura o del documento contabile equivalente; d)  la data di emissione della fattura o del documento contabile equivalente; e)  il nome del creditore e il relativo codice fiscale; f)  l'oggetto della fornitura; g)  l'importo totale, al lordo di IVA e di eventuali altri oneri e spese indicati; h)  la scadenza della fattura; i)  nel caso di enti in contabilità finanziaria, gli estremi dell'impegno indicato nella fattura o nel

documento contabile equivalente ai sensi di quanto previsto dal primo periodo del presente comma oppure il capitolo e il piano gestionale, o analoghe unità gestionali del bilancio sul quale verrà effettuato il pagamento;

l)  se la spesa è rilevante o meno ai fini IVA; m)  il Codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità di

cui alla legge 13 Agosto 2010, n. 136; n)  il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di

manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell'articolo 11 della legge 16 gennaio 2003, n. 3;

o)  qualsiasi altra informazione che si ritiene necessaria.

D.L. 66/2014 Art. 42 (Obbligo di tenuta del registro delle fatture presso le PA)