Modelli di cooperazione: opportunità e problemi

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Oltre l'OPAC: nuovi strumenti e nuovi servizi per contesti bibliotecari in evoluzione

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Modelli di cooperazione: opportunità e problemi

NapoliUniversità degli studi

Federico II 14 dicembre 2010

Bonaria Biancu <Università di Milano Bicocca>

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Il modello Wu Ming(o dell'arte della cooperazione)

Università degli Studi di Milano Bicocca Università degli Studi dell'Insubria

Gruppo di Lavoro Aleph Annalisa Bardelli, Luciana Battagin, Luisa Berchialla, Silvia Ceccarelli,

Elena Fasola, Elena Giavari, Luigi Messina, Francesca Mosca

Gruppo/i di Lavoro Sfx-Metalib– Roberta Bassetti, Luciana Battagin, Bonaria Biancu, Daniela

Cermesoni, Stefania Fraschetta, Francesca Loi, Giuseppe Marino, Francesca Verga

Alessandra Bezzi, Maurizio di Girolamo (Direttori)

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Agenda

Presentazione Università e Biblioteche Analisi degli applicativi Aleph, Sfx, Metalib

– Aspetti positivi e negativi o limitanti

Sintesi SWOT: punti di forza e debolezza, opportunità, minacce Conclusioni (ad effetto!)

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Chi siamo (diventati)

Bicocca:– Nata nel 1998– 30.000 studenti– Una Biblioteca di Ateneo su tre sedi: Centrale, Scienze,

Medicina (Monza)– Consiglio di Biblioteca

Insubria:– Nata nel 1998– 9.000 studenti– Quattro biblioteche: Medicina e Scienze, Economia (Varese);

Giurisprudenza, Scienze (Como)– Sistema Bibliotecario di Ateneo

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Buone abitudini (i.e.: non solo per soldi)

Strutture organizzative snelle ed efficienti Mancanza di stratificazioni burocratiche Abitudine alla cooperazione

– Convenzioni per l'accesso a e la fruizione del patrimonio e dei servizi

– Acquisizioni attraverso la partecipazione a trattative consortili – CILEA

Forte committment di entrambe le istituzioni alla innovazione e alla valutazione (monitoraggio, benchmarking)

– CDL, SBBL, GIM etc.

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Come tutto ebbe inizio: Aleph o del Catalogo Patrimonio:

– Bicocca: 100.000 volumi; 2.252 abbonamenti a riviste cartacee; 34.000 e-journal; 193 banche dati

– Insubria: 80.000 volumi; 474 abbonamenti a riviste cartacee; 44.000 e-journal; 253 banche dati

Installazione nata nel 2002– Riduzione dei costi di licenza e hosting del server

Realtà preesistente di collaborazione e reciprocità dei servizi Hosting, gestione sistemistica e (sempre meno) operativa: CILEA Installazione Multi-ADM: un bibliografico e due db amministrativi;

due moduli ILL Interfaccia web comune

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Aspetti positivi

Modello Toblerone:– Specializzazione delle competenze– Interazione molto stretta tra i componenti del GdL– Adozione di soluzioni innovative per la comunicazione a distanza

(Skype, VNC)– Mutuo soccorso nel caso di cambi di componenti del GdL– Pensiero plurale e adesione emotiva

Condivisione record catalografici, authority, OPAC web– Condivisione interventi su ADM (benché non necessaria)

Vantaggi per gli utenti Comunicazione con altri GdL interni ed esterni

– OPAC web– UNISI

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Aspetti negativi o limitanti

Politiche e prassi aziendali– Differenze nella struttura delle due istituzioni– Differenze nella gestione delle mansioni

Scarsa comunicazione con gli altri GdL– Document Delivery via OPAC web attivabile come servizio Sfx

Limiti intrinseci all'installazione consortile:– Problemi nell'aggiornamento dell'ADM

Sud-divisione (oltre che con-divisione) delle interfacce– Nuovi arrivi

Impatto dei cambiamenti dell'OPAC su altri settori delle biblioteche

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Le riviste elettroniche: Sfx (1)

Implementazione tra il 2006 e il 2007 Attivazione nel marzo 2007 in entrambe le università Interfaccia A-Z e menu dei servizi standard (aspetto grafico,

categorie, pulsante Sfx) Patrimonio in parte comune (pacchetti, riviste Open Access) Lista A-Z dedicata (http://sfx.cilea.it:9003/sfxbic3/a-z/bicocca e

http://sfx.cilea.it:9003/sfxbic3/a-z/insubria) Istanza comune BIC-INS su installazione consortile CILEA (anche:

UNIPV, UNIBS, Roma3, ENEA) Hosting, gestione sistemistica e operativa: CILEA

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Le riviste elettroniche: Sfx (2)

Elenchi personalizzati degli e-journal Implementazione comune di

– Interfaccia web (aspetto, loghi, messaggi, traduzione categorie etc.)

– Menu dei servizi e scelte logiche– Pagine web (Citation Linker, modulo DD, FAQ, licenze editori, e-

book)• Per Citation Linker, e-book e FAQ nel 2010 diversificazione

Gestione dell'accesso al full-text e ai servizi attraverso il riconoscimento dell'IP

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Aspetti positivi

Suddivisione dei task (BIC, INS, CILEA) La condivisione della 'cornice' grafica, con i loghi delle due

università, ha poggiato, rafforzandola, su una consuetudine degli utenti, sviluppata con l'OPAC, a condividere gli applicativi

Cooperazione con altri GdL interni (Aleph)– Pulsante Sfx in OPAC– Form per il Document Delivery (che ha portato anche a uno

snellimento della procedura) ed eventuale evoluzione del servizio direttamente dal menu Sfx verso l'OPAC (allo studio)

Cooperazione con altri GdL esterni (UNIPV)– Es.: UStat, FAQ EndNote

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Limiti intrinseci all'installazione consortile:– Problemi nell'aggiornamento del software– Invisibilità del posseduto per gli utenti dell'altra istituzione

Vincoli dettati dall'impossibilità di intervenire sulle macchine e sugli applicativi

– Statistiche– Pulsante full-text in Metalib

Scarsa cooperazione con le altre università del consorzio– Controllo pacchetti

Colli di bottiglia CILEA nella gestione dei flussi degli e-journal– Dall'acquisizione all'inserimento in A-Z– Google Scholar

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La biblioteca digitale: Metalib

Attivazione: – INS: giugno 2008 (InsuBRE)– BIC: aprile 2009 (MetaBib)

Inizialmente: istanza condivisa Dopo il corso di formazione... separati in casa (prospettiva user-

centric):– Una istanza per istituzione– Condivisione di INS dei record catalografici e FAQ– Condivisione di BIC del portale LINX– Condivisione dei mal di pancia per

l'autenticazione/autorizzazione da fuori IP (modellazione concettuale e pratica del mitico utente “esterno esterno” ed “esterno interno”)

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Limiti intrinseci all'installazione consortile:– Problemi nell'aggiornamento del software– Inaccessibilità dell'interfaccia per gli utenti esterni e macchinosità

della gestione degli accessi– Forte necessità di formazione dell'utenza– Problemi con gli editori nell'attivare IP esterni alle università (CILEA)

Vincoli dettati dall'impossibilità di intervenire sulle macchine e sugli applicativi

Bassa consistenza dei vantaggi derivanti dall'essere in consorzio Elevata manutenzione gestita dalla singola istituzione per

l'aggiornamento dei record– L'adozione di due istanze differenti ha causato di fatto la

separazione nella attivazione e gestione delle risorse digitali

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Riassumendo...

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Sintesi SWOT

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Punti di forza

Risparmio economico: licenze e FTE Co-gestione di applicativi che spesso diventa co-gestione di

obiettivi Formazione comune (sia learning by teaching con EXL e CILEA,

sia learning by doing grazie al contatto con i colleghi dell'altra istituzione)

Suddivisione dei task Confronto continuo con una realtà altra dalla propria (i.e. altre

modalità di lavorare, al limite altre modalità di fare le stesse cose) Maturazione di abilità diplomatiche

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Punti di debolezza

Limiti degli applicativi in versione consortile Potenziale conflittualità interna al GdL, tra un GdL e l'altro, tra il/i

GdL e gli altri colleghi Lentezze o maggiore macchinosità dovuta alla distanza fisica e alla

ulteriore intermediazione di CILEA Carenze organizzative di una o di entrambe le istituzioni che

generano rallentamenti anche nell'altra Priorità differenti “Outsourcing” delle competenze

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Opportunità

Acquisizioni, gestione amministrativa e conservazione Più ampia condivisione delle informazioni, degli obiettivi, del lavoro Maggiore coinvolgimento degli altri enti consorziati, anche

attraverso ITALE! Abitudine al lavoro cooperativo-collaborativo utile per progetti di

maggiore complessità Abitudine degli utenti all'accesso a interfacce comuni BIC-INS Coopetition in uno scenario globale in sempre

più rapida evoluzione

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Minacce

Dispersione/eccessiva separazione Differenti prospettive di sviluppo sui singoli software

– Primo Central

Evoluzione tecnologica– Cloud Computing

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Conclusioni

La collaborazione non è una panacea La collaborazione non è nemmeno un obbligo Può variare da istituzione a istituzione, rispetto alle esigenze, agli

obiettivi, alla disponibilità, a fattori solo apparentemente secondari come la distanza fisica etc.

Ma è un'opzione: – per risparmiare in termini di costi e di FTE– per sperimentare - tout court e a livello tecnologico e

organizzativo– per trovare soluzioni magari di compromesso ma che

permettono di implementare funzionalità e servizi altrimenti non gestibili

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E poi... collaborare fa bene al cuore!

i BiblioSposi

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GraziePer informazioni su Insubria:

[email protected]; [email protected]; [email protected]

Per informazioni su Bicocca:

[email protected]; [email protected]

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Education

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