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METODOLOGIA GO-LIVE PROJECTS ERP (SAP)

I progetti GO-LIVE dell’area applicativa di SYSDAT.IT consistono in generale in:

progetti di sviluppo software, oppure;

progetti di installazione e personalizzazione di software già esistente, ERP (Enterprise Resource Planning) o BOB (Best of Breed).

In entrambi i casi l’obiettivo è raggiungere l’operatività del software, il GO-LIVE appunto.

Un progetto che prevede l’installazione e avviamento di un software ERP è un progetto che coinvolge la maggior parte dei processi gestionali dell’azienda che lo intraprende.

Nello svolgimento di questi progetti, inoltre, l’azienda deve relazionarsi in generale con tre diversi fornitori:

il fornitore delle licenze d’uso dell’ERP (VAR);

il fornitore dell’hardware;

il fornitore dei servizi di progetto, come SYSDAT.IT.

In questo scenario di complessità, per garantire il successo del progetto, è opportuno seguire con precisione una metodologia appropriata.

PREMESSA GENERALE

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Prerequisiti per l’esecuzione del progetto sono:

la disponibilità del prodotto software (ERP SAP), del quale potranno essere acquistate inizialmente un numero di licenze ridotto, purché sufficiente allo svolgimento del progetto e, in un secondo momento, tutte quelle necessarie per il funzionamento a regime.

l’acquisto dell’hardware necessario; nello specifico è necessario che l’azienda disponga di un server per le attività di sviluppo (durante il progetto ma anche nella successiva manutenzione correttivo-evolutiva) e di un server di produzione.

In merito all’acquisto del software, SYSDAT.IT non fornisce direttamente le licenze dell’ERP SAP, ma, in quanto Extended Business Partner di SAP ITALIA, filiale di SAP AG, è autorizzata a negoziarle in nome e per conto del proprio VAR di riferimento. SYSDAT.IT dispone però anche di modelli preconfigurati sviluppati direttamente, che si integrano, arricchendole e potenziandole, con le Best Practice di SAP e riguardano settori di business specifici (food, in particolare olio alimentare, e trasporto internazionale).

Anche per quanto riguarda l’hardware, SYSDAT.IT fornisce, se necessario, assistenza per il suo corretto dimensionamento. Il committente, per l’acquisto e la manutenzione, si dovrà rivolgere al proprio fornitore di fiducia o comunque al mercato.

L’ACQUISTO DI HARDWARE E SOFTWARE

PREMESSA SULL’ERP SAP

L’ERP SAP (nella versione ECC 6.0 o, attualmente, S/4 HANA) è un prodotto software composto di vari moduli, ciascuno dedicato a una diversa area applicativa (FI, CO, MM, SD, etc., rispettivamente per Finanza, Controllo, Gestione Materiali, Vendite, etc.).

Il prodotto viene acquisito in licenza d’uso, con un prezzo dipendente solo dal numero delle utenze attivate e non dai moduli che si desidera utilizzare, i quali vengono comunque forniti tutti. L’azienda cliente può ovviamente scegliere di utilizzare soltanto alcuni moduli (è frequente il caso di utilizzo dei soli moduli FI e CO).

Caratteristiche principali dell’ERP SAP sono:

l’integrazione tra i vari moduli, che fa sì che l’inserimento o la modifica di un dato eseguiti nell’ambito di un modulo siano immediatamente recepiti da tutti gli altri moduli;

la parametrizzabilità, cioè il fatto che l’adattamento del funzionamento dei moduli alle esigenze specifiche dell’azienda utente sia ottenuto attraverso il setting di opportuni parametri e non con la modifica dei programmi (in tal modo le nuove release dell’ERP possono sostituire con facilità a quelle obsolete da rimpiazzare).

Opportuni set di parametrizzazioni già pronte per determinate tipologie di aziende, eventualmente anche corredati di programmi specifici con essi integrati, vengono denominati modelli preconfigurati. Questi modelli consentono di ridurre notevolmente il lavoro di parametrizzazione iniziale, che rimane tuttavia necessario. I modelli preconfigurati sono, in altre parole, veri e propri acceleratori di progetto.

Con l’acquisto delle licenze SAP è fornito all’azienda anche un modello preconfigurato, messo a punto da SAP AG, che consente di attivare i principali processi aziendali secondo modalità operative selezionate e ben collaudate per la nazione di appartenenza dell’azienda medesima (Best Practice altrimenti detto anche modello standard). Un ulteriore valore dell’ERP SAP è infatti la disponibilità di localizzazioni, cioè Best Practice oltre a eventuali altri programmi, per quasi tutti i paesi del mondo.

Per una descrizione dettagliata e completa delle funzionalità coperte dalle Best Practice per l’Italia si rimanda al sito di SAP Italia.

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Le licenze SAP prevedono anche contratti di manutenzione che vengono attivati contestualmente all’acquisto delle licenze, esclusivamente correttiva dei programmi SAP standard.

Il modelli SYSDAT.IT e l’eventuale ulteriore software sviluppato durante il progetto sono anch’essi oggetto di manutenzione correttiva ed evolutiva.

Tale servizio può essere fornito da SYSDAT.IT nell’ambito di un contratto di manutenzione e gestione, il quale include anche un servizio di help desk, solitamente di secondo livello, cioè destinato ai key user.

FORNITURE POST PROGETTO

LE FASI

Secondo la metodologia adottata, le fasi di progetto sono le seguenti:

la preparazione, che consiste nell’analisi di tutti i processi aziendali che dovranno essere gestiti dal sistema, nel confrontarli con le funzionalità presenti nell’ERP SAP con l’opportuno modello installato e nel redigere un capitolato tecnico esecutivo, denominato Business Blue Print (BBP) che riporta i dettagli implementativi e che, approvato dal committente, consente di passare alla fase successiva. Il BBP dovrà contenere anche una parte (GAP Analysis) che descriva le eventuali differenze o aggiunte rispetto alla Best Practice, differenze e aggiunte denominate Change Request (CR) o anche, appunto, GAP.

la realizzazione, che consiste nella parametrizzazione del prodotto SAP partendo dalla Best Practice più adeguata e, eventualmente, dal modello preconfigurato di SYSDAT.IT più adatto, tenendo conto delle CR così da ottenere con il minimo costo il funzionamento descritto nel BBP. La presenza di CR potrà comportare, oltre alla parametrizzazione, anche la scrittura di nuovi programmi. La fase terminerà con il collaudo generale (Integration test) per l’esecuzione del quale sarà necessaria anche una ripresa dati dal sistema informativo preesistente. L’esito dell’Integration test dovrà essere approvato dal committente prima del passaggio alla fase successiva di progetto.

il rilascio, che consiste nel trasferimento del sistema approvato dall’ambiente di prova a quello di produzione, nel caricamento dei dati effettivi, nell’addestramento degli utenti, fino ad arrivare al vero e proprio GO-LIVE.

Una condizione fondamentale per la riuscita del progetto è l’impegno dell’azienda cliente durante le fasi del progetto, senza il quale le probabilità di successo del progetto stesso si riducono fortemente.

Ci sono infatti, durante il progetto, attività che non possono essere svolte da personale SYSDAT.IT in autonomia ma devono essere necessariamente svolte congiuntamente a personale dell’azienda cliente e sono pertanto condizionate dalla disponibilità, competenza e autorità di tale personale.

Le attività in cui è richiesto all’azienda cliente un impegno particolare sono:

nella fase di preparazione , l’approfondimento dell’analisi;

nella fase di realizzazione, la ripresa dati dal sistema informativo preesistente e il collaudo;

nella fase di rilascio, la formazione degli utenti.

L’IMPEGNO DEL CLIENTE

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IL FLUSSO DI PROGETTO

Negoziazioni progettuali

SYSDAT.IT AZIENDA VENDOR SW VENDOR HW

FASI

PRE

PRO

GET

TO

PREP

ARAZ

ION

E RE

ALIZ

ZAZI

ON

E RI

LASC

IO

(GO

-LIV

E)

POST

PR

OG

ETTO

Presentazione capitolato tecnico contrattuale

Presentazione offerta economica di progetto

Presentazione offerta licenze

ERP SAP

Presentazione offerta

hardware

Accettazione offerte

Kick-off di progetto

Approfondimento analisi

Redazione del BBP, della eventuale GAP Analysis e offerta

GAP

Consegna del software

Consegna dell’hardware

Collaborazione ad approfondimento analisi

Approvazione BBP e GAP Analysis

Parametrizzazioni

Acceleratori

Sviluppi ad hoc

Sviluppi interfacce

Assistenza a ripresa dati

Assistenza a Integration test

Avvio sistema (ambiente di prova)

Ripresa dati preliminare

Integration

test

Approvazione del sistema (in ambiente di prova)

Formazione all’uso del sistema Formazione all’uso del sistema

Assistenza a ripresa dati Ripresa dati definitiva

Passaggio in produzione

Avvio sistema in produzione

Utilizzo del sistema

Utilizzo del sistema e del servizio di manutenzione applicativa

Presentazione offerta di manutenzione applicativa

Accettazione offerta di manutenzione applicativa

Erogazione servizio di manutenzione applicativa

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Accettazione offerta GAP

PRO

GET

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