Manuale d'uso MosaicoX software gestionale online

MosaicoXMANUALE DI UTILIZZO

INDICE

INTRODUZIONE

PRINCIPI BASE Articoli Soggetti Ciclo Documentale Funzionalità Accessorie

UTILIZZO DI MOSAICOX Schermata di accesso Menù Schede Tasti Principali Funzionalità ricerca

IMPOSTAZIONI Impostazioni di default Numeratori Allegati

ANAGRAFICA ARTICOLI Articoli

Elenco Articoli Giacenza Listini Codici Alternativi Fornitori Depositi Descrizioni Storico

Tipi Articoli Marche Depositi Tabella IVA Unità di Misura Causali di Magazzino Listini Imballi

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ANAGRAFICA SOGGETTI Inserimento soggetto Elenco Soggetti Tipi Soggetto Banche Vettori Stati Natura Giuridica Modalità Pagamento Tabella Comuni

CICLO ATTIVO Preventivi Cliente

Testata Documento Dettaglio Documento

Aggiunta Articoli (Funzionalità Comune) Funzionalità Copia/Incolla (Funzionalità Comune) Evasione Qta e generazione documento (Funzionalità Comune)

Riepilogo Protocollazione Documento (Funzionalità Comune)

Invio Mail Allegati

Ordini Cliente DDT Fattura Fattura Accompagnatoria Nota di credito Fattura Proforma Fatturazione riepilogativa automatica

CICLO PASSIVO Ordini Fornitore DDT Fornitore Fattura Passiva Fattura Accompagnatoria Passiva Nota di credito da fornitore

CONTABILITA’ Scadenzario pagamenti attivi Scadenzario pagamenti passivi Primanota

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UTILITY Inventario Statistica Email inviate apSearch

CONCLUSIONI

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INTRODUZIONE

MosaicoX è un gestionale pensato per le Piccole e Medie Imprese (ingrosso, dettaglio o online) chevogliono modernizzare il loro modo di operare sfruttando le potenzialità del web e permettendo lacondivisione dei dati in tempo reale tra tutti i livelli aziendali. E' provvisto di tutte le funzioni necessarie pergestire l'attività: preventivazione, vendite, vendite online, CRM post vendita, magazzino, acquisti,produzione con distinta base, incassi, prima nota e molto altro.

Tutte le funzioni sono semplici da utilizzare, velocizzando e ottimizzando le attività di gestione. Il motore diricerca intelligente integrato permette di recuperare in poco tempo tutte le informazioni desiderate,consentendo così di avere sempre tutto a portata di mano. I report di stampa possono essere visionati aschermo in formato PDF e poi stampati o inviati via email direttamente dal gestionale. Inoltre possonoessere indirizzati automaticamente ad una stampante o altro dispositivo per la produzione di etichette,ticket, scontrini.

L'accesso avviene mediante browser web (ottimizzato su Firefox) da un qualunque PC o MAC, previoinserimento di Login e Password forniti al momento della sottoscrizione del contratto.E’ possibile creare più profili di accesso, in modo che ciascun utente possa accedere a determinatefunzioni del gestionale.Le informazioni vengono memorizzate nel database che non è mai raggiungibile dalla rete: per questomotivo il sistema è sicuro dal punto di vista della privacy, ma anche da quello dell'affidabilità.

MosaicoX è open source e rilasciato con licenza GPL. Se desiderate supporto per l'installazione laformazione o la personalizzazione potete contattarci per chiederci un'offerta tagliata sulle vostre esigenze.Se volete una soluzione in linea pronta all'uso, sempre raggiungibile, aggiornata, senza necessità diinstallazione, manutenzione e hardware, potete sottoscrivere un abbonamento comprensivo di tutto(anche dei backup).

Ogni schermata, funzione, procedura, stampa, statistica è totalmente personalizzabile. Seguendo le lineeguida di personalizzazione è anche possibile utilizzare una propria versione profondamente modificata maanche continuare ad aggiornarla con le nuove versioni che produrremo. Potendo scegliere di volta in voltatra le nuove funzioni presenti, quali attivare e quali lasciare in disparte.

MosaicoX è un compagno ideale per fornire soluzioni gestionali ai propri clienti, integrandolo facilmenteanche con altri prodotti grazie agli standard di comunicazione su protocollo HTTP. Tutto il codice sorgenteviene rilasciato unitamente ai binari compilati. Chi desidera offrire servizi professionali basati su MosaicoXpuò certificarsi presso di noi con un corso di 4 giorni e avvalersi del nostro supporto per affrontare situazionidi analisi, sviluppo, installazione e assistenza.

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PRINCIPI BASE

Illustriamo di seguito i principi base su cui si basa il gestionale: GLI ARTICOLI I SOGGETTI IL CICLODOCUMENTALE oltre alle FUNZIONALITA’ ACCESSORIE che è possibile implementare nel sistema inmodo da ottenere uno strumento completamente personalizzato e adatto alle proprie esigenze aziendali.

ARTICOLIMosaicoX gestisce in maniera flessibile il magazzino: i listini sono personalizzabili e grazie alla gestionemultilistino/multifornitore è possibile memorizzare i vari prezzi degli articoli legati a diversi fornitori e risalirefacilmente al soggetto che propone l’articolo di nostro interesse al prezzo inferiore. La gestione dellevarianti per ogni articolo è garantita dalla funzionalità multi codice, potendo assegnare a un solo articolo piùcodici di diversi fornitori. La giacenza è gestita automaticamente tramite il ciclo documentale.

SOGGETTIMosaicoX prevede la gestione unificata di più tipi di soggetti come ad esempio: Cliente, Fornitore, Agente.In questo modo si evita un inutile spreco di tempo nel reinserire nuovamente le anagrafiche nel caso in cuiun soggetto ricopra più ruoli. Vengono inoltre ottimizzate le prestazioni riducendo la ridondanza di datipresenti sul database. Sarà sufficiente dichiarare di che tipo è il soggetto: Cliente, Fornitore, Agente ocombinazione di essi.

CICLO DOCUMENTALEMosaicoX gestisce in modo completo il ciclo documentale dell’azienda: sia gli elementi di ciclo attivo (inuscita), sia quelli di ciclo passivo (in entrata). Tramite procedure automatiche, permette di creare unpreventivo o un ordine, e generare il conseguente DDT, fattura o fattura accompagnatoria. Oltre aidocumenti di base (Preventivi Ordini DDT Fatture Fatture Accompagnatorie Note di credito) è inoltrepossibile creare documenti personalizzati utili alla gestione aziendale interna (es. Certificazioni, modulistandard, ecc.). I documenti contabili, generano lo scadenzario dei pagamenti, per avere sempre sottocontrollo tutte le uscite e le entrate che andranno a comporre una prima nota di cassa.

FUNZIONALITA’ ACCESSORIELe strutture appena evidenziate sono solo le principali riportate nella versione base di MosaicoX.A completare la vasta gamma di funzionalità ci sono la personalizzazione delle stampe, le statistiche e laprima nota di cassa, ma non solo: MosaicoX è un vero e proprio sistema ERP completamentepersonalizzabile secondo le necessità della realtà aziendale nella quale è utilizzato. La sua struttura èaltamente flessibile e permette un’estrema personalizzazione. Ad esempio grazie alla collaborazione traInnobit e Cedline, è stato possibile realizzare, proprio partendo dalla struttura di MosaicoX, ContabilitàFacile, un servizio online che permette la completa gestione della contabilità dalla prima nota alla stesuradel bilancio.

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UTILIZZO DI MOSAICOX

Nelle pagine che seguono vedremo tutte le funzionalità base presenti in MosaicoX.

SCHERMATA DI ACCESSOPer poter accedere al sistema inserire le credenziali e premere sul tasto “Invia”.

MENU

In alto è presente il menù dal quale è possibile accedere a tutte le funzionalità di MosaicoX.All’interno della voce di interesse si trovano le funzionalità che ne fanno parte.

Cliccando sulla singola funzionalità accediamo ad essa.

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SCHEDE

Aprendo una qualsiasi funzionalità, ad esempio Articoli, avremo a disposizione la suddivisione in schede diquella singola funzionalità, con relative opzioni e comandi con i quali potremo interagire. Inoltre in alto èpossibile visualizzare in quale menù ci troviamo. Nel caso specifico ci troviamo nel menù AnagraficheArticoli alla funzionalità Articoli. Stiamo visualizzando la scheda Elenco Articoli.

TASTI PRINCIPALI

In tutte le schermate è possibile rilevare alcuni tasti che consentono di effettuare le seguenti azioni comuni:

TASTO FUNZIONALITA’ DESCRIZIONE ABILITAZIONE

Selezione paginePermette di scorrere trale pagine e diselezionare la prima ol'ultima pagina.

Abilitato solo se i recordnon possono esserecontenuti inuna sola pagina.

NuovoPermette di creare unnuovo dato.

Abilitato solo se laschermatapermette di creare unnuovo dato.

SalvaPermette di salvare ildato creato.

Abilitato solo se èconsentito salvare undato.

EliminaPermette di eliminare undato selezionato.

Abilitato solo se èconsentito eliminare undato.

Aggiorna

Permette di effettuare ilrefresh della pagina, daeffettuare nel caso incui i dati non risultinoaggiornati all’ultimo

Sempre abilitato.

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inserimento.

StampaPermette la stampasecondo il modelloselezionato tramite lafreccia arancione.

Abilitato solo se lestampe sono attivesulle varie funzionalità.

Cerca

Permette di effettuare laricerca secondo i campievidenziatiPer maggiori infovedere la sezionecerca.

Abilitato solo se laschermata permette dieffettuare una ricerca.

Esporta CSV

Permette di esportarel’elenco dei dativisualizzati in formatoCSV.

Disponibile solo se lafunzionalità diesportazione è abilitataper la schermatavisualizzata.

Aggiungi

Permette di aggiungereuna riga secondo laschermata di riferimentonella quale èvisualizzato. Il numeroa lato consente diaggiungere più righe pervolta.

Abilitato e visualizzatosolo se la schermataconsente l’inserimentodi una nuova riga.

ProcedureAvvia una proceduraautomatica in base allafunzionalità nel quale èvisualizzato.

Abilitato e visualizzatosolo se la schermataconsente l’avvio di unaprocedura automatica.

AiutoPermette di visualizzareinformazioni sull’utilizzodella funzionalitàcontenute nellaschermata corrente.

Disponibile sulle paginee su alcuni campi.

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FUNZIONALITA’ RICERCA

All’interno di alcune schermate è possibile effettuare la ricerca utilizzando come filtro dei campi predefiniti.

Per effettuare la ricerca premere sul tasto ; verrà visualizzata una schermata simile allaseguente:

Per effettuare la ricerca, inserire uno o più parametri di ricerca nei campi a disposizione e premere il tastoFILTRA. Con il check box spuntato cerca anche all' interno delle parole, se è disattivato cerca la parolaesatta. Si consiglia di non utilizzare i caratteri speciali, ma solo caratteri alfanumerici e, al posto dellospazio, il carattere “%”. Nel caso si utilizzi campi di ricerca date, utilizzare il formato americano ovvero“aaaa/mm/gg”. E’ inoltre possibile filtrare solo per aaaa/mm o solo per anno.

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IMPOSTAZIONI

MosaicoX permette di definire delle impostazioni di default valide per tutto l’applicativo.Per accedere alle impostazioni selezionare dal menù la voce Impostazioni e scegliere la funzionalitàdesiderata.

IMPOSTAZIONI DI DEFAULT

La schermata delle Impostazioni di default, permette di scegliere i valori iniziali, dei campi elencati. Graziea queste impostazioni, quando le voci in questione verranno richiamate all’interno delle funzionalità delgestionale, il valore visualizzato per primo sarà quello impostato in questa schermata.

CAMPO FUNZIONALITA’

Valuta Default Permette di selezionare la valuta che appariràcome predefinita nei documenti

Iva Spese Bancarie Permette di selezionare l’IVA predefinita assegnataalle spese bancarie nei documenti

Iva Trasporto Permette di selezionare l’IVA predefinita assegnataalle spese di trasporto nei documenti

Spese Trasporto Permette di immettere un valore di default cheverrà assegnato alle spese di trasporto neidocumenti

Porto Merce Permette di selezionare un porto predefinito daassegnare ove sia specificato il trasporto neidocumenti

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Deposito Permette di selezionare un tipo di depositopredefinito ove sia specificato il deposito

NUMERATORI

Tramite la gestione dei numeratori è possibile gestire la numerazione dei documenti.Il numeratore è legato al documento; se non è presente, il numeratore viene generato in automatico.

CAMPO FUNZIONALITA’

Nome Nome del numeratore utilizzato dal sistema

Anno Anno del numeratore; è possibile modificarlo dianno in anno per la gestione dei documenti

Valore Numero del documento; è possibile modificarlosecondo le esigenze aziendali. Il numero indicatorappresenta il numero dell’ultimo documentogenerato

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ALLEGATI

Tramite questa funzionalità è possibile gestire 3 tipi di allegati da associare ai preventivi cliente.

Cliccando sul nome dell’allegato di proprio interesse seguirà l’apertura della schermata di dettaglio:

In questa schermata è possibile inserire il testo che verrà allegato al preventivo.

Per salvare il testo allegato premere il tasto . Se si desidera aggiungere più note al testo in allegatopremere il tasto “aggiungi”: in questo modo potremo inserire un nuovo testo che andremo a salvare

nuovamente tramite il tasto .

Per eliminare una nota selezionare il checkbox corrispondente e premere il tasto .

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ANAGRAFICA ARTICOLI

Di seguito verranno specificate le funzionalità relative alla gestione degli articoli.Per accedere alle diverse sezioni, selezionare dal menù la voce Anagrafiche Articoli e scegliere lafunzionalità desiderata.

ARTICOLIConsente la gestione degli articoli utilizzati in MosaicoX.Di seguito la descrizione di tutte le schede che si trovano all’interno della funzionalità Articoli.

Elenco articoliConsente di visualizzare l’elenco degli articoli memorizzati nel sistema.

Per visualizzare ed eventualmente modificare gli articoli è sufficiente cliccare sulla voce di propriointeresse.

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Per inserire un nuovo articolo cliccare sul tasto . A questo punto si aprirà la maschera di inserimentoarticoli, da cui sarà possibile inserire l’articolo e i dettagli dello stesso.

CAMPO DESCRIZIONE

Articolo Codice ad uso interno dell’articolo

Etichetta Barcode per stampa etichette articolo

Articolo Fornitore Codice fornitore dell’articolo

Attivo Indica se l’articolo è utilizzabile o meno

Unità di Misura Magazzino Indica l’unità di misura del carico magazzino

Unità di Misura Scarico Indica l’unità di misura di scarico del magazzino

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Peso Netto Numero che indica il peso netto

Peso Imballo Numero che indica il peso dell’imballo

Gestione Listini Indica se il prezzo dell’articolo articoli è gestito dallistino oppure no

Prezzo Suggerito Numero che indica il prezzo suggerito dalrivenditore

Gestione Giacenza Indica se la giacenza è gestita o meno

Marca Indica la marca alla quale appartiene l’articolo

Tipo Articolo Indica la tipologia dell’articolo

Assoggettamento Iva Indica l’Iva dell’articolo

Categoria Merceologica Indica la categoria alla quale appartiene l’articolo

Note Campo note nelle quali si possono inserire dellenote di riferimento all’articolo.

GiacenzaIndica la giacenza di un determinato articolo.

Nella parte alta viene visualizzato il codice e la descrizione dell’articolo.Nella parte bassa è invece possibile consultare le varie situazioni, a cui è possibile accedere cliccandosulle seguenti schede:

Situazione per Deposito: indica la giacenza dell’articolo nei diversi depositi Situazioni per Causale: indica la giacenza organizzata in uscite ed entrate Situazione per Deposito e Causale: indica insieme le due giacenze precedenti Situazione Impegno: indica la Situazione attualmente impegnata (in uscita)

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NOTA IMPORTANTE: la gestione delle giacenze è automatica, ed è gestita mediante il ciclo passivo(documenti ingresso) e il ciclo attivo (documenti di uscita). Ad ogni movimentazione effettuata con idocumenti (specificando gli articoli da movimentare) seguirà l’effettivo movimento automatico dimagazzino.

ListiniLa gestione dei listini permette di assegnare ad uno o più listini il prezzo dell’articolo preso in esame.

Da questa schermata è possibile visualizzare ed eventualmente modificare la gestione dei prezzi e dellascontistica relativa al singolo articolo.

Per calcolare i prezzi automaticamente secondo i listini, inserire un valore nella colonna Prezzo e premere il

tasto . In Questo modo tutti i valori verranno automaticamente adattati secondo la gestione dellascontistica inserita.

NOTA: La gestione della scontistica è specificata nella schermata Listini descritta successivamente.

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Codici alternativiMediante questa funzionalità è possibile definire ulteriori codici per il singolo articolo.Per accedere a tale schermata cliccare sulla scheda Codici alternativi

Per aggiungere un nuovo codice cliccare sul tasto e inserire il nuovo codice desiderato.

Per modificare un codice esistente modificarlo e premere il tasto .

Per eliminare un codice il checkbox in corrispondenza del codice e premere il tasto .

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FornitoriDalla scheda Fornitore, è possibile assegnare al prodotto in esame uno o più fornitori.

Tramite il tasto è possibile assegnare all’articolo uno o più fornitori con le seguenticaratteristiche:

Codice Articolo: codice con il quale il fornitore riconosce l’articolo Priorità: assegnare una priorità di uno specifico fornitore nell’approvvigionamento Minimo Ordine: se il fornitore pretende un minimo d’ordine per il relativo articolo

Per modificare un fornitore esistente selezionare un fornitore diverso e premere il tasto .

DepositiLa funzionalità permette di associare all’articolo uno o più depositi.

Per creare un nuovo deposito premere il tasto .

E’ possibile definire i seguenti campi: Deposito = seleziona il deposito di interesse Scorta Minima = Inserisce la scorta minima che deve essere presente in magazzino

DescrizioniLa seguente schermata ci consente di inserire le descrizioni in lingua dell’articolo in oggetto.

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In questo modo ogni articolo può avere una o più’ descrizioni che durante la stampa appariranno secondo lalingua selezionata.

Tramite il tasto è possibile aggiungere una descrizione nella lingua desiderata,selezionabile dal menu a tendina.

Per modificare una descrizione esistente modificarla e premere il tasto .

StoricoQuesta funzionalità permette di visualizzare tutti i movimenti con i relativi importi effettuati dell’articolo inoggetto. Per visualizzare lo storico premere sulla scheda Storico.

Possiamo visualizzare le informazioni in merito ai seguenti dati: Causale: causale del tipo di documento emesso Tipo Documento: documento emesso (fattura, fattura accompagnatoria, etc) Data Protocollo: data del protocollo Ragione Sociale: ragione sociale intestatario del documento Codice: codice del soggetto intestatario del documento Comune: comune intestatario documento Provincia: provincia intestatario del documento Q.ta: quantità movimentata Sconto 123: diversi sconti applicati

Importo: importo dell’articolo Link: possibilità di accedere al singolo documento cliccandoci sopra

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TIPI ARTICOLIConsente di gestire i tipi articoli ai quali sono legati gli articoli, associabili dal menu a tendina Tipi Articolidisponibile nel momento della creazione di un nuovo articolo.Per accedere alla funzionalità cliccare su Tipi Articoli sotto alla voce Anagrafiche Articoli.

Per aggiungere un nuovo tipo articolo, premere il tasto .

Da qui sarà possibile inserire: Ordine Listino: ordine di visualizzazione Tipo Articolo: nome del Tipo Articolo Stampa Listino: consente di visualizzare nel listino gli articoli appartenenti a quel Tipo Articolo

Per modificare un tipo articolo esistente, modificarlo e premere il tasto .

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MARCHEConsente la gestione delle marche che verranno assegnate agli articoli.La schermata si trova sotto a Anagrafica Articoli > Marche.

Per aggiungere una nuova marca, premere il tasto .

Per modificare una marca esistente, modificarla e premere il tasto .Per eliminare una marca spuntare la checkbox relativa alla riga che si desidera eliminare e premere il tasto

.

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DEPOSITIConsente la gestione dei depositi. La funzionalità è disponibile all’interno del menù Anagrafica Articoli allavoce Depositi. I depositi creati saranno disponibili all’interno della funzionalità Deposito associata agliarticoli.

Per aggiungere un nuovo deposito, premere il tasto .

Da qui sarà possibile definire: Deposito: nome del deposito Attivo: se abilitare o meno un deposito Indice: ordine dei depositi da visualizzare

Per eliminare un deposito spuntare la checkbox corrispondente alla voce che si desidera eliminare e

premere il tasto .

TABELLA IVAConsente la gestione delle imposte IVA da utilizzare. Per accedere alla funzionalità aprire Tabella Iva dalmenù Anagrafica Articoli.

Da questa schermata è possibile visualizzare l’elenco delle imposte IVA disponibili.Per modificare una delle righe cliccare sulla voce corrispondente.

Per creare una nuova aliquota premere il tasto .

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In entrambi i casi verrà visualizzata la seguente schermata:

Da qui è possibile inserire o modificare i seguenti dati: Codice: Codice IVA Descrizione: Descrizione IVA Aliquota: Aliquota IVA

Per salvare le modifiche effettuate o la creazione della nuova Iva premere il tasto .

Per eliminare l’Iva selezionata cliccare sul tasto .

UNITA’ DI MISURAConsente la gestione delle unità di misura da assegnare al momento della creazione dell’articolo.Per accedere alla funzionalità selezionare Unità di Misura dal menù Anagrafiche Articoli.

Per creare una nuova unità di misura premere il tasto .Inserire l’unità di misura e la relativa sigla.

Per eliminare una unità di misura, flaggare la checkbox corrispondente e premere il tasto .

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CAUSALI DI MAGAZZINOConsente la gestione delle causali di movimentazione del magazzino. Si trova sotto il menù AnagraficaArticoli alla voce Causali Magazzino.

Per creare una nuova causale premere il tasto .Sarà disponibile una nuova riga dove si potrà inserire:

Causale: causale della descrizione di magazzino Indice: posizione della causale all’interno della tendina di ricerca Moltiplicatore: serve a indicare se la causale in oggetto deve

incrementare la giacenza = inserire 1decrementare la giacenza = inserire 1sovrascivere la giacenza = inserire 0

Per eliminare una causale, flaggare la checkbox corrispondente e premere il tasto .

LISTINIConsente la gestione dei listini utilizzati. Per accedere a tale funzionalità selezionare Listini dal menùAnagrafica Articoli.

In questa schermata vengono visualizzati tutti i listini creati.

Per creare un nuovo listino, cliccare il tasto .

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Per modificare un listino cliccare sul listino di proprio interesse. In entrambi i casi apparirà la schermata didettaglio dei listini.

CAMPO DESCRIZIONE

Listino Nome del Listino

Listino di riferimento Se si vuole calcolare i prezzi partendo da un listinodi riferimento es. Listino fornitore listino vendita

Ricarico Percentuale di ricarico a partire dal listino diriferimento

Calc. Da prezzo Netto Seleziona la possibilità di calcolare il prezzopartendo dal prezzo netto inserito dell’articolo

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Arrotondamento Seleziona il tipo di arrotondamento

Sconto 1 Percentuale di Sconto 1



Tipo Listino Tipo di listino che si sta creando/modificando

Valido dal Data validità di Inizio del listino

Valido Al Data validità di fine del listino

Valuta Valuta del listino

Note Interne Campo Note

Note In stampa Campo Note

Fattore Formato Formato costi del listino

Per salvare il listino creato premere il tasto .

Per eliminare il listino selezionato premere il tasto .Per propagare il listino a tutti gli articoli contrassegnati come “non protetti” (vedi Anagrafica Articoli/Scheda

Listini) premere il tasto procedura denominato “Importa il listino sugli articoli non protetti”.

Per duplicare il listino premere il tasto procedura denominato “Duplica Listino”.

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IMBALLIConsente la gestione degli imballi da assegnare al momento della creazione dell’articolo.Per accedere alla funzionalità premere Imballo dal menù Anagrafiche Articoli.

Per aggiungere un nuovo imballo, premere il tasto . Da qui sarà possibile inserire il nuovo imballo.

Per modificare un imballo modificare direttamente il nome desiderato e premere il tasto .

Per eliminare un imballo spuntare la checkbox corrispondente e premere il tasto .

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ANAGRAFICA SOGGETTI

Di seguito verranno specificate le funzionalità relative alla gestione dell’Anagrafica Soggetti.Le funzionalità descritte si trovano nel menù Anagrafica Soggetti.

INSERIMENTO SOGGETTOLa funzionalità consente l’inserimento di un nuovo soggetto.

Nella parte alta è possibile inserire i dati anagrafici relativi al soggetto che stiamo inserendo.

CAMPO DESCRIZIONE

Ragione Sociale Ragione sociale del soggetto

Cognome Cognome del soggetto

Nome Nome del soggetto

Partita IVA P.IVA del soggetto

Codice Fiscale Codice fiscale del soggetto

URL Indirizzo web del soggetto

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Note Campo Note

Natura Giuridica Seleziona la natura giuridica del soggetto

Nazione Seleziona la Nazione del soggetto

Soggetto In Mora Indica se il soggetto è moroso

Per salvare i dati relativi al soggetto premere il tasto .

Nella parte denominata Sedi, è possibile invece inserire una o più sedi relative al soggetto che stiamocreando.Per inserire una sede premere il tasto Aggiungi Nuova.Si aprirà la seguente schermata:

CAMPO DESCRIZIONE

Codice Codice da assegnare alla sede

Tipologia Selezione della tipologia della sede

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Denominazione Denominazione della sede

Indirizzo Indirizzo della sede

Cap Cap della sede

Comune Comune della sede

Provincia Provincia della sede

Nazione Nazione della sede

Telefono Abitazione Telefono della sede

Telefono Ufficio Telefono della sede

Cellulare Telefono della sede

Cellulare 2 Telefono della sede

FAX Fax della sede

Per salvare i dati relativi al soggetto premere il tasto .

Nella parte denominata Rapporti commerciali è possibile inserire il rapporto commerciale instaurato con ilsoggetto, ovvero se si tratta di un Cliente, un Fornitore o un Agente.

Per inserire un nuovo rapporto, premere il tasto alla sezione Rapporti Commerciali. Questa fase èimportante in quanto possiamo assegnare più rapporti commerciali ad un singolo soggetto, evitando così direinserire il soggetto più volte.

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CAMPO DESCRIZIONE

Codice del soggetto Codice generato automaticamente

Tipo di Soggetto Seleziona il tipo di rapporto commerciale

Tipo Cliente Seleziona il tipo di cliente

Committente Seleziona se è committente

Sede Documento Seleziona la sede documento tra le sedi inseriteprecedentemente

Sede Merce Seleziona la sede merci tra le sedi inseriteprecedentemente

Sede Riba Seleziona la sede Riba tra le sedi inseriteprecedentemente

Esenzione Iva Seleziona se è soggetto a esenzione IVA

Data Registrazione esenzione Inserimento della data di registrazione esenzioneIVA

Numero registrazione esenzione Inserimento numero di registrazione esenzione IVA

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Data Scadenza esenzione Inserimento data scadenza esenzione IVA

Numero Esenzione Inserisce il numero di esenzione

Data Esenzione Inserisce la data di esenzione IVA Inizio

Agente Seleziona un agente salvato precedentemente chesi occuperà di seguire quel determinato rapporto

Valuta Selezione della Valuta

Lingua Selezione della Lingua

Persona da contattare Inserimento persona da contattare

EMail Email della persona da contattare

Listino Selezione del Listino tra quelli creati

Modalità di Pagamento Modalità di Pagamento

Deposito Deposito utilizzato

Banca Banca di appoggio del rapporto

Conto corrente Conto corrente di appoggio del rapporto

Codice Paese Codice del paese del c/c di appoggio

IBAN Codice IBAN di Appoggio

Swift Swift della banca di appoggio

Note Campo note relative al rapporto

Per salvare il rapporto appena creato premere il tasto .

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Nell’area denominata Contatti è possibile memorizzare i dati relativi a uno o più contatti del soggetto creato.Per inserire un nuovo contatto, premere il tasto Aggiungi Nuovo alla sezione Contatti.

CAMPO DESCRIZIONE

Cognome Cognome del contatto

Nome Nome del contatto

Ufficio Telefono

Ufficio 2 Telefono

Fax Numero di fax

Cellulare Telefono

Cellulare 2 Telefono

Email Email

Per salvare il contatto appena creato premere il tasto .

NOTA: Se si desidera cancellare tutto il soggetto appena creato, premere il tasto in cima allaschermata. Se invece si desidera eliminare solamente una sede, un rapporto commerciale o un contatto, èsufficiente cliccare sulla “X” corrispondente al dato che si intende eliminare.

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ELENCO SOGGETTILa funzionalità consente di visualizzare tutti i soggetti sinora salvati, e di visualizzare i dettagli dei soggettistessi. Per accedere all’elenco selezionare dal menù Anagrafiche Soggetti la funzionalità Elenco Soggetti.

Anche qui è possibile inserire un nuovo soggetto premendo il tasto Nuovo che aprirà la schermata diinserimento soggetto (per l’inserimento vedere il capitolo precedente).Per visualizzare in dettaglio un soggetto, cliccare sul soggetto desiderato, per maggiori informazioni sullamodifica e sui campi presenti nel dettaglio soggetto, si rimanda al capitolo precedente.

TIPI SOGGETTOLa schermata consente di definire i tipi soggetto che verranno utilizzati nella creazione del soggetto.Per accedere alla gestione selezionare Tipi Soggetto dal menù Anagrafiche Soggetti.

Per aggiungere un tipo soggetto premere il tasto .Da qui sarà possibile memorizzare le seguenti informazioni:

Tipo Soggetto: codice del tipo di soggetto Descrizione Tipo: descrizione estesa del tipo di soggetto Lingua: selezione della lingua del soggetto Valuta: valuta utilizzata dal tipo di soggetto

Per salvare il tipo soggetto inserito premere il tasto .

Per modificare un tipo soggetto modificare le informazioni desiderate e premere il tasto .

Per eliminare un tipo soggetto flaggare la checkbox corrispondente e premere il tasto .

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BANCHELa gestione delle banche consente di aggiungere, modificare ed eliminare le banche utilizzate in MosaicoX.Per accedere alle funzionalità selezionare Banche dal menù Anagrafiche Soggetti.

Per inserire una nuova banca premere il tasto .Per modificare una banca cliccare sulla banca desiderata.In entrambi i casi si aprirà la schermata Dettaglio Banche:

Dopo aver inserito o modificato i dati bancari desiderati premere il tasto .

Per eliminare una banca non più necessaria premere il tasto .

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VETTORIPer gestire l’anagrafica dei vettori che si occuperanno del trasporto, selezionare Vettori nel menùAnagrafiche Soggetti.

Per inserire un nuovo vettore premere il tasto e inserire il nome del nuovo vettore. Per confermare

premere il tasto . Se si è creato in precedenza un soggetto del vettore come Fornitore, è possibileassociare al vettore la Ragione Sociale e la sede. Per fare ciò selezionare il tasto “+” relativo alla riga diinteresse e associare il soggetto appropriato.

Per modificare un vettore modificare la riga interessata e premere il tasto .

Per eliminare un vettore flaggare la checkbox della riga corrispondente e premere il tasto .

STATILa gestione degli Stati è possibile mediante la funzionalità Stati all’interno del menù Anagrafiche Soggetti.

La versione base di MosaicoX è già fornita con tutti gli Stati. Tuttavia se si desidera modificare o

aggiungere uno Stato premere il tasto o modificare la riga di interesse.

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Per confermare premere il tasto .

Per Eliminare uno stato flaggare la checkbox di interesse e premere il tasto .

NATURA GIURIDICAPer gestire la natura giuridica dei soggetti accedere alla funzionalità Nature Giuridiche del menù AnagraficaSoggetti.

La versione base di MosaicoX è già fornita con tutti le nature giuridiche. Tuttavia se si desidera modificarne

o aggiungerne premere il tasto o modificare la riga di interesse.

Per confermare premere il tasto .

Per Eliminare flaggare la checkbox relativa alla riga di interesse e premere il tasto .

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MODALITÀ PAGAMENTOPer la gestione delle modalità di pagamento, selezionare Modalità di Pagamento dal menù AnagraficaSoggetti.

Per inserire un nuovo dato premere l’icona .Per Modificare un dato esistente cliccare sul dato desiderato.In entrambi i casi si aprirà la schermata di dettaglio pagamenti.

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Dalla schermata è possibile inserire/modificare i seguenti dati:

CAMPO DESCRIZIONE

Codice Pag Codice Pagamento

Descrizione Descrizione del Pagamento

Fine Mese Pagamento a fine mese

Frazionamento Frazionamento del Pagamento.Il primo dato indicai giorni dal pagamento, il secondo dato indica lapercentuale di pagamento.es. Riba 30/60 scriveremo 30,50;60,50.Se si desidera si può indicare anche un valore dautilizzare come divisore per il frazionamento deipagamenties. Riba 30/60/90 scriveremo 30,3;60,3;90,3; Inquesto modo ogni scadenza avrà come importo ladivisione dell’importo complessivo diviso 3.

Frazionamento Date Pagamenti Possibilità di inserire dei giorni fissi nei quali farscadere i pagamenti. Es. Riba 30/60 voglio che idue pagamenti scadano i giorni 15 e 30.Inserirò 15;30

Spese Bancarie Spese bancarie in €

Commissioni Commissioni bancarie in €

Iva Commissioni Selezionare l’iva sulle commissioni

Genera Scadenziario Visualizza le scadenze del pagamento sulloscadenzario

Tipo Pagamento Seleziona il tipo di pagamento

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E’ inoltre possibile inserire diverse descrizioni mediante l’area descrizione estesa.

Per inserire una descrizione estesa premere il tasto .

Per cancellare una descrizione flaggare la checkbox corrispondente e premere il tasto .

TABELLA COMUNILa funzionalità consente di gestire i Comuni all’interno di MosaicoX.Per accedere a tale area selezionare Tabella Comuni dal menù Anagrafiche Soggetti.

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La versione base di MosaicoX è già fornita con tutti i Comuni aggiornati. Tuttavia se si desidera modificarne

o aggiungerne premere il tasto . Per modificare un Comune premere sulla voce di interesse. In entrambii casi verrà caricata la schermata di dettaglio:

Da questa schermata è possibile inserire/modificare i dati di interesse. Al termine delle modifiche premere il

tasto per memorizzare i dati. Se si desidera eliminare il comune selezionato, premere il tasto .

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CICLO ATTIVO

MosaicoX è stato realizzato per garantire flessibilità, ma allo stesso tempo il suo funzionamento è statoreso il più omogeneo possibile tra le varie sezioni. Ciò riduce notevolmente i tempi di apprendimento e diconseguenza i costi del personale impiegato nell’utilizzo del software.Un classico esempio di ciò è la struttura del ciclo attivo.L’utilizzo delle funzionalità è lo stesso per tutte le sezioni, differendo ovviamente per le particolarità che lediverse problematiche impongono.Di seguito verrà descritta l’area per la generazione dei preventivi. Le funzionalità da cui è composta, sono lestesse per tutti i moduli del ciclo attivo e ciclo passivo, definite per maggiore chiarezza “FunzionalitàComuni”. Pertanto si invita il lettore a prestare particolare attenzione a questa parte, che se appresa condovizia di particolari garantisce pieno controllo su tutte le funzionalità base incluse in MosaicoX.

PREVENTIVI CLIENTETramite questa funzionalità è possibile generare il preventivo da inviare al cliente. Per accedere a tale areaselezionare Preventivi Cliente dal menù Ciclo Attivo.

Tramite la schermata è possibile visualizzare tutti i preventivi sino ad ora generati.

Per creare un nuovo preventivo premere il tasto .Per modificare un preventivo cliccare sulla voce di proprio interesse.In entrambi i casi si aprirà la schermata di testata documento.

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Testata Documento

CAMPO DESCRIZIONE

Tipo Documento Campo Generato Automaticamente

Data Documento Data di generazione del documento

Numero documento Numero del documento

Cliente Selezione del cliente dall’elenco Soggetti di tipocliente

Ragione Sociale Campo automatico Ragione sociale del cliente

Sede del documento Selezione tra le sedi del cliente selezionato

Indirizzo Campo Automatico Indirizzo della sede selezionata

Comune Campo Automatico Comune della sede selezionata

Sede di Spedizione Selezione tra le sedi del cliente selezionato

Intestazione del destinatario (Manuale) Possibilità di inserire una intestazione diversa alpreventivo

Persona di riferimento Persona di riferimento interessato al preventivo

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Listino Seleziona il listino di riferimento dal quale verrannopoi integrati i prezzi

Assoggettamento IVA Selezione il tipo di imposta che verrà inserita

Pagamento Seleziona il tipo di pagamento proposto al cliente

Valuta Seleziona la valuta

Banca Possibilità di selezionare una banca di appoggio

IBAN Iban del cliente

Oggetto Inserimento dell’oggetto del preventivo (mostratonella stampa)

Codice Note Definisce una nota che è gestita dall’anagraficadocumenti

Note Conclusive Note che appariranno alla fine del documento

Termini di consegna Inserimento termini di consegna

Note Inserimento note

Note di Imballo Inserimento note di imballo

Per salvare i nuovi dati inseriti o le modifiche apportate ai dati esistenti, premere il tasto .

Per eliminare un preventivo premere il tasto .

Dettaglio DocumentoTramite la scheda dettaglio documento è possibile inserire il corpo del preventivo, con i prodotti associati.Per visualizzare il dettaglio documento selezionare la scheda Dettaglio Documento.

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In alto vengo riportate le informazioni riguardanti il tipo del documento che stiamo elaborando e la RagioneSociale dell’intestatario del documento.

AGGIUNTA ARTICOLI (FUNZIONALITA’ COMUNE)

Per inserire un nuovo articolo premere sul tasto . Successivamente premere iltasto “+” nella colonna Articolo Etichetta; si aprirà la schermata di selezione articolo. Per selezionarel’articolo di interesse premere il tasto ok corrispondente all’articolo che si desidera aggiungere.Automaticamente verranno popolati i campi relativi alle informazioni sull’articolo quali Articolo Etichetta,Descrizione, Unità di misura, Prezzo etc, alcuni dei quali modificabili secondo le esigenze del preventivo incorso.

FUNZIONALITA’ COPIA / INCOLLA (FUNZIONALITA’ COMUNE)

E’ possibile effettuare il copia/incolla degli articoli visualizzati. Per fare ciò flaggare la checkbox relativa

all’articolo di interesse e premere il tasto .

Posizionarsi su un nuovo documento del ciclo attivo e premere il tasto . Appariranno gli articoli copiatinelle schermate precedenti.

EVASIONE Q.TA E GENERAZIONE DOCUMENTO (FUNZIONALITA’ COMUNE)

E’ possibile generare direttamente la fattura, il documento di trasporto e la fattura accompagnatoria.Per fare ciò bisogna prima inserire le quantità che si desidera evadere nella colonna quantità in evasione.

Per immettere automaticamente il valore corrispondente a tutte le unità da evadere cliccare sul tasto “Imposta Q.ta In Evasione”. Le quantità in evasione saranno uguali alle quantità da evadere, in alternativasaranno il frutto della differenza tra la quantità da evadere e la quantità evasa. A questo punto premere iltasto corrispondente al documento che si desidera generare (ddt, fattura, fattura accompagnatoria).

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RiepilogoSelezionando la scheda di riepilogo verranno visualizzate le informazioni relative al riepilogo del documentoin oggetto (nel nostro caso del preventivo).

CAMPO DESCRIZIONE

Protocollo Automatico Indica se il documento deve essere protocollatoseguendo la numerazione automatica

Numero Protocollo Dà la possibilità di modificare il numero diprotocollo proposto

Data Protocollo Inserimento della data di protocollazione

Data Documento Inserimenti data di documento

Numero

Allega condizioni di vendita Allega note inserite nel menù impostazioni voceallegati (vedi capitoli precedenti)

Allega condizioni di assistenza Allega note inserite nel menù impostazioni voceallegati (vedi capitoli precedenti)

Allega condizioni di SAAS Allega note inserite nel menù impostazioni voceallegati (vedi capitoli precedenti)

Evaso Indica se il documento è stato evaso

Porto Seleziona il Porto

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Imballo Selezione Imballo

Cura del trasporto Seleziona cura del trasporto

Colli Numero dei colli previsti

Peso Peso dei colli previsti

Data e ora partenza Data Ora Partenza prevista

Data consegna Data Consegna prevista

Vettore Seleziona il vettore

Imponibile Campo automatico che riporta l’imponibile derivatodagli articoli inseriti

Sconto % Inserimento sconto complessivo in %

Spese Bancarie Inserimento spese bancarie

Imponibile Scontato Campo automatico imponibile scontato

Imposta Campo Automatico Imposta

Totale con IVA prima di sconto valore Campo Automatico

Sconto Valore Sconto sul totale, utilizzata normalmente perarrotondamenti

Totale Campo automatico totale complessivo ordine

Note Piede Campo note visualizzate nel piede del documento

PROTOCOLLAZIONE DOCUMENTO (FUNZIONALITA’ COMUNE):

MosaicoX permette la convalida dei documenti tramite la protocollazione.Soltanto quando il documento è protocollato il documento diventa effettivo (scala le giacenze, generalo scadenziario dei documenti etc.). La protocollazione automatica viene fatta da MosaicoX, cheattribuisce il il primo numero disponibile sul contatore (vedi sezioni contatori). Normalmente non si utilizza ilprotocollo nel ciclo passivo, preferendo inserire manualmente il numero stesso del documento comunicatodal fornitore.

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Invio mailSelezionando la scheda invio mail, si ha la possibilità di inviare il documento tramite mail.

Tipologia Documento e Ragione Sociale sono visualizzate automaticamente secondo il documentoselezionato.

A: inserire il destinatario CC: inserire gli indirizzi in copia BCC: inserire gli indirizzi in copia nascosta BODY: inserire il messaggio

AllegatiLa scheda Allegati consente di inserire un allegato al preventivo.

L’elenco allegati mostra tutti gli allegati assegnati al documento.

Per inserire un allegato premere il tasto .

Sarà possibile inserire una descrizione dell’allegato, assegnare un documento da ricercare sul proprio pctramite la funzione “Scegli file”, e la possibilità di contrassegnare l’allegato come privato.

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ORDINI CLIENTEGli ordini cliente sono gestibili dal menù Ciclo Attivo alla funzionalità Ordine Cliente.

La gestione dell’elenco, della testata, del dettaglio, il riepilogo e l’invio email ha lo stesso funzionamentodella gestione del preventivo descritto alla sezione ORDINE CLIENTE.

DDTI documenti di trasporto sono gestibili dal menù Ciclo Attivo alla funzionalità DDT.

La gestione dell’elenco, della testata, del dettaglio, il riepilogo e l’invio email hanno lo stessofunzionamento della gestione del preventivo descritto alla sezione ORDINE CLIENTE.

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FATTURALe fatture sono gestibili dal menù Ciclo Attivo alla funzionalità Fatture.

La gestione dell’elenco, della testata , del dettaglio, il riepilogo, l’invio email e gli allegati hanno lo stessofunzionamento della gestione del preventivo descritto alla sezione ORDINE CLIENTE.

FATTURA ACCOMPAGNATORIALe fatture accompagnatorie sono gestibili dal menù Ciclo Attivo alla voce Fattura Accompagnatoria.


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NOTA DI CREDITOLe note di credito sono gestibili dal menù Ciclo Attivo alla voce Note di Credito.

La gestione dell’elenco, della testata, del dettaglio, il riepilogo, l’invio email e gli allegati hanno lo stessofunzionamento della gestione del preventivo descritto alla sezione ORDINE CLIENTE.

FATTURA PROFORMALe Fatture Proforma sono gestibili dal menù Ciclo Attivo alla voce Fatture Proforma.


FATTURAZIONE RIEPILOGATIVA AUTOMATICAConsente di riepilogare le fatture automaticamente. Per accedere alla funzionalità premere Fatturazioneriepilogativa automatica dal menù Ciclo Attivo.

Nella schermata di elenco sono visualizzate tutte le riepilogazioni effettuate. Per creare una nuova

riepilogazione, premere il tasto . Si aprirà il dettaglio.

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Dalla schermata è possibilile inserire i seguenti campi:

CAMPO DESCRIZIONE

Tipo Documento Tipo documento che verrà generato

Data Iniziale La data dalla quale inizierà il raggruppamento

Data Finale La data dalla quale finirà il raggruppamento

Codice Codice Cliente

Cliente Denominazione del cliente

Data Nuovi Documenti Data che verrà assegnata alla nuova fattura

Esegui Selezionare prima la preparazione, salvare e poi ladefinitiva.

Status Stato nel quale si trova la generazione

Note Campo note

Giornale Quando è Avviata la generazione delle fattureriepilogative, in questo campo verrà visualizzato lostato della procedura, l’avanzamento e il risultato

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finale.

Per avviare la generazione, premere il tasto .Per visualizzare l’elenco dei documenti generati e l’elenco delle righe accorpate cliccare sulla schedaElenco Documenti.

Cliccando sulla scheda Elenco Righe è altresì possibile visualizzare l’elenco delle righe relative agli articoliaccorpati.

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CICLO PASSIVO

MosaicoX consente la gestione del ciclo passivo aziendale. Ricordiamo che la gestione dellamovimentazione di magazzino è automaticamente gestita tramite l’ingresso/uscita dei documenti ditrasporto. Pertanto è possibile ricostruire la storia della giacenza in essere in qualsiasi momento, tramite lalettura dei documenti generati, evitando errori che normalmente la gestione della giacenza manuale rischiadi creare. Importante quindi definire le causali di trasporto correttamente, per garantire il correttofunzionamento della gestione della giacenze automatiche.MosaicoX rispettando il principio della scalabilità e delle funzionalità globali, gestisce il ciclo passivo con lestesse funzionalità descritte nel ciclo attivo. In questo modo quando l’utente che avrà preso familiarità conil ciclo attivo, avrà acquisito anche la capacità di gestione del ciclo passivo.

ORDINI FORNITORELa gestione degli ordini fornitori è uguale alla gestione degli ordini clienti visti in precedenza. La differenzasarà che il documento registrato apparterrà al ciclo passivo invece che al ciclo attivo. Per le suefunzionalità si rimanda alla sezione Ordini Clienti del Ciclo Attivo. Per accedere all’ordine fornitoreselezionare il menù Ciclo Passivo, e cliccare la voce Ordine Fornitore

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DDT FORNITORE

La gestione dei DDT da fornitore è uguale alla gestione DDT del ciclo attivo. Per le sue funzionalità e la suagestione, si rimanda alla sezione DDT del ciclo attivo.Per accedere al DDT fornitore selezionare dal menù Ciclo Passivo la voce DDT da fornitore.

FATTURA PASSIVALa gestione della fattura passiva è identica alla gestione della fattura del ciclo attivo. Per la registrazione diuna fattura passiva e per le sue funzionalità, si rimanda alla sezione relativa alla gestione della fattura delciclo attivo. Bisogna sempre tener presente che in questo caso si sta generando un documento INENTRATA, mentre nel ciclo attivo si genera un documento IN USCITA.Per accedere alla fattura passiva selezionare Fattura Passiva dal menù Ciclo Passivo.

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FATTURA ACCOMPAGNATORIA PASSIVALa gestione della fattura accompagnatoria passiva è identica alla gestione della fattura accompagnatoria delciclo attivo, sezione alla quale si rimanda per ogni delucidazione in merito al suo utilizzo.

Per selezionare la funzionalità, cliccare sulla voce Fattura Accompagnatoria passiva dal menù CicloPassivo.

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NOTA DI CREDITO DA FORNITORELa gestione della nota di credito da fornitore è identica alla gestione della nota di credito del ciclo attivo, allaquale si rimanda. Anche qui ricordiamo che la gestione va vista sempre in ottica di “ingresso documento” enon di uscita come descritta nel ciclo attivo.Per selezionare la funzionalità della nota di credito da fornitore, selezionare la voce Nota di Credito dafornitore alla sezione Ciclo Passivo.

CONTABILITA’

MosaicoX consente la gestione completa della contabilità tramite il modulo aggiuntivo di Contabilità facile.Per maggiori informazioni sul modulo contattaci ai riferimenti che si trovano alla fine della guida.Nativamente, MosaicoX, per quanto concerne la contabilità, gestisce due tipi di scadenziario e la primanota.

SCADENZARIO PAGAMENTI ATTIVI

La funzionalità consente il controllo dei pagamenti da incassare dai clienti. In questo modo si ha sempresotto controllo la situazione relativa agli incassi ricevuti e da ricevere.In essa, verranno visualizzate tante righe quante sono le fatture / fatture accompagnatorie generate dallerispettive funzionalità del ciclo attivo. Per maggiori informazioni sull’emissione delle fatture/fattureaccompagnatorie, si rimanda alla sezione appropriata.Per accedere alla sezione, selezionare Scadenzario pagamenti attivi dal menù Contabilità.

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Dalla schermata è possibile visualizzare e modificare la situazione dei pagamenti in ingresso.Per contrassegnare la fattura come pagata o come parzialmente pagata, effettuare le seguenti operazioni:

selezionare il conto sul quale si desidera incassare (per la gestione dei conti vedere la sezione PRIMANOTA descritta successivamente). selezionare il tipo di pagamento desiderato inserire l’importo che si andrà ad incassare inserire eventuali note di scadenza

premere il tasto verificare che tutti i dati inseriti siano corretti premere il tasto Applica

Al termine della procedura descritta, sulla riga in oggetto, alla colonna Importo Pagato, sarà visualizzatol’importo operazione inserito precedentemente. Il saldo andrà a zero se l’importo ricevuto coprirà l’importodovuto, altrimenti visualizzerà la differenza ancora da incassare.

SCADENZARIO PAGAMENTI PASSIVILa funzionalità consente la gestione dei pagamenti da effettuare ai fornitori.In questo modo si avrà semprea disposizione l’elenco dei pagamenti che dovremo ai nostri fornitori. Vedremo visualizzate tante righequante sono le fatture generate dal ciclo passivo, ovvero dalle funzionalità Fattura Passiva e Fatturaaccompagnatoria Passiva, alle quali si rimanda per maggiori dettagli.

Per accedere alla sezione scadenzario pagamenti passivi, selezionare la medesima voce dal menùContabilità.

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Il suo utilizzo è identico alla schermata Scadenziario Pagamenti Attivi, alla quale si rimanda per maggioriinformazioni. L’unica differenza sarà che in questo caso vengono trattate fatture passive.

PRIMANOTADa questa sezione è possibile verificare la situazione contabile in merito al conto movimentato tramite lagestione delle scadenze attive e delle scadenze passive viste in precedenza.

Per accedere alla funzionalità, selezionare Primanota dal menù Contabilità.

Da questa schermata è possibile creare un nuovo conto da utilizzarsi nel menù a discesa, utilizzato nellagestione delle scadenze attive e passive, oppure selezionare un conto già esistente.In entrambi i casi si aprirà la schermata di dettaglio:

Dal dettaglio osserviamo l’elenco dei movimenti effettuati per il singolo conto.

Per aggiungere un nuovo movimento premere il tasto , per visualizzare il dettaglio del movimentocliccare sul movimento di interesse.

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In entrambi i casi si aprirà il dettaglio del movimento selezionato.

Da qui è possibile visualizzare anche l’elenco dei documenti che hanno generato le diverse scadenze (solo

in caso di modifica). In alternativa premendo il tasto è possibile generare un movimento del contomanuale, utile ad esempio, durante la creazione del conto.

UTILITY

In questa sezione è possibile gestire delle caratteristiche avanzate che possono risultare utili in MosaicoX.

INVENTARIOTramite questa utility è possibile assegnare una giacenza di partenza ad uno o più articoli.Può rivelarsi particolarmente utile ad inizio anno per la definizione iniziale delle giacenze del propriomagazzino.I movimenti di giacenza, come già spiegato nel corso della guida, verranno movimentate tramitel’emissione dei documenti del ciclo attivo e del ciclo passivo.Poiché MosaicoX gestisce tutta la movimentazione del magazzino tramite l’emissione dei documenti, perdefinire la giacenza attuale, sarà necessario generare il documento di giacenza.

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Dalla scheda di Elenco si possono vedere i documenti di giacenza già creati.

Per crearne uno nuovo premere il tasto .Per visualizzare il dettaglio di un documento di giacenza creato precedentemente, premere sula riga diinteresse.In entrambi i casi si aprirà la scheda di testata.

Da questa schermata è possibile definire l’intestazione del documento di inventario.Ogni documento può contenere uno o più articoli, ma un unico fornitore.

Importante sottolineare l’importanza dei seguenti campi:

fornitore al quale si desidera associare il documento listino se gli articoli dovranno essere associati da un listino deposito sul quale si desidera caricare gli articoli.

Una volta terminate le modifiche, salvare e passare alla scheda di dettaglio.

Dalla schermata di dettaglio è possibile aggiungere uno o più articoli, la quantità da caricare, il prezzo diogni singolo articolo, lo sconto e l’IVA. L’importo complessivo viene calcolato automaticamente.

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Al termine delle modifiche salvare e selezionare la scheda riepilogo.

Da questa scheda sarà possibile inserire il numero di protocollo e la data di protocollazione.

Al termine delle modifiche premere il tasto .Per maggiori info in merito alla compilazione e al meccanismo di protocollazione, visualizzare la parterelativa alla gestione del ciclo attivo funzionalità protocollazione documento.

STATISTICAMosaicoX consente di default la visualizzazione di alcune statistiche, tramite l’impostazione di appositifiltri. Per accedere all’area statistiche cliccare sulla funzione Statistiche del menù Utility.

Nella schermata sarà possibile visualizzare tutte le statistiche sino ad ora create.

Per creare una nuova statistica premere il tasto .Per modificare una statistica esistente premere sulla statistica di interesse.In entrambi i casi si aprirà la schermata di dettaglio delle statistiche.

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Da questa schermata sarà possibile filtrare tutti i dati presenti in MosaicoX, per generare una delle 5statistiche riportata in basso.

I filtri che si potranno utilizzare sono quelli riportati nella schermata; ad esempio si potrà filtrare per tipodocumento oppure per causale magazzino o ancora per deposito. Se non si desidera utilizzare il filtro peralcuni campi, non selezionare o inserire alcun dato nel campo da non utilizzare.

Al termine della compilazione dei filtri sarà possibile salvare per non dover rimettere nuovamente tutti i filtriin caso di successive statistiche. Per avviare la stampa delle statistiche premere una delle statisticheriportate a fondo schermata.

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EMAIL INVIATEDalla schermata è possibile visualizzare l’elenco delle email inviate dall’applicativo.per visualizzare tale funzionalità premere la funzione EMail Inviate dal menù Utility.

Dalla schermata possiamo vedere le informazioni relative alle mail inviate.

APSEARCHConsente di ricercare delle parole chiave all’interno dei documenti creati con MosaicoX.Per selezionare tale funzionalità premere apSearch all’interno del menù Utility.

Ad esempio se vendiamo un articolo chiamato MONITOR e voglio vedere dove e quanto è stato utilizzato

devo premere il tasto , inserire la parola ricercata e premere il tasto .Apparirà l’elenco dei documenti contenenti la parola MONITOR.Se si desidera aprire il documento, cliccare sul simbolo >> della riga di interesse.

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CONCLUSIONI

Le funzionalità descritte nelle pagine precedenti, possono subire variazioni secondo le diversepersonalizzazioni di MosaicoX installate.

Sono state descritte le funzioni base al fine di poter permettere all’utente di utilizzare correttamentel’applicativo.

MosaicoX è altamente personalizzabile e progettato con l’idea di poter essere ampliato, modificato eintegrato secondo le diverse realtà aziendali nelle quali viene utilizzato.

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MosaicoX è sviluppato e distribuito da

Via Tiepolo n.7 - 20090 Cesano Boscone (MI) Tel. Tel. +39 02 89604808 - Tel. +39 02 87234040 - Fax +39 02 93665822

E-mail: [email protected] - PEC: [email protected]

Manuale d'uso MosaicoX software gestionale online

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