Manuale completo YouNeed

Manuale utente

(Dicembre 2016)

Sommario

Pannello telefonico

Pannello Gruppi - Contatti

Il pannello dei gruppi e dei contatti

Cos'è possibile vedere dentro un gruppo

La finestra della chat

Telefono

L'area Messaggi

Agenda

L'agenda

Gli strumenti dell'agenda

Inserire un nuovo evento

Rubrica

La rubrica

Inserire un nuovo contatto

Registro

Chiamate perse

Chiamate ricevute

Chiamate effettuate

Casella vocale

Impostare un messaggio vocale

Messaggi ricevuti

Servizi postali

I vari servizi postali

Tabelle dei costi

Archivio

Hotel

Servizio sveglia

Registro chiamate

Impostazione costi

Fax

Invio nuovo fax

Fax ricevuti

Fax inviati

Email numeri di fax abilitati

Wiki

Componi documento

Ricerca

Archivio wiki

Documenti

Dati contrattuali

Sedi

Fatture

Linee telefoniche

Gestione Centralino

Impostazioni segreteria centralino

Messaggi audio

Messaggi ricevuti

Lista chiamate

Amministrazione

Utenti e gruppi

Impostazioni avanzate - permessi

Imposta logo personale

Gestione rubrica

Impostazioni

Impostazioni telefono

Impostazioni personali

Impostazioni piattaforma

Impostazioni notifiche

Crediti

Credito residuo

Movimenti effettuati

Ricarica credito

Ambrosia: l'assistente vocale

Come utilizzare l'help online

Gli sticky notes

Le notifiche

Informazioni utente

Pannello telefonico

Il pannello telefonico

Gli stati del telefono

L'area di testo del telefono

Come effettuare una chiamata

Cos'è un telefono analogico

Cos'è un telefono digitale

Il box delle chiamate in corso

Il timer di una chiamata

Come trasferire una chiamata tramite “drag and drop”

Le possibili operazioni su una chiamata utilizzando un telefono analogico

“Sospendi”

“Trasferimento diretto”

“Attesa”

“Trasferimento assistito”

Le possibili operazioni su una chiamata utilizzando un telefono digitale

“Trasferimento diretto”

“Attesa”

“Trasferimento assistito”

Il pannello telefonico

Il pannello telefonico permette all'utente di effettuare una chiamata

come un normale apparecchio telefonico.

Può succedere che a causa di un problema di connessione, il pannello

telefonico non venga avviato correttamente. In questo caso comparirà

una schermata con alcune informazioni e il sistema tenterà di risolvere

automaticamente aggiornando il pannello ogni 45 secondi. È possibile

forzare quest'ultima operazione cliccando il tasto

Gli stati del telefono

Gli stati del telefono vengono indicati in alto nel pannello, appena sopra il campo di testo. Gli stati che

può assumere il telefono sono tre, contraddistinti anche dal colore del tasto posto sulla sinistra:

“Disponibile”: indica che la linea dell'utente è libera. Inoltre, cliccando su questo tasto, si può

impostare il proprio stato in “Non disturbare”

“Non disturbare”: indica che lo stato dell'utente è impostato su “Non disturbare”. Con

questo stato, un utente non può ricevere chiamate e di conseguenza non potrà:

mettere in attesa una chiamata tramite il tasto

prendere le chiamate dalla sezione “Telefono” nell'area “Chiamate in entrata” in quanto non

compare il tasto

prendere le chiamate degli altri (funzione di Call pickup) tramite il tasto

Infine, cliccando nuovamente su “Non disponibile”, il proprio stato ritornerà in “Disponibile”

(lampeggiante) “Chiamata in ingresso”: indica che l'utente sta ricevendo una chiamata

“Occupato”: indica che la linea dell'utente è occupata

Nel momento in cui si riceve una chiamata, compare un box

lampeggiante appena sotto il pannello telefonico. Al suo interno

viene indicato il numero o il nome della persona che sta chiamando

(nell'esempio Alberto Perin) e un tasto che permette di trasferire la

chiamata ad un altro utente prima di rispondere. Questa

funzionalità è prevista sia per i telefoni analogici che per quelli

digitali. È presente inoltre anche un timer che indica il tempo

trascorso dal momento in cui si riceve la chiamata.

L'area di testo del telefono

Subito sotto allo stato del telefono è presente un'area di testo in cui è possibile effettuare una ricerca o

digitare un nome o un numero di telefono da chiamare. Inserendo almeno due caratteri o due numeri,

comparirà una finestra di suggerimento sulla destra, facilitando così la ricerca di un contatto di rubrica

o un utente. Altrimenti si può sempre digitare un numero telefonico ed effettuare una normale

chiamata tramite l'apposito pulsante “Chiama”.

Quest'area non può essere utilizzata mentre:

si sta ricevendo una chiamata, cioè quando il nostro telefono sta squillando

si effettua una chiamata, cioè quando stiamo chiamando e il destinatario della chiamata non ha

ancora risposto

siamo in collegamento con un'altra chiamata, cioè quando si è intrapresa una conversazione

Come effettuare una chiamata

Per effettuare una chiamata tramite il Pannello Telefonico di YouNeed occorre eseguire una di queste

procedure:

cliccare sui numeri del tastierino nel Pannello Telefonico

digitare i numeri o un nome da tastiera nell'area di testo posta appena sopra i numeri (in

“Inserisci nome o numero”)

In entrambi i casi, digitando solo le iniziali di un nominativo o di un numero, il dispositivo si attiva nella

ricerca del contatto (sia nella rubrica che tra gli utenti) e mostra alcune corrispondenze in una

finestra che suggerisce chi chiamare.

Se un utente non è disponibile a ricevere chiamate, quest'ultimo apparirà rosso e barrato da una

linea. Gli utenti liberi, invece, possono essere chiamati.

Stabilito il numero (o l'utente) da chiamare bisogna: o cliccare sul pulsante verde “Chiama” oppure

direttamente sul nome che compare nell'elenco. A questo punto il nostro telefono inizia a squillare

(contemporaneamente comparirà anche il box lampeggiante sotto la il pannello telefonico). Soltanto

dopo aver risposto la chiamata partirà verso il numero/nome digitato o cliccato.

NOTA: se invece si vuole effettuare una chiamata direttamente dalla tastiera del telefono fisico (o

“fisso”) è sufficiente alzare la cornetta e digitare normalmente il numero desiderato

Cos'è un telefono analogico

Con il termine “telefono analogico” si intende il classico telefono fisso (composto da hardware)

collegato ad una linea tramite apposito cavo telefonico.

Cos'è un telefono digitale

Con il termine “telefono digitale” si intende sia un telefono hardware collegato ad una linea tramite

apposito cavo di rete (LAN) sia un apposito software che permette di effettuare chiamate sfruttando

Internet, per es: Zoiper, XLite, ecc.

Il box delle chiamate in corso

Quando si effettua o si riceve una chiamata, sotto il pannello telefonico comparirà un box contenente

informazioni utili e i tasti con cui effettuare determinate operazioni sulle chiamate. Questi ultimi

variano in base alla tipologia di telefono utilizzato (ovvero analogico o digitale).

Quando un utente effettua una chiamata (e la persona che la riceve non ha ancora risposto)

compariranno le seguenti informazioni:

la dicitura “Chiamata in corso”

l'icona che indica che si sta effettuando una chiamata

un timer (descritto in dettaglio di seguito)

l'avatar (se è stato inserito)

il nome (se è stato registrato) o il numero della persona chiamata

Quando un utente riceve una chiamata (e non ha ancora risposto)

compariranno le seguenti informazioni:

la dicitura “Chiamata in ingresso”

l'icona che indica che sta ricevendo una chiamata

un timer

l'avatar (se è stato inserito)

il nome (se è stato registrato) o il numero della persona che

sta chiamando

il tasto per trasferire direttamente la chiamata che si sta

ricevendo prima ancora di rispondere (l'operazione di

“Trasferimento diretto” verrà spiegata nel dettaglio più avanti)

Il timer di una chiamata

Nel momento in cui viene effettuata (o si riceve) una chiamata, partiranno due timer:

il primo timer calcolerà il tempo prima della risposta della chiamata

il secondo timer partirà dall'accettazione della chiamata


Dopo aver risposto a una chiamata, è possibile trasferire quest'ultima tramite “drag and drop”. Per

effettuare questa operazione bisogna prima spostarsi prima nella sezione “Telefono” (cliccando il tasto

in alto) e infine trascinare e rilasciare sul box di un utente libero presente nell'area “Stato

interni”.

In base a cosa viene trascinato dal box che compare appena sotto il panello telefonico, si possono

effettuare due tipologie di trasferimento, quello assistito e quello diretto:

Trasferimento assistito: avviene se il “drag and drop” si effettua dall'area dove compare il nome

utente oppure dall'icona (quest'ultima compare anche dentro al box trascinato).

Trasferimento diretto: avviene se il “drag and drop” si effettua dall'icona (quest'ultima

compare anche dentro al box trascinato)

Le possibili operazioni su una chiamata utilizzando un telefono analogico

Se si utilizza un telefono analogico, e si è in linea con una persona, è possibile effettuare diverse

operazioni tramite i pulsanti elencati qui di seguito:

“Sospendi”: il seguente tasto sospende una chiamata in corso. Dopo aver sospeso una

chiamata il proprio telefono resta comunque occupato. Se a questo punto si abbassa la

cornetta mentre l'altra persona è nello stato di “sospeso”, la conversazione si chiude.

Durante una chiamata sospesa si può:

riprendere la chiamata cliccando sul tasto

effettuare un'altra chiamata: mentre una prima chiamata

è in sospeso si può effettuare (senza abbassare la cornetta)

una seconda chiamata in diversi modi:

inserendo un nome o un numero nell'area di testo

posta appena sopra i numeri del tastierino (digitando

solo le iniziali di un nominativo o di un numero, il

dispositivo si attiva nella ricerca del contatto sia nella

rubrica che tra gli utenti e mostra alcune corrispondenze in una finestra che

suggerisce chi chiamare)

dalla sezione “Rubrica” cliccando sul tasto posto a fianco i vari contatti

dal pannello “Gruppi - Contatti” cliccando sul tasto se si tratta di un utente

interno, oppure se si tratta di un contatto di rubrica

Se la persona della seconda chiamata risponde, nel box della chiamata in sospeso

compariranno due tasti:

“Passa all'altra chiamata”: permette di cambiare in

modo immediato il proprio interlocutore. In pratica, si può

passare dalla seconda alla prima chiamata e viceversa

tenendo in “sospeso” rispettivamente l'una o l'altra

chiamata

“Collega Chiamate”: permette di trasferire (o

“collegare”) la chiamata in sospeso e la chiamata attiva in

corso. Dopo aver cliccato questo tasto il proprio telefono

risulterà nuovamente libero (dopo aver abbassato la

cornetta) pronto per ricevere o effettuare chiamate.

“Trasferimento diretto”: il seguente tasto permette di comporre direttamente il numero o il

nome della persona (nella finestra che compare a destra in corrispondenza del box della

chiamata in corso) a cui trasferire la chiamata, senza metterla prima in pausa.

Quando quest'ultima risponde, viene direttamente messa in collegamento con la prima chiamata

e la conversazione iniziale viene chiusa

“Attesa”: il seguente tasto può mettere in attesa una o più chiamate. Questa funzione è

diversa da “Sospendi” perché quando una chiamata viene messa in attesa con questo tasto, il

proprio telefono ritorna ad essere libero e quindi, dopo aver abbassato la cornetta, si possono

ricevere ed effettuare chiamate. Dopo aver messo in

attesa la chiamata, nella sezione “Telefono” dentro

l'area “Chiamate in attesa”, verrà visualizzato un box

contenente il nome (o il numero), la durata della

chiamata, il tasto di risposta (per riprendere la chiamata) e infine, in alto a destra, il numero di

chiamate messe in attesa.

Sempre in questa sezione, è possibile effettuare il trasferimento diretto trascinando (“drag and

drop”) il box della persona messa in attesa direttamente nel box di un altro utente libero

all'interno dell'area “Stato interni”.

NOTA: per recuperare le chiamate messe in attesa è necessario agganciare fisicamente la

cornetta. Dopo aver agganciato bisogna cliccare il tasto (aspettare che il proprio telefono

squilli) e poi risollevarla. Il tasto per mettere una chiamata in attesa è presente solo se l'utente ha

i relativi permessi.

“Trasferimento assistito”: il seguente tasto, durante una

chiamata in corso, permette di comporre un altro numero a

cui trasferire la chiamata. Nel momento in cui parte la

seconda chiamata, la prima viene automaticamente messa in

sospeso. Quando l'altro numero chiamato risponde, si

avranno due chiamate in corso: la prima sospesa e la seconda

attiva. Abbassando la cornetta la prima chiamata e la seconda

vengono collegate automaticamente, oppure si possono

utilizzare le funzioni “Passa all'altra chiamata” oppure

“Collega Chiamate” (viste in Sospendi)

Le possibili operazioni su una chiamata utilizzando un telefono digitale

Le operazioni che si possono effettuare utilizzando un telefono digitale, quando si è in linea con una

persona, sono tre (a differenza di un telefono analogico manca la funzione “Sospendi”) e cioè:

“Trasferimento diretto”: vedi trasferimento diretto con un telefono analogico

“Attesa”: vedi attesa con un telefono analogico

“Trasferimento assistito”: il principio di questa funzionalità rimane uguale al trasferimento

assistito effettuato con un telefono analogico.

La differenza si trova nella funzionalità del box della chiamata in sospeso, e cioè che con un

telefono digitale è possibile utilizzare soltanto la funzione “Collega Chiamate” che permette di

collegare la chiamata attiva in corso con la chiamata in sospeso.

Pannello Gruppi - Contatti

Il pannello dei Gruppi e dei Contatti

Sezione Gruppi

Sezione Contatti

Preferiti

Il pannello dei Gruppi e dei Contatti

All'interno di questo pannello è possibile visualizzare gli utenti, i contatti, i gruppi e i preferiti presenti

nella piattaforma YouNeed. È possibile distinguere le sezioni “Gruppi” e “Contatti” e il campo di

ricerca che permette di ricercare gli utenti e i contatti. Il tasto posto al suo interno, permette di

ripulire quest'area.

Sezione Gruppi

All'interno di questa sezione è possibile visualizzare gli utenti (e i possibili contatti di rubrica)

organizzati in gruppi distinti e di vari colori.

Le condizioni generali affinché un utente possa visualizzare dei gruppi all'interno di questa sezione

sono diverse e dipendono sia dai permessi attribuiti ad un utente (da “Amministrazione > Impostazioni

Avanzate - Permessi”) che dalle caratteristiche che vengono selezionate al momento della creazione di

un gruppo (da “Amministrazione > Utenti e Gruppi > Nuovo Gruppo”).

Affinché un utente possa vedere un gruppo in questo pannello devono essere rispettate le seguenti

condizioni (queste fanno riferimento alle caratteristiche che vengono specificate al momento della

creazione di un gruppo nella sezione “Amministrazione > Utenti e Gruppi > Nuovo Gruppo”):

se si crea un gruppo riservato, basta spuntare l'opzione “Vedi nei contatti”. In questo modo il

gruppo potrà essere visualizzato soltanto dall'utente che lo ha creato

se invece si vuol far vedere il gruppo a tutti gli utenti della piattaforma, l'utente che crea il

gruppo, deve selezionare almeno le opzioni “Pubblico” e “Vedi nei contatti”. In questo modo,

anche se un utente non fa parte di quel gruppo, potrà comunque visualizzarlo in questa sezione

Per mostrare gli utenti e le funzionalità di un gruppo bisogna cliccare sul nome di quest'ultimo. Una

volta aperto, mostrerà gli utenti al suo interno, con i quali sarà possibile intraprendere una chat

riservata (tramite il tasto ) o una chiamata (tramite il tasto ). Appena sotto il titolo del gruppo, ci

sarà il tasto (sulla sinistra) che serve a mostrare informazioni generali su un determinato gruppo

(titolo, partecipanti, tipologia di gruppo, ecc.) e il tasto (sulla destra) per iniziare una chat di

gruppo. Per visualizzare quest'ultimo tasto un utente

deve innanzitutto far parte del gruppo; inoltre, l'utente

che lo ha creato, deve aver abilitato l'opzione “Abilita

Messaggi” (in “Amministrazione > Utenti e Gruppi -

Gruppi”)

I gruppi possono essere trascinati (“drag and drop”) e

disposti a proprio piacimento all'interno del pannello.

Anche gli utenti possono essere disposti con lo stesso

metodo, ma soltanto all'interno di un determinato

gruppo.

Sezione Contatti

All'interno di questa sezione è possibile visualizzare solamente due raggruppamenti, cioè “Preferiti” e

“Altri”.

Preferiti: al suo interno è possibile trovare tutti gli utenti e i contatti di rubrica contrassegnati

come “Preferiti”. Esistono diversi modi per inserirli per esempio tramite il tasto che si può

trovare:

per i contatti di rubrica, nella sezione “Rubrica” sulla stessa riga del nome del contatto

oppure cliccando sull'avatar (nella stessa sezione) e successivamente cliccando sull'apposito

tasto che compare nella finestra

per gli utenti della piattaforma, nella finestra che compare quando si clicca sulla foto

dell'avatar.

Quando un utente o un contatto viene

contrassegnato come “preferito”, il tasto sarà

giallo . Per toglierlo dai “Preferiti” basta

cliccare su quest'ultimo

Un'altra possibilità è quella di cliccare il tasto .

A questo punto comparirà un'area di testo e

posizionando il puntatore al suo interno si vedrà

una lista che contiene tutti gli utenti e i contatti

di rubrica della piattaforma (è possibile filtrare la

ricerca iniziando a scrivere al suo interno).

Questi potranno essere aggiunti all'interno

dell'area con un semplice click; allo stesso modo

potranno essere rimossi (prima di aver fatto click

su “OK”) cliccando il tasto posto nel box alla

sinistra del nome. Una volta stabiliti gli utenti e/o i

contatti basta cliccare il pulsante “OK”.

Un altro modo semplice per inserire un utente o

contatto tra i “Preferiti” è tramite “drag and drop”

direttamente dal raggruppamento “Altri”. Basterà

semplicemente trascinare e rilasciare un box

all'interno dei preferiti affinché venga aggiunto

alla lista.

Altri: al suo interno è possibile trovare solamente

gli utenti registrati su YouNeed. Se un utente viene contrassegnato come preferito non comparirà

più in questo raggruppamento, ma sarà “spostato” tra i “Preferiti”.

NOTA: quest'ultima operazione, riguarderà solamente il raggruppamento “Altri”, il che significa

che nella sezione “Gruppi” gli utenti continuerrano a essere visualizzati nei rispettivi gruppi senza

subire variazioni.


Le informazioni all'interno di un box

Gli stati di un utente

I contatti

Come mostrare le informazioni di un utente dall'avatar

Come mostrare le informazioni di un contatto di rubrica dall'avatar


All'interno di un gruppo è possibile vedere tutti gli utenti e i contatti che vi appartengono. Gli utenti

possono essere visualizzati in diversi stati, ognuno dei quali ci fornisce diverse informazioni e ci

permette di svolgere determinate operazioni.

Le informazioni all'interno di un box

Nel box interno di un utente YouNeed verranno visualizzate le seguenti informazioni:

numero interno

nome e cognome

avatar

il tasto per chiamare direttamente il numero

interno

Il tasto per iniziare una chat riservata

Nel box interno di un contatto (cioè semplicemente

memorizzato in rubrica), invece, verranno visualizzate le

seguenti informazioni:

nome e cognome

avatar

il tasto per chiamare direttamente (se possiede

più di un numero comparirà una finestra dove sarà

possibile selezionare il numero da chiamare)

NOTA: non è possibile iniziare una conversazione

chat con un contatto di rubrica

Gli stati di un utente

Un utente può assumere diversi stati nella piattaforma. Questi

ultimi possono essere individuati da diversi componenti, a partire

dal colore dalla cornetta.

Quest'ultima fa riferimento esclusivamente al numero interno di un utente e compare a fianco

dell'avatar. I diversi colori che può assumere hanno i seguenti significati:

verde: l'utente è libero. Può ricevere ed effetuare chiamate

rosso (“pieno”):: l'utente è occupato. Può aver scelto di far deviare la chiamata

rosso (“vuoto”): l'utente ha il telefono scollegato e non è possibile chiamarlo

arancione (“fisso”): l'utente ha il telefono impostato su “Non disturbare” e non è possibile

chiamarlo

arancione/giallo (“lampeggiante”): l'utente sta ricevendo una chiamata

Un altro indicatore importante è la nuvoletta che compare dentro il box:

verde: indica che l'utente è online (ha effettuato il

login nella piattaforma). Cliccando su di essa sarà

possibile avviare una chat riservata

rossa (“vuota”): indica che l'utente è offline (non ha effettuato il login nella piattaforma). In

questo caso, sarà comunque possibile inviare messaggi. Questi, verranno visualizzati

successivamente dall'utente quando effettuerà il login.

Oltre a questa nuvoletta, quando un utente non è collegato nella piattaforma, la sua immagine

sarà in semitrasparenza

I contatti

I contatti verranno visualizzati come nel seguente box. Essi non

hanno la possibilità di accedere alla piattaforma e sono

semplicemente memorizzati in rubrica.

Non avendo un account, potranno essere contattati solo telefonicamente tramite il tasto inoltre,

all'interno del box, non comparirà la tipica nuvoletta degli utenti registrati.


Per mostrare i dettagli di un determinato utente registrato nella piattaforma YouNeed, basta cliccare

sull'immagine dell'avatar (anche se questo è offline). In particolare potranno essere visualizzate le

seguenti informazioni: l'avatar, il nome, il cognome, l'email (se è stata registrata), gli eventuali numeri

(di cellulare, casa, ecc...), l'eventuale gruppo di appartenenza all'interno della piattaforma e l'ultima

volta che è stato online.

Con alcune di esse sarà possibile interagire

attraverso i seguenti tasti:

cliccando il tasto si aggiunge l'utente tra i

“Preferiti”. Se invece è già tra i “Preferiti” e lo si

vuole togliere, basta cliccare

cliccando il tasto si aprirà il proprio

programma di posta elettronica e sarà possibile

inviare un'email all'utente (se questo non ha

memorizzato nessun contatto email la voce

non sarà visibile)

cliccando il tasto è possibile chiamare

direttamente un numero diverso da quello

interno che l'utente ha memorizzato, per esempio casa, cellulare, ecc.

cliccando il tasto si potrà inviare direttamente un fax virtuale al numero indicato (se questo

non ha alcun numero di fax abilitato, il tasto non sarà visibile)

cliccando il tasto posto in fondo, è possibile chiamare direttamente l'interno di un utente.

cliccando il tasto posto in fondo, è possibile iniziare una conversazione chat

NOTA: gli ultimi due tasti possono assumere diversi colori, per saperne di più guarda la voce “Gli stati di

un utente” descritta sopra

Come mostrare le informazioni di un contatto di rubrica dall'avatar

Per mostrare i dettagli di un determinato contatto di rubrica basta cliccare sull'immagine dell'avatar.

Potranno essere visualizzate le seguenti informazioni: l'avatar, il nome, il cognome, l'email (se è stata

registrata), gli eventuali numeri (di cellulare, casa, ecc...), l'eventuale gruppo di appartenenza all'interno

della piattaforma e le evenutali note

Con alcune di esse sarà possibile interagire attraverso

i seguenti tasti:

cliccando il tasto si aggiunge l'utente tra i

“Preferiti”. Se invece è già tra i “Preferiti” e lo si


cliccando il tasto si aprirà il proprio

programma di posta elettronica e sarà possibile

inviare un'email al contatto (se non è stato memorizzato nessun contatto email la voce non sarà

visibile)

cliccando il tasto è possibile chiamare direttamente un numero memorizzato, per esempio di

casa, cellulare, ecc.


non ha alcun numero di fax memorizzato, il tasto non sarà visibile)



Le possibili operazioni sul pannello

La barra degli strumenti del pannello

Come creare un gruppo dal pannello a partire da una conversazione riservata

Le conversazioni

Come aprire più conversazioni

Le operazioni possibili in una conversazione

Come inviare testo, emoticon e file

Come effettuare una chiamata da una conversazione


Come cancellare singoli messaggi

Come inviare “Messaggi a tempo”


La finestra della chat permette all'utente di scambiare messaggi e file

in modo istantaneo. Questi possono essere scambiati con singoli

utenti attraverso una chat riservata (contrassegnata dall'avatar

dell'utente posto in alto a sinistra), con più utenti attraverso una chat

di gruppo (contrassegnata dalla seguente icona ) oppure

attraverso una chat pubblica (contrassegnata dalla seguente icona

) alla quale accedono tutti gli utenti.

Quando si riceve un messaggio apparirà, una notifica contenente un

numero che si incrementa ad ogni messaggio ricevuto da un

determinato utente. Questa apparirà sia appena sopra l'immagine

dell'avatar (o l'icona del gruppo), che in alto a destra nella sezione

“Notifiche” . La notifica rimarrà fino a quando l'utente non

leggerà tutti i messaggi.

La finestra della chat si potrà impostare con apertura automatica ad

ogni messaggio che si riceve selezionando l'opzione “Sì” da “Impostazioni > Impostazioni Piattaforma -

Finestra Chat”. Se non viene selezionata, si potranno vedere le sole notifiche appena illustrate.

Le possibili operazioni sul pannello

La finestra della chat ha una posizione fissa all'interno della piattaforma YouNeed e fino a quando

non verrà chiusa tramite il tasto , posto in alto a destra, continuerà ad essere visualizzata anche se

ci spostiamo nelle diverse sezioni della piattaforma.

NOTA: la finestra continuerà ad essere visualizzata anche se viene ridotta a semplice barra tramite il

tasto

Può succedere che, a causa di un problema di connessione, la finestra della chat non venga avviata

correttamente.

In questo caso comparirà una schermata gialla con alcune informazioni e il sistema tenterà di risolvere

automaticamente aggiornando la finestra ogni 45 secondi. E' possibile forzare quest'ultima operazione

cliccando il tasto

La barra degli strumenti del pannello

La barra degli strumenti del pannello della chat si trova appena sotto alla barra del titolo e permette di

effettuare diverse operazioni tramite i seguenti tasti:

compare solo sulle chat di gruppo e permette di visualizzare informazioni sulla tipologia di

gruppi (pubblico o riservato) e sui partecipanti. Questi ultimi

possono essere rimossi dal gruppo tramite il tasto (posto a

fianco al nome) nei seguenti casi:

se si tratta di un gruppo pubblico e l'utente ha i dovuti

permessi (gestibili da “Amministrazione > Impostazioni

Avanzate - Permessi”)

se si tratta di un gruppo riservato. In questo caso può

rimuoverli soltanto l'utente che lo ha creato

NOTA: i contatti di rubrica non possono essere rimossi dal gruppo da questa finestra ma

bisogna spostarsi su “Amministrazione > Utenti e Gruppi” - Modi�ca

permette di aggiungere utenti in una conversazione. Il seguente tasto comparirà nei

seguenti casi:

quando si inizia una conversazione riservata con qualsiasi utente

quando un utente crea un gruppo riservato (in questo caso sarà visibile soltanto a chi ha

creato il gruppo e non ai suoi partecipanti)

quando un utente fa parte di un gruppo pubblico e possiede i dovuti permessi per gestirlo

Come creare un gruppo dal pannello a partire da una conversazioneriservata

In una conversazione riservata, dopo aver cliccato il tasto compare un'area di testo e,

posizionando il puntatore al suo interno, si visualizza una lista che contiene tutti gli utenti della

piattaforma (è possibile filtrare la ricerca iniziando a scrivere al

suo interno). Questi, potranno essere aggiunti all'interno

dell'area con un semplice click; allo stesso modo potranno

essere rimossi (prima di aver fatto click su “OK”) cliccando il

tasto posto nel box alla sinistra del nome.

Una volta stabiliti gli utenti da aggiungere basta cliccare il

pulsante “OK” e a questo punto si aprirà un nuovo pannello di

chat in cui scambiare messaggi con il gruppo di utenti selezionati in precedenza. Il gruppo

appena creato sarà di tipo “riservato” e visibile soltanto nella

sezione “Messaggi” (quindi non verrà visualizzato nel pannello

dei gruppi sulla destra). Per modificare le sue impostazioni

(avendo i dovuti permessi) occorre andare in

“Amministrazione > Utenti e Gruppi” e cliccare sul tasto

posto all'interno del box del gruppo.

Per aggiungere altri utenti al gruppo, invece, basta cliccare

nuovamente il tasto e selezionare altri utenti. In questo

caso non verrà aperto un nuovo pannello chat, ma sarà

semplicemente aggiunto l'utente al gruppo già creato

permette di effettuare diverse operazioni a seconda della

tipologia di conversazione.

Se si tratta di una conversazione di gruppo le opzioni che si

possono visualizzare sono:

Rinomina gruppo: dà la possibilità (all'utente che ha creato il gruppo oppure che ha i dovuti

permessi per modificare gruppi pubblici) di modificare il nome del gruppo. Dopo aver

cliccato questa opzione, infatti, si può scrivere direttamente sulla barra stessa del pannelo

di chat. Per confermare, basta premere “Invio” dalla propria tastiera

Archivia conversazione: permette di archiviare la conversazione e non visualizzarla più nella

sezione “Messaggi”. Per renderla nuovamente visibile in questa sezione bisogna

scrivere/ricevere un messaggio oppure selezionare la voce “Mostra messaggi archiviati”.

NOTA: questa operazione non cancellerà in alcun modo la cronologia dei messaggi

Cancella cronologia: permette di cancellare tutti i messaggi (previa conferma) di una

conversazione e non sarà più possibile ripristinarli.

NOTA: i messaggi sono eliminati solo dalla propria visualizzazione di chat. Gli altri

partecipanti continueranno a vederli.

Elimina gruppo: dà la possibilità (all'utente che ha creato il gruppo oppure che ha i dovuti

permessi per modificare gruppi pubblici) di eliminare il gruppo stesso.

NOTA: eliminando un gruppo verranno cancellati tutti i messaggi al suo interno e gli utenti

partecipanti non potranno più visualizzare né i messaggi né il gruppo

Segna tutti i messaggi letti: dà la possibilità di segnare tutti i messaggi di una conversazione

come “già letti”

Vai al primo mesaggio non letto: permette di risalire tutta la conversazione fino ad arrivare al

primo messaggio non ancora letto

Le opzioni di una converazione riservata, invece, si differenziano da quella di gruppo per la

mancanza delle voci “Rinomina gruppo” ed “Elimina gruppo” (che non sono presenti), per il resto, le

altre, hanno le stesse funzioni.

Infine, nel gruppo “Messaggi Pubblici”, le uniche opzioni possibili sono Cancella cronologia e Segna

tutti i messaggi letti.

Le conversazioni

Per iniziare una nuova conversazione riservata con un

utente bisogna cliccare sulla nuvoletta (utente online)

oppure (utente offline) presente nel pannello

“Gruppi”

Se invece si vuole inviare un messaggio a un gruppo

occorre cliccare la nuvoletta posta in alto a destra

appena sotto il nome di un gruppo. In alternativa è

comunque possibile spostarsi nella sezione “Messaggi” e cliccare sulla riga della conversazione

desiderata. A questo punto si aprirà la finestra della chat e sarà

possibile inviare messaggi o inviare file.

I messaggi possono essere inviati anche se l'utente è offline e

potranno essere letti non appena il destinatario effettuerà il login

(stessa cosa vale per i gruppi).

Per facilitare la lettura dei messaggi non letti è possibile cliccare sui

seguenti tasti che compaiono all'interno della finestra della chat:

(posto in alto) permette di scorrere la conversazione fino al

primo messaggio non letto

(posto in basso) permette di scorrere la conversazione fino

all'ultimo messaggio non letto

Come aprire più conversazioni

È possibile aprire più conversazioni chat contemporaneamente con diversi utenti o gruppi. Per aprirli

basta cliccare sui tasti , , , oppure spostarsi nella sezione “Messaggi” e cliccare sulle diverse

conversazioni.

I pannelli chat seguiranno un ordinamento cronologico da destra verso sinistra, in base alla loro

apertura. Il primo pannello che viene aperto sarà il primo a partire da destra e gli altri compariranno a

seguire sulla sinistra.

Potranno essere visualizzati un certo numero di pannelli all'interno di una schermata, i successivi

verranno raggruppati in basso a sinistra dell'ultima finestra di chat aperta dove comparirà la seguente

icona contenente un numero che indica quante altre finestre di chat sono state aperte.

Cliccando su di essa comparirà una lista contenente un elenco di conversazioni (aperte) con il nome

dell'utente o del gruppo corrispondente. Cliccando sul nome, si aprirà la finestra di chat che andrà a

sostituire (ogni volta che si effetta questa operazione) l'ultima finestra a sinistra.

NOTA: ogni qualvolta che si inizia una conversazione chat, questa verrà inserita nella sezione

“Messaggi”. Gli avatar degli utenti online avranno un'immagine nitida, mentre quelli offline

semitrasparente (le icone dei gruppi saranno sempre nitide).

Quando si riceve un messaggio apparirà una notifica appena sopra l'immagine dell'avatar, contenente

un numero che incrementa ad ogni messaggio ricevuto da un determinato utente.

Le operazioni possibili in una conversazione

Le operazioni possibili in una conversazione chat sono le seguenti:

inviare testo

inviare emoticon

inviare file

chiamare direttamente da un messaggio di testo

mostrare le informazioni di un utente dall'avatar

cancellare i messaggi

Per chiudere una conversazione, sia di gruppo che riservata, si utilizza il tasto in alto a destra. Una

volta usciti, lo storico della conversazione rimane comunque memorizzato e quest'ultima può essere

ripresa direttamente dalla sezione “Messaggi” oppure cliccando sulla nuvoletta del gruppo o

dell'utente.

Come inviare testo, emoticon e file

In quest'area di testo un utente può inizare una conversazione chat.

Per inviare un messaggio basta semplicemente scrivere e premere

“Invio” dalla tastiera.

Quando si invia un messaggio, non appena il destinatario apre la

conversazione e lo visualizza, il mittente vedrà apparire il simbolo sul messaggio inviato, segno che

quest'ultimo è stato visualizzato.

Il destinatario invece, in un primo momento lo vedrà scritto in grassetto; restando però posizionati sul

pannello di chat per qualche secondo, il testo non sarà più evidenziato e apparirà normale (cioè senza

nessuno stile di formattazione) a significare che il messaggio è stato letto. Inoltre, sia in una

conversazione riservata che di gruppo, si potrà vedere la dicitura “Sta scrivendo...” mentre un utente sta

digitando un messaggio.

Oltre ai messaggi di testo è possibile inviare file (fino a 500MB per singolo file) di diversi formati. Per

farlo è sufficiente trascinare e rilasciare il file da inviare (“drag and drop”) nella sezione di testo della

chat oppure cliccare il tasto e selezionare il file da inviare dal proprio PC.

La dicitura “file inviato” viene visualizzata dal mittente se l'invio ha avuto successo; il destinatario,

invece, visualizzerà “file ricevuto”. L'utente che riceve il file può scaricarlo cliccando direttamente sul

link che compare sotto la dicitura “file ricevuto”.

Se il file in questione è un'immagine, cliccando sull'anteprima all'interno del pannello si ha la

possibilità visualizzarla a schermo intero. A questo punto l'utente potrà decidere se scaricarla o meno

tramite gli appositi pulsanti.

Per rendere più divertente la conversazione è possibile inviare e

scegliere tra più di 800 emoticon. Basta cliccare il tasto presente

nel pannello dei messaggi e si aprirà la seguente finestra dalla quale

sarà possibile sceglierne più di una.

È possibile scegliere tra 5 raggruppamenti di emoticon differenti

(posti nella barra grigia in alto) più uno che raggruppa le ultime

utilizzate. Per scorrere le signole emoticon basta cliccare le frecce direzionali poste in basso.

Come effettuare una chiamata da una conversazione

È possibile effettuare una chiamata direttamente da una conversazione (sia di gruppo che riservata).

Se un utente infatti scrive un numero telefonico in un messaggio, il sistema lo riconosce

automaticamente e a fianco ad esso comparirà il tasto

A questo punto sarà possibile cliccare o sul numero o sul tasto per far partire una chiamata in modo

diretto.


Per mostrare i dettagli di un determinato utente durante una conversazione basta cliccare

sull'immagine dell'avatar; a questo punto comparirà una nuova finestra che mostrerà alcune

informazioni come: il nome, il cognome, l'email (se è stata registrata), l'eventuale gruppo di

appartenenza della piattaforma, ecc.

Con alcune di esse sarà possibile interagire attraverso i seguenti tasti:

cliccando il tasto si aggiunge l'utente tra i “Preferiti”. Se invece è già tra i “Preferiti” e lo si


cliccando il tasto si aprirà il proprio programma di posta elettronica e sarà possibile inviare

un'email all'utente (se questo non ha memorizzato nessun contatto email la voce non sarà

visibile)

cliccando il tasto è possibile chiamare direttamente un numero che l'utente ha memorizzato

diverso da quello interno, per esempio casa, cellulare, ecc.


non ha alcun numero di fax abilitato, il tasto non sarà visibile)

cliccando il tasto posto in fondo, è possibile chiamare direttamente l'interno di un utente.

cliccando il tasto posto in fondo, è possibile iniziare una conversazione chat

Come cancellare singoli messaggi

Per cancellare un messaggio dalla propria finestra di conversazione

occorre dapprima cliccare il seguente tasto ; successivamente, nelle

conversazioni, sarà possibile selezionare uno o più messaggi da

eliminare. Una volta selezionati sarà possibile cancellarli cliccando su Se invece si vuole annullare l'operazione basta cliccare nuovamente

.

NOTA: I messaggi sono eliminati solo dalla propria visualizzazione di

chat. Gli altri partecipanti continueranno a vederli.

Come inviare “Messaggi a tempo”

La funzione di “messaggio a tempo” permette di inviare messaggi che saranno visibili per un

determinato lasso di tempo (10 secondi, 30 secondi, 2 minuti o 5 minuti), dopo di che i messaggi si

cancelleranno automaticamente. In questo caso i messaggi saranno rimossi sia dal pannello chat del

mittente che da quello del destinatario. Questa funzione è disponibile solo nelle conversazioni

riservate (a due) e non nelle chat di gruppo.

Per impostare questa funzione occorre cliccare il tasto . Si aprirà una finestra dove sarà

posibile impostare uno tra i seguenti valori ovvero: 10 secondi, 30 secondi, 2 minuti o 5 minuti.

Non appena l'utente che ha ricevuto il messaggio lo legge, cliccando sull'apposito link, partirà un

timer. Trascorso il tempo impostato il messaggio si eliminerà da solo.

Per ritornare ad inviare normalmente i messaggi senza il timer sarà sufficiente cliccare sul tasto

Telefono

Chiamate interni

Chiamate in entrata

Come rispondere una chiamata diretta al centralino


Stato interni

Chiamate in attesa

Come prendere una chiamata in attesa


Telefono

All'interno di questa sezione sono presenti quattro aree: Chiamate interni, Chiamate in entrata,

Stato interni, Chiamate in attesa (se il telefono analogico - o digitale - è scollegato, nessuna di queste

aree sarà visibile e non sarà possibile effettuare/visualizzare le operazioni che adesso andremo a

vedere nel dettaglio).

In ognuna di esse saranno visualizzati alcuni box contenenti informazioni riguardanti le chiamate

effettuate/ricevute dagli altri utenti di YouNeed e il loro stato.

Le informazioni che possono essere visualizzate all'interno dei box, ma anche all'interno di una

determinata area, possono variare in base ai permessi attribuiti ad un utente. Questi possono essere

gestiti da “Amministrazione > Impostazioni Avanzate - Permessi”.

Chiamate interni

All'interno di quest'area potranno essere visualizzati dei box contenenti informazioni su un utente

quando:

risponde a una chiamata

sta ricevendo una chiamata

effettua una chiamata

Le informazioni e le operazioni che si possono effettuare all'interno di un box dipendono dai propri

permessi, che possono essere gestiti nella sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate - Permessi”.

Cosa può essere visualizzato

All'interno di un box potranno essere visualizzate le seguenti informazioni:

numero interno

nome e cognome dell'utente

un timer che indica la durata della chiamata

chiamata in ingresso

chiamata in uscita

avatar nome (o numero) della persona chiamata

avatar nome (o numero) della persona che ha chiamato o sta chiamando

il tasto per prendere la chiamata in ingresso diretta ad un altro utente (funzione di “Call pick-

up”)

Il timer della chiamata

Nel momento in cui viene effettuata/ricevuta una chiamata, partiranno due timer:

il primo timer calcolerà il tempo prima della risposta dell'utente chiamato

il secondo timer partirà dall'accettazione della chiamata dell'utente chiamato

La funzione “Call pick-up”

Gli utenti che sono abilitati a questa operazione possono prendere una chiamata in entrata diretta

ad un altro utente cliccando direttamente sulla seguente icona .

In quest'esempio, l'utente “Alberto Perin” sta ricevendo una chiamata da “Francesco Rossi” (lo si può

capire dai due triangoli rivolti verso sinistra e dal nome che compare a fianco). A questo punto

l'utente abilitato può decidere di prendere la chiamata in ingresso

cliccando sull'apposita icona .

Se quest'ultima viene cliccata si riceverà direttamente la chiamata che

era destinata, nell'esempio specifico, all'utente “Alberto Perin”; inoltre,

comparirà una notifica (finestra pop-up) che indica, appunto, la

chiamata in ingresso.

Chiamate in entrata

All'interno di quest'area potranno essere visualizzate

tutte le chiamate dirette ad un numero di centralino. Le

chiamate verranno visualizzate dentro dei box in

quest'area, in ordine di ingresso. Il box di una chiamata

mostra le seguenti informazioni:

il numero o il nome della persona che sta

chiamando

il numero del centralino che sta ricevendo la

chiamata (dopo la dicitura “Da”)

il tasto per rispondere alla chiamata

un timer

Appena fuori l'area tratteggiata (in alto a destra), a fianco

della dicitura “Chiamate in entrata”, verrà indicato il

numero di tutte le chiamate in ingresso verso quel numero di centralino.

Le chiamate, le informazioni e le operazioni che si possono effettuare dipendono dai permessi gestiti

nella sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate - Permessi”.

Come rispondere a una chiamata diretta al centralino

Gli utenti abilitati possono rispondere a una chiamata in entrata diretta al numero di centralino

cliccando sul tasto che compare all'interno del box.

In questo modo si riceverà direttamente la chiamata al proprio numero interno e comparirà la

seguente finestra pop-up che indica, appunto, la

chiamata in ingresso.


Invece di rispondere a una chiamata diretta al numero di centralino è possibile trasferire direttamente

la chiamata ad un altro utente trascinando (“drag and drop”) il box della persona che sta chiamando

direttamente nel box di un altro utente libero all'interno dell'area “Stato interni”.

Dopo aver effettuato questa operazione la chiamata non sarà più visibile in “Chiamate in entrata”,

bensì dentro l'area “Chiamate interni”.

Stato interni

All'interno di quest'area si potranno vedere gli stati del telefono e lo stato online/offline di tutti gli

utenti. Quando un utente ha fatto il login nella piattaforma YouNeed (quindi è online) l'immagine

dell'avatar sarà nitida, al contrario (offline) l'immagine sarà in semitrasparenza.

Lo stato del telefono di un utente, invece, è dato dal colore dell'icona raffigurante una cornetta posta

in basso a destra dell'avatar. Essa fa riferimento al numero di telefono associato al centralino e può

assumere i seguenti colori con i corrispettivi significati:

verde: telefono libero

rosso (“pieno”): telefono occupato

rosso (“vuoto”): telefono non collegato

arancione (“fisso”): telefono impostato su “Non disturbare”

arancione/giallo (“lampeggiante”): chiamata in corso

Cliccando sull'avatar all'interno del box, invece, si apre una finestra da dove è possibile effettuare

diverse operazioni:

inserire o togliere un utente da i propri preferiti

cliccando sul tasto posto a fianco al nome

scrivere una email tramite il proprio programma

di posta elettronica cliccando sull'email stessa

oppure sul tasto . Il seguente campo compare

se l'utente in questione ha inserito una email nel

suo profilo

chiamare il numero di casa, ufficio, ecc. se questi

numeri sono stati inseriti nel profilo dell'utente

se l'utente ha memorizzato un numero di fax sarà

possibile inviare fax direttamente dalla

piattaforma cliccando il tasto posto a fianco al

numero (questa funzionalità è visibile previa

apposita richiesta)

visualizzare i gruppi pubblici di appartenenza all'interno della piattaforma

visualizzare informazioni riguardo l'ultima volta online

chiamare il suo numero interno (se è libero) cliccando sul tasto

inviare messaggi via chat cliccando sul tasto (è possibile inviare ugualmente un messaggio

anche se l'utente è offline e la nuvoletta è “vuota” )

Tutti i box utenti all'interno di quest'area possono essere ordinati/disposti tramite “drag and drop”;

inoltre è possibile effettuare una ricerca degli utenti nell'area di testo posta in alto a destra dell'area

tratteggiata a fianco la dicitura “Stato interni”. Il tasto posto al suo interno, permette di ripulire

quest'area.

Chiamate in attesa

All'interno di quest'area possono essere visualizzate tutte le chiamate messe in attesa (la messa in

attesa è possibile solo se si ha un determinato permesso gestibile in “Amministrazione > Impostazioni

Avanzate - Permessi”). Queste verranno visualizzate dentro

dei box con all'interno le seguenti informazioni:

avatar

il nome o il numero della persona messa in attesa

il tasto per prendere la chiamata

un timer

Inoltre, appena fuori l'area tratteggiata (in alto a destra), a

fianco la dicitura “Chiamate in attesa” verrà indicato il

numero di tutte le chiamate messe in attesa.

Come prendere una chiamata in attesa

Quando una chiamata viene messa in attesa è possibile riprenderla, (dopo aver riattaccato la cornetta

del telefono fisso) cliccando il tasto posto dentro al box. Dopo averlo cliccato si riceverà la chiamata

direttamente sul proprio numero interno.


E' possibile effettuare il trasferimento diretto di una chiamata messa in attesa trascinando (“drag and

drop”) il box della persona messa in attesa direttamente nel box di un altro utente libero all'interno

dell'area “Stato interni”.

Dopo aver effettuato questa operazione la chiamata non sarà più visibile in “Chiamate in attesa”, bensì

nell'area “Chiamate interni”.

L'area Messaggi

Messaggi

Lo strumento di ricerca

Le conversazioni

Le operazioni sulle conversazioni

Come creare un gruppo

Messaggi

Questa sezione contiene lo storico di tutte le conversazioni chat effettuate sia all'interno dei gruppi

che nelle singole conversazioni riservate.

Tutte le conversazioni saranno ordinate dalla più recente (in alto) alla meno recente (in fondo), tranne

quella dei “Messaggi Pubblici” che comparirà sempre in alto rispetto alle altre e sarà accessibile

soltanto da questa sezione.

Se in qualche conversazione ci sono dei messaggi che ancora non sono stati letti saranno segnalati

con il numero dei messaggi non ancora letti all'interno di un cerchietto rosso.

In questo caso sarà anche visibile, appena sopra la prima conversazione, il link “Segna tutti i messaggi

come letti” che permette di segnare tutti i messaggi di tutte le conversazioni come se fossero stati

letti.

Lo strumento di ricerca

È possibile effettuare due tipologie di ricerca:

ricerca su gruppi/utenti: permette di effettuare una ricerca sui nomi degli utenti o dei gruppi.

Inoltre è possibile filtrare ulteriormente la ricerca selezionando o deselezionando le spunte su

“Utenti” o su “Gruppi”. Il tasto posto al suo interno, permette di ripulire l'area di ricerca.

ricerca nel testo: permette di ricercare una parola nel testo di tutte le conversazioni. Una volta

scritta la parola che si vuole ricercare bisogna premere il pulsante “Cerca”. Il risultato è mostrato

in un elenco ordinato cronologicamente contenente l'anteprima del messaggio (o dei messaggi

se la parola viene trovata in più punti di una conversazione riservata o di un gruppo).

Cliccando su di un singolo risultato si apre la finestra della conversazione chat nel punto dov'è

stata trovata la parola.

NOTA: è possibile effettuare la ricerca soltanto di una singola parola. Se si prova a ricercare una

frase di due o più parole, infatti, non viene mostrato alcun risultato

Le conversazioni

Di ogni conversazione è possibile vedere le seguenti informazioni:

è l'icona utilizzata per rappresentare i “Messaggi Pubblici”

è l'icona utilizzata per rappresentare le chat di gruppo

avatar: se un utente è online l'immagine sarà nitida altrimenti sarà opacizzata. Se invece un

utente non ha impostato nessuna immagine di profilo (da “Impostazioni > Impostazioni Personali”)

ci sarà un'avatar di default di colore grigio

notifiche: quando si riceve un messaggio, le notifiche compaiono sull'avatar o sull'icona con un

cerchietto rosso e un numero che si incrementa in base al numero dei messaggi ricevuti da un

utente specifico o da un gruppo

nome di un utente o di un gruppo

ultimo messaggio ricevuto (di colore blu nitido) o inviato (di colore grigio chiaro)

la data oppure, se il messaggio è del giorno stesso, l'ora dell'ultimo messaggio inviato o ricevuto

(è possibile cambiare il formato della data andando su “Impostazioni > Impostazioni Piattaforma”)

Le operazioni sulle conversazioni

È possibile interagire con le singole conversazioni sostanzialmente in tre modi e cioè:

cliccando sulla singola conversazione: ad ogni click si aprirà un pannello di chat in basso a

destra. Dopo un certo numero di finestre aperte, queste verranno raggruppate in basso a sinistra

dell'ultima finestra aperta (per maggiori informazioni rilascia l'help all'interno del pannello di

chat)

cliccando sul tasto “Visualizza files”: si aprirà la seguente finestra che elenca tutti i files

scambiati in una conversazione sia riservata che di gruppo.

Nella finestra riassuntiva saranno visualizzati “Data / Ora”, “Mittente” e “Nome file”; è possibile

scaricare il file cliccando sul tasto

NOTA: i files che vengono eliminati dalla propria conversazione non saranno più mostrati in

questa finestra

cliccando sul tasto “Archivia”: la conversazione verrà archiviata e non sarà più visibile (i

messaggi, comunque, non vengono eliminati). Per renderla nuovamente visibile nella sezione

“Messaggi” bisogna o scrivere/ricevere un messaggio nella conversazione archiviata, oppure

selezionare “Mostra messaggi achiviati” in alto a sinistra della lista conversazioni


In questa sezione è possibile creare un gruppo formato di soli utenti YouNeed (non contatti di Rubrica,

quindi) e visibile soltanto nella sezione “Messaggi”. Per creare un gruppo di questo tipo basta

trascinare e rilasciare (“drag and drop”) nell'apposita area tratteggiata, gli utenti posti nel pannello

“Grupppi - Contatti” sulla destra.

Una volta selezionati gli utenti basta cliccare il pulsante “Crea” per

creare un gruppo di chat. Subito dopo la creazione comparirà un

pannello di chat in basso a destra contenente il seguente messaggio

automatico “Ho creato il gruppo” da parte dell'utente che lo ha creato.

Oltre che come pannello di chat, il gruppo appena creato comparirà

anche nell'elenco delle conversazioni, nella sezione “Messaggi” e avrà

come nome provvisorio l'elenco dei nomi dei partecipanti del gruppo.

È possibile modificare il nome del gruppo in due modi:

cliccando prima sul tasto posto all'interno della finestra

chat, e poi su “Rinomina gruppo”

andando su “Amministrazione > Utenti e Gruppi” e, nella sezione

“Gruppi”, cliccando sul tasto posto nel box del gruppo da

modificare

È possibile modificare il nome del gruppo solo avendo i dovuti permessi(modificabili in “Amministrazione > Impostazioni Avanzate - Permessi”)

NOTA: i contatti di rubrica non possono essere trascinati all'interno di quest'area in quanto il gruppo

che viene creato qui è abilitato solamente per lo scambio di messaggi tra gli utenti YouNeed.

Per cambiare le impostazioni del gruppo, e poter aggiungere anche contatti di rubrica, occorre andare

nell'apposita sezione “Amministrazione > Utenti e Gruppi” e modificarlo

Agenda

L'Agenda

Le diverse viste

La barra per spostarsi

La vista mensile

La vista settimanale

La vista giornaliera

La lista eventi

Gli eventi

L'Agenda

In questa sezione è possibile visualizzare gli eventi programmati nell'agenda del mese, della

settimana, del giorno o come semplice elenco.

Per cambiare il layout con cui visualizzare l'agenda è sufficiente scegliere una delle viste elencate

nel menù a tendina in alto a destra, nell'area degli strumenti, subito sopra all'agenda vera e propria.

NOTA: È possibile impostare la vista predefinita, ciò quella che è visualizzata ogni volta che si accede a

Youneed, in Impostazioni > Impostazioni Agenda > Visualizzazione.

La barra per spostarsi

Tutti e quattro i diversi layout hanno in comune la barra blu in alto dove troviamo a sinistra

l'indicazione del periodo visualizzato e a destra alcuni bottoni che permettono di effettuare alcune

operazioni. Questi sono, da sinistra a destra:

il bottone , che passa al periodo direttamente precedente a quello visualizzato: ad esempio il

mese, la settimana o il giorno prima

il bottone "Oggi", che passa al periodo (mese, settimana, giorno, lista) in cui è compreso il giorno

in cui ci troviamo

il bottone , che passa al periodo direttamente successivo

il bottone , che permette di scegliere direttamente un giorno dal calendario. Sarà poi

visualizzato nell'agenda il periodo che comprende il giorno selezionato

La vista mensile

La vista mensile è rappresentata da una griglia in cui vengono mostrati tutti i giorni del mese ed alcuni

giorni del mese precedente e di quello successivo.

il giorno in cui ci troviamo (oggi) è evidenziato con uno sfondo azzurrino

i giorni festivi, i sabati e le domeniche hanno invece uno sfondo grigio chiaro

gli eventi sono rappresentati da striscie colorate al cui interno possiamo trovare l'ora di inizio

(se non si tratta di un evento che dura tutto il giorno), il nome dell'evento e il simbolo se

l'evento ha dei documenti allegati.

cliccando su un evento si potranno visualizzare alcune informazioni sull'evento (vedi Gli

eventi)

cliccando su un evento e trascinandolo con il mouse (drag-and-drop) si potranno invece

cambiare le date di programmazione dell'evento stesso.

cliccando su uno spazio vuoto in una casella di un giorno si aprirà la scheda per inserire un

nuovo evento.

La vista settimanale

La vista settimanale è rappresentata da una serie di colonne con i vari giorni della settimana.

In orizzontale vi sono varie righe che segnano le ore del giorno riportate poi a sinistra. L'ora di inizio e

l'ora di fine possono essere impostate in Impostazioni > Impostazioni Agenda > Visualizzazione

In alto, la prima riga, è dedicata agli eventi che durano tutta la giornata.

il giorno in cui ci troviamo (oggi) è evidenziato con uno sfondo azzurrino

i giorni festivi, i sabati e le domeniche hanno invece uno sfondo grigio chiaro

gli eventi sono rappresentati da striscie e rettangoli colorati al cui interno possiamo trovare l'ora

di inizio e di fine (se non si tratta di un evento che dura tutto il giorno), il nome dell'evento e il

simbolo se l'evento ha dei documenti allegati.


eventi)


cambiare le date di programmazione dell'evento stesso.

cliccando su uno spazio vuoto in una casella di un giorno si aprirà la scheda per inserire un

nuovo evento.

La vista giornaliera

La vista giornaliera è rappresentata da una sola colonna.

In orizzontale vi sono varie righe che segnano le ore del giorno riportate poi a sinistra. L'ora di inizio e

l'ora di fine possono essere impostate in Impostazioni > Impostazioni Agenda > Visualizzazione

In alto, la prima riga, è dedicata agli eventi che durano tutta la giornata.

se il giorno visualizzato è "Oggi" avrà uno sfondo azzurrino

se il giorno visualizzato è festivo, sabato o domenica avrà invece uno sfondo grigio chiaro

gli eventi sono rappresentati da "rettangoli colorati" al cui interno possiamo trovare l'ora di

inizio (se si tratta di un evento che non dura tutto il giorno), il nome dell'evento e il simbolo se

l'evento ha dei documenti allegati.


eventi)


cambiare le ore di programmazione dell'evento stesso.

cliccando su uno spazio vuoto si aprirà la scheda per inserire un nuovo evento.

La lista eventi

La lista eventi è costituita da un semplice elenco degli eventi di un certo mese

Per ogni evento troviamo: l'ora di inizio e di fine o se si tratta di un evento che dura tutto il giorno, il

nome dell'evento e il simbolo se l'evento ha dei documenti allegati

Cliccando su un evento si potranno visualizzare alcune informazioni sull'evento (vedi Gli eventi)

Gli eventi

Cliccando su un evento mostrato nell'agenda si potranno visualizzare alcune informazioni

sull'evento, ove presenti: il nome, la descrizione, quando si svolgerà, il luogo, i partecipanti, eventuali

documenti allegati (che sarà anche possibile scaricare cliccando sull'icona ), chi ha inserito l'evento.

In basso, se l'utente loggato è fra coloro che possono gestire l'evento, saranno presenti due icone:

il bottone , che permette di accedere alla modifica dell'evento

il bottone , che permette di cancellare l'evento

In questo caso occorre distinguere se l'evento è ripetuto oppure si verifica una volta sola.

Se l'evento si verifica una sola volta sarà semplicemente richiesto di confermarne la cancellazione

Se viceversa l'evento è ripetuto sarà chiesto di specificare cosa se si vuole cancellare l'intero evento,

con tutte le sue ripetizioni, oppure se si vuole cancellare solo la ripetizione dell'evento che si svolgerà

nella data che si è cliccata. In questo caso l'evento originario sarà suddiviso in due eventi distinti, uno

precedente e uno seguente alla data cancellata

Gli strumenti dell'Agenda

Nell'area in alto della sezione Agenda troviamo alcuni strumenti attraverso i quali è possibile inserire,

visualizzare e filtrare gli eventi dell'Agenda.

Nello specifico:

il tasto , posto in alto a sinistra, permette di creare un nuovo evento

il menù a tendina, posto in alto a destra, permette di scegliere il layout con cui viene mostrata

l'Agenda: è possibile infatti visualizzare l'agenda mensile, settimanale, giornaliera oppure una

lista mensile degli eventi

subito sotto, a sinistra, il campo “Cerca” permette di filtrare gli eventi che vengono mostrati

nell'Agenda. Digitando in questo campo uno o più caratteri, infatti, saranno mostrati solo gli

eventi il cui nome contiene la sequenza dei caratteri inseriti oppure gli eventi che hanno allegati il

cui nome contiene la sequenza dei caratteri inseriti

selezionando o deselezionando la casella “Solo eventi a cui partecipi” vengono nascosti o

visualizzati gli eventi di cui l'utente loggato ha visibilità ma a cui non partecipa

il link “Trova intervallo disponibile” dà modo di effettuare una ricerca per trovare rapidamente

un intervallo di tempo libero da eventi in un certo periodo di tempo e successivamente

inserire un nuovo evento.

Cliccando sul link si aprirà una finestra con alcuni campi di ricerca da valorizzare

E' necessario indicare:

il periodo di tempo all'interno del quale si desidera effettuare la ricerca (dal-al)

la durata dell'intervallo desiderato, in ore o minuti

se effettuare la ricerca anche nei giorni festivi

se limitare la ricerca alla fascia oraria che si è scelto di mostrare nella vista settimanale e

giornaliera dell'Agenda (vedi Impostazioni > Impostazioni Agenda > Visualizzazione > Ora inizio

giorno e Ora fine giorno)

gli utenti per cui si vuole trovare l'intervallo di tempo contemporaneamente libero da eventi

La ricerca restituirà i primi cinque intervalli di tempo che soddisfano le richieste e sarà quindi

possibile creare un nuovo evento.

Selezionando l'intervallo desiderato e cliccando sull'apposito bottone si aprirà la scheda per

l'inserimento di un nuovo evento con i campi di data e ora inizio evento già valorizzati con i dati

dell'intervallo disponibile appena scelto ed i partecipanti già riempiti con gli utenti inseriti nella ricerca

Inserire un nuovo evento

Per inserire un nuovo evento è necessario valorizzare diversi campi (i campi contrassegnati con

l'asterisco sono obbligatori):

Nome: è necessario assegnare un nome all'evento

Colore: è necessario scegliere un colore con cui sarà poi visualizzato graficamente l'evento

Descrizione: è possibile inserire una breve descrizione dell'evento

Luogo: è possibile specificare dove si svolgerà l'evento

Allegati: è possibile allegare più file o trascinandoli e rilasciandoli (“drag and drop”) all'interno

dell'area indicata, oppure cliccando su quest'ultima e andando a selezionare i file all'interno del

proprio PC. Se si vogliono eliminare basta cliccare il tasto posto a fianco di ogni singolo file

allegato

NOTA: Il singolo file non può superare i 500MB di grandezza

Quando: in quest'area si inseriscono le informazioni relative a quando si verificherà l'evento. E'

necessario indicare una data e un'ora di inizio e una data e un'ora di fine evento.

E' inoltre possibile specificare, selezionando la casella “Tutto il giorno” se l'evento non ha un'ora di

inizio e di fine ma va considerato come un evento che occupa l'intera giornata. In questo caso i

campi relativi agli orari saranno disabilitati e non saranno presi in considerazione

Ripetizione: in quest'area si inseriscono le informazioni relative ad eventuali ripetizioni

dell'evento.

Se l'evento si svolgerà un'unica volta è sufficiente lasciare il menù a tendina impostato su “solo

una volta”.

Se invece l'evento è ricorrente andrà selezionata la voce relativa alla frequenza con cui si

verificherà

Se si seleziona l'opzione “giornaliera” sarà poi necessario specificare altre informazioni relative a:

ogni quanti giorni si verificherà l'evento

quando terminerà di ripetersi l'evento: qui si dovrà di indicare se la ripetizione non avrà mai

fine, se terminerà dopo un certo numero di volte in cui si è verificato o se terminerà in una

data specifica

In caso di frequenza “settimanale” sarà necessario specificare:

ogni quante settimane si verificherà l'evento

i giorni della settimana in cui si svolgerà

quando terminerà di ripetersi: se la ripetizione non avrà mai fine, se terminerà dopo un

certo numero di volte o se terminerà in una data specifica.

NOTA: per “numero di volte” dopo cui termina la ripetizione non si intende “numero di

settimane” ma di singole occorrenze.

In caso di frequenza “mensile” sarà necessario specificare:

ogni quanti mesi si verificherà l'evento

se l'evento si ripete sempre lo stesso giorno del mese (ad esempio il giorno 5) oppure lo

stesso giorno della settimana (ad esempio il secondo martedì)

quando terminerà di ripetersi: se la ripetizione non avrà mai fine, se terminerà dopo un

certo numero di volte o se terminerà in una data specifica.

NOTA: per “numero di volte” dopo cui termina la ripetizione non si intende “numero di

mesi” ma di singole occorrenze.

Infine, se si seleziona l'opzione “annuale” si dovranno inserire le informazioni relative a:

ogni quanti anni si verificherà l'evento

quando terminerà di ripetersi l'evento: qui si dovrà indicare se la ripetizione non avrà mai

fine, se terminerà dopo un certo numero di volte in cui si è verificato o se terminerà in una

data specifica

Partecipanti: in quest'area si può selezionare chi parteciperà all'evento. In questo caso si ha la

possibilità di selezionare anche dalla lista dei contatti presenti nella rubrica.

Quando si crea un nuovo evento l'utente loggato è già inserito in modo predefinito tra i

partecipanti. E' però possibile deselezionarlo e, eventualmente salvare il nuovo evento senza

alcun partecipante.

Per aggiungere ai partecipanti altri utenti o contatti di rubrica è sufficiente posizionarsi nell'area

di testo e cliccare direttamente sui vari nomi presenti nella lista. Iniziando a scrivere, inoltre, i

nomi vengono filtrati.

Gestito da: in quest'area si può specificare quali utenti avranno la possibilità di modificare o

cancellare l'evento che si sta creando.

Anche in questo caso evento l'utente loggato è già inserito in modo predefinito tra chi avrà i

permessi di gestione. E anche in questo caso sarà possibile deselezionarlo. E' però necessario che

almeno un utente, non necessariamente chi sta inserendo l'evento, sia selezionato.

Visibile da: in quest'area si possono aggiungere altri utenti, oltre a quelli già selezionati tra i

partecipanti e coloro che possono gestire l'evento, a chi avrà visibilità dell'evento nella propria

Agenda.

Anche in questo caso evento l'utente loggato è già inserito in modo predefinito tra chi avrà i

permessi di gestione. E anche in questo caso sarà possibile deselezionarlo. E' però necessario che

almeno un utente, non necessariamente chi sta inserendo l'evento, sia selezionato.

Per aggiungere ai partecipanti altri utenti o contatti di rubrica è sufficiente posizionarsi nell'area

di testo e cliccare direttamente sui vari nomi presenti nella lista. Iniziando a scrivere, inoltre, i

nomi vengono filtrati.

A destra dell'area di testo possiamo trovare alcuni link utili per effettuare più rapidamente questa

operazione. Ad esempio cliccando sul link “Preferiti” il campo dei partecipanti sarà valorizzato con

tutti gli utenti e i contatti che l'utente ha tra i suoi Preferiti.

Allo stesso modo cliccando su “Tutti gli utenti” saranno selezionati tutti gli utenti del centralino.

Subito sotto troviamo i link per selezionare rapidamente i membri dei primi tre gruppi presenti

nel pannello dei Gruppi e dei contatti.

Infine troviamo un link che permette di svuotare in campo dei partecipanti in un solo click.

A destra dell'area di testo possiamo trovare alcuni link utili per effettuare più rapidamente questa

operazione. Ad esempio cliccando sul link “Preferiti” il campo dei partecipanti sarà valorizzato con

tutti gli utenti e i contatti che l'utente ha tra i suoi Preferiti.

Allo stesso modo cliccando su “Tutti gli utenti” saranno selezionati tutti gli utenti del centralino.

Subito sotto troviamo i link per selezionare rapidamente i membri dei primi tre gruppi presenti

nel pannello dei Gruppi e dei contatti.

Infine troviamo un link che permette di svuotare in campo dei partecipanti in un solo click.

Promemoria: in quest'area è possibile attivare e programmare uno o più promemoria per essere

avvisati del prossimo svolgimento dell'evento che si sta inserendo.

Selezionando la casella Attiva promemoria si visualizzeranno i campi per aggiungere i

promemoria. Si può scegliere se essere avvisati con una Notifica su Youneed oppure con una

email. In entrambi i casi si può specificare quanto prima si vuole ricevere l'avviso. Nel caso del

promemoria via email sarà necessario inserire l'indrizzo a cui si vuole che sia inviato l'avviso

Si può scegliere se essere avvisati con una Notifica su Youneed oppure con una email. In

entrambi i casi si può specificare quanto prima si vuole ricevere l'avviso. Nel caso del promemoria

via email sarà necessario inserire l'indrizzo a cui si vuole che sia inviato l'avviso

Rubrica

La rubrica

In questa sezione è possibile memorizzare e visualizzare tutti i contatti memorizzati in rubrica. Questi

ultimi sono ordinati alfabeticamente (A-Z) in base al cognome per facilitare e velocizzare il loro

ritrovamento.

Per trovare un contatto è possibile scorrere le lettere visibili sul lato sinistro, oppure filtrare la ricerca

attraverso la casella di testo posta in alto a sinistra. Il tasto posto al suo interno, permette di ripulire

quest'area.

In questa schermata è possibile visualizzare le seguenti informazioni:

Avatar (se viene inserita la foto). Se si clicca su di esso comparirà una finestra contenente diverse

informazioni dettagliate

Contatto: viene visualizzato il cognome e il nome del contatto

Pubblico: la seguente spunta indica che il contatto è “pubblico”, quindi visibile a tutti gli

utenti della piattaforma YouNeed. Se non viene visualizzata, invece, il contatto risulta essere

“riservato”, visibile cioè soltanto all'utente che lo ha inserito (di conseguenza non visibile dagli

altri utenti)

NOTA: la casella per impostare un contatto come “Pubblico” è visibile solo se l'utente è abilitato

da uno specifico permesso (gestibile nella sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate -

Permessi”)

Note: eventuali note

Email: eventuale indirizzo email

il tasto per chiamare direttamente il contatto selezionato. Se però quest'ultimo possiede più

numeri telefonici (cellulare, ufficio, ecc.), si aprirà una piccola finestra contenente i vari numeri,

dando all'utente la possibilità di selezionare quello da chiamare

il tasto per modificare un contatto

NOTA: questo tasto è visibile se l'utente è abilitato da un determinato permesso (gestibile nella

sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate - Permessi”)

il tasto per eliminare un contatto

NOTA: questo tasto è visibile se l'utente è abilitato da un determinato permesso (gestibile nella

sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate - Permessi”)

il tasto per inserire un contatto tra i “Preferiti”. Per visualizzare questi ultimi occorre cliccare

su “Contatti” (nel pannello “Gruppi/Contatti” sulla destra) ed espandere la finestra contenente

appunto i “Preferiti”.

Se un contatto è invece già presente nei “Preferiti”, cliccando sul tasto sarà possibile toglierlo.

Come modificare, eliminare o aggiungere un contatto

Tutti gli utenti possono aggiungere contatti in rubrica tramite il tasto posto in alto a sinistra.

Invece le operazioni di modifica e di cancellazione di un contatto possono avvenire solo se l'utente è

abilitato. Si può gestire questo permesso nella sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate -

Permessi”.

I tasti che permettono modifica e cancellazione sono i seguenti:

permette di modificare il contatto selezionato

permette la cancellazione del contatto selezionato (previa conferma)

Inserire un nuovo contatto

Per inserire un nuovo contatto vengono richiesti i seguenti campi (i campi contrassegnati con

l'asterisco sono obbligatori):

Nome

Cognome

Azienda

Email

Numero: è possibile selezionare la tipologia di numero che si vuole inserire (cellulare, ufficio,

ecc...). È possibile inserire più di un numero cliccando sul tasto . In questo modo, infatti, si

aggiunge un nuovo campo di testo.

Se si memorizza un numero di fax, questo sarà visualizzato sulla finestra che compare cliccando

sull'avatar del contatto di rubrica. Inoltre, nella sezione “Fax”, sarà possibile trovare questo

numero quando si procede ad un “Invio Nuovo Fax”. Inserendo le prime cifre o un nome, infatti,

nel campo “Destinatario”, comparirà una finestra che faciliterà la ricerca di un numero o di nome,

come nella seguente immagine

NOTA: la sezione “Fax” è disponibile previa apposita richiesta

Pubblico: selezionando la casella il contatto è pubblico, altrimenti rimane riservato. La seguente

casella è visibile solo se all'utente viene abilitato un determinato permesso

Foto: cliccando in quest'area è possibile selezionare un'immagine dal proprio PC per impostarla

come avatar del contatto

Gruppi (è possibile scegliere tra quelli già esistenti): se non viene specificato un gruppo per il

contatto, quest'ultimo sarà visibile solamente nella rubrica. Se invece viene specificato, il contatto

sarà visibile sia nella rubrica che nel pannello sulla destra dentro al gruppo (o ai gruppi)

selezionato (è possibile infatti specificare più gruppi di appartenenza per ogni singolo contatto).

Note

Nella sottosezione “Indirizzo” si possono inserire i dati relativi all'indirizzo del contatto. Questi dati

saranno poi utilizzati qualora si volesse effettuare un invio di posta o telegramma tramite la

funzionalità Servizi Postali

È possibile selezionare fra tre diverse tipologie di indirizzo, ognuno caratterizzato da diversi campi, e

cioè:

Indirizzo italiano

Indirizzo

Numero civico

Città: inserendo i primi due caratteri della città verrà visualizzato un pannello da cui poter

scegliere la città. Se si clicca su di essa, i campi “Provincia” e “CAP” saranno compilati

automaticamente

Provincia

CAP

Indirizzo estero

Indirizzo

Numero civico

Città

Nazione

CAP

Casella postale

Numero casella postale

Ufficio postale

Città (se si tratta di una città italiana vale lo stesso discorso descritto in “Indirizzo italiano > Città”)

Provincia

CAP

Dopo aver compilato i vari campi, il pulsante “Salva” permette il salvataggio del nuovo contatto.

Cliccando il tasto (“Indietro”) in alto a sinistra, si ritorna nella schermata della rubrica e i dati non

vengono salvati.

La modifica di un contatto

L'utente abilitato alla modifica di un contatto può utilizzare il seguente tasto presente nella

schermata della rubrica.

Subito dopo aver cliccato questo tasto, la schermata che comparirà sarà compilata nei vari campi

(come il seguente esempio) e pronta per essere modificata

Dopo aver modificato il campo desiderato, premendo il pulsante “Salva”, il pannello registra la modifica

effettuata. Se invece si vuole tornare indietro senza modificare nulla basta cliccare il tasto in alto a

sinistra.

Registro

Chiamate perse

In questa sezione è possibile visualizzare tutte le chiamate perse, ovvero che non hanno ricevuto

risposta.

Cliccando sul pannello si espande una finestra contenente le seguenti informazioni:

Data/Ora della chiamata

Numero o il nome (se l'utente è memorizzato in rubrica)

il tasto verde indica che il telefono è libero ed è possibile richiamare l'utente

il tasto rosso indica che il telefono dell'utente è occupato

il tasto arancione (“fisso”) indica che il telefono dell'utente è impostato su “Non disturbare”

il tasto arancione/giallo (“lampeggiante”) indica che l'utente sta ricevendo una chiamata

il tasto blu indica che si tratta di un contatto ed è possibile richiamarlo cliccando

direttamente sul tasto. Inoltre se il contatto non risulta essere registrato, a fianco del numero

comparirà il tasto che permette di memorizzarlo direttamente in rubrica

È possibile filtrare tra le chiamate digitando testo o numeri nell'apposita casella posta in alto a sinistra

Il tasto posto al suo interno, permette di ripulire quest'area.

Le chiamate perse verranno inoltre segnalate da una notifica posta in alto a destra sull'icona

Chiamate ricevute

In questa sezione è possibile visualizzare tutte le chiamate ricevute, ovvero quelle a cui si è risposto.




Durata della chiamata










Chiamate effettuate

In questa sezione è possibile visualizzare tutte le chiamate effettuate.




Durata della chiamata oppure la dicitura “Non Risposto” quando la persona chiamata non

risponde

Casella vocale

La casella vocale

In questa sezione è possibile registrare messaggi audio per la propria casella vocale.

Qualora il messaggio fosse già registrato, sarà

possibile ascoltarlo tramite l'apposito player audio,

oppure scaricarlo (in formato “.wav”) tramite il tasto

Per attivare la propria casella vocale bisogna andare in “Impostazioni > Impostazioni Telefono” e

abilitare la funzionalità di “Casella Vocale” (per avere maggiori informazioni su come abilitare il servizio,

rilascia l'help in “Impostazioni Telefono”)

Come caricare un nuovo messaggio audio

Se si vuole caricare un file con il messaggio audio già registrato bisogna selezionare l'opzione “Carica Messaggio”. Inquesto caso sarà possibile caricare un file audio esclusivamente in formato “.wav” fino a un massimo di 10MB (nonsono ammessi formati “.mp3”, “.mid”, “.wma”, “.flac”, ecc.). Il file può essere allegato in due modi:

Drag and drop: trascinando e rilasciando il file all'interno dell'apposita area (contrassegnata con

un colore grigio)

“Manualmente”: cliccando all'interno dell'area di colore grigio, si aprirà una finestra che

permetterà di selezionare il file che si trova nel PC

NOTA: se il messaggio non viene salvato (cliccando l'apposito pulsante) questo non verrà caricato nella

casella vocale

Messaggi ricevuti

In questa sezione è possibile accedere a tutti i messaggi audio ricevuti nella propria casella vocale.

Per poter ricevere un messaggio bisogna attivare la funzionalità “Casella Vocale” da “Impostazioni >

Impostazioni Telefono” (per avere maggiori informazioni su come abilitare questo servizio, rilascia l'help

in “Impostazioni Telefono”).

Quando si riceve un messaggio audio, questo verrà segnalato con una notifica.

Le possibili operazioni nella tabella

Nella seguente tabella è possibile visualizzare delle informazioni utili e interagire con alcune di esse.

Ecco nel dettaglio cosa può essere visualizzato all'interno di essa:

Data/Ora: viene visualizzato il giorno, il mese, l'anno e l'ora del messaggio audio ricevuto

Mittente: viene visualizzato il contatto da cui è stato ricevuto il messaggio audio. Se il contatto è

registrato all'interno della piattaforma (anche nella rubrica) verrà visualizzato il suo nome,

altrimenti comparirà il suo numero. Quest'ultimo potrà essere aggiunto in rubrica direttamente

da questa schermata premendo il tasto oppure lo si può richiamare premendo il tasto

posto a fianco ad esso

Messaggio audio: viene visualizzato il messaggio audio. Questo può essere ascoltato

direttamente dal player oppure può essere scaricato in formato “.mp3” cliccando il tasto

permette la cancellazione del messaggio audio dalla propria casella vocale

la seguente icona compare nella stessa riga del messaggio ricevuto che non è stato ancora

ascoltato

I messaggi vocali vengono ordinati cronologicamente (dal più recente al più vecchio) e in ogni

schermata ne vengono visualizzati al massimo cinque. Per visualizzare messaggi meno recenti, basta

scorrere le pagine tramite la seguete barra in basso a destra

Servizi postali

Come compilare il modulo di invio

La procedura di invio

Invio

In questa sezione è possibile, grazie ad una partnership con Posteitaliane, inviare raccomandate,

lettere e telegrammi direttamente da Youneed.

Più nello specifico i servizi a disposizione sono:

raccomandataonline, per l'invio di lettere raccomandate

telegrammaonline, per l'invio di telegrammi

posta1online, per l'invio di posta prioritaria

posta4online, per l'invio di posta ordinaria

Selezionando il servizio desiderato sarà richiesto di compilare un modulo con i dati di destinatario e

mittente, oltre all'upload del documento da inviare, al testo del telegramma e alle eventuali opzioni di

invio.

Affinché il modulo sia inviato correttamente occorre inserire obbligatoriamente i campi contrassegnati

con l'asterisco (*).

Per usufruire dei servizi postali è necessario avere credito sufficiente (è possibile visualizzare il credito

disponibile nella sezione “Crediti > Credito Residuo” avendo i dovuti permessi).

Se il credito è pari a zero comparirà un messaggio d'errore e non si potrà usufruire di alcun

servizio.

Se il credito residuo è inferiore a € 15, viene suggerito di acquistare del credito, ma si potrà

comunque usufruire dei diversi servizi postali. Se poi il costo del servizio risulta maggiore del

credito residuo, non lo si potrà confermare dalla sezione “Archivio”

Come compilare il modulo di invio

Per quanto riguarda i servizi raccomandataonline, posta1online e posta4online i moduli da

compilare richiedono i seguenti dati:

Dati Destinatario: per il destinatario si può scegliere se effettuare l'invio ad un indirizzo italiano,

estero o ad una casella postale.

Se il destinatario è presente nella sezione “Rubrica” di Youneed e i dati relativi all'indirizzo postale

sono stati inseriti, digitando nel campo “Nome e cognome o ragione sociale” le prime due lettere

del nome o del cognome o dell'azienda comparirà una finestra di suggerimento da cui poter

selezionare il destinatario e far sì che siano autocompilati il resto dei campi.

In ogni caso, digitando nel campo “Città” le prime due lettere della città che si vuole inserire si

aprirà un menù a tendina da cui poter scegliere città, provincia e CAP.

Dati Mittente: in questa sezione del modulo di invio andranno inseriti i dati del mittente.

Nei campi dell'indirizzo saranno proposti i dati forniti ad Ambrogio al momento della stipula del

contratto. È possibile comunque modificarli e, una volta inviato il modulo, questi saranno salvati

e riproposti al prossimo invio.

NOTA: verrà riproposto solamente l'indirizzo dell'ultimo invio, non il nome e cognome della

persona che ha inviato

Carica Documento: in questa sezione è possibile caricare un documento in formato PDF (non

sono ammessi formati diversi come “.doc”, “.jpg”, “.xls”, ecc.)

Dopo che questo è stato caricato, prima che avvenga l'invio, lo si può togliere cliccando sull'icona

e procedere nuovamente al caricamento di un altro documento.

NOTA: il documento PDF non deve superare i 10MB e al massimo può essere composto da 18

fogli.

Se per esempio provo ad inviare un PDF di 5MB composto da 36 pagine, bisogna selezionare la

stampa “fronte/retro” (per ottenere il numero di fogli massimo consentito e cioè 18) affinché non

si verifichino errori

Opzioni: si ha la possibilità di effettuare la “Stampa a colori” invece che in bianco e nero, e la

“Stampa fronte/retro”. Inoltre, per la raccomandataonline, si può richiedere la “Ricevuta di

ritorno”.

Per quanto riguarda invece il servizio telegrammaonline il modulo da compilare richiede i seguenti

dati:

Dati Destinatario: si può scegliere se effettuare l'invio ad un indirizzo italiano oppure estero.

Come per gli altri servizi è possibile ricercare il rubrica il destinatario in modo da autocompletare

i campi dell'indirizzo.

Dati Mittente: anche per il telegramma saranno proposti i dati forniti ad Ambrogio al momento

della stipula del contratto con la possibilità di modificarli e salvarli per il prossimo invio.

NOTA: verrà riproposto solamente l'indirizzo dell'ultimo invio, non il nome e cognome della

persona che ha inviato

Testo del telegramma

Prima di procedere all'invio del modulo, cliccando sulla di Info costi si possono consultare le

tabelle riassuntive di tutti i costi per ogni servizio e delle opzioni richieste .

La procedura di invio

Una volta soddisfatti dei dati inseriti è possibile procedere con l'invio cliccando sul bottone “Continua”.

Se invece si volessero cancellare i dati inseriti è sufficiente cliccare su “Pulisci campi”.

A questo punto si ha ancora un'ultima volta la possibilità di controllare i dati: se sono corretti si

procede cliccando nuovamente su “Continua” e si può quindi effettuare una richiesta a

Posteitaliane per conoscere il prezzo effettivo del servizio.

Il prezzo non sarà comunicato immediatamente ma entro qualche minuto.

Al momento della ricezione del prezzo si riceverà una notifica ed allora sarà ancora possibile annullare

l'invio oppure procedere. È solo in questo momento che sarà effettuato il pagamento del servizio.

Importante: è possibile confermare l'invio entro e non oltre la giornata in cui è stata effettuata la

richiesta di prezzo.

Se tutta la procedura viene completata si aprirà in automatico la

sezione “Archivio” dei Servizi Postali in cui è possibile visualizzare

l'invio appena effettuato oltre a tutti quelli che sono stati

effettuati in passato.

Raccomandata

Tabelle per destinazioni nazionali

Tabelle per destinazioni estere

Telegramma

Tabella per destinazione nazionale

Tabella per destinazioni estere

Posta 1



Posta 4



Tabelle costi Raccomandata di Ambrogio Srl

Posta Raccomandata online: stampa in bianco e nero perdestinazioni nazionali

ScaglioniTotale

Prezzo Prezzo con AR

fino a 20g

1 foglio € 4,42 € 5,32

2 fogli € 4,55 € 5,46

3 fogli € 4,68 € 5,59

da 21g a 50gda 4 a 5 fogli € 6,11 € 7,02

da 6 a 9 fogli € 6,17 € 7,08

da 51g a 100gda 10 a 13 fogli € 6,24 € 7,15

da 14 a 18 fogli € 6,30 € 7,21

Posta Raccomandata online: stampa a colori per destinazioninazionali

ScaglioniTotale

Prezzo Prezzo con AR

fino a 20g

1 foglio € 4,81 € 5,72

2 fogli € 5,00 € 5,91

3 fogli € 5,20 € 6,11

da 21g a 50gda 4 a 5 fogli € 6,76 € 7,67

da 6 a 9 fogli € 6,95 € 7,86

da 51g a 100gda 10 a 13 fogli € 7,15 € 8.06

da 14 a 18 fogli € 7,34 € 8,25

Posta Raccomandata Online: stampa in bianco e nero versodestinazioni estere

ScaglioniTariffa Postale

zona 1 zona 2 zona 3

fino a 20g

1 foglio € 8,25 € 9,62 € 10,33

2 fogli € 8,32 € 9,68 € 10,40

3 fogli € 8,44 € 9,81 € 10,53

da 21g a 50gda 4 a 5 fogli € 11,05 € 12,54 € 13,71

da 6 a 9 fogli € 11,30 € 12,80 € 13,97

da 51g a 100gda 10 a 13 fogli € 12,87 € 14,49 € 16,12

da 14 a 18 fogli € 13,39 € 15,01 € 16,64

Posta Raccomandata Online: stampa a colori verso destinazioniestere



fino a 20g

1 foglio € 8,51 € 9,87 € 10,59

2 fogli € 8,64 € 10,01 € 10,72

3 fogli € 8,84 € 10,20 € 10,92

da 4 a 5 fogli € 11,57 € 13,06 € 14,23



da 21g a 50g

da 6 a 9 fogli € 11,96 € 13,45 € 14,62

da 51g a 100gda 10 a 13 fogli € 13,78 € 15,40 € 17,03

da 14 a 18 fogli € 14,43 € 16,05 € 17,68

Tabelle costi Telegramma di Ambrogio Srl

Prezzi Telegramma online per l'Italia

Composizione Costo unitario*

fino a 20 parole di testo € 3,90





Prezzi Telegramma online per l'estero

Zone Tariffarie Composizione Costo unitario*

ZONA A (Europa-Nord Africa)Prezzo fisso € 7,70

Prezzo per parola € 0,28

ZONA B (Islanda)Prezzo fisso € 7,70

Prezzo per parola € 0,29

ZONA C (Europa-ex Area Sovietica-Nord Africa)Prezzo per parola (minimo 7 parole)

€ 0,55

ZONA D (Gibilterra)Prezzo per parola (minimo 7 parole)

€ 0,58

ZONA E (Somalia)Prezzo per parola (minimo 7 parole)

€ 0,62

ZONA F (Paesi Arabi-USA-Canada)Prezzo per parola (minimo 7 parole)

€ 0,72

ZONA G (Africa-Asia-Centro e Sud America-Australia)Prezzo per parola (minimo 7 parole)

€ 0,81

ZONA H (USA)Prezzo per parola (minimo 7 parole)

€ 1,33

Il totale è imponibile ad IVA ad aliquota ordinaria.

Tabelle costi Posta 1 di Ambrogio Srl

Prezzi Posta1online: stampa in bianco e nero per destinazioninazionali

Scaglioni Totale*

fino a 20g

1 foglio € 3,01

2 fogli € 3,12

3 fogli € 3,19

da 21g a 50gda 4 a 5 fogli € 3,31

da 6 a 9 fogli € 3,47

da 51g a 100gda 10 a 13 fogli € 3,70

da 14 a 18 fogli € 4.09

Prezzi Posta1online: stampa a colori per destinazioni nazionali

Scaglioni Totale*

fino a 20g

1 foglio € 3,23

2 fogli € 3,38

3 fogli € 3,49

da 21g a 50gda 4 a 5 fogli € 3,65

da 6 a 9 fogli € 3,93

da 51g a 100gda 10 a 13 fogli € 4,32

da 14 a 18 fogli € 4,91

Prezzi Posta1online: stampa in bianco e nero per destinazioni estere

ScaglioniTariffa Postale*


1 foglio € 4,83 € 6,13 € 7,43


zona 1 zona 2 zona 3fino a 20g

2 fogli € 4,93 € 6,24 € 7,53

3 fogli € 5,01 € 6,31 € 7,61

da 21g a 50gda 4 a 5 fogli € 5,13 € 6,43 € 7,73

da 6 a 9 fogli € 5,29 € 6,59 € 7,89

da 51g a 100gda 10 a 13 fogli € 6,56 € 7,73 € 10,20

da 14 a 18 fogli € 6,95 € 8,12 € 10,59

Prezzi Posta1online: stampa a colori per destinazioni estere



fino a 20g

1 foglio € 5,05 € 6,35 € 7,65

2 fogli € 5,20 € 6,50 € 7,80

3 fogli € 5,31 € 6,61 € 7,91

da 21g a 50gda 4 a 5 fogli € 5,47 € 6,77 € 8,07

da 6 a 9 fogli € 5,75 € 7,05 € 8,35

da 51g a 100gda 10 a 13 fogli € 7,18 € 8,35 € 10,82

da 14 a 18 fogli € 7,77 € 8,94 € 11,41


Tabelle costi Posta 4 di Ambrogio Srl

Prezzi Posta4online: stampa in bianco e nero per destinazioninazionali

Scaglioni Totale*

fino a 20g

1 foglio € 1,39

2 fogli € 1,49

3 fogli € 1,57

da 21g a 50gda 4 a 5 fogli € 3,12

da 6 a 9 fogli € 3,27

da 10 a 13 fogli € 3.51

Scaglioni Totale*da 51g a 100g

da 14 a 18 fogli € 3,90

Prezzi Posta4online: stampa a colori per destinazioni nazionali

Scaglioni Totale*

fino a 20g

1 foglio € 1,61

2 fogli € 1,75

3 fogli € 1,87

da 21g a 50gda 4 a 5 fogli € 3,45

da 6 a 9 fogli € 3,74

da 51g a 100gda 10 a 13 fogli € 4,13

da 14 a 18 fogli € 4,71

Prezzi Posta4online: stampa in bianco e nero per destinazioni estere



fino a 20g

1 foglio € 1,58 € 3,14 € 4,05

2 fogli € 1,69 € 3,25 € 4,16

3 fogli € 1,76 € 3,32 € 4,23

da 21g a 50gda 4 a 5 fogli € 4,09 € 5,39 € 6,56

da 6 a 9 fogli € 4,25 € 5,55 € 6,72

da 51g a 100gda 10 a 13 fogli € 5,78 € 6,95 € 9,42

da 14 a 18 fogli € 6,17 € 7,34 € 9,81

Prezzi Posta4online: stampa a colori per destinazioni estere



fino a 20g

1 foglio € 1,80 € 3,36 € 4,27

2 fogli € 1,95 € 3,51 € 4,42

3 fogli € 2,06 € 3,62 € 4,53

da 21g a 50gda 4 a 5 fogli € 4,43 € 5,73 € 6,90

da 6 a 9 fogli € 4,71 € 6.01 € 7,18



da 51g a 100gda 10 a 13 fogli € 6,40 € 7,57 € 10.04

da 14 a 18 fogli € 6,99 € 8,16 € 10,63


Ricerca e visualizzazione

Gli stati dei Servizi Postali

Archivio

In questa sezione è possibile visualizzare l'archivio storico di tutti gli invii di Servizi Postali effettuati.

Ricerca e visualizzazione

È possibile ricercare sia per data invio, che per destinatario, che per stato del servizio. Lo stato del

servizio può essere:

In corso

In errore

Completato

Annullato

Nello specifico, la ricerca per stato permette di visualizzare i seguenti risultati:

ricercando per stato In corso si visualizzeranno tutti gli invii con stato servizio “Inserito”,

“Validato”, “Da confermare”, “Confermato”, “In stampa”, “In giacenza”, “In transito” (in pratica sono

tutti gli stati contrassegnati con il colore giallo, che quindi non si trovano in uno stato definitivo);

ricercando per stato In errore si visualizzeranno tutti gli invii con stato servizio “In errore”;

ricercando per stato Completato si visualizzeranno tutti gli invii con stato servizio “Inviato” (per

telegrammaonline, posta1online e posta4online), “Consegnato” o “Restituito” (per il solo

servizio raccomandataonline);

ricercando per stato Annullato si visualizzeranno tutti gli invii con stato servizio “Annullato”.

Ecco nel dettaglio cosa può essere visualizzato relativamente all'archivio dei servizi inviati

Ultimo aggiornamento: viene visualizzato il giorno, il mese, l'anno e l'ora dell'ultimo

aggiornamento di stato del servizio

Utente: viene visualizzato il nome dell'utente registrato nella piattaforma che ha effettuato l'invio

Destinatario: viene visualizzato il nome e cognome del destinatario

Servizio: viene visualizzato il servizio di posta effettuato

Stato: viene visualizzato lo stato del servizio e il colore corrispondente, ovvero:

rosso: quando lo stato è “In errore” o è “Annullato”

giallo quando lo stato è “Inserito”, “Da confermare”, “In stampa” o “In giacenza”

verde: quando lo stato è “Inviato” o “Consegnato”

Dettagli: cliccando il seguente tasto si aprirà una finestra dove sarà possibile vedere nel

dettaglio tutto lo storico dell'invio del Servizio Postale e, quando il servizio è in stato Da

confermare, confermare l'invio, modificarlo o annullarlo.

Cancella: cliccando il tasto (presente soltanto nei servizi con lo stato “In errore“ o “Annullato”),

verrà eliminata la spedizione dall'archivio storico

È anche possibile esportare in formato excel l'elenco delle spedizioni visualizzate cliccando

sull'apposito bottone in basso a destra

Le spedizioni vengono ordinati cronologicamente (dal più recente al più vecchio) e in ogni schermata

ne vengono visualizzati al massimo 10. Per visualizzare gli invii più vecchi, basta scorrere le pagine

tramite la seguete barra in basso a destra

Gli stati dei Servizi Postali

Appena viene effettuato un invio lo stato del servizio sarà Inserito. Quando un servizio è in stato

Inserito l'utente deve attendere la risposta di Posteitaliane che provvederà a validare l'invio e a

comunicare il prezzo esatto, oppure a passare il servizio In errore.

Quindi i due stati successivi, se la spedizione non è In errore, saranno: Validato e, subito dopo, Da

confermare.

In quest'ultimo stato, è richiesto un intervento dell'utente che, una volta che viene a conoscenza del

prezzo esatto, cliccando sul tasto , per visualizzare l'invio nel dettaglio, può:

confermare l'invio (cliccando su “Conferma”)

modificare quanto inserito nel modulo di invio. Cliccando sul bottone “Modifica”, infatti,

comparirà il form già compilato pronto per essere modificato dall'utente che può decidere di:

apportare delle modifiche ai dati e cliccare sul bottone “Modifica” posto in basso a sinistra

per renderle effettive. A questo punto, mentre lo stato del servizio postale oggetto di

modifiche seguirà nuovamente l'iter illustrato appena sopra, il servizio postale con i vecchi

dati passerà nello stato di “Annullato”.

creare un nuovo documento della stessa tipologia di servizio cliccando il bottone “Crea

nuova”. In questo modo verranno puliti tutti i campi del form e, una volta ricompilato,

bisognarà cliccare su “Continua“ e attendere l'iter illustrato sopra.

A differenza della modifica, in questo caso, il servizio postale con i vecchi dati non verrà

visualizzato con lo stato di “Annullato” (in quanto appunto, è stato creato un nuovo

documento)

annullare l'invio (cliccando su “Annulla”)

NOTA: Se il costo servizio risulta maggiore del credito residuo, la conferma non verrà effettuata

A seconda di ciò che decide di fare l'utente, lo stato del servizio potrà essere Confermato o Annullato.

Se lo stato è Confermato il servizio sarà lavorato da Posteitaliane e l'utente potrà seguire l'iter della

spedizione verificando i successivi stati del servizio.

Se si tratta di telegrammaonline, posta1online o posta4online il seguente e ultimo stato sarà

Inviato, che coincide con il momento in cui la lettera cartacea o il telegramma vengono inviati.

Se invece si tratta di raccomandataonline si avrà la possibilità di visualizzare anche gli stati intermedi

di lavorazione, e cioè:

In stampa:

in attesa di stampa (flusso di stampa ancora in elaborazione)

In giacenza:

in giacienza rilasciato avviso al destinatario

in attesa di prelievo (sportello) da parte del destinatario

in casella postale (casellista)

In transito:

risultano in lavorazione tutti gli invii

in transito verso la destinazione di recapito

inesitati

in attesa di ulteriore tentativo di recapito del portalettere

in attesa di rinvio al destinatario

inviato per consegna da ufficio periferico

Consegnato:

recapitato al destinatario tramite portalettere

recapitato tramite consegna da sportello tramite consegna diretta presso UDR&CMP

consegnato da ufficio periferico

Restituito:

rifiutato dal destinatario

reso generico o per compiuta giacenza

in attesa di rinvio al mittente

in lavorazione in seguito ad evento di ritorno

reso al mittente

tracciatura che attivi flag tecnico di restituzione al mittente

destinati o lavorati presso ufficio di reso al mittente

Inoltre se una raccomandata si trova nello stato di “Confermato”, cliccando il tasto posto nella riga

corrispondente, si aprirà una finestra di riepilogo dove l'utente avrà la possibilità di tracciare la

spedizione cliccando su “Dettagli”.

A questo punto verrà reindirizzato direttamente nel sito di Poste Italiane dove potrà tracciare la propria

spedizione.

Hotel

Servizio sveglia

Il servizio sveglia permette di programmare in modo automatico una chiamata che parte dal

centralino ad un numero interno. Per rendere attivo tale servizio occorre abilitarlo spuntando

l'apposita casella posta a fianco della voce “Abilitato”.

Le opzioni del servizio sveglia variano in base ai seguenti “profili standard”:

Amministratore: può impostare/aggiungere una nuova sveglia con il tasto (visibile sulla

sinistra nel pannello) e può gestire il servizio selezionando o deselezionando l'apposita casella

Operatore: può impostare/aggiungere una nuova sveglia con il tasto (visibile sulla sinistra nel

pannello) e può gestire il servizio selezionando o deselezionando l'apposita casella

Utente: non può impostare/aggiungere il servizio sveglia

NOTA: le caratteristiche dei “profili standard”, possono essere modificate da “Amministrazione >

Impostazioni Avanzate - Permessi”

Come impostare e modificare una sveglia

Per impostare una nuova sveglia bisogna cliccare il tasto visibile sulla sinistra non appena aperta

questa sezione.

Il servizio è personalizzabile e i campi che si possono impostare sono i seguenti:

Ora: si imposta l'orario in cui deve essere chiamato l'interno.

Per facilitare l'inserimento dell'ora, è possibile impostarla direttamente dalla finestra che

compare una volta selezionata l'area di testo

Interno: si seleziona l'interno da chiamare tramite un menù a tendina

Programmazione: si programma il giorno della sveglia, che può essere o un giorno specifico

(selezionando l'opzione “il” gg/mm/aaaa) oppure una serie di più giorni (selezionando l'opzione

“dal” gg/mm/aaaa “al” gg/mm/aaaa).

Per facilitare l'inserimento della data è possibile selezionarla direttamente dal calendario che

compare una volta selezionata l'area di testo corrispondente

Note: si possono scrivere eventuali note

Se si vuole tornare indietro senza salvare bisogna cliccare il tasto in alto a sinistra.

Se invece la sveglia viene salvata, quest'ultima comparirà nel pannello e sarà possibile modificarla o

cancellarla.

Per modificare una sveglia basta cliccare il tasto e a questo punto comparirà una finestra analoga

a quella per impostare una nuova sveglia.

Per cancellarla, invece, bisogna cliccare sul tasto e confermare dando l'OK.

Registro Chiamate

In questa sezione è possibile vedere tutte le chiamate effettuate da parte degli interni. Un utente

può accedere a questa sezione solo se ha il relativo permesso abilitato (in “Amministrazione >

Impostazioni Avanzate - Permessi”)

Da questa sezione è possibile selezionare un interno, una data “Dal - al” e una determinata fascia

oraria per le singole date.

Una volta impostati i vari campi basta cliccare sul pulsante “Cerca” per vedere tutti i dettagli di

chiamata di un interno, in particolare verrà mostrata una tabella contenente le seguenti informazioni:

Interno: viene indicato il numero dell'interno selezionato

Numero Chiamato: viene indicato il numero chiamato da parte di un interno (le ultime 3 cifre

saranno oscurate da asterischi)

Data/Ora: viene indicata la data e l'ora dell'inizio di una chiamata

Durata: viene indicata la durata della chiamata

Prezzo Applicato (euro/min): viene indicato il prezzo per minuto applicato alla chiamata e il

corrispondente prefisso di una determinata area geografica

Totale: viene visualizzato, sia il costo di ogni singola chiamata (su ogni riga) che il costo totale di

tutte le chiamate in fondo alla colonna

È possibile, infine, stampare la tabella cliccando il pulsante “Stampa” posto a fianco il pulsante “Cerca”

Impostare i costi di una chiamata

La tabella dei costi chiamata

Come impostare una regola

Come vengono gestite le aree geografiche: alcuni esempi

Impostare i costi di una chiamata

In questa sezione, un utente con il relativo permesso abilitato (in “Amministrazione > Impostazioni

Avanzate - Permessi”), ha la possibilità di personalizzare i costi da applicare ad una chiamata in base al

prefisso nazionale o internazionale di un numero telefonico, sia fisso che mobile.

Di default vengono fornite alcune regole che riguardano tutti i numeri fissi e mobili italiani (“39”) e

una regola generale contrassegnata da un asterisco (*), che riguarda tutti gli altri prefissi diversi da

quelli indicati sopra .

Tuttavia queste regole possono essere modificate (tramite il tasto ), eliminate (tramite il tasto ).

Il pulsante “Ripristina” invece può essere cliccato se si vogliono ripristinare le regole di default

La tabella dei costi chiamata

La tabella mostra nel dettaglio le regole dei costi applicati in base ai diversi prefissi. Ecco le varie voci

che vengono visualizzate:

Prefisso: viene indicato il prefisso di una specifica area geografica

Prezzo: viene indicato il prezzo (al minuto) personalizzato impostato da un utente

Costo Massimo: vengono visualizzati i costi di chiamata al minuto che fanno riferimento al

contratto

Differenza: viene visualizzato l'importo al minuto dato dalla differenza tra “Prezzo” e “Costo

Massimo”

Zona: viene visualizzato nel dettaglio il paese di riferimento in base al prefisso impostato. Inoltre,

a fianco a questa voce, viene visualizzato il tasto . Cliccandolo viene mostrata una lista che,

tenendo conto del prefisso specificato, mostra le aree geografiche e i dispositivi (mobili o fissi)

che vengono “coinvolti” in base al prefisso impostato

il tasto per modificare una regola

il tasto per eliminare una regola

Come impostare una regola

Per impostare una nuova regola occorre cliccare il tasto posto in alto a sinistra. Successivamente, in

fondo alla tabella, compariranno due aree di testo:

Prefisso: in questo campo è possibile digitare un prefisso (che dovrà comunque sempre iniziare

con il codice di prefisso internazionale). Iniziando a digitare anche solo una cifra del prefisso,

vengono automaticamente compilate le voci “Costo Massimo“, “Differenza” e “Zona” in base,

appunto, al prefisso digitato.

Cliccando il tasto (durante la digitazione del prefisso) posto accanto all'area geografica

suggerita, viene facilitata l'individuazione dei prefissi di una specifica area.

Di seguito è possibile visualizzare il planisfero con i diversi prefissi di riferimento (per avere

maggiori informazioni consulta la pagina di Wikipedia)

Come vengono gestite le aree geografiche con i prefissi: alcuni esempi

Esempio 1: supponiamo di digitare soltanto la cifra “1”,

che corrisponde a tutto il “Nord America” e di salvare

questa regola. In questo modo, in pratica, verranno

inclusi tutti i prefissi successivi alla cifra “1”, come per

esempio “1202”, “1473”, “1905”, ecc.

Esempio 2: memorizzando il prefisso “12”, si

restringono automaticamente le aree geografiche di

riferimento del “Nord America”. In pratica, con questa

regola impostata verranno inclusi tutti i prefissi

successivi alla cifrà “12”, come per esempio “1202”,

“1242”, “1268404”, ecc.

Esempio 3: prendiamo in considerazione uno dei valori di default, e cioè “390”. In questo

caso l'area geografica di riferimento è l'Italia (“39”). Lo “0” posto subito dopo il “39” indica

che verranno inclusi tutti i prefissi nazionali dei numeri fissi, come per esempio “3902”,

“3906”, “39091”, ecc.

Nel caso invece del solo “39” indicato come prefisso, verranno inclusi sia tutti i telefoni fissi

nazionali che quelli mobili del nostro paese

In generale, quindi, sarà possibile specificare una determinata area geografica più o meno estesa,

in base alle cifre indicate nel campo “Prefisso”

https://it.wikipedia.org/wiki/Prefissi_telefonici_internazionali

Prezzo: in questo campo è possibile digitare un

prezzo da applicare al minuto alle chiamate con un

determinato prefisso. Per separare le cifre decimali

è necessario utilizzare un “punto” o una “virgola”.

Iniziando a scrivere un importo, verrà

automaticamente aggiornata la voce “Differenza”

(che è il risultato di una sottrazione tra il “Prezzo” e il

“Costo Massimo”)

Una volta stabilita la regola sarà possibile salvarla

cliccando sul tasto oppure annullarla cliccando

su

Fax

Come inviare un fax dalla piattaforma

Come inviare un fax via email

Invio nuovo fax

In questa sezione è possibile inviare un fax. Affinché venga inviato correttamente occorre inserire

obbligatoriamente i campi contrassegnati con l'asterisco (*).

Come inviare un fax dalla piattaforma

Per inviare un fax bisogna obbligatoriamente:

selezionare il numero del “Mittente”, ovvero selezionare il numero dal quale si vuole inviare un

documento Possono esistere tre diverse tipologie di numeri fax (da poter utilizzare come

“Mittente”):

Pubblico: utilizzabile da tutti gli utenti

Condiviso: utilizzabile dagli utenti con cui si è condiviso un determinato numero

Riservato: utilizzabile solo da determinati singoli utenti

La possibilità di scegliere un “Mittente”, pubblico, condiviso o riservato, dipende sia dai permessi

concessi ad un determinato utente nella sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate -

Permessi” che dalla presenza di più linee di fax nel centralino.

inserire il numero del “Destinatario”: iniziando a scrivere un numero o un nome, comparirà la

seguente finestra di suggerimento per aiutare l'utente nella ricerca

selezionare un file in formato PDF (assicurandosi che quest'ultimo sia orientato verticalmente).

Non è possibile, infatti, allegare file di diverso formato (per esempio “.docx”, “.txt”, “.xls”, “.jpg”,

ecc.), inoltre si può allegare un solo file per volta.

Il file PDF può essere grande al massimo 3MB e si può allegare in due modi:

Drag and drop: trascinando e rilasciando il file all'interno dell'apposita area (contrassegnata con

un colore grigio)



Una volta allegato il documento il fax è pronto per essere spedito al numero indicato nel campo

“Destinatario”. Se invece si desidera eliminarlo bisogna cliccare il tasto posto a fianco al nome del

file.

Come inviare un fax via email

Oltre all'invio di fax tramite la piattaforma, è possibile inviare un fax anche via email utilizzando la

propria casella di posta elettronica.

Di seguito vengono elencate le condizioni/regole preliminari per inviare un fax dalla propria casella di

posta elettronica:

bisogna avere i permessi abilitati dalla sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate -

Permessi”

un utente deve avere nella sezione “Fax > Numeri Abilitati” alla voce “Inoltra via email” il proprio

indirizzo email associato al numero di fax mittente

Dalla propria casella di posta elettronica, invece, occorre seguire queste istruzioni:

effettuare il login nella propria casella di posta elettronica (che può essere per esempio quella di

Gmail, Libero, Hotmail, ecc.)

Destinatario(“A:”): inserire il seguente indirizzo email: [email protected]

Contenuto dell'email: nel corpo dell'email bisognerà scrivere obbligatoriamente come segue

Mittente: (indicare il proprio numero di fax abilitato all'invio)

Destinatario: (indicare il numero di fax del destinatario)

NOTA: le voci “Mittente” e “Destinatario” devono comparire rispettivamente nell'ordine indicato,

inoltre i numeri di fax scritti dopo i due punti delle voci “Mittente” e “Destinatario”, devono essere

scritti senza spazi e senza caratteri speciali, come “+”, “/”, “-”, ecc.

Se non si rispettano queste regole il fax non verrà inviato e si riceverà un'email con indicato il tipo

di errore che si è verificato.

allegare un file in formato PDF. Non è possibile, infatti, allegare file di diverso formato (per

esempio “.docx”, “.txt”, “.xls”, “.jpg”, ecc.), inoltre si può allegare un solo file per volta.

Il fax inviato via email verrà visualizzato nella sezione “Fax Inviati” della piattaforma YouNeed, inoltre

l'utente riceverà anche una email di conferma dell'avvenuto invio, oppure una email contenente un

messaggio d'errore specifico qualora l'invio del fax non vada a buon fine.

Fax ricevuti

In questa sezione sarà possibile vedere tutti i fax ricevuti al proprio numero di fax virtuale. Se sono

presenti più linee di fax all'interno del centralino, e se un utente ha i dovuti permessi abilitati (nella

sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate - Permessi”), sarà possibile selezionare un numero

(pubblico, condiviso o riservato) per filtrare i fax ricevuti su quel determinato numero.

Premendo il pulsante “Aggiorna” in alto a sinistra (dentro la finestra), è possibile aggiornare l'intera

sezione “Fax Ricevuti”.

Quando si riceve un fax, questo verrà segnalato:

con una notifica in alto a destra

con la seguente icona posta a fianco ad ogni singola voce (quest'icona rimarrà fin quando

non si visualizzerà il fax)

con un messaggio inviato all'email personale dell'utente se è registrata nella sezione “Email e

Numeri Abilitati > Ricevi via email”

All'interno di questa sezione è possibile vedere delle informazioni utili e interagire con alcune di esse.

Vediamo adesso nel dettaglio cosa può essere visualizzato:

Data/Ora: viene visualizzato il giorno, il mese, l'anno e l'ora del fax ricevuto

Mittente: viene visualizzato il contatto da cui è stato ricevuto il fax. Se il contatto è registrato

all'interno della rubrica verrà visualizzato il suo nome, altrimenti comparirà il numero del

mittente. Quest'ultimo potrà essere aggiunto in rubrica direttamente da questa schermata

premendo il tasto posto a fianco ad esso

Destinatario: viene visualizzato il numero di fax che ha ricevuto il documento

Stato: viene visualizzato lo stato del fax ricevuto insieme al colore corrispondente


dettaglio tutto il processo di ricezione del fax

File: cliccando il tasto verrà scaricato il fax ricevuto in formato PDF

Cancella: cliccando il tasto (presente soltanto nei fax con lo stato “Completato“ o “Errore”),

viene eliminato il fax e non sarà più visibile nella propria interfaccia, gli altri utenti infatti

continueranno a visualizzare il fax

I fax vengono ordinati cronologicamente (dal più recente al più vecchio) e in ogni schermata ne

vengono visualizzati al massimo 10. Per visualizzare i fax più vecchi, basta scorrere le pagine tramite la

seguete barra in basso a destra

Fax inviati

In questa sezione sarà possibile vedere tutti i fax che sono stati inviati, anche se questi sono andati in

errore. Inoltre saranno visualizzati anche i fax inviati via email.

Premendo il pulsante “Aggiorna” in alto a sinistra (dentro la finestra), è possibile aggiornare l'intera

sezione “Fax Inviati”

All'interno di questa sezione è possibile vedere delle informazioni utili e interagire con alcune di esse.

Ecco nel dettaglio cosa può essere visualizzato:

Data/Ora: viene visualizzato il giorno, il mese, l'anno e l'ora dell'invio del fax

Mittente: viene visualizzato il nome dell'utente registrato nella piattaforma e il numero di fax che

è stato usato per inviarlo

Destinatario: viene visualizzato il contatto a cui è stato inviato il fax. Se il contatto è registrato

all'interno della rubrica verrà visualizzato il suo nome, altrimenti comparirà il numero del

destinatario. Quest'ultimo potrà essere aggiunto in rubrica direttamente da questa schermata

premendo il tasto posto a fianco ad esso

Stato: viene visualizzato lo stato del fax (insieme al colore corrispondente) dopo che questo è

stato inviato

Aggiorna stato: cliccando il seguente tasto (che può comparire a fianco di ogni singola voce)

è possibile vedere se lo stato di un fax è cambiato


dettaglio tutto il processo dell'invio del fax

File: cliccando il tasto verrà scaricato il file PDF che è stato inviato

Stampa: cliccando il seguente tasto sarà possibile stampare (dalla propria stampante) il

rapporto del fax inviato

Cancella: cliccando il tasto (presente soltanto nei fax con lo stato “Completato“ o “Errore”),

viene eliminato il fax e non sarà più visibile nella propria interfaccia, gli altri utenti infatti

continueranno a visualizzare il fax

I fax vengono ordinati cronologicamente (dal più recente al più vecchio) e in ogni schermata ne

vengono visualizzati al massimo 10. Per visualizzare i fax più vecchi, basta scorrere le pagine tramite la

seguete barra in basso a destra

I numeri e gli indirizzi email abilitati alla ricezione e all'invio di fax

In questa sezione un utente ha la possibilità di visualizzare le seguenti informazioni:

Numero: ovvero l'elenco dei numeri (o un singolo numero) abilitati all'invio e alla ricezione di fax

Visibilità: ovvero la tipologia del numero di fax che può essere

Pubblico: visibile da tutti gli utenti

Condiviso: visibile soltanto dagli utenti con cui si è condiviso

Riservato: visibile soltanto dall'utente loggato

Ricevi via email: ovvero gli indirizzi email (separati da virgola) che riceveranno i fax in formato

PDF. Se il campo è vuoto non verrà inviata nessuna email

Inoltra via email: ovvero gli indirizzi email (separati da virgola) che riceveranno i rapporti dei fax

inviati e da cui sarà possibile mandare fax dalla propria casella di posta elettronica (per avere

maggiori informazioni su come inviare un fax via email vedi la sezione “Invio Nuovo Fax”). Se il

campo è vuoto non verrà inviata nessuna email

I campi dove indicare gli indirizzi email sono editabili. Per rendere effettive le eventuali modifiche,

bisogna cliccare sul pulsante “Salva”.

Gli indirizzi email specificati all'interno dei due campi, non devono essere necessariamente uguali

agli indirizzi di posta elettronica registrati su YouNeed né tantomeno devono corrispondere tra loro.

NOTA: la possibilità di usare o meno un determinato numero di fax dipende dai permessi concessi a

uno specifico utente nella sezione “Impostazioni > Impostazioni Avanzate - Permessi”.

Infine, gli indirizzi email specificati nei campi “Ricevi via email” e “Inoltra via email” sono indipendenti

l'uno dall'altro

Wiki

Componi un documento

In questa sezione è possibile creare un documento Wiki aziendale. Il documento creato verrà

archiviato all'interno della piattaforma YouNeed e sarà accessibile a tutti gli utenti che ne hanno il

permesso. Se quest'ultimo è disattivato (dalla sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate -

Permessi”), quest'area non sarà disponibile.

Come creare un documento Wiki

Dopo aver cliccato la seguente sezione, sarà subito possibile creare un documento Wiki con diverse

caratteristiche elencate qui di seguito:

Seleziona documento: è possibile selezionare un documento già inserito e crearne uno nuovo al

suo interno. Così facendo, in pratica, verranno creati dei “sotto-documenti” organizzati in modo

gerarchico.

Se non viene selezionato nessun documento, quest'ultimo sarà a sé stante

Titolo (obbligatorio): nel seguente campo andrà indicato il titolo del documento

Strumenti: si potranno utilizzare diversi strumenti per la formattazione del testo, come per

esempio modificare la tipologia di carattere, la tabulazione, ecc. Passando il cursore sopra ogni

tasto, comparirà un messaggio/suggerimento che indica la propria funzionalità

Area di testo: all'interno di quest'area verrà scritto il contenuto di quello che sarà un documento

wiki aziendale. Oltre alla possibilità di scrivere del testo e formattarlo con gli appositi “Strumenti”,

inserire immagini, ecc... è possibile creare “collegamenti ipertestuali” con i documenti interni del

wiki stesso.

Digitando la “@” all'interno del testo, infatti,

verrà mostrata una lista che suggerisce tutti i

titoli dei documenti presenti nel wiki. A

questo punto, per creare il collegamento al

documento, basterà selezionarne uno, oppure continuare a scrivere per restringere la ricerca

Tags: nel seguente campo si potranno indicare alcune parole chiave (separate da virgole) utili per

poter ricercare più facilmente un documento nella sezione di “Ricerca” per tag

Ordine: si potrà inserire un numero che influenzerà l'ordine dei documenti visualizzati in “Ricerca”

e “Archivio Wiki”. Se viene inserito, verranno mostrate per prime le voci con un numero minore, e

a seguire gli altri.

NOTA: se non viene indicato alcun numero seguirà un normale ordinamento alfabetico delle voci.

Se invece vengono utilizzati due o più volte gli stessi numeri, i documenti (dopo il numero)

seguiranno un ordine alfabetico

Allegati: sarà possibile allegare più file o trascinandoli e rilasciandoli (“drag and drop”) all'interno



allegato


Terminata la stesura del documento, questo potrà essere salvato tramite il pulsante “Salva” oppure

sarà possibile svuotare tutti i campi premendo “Pulisci campi”.

La ricerca di un documento Wiki

In questa sezione è possibile ricercare un documento Wiki all'interno dell'archivio. Qui (a differenza

della sezione “Archivio Wiki”) i documenti vengono mostrati sotto forma di elenco senza le varie

possibili gerarchie di appartenenza.

I documenti vengono disposti in ordine alfabetico (A-Z) a meno che non sia indicato appositamente

l'ordine di visualizzazione (tramite un numero) nella sezione “Crea Documento”. In questo caso

seguiranno prima le voci con un numero a fianco, e sotto quelli senza. Se alcune voci vengono

memorizzate con lo stesso numero di ordine, queste (dopo il numero) seguiranno un ordine alfabetico.

È possibile effettuare due diverse tipologie di ricerca: “Ricerca semplice” e “Ricerca avanzata”

Ricerca semplice: nella seguente sezione possono essere

effettuate delle ricerche per

Titolo: iniziando a digitare anche soltanto una lettera

nell'apposita area di ricerca, i documenti verranno

evidenziati e filtrati

Tag: posizionando il cursore nell'apposita area di

ricerca, viene mostrata la lista di tutti i tag utilizzati con a fianco il numero di documenti che

li utilizzano. Scrivendo uno specifico tag, è possibile

restringere la lista mostrata. Infine, selezionando un tag,

si otterrà come risultato la lista dei documenti che lo

contengono

Ricerca avanzata: cliccando su “Ricerca avanzata” è possibile effettuare una ricerca all'interno

del testo dei documenti. Nell'area di ricerca è possibile digitare soltanto una parola di lunghezza

minima di tre caratteri. Infine, dopo averla digitata, per iniziare la ricerca bisogna cliccare il

pulsante “Cerca”

Il tasto posto al loro interno, permette di ripulire le rispettive aree di ricerca.

Le operazioni possibili sui documenti

In questa sezione, è possibile effettuare sui documenti alcune operazioni tramite i seguenti tasti:

permette di visualizzare il documento con le seguenti informazioni:

titolo del documento

testo del documento

percorso, ovvero dove si trova il file all'interno del wiki

tag (se non sono stati inseriti il campo sarà vuoto)

allegati (la seguente voce compare se esiste almeno un allegato. Eventualmente questo può

essere scaricato cliccando il tasto posto a fianco del nome del file)

autore del documento

data inserimento (completa di giorno, mese, anno e ora di creazione del documento)

ultimo aggiornamento (completa di giorno, mese, anno e ora di creazione del documento)

dopo aver cliccato questo tasto è possibile apportare modifiche ad un determinato

documento.

Affinché le modifiche vengano applicate bisogna cliccare l'apposito pulsante “Salva” posto in

fondo alla pagina di modifica del documento, altrimenti le modifiche verranno perse. Sempre

nella stessa schermata è possibile anche eliminare il documento (previa conferma) tramite il

pulsante “Elimina”. Premendo il pulsante “Reset”, invece, verranno ripulite le varie sezioni e sarà

possibile creare direttamente un nuovo documento. In questo caso il documento che è oggetto di

modifica non verrà cancellato

Componi un documento

In questa sezione è possibile creare un documento Wiki aziendale. Il documento creato verrà

archiviato all'interno della piattaforma YouNeed e sarà accessibile a tutti gli utenti che ne hanno il

permesso. Se quest'ultimo è disattivato (dalla sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate -

Permessi”), quest'area non sarà disponibile.

Come creare un documento Wiki

Dopo aver cliccato la seguente sezione, sarà subito possibile creare un documento Wiki con diverse

caratteristiche elencate qui di seguito:

Seleziona documento: è possibile selezionare un documento già inserito e crearne uno nuovo al

suo interno. Così facendo, in pratica, verranno creati dei “sotto-documenti” organizzati in modo

gerarchico.

Se non viene selezionato nessun documento, quest'ultimo sarà a sé stante

Titolo (obbligatorio): nel seguente campo andrà indicato il titolo del documento

Strumenti: si potranno utilizzare diversi strumenti per la formattazione del testo, come per

esempio modificare la tipologia di carattere, la tabulazione, ecc. Passando il cursore sopra ogni

tasto, comparirà un messaggio/suggerimento che indica la propria funzionalità

Area di testo: all'interno di quest'area verrà scritto il contenuto di quello che sarà un documento

wiki aziendale. Oltre alla possibilità di scrivere del testo e formattarlo con gli appositi “Strumenti”,

inserire immagini, ecc... è possibile creare “collegamenti ipertestuali” con i documenti interni del

wiki stesso.

Digitando la “@” all'interno del testo, infatti, verrà mostrata una lista che suggerisce tutti i titoli dei

documenti presenti nel wiki. A questo punto, per creare il collegamento al documento, basterà

selezionarne uno, oppure continuare a

scrivere per restringere la ricerca

Tags: nel seguente campo si potranno

indicare alcune parole chiave (separate da

virgole) utili per poter ricercare più facilmente un documento nella sezione di “Ricerca” per tag

Ordine: si potrà inserire un numero che influenzerà l'ordine dei documenti visualizzati in “Ricerca”

e “Archivio Wiki”. Se viene inserito, verranno mostrate per prime le voci con un numero minore, e

a seguire gli altri.

NOTA: se non viene indicato alcun numero seguirà un normale ordinamento alfabetico delle voci.

Se invece vengono utilizzati due o più volte gli stessi numeri, i documenti (dopo il numero)

seguiranno un ordine alfabetico

Allegati: sarà possibile allegare più file o trascinandoli e rilasciandoli (“drag and drop”) all'interno



allegato


Terminata la stesura del documento, questo potrà essere salvato tramite il pulsante “Salva” oppure

sarà possibile svuotare tutti i campi premendo “Pulisci campi”.

Documenti

I dati contrattuali personali

In questa sezione è possibile visualizzare i propri dati contrattuali forniti ad Ambrogio al momento

della stipula del contratto e altre informazioni elencate di seguito:

Codice cliente

Ragione sociale

Indirizzo

Codice fiscale

Partita IVA

Telefono

Cellulare

Fax

Email

Condizioni di pagamento

Agente

Sedi, ovvero tutte le sedi per cui è stato sottoscritto un contratto Youneed

Le sedi

In questa sezione è possibile visualizzare i dati relativi ai servizi e al traffico telefonico delle sedi

che hanno un contratto con Ambrogio e che si è abilitati a consultare.

Un utente Youneed infatti può visualizzare solo i dati relativi alla propria sede (cioè alla sede a cui

appartiene il proprio numero interno), a meno che non sia un Amministratore primario di una o altre

sedi. In questo caso potrà visualizzare anche i dati delle sedi di cui è Amministratore primario.

In particolare si potranno consultare le seguenti informazioni:

Codice (codice di identificazione univoco)

Indirizzo sede

Servizi: cliccando il tasto vengono visualizzate le seguenti informazioni:

Descrizione

Canone

Frequenza canone

Fatturazione

Frequenza fatturazione

Note

Traffico: cliccando il tasto verrà mostrato un modulo per effettuare una ricerca in modo da

visualizzare il traffico telefonico fatturato.

È possibile ricercare il traffico per numeri telefonici e per data “dal-al”.

È possibile inoltre riempire in modo automatico i campi del modulo cliccando “Seleziona tutti i

numeri ultimo mese”. In questo modo si effettuerà una ricerca del traffico fatturato nell'ultimo

mese per tutti i numeri telefonici della sede selezionata.

Invece, per pulire tutti i campi, basta cliccare su “Pulisci campi”

NOTA: come da normativa in tema di tutela dei dati personali, sarà visualizzato solo il traffico

degli ultimi 6 mesi e con le ultime tre cifre del numero del chiamato oscurate.

Una volta effettuata la ricerca verranno visualizzate le seguenti informazioni:

Data/Ora

Numero chiamante

Numero chiamato

Descrizione

Durata

Importo

In questa schermata verranno visualizzate al massimo 10 sedi. Qualora fossero di più, per visualizzarle,

basterà scorrere le pagine tramite l'apposita barra in basso a destra

Le fatture

In questa sezione è possibile visualizzare tutte le fatture emesse da Ambrogio (riguardanti i servizi e le

ricariche del credito) per ogni singola le sede.

In particolare, saranno visibili le seguenti informazioni riguardanti le fatture, e cioè:

Numero fattura

Data emissione

Importo

Inviata via email a, ossia l'indirizzo email a cui è stata eventualmente inviata la fattura in PDF

Pagamento

Nota di credito

File: cliccando il tasto verrà scaricato il PDF della fattura

In questa schermata verranno visualizzate al massimo 10 fatture. Qualora fossero di più, per

visualizzarle, basterà scorrere le pagine tramite la seguente barra in basso a destra

Le linee telefoniche

In questa sezione è possibile visualizzare tutte le linee telefoniche che usufruiscono dei servizi

contrattualizzati con Ambrogio della propria sede o delle sedi di cui si è Amministratore Primario.

In particolare sarà possibile visualizzare:

Numero telefonico

Tipo linea

Codice migrazione

In questa schermata verranno visualizzate al massimo 10 linee telefoniche. Qualora fossero di più, per

visualizzarle, basterà scorrere le pagine tramite la seguente barra in basso a destra

Gestione Centralino


Come gestire le impostazioni

Quali azioni si possono eseguire

Schermata riassuntiva


In questa sezione è possibile gestire le impostazioni del centralino telefonico. Un utente con il dovuto

permesso abilitato (gestibile da “Amministrazione > Impostazioni Avanzate - Permessi”), ha la

possibilità di impostare delle regole (massimo 10) quando si riceve una chiamata diretta al numero di

centralino. Nello specifico può far eseguire alcune azioni, in una determinata fascia oraria e per certi

giorni della settimana.

NOTA: se un centralino possiede più sedi è possibile

selezionarne una tramite menu a tendina e gestirne le varie

regole singolarmente


Per creare una nuova regola bisogna innanzitutto cliccare il tasto posto sulla sinistra.

Successivamente bisogna selezionare l'opzione “Sì” sulla voce “Abilitare” e in seguito scegliere quando

abilitarla selezionando i giorni della settimana desiderati e la fascia oraria (dalle “XX:XX” alle “XX:XX”).

Stabiliti questi parametri, sarà possibile scegliere le azioni da far eseguire al centralino.

È possibile tuttavia salvare una regola senza che questa venga abilitata. Per far ciò basta selezionare

“No” sulla voce “Abilitare” e salvarla. In questo modo, nella schermata riassuntiva, avremo una regola

impostata ma non attivata (infatti non comparirà la spunta a fianco queste ultime).

Per andare indietro senza salvare, e tornare a visualizzare la schermata riassuntiva, basta cliccare il

tasto in alto a sinistra.


Le azioni che si possono eseguire sono tre: “Deviazione”, “Casella Vocale” e “Risponditore”

Deviazione: selezionando questa opzione si sceglie di inoltrare la chiamata in ingresso ad un

altro numero di telefono da indicare nel campo “Inoltra a”.

È possibile scegliere di deviare la chiamata: sempre (selezionando questa opzione vengono

escluse automaticamente le altre due), quando il centralino è occupato (selezionando “Occupato”)

oppure quando la chiamata non riceve una risposta (selezionando “Non risposto”).

Infine è possibile deviare specifiche chiamate provenienti da un numero telefonico

selezionando le opzioni presenti a fianco la voce “Se chiamante”. Da qui si possono selezionare

le seguenti opzioni:

Inizia con: bisogna indicare i numeri iniziali (o anche una sola cifra) di un numero

telefonico. Per esempio: inserendo “05” vengono deviate tutte le chiamate in ingresso che

iniziano con questo numero

Uguale a: bisogna indicare il numero telefonico esatto

Casella Vocale: selezionando questa opzione si sceglie di attivare un messaggio audio registrato

nella sezione “Messaggi Audio” per il centralino. In quest'ultima sezione bisogna selezionare (dal

menu a tendina posto sotto la voce “Casella vocale”) il messaggio vocale e infine salvarlo. Con

questa opzione selezionata e attivata, quindi, una persona che chiama al numero di centralino

ascolterà il messaggio audio impostato e potrà lasciare un messaggio vocale che sarà

visualizzabile nella sezione “Messaggi Ricevuti”.

Attivando la “Casella vocale” è possibile selezionare le opzioni “Sempre”, “Occupato” e “Non

risposto”

Risponditore: selezionando e attivando questa opzione una persona che chiama il numero di

centralino ascolterà un messaggio audio preimpostato ma non potrà lasciare nessun messaggio

vocale.

NOTA: se vengono selezionate le opzioni di “Casella vocale” o “Risponditore”, non saranno visibili le aree

di “Inoltra a” e “Se chiamante”

Infine, per rendere effettiva una regola, bisogna cliccare sul pulsante “Salva”

Schermata riassutiva

Una volta impostati i vari parametri e fatto click su “Salva” avremo la seguente schermata riassuntiva

Da qui inoltre sarà possibile compiere due azioni importanti avendo il dovuto permesso gestibile nella

sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate - Permessi”:

la modifica di una regola cliccando il tasto

l'eliminazione di una regola (previa conferma) cliccando il tasto

Messaggi audio

Messaggi in uso

Elenco messaggi

Nuovo messaggio

Carica Messaggio

Acquista Messaggio Professionale

Messaggi audio

In questa sezione è possibile impostare, visualizzare e creare messaggi audio per il centralino

telefonico. È possibile distinguere le seguenti diverse sottosezioni: “Messaggi in uso”, “Elenco messaggi”

e “Nuovo messaggio” che analizzeremo nel dettaglio qui di seguito.

Messaggi in uso

In questa sottosezione è possibile selezionare e impostare messaggi audio per la “Casella vocale” e il

“Risponditore” del centralino telefonico selezionando, tramite menu a tendina, un determinato file

audio.

Inoltre, se si possiedono più sedi, è possibile impostare un determinato messaggio per ogni singola

sede.

Affinché una regola impostata da “Impostazioni Segretaria Centralino” venga attivata con il dovuto

messaggio, bisogna selezionare da questa sezione un determinato file audio dal corrispettivo menu a

tendina e infine cliccare sul pulsante “Salva” per impostarlo.

Dopo aver salvato è possibile visualizzare (sempre dal menu a tendina) quale messaggio audio è

attualmente in uso.

NOTA: i singoli menu a tendina conterranno tutti i file audio registrati, caricati o acquistati in questa

sezione. Tutti i messaggi audio, infatti, vengono messi a disposizione per tutte le sedi

Elenco messaggi

In questa sottosezione è possibile vedere tutti i messaggi audio caricati per il centralino telefonico

(anche se questi non sono attivi). Questi vengono mostrati in una tabella

Da qui è possibile visualizzare le seguenti utili informazioni ed effettuare alcune operazioni sui singoli

messaggi:

Data: viene visualizzata la data e l'ora di creazione del messaggio audio

Nome: viene visualizzato il nome dato al file audio quando viene creato

Tipo: viene visualizzata la tipologia del messaggio audio che può essere: “registrato”, “caricato”

oppure “professionale”

Player (o “In lavorazione”): quando viene registrato o caricato un messaggio è possibile

visualizzare immediatamente il player che permette l'ascolto dei singoli file audio. Quando

invece viene fatta la richiesta di un “Messaggio Professionale”, in un primo momento verrà

visualizzata la dicitura “In lavorazione”. Passati due giorni lavorativi (utili per l'elaborazione il

messaggio audio) si riceverà una notifica (visualizzabile nell'apposita sezione in alto a destra

) che indica che il messaggio professionale è pronto. A questo punto sarà possibile ascoltare il

messaggio tramite il player.

Tasti

il seguente tasto compare solamente quando il messaggio professionale è “In

lavorazione” e serve per visualizzare una finestra che riassume le caratteristiche dell'ordine

effettuato

il seguente tasto permette di scaricare il file audio sul proprio PC

il seguente tasto permette di eliminare un file audio. Se quest'ultimo però è impostato

come messaggio di “Casella vocale” oppure come “Risponditore” non sarà possibile

eliminarlo immediatamente, bisognerà prima impostare un altro messaggio (dalla sezione

“Messaggi in uso”) e successivamente sarà possibile eliminare il file audio.

I “Messaggi Professionali” non possono essere eliminati.

Nuovo messaggio

In questa sottosezione è possibile caricare o

acquistare un messaggio audio per il centralino.

Per farlo bisogna selezionare dal menu a tendina

una delle seguenti voci:

Carica Messaggio: se si vuole caricare un

file con un messaggio audio già registrato

bisogna selezionare l'opzione “Carica

Messaggio”. In questo caso sarà possibile

caricare un file audio esclusivamente in formato “.wav” fino a un massimo di 10MB (non sono

ammessi formati “.mp3”, “.mid”, “.wma”, “.flac”, ecc.).

Il file può essere allegato in due modi:

Drag and drop: trascinando e rilasciando il file all'interno dell'apposita area

(contrassegnata con un colore grigio)



Infine, dopo aver specificato il nome del file e selezionato la sede su cui impostare il messaggio

audio, premendo il pulsante “Salva”, questo viene caricato e sarà possibile gestirlo nell'apposita

sezione

NOTA: il salvataggio da questa sottosezione non imposta il messaggio audio né per la casella

vocale né per il risponditore. Affinché possa essere attivato, infatti, bisogna andare nella

sottosezione “Messaggi in uso” e seguire le istruzioni sopra citate

Acquista Messaggio Professionale: selezionando questa opzione è possibile acquistare e creare

un messaggio vocale professionale. Quest'ultimo è personalizzabile e sarà possibile scegliere

diverse opzioni che caratterizzeranno quello che sarà il messaggio audio definitivo.

Le opzioni per personalizzare il messaggio sono le seguenti:

scrivere il testo di quello che sarà poi il messaggio audio

selezionare l'opzione per includere o meno il classico “beep” alla fine del messaggio

scegliere tra una voce maschile o femminile

scegliere una lingua tra le 10 disponibili

selezionare o meno una base musicale con la possibilità di scegliere se far terminare la

base musicale insieme al parlato oppure specificare un certo numero di secondi affinché la

base musicale prosegua anche dopo il parlato.

Dal menu a tendina delle varie tipologie di musica, infine, sarà possibile ascoltare

un'anteprima cliccando il tasto

inserire il nome del file

NOTA: ad ogni messaggio audio corrisponde un ordine. Inoltre l'utente deve scrivere il messaggio

lingua originale oltre che selezionare la lingua corrispondente tramite il menu a tendina

Una volta compilati tutti i vari campi bisogna cliccare su “Invia richiesta” e dopo aver visualizzato

la seguente finestra riassuntiva

(che include tutte le caratteristiche del messaggio appena creato) bisogna cliccare su “Acquista”

per proseguire con la richiesta di acquisto.

Dal momento della richiesta passeranno due giorni lavorativi affinché il messaggio venga

lavorato. Una volta pronto, si riceveranno due notifiche: una desktop e una nell'apposita sezione

della piattaforma .

Soltanto dopo questi passaggi il messaggio audio potrà essere attivato dall'apposita sezione.

Se invece il credito della sede non è sufficiente (e l'utente possiede i permessi per ricaricare il

credito) sarà mostrata la seguente finestra

che suggerisce l'importo da ricaricare per acquistare il messaggio.

Cliccando su “OK”, infatti, l'utente verrà reindirizzato sulla pagina di PayPal per effettuare la

ricarica (maggiori informazioni su quest'ultima operazioni su “Crediti > Ricarica credito”).

Una volta effettuata la ricarica, si potrà proseguire con l'acquisto del messaggio professionale.

Messaggi ricevuti

In questa sezione è possibile accedere a tutti i messaggi audio ricevuti nel centralino telefonico.

Per poter ricevere un messaggio bisogna attivare la funzionalità “Casella Vocale” da “Gestione Centralino

> Impostazioni Segreteria Centralino” (per avere maggiori informazioni su come abilitare questo servizio,

rilascia l'help in “Impostazioni Segreteria Centralino”).

Quando si riceve un messaggio audio, questo verrà segnalato con una notifica.

Le possibili operazioni nella tabella

Nella seguente tabella è possibile visualizzare delle informazioni utili e interagire con alcune di esse.

Ecco nel dettaglio cosa può essere visualizzato all'interno di essa (se sono presenti più sedi, bisogna

prima selezionarne una dal menu a tendina e successivamente sarà possibile visualizzare la tabella):

Data/Ora: viene visualizzato il giorno, il mese, l'anno e l'ora del messaggio audio ricevuto

Mittente: viene visualizzato il contatto da cui è stato ricevuto il messaggio audio. Se il contatto è

registrato all'interno della piattaforma (anche nella rubrica) verrà visualizzato il suo nome,

altrimenti comparirà il suo numero. Quest'ultimo potrà essere aggiunto in rubrica direttamente

da questa schermata premendo il tasto oppure lo si può richiamare premendo il tasto

posto a fianco ad esso

Messaggio audio: viene visualizzato il messaggio audio. Questo può essere ascoltato

direttamente dal player oppure può essere scaricato in formato “.mp3” cliccando il tasto

permette l'eliminazione del messaggio audio dalla propria casella vocale

la seguente icona compare nella stessa riga del messaggio ricevuto che non è stato ancora

ascoltato

I messaggi vocali vengono ordinati cronologicamente (dal più recente al più vecchio) e in ogni

schermata ne vengono visualizzati al massimo cinque. Per visualizzare messaggi meno recenti, basta

scorrere le pagine tramite la seguete barra in basso a destra

Lista chiamate

La seguente sezione sarà visibile soltanto all'amministratore che da qui potrà visualizzare tutte le

chiamate che gli utenti interni hanno perso, ricevuto o effettuato.

Per effettuare una ricerca occorre:

selezionare l'interno tramite menu a tendina

spuntare tra le diverse tipologie di chiamata e cioè: perse, ricevute o effettuate

selezionare l'intervallo di date

Una volta stabiliti questi parametri bisogna cliccare sul pultante “Cerca” per poter visualizzare la

seguente tabella

Qui verranno visualizzate le seguenti informazioni:

Numero chiamante: è il numero (o il nome se questo è memorizzato) della persona che chiama

Numero chiamato: è il numero (o il nome se questo è memorizzato) della persona che è stata

chiamata

Data / Ora: è la data e l'ora della chiamata

Durata: la durata effettiva della chiamata

Se si desidera stampare la lista sarà sufficiente cliccare sul pulsante “Stampa” posto a fianco a “Cerca”

Amministrazione

Utenti e gruppi

Come modificare gli utenti

Come modificare ed eliminare i gruppi


Come aggiungere gli utenti (e i contatti) ad un gruppo

Utenti e gruppi

In questa sezione è possibile visualizzare gli utenti e i gruppi presenti nella piattaforma.

È possibile filtrare gli utenti visualizzati utilizzando il campo “Cerca” oppure andando a cliccare (e

quindi selezionare) un gruppo di appartenenza nell'area “Gruppi”.

È possibile filtrare i gruppi visualizzati utilizzando il campo “Cerca” e selezionando o deselezionando le

opzioni “Pubblici” e “Riservati”.

In base al profilo standard assegnato ad un utente sono possibili diverse operazioni che vedremo di

seguito.

Tuttavia, se un utente ha il permesso di accedere alle “Impostazioni Avanzate”, ha la possibilità di

abilitare e personalizzare i permessi a qualsiasi tipologia di profilo-utente (per maggiori informazioni

rilascia l'help sulla voce “Impostazioni Avanzate - Permessi”).

Come modificare gli utenti

Per modificare un utente occorre cliccare sul tasto che compare vicino al nome.

NOTA BENE: solo gli utenti con il profilo di “Amministratore” oppure con il permesso “Utenti” assegnato

da “Impostazioni Avanzate” possono effettuare questo tipo di operazione.

Oltre alle informazioni di base quali nome, cognome, email, numeri di telefono e password, si ha la

possibilità di assegnare l'utente ad un gruppo e di cambiare il suo profilo.

Se il menu a tendina di un utente, sotto la voce “Profilo”, non è selezionabile si tratta di un

amministratore primario (ovvero l'amministratore di una sede) indicato nel contratto e non sarà

possibile modificare questo campo.

Se i permessi dell'utente sono stati personalizzati attraverso le “Impostazioni Avanzate”, la dicitura per

il profilo sarà invece “Personalizzato”.

Come modificare ed eliminare i gruppi

Analogamente alla sezione “Utenti” i gruppi si possono modificare cliccando il tasto e, avendo i

dovuti permessi, possono essere anche eliminati cliccando il tasto

Le opzioni di modifica variano in base al “profilo standard”. Dunque, se questo non viene

personalizzato attraverso le “Impostazioni Avanzate”, le modifiche di “default” che gli utenti possono

apportare variano in base ai seguenti profili:

Amministratore

può creare e scegliere se rendere un gruppo riservato o pubblico, abilitare o disabilitare le

funzioni “Abilita Messaggi” e “Vedi nei contatti”. Inoltre può modificare tutti i gruppi pubblici

(oltre ai gruppi che ha creato)

Operatore

può creare e modificare soltanto i gruppi da lui creati. Questi ultimi saranno tutti riservati

(cioè visibili e modificabili soltanto dall'operatore che li ha creati) e non ha la possibilità di

renderli pubblici. Infine, può abilitare o disabilitare le funzioni “Abilita Messaggi” e “Vedi nei

contatti”.

Utente

può effettuare le stesse operazioni di un operatore

Anche in questo caso, se un utente ha il permesso di accedere alle “Impostazioni Avanzate”, può

abilitare e personalizzare diverse tipologie di permessi.

NOTA: se per esempio un “Operatore” modifica un contatto di rubrica cambiandolo da pubblico a

riservato, un “Amministratore” non vedrà più quel contatto nella sua schermata (e viceversa).

Eliminando un gruppo, invece, verranno cancellati tutti i messaggi al suo interno e gli utenti

partecipanti non potranno più visualizzare né i messaggi né il gruppo


Per creare un gruppo bisogna cliccare sul tasto posto in alto a sinistra all'interno della sezione

“Gruppi”.

Dalla seguente schermata sarà possibile creare un gruppo ed assegnare le seguenti caratteristiche

(alcune caratteristiche del gruppo saranno più o meno disponibili in base ai propri permessi. I permessi

si possono gestire in “Impostazioni Avanzate - Permessi”):

nome del gruppo

colore del gruppo

selezionare gli utenti e i contatti di rubrica che faranno parte del gruppo

selezionare le seguenti impostazioni

Pubblico: se viene selezionata è possibile creare un gruppo “Pubblico”. Gli utenti che hanno

il permesso per gestire i gruppi pubblici avranno la possibilità di gestire questa tipologia di

gruppo da “Amministrazione > Utenti e Gruppi > Gruppi”. Se questa voce non viene

selezionata il gruppo sarà riservato e potrà essere gestito solamente dall'utente che lo ha

creato

Abilita Messaggi: se viene selezionata si dà la possibilità agli utenti che fanno parte del

gruppo di poter scrivere tramite la finestra di chat e di poter visualizzare la conversazione

nella sezione “Messaggi”. In caso contrario non sarà possibile intraprendere alcune

conversazione

Vedi nei contatti: se viene selezionata il gruppo potrà essere visualizzato nel pannello sulla

destra sotto la voce “Gruppi”. In caso contrario il gruppo non verrà visualizzato nel suddetto

pannello

Per creare il gruppo occorre premere il pulsante “Salva”, oppure tornare indietro tramite il tasto

senza salvare.

Come aggiungere gli utenti (e i contatti) ad un gruppo

Gli utenti possono essere aggiunti ad un gruppo da questa sezione in due modi:

menu di selezione: dalla sezione “Aggiungi” basta posizionarsi nell'area di testo e cliccare

direttamente sui vari nomi presenti nella lista. Iniziando a scrivere, inoltre, i nomi vengono filtrati.

In questo caso si ha la possibilità di selezionare anche dalla lista dei contatti presenti nella

rubrica.

drag and drop: dalla sezione “Utenti” è possibile selezionare alcuni utenti (quando vengono

selezionati avranno uno sfondo grigio) e trascinarli direttamente dentro un gruppo già esistente

Impostazioni avanzate e permessi

Come modificare i permessi

Il significato dei singoli permessi

Telefono

Utenti

Rubrica

Gruppi

Hotel

Fax

Casella vocale

Wiki

Crediti

Gestione centralino

Documenti

Servizi postali

Gestione interfaccia

Impostazioni avanzate e permessi

In questa sezione è possibile cambiare determinati permessi per ogni signolo utente presente nella

piattaforma YouNeed (tra l'altro, la seguente sezione è visibile proprio grazie ad un particolare

permesso, e cioè “Utenti”. Se il permesso non è abilitato, infatti, la sezione “Impostazioni Avanzate -

Permessi” non sarà visibile).

In base ai diversi “profili standard” di un utente (“Amministratore”, “Operatore” o “Utente”), sono stabiliti

dei permessi di default. Questi ultimi però, in questa sezione, possono essere modificati e

personalizzati.

NOTA: i permessi di un utente possono essere modificati soltanto se l'utente in questione possiede un

indirizzo email.

Come modificare i permessi

Cliccando sul menu a tendina vicino alla voce “Utente”, è possibile selezionare un utente alla volta (i

contatti della rubrica non saranno visibili in questo menu). Dopo averlo selezionato sarà possibile

abilitare o disabilitare una serie di permessi cliccando sulle varie spunte.

L'utente di colore grigio non è selezionabile e quindi non è soggetto a modifiche. Si tratta di un

amministratore primario (ovvero l'amministratore di una sede) indicato nel contratto.

Le voci con a fianco il tasto (macrosezioni) contengono altre voci (sottosezioni) che sono visibili

cliccando su quest'ultimo. I pulsanti “Espandi/Riduci tutto“ permettono rispettivamente di espandere e

ridurre con un click tutte le macrosezioni.

Spuntando le caselle poste alla destra delle macrosezioni (come per esempio la voce “Telefono” o

“Rubrica”), vengono attivate o disattivate tutte le sottosezioni contenute in esse. Se invece si vogliono

attivare o disattivare le singole sottosezioni occorre prima espandere la voce cliccando sul e

successivamente andare a spuntare le singole caselle.

Nel momento in cui vengono spuntate soltanto alcune sottosezioni, la casella posta sulla destra della

macrosezione sarà semitrasparente; se invece tutte le sottosezioni sono state spuntate sarà più nitida.

Copiare le impostazioni di un altro utente

Nel caso in cui si volessero copiare le stesse impostazioni di permessi di un determinato utente, basta

cliccare sulla finestra a fianco alla voce “Copia impostazioni di” e selezionare l'utente da cui copiare i

permessi.

Infine, per rendere effettive le modifiche apportate, bisogna salvarle cliccando su “Salva”, altrimenti

verranno perse (per annullarle, invece, basta cliccare su “Annulla”).

Dopo aver salvato le nuove impostazioni di un utente il suo “Profilo” verrà cambiato automaticamente

in “Personalizzato” (per maggiori informazioni sulle diverse tipologie di profilo di un utente, rilascia

l'help in alto a destra dove compare il tuo nome).

Il significato dei singoli permessi

Ogni permesso selezionato o deselezionato attiva o disattiva delle funzionalità. Il loro significato è

spiegato di seguito:

Telefono

Visualizzare chiamate in corso di tutti: attivando questo permesso, l'utente potrà visualizzare

il nominativo o il numero all'interno del box (nella sezione “Telefono > Chiamate interni”) di

tutte le chiamate in entrata e in uscita degli utenti

Accesso coda chiamate in entrata: attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di

gestire le chiamate in entrata dirette al

numero di centralino. Dalla “coda delle

chiamate in entrata” presente in “Telefono >

Chiamate in entrata”, potrà prendere una

chiamata cliccando sul tasto ,

oppure assegnare la chiamata ad un altro interno con il “drag and drop” in un box utente

nell'area “Stato interni”

Prendere chiamate degli altri: attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità (nella

sezione “Telefono > Chiamate interni”) di prendere una

chiamata in entrata diretta ad un altro utente.

Quindi, se per esempio un utente sta ricevendo una

chiamata (nell'esempio Alberto Perin sta ricevendo una

chiamata da Francesco Rossi), avremo la possibilità di

prenderla cliccando semplicemente il tasto posto all'interno del box.

Visualizzare il registro chiamate del centralino: attivando questo permesso, l'utente avrà la

possibilità (nella sezione “Gestione Centralino > Lista chiamate”) di visualizzare tutte le

chiamate in entrata e in uscita di ciascun utente

Utenti

attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di visualizzare l'area di “Impostazioni

Avanzate - Permessi” e di modificare gli utenti presenti nella piattaforma (sotto la sezione “Utenti e

Gruppi” > “Utenti e Contatti”) tramite l'apposito tasto (previa attivazione di almeno un

permesso della macrosezione “Gruppi”)

NOTA: se questa voce viene disabilitata insieme alla macrosezione “Gruppi”, non sarà più visibile

il tasto “Amministrazione” dal menu principale

Rubrica

Inserire contatto pubblico: attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità

di inserire contatti pubblici nella rubrica. In pratica, nella sezione per aggiungere

un contatto, sarà possibile visualizzare e spuntare la seguente casella per

rendere un contatto “Pubblico”

Modi�care contatto pubblico: attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di

modificare i contatti pubblici inseriti nella rubrica tramite il tasto . Quest'ultimo, dunque,

comparirà sulla riga di ogni singolo contatto pubblico nella sezione “Rubrica”

Cancellare contatto pubblico: attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di

eliminare i contatti pubblici inseriti nella rubrica tramite il tasto . Quest'ultimo, dunque,

comparirà sulla riga di ogni singolo contatto pubblico nella sezione “Rubrica”

Importare da �le Excel: attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di importare

da file Excel contatti pubblici e/o riservati nella sezione “Amministrazione > Gestione rubrica”

Esportare su �le Excel: attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di esportare su

file Excel contatti pubblici e/o riservati nella sezione “Amministrazione > Gestione rubrica”

Gruppi

Gestire gruppi riservati: attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di creare,

modificare ed eliminare i propri gruppi nella sezione “Amministrazione > Utenti e Gruppi”.

I gruppi riservati non possono essere né gestiti né visualizzati da altri utenti se non da chi li

ha creati

Gestire gruppi pubblici: attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di creare,

modificare ed eliminare tutti i gruppi pubblici nella sezione “Amministrazione > Utenti e

Gruppi”

NOTA: se questa macrosezione viene disabilitata insieme alla voce “Utenti” non sarà più visibile il

tasto “Amministrazione” dal menu principale

Hotel (questa funzionalità è visibile previa apposita richiesta)

Gestire servizio sveglia: attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di gestire il

servizio sveglia in tutte le sue funzionalità e cioè: attivazione, modifica ed eliminazione.

Il “Servizio Sveglia” permette di programmare in modo automatico una chiamata che parte

dal centralino ad un numero interno

(per avere maggiori informazioni sul servizio, rilascia l'help su “Servizio Sveglia”)

Costi e registro chiamate: attivando questo permesso l'utente avrà la possibilità di

visualizzare il registro delle chiamate e di gestire (cioè aggiungere, modificare o eliminare) le

regole che riguardano i costi di chiamata, avrà cioè la possibilità di personalizzarli in base al

prefisso nazionale o internazionale di un numero telefonico, sia fisso che mobile

(per avere maggiori informazioni su queste ultime funzionalità, rilascia l'help su “Registro

Chiamate” oppure su “Impostazioni Costi”)

NOTA: se questa macrosezione viene disabilitata, non sarà più visible il tasto dal menu

principale

Fax (questa funzionalità è visibile previa apposita richiesta):

Utilizzare fax pubblico: attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di utilizzare, se

presente, uno dei numeri pubblici abilitati all'invio o alla ricezione di fax

Utilizzare fax riservato: attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di utilizzare, se

presenti, sia i propri numeri riservati che quelli condivisi abilitati all'invio o alla ricezione di

fax

(per avere maggiori informazioni sulle funzionalità del “Fax”, rilascia l'help sulle diverse sezioni

presenti al suo interno)

NOTA: se questa macrosezione viene disabilitata, non sarà più visibile il tasto dal menu

principale

Casella vocale

attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di accedere a tutte le funzionalità della

casella vocale e cioè potrà caricare e ricevere messaggi audio

(per avere maggiori informazioni sulle funzionalità della “Casella Vocale”, rilascia l'help sulle varie

sezioni presenti al suo interno)

NOTA: se questa voce viene disabilitata, non sarà più visible il tasto dal menu principale

Wiki

attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di accedere a tutte le funzionalità del Wiki

e cioè potrà creare, ricercare ed archiviare documenti all'interno della piattaforma

(per avere maggiori informazioni sulle funzionalità del “Wiki”, rilascia l'help sulle varie sezioni presenti

al suo interno)

NOTA: se questa voce viene disabilitata, non sarà più visible il tasto dal menu principale

Crediti

Visualizzare acquisti e credito residuo: permette di visualizzare gli acquisti effettuati ed il

credito residuo di ogni sede per quanto riguarda i servizi a pagamento di Youneed

Acquistare credito: permette l'acquisto di credito per ogni sede da spendere per i servizi a

pagamento di Youneed


principale

Gestione centralino

Gestire impostazioni centralino: permette di visualizzare la sezione “Gestione Centralino” nel

menu principale dando la possibilità all'utente di gestire i messaggi audio e quelli ricevuti

Visualizzare gestione centralino: permette soltanto la visualizzazione della sezione

“Gestione Centralino” e di tutte le sue sottosezioni

Visualizzare il registro chiamate del centralino: permette la visualizzazione del registro

chiamate di tutti gli interni del centralino


principale

Documenti

attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di accedere alla sezione “Documenti” e

consultare le seguenti sezioni/informazioni:

Dati contrattuali: vengono visualizzati i dati forniti ad Ambrogio al momento della stipula del

contratto

Sedi: possibilità di consultare i servizi usufruiti e il traffico delle varie sedi

Fatture: posibilità di visualizzare e scaricare in formato PDF le fatture emesse da Ambrogio

Linee telefoniche: vengono visualizzate tutte le linee telefoniche che usufruiscono dei servizi

contrattualizzati con Ambrogio


principale

Servizi postali

Inviare e gestire le proprie spedizioni: permette l'invio di Raccomandata, Posta1online (Posta

Prioritaria), Posta4online (Posta Ordinaria) e Telegramma. Permette inoltre di visualizzare in

archivio le proprie spedizioni, di annullarle, confermarle o modificarle.

Visualizzare le spedizioni di tutti: permette la sola visualizzazione in archivio delle spedizioni

di tutti gli utenti

Visualizzare e gestire le spedizioni di tutti: permette di visualizzare in archivio le spedizioni di

tutti gli utenti, di annullarle, confermarle o modificarle.


principale

Gestione interfaccia

attivando questo permesso, l'utente avrà la possibilità di inserire, modificare o eliminare il

proprio logo personale nella sezione “Amministrazione > Imposta Logo Personale”


Come inserire il proprio logo

Come cambiare o eliminare il proprio logo


In questa sezione è possibile caricare e impostare il proprio logo personale all'interno di YouNeed.

Per poter visualizzare questa sezione, un utente deve avere il permesso “Gestione interfaccia” abilitato

dalla sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate - Permessi”.

Una volta impostato il logo, questo sarà visibile sulla pagina di Youneed da tutti gli utenti del centralino.

Come inserire il proprio logo

Tramite il seguente form è possibile caricare il proprio logo personale o aziendale.

Per caricare un'immagine è sufficiente cliccare nell'apposita area, per poi selezionare un file dal proprio

PC, oppure trascinare e rilasciare un'immagine (sempre dentro l'area). I formati delle immagini accettati

sono: “.jpg”, “.jpeg” e “.png” inoltre l'immagine non deve essere più grande di 500kB.

Una volta caricata l'immagine bisogna selezionare dove la si vuole posizionare all'interno della

pagina. Le opzioni disponibili sono:

In alto a destra

Sotto il telefono

In fondo al centro

In basso a destra

Infine, all'interno del campo “Link a sito web”, è possibile specificare un indirizzo web (comprensivo di

protocollo “http://”) da associare all'immagine in modo che, cliccando il logo, si apra il sito web

specificato in una nuova pagina.

Dopo aver caricato l'immagine, selezionato la posizione, ed, eventualmente, inserito l'indirizzo web a

cui linkare il logo, è possibile visualizzare come sarà la pagina Youneed cliccando sul pulsante

“Anteprima”.

A questo punto, se il risultato è soddisfacente, si possono salvare le impostazioni e renderle visibili a

tutti gli altri utenti, mediante il tasto “Salva”. Altrimenti si può cliccare su “Annulla”.

Come cambiare o eliminare il proprio logo

Una volta che il logo è impostato è possibile cambiare l'immagine, la posizione o il sito linkato

cliccando sul bottone “Modifica”. Oppure eliminarlo del tutto, in modo che non sia più visibile sulla

pagina, cliccando su “Elimina”.

Importa contatti

Esporta tutti i contatti

Cancella tutti i contatti

Importa contatti

In questa sezione è possibile, per chi ha il relativo permesso abilitato (vedi Impostazioni Avanzate -

Permessi: Rubrica), importare un elenco di contatti nella rubrica di Youneed direttamente da file

Excel effettuando una serie di passaggi

1. Scaricare il modello

Per prima cosa è necessario scaricare il modello, cioè il file Excel che dovrà essere compilato. Per far

questo basta cliccare sull'icona

2. Compilare il file

Una volta scaricato il file, occorre riempire, per ogni riga, le varie colonne con i dati dei contatti che si

vogliono importare.

ATTENZIONE! Lasciare la prima riga di intestazione, altrimenti i dati in essa contenuti saranno

comunque scartati.

Perchè un contatto sia importato è necessario che siano valorizzate:

almeno una colonna tra: NOME, COGNOME, AZIENDA

almeno una colonna di numero di telefono o fax: NUMERO UFFICIO 1, NUMERO UFFICIO 2,

NUMERO UFFICIO 3, NUMERO CELL 1, NUMERO CELL 2, NUMERO CELL 3, NUMERO FAX, NUMERO

CASA, NUMERO ALTRO.

Tutti gli altri campi sono opzionali.ATTENZIONE! In ogni colonna di numero di telefono o fax occorre inserire un solo numero, eventualmentecomprensivo di prefisso internazionale. Sono accettati gli spazi e i caratteri + / -

I dati inseriti nelle colonne dell'indirizzo saranno utilizzati qualora si volesse effettuare un invio di

posta o telegramma tramite la funzionalità Servizi Postali.

In particolare:

se si vuole inserire un indirizzo italiano occorre inserire i dati nelle seguenti colonne: INDIRIZZO,

NUMERO CIVICO, CITTA', PROVINCIA, CAP, NAZIONE;

se si vuole inserire un indirizzo estero occorre inserire i dati nelle seguenti colonne: INDIRIZZO,

NUMERO CIVICO, CITTA', CAP, NAZIONE;

se si vuole inserire un indirizzo di casella postale occorre inserire i dati nelle seguenti colonne:

CITTA', PROVINCIA, CAP, NUMERO CASELLA POSTALE, UFFICIO CASELLA POSTALE.

ATTENZIONE! Per gli indirizzi italiani i valori accettati nel campo NAZIONE sono: italia, ita, it (è indifferente se lelettere sono maiuscole o minuscole).Se il campo NAZIONE non è valorizzato sarà considerato come indirizzo italiano.

3. Salvare il file nel giusto formato

Una volta compilato il file Excel è necessario salvarlo nel formato .xlsx (Microsoft Excel

2007/2010/2013).

4. Caricare il file

A questo punto lo si può caricare utilizzando l'apposita area.

ATTENZIONE! le dimensioni del file non possono eccedere i 2Mb

5. Scegliere la visibilità dei contatti

L'ultimo passo prima di procedere con l'importazione è quello di specificare se si vuole che i contatti

siano riservati (cioè visibili nella rubrica Youneed solo dall'utente che effettua l'importazione) oppure

pubblici (cioè visibili da tutti gli utenti del proprio centralino).

Se chi sta importando i contatti non ha il permesso di inserire contatti pubblici in rubrica (vedi

Impostazioni Avanzate - Permessi: Rubrica) quest'ultima opzione non sarà disponibile e i contatti

verranno automaticamente importati come riservati.

6. Importare

Cliccando sul bottone “Importa” si può procedere con l'importazione. A seconda del numero di contatti

che si sta cercando di importare è possibile che l'operazione richieda diversi secondi.

7. Controllare l'anteprima

Se la procedura è andata a buon fine si visualizzerà una finestra di anteprima in cui, oltre al numero

di contatti importati od eventualmente scartati, saranno mostrati, a titolo di esempio, alcuni di questi

contatti, sia corretti che scartati. I contatti scartati saranno mostrati specificando anche il motivo dello

scarto (es: Nessun numero di telefono o fax).

8. Confermare

Per concludere l'importazione sarà sufficiente cliccare sul bottone “Conferma”. Se invece si volesse

annullare l'operazione basta cliccare sul bottone “Annulla”.

9. Scaricare i contatti scartati

Se ci fossero stati dei contatti scartati a questo punto sarà mostrata una nuova finestra in cui sarà

possibile scaricarli in un file Excel, in modo da poterli correggere e successivamente reimportare.

Oppure si potrà concludere la procedura cliccando su “Chiudi”.

Esporta tutti i contatti

In questa sezione è possibile, per chi ha il relativo permesso abilitato (vedi Impostazioni Avanzate -

Permessi: Rubrica), esportare la rubrica di Youneed su file Excel.

Si può scegliere se esportare solo i contatti riservati, cioè quelli visibili solo dall'utente che sta

effettuando l'esportazione, solo i contatti pubblici, quelli cioè visibili da tutti gli utenti del centralino,

oppure entrambe le tipologie.

Una volta selezionata l'opzione desiderata è sufficiente cliccare sul bottone “Esporta” e il file sarà

automaticamente scaricato.

Cancella tutti i contatti

In questa sezione è possibile rimuovere tutti i contatti dalla rubrica Youneed.

Tutti gli utenti hanno la possibilità di cancellare i propri contatti riservati, mentre solo chi ha il

permesso di “Cancellare un contatto pubblico” (vedi Impostazioni Avanzate - Permessi: Rubrica) può

cancellare i contatti pubblici.

E' sufficiente selezionare le relative opzioni e cliccare sul bottone “Cancella”. Sarà comunque

visualizzata una finestra di conferma per impedire che i contatti siano rimossi per errore.

Impostazioni




Schermata riassuntiva


In questa sezione è possibile gestire le impostazioni del proprio telefono. L'utente loggato ha la

possibilità di impostare fino a n.10 regole per far eseguire al telefono alcune azioni, in una determinata

fascia oraria e per certi giorni della settimana.


Per creare una nuova regola per il proprio telefono bisogna innanzitutto cliccare il tasto posto sulla

sinistra.

Successivamente bisogna selezionare l'opzione “Sì” nella sezione “Abilitare” e in seguito scegliere

quando abilitarla selezionando i giorni della settimana desiderati e la fascia oraria (dalle “XX:XX” alle

“XX:XX”). Stabiliti questi parametri, sarà possibile scegliere le azioni da far eseguire al telefono.

È possibile tuttavia salvare una regola senza che questa venga abilitata. Per far ciò basta selezionare

“No” nella sezione “Abilitata” e salvarla. In questo modo, nella schermata riassuntiva, avremo una

regola impostata ma non attivata (infatti non comparirà la spunta a fianco queste ultime).

Per andare indietro senza salvare, e tornare a visualizzare la schermata riassuntiva, basta cliccare il

tasto in alto a sinistra.


Le azioni che si possono eseguire sono tre: “Non disturbare”, “Deviazione” e “Casella Vocale”

Non disturbare: selezionando questa opzione si sceglie di bloccare le chiamate in ingresso. In

questo caso un contatto che chiama un utente con lo stato impostato su “Non disturbare” sentirà

un tono occupato

Deviazione: selezionando questa opzione si sceglie di inoltrare la chiamata in ingresso ad un

altro numero di telefono da indicare nel campo “Inoltra a”.

È possibile scegliere di deviare la chiamata: sempre (selezionando questa opzione vengono

escluse automaticamente le altre due), quando il telefono è occupato (selezionando “Occupato”)

oppure quando la chiamata non riceve una risposta (selezionando “Non risposto”).

Infine è possibile deviare specifiche chiamate provenienti da un numero telefonico

selezionando le opzioni presenti a fianco la voce “Se chiamante”. Da qui si possono selezionare

le seguenti opzioni:

Inizia con: bisogna indicare i numeri iniziali (o anche una sola cifra) di un numero

telefonico. Per esempio: inserendo “05” vengono deviate tutte le chiamate in ingresso che

iniziano con questo numero

Uguale a: bisogna indicare il numero telefonico esatto

Casella Vocale: selezionando questa opzione si sceglie di attivare un messaggio audio registrato

nella propria casella vocale. Anche in questo caso è possibile selezionare le opzioni elencate nella

voce “Deviazione”, e cioè:

“Sempre”, “Occupato” e “Non risposto”

NOTA: le opzioni della voce “Quando” sono selezionabili soltanto con le opzioni “Deviazione” e

“Casella Vocale”

Infine, per rendere effettiva una regola, bisogna cliccare sul pulsante “Salva”

Schermata riassutiva

Una volta impostati i vari parametri e fatto click su “Salva” avremo la seguente schermata riassuntiva

Da qui inoltre sarà possibile compiere due azioni importanti:

la modifica di una regola cliccando il tasto

l'eliminazione di una regola (previa conferma) cliccando il tasto


Come cambiare l'immagine avatar

Il cambio dell'email e della password

Il reinvio della password


In questa sezione è possibile impostare i dati del proprio profilo, cambiare la propria email e

modificare la password di accesso. Nella prima parte, un utente può modificare i seguenti campi:

avatar: dove può cambiare l'immagine di profilo

nome (obbligatorio)

cognome

numero: dove può cambiare il proprio numero o inserirne altri

(tramite il tasto ) di diverse tipologie come cellulare, ufficio, ecc.

gruppi

NOTA: l'indirizzo email è univoco, cioè non possono esistere due utenti con uno stesso indirizzo

Come cambiare l'immagine avatar

Per aggiornare l'immagine avatar è sufficiente cliccare sulla foto per caricare un'immagine dal

proprio computer.

Scelta la foto, si aprirà una finestra dove l'utente ha la possibilità di spostare e zoommare l'immagine

scelta. Per facilitare la visualizzazione finale, ovvero l'immagine che comparirà come avatar dentro il

cerchio, comparirà a fianco una finestra di anteprima.

Cliccando su “OK” viene salvata la foto, cliccando su “Annulla” l'operazione viene annullata.

Il cambio dell'email e della password

Per cambiare l'indirizzo email bisogna inserire la “Password attuale” e il nuovo indirizzo nel campo

“Email”. Infine cliccare sul pulsante “Salva”.

Per impostare una nuova password, bisogna inserire la password attuale in “Attuale”, la nuova

password nel campo “Nuova” (il sistema richiede che la password sia composta da almeno 8 caratteri

di cui un numero, una lettera maiuscola, una lettera minuscola e un carattere speciale come “!”, “?”, “_”,

“/”, ecc.) e infine ripetere quest'ultima nel campo “Ripeti nuova”.

Una barra segnalerà il grado di sicurezza della password mentre viene digitata.

Terminate le modifiche, cliccando su “Salva” queste ultime verranno memorizzate.

NOTA: il sistema richiede automaticamente il cambio della password a tutti gli utenti della piataforma

ogni 6 mesi dall'ultimo cambio password

Il reinvio della password

Se un utente della piattaforma non ricorda la password e fa la richiesta di recupero, questa arriverà al

suo indirizzo email. Se quest'ultimo non ha memorizzato alcun indirizzo email, la password arriverà

all'utente “Amministratore”; sarà suo compito, quindi, fornire la password provvisoria che

successivamente verrà cambiata dall'utente.

Se invece si fa il reset della password, ne viene inviata una nuova ai singoli amministratori per ogni

singola sede. Se manca un amministratore la nuova password non arriva a nessuno.

Vediamo un esempio pratico. Supponiamo che l'azienda “X” abbia due centralini unificati:

il centralino “Y” possiede un utente con il ruolo di “Amministratore” quindi in questo caso se

viene fatto un reset password di un utente, l'amministratore riceverà la nuova password

il centralino “Z”, invece, non possiede un utente con il ruolo di “Amministratore”. In questo caso,

se viene fatto il reset password, quest'ultima non arriverà a nessuno


Regolare il volume

Cambiare la lingua

Cambiare il formato data/ora

Cambiare le impostazioni della finestra di chat

Impostazioni piattaforma

In questa sezione è possibile cambiare alcune caratteristiche all'interno della piattaforma YouNeed. Le

modifiche apportate riguarderanno soltanto la propria interfaccia senza coinvolgere quella degli altri

utenti.

Regolare il volume

In questa sottosezione è possibile regolare il volume della piattaforma, sia del suono delle notifiche

che delle chiamate telefoniche.

È comunque possibile disabilitare solo il suono delle notifiche spuntando l'apposita voce nella

sottosezione “Impostazioni Notifiche”

Cambiare la lingua

Per cambiare la lingua basta cliccare sul menù a tendina posto a fianco la voce “Selezione” e

selezionare, appunto, la lingua italiana o quella inglese. Affinché la traduzione possa avvenire bisogna

cliccare prima il pulsante “Salva” e poi dare un ulteriore conferma cliccando “OK” sulla finestra

contenente il seguente messaggio

La traduzione dall'italiano all'inglese e viceversa saràsoltanto effettuata sulle voci “proprie” della

piattaforma YouNeed, come per esempio sui tooltip, sui titoli del menù principale, sui titoli delle

tabelle, sui titoli delle sezioni ecc.

La traduzione, infatti, non sarà effettuata sulle voci scritte dagli utenti, per esempio i documenti Wiki, i

messaggi scambiati nelle varie conversazioni chat, ecc.

Cambiare il formato data/ora

In questa sottosezione è possibile cambiare il formato dell'ora, scegliendo il formato “12H” (AM/PM)

oppure “24H”, e della data che vengono visualizzate in alcune sezioni su YouNeed (per es. nel registro

delle chiamate, nei singoli documenti Wiki, nelle impostazioni della sveglia, ecc...). Per la data è

possibile scegliere tra i seguenti formati dal menù a tendina:

giorno/mese/anno - per es. 26/08/2015

mese/giorno/anno - per es. 08/26/2015

anno/mese/giorno - per es. 2015/08/26

giorno mese (in formato stringa) anno - per es. 26 Agosto 2015

mese (in formato stringa) giorno, anno - per es. Agosto 26, 2015

anno mese (in formato stringa) giorno - per es. 2015 Agosto 26

Una volta stabilito il formato, bisogna cliccare prima il pulsante “Salva” e poi dare un ulteriore conferma

cliccando “OK” sulla finestra contenente il seguente messaggio

Cambiare le impostazioni della finestra di chat

In questa sezione sarà possibile cambiare le impostazioni riguardanti la finestra della chat. Salvando

l'impostazione su “Sì” ad ogni nuovo messaggio di chat ricevuto (sia di gruppo che riservato) si aprirà

automaticamente una finestra di chat all'interno della piattaforma.

Impostando su “No”, invece, verranno visualizzate solamente le notifiche in alto a destra sull'apposita

area

Impostazioni notifiche

In questa sezione è possibile attivare ed impostare alcune caratteristiche per le notifiche. Innanzitutto

un utente può scegliere di renderle attive o meno selezionando l'opzione “Sì” o “No”.

NOTA: la scelta di un'opzione sarà considerata effettiva e funzionante soltanto dopo aver premuto il

pulsante “Salva” posto in fondo alla scheda.

L'utente che ha attivato le notifiche ha la possibilità di personalizzare alcune delle loro caratteristiche

selezionando o deselezionando le diverse opzioni.

Nella sezione “Abilita le notifiche per” è possibile attivare (o disattivare) le notifiche per:

Chiamate: si riceve una notifica quando si riceve una chiamata

Messaggi: si riceve una notifica quando si riceve un messaggio in chat

Fax: (questa funzionalità è visibile previa apposita richiesta) si riceve una notifica quando si

riceve un fax

Servizi postali: si riceve una notifica quando per un servizio postale inserito si riceve il prezzo,

oppure è in errore, inviato, consegnato, restituito

Casella vocale: si riceve una notifica quando si riceve un messaggio audio nella propria casella

vocale

Utenti online: si riceve una notifica ogni volta che un utente si collega nella piattaforma

Aggiornamenti: si riceve una notifica (soltanto in alto a destra) quando ci sono degli

aggiornamenti all'interno della piattaforma (ad esempio: quando un utente cambia i suoi dati

personali, se ci sono nuovi gruppi pubblici, se vengono memorizzati nuovi contatti pubblici in

rubrica, al rilascio di una nuova versione della piattaforma, ecc.)

Agenda: si riceve una notifica (soltanto in alto a destra) quando un altro utente inserisce,

aggiorna o cancella un evento in cui siamo coinvolti

Se si autorizza il browser a mostrare le notifiche

desktop, queste verranno visualizzate, tramite

delle piccole finestre pop-up (come la seguente),

oltre che in alto sul seguente simbolo (il

numero verrà incrementato in base alla quantità di notifiche ricevute).

Nella sezione “Opzioni” è possibile attivare/disattivare gli avvisi sonori (spuntando la casellina in

corrispondenza di “Avviso sonoro”) e impostare la durata delle notifiche desktop tra le seguenti

opzioni:

1 minuto

10 minuti

30 minuti

1 ora

sempre: in quest'ultimo caso la notifica rimarrà sempre visibile fino a quando non viene chiusa

dall'utente cliccando sulla “x” posta in alto a destra all'interno della notifica stessa

Dopo aver personalizzato e salvato le modifiche, è possibile testarle cliccando su “Test”. Se invece si

vuole tornare alle impostazioni iniziali, basta semplicemente cliccare il pulsante “Ripristina” che

automaticamente le salva e le attiva.

Crediti

Credito residuo

In questa sezione viene visualizzato il credito residuo disponibile per ogni sede del cliente.

Acquistando del credito prepagato dalla sezione “Ricarica Credito”, si avrà la possibilità di utilizzare

alcuni servizi disponibili sull'interfaccia Youneed, come ad esempio i servizi di spedizione con Poste

Italiane.

All'interno del campo “Email acquisti” possono essere specificati degli indirizzi email separati da virgola.

Questi riceveranno un avviso quando viene fatta un'operazione di acquisto all'interno di YouNeed

(anche quando viene fatta una ricarica del credito).

Se il campo è vuoto, le email saranno inviate soltanto all'amministratore primario indicato nel

contratto.

Movimenti effettuati

In questa sezione è possibile visualizzare tutti i movimenti effettuati relativi a ricariche di credito

prepagato e acquisto di servizi a pagamento.

È possibile ricercare i movimenti per data, per tipologia di movimento e per sede (se sono presenti

due o più sedi).

Per ogni movimento vengono mostrate le seguenti informazioni:

la data e l'ora del movimento

la sede di riferimento per cui è stato effettuato il movimento

la tipologia di movimento, ad esempio se è una ricarica di credito o l'acquisto di un servizio a

pagamento

l'importo del movimento evidenziato in rosso se si tratta di pagamento (preceduto dal segno

“meno”) o in verde se si tratta di ricarica (preceduto dal segno “più”)

l'utente che ha effettuato il movimento

È infine possibile esportare la lista dei movimenti in un file formato Excel cliccando sull'apposito

pulsante.

Ricarica credito

Metodi di pagamento per effettuare una ricarica

Ricarica credito

In questa sezione è possibile ricaricare il credito prepagato disponibile per ogni sede del cliente. Il

credito servirà per usufruire di alcuni servizi a pagamento come l'invio di spedizioni con Poste Italiane.

Per effettuare una ricarica occorre scegliere la sede (se sono presenti due o più sedi) per cui si vuole

ricaricare il credito, specificare l'importo, scegliendo uno dei valori preimpostati o inserendo una cifra

nell'apposito campo di testo, e infine cliccare sul pulsante “Ricarica”.

NOTA: l'ammontare minimo per ogni ricarica è di 25 euro

A questo punto, si viene reindirizzati in una nuova pagina dove all'importo selezionato viene applicata

l'IVA al 22%.

NOTA: dal momento che l'IVA viene pagata quando al momento della ricarica del credito, essa non

verrà addebitata quando si acquisteranno servizi a pagamento su Youneed

Metodi di pagamento per effettuare una ricarica

I metodi di pagamento per effettuare una ricarica (per poter usufruire di alcuni servizi su YouNeed

come l'invio di spedizioni con Poste Italiane), sono due:

tramite conto PayPal: se si possiede un conto PayPal è possibile effettuare il login con le proprie

credenziali, cliccare su “Accedi” e proseguire

tramite carta: se non si possiede un conto PayPal è possibile effettuare la ricarica cliccando su

“Paga con una carta” e successivamente compilare i vari campi del form

Dopo aver effettuato una ricarica sarà inviata una email con il riepilogo dei dati dell'operazione di

acquisto ai contatti specificati nella sezione “Credito Residuo”, se non è specificato nessuno contatto

l'email sarà inviata all'amministratore primario indicato nel contratto. A questo punto il movimento

sarà visibile nella sezione “Movimenti Effettuati”, mentre nella sezione “Credito Residuo” verrà

aggiornato l'importo della sede corrispondente.

La fattura corrispondente sarà inoltre disponibile dal giorno seguente nella sezione “Documenti >

Fatture”.

Ambrosia: l'assistente vocale

Ambrosia è l'assistente vocale che permette di usare alcune funzionalità di Youneed senza bisogno di

mouse o tastiera.

È sufficiente attivarla, cliccando sulla sua immagine, e poi usare il microfono per dire, in modo

chiaro, cosa si vuole che faccia.

Per disattivarla, invece, basta cliccare sull'immagine dell'assistente maschile alla sua sinistra.

Al primo utilizzo sarà richiesto di autorizzare l'utilizzo del microfono: cliccare su Consenti.

Ambrosia: consigli per l'uso

È consigliato l'uso di cuffie e microfono. Se non ti è possibile usare le cuffie controlla che il

volume delle casse non sia troppo alto.

Se non senti la voce di Ambrosia assicurati che il volume in Impostazioni Piattaforma non sia

troppo basso.

Se non riesci a interagire con lei, se parli ma non accade niente, è possibile che sia dovuto al

rumore di fondo che c'è nell'ambiente in cui ti trovi. Prova ad abbassare il volume del tuo

microfono.

Come interagire con Ambrosia

Ecco l'elenco dei comandi a disposizione per interagire con Ambrosia (tra parentesi le parole che

possono essere omesse):

"Chiama (il) numero 118" o "Telefona (al) numero 118" per chiamare il numero indicato

"Chiama Mario Rossi" o "Telefona (a) Mario Rossi" per chiamare il contatto indicato. Nel caso il

nome indicato non sia univoco oppure ad esso siano associati molteplici numeri di telefono,

verrà successivamente chiesto un maggiore dettaglio

"Richiama (ultima) chiamata persa|ricevuta|effettuata" per richiamare l'ultima chiamata del

tipo indicato

"Scrivi a Mario Rossi (testo Ciao come va)" o "Manda (un messaggio) a Mario Rossi (testo Ciao

come va)" per inviare in chat il messaggio indicato. Se non è stato indicato alcun testo verrà

richiesto successivamente

"Segna (tutti i) messaggi come letti" per segnare come letti tutti i messaggi non a tempo di

tutte le chat

"Leggi (i) messaggi da leggere" per farsi leggere i messaggi ancora da leggere presenti su tutte

le chat

"Leggi (i) messaggi (di) Mario Rossi" per farsi leggere i messaggi sia inviati che ricevuti della chat

indicata; verrà richiesta la data di partenza dei messaggi da leggere

"Apri chat (con) Mario Rossi" per aprire la chat indicata

"Leggi chiamate perse dal 2 agosto" per farsi leggere tutte le chiamate perse a partire dalla data

indicata

"(Ri)cerca in rubrica Luigi" per cercare all'interno della rubrica il contatto indicato

"Aggiungi (in) rubrica chiamata persa|ricevuta|effettuata" per creare un nuovo contatto in

rubrica (se non ancora presente) con il numero di telefono dell'ultima chiamata del tipo

desiderato

"Riproduci messaggi ricevuti (non ascoltati)" per ascoltare tutti i messaggi ricevuti sulla casella

vocale e non ascoltati

"(Ri)cerca (in) contatti Luigi" per cercare tra i contatti (nella colonna di destra) il nome indicato

"(Ri)cerca (in) gruppi Luigi" per cercare tra i gruppi (nella colonna di destra) il nome indicato

"Visualizza (gruppo) preferiti" per visualizzare i preferiti (nella colonna di destra)

"Abilitare non disturbare" per abilitare l'opzione Non disturbare sul proprio telefono

"Disabilitare non disturbare" per disabilitare l'opzione Non disturbare sul proprio telefono

"Abilitare notifiche" per abilitare le notifiche su YouNeed

"Disabilitare notifiche" per disabilitare le notifiche su YouNeed

"Vai a (sezione) Casella vocale Messaggi ricevuti" per andare nella sezione ed eventualmente nella

sottosezione indicati

"Che tempo fa fra 2 giorni a Firenze" per avere le previsioni meteo nella data indicata per il paese

indicato

"Racconta una barzelletta" o "Fammi ridere" per farsi raccontare una barzelletta

"Che giorno è (oggi)" per farsi dire il giorno odierno

"Dimmi l'ora" o "Che ora è" o "Che ore sono" per farsi dire l'ora

"Aiuto" o "Comandi" per avere la lista di tutti i comandi disponibili

Come utilizzare l'help online

L'help online

Per avere maggiori informazioni su una particolare sezione della piattaforma e capirne le diverse

funzionalità, è possibile trascinare e rilasciare l'help sulle diverse aree. Al passaggio dell'help durante la

fase di “trascinamento” (drag) le aree interessate si illumineranno.

Gli sticky notes

Sticky Notes

In questa sezione vengono gestiti gli sticky notes, i post-it digitali di Youneed.

Cliccando o passando sopra l'icona (che diventa colorata quando gli sticky "attivi") si aprirà

una piccola finestra dove, mediante dei bottoni, sarà possibile:

creare un nuovo post-it

mostrare o nascondere tutti i post-it già creati

In ogni post-it è possibile effettuare le seguenti operazioni:

riposizionarlo, semplicemente cliccandoci con il mouse e trascinandolo via drag-and-drop

scrivere un testo di massimo 100 caratteri.

Nel caso all'interno del testo venga inserito un numero di telefono questo sarà chiamabile

semplicemente cliccando sul numero o sull'icona .

Se all'interno del testo viene inserito un indirizzo web o un indirizzo email sarà possibile aprire

la pagina o creare un nuovo messaggio di posta con il proprio client di posta elettronica cliccando

sul link.

cambiare il colore del post-it tra cinque differenti colori

cambiare il carattere del testo del post-it tra cinque differenti scritture

cambiare la forma del post-it scegliendo tra classica, rotonda, stella, cuore, fumetto ed

albero di natale

abilitare la cancellazione del post-it per poi eliminarlo definitivamente cliccando

sull'icona

Le notifiche

Notifiche

In questa sezione vengono visualizzate tutte le notifiche che l'utente ha settato nelle

“Impostazioni notifiche” (in“Impostazioni > Impostazioni noti�che”).

Il numero nel cerchietto in rosso viene incrementato in base alla

quantità di notifiche ricevute tenendo conto delle chiamate, dei

messaggi di chat, delle modifiche all'agenda, dei messaggi audio

sulla casella vocale o sul centralino, dei servizi postali, degli

aggiornamenti, degli utenti quando si collegano e dei fax

(quest'ultima funzionalità è visibile previa apposita richiesta).

Inoltre, per ogni notifica, l'icona rimbalzerà.

Al suo interno è possibile vedere anteprime descrittive, un'immagine e una data / ora (oppure la

dicitura “Mentre eri offline” se un evento è accaduto quando non si era collegati a YouNeed).

Cliccando sul simbolo si apre una piccola finestra dov'è possibile visualizzare le eventuali notifiche. Nel

dettaglio:

contiene le notifiche che riguardano i messaggi

contiene le notifiche che riguardano le chiamate

contiene le notifiche che riguardano l'agenda

contiene le notifiche che riguardano i fax

contiene le notifiche che riguardano i servizi postali

(si riceve una notifica, ad esempio, quando è richiesta una conferma del prezzo di una spedizione o a consegnaavvenuta)

contiene le notifiche che riguardano gli aggiornamenti (ad esempio: quando un utente

cambia i suoi dati personali, se ci sono nuovi gruppi pubblici, se vengono memorizzati nuovi

contatti pubblici in rubrica, al rilascio di una nuova versione della piattaforma, ecc.)

Gli altri due tasti che si trovano in basso a destra nel riquadro delle notifiche servono per:

segnare tutte le notifiche (chiamate, messaggi, aggiornamenti servizi postali e fax) come già

viste

rimandare direttamente alle impostazioni delle notifiche

Le notifiche sull'avatar

Quando si riceve un messaggio, oltre che a visualizzare le

notifiche sui simboli sopra citati, queste compaiono sia

nella sezione “Messaggi” che nella barra del titolo del

pannello della chat. In entrambi i casi comparirà un cerchietto rosso e

un numero posto appena sopra la foto dell'avatar di un determinato

utente o gruppo. Anche qui, il numero dentro il cerchietto della notifica viene incrementato in base alla

quantità di messaggi ricevuti.

Notifiche desktop

Se si autorizza il browser a mostrare le notifiche

desktop, queste verranno segnalate tramite delle

piccole finestre pop-up come questa.

Informazioni utente

Area utente e di logout

In questa sezione è possibile vedere alcuni dati personali di chi

ha effettuato l'accesso. Cliccando su quest'area compare una

finestra che permette di cambiare le proprie impostazioni

personali, cambiare la lingua ed effettuare anche il logout.

All'interno del proprio box è possibile visualizzare:

avatar: è l'immagine di profilo scelta che vedranno gli

altri utenti nella piattaforma YouNeed. È possibile cambiare l'immagine andando in “Impostazioni

> Impostazioni Personali > Avatar” (oppure cliccando direttamente “Impostazioni Personali”) e

scegliere un'immagine dal proprio PC

numero dell'interno (nell'esempio è “01”)

nome e cognome: è possibile cambiarli andando in “Impostazioni > Impostazioni Personali”

(oppure cliccando direttamente “Impostazioni Personali” sul menu)

Per effettuare il logout dalla piattaforma basta cliccare sulla voce “Esci” dal menu a tendina. In questo

modo si ritorna automaticamente alla pagina di login.

Le diverse tipologie di utenti

All'interno della piattaforma YouNeed abbiamo tre diverse tipologie standard di utenti che possono

effettuare l'accesso, ognuno con caratteristiche e permessi diversi:

L'Utente può:

gestire la coda delle chiamate in entrata sul numero del centralino, in maniera tale da

stabilire a chi assegnare le chiamate in arrivo

gestire la coda delle proprie chiamate in attesa

prendere le chiamate dirette ad altri utenti

modificare le proprie impostazioni personali (in “Impostazioni > Impostazioni Personali”)

gestire le voci di rubrica personali (in “Rubrica”) con la possibilità di aggiugnere contatti di

tipo “pubblico”

gestire gruppi riservati (in “Amministrazione > Utenti e Gruppi”)

gestire il servizio Fax (questa funzionalità è visibile previa apposita richiesta)

gestire la casella vocale

gestire le funzionalità del Wiki

gestire ed inviare le proprie spedizioni nella sezione “Servizi Postali”

L'Operatore, oltre alle funzionalità che ha un “Utente”, può:

gestire il servizio sveglia (in “Hotel > Servizio Sveglia”. Tale funzionalità è visibile previa

apposita richiesta)

visualizzare il nominativo o il numero all'interno del box (nella sezione “Telefono”) di tutte le

chiamate in entrata e in uscita degli utenti

gestire i contatti di rubrica pubblici (in “Rubrica”)

visualizzare le spedizioni di tutti gli utenti nell'archivio della sezione “Servizi Postali”

L'Amministratore, ha accesso a tutte le funzionalità di YouNeed (per conoscere nel dettaglio

queste ultime, si rimanda alla visione della sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate -

Permessi” del manuale)

NOTA: se si vuole assegnare il livello di “Amministratore” ad un utente è necessario che nei suoi dati

personali sia inserito l'indirizzo email.

Oltre alle tre tipologie standard di utenti, dalla sezione “Amministrazione > Impostazioni Avanzate -

Permessi”, si ha la possibilità di personalizzare i vari permessi ad ogni tipologia di utente.

Se viene modificato anche un solo permesso all'interno di questa sezione, il profilo dell'utente

cambierà in “Personalizzato”.

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