Management per l’editoria

L’organizzazione di un convegno

Francesca Simeoni

L’organizzazione di un convegno

Sommario:

- Introduzione: definizione di convegno

- Utilità dei convegni nell’epoca della virtualità

- Analisi quantitativa del fenomeno congressuale

- Ricerca del core service e degli outcome

- Flow chart per la realizzazione di un convegno

- Per concludere …

Sapete qual è la malattia della “convegnite”?

La “convegnite” è una malattia contagiosa. Miete milioni di vittime ogni

anno in tutto il mondo. I sintomi sono sbadigli, pancia gonfia a causa di

eccesso di caffè e spumante, camicia sudata sulla schiena (ma solo d’estate

e quando l’aria condizionata non funziona). Oddio, proprio di vittime è

difficile parlare. Anche perché chi è affetto dalla “convegnite” spesso si

gode viaggi e pranzi, passa le sue notti in alberghi di lusso, partecipa a

visite guidate nei centri storici e nei musei, consente alla moglie di fare

shopping nelle principali città del mondo. La “convegnite” colpisce un po’

dappertutto, soprattutto la classe dirigente: dai politici ai manager, dai

medici agli informatori scientifici, dagli scienziati agli universitari (in questi

casi la malattia ha forme croniche), ma non risparmia nemmeno coltivatori

diretti e pensionati. Insomma, via, a un convegno, almeno una volta nella

vita, hanno partecipato tutti!

Introduzione: verso la definizione di convegno

INCONTRO

è un momento, più o meno lungo, nel corso del

quale due o più persone si mettono in contatto per

condividere idee, opinioni e progetti, per

partecipare assieme ad un EVENTO, per

instaurare o consolidare in qualche modo una

relazione

Introduzione: verso la definizione di convegno

EVENTOL’evento è un avvenimento, programmato o meno, con durata limitata, che nasce con una specifica finalità

… deve essere qualcosa di differente dalla vita quotidiana della persona che vi partecipa e dell’azienda che lo promuove

… deve essere un momento unico finalizzato alla soddisfazione di un bisogno

deve essere qualcosa che rimane impresso nella mente dei partecipanti

Introduzione: definizione di convegno Tipologie di “incontri scientifici”

CongressoIncontro periodico tra un numero piuttosto elevato di persone appartenenti alla stessa area di interesse, ad una disciplina od ad un’associazione professionale o culturale al fine di discutere un tema specifico. In particolare, i contributi per l’approfondimento del tema congressuale giungono unicamente dagli appartenenti al gruppo associativo che ha promosso l’evento stesso.

ConvegnoIncontro non necessariamente periodico proposto al fine di aprire un dibattito, discutere un filone di ricerca, sensibilizzare l’opinione di uno specifico pubblico su un particolare problema. Chiunque e qualunque organizzazione privata o pubblica può promuovere un convegno. All’interno di questa categoria di eventi si suole collocare la conferenza, la quale si contraddistingue per l’apertura verso un’interdisciplinarietà della discussione che viene promossa al fine di raggiungere la massima penetrazione sociale.

Convention (o Corporate Meeting, o assemblea)È una riunione generale di un definito gruppo scientifico che si forma per fornire informazioni, discutere sulle attività svolte o ancora da svolgere e volta allo scopo di ottenere consenso da parte dei partecipanti.

… continua

Introduzione: definizione di convegno Tipologie di “incontri scientifici”

… ed altre minori

Tavola rotonda

Workshop

Simposio

Utilità dei convegni nell’epoca della virtualità

Incontri virtuali

VANTAGGI

- Efficienza

- Apertura al mondo intero

- Immediatezza nello scambio di informazioni

- Facilità di interazione (vedi soggetti introversi)

- Pronta e facile reperibilità di dati, documenti e statistiche

SVANTAGGI

-Perdita aspetti non verbali

-Senso di insicurezza nelle relazioni

-Sovrabbondanza di informazioni

-Dubbia affidabilità, fondatezza, pertinenza e qualità dei dati

e quindi?!

Analisi quantitativa del fenomeno congressualeIl mercato congressuale internazionale: incontri per continente

2001 2000 1999 1998

Europa 1540 1854 1882 1998

Asia 471 463 520 511

Nord America 262 363 360 381

America Latina 177 208 178 192

Australia/Pacifico 149 179 127 131

Africa 67 84 87 99

Totale 2666 3151 3154 3312

Analisi quantitativa del fenomeno congressualeIl mercato congressuale internazionale: classi dimensionali

29%

26%

23%

14%4% 2% 2%

50-249

250-499

500-999

1000-1999

2000-2999

3000-3999

>4000

Analisi quantitativa del fenomeno congressuale Il mercato congressuale italiano

2000 % 2000/1999

1999 % 1999/1998

1998

Totale congressi 104.563 1,85% 102.661 -2,66% 105.461

Totale partecipanti 17.536.507 9,14% 16.067.806 -7,64% 17.397.408

Totale presenze 35.337.461 14,43% 30.880.746 7,99% 28.596.220

Fatturato complessivo (in mil di €)

6.385 27,80% 4.996 -7,95% 5.428

Analisi quantitativa del fenomeno congressuale Il mercato congressuale italiano

E’ un business con stagionalità complementare rispetto al turismo leisure

primavera – autunno

… ma risente come tutte le categorie di turismo dei fenomeni straordinari (negativi)

Nel 2002, post 11 settembre 2001,il numero di congressi in Italia è diminuito, registrandone 98.890

Ricerca del core service e degli outcome

CORE SERVICE

Diffusione e produzione di conoscenza

OUTCOME Apertura al nuovo Generazione di contatti Costruzione di fiducia Arricchimento culturale nel viaggioMa c’è qualcosa di più ampio …

Ricerca del core service e degli outcome

In un saggio del 1963, l’Autore, nelle vesti di un certo dott. Francesco Berti della Orelli (azienda torinese), esplica cosa si può intendere per vocazione congressuale:

“la vocazione di riconoscersi appartenenti a un gruppo, a una specializzazione, ad una categoria, o semplicemente a quella parte di genere umano dotata di buona cultura, di arrivismo e di talento conviviale. Conservo in un cassetto una scatola piena di targhe, distintivi, medaglie ricordo. In molti è inciso il mio nome sormontato da quello più prestigioso della Orelli, ed è come se anch’esso mi appartenesse e nello stesso tempo come se io appartenessi – che è un po’ vero – alla Orelli”.

Libero Biagiaretti, Il congresso, Bompiani, Milano, 1963

Ricerca del core service e degli outcome

CORE SERVICE

Diffusione e produzione di conoscenza

OUTCOME Apertura al nuovo Generazione di contatti Costruzione di fiducia Arricchimento culturale nel viaggio

Ricerca del core service e degli outcome

Motivazioni principali per la realizzazione di un evento congressuale

40%

3%19%

24%

14%

Generici obiettivi dicomunicazione

Agire sulla motivazionedelle risorse umane

Scadenze istituzionali perrinnovo cariche

Formazione

Presentazione/lancio di unprodotto

Ricerca del core service e degli outcome

I servizi

Affinché tali outcome trovino effettiva consistenza durante il convegno, l’organizzatore deve realizzare una serie di servizi per il partecipante che vanno

oltre l’organizzazione del programma scientifico.

Il programma sociale

qualcosa che veniva offerto dal luogo ospitante ai congressisti quale gesto di ringraziamento o di benvenuto: una cerimonia, un concerto, una cena, niente di più di un gesto di cordialità e di ospitalità

Parte integrante del programma

congressuale

PERCHÉ?

per incoraggiare le relazioni interpersonali (network) per avere momenti di relax che “ricaricano” per lasciare un buon ricordo al congressista

(vedi turismo congressuale)

Flow chart per la realizzazione di un convegno

Ideazione

Programmazione ed

implementazione

Gestione delle giornate

Attività di chiusura e

post-convegno

Programma scientifico

Programma sociale in sede e fuori sede

Attenzione ai tempi!

Flow chart per la realizzazione di un convegno Ideazione

Ideazione

•definizione del tema (obiettivo)

•scelta della data

•scelta della sede

•definizione target partecipanti

•costituzione gruppi di lavoro

•call for paper e promozione

Flow chart per la realizzazione di un convegno Programmazione ed implementazione

Programmazione ed

implementazione

•ricerca finanziatori•contratti con terzisti e fornitori•stesura budget•materiale pubblicitario in genere (flyer, inviti, programma, manifesti, pagina web, buste e carta intestate)•referaggio•preparazione personale (istruzione, abbigliamento)•servizio meteo antecedente i giorni del convegno•information point per tutto ciò che riguarda i mezzi di trasporto (stradale, aereo, ferroviario, marittimo)•indicazioni che guidano il congressista verso la sede del convegno ed anche all’interno della struttura

Flow chart per la realizzazione di un convegno Gestione delle giornate

Gestione delle giornate

Programma scientifico

•elenco delle relazioni rilevanti rispetto un determinato tema, già selezionate e catalogate secondo un ordine logico•organizzazione delle sessioni parallele•individuazione dei chairman

•servizio di traduzione in simultanea•disponibilità di servizi e strumenti tecnici (soprattutto audio-visivi durante le sessioni)

Flow chart per la realizzazione di un convegno Gestione delle giornate

Gestione delle giornate

Programma sociale in sede e fuori sede

•competenza del personale di front office e necessariamente anche di quello di back office •parcheggio auto •badge con l’indicazione del nome e della provenienza leggibili•disponibilità di servizi di pagamento diversi•allestimento struttura•assicurazione •elenco dei servizi pubblici da contattare per qualsiasi necessità, visita a centri storici e località tipiche

•gentilezza, disponibilità e cortesia degli organizzatori e di chi presta i servizi congressuali meeting room•internet point•valigetta congressuale •adeguatezza della struttura ospitante rispetto al numero dei partecipanti •coffee break, lunch, bottigliette d’acqua anche durante le sessioni

•cartine della città e depliant vari di promozione turistica•tempo e indicazioni per lo shopping•conoscere culture, tradizioni, cibi ed usanze diverse dalle proprie

•cene e appuntamenti “goliardici” extra convegno•ospitalità alberghiera•programma per accompagnatori•relax

Flow chart per la realizzazione di un convegno Attività di chiusura e post-convegno

Attività di chiusura e

post-convegno

•stampa degli atti

•elenco degli indirizzi, compresa

l’email, dei partecipanti al fine di poterli

contattare successivamente

•regali

•certificato di partecipazione

•servizio fotografico

•questionario di valutazione della

qualità

•controllo e chiusura budget

Per concludere …… l’effettivo beneficio di un incontro scientifico

E' innegabile che il convegno possa anche essere vissuto per motivi che non si possono definire scientifici.

Non bisogna, però, cadere nella trappola della facile generalizzazione di alcuni casi fuorvianti …

“… la gente ha una gran voglia di fare pellegrinaggi. Solo, però, che al giorno d’oggi li chiamano congressi. Come il pellegrino cristiano del Medioevo, così il congressista del nostro tempo indulge a tutti i piaceri e ai diversivi del viaggio, mentre in apparenza sembrerebbe austeramente intento al proprio perfezionamento. …”

David Lodge, Il professore va al congresso, Bompiani, Milano, 1984

… per non perdere di vista il reale ed insostituibile valore del convegno.

Per concludere …… l’effettivo beneficio di un incontro scientifico

Ad ogni modo è difficile stabilire quale sia l’effettivo beneficio di

un incontro scientifico anche perché

ognuno dei partecipanti è differente dagli altri

e per questo il contributo che egli porta e l’uso che fa di ciò che

riceve è sempre diverso.