Le Risorse Umane Responsabile: Luciano Zini Responsabile procedimenti anagrafe, stato civile, leva...

Le Risorse UmaneLe Risorse Umane Responsabile: Luciano Zini

Responsabile procedimenti anagrafe, stato civile, leva elettorale: Andrea Grandi fino al 31 Agosto 2007

Collaboratori :

Silvia Bruschini

Roberta Giovagnoni

Leana Lanzarini

Graziella Puccetti

Angela Salomoni

Ornella Venturi

Gianni Cochi

Procedure Back Procedure Back OfficeOffice

[1] Nell’anno 2005 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Allineamento C.F., Variazioni dati anagrafici, Comunicazioni all’Anagrafe Tributaria, necessarie al 1° popolamento INA effettuato il 14.01.2006

[2] Nell'anno 2006 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Invio periodico dei dati e controllo esiti degli invii, variazioni dati anagrafici presso l’Anagrafe Tributaria.

[3] Si ricorda che ogni pratica di immigrazione prevede tre fasi, di cui la prima allo sportello e le successive al back office.

Procedura Anno 2005 Anno 2006 Anno 2007 Anno 2008

COMUNICAZIONI PERIODICHE dato temporale 4 ore/mese 4 ore/mese 16 ore/mese

AGGIORNAMENTO INA-SAIA* 100 ore [1] 3 ore[2]/mese 5 ore/mese * 20 ore/mese

IRREPERIBILI 16 60 60 23

GESTIONE STRANIERI E.C./U.E. dato temporale dato temporale496/158 da apr.2007**

Stranieri: :585Cittadini U.E. : 84

PRATICHE AIRE 21 25 27 32

PRATICHE IMMIGRAZIONE 455 442[3] 563 481

PRATICHE EMIGRAZIONE 357 396 385 385

PRATICHE CAMBIO ABITAZIONE NEL COMUNE 221 239 244 213

ATTI DI NASCITA 139 157 169 139

ATTI DI MATRIMONIO 89 81 99 89

*non considerato allineamento C.F. che potrebbe far parte delle procedure INA-SAIA: 2-3 ore/mese** comprensivo di aggiornamenti mensili + invii, richieste di rinnovo permessi di soggiorno

* Procedura biennale[4] Durante l’anno sono previste due revisioni dinamiche, ognuna delle quali consta di due fasi. Le ore necessarie comprendono il lavoro preparatorio in cui vengono selezionati i fascicoli personali e tutta la fase a teminale di controllo dati e formazione verbali.

Procedure Back OfficeProcedure Back Office

ProceduraAnno 2005

Anno 2006

Anno 2007

Anno 2008

ATTI DI MORTE 184 211 198 262

VERBALI PUBBLICAZIONE 44 62 80 66

ATTI DI CITTADINANZA 12 24 19 31

SENTENZE DI DIVORZIO 6 15 15 17

ELETTORALE – REVISIONI DINAMICHEDato temporale

22 a revisione [4]

22 ore a revisione

22 ore a revis.*revi.str.per ElezPol.

ELETTORALE – REVISIONI SEMESTRALIDato temporale

Dato temporale

10 ore/revisione

10 ore r/ revisione

ELETTORALE – GESTIONE ALBO PRESIDENTI

Dato temporale

Dato temporale 5 ore 10 ore

ELETTORALE – GESTIONE ALBO SCRUTATORI

Dato temporale


ELETTORALE - GIUDICI POPOLARI*dato temporale


CESSIONI DI FABBRICATO 810 1017 1001 816

GESTIONE INFORTUNI 347 335 248 270

Procedure Front Procedure Front OfficeOffice

Procedura

Area di riferimento

Anno 2005 Anno 2006

Anno 2007 Anno 2008

Denuncia di cessione di fabbricato URP 810 1017 1001 816

Protocollazione documenti in arrivo * URP 20581 20.821 7.900 8.625

Consegna cartelle esattoriali URP Dato non quantificato** 410 Dato mancante

Consegna modulistica di vario tipo URP Dato non quantificato** dato non quantificato

Dato non quantificato

Prenotazione Abbonamenti annuali ATC URP 34 5 2 0

Denuncia di inizio attività Area Tecnica 245 Dato mancante 265 229

Richiesta permesso di costruire Area Tecnica 84 Dato mancante 77 106

Richiesta certificato destinazione urbanistica Area Tecnica 165 Dato mancante 132 121

Consegna certificato destinazione urbanistica Area Tecnica 165 Dato mancante 132 121

Ricevimento segnalazioni e richiesta interventi settore Opere Pubbliche e altri settori Area Tecnica 170 Dato mancante Dato mancante Dato mancante

Richiesta Preparere/Cambio Intestazione in materia Urbanistica Area Tecnica 39 Dato mancante 20 20

Consegna Preparere/Cambio Intestazione in materia Urbanistica 39 Dato mancante 20 20

Richiesta tabelle passi carrai Area Tecnica 21 Dato mancante 17 8

Consegna tabelle passi carrai 21 Dato mancante 14 6

Ritiro dichiarazioni relative all’impianto termico Area Tecnica 35 Dato mancante 19 10

Ricevimento segnalazioni rifiuti ingombranti Area Tecnica 600 Dato mancante Dato mancante Dato mancante

Richiesta autorizzazioni rilasciate dall’Ufficio Tecnico Area Tecnica 154 Dato mancante Dato mancante 195

Consegna autorizzazioni rilasciate dall’Ufficio Tecnico Area Tecnica 154 Dato mancante Dato mancante 195

* Totale post ain arrivo: 19.624 di cui 11724 documenti giunti all’Ufficio protocollo/centralino i restanti 7900 pervenuti al fornt**Per l’anno 2005, 2006 e 2007 non è stato definito un sistema di rilevazione idoneo ad evidenziare la mole di moduli consegnati e le informazioni fornite al front.

Procedure Front Procedure Front OfficeOffice

[1] Per l’anno 2005 non è possibile distinguere le diverse tipologie di pratiche relative all’Ufficio Tributi, ma si desume solo il dato globale.

[2] Le domande sono state rispettivamente 167 e 155 su 118 posti disponibili

[3] I 2/3 degli utenti, pagando ratealmente, si presentano in ufficio almeno 3 volte all’anno.

ProceduraArea di

riferimentoAnno 2005

Anno 2006

Anno 2007

Anno 2008

TARSU/ICI/Luci votive[1] Area Tributi 2624 - 3344 2.461

Iscrizione ai corsi di ginnastica per anzianiArea Serv. Sociali 437 427 495 538

iscrizione alle vacanze per anziani Area Serv. Sociali - - 48 69

Iscrizione al servizio di asilo nido Area Scuola 177 167[2] 155[2] 170

Iscrizione al servizio di refezione scolastica Area Scuola 1101 1230 1171 1170

Iscrizione al servizio di trasporto scolastico[3] Area Scuola 156 170 165 169

Rilascio licenze di pesca di tipo B Area SUAP 60 100 90 53

Rilascio tesserini raccolta funghi Area SUAP 332 378 176 268

Rilascio tesserini venatori Area SUAP 175 165 164 169

Vidimazione documento di accompagnamento UVE Area SUAP 24 22 19 13

Pubblico al Front OfficePubblico al Front Office

Nel 2008 è stato installato un apparecchio elettronico per la rilevazione dei flussi di utenti al front.

Numero utenti

dal 1 Gennaio al 31 Dicembre 2008

39053

ORARIO “PICCO”

Orario Media utenti entrati

Media presenti

8,30 – 9,00 7 (3,67) 39,00 – 9,30 12 (10,19) 4

9,30 – 10,00 15 (12,12) 510,00 – 10,30 16(13,45) 610,30 – 11,00 17(14,10 611,00 – 11,30 16(13,34) 611,30 – 12,00 14(11,73) 512,00 – 12,30 9 (7,60) 412,30 – 13,00 5(4,15) 313,00 - 13,30 2(1,32) 213,30 - 14,00 0,00 014,00 - 14,30 0,00 014,30 - 15,00 0,00 015,00 - 15,30 3(2,13) 315,30 - 16,00 3(2,32) 316,00 - 16,30 3(2,08) 316,30 - 17,00 2(1,92) 317,00 - 17,30 2(2,03) 317,30 - 18,00 2(1,92) 3

Orario picco:10,30-11,00(con la media di 14.10)


Mese max:

Giugno

(media giornaliera entrati:

158)

Mese min:

Agosto

(media giornaliera ingressi:

116)

Record presenti:28 alle ore 9:45 il 12/02/2008 e 28 alle ore 17,11 del 16/04/2008

Dati di affluenza 2008

MeseTot. entrati

servizio integrati

Media entrati

Presenze record

Gennaio 3,08 118 25

Febrraio 3,15 125 28

Marzo 3,53 141 27

Aprile 3,77 150 28

Maggio 3,65 140 22

Giugno 3,79 158 26

Luglio 3,15 116 17

Agosto 2,80 116 20Settembre 3,33 128 18

Ottobre 3,16 117 18Novembre 2,82 122 23

Dicembre 2,83 122 14

Totale 39.05


GIORNOMedia entrati

servizio integrati

Lunedì 151

Martedì 137

Mercoledì 129

Giovedì 108

Venerdì 100

Sabato 125

Totale 750

Giorno max:

Il martedì con n.137

Giorno minimo.

Il venerdì con n. 100


Totale flusso utenti

Media giornaliera

Giorni apertura

Orario picco

Giorno picco

Mese picco

39.052 129 301 10,30-11,00 Martedì Giugno

Protocollo GeneraleProtocollo Generale

Quantificando il tempo lavoro necessario per protocollare i documenti ipoteticamente in 3 minuti (ipotesi media che potrebbe essere maggiormente affinata con opportune sperimentazioni) il tempo occupato da tale operazione nel 2008 è pari a 88.596 minuti, pari a 1477 ore, pari a 246 giornate di lavoro uomo.

L’analisi dovrà proseguire focalizzando l’attenzione su:

•Smistamento posta per competenza e conoscenza

•Organizzazione interna a ciascun ufficio legata al protocollo

•Possibilità di protocollare alcuni documenti per elenchi ( per esempio domande di mensa scolastica trasporto scolastico ginnastica anziani ecc.)

•Occorre inoltre integrare l’analisi sulle fascicolazioni dei documenti

•Occorre capire come l’operazione informatica può eliminare ulteriormente quella cartacea

Tutto ciò per procedere a protocollare laddove effettivamente necessario e per dare un’organizzazione la più funzionale possibile.

Prime analisi

Esercizio 2005 2006 2007 2008

TOTALE GENERALE PROTOCOLLI 30.55

630.59

628.23

829.53

2

Protocollo GeneraleProtocollo GeneraleIn arrivo, e in partenza per competenza In arrivo, e in partenza per competenza

Servizio o figura a cui viene smistato il

documento

NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza

2005* anche

per conoscn

za

2006* anche simistati

per conosce

nza

Solo simistai

per compete

nza

2007

2008* anche simistati

per conosce

nza

Area di Staff 9203

9606

3656

9812di cui :

@TUxTU 2254 2.586 1.547 2.423

Attività Produttive 1488 1.488 1.191 1.252

Segreteria Sindaco 2674 3.026 401 3.208

Responsabile Area Staff 781 747 10 685

Ufficio Stampa 82 70 1 82

Servizi informatici 168 182 73 134

Servizio Personale 1756 1.507 433 2.028

Protocollo GeneraleProtocollo GeneraleIn arrivo, e in partenza per competenza e in copiaIn arrivo, e in partenza per competenza e in copia

Servizio o figura a cui viene smistato il documentoNel 2007 il dato è stato affinato selezionando i documenti che pervengono per competenza


2005 2006 2007 2008

Area Affari Generali

2.103 1.947 963 Nd di cui:

Responsabile Affari Legali 663 435 268 Nd

Servizio Acquisti Centralizzati 860 971 451 Nd

Segreteria Affari Generali 246 314 156 Nd

Segretario Generale 334 227 88 Nd


Servizi Attenzione: nel 2007 il dato è stato affinato selezionando i documenti che pervengono per competenza


2005 2006 2007 2008

Area Tecnica di cui: 8.932 9.494 3.696 nd

Responsabile Area Servizi alla Collettività 2300 1852 3

nd

Servizio Ambiente 1830 1628 429nd

Servizio Strade 572 901 598nd

Servizio Casa 283 527 170nd

Servizio Opere Pubbliche 142 390 868nd

Servizio Urbanistica Edilizia Privata 3769 4173 2338nd

Segreteria Area Servizi alla Collettività 36 23 86

nd


Nell’area Servizi alla Persona, in particolare nel U.O Servizi sociali, il numero è molto più alto di tutti gli altri servizi e settori. Occorre capire quali documenti arrivano per competenza e quali in copia cercando di verificare l’efficacia delle diverse operazioni

Per Servizi Nel 2007 il dato è stato affinato selezionando i documenti che pervengono per competenza


2005 2006 2007 2008Area Servizi alla Persona di cui 10.618 16.879 5.226 Nd

Responsabile Area Servizi alla Persona 251 538 76 Nd

Servizio Cultura Sport Scuola 4.222 5.650 1.145 Nd

Servizi Sociali e Sanitari 6.145 10.691 4.005 Nd

Protocollo GeneraleProtocollo GeneraleIn arrivo, e in partenza per competenza e in copia In arrivo, e in partenza per competenza e in copia

Per Servizi


2005 2006 2007 2008

Servizio Polizia Municipale 2.139 2.550 1.486 Nd

Responsabile Servizio Polizia Municipale 107 98 111 Nd

Polizia Municipale 2.032 2.452 1.375 Nd

Per assegnazione a servizi


2005 2006 2007 2008

Area Servizi Interni di cui: 3.539 4.568 489 Nd

Responsabile Area Servizi Interni 112 193 107 Nd

Contabilità e Bilancio 703 625 104 Nd

Servizi Entrate 2.724 3.750 278 Nd

Protocollo GeneraleProtocollo Generale

Occorre capire la composizione prevalente del numero di protocolli:

Ese: quali operazioni devo fare quando arriva un documento per conoscenza? Sono tutte necessarie? Occorre che il documento mi arrivi? Ecc ecc

Ciascun servizio dovrà porsi la domanda:

L’organizzazione data è efficace, efficiente e soprattutto razionale e logica?

TOTALI PER AREA 2005 2006200

7 2008

Polizia Municipale 2.139 2.5501.48

6 Nd

Area di Staff 9.203 9.6063.65

6 9.812

Area Servizi alla Persona

10.618 16.879

5.226 Nd

Area Affari Generali 2.103 1.947 963 Nd

Area servizi finanziari 3.539 4.568 489 Nd

Area Collettività e territorio 8.932 9.494

3.696 nd

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