Le Risorse UmaneLe Risorse Umane Responsabile: Luciano Zini
Responsabile procedimenti anagrafe, stato civile, leva elettorale: Andrea Grandi fino al 31 Agosto 2007
Collaboratori :
Silvia Bruschini
Roberta Giovagnoni
Leana Lanzarini
Graziella Puccetti
Angela Salomoni
Ornella Venturi
Gianni Cochi
Procedure Back Procedure Back OfficeOffice
[1] Nell’anno 2005 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Allineamento C.F., Variazioni dati anagrafici, Comunicazioni all’Anagrafe Tributaria, necessarie al 1° popolamento INA effettuato il 14.01.2006
[2] Nell'anno 2006 il tempo impiegato per l’aggiornamento Ina-Saia è una stima comprendente : Invio periodico dei dati e controllo esiti degli invii, variazioni dati anagrafici presso l’Anagrafe Tributaria.
[3] Si ricorda che ogni pratica di immigrazione prevede tre fasi, di cui la prima allo sportello e le successive al back office.
Procedura Anno 2005 Anno 2006 Anno 2007 Anno 2008
COMUNICAZIONI PERIODICHE dato temporale 4 ore/mese 4 ore/mese 16 ore/mese
AGGIORNAMENTO INA-SAIA* 100 ore [1] 3 ore[2]/mese 5 ore/mese * 20 ore/mese
IRREPERIBILI 16 60 60 23
GESTIONE STRANIERI E.C./U.E. dato temporale dato temporale496/158 da apr.2007**
Stranieri: :585Cittadini U.E. : 84
PRATICHE AIRE 21 25 27 32
PRATICHE IMMIGRAZIONE 455 442[3] 563 481
PRATICHE EMIGRAZIONE 357 396 385 385
PRATICHE CAMBIO ABITAZIONE NEL COMUNE 221 239 244 213
ATTI DI NASCITA 139 157 169 139
ATTI DI MATRIMONIO 89 81 99 89
*non considerato allineamento C.F. che potrebbe far parte delle procedure INA-SAIA: 2-3 ore/mese** comprensivo di aggiornamenti mensili + invii, richieste di rinnovo permessi di soggiorno
* Procedura biennale[4] Durante l’anno sono previste due revisioni dinamiche, ognuna delle quali consta di due fasi. Le ore necessarie comprendono il lavoro preparatorio in cui vengono selezionati i fascicoli personali e tutta la fase a teminale di controllo dati e formazione verbali.
Procedure Back OfficeProcedure Back Office
ProceduraAnno 2005
Anno 2006
Anno 2007
Anno 2008
ATTI DI MORTE 184 211 198 262
VERBALI PUBBLICAZIONE 44 62 80 66
ATTI DI CITTADINANZA 12 24 19 31
SENTENZE DI DIVORZIO 6 15 15 17
ELETTORALE – REVISIONI DINAMICHEDato temporale
22 a revisione [4]
22 ore a revisione
22 ore a revis.*revi.str.per ElezPol.
ELETTORALE – REVISIONI SEMESTRALIDato temporale
Dato temporale
10 ore/revisione
10 ore r/ revisione
ELETTORALE – GESTIONE ALBO PRESIDENTI
Dato temporale
Dato temporale 5 ore 10 ore
ELETTORALE – GESTIONE ALBO SCRUTATORI
Dato temporale
Dato temporale 8 ore 40 ore
ELETTORALE - GIUDICI POPOLARI*dato temporale
Dato temporale 6 ore 2 ore
CESSIONI DI FABBRICATO 810 1017 1001 816
GESTIONE INFORTUNI 347 335 248 270
Procedure Front Procedure Front OfficeOffice
Procedura
Area di riferimento
Anno 2005 Anno 2006
Anno 2007 Anno 2008
Denuncia di cessione di fabbricato URP 810 1017 1001 816
Protocollazione documenti in arrivo * URP 20581 20.821 7.900 8.625
Consegna cartelle esattoriali URP Dato non quantificato** 410 Dato mancante
Consegna modulistica di vario tipo URP Dato non quantificato** dato non quantificato
Dato non quantificato
Prenotazione Abbonamenti annuali ATC URP 34 5 2 0
Denuncia di inizio attività Area Tecnica 245 Dato mancante 265 229
Richiesta permesso di costruire Area Tecnica 84 Dato mancante 77 106
Richiesta certificato destinazione urbanistica Area Tecnica 165 Dato mancante 132 121
Consegna certificato destinazione urbanistica Area Tecnica 165 Dato mancante 132 121
Ricevimento segnalazioni e richiesta interventi settore Opere Pubbliche e altri settori Area Tecnica 170 Dato mancante Dato mancante Dato mancante
Richiesta Preparere/Cambio Intestazione in materia Urbanistica Area Tecnica 39 Dato mancante 20 20
Consegna Preparere/Cambio Intestazione in materia Urbanistica 39 Dato mancante 20 20
Richiesta tabelle passi carrai Area Tecnica 21 Dato mancante 17 8
Consegna tabelle passi carrai 21 Dato mancante 14 6
Ritiro dichiarazioni relative all’impianto termico Area Tecnica 35 Dato mancante 19 10
Ricevimento segnalazioni rifiuti ingombranti Area Tecnica 600 Dato mancante Dato mancante Dato mancante
Richiesta autorizzazioni rilasciate dall’Ufficio Tecnico Area Tecnica 154 Dato mancante Dato mancante 195
Consegna autorizzazioni rilasciate dall’Ufficio Tecnico Area Tecnica 154 Dato mancante Dato mancante 195
* Totale post ain arrivo: 19.624 di cui 11724 documenti giunti all’Ufficio protocollo/centralino i restanti 7900 pervenuti al fornt**Per l’anno 2005, 2006 e 2007 non è stato definito un sistema di rilevazione idoneo ad evidenziare la mole di moduli consegnati e le informazioni fornite al front.
Procedure Front Procedure Front OfficeOffice
[1] Per l’anno 2005 non è possibile distinguere le diverse tipologie di pratiche relative all’Ufficio Tributi, ma si desume solo il dato globale.
[2] Le domande sono state rispettivamente 167 e 155 su 118 posti disponibili
[3] I 2/3 degli utenti, pagando ratealmente, si presentano in ufficio almeno 3 volte all’anno.
ProceduraArea di
riferimentoAnno 2005
Anno 2006
Anno 2007
Anno 2008
TARSU/ICI/Luci votive[1] Area Tributi 2624 - 3344 2.461
Iscrizione ai corsi di ginnastica per anzianiArea Serv. Sociali 437 427 495 538
iscrizione alle vacanze per anziani Area Serv. Sociali - - 48 69
Iscrizione al servizio di asilo nido Area Scuola 177 167[2] 155[2] 170
Iscrizione al servizio di refezione scolastica Area Scuola 1101 1230 1171 1170
Iscrizione al servizio di trasporto scolastico[3] Area Scuola 156 170 165 169
Rilascio licenze di pesca di tipo B Area SUAP 60 100 90 53
Rilascio tesserini raccolta funghi Area SUAP 332 378 176 268
Rilascio tesserini venatori Area SUAP 175 165 164 169
Vidimazione documento di accompagnamento UVE Area SUAP 24 22 19 13
Pubblico al Front OfficePubblico al Front Office
Nel 2008 è stato installato un apparecchio elettronico per la rilevazione dei flussi di utenti al front.
Numero utenti
dal 1 Gennaio al 31 Dicembre 2008
39053
ORARIO “PICCO”
Orario Media utenti entrati
Media presenti
8,30 – 9,00 7 (3,67) 39,00 – 9,30 12 (10,19) 4
9,30 – 10,00 15 (12,12) 510,00 – 10,30 16(13,45) 610,30 – 11,00 17(14,10 611,00 – 11,30 16(13,34) 611,30 – 12,00 14(11,73) 512,00 – 12,30 9 (7,60) 412,30 – 13,00 5(4,15) 313,00 - 13,30 2(1,32) 213,30 - 14,00 0,00 014,00 - 14,30 0,00 014,30 - 15,00 0,00 015,00 - 15,30 3(2,13) 315,30 - 16,00 3(2,32) 316,00 - 16,30 3(2,08) 316,30 - 17,00 2(1,92) 317,00 - 17,30 2(2,03) 317,30 - 18,00 2(1,92) 3
Orario picco:10,30-11,00(con la media di 14.10)
Pubblico al Front OfficePubblico al Front Office
Mese max:
Giugno
(media giornaliera entrati:
158)
Mese min:
Agosto
(media giornaliera ingressi:
116)
Record presenti:28 alle ore 9:45 il 12/02/2008 e 28 alle ore 17,11 del 16/04/2008
Dati di affluenza 2008
MeseTot. entrati
servizio integrati
Media entrati
Presenze record
Gennaio 3,08 118 25
Febrraio 3,15 125 28
Marzo 3,53 141 27
Aprile 3,77 150 28
Maggio 3,65 140 22
Giugno 3,79 158 26
Luglio 3,15 116 17
Agosto 2,80 116 20Settembre 3,33 128 18
Ottobre 3,16 117 18Novembre 2,82 122 23
Dicembre 2,83 122 14
Totale 39.05
Pubblico al Front OfficePubblico al Front Office
GIORNOMedia entrati
servizio integrati
Lunedì 151
Martedì 137
Mercoledì 129
Giovedì 108
Venerdì 100
Sabato 125
Totale 750
Giorno max:
Il martedì con n.137
Giorno minimo.
Il venerdì con n. 100
Pubblico al Front OfficePubblico al Front Office
Totale flusso utenti
Media giornaliera
Giorni apertura
Orario picco
Giorno picco
Mese picco
39.052 129 301 10,30-11,00 Martedì Giugno
Protocollo GeneraleProtocollo Generale
Quantificando il tempo lavoro necessario per protocollare i documenti ipoteticamente in 3 minuti (ipotesi media che potrebbe essere maggiormente affinata con opportune sperimentazioni) il tempo occupato da tale operazione nel 2008 è pari a 88.596 minuti, pari a 1477 ore, pari a 246 giornate di lavoro uomo.
L’analisi dovrà proseguire focalizzando l’attenzione su:
•Smistamento posta per competenza e conoscenza
•Organizzazione interna a ciascun ufficio legata al protocollo
•Possibilità di protocollare alcuni documenti per elenchi ( per esempio domande di mensa scolastica trasporto scolastico ginnastica anziani ecc.)
•Occorre inoltre integrare l’analisi sulle fascicolazioni dei documenti
•Occorre capire come l’operazione informatica può eliminare ulteriormente quella cartacea
Tutto ciò per procedere a protocollare laddove effettivamente necessario e per dare un’organizzazione la più funzionale possibile.
Prime analisi
Esercizio 2005 2006 2007 2008
TOTALE GENERALE PROTOCOLLI 30.55
630.59
628.23
829.53
2
Protocollo GeneraleProtocollo GeneraleIn arrivo, e in partenza per competenza In arrivo, e in partenza per competenza
Servizio o figura a cui viene smistato il
documento
NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza
2005* anche
per conoscn
za
2006* anche simistati
per conosce
nza
Solo simistai
per compete
nza
2007
2008* anche simistati
per conosce
nza
Area di Staff 9203
9606
3656
9812di cui :
@TUxTU 2254 2.586 1.547 2.423
Attività Produttive 1488 1.488 1.191 1.252
Segreteria Sindaco 2674 3.026 401 3.208
Responsabile Area Staff 781 747 10 685
Ufficio Stampa 82 70 1 82
Servizi informatici 168 182 73 134
Servizio Personale 1756 1.507 433 2.028
Protocollo GeneraleProtocollo GeneraleIn arrivo, e in partenza per competenza e in copiaIn arrivo, e in partenza per competenza e in copia
Servizio o figura a cui viene smistato il documentoNel 2007 il dato è stato affinato selezionando i documenti che pervengono per competenza
NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza
2005 2006 2007 2008
Area Affari Generali
2.103 1.947 963 Nd di cui:
Responsabile Affari Legali 663 435 268 Nd
Servizio Acquisti Centralizzati 860 971 451 Nd
Segreteria Affari Generali 246 314 156 Nd
Segretario Generale 334 227 88 Nd
Protocollo GeneraleProtocollo GeneraleIn arrivo, e in partenza per competenza e in copiaIn arrivo, e in partenza per competenza e in copia
Servizi Attenzione: nel 2007 il dato è stato affinato selezionando i documenti che pervengono per competenza
NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza
2005 2006 2007 2008
Area Tecnica di cui: 8.932 9.494 3.696 nd
Responsabile Area Servizi alla Collettività 2300 1852 3
nd
Servizio Ambiente 1830 1628 429nd
Servizio Strade 572 901 598nd
Servizio Casa 283 527 170nd
Servizio Opere Pubbliche 142 390 868nd
Servizio Urbanistica Edilizia Privata 3769 4173 2338nd
Segreteria Area Servizi alla Collettività 36 23 86
nd
Protocollo GeneraleProtocollo GeneraleIn arrivo, e in partenza per competenza e in copiaIn arrivo, e in partenza per competenza e in copia
Nell’area Servizi alla Persona, in particolare nel U.O Servizi sociali, il numero è molto più alto di tutti gli altri servizi e settori. Occorre capire quali documenti arrivano per competenza e quali in copia cercando di verificare l’efficacia delle diverse operazioni
Per Servizi Nel 2007 il dato è stato affinato selezionando i documenti che pervengono per competenza
NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza
2005 2006 2007 2008Area Servizi alla Persona di cui 10.618 16.879 5.226 Nd
Responsabile Area Servizi alla Persona 251 538 76 Nd
Servizio Cultura Sport Scuola 4.222 5.650 1.145 Nd
Servizi Sociali e Sanitari 6.145 10.691 4.005 Nd
Protocollo GeneraleProtocollo GeneraleIn arrivo, e in partenza per competenza e in copia In arrivo, e in partenza per competenza e in copia
Per Servizi
NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza
2005 2006 2007 2008
Servizio Polizia Municipale 2.139 2.550 1.486 Nd
Responsabile Servizio Polizia Municipale 107 98 111 Nd
Polizia Municipale 2.032 2.452 1.375 Nd
Per assegnazione a servizi
NR PROTOCOLLI in arrivo e in partenza
2005 2006 2007 2008
Area Servizi Interni di cui: 3.539 4.568 489 Nd
Responsabile Area Servizi Interni 112 193 107 Nd
Contabilità e Bilancio 703 625 104 Nd
Servizi Entrate 2.724 3.750 278 Nd
Protocollo GeneraleProtocollo Generale
Occorre capire la composizione prevalente del numero di protocolli:
Ese: quali operazioni devo fare quando arriva un documento per conoscenza? Sono tutte necessarie? Occorre che il documento mi arrivi? Ecc ecc
Ciascun servizio dovrà porsi la domanda:
L’organizzazione data è efficace, efficiente e soprattutto razionale e logica?
TOTALI PER AREA 2005 2006200
7 2008
Polizia Municipale 2.139 2.5501.48
6 Nd
Area di Staff 9.203 9.6063.65
6 9.812
Area Servizi alla Persona
10.618 16.879
5.226 Nd
Area Affari Generali 2.103 1.947 963 Nd
Area servizi finanziari 3.539 4.568 489 Nd
Area Collettività e territorio 8.932 9.494
3.696 nd
Top Related