INCONTRO DELLA CONSULTA DEI RESPONSABILI AMMINISTRATIVO-GESTIONALI DEI DIPARTIMENTI DEL 23/03/2017

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Lavorare in team attraverso modelli condivisi

La Start-Up di Medicina e Chirurgia dell’Università di Parma

Parma, 13 novembre 2017 Michele Bertani

Premessa generale (1 di 2)

Nell’ambito della riorganizzazione dipartimentale dell’Università diParma, è stato attivato, a partire dal 1 gennaio 2017, il nuovoDipartimento di Medicina e Chirurgia.

Il Consiglio di Amministrazione ha approvato le Linee Generali diOrganizzazione dell’Ateneo, entrate in vigore a partire dal 1 gennaio2017: i dipartimenti sono stati connotati come strutture organizzativepreposte al presidio delle attività istituzionali di didattica, ricerca eterza missione dell’Ateneo che si costituiscono nei macro ambitiamministrativo e tecnico.

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Premessa generale (2 di 2)

L’ambito amministrativo dipartimentale è presidiato da un’UnitàOrganizzativa (R.A.G.) che coordina e gestisce le attività della segreteriaamministrativa.

Il Funzionigramma di Ateneo ha avviato un sistema organizzativointegrato nel quale operano ruoli, con competenze trasversali e collegate,dedicati a supportare i processi riferiti ai corsi di studio e in particolare:nell’Area Dirigenziale Didattica e Servizi agli studenti una nuova U.O.

Progettazione Didattica e Assicurazione della Qualità;presso i Dipartimenti i nuovi ruoli, che operano in raccordo funzionale

con l’Area Dirigenziale Didattica e Servizi agli Studenti, deiCoordinatori/Responsabili dei Servizi per la Qualità della Didattica edei Manager Didattici.

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Le ragioni di una scelta (1 di 2)

Dipartimento di Medicina e Chirurgia (al momento dell’attivazione,gennaio 2017):220 docenti e oltre 100 tecnici-amministrativi;n. 17 corsi di studio;n. 40 scuole di specializzazione;n. 4 dottorati di ricerca;n. 30 master universitari;n. 3 corsi di perfezionamento.

La complessità organizzativa riferibile al Dipartimento di Medicina e Chirurgia, l’elevatonumero di studenti, l’eterogenea attività che coinvolge la struttura dipartimentale e lanecessità di revisionare gli ordinamenti didattici di alcuni corsi di studio, hanno indottoall’opportunità di costituire una Start-Up.

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Le ragioni di una scelta (2 di 2)

L’Ateneo ha inteso supportare il riassetto dell’offerta formativa delDipartimento di Medicina e Chirurgia.

Il convincimento che la formazione di un gruppo di lavoro specificocomposto da persone in grado di interagire in modo coordinatopotesse contribuire a risolvere problemi non risolvibili singolarmente.

L’esigenza di supportare il processo di accreditamento,autovalutazione e valutazione dei corsi di laurea e di laureamagistrale, consolidando il sistema vigente in modo coerente alleindicazioni dell’Agenzia Nazionale (ANVUR) e alle linee guida europee.

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L’atto di nomina del Gruppo di Lavoro (1 di 3)

DRD n. 304 del 14 febbraio 2017:

si decreta la costituzione «di un Gruppodi Lavoro con funzioni di Start-Upcostituito dal seguente personaletecnico-amministrativo della U.O.Progettazione Didattica e AQ dell’AreaDirigenziale Didattica e Servizi agliStudenti e del Dipartimento di Medicinae Chirurgia: …»

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L’atto di nomina del Gruppo di Lavoro (2 di 3)

Dott. M. BertaniResponsabile U.O. Progettazione

Didattica e Assicurazione della Qualità

Sig.ra C. TaglianiU.O. Progettazione Didattica e Assicurazione della Qualità

Dott.ssa K. TondelliU.O. Progettazione Didattica e Assicurazione della Qualità

Dott.ssa E. RaschianiCoordinatrice del Servizio per la Qualità della Didattica del Dip.

di Medicina e Chirurgia

Dott. P. Schianchi R.A.G.

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Sig.ra B. Bandini

Dipartimento di

Medicina e

Chirurgia

Sig.ra C. Campanini

Dott. D. Calzolari

Sig.ra G. Canetti

Sig.ra G. Caselli

Rag. S. Cavalca

Sig.ra P. Dondi

Rag. A. Leporati

Sig.ra C. Malpeli

Sig.ra E. Mutti

Sig.ra C. Stocchi

Dott.ssa P. Tramontin

Rag. C. Zani

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L’atto di nomina del Gruppo di Lavoro (3 di 3)

Compiti e funzioni:

«garantire e assicurare l’immediata funzionalità del sistema di supportotecnico-amministrativo alla didattica ed ai corsi di studio del Dipartimentodi Medicina e Chirurgia, attraverso un presidio stabile organizzato intermini di Start-Up …, allo scopo di un proficuo avvio organizzativo delleattività di supporto didattico relative al nuovo Dipartimento. L’attivitàprima citata … riguarderà l’organizzazione e la funzionalità della didattica deicorsi di studio, anche in relazione agli ordinamenti didattici e all’offertaformativa, il supporto amministrativo concernente la loro organizzazione efunzionamento, nonché il coordinamento delle attività inerenti la qualità deicorsi di studio».

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Presupposti fondamentali

L’attività oggetto della Start-Up non è stata intesa insenso esclusivo.

L’attività di supporto riferita alle esigenze di caratteredidattico del Dipartimento di Medicina e Chirurgia nonha dispensato l’U.O. dal proseguire nel sostenere esupportare i restanti Dipartimenti.

La necessità di costituire un gruppo di lavoro basato sugliaspetti dell’interazione, dell’interdipendenza edell’integrazione (le 3 «i»).

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I primi problemi riscontrati

Alla nascita la Start-Up non era del tutto pronta per affrontare ilcompito affidato.

Si sono poste tre questioni principali:

o a) Inclusione: come entrare nel gruppo in modo da essere accettatodagli altri?

o b) Controllo: come stabilire chi decide e come si distribuiscono leresponsabilità?

o c) Affettività: come rafforzare i legami di stima e di rispetto tra imembri?

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Le fasi affrontate dal Gruppo di lavoro (1 di 2)

Fasi: esplorativa transizione

azione conclusiva

Entrando maggiormente nel dettaglio, èpossibile individuare le seguenti ulteriori fasi:

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1) Formazione: necessità di orientamento dei partecipanti che, in alcunicasi, hanno assunto, in modo del tutto fisiologico, comportamenticircospetti

2) Conflitto: sono emersi aspetti emozionali e conflitti

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Le fasi affrontate dal Gruppo di lavoro (2 di 2)

3) Normativo: costruzione della coesione e dello scambio

4) Prestazione: sono comparsi veri e propri processi dicooperazione e di perseguimento degli scopi comuni cheil gruppo si è proposto

5) Sospensione: ciascun componente ha gradualmenteiniziato a ritirarsi sia dal coinvolgimento socio-emozionalesia dalle attività centrate sul compito

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Formazione Conflitto Normativo Prestazione

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Norme e ruoli (1 di 2)

Norme

Le norme hanno assolto a quattro funzioni principali:

1) avanzamento del gruppo;

2) mantenimento del gruppo;

3) costruzione della realtà sociale;

4) definizione dei rapporti con l’ambiente sociale.

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Norme e ruoli (2 di 2)

RuoliI ruoli hanno permesso alla vita del gruppo di essere più ordinata,risultando funzionali al conseguimento degli scopi del gruppomedesimo. Hanno riguardato i comportamenti ed i modi di essere cheogni componente ha rivestito all’interno del gruppo:

in relazione alla funzione ricoperta;

sulla base delle attese emerse dall’interazione tra i membri del gruppo;tre ruoli si sono affacciati sulla scena:

il nuovo arrivato;

il capro espiatorio;

il leader.

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Concretamente … (1 di 2)

L’attività svolta è stata finalizzata ad assicurare l’immediatafunzionalità del sistema di supporto tecnico amministrativo alladidattica del Dipartimento di Medicina e Chirurgia, attraversoformazione in termini di Start-Up.

L’attività è stata avviata a gennaio 2017, con conclusione fissata per il30 giugno 2017; in tale arco temporale si è inteso garantire attività diorganizzazione, assistenza e gestione di tutti i processi inerenti ladidattica e i corsi di studio.

Parallelamente è stata avviata un’intensa attività di formazionevertente sugli applicativi di maggior utilizzo.

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Concretamente … (2 di 2)

Tutti i martedì e i giovedì dalle ore 8,00 alle ore 13,00, per 6 mesi, n. 2unità di personale tecnico-amministrativo della U.O. ProgettazioneDidattica e AQ (integrate periodicamente, a seconda degli impegni, daun’ulteriore unità) sono state presenti presso gli uffici del PoloDidattico di Via Volturno.

È stata predisposta un’apposita sezione dedicata alle attività dellaStart-Up all’interno del sito ProForm – Unipr.

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Punti di forza

Atteggiamento propositivo e favorevole da parte del personale t.a. delDipartimento.

Accrescimento del senso di appartenenza al Dipartimento.

Coinvolgimento dei Presidenti dei Consigli di Corso di Studio.

Revisione degli ordinamenti didattici.

Raccolta e trattamento delle informazioni.

Riduzione dell'ambiguità dei ruoli.

Miglioramento della comunicazione e dell'accesso alle informazioni.

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Aspetti da migliorare (1 di 2)

Coinvolgimento delle unità di personale tecnico-amministrativo che sioccupano specificatamente delle Scuole di Specializzazione.

Omogeneizzazione del Gruppo di Lavoro.

Coinvolgimento dei membri nelle decisioni.

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Aspetti da migliorare (2 di 2)

Consapevolezza, da parte delle colleghe più esperte, della valenzache rivestono per la crescita del restante personale.

Coordinamento da parte della Responsabile del Servizio per la Qualitàdella Didattica del Dipartimento di Medicina e Chirurgia.

Capacità, da parte dei membri del gruppo, di esprimere la propriaopinione (resistere alla pressione al conformismo).

Rischio che gli individui si identifichino nel gruppo, isolandosi dalresto dell’organizzazione (polarizzazione).

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Best practice

L’esperienza della Start-Up di Medicina eChirurgia dell’Ateneo di Parma è stata illustrata aRoma, nel maggio 2017, nell’ambito di Forum PA.

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Sviluppi futuri

L’esperienza della Start-Up di Medicina eChirurgia verrà ampliata, nel corso del primosemestre 2018, ai restanti Dipartimentidell’Ateneo di Parma, con il coinvolgimento dialmeno un Manager Didattico per ogni strutturadipartimentale.

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GRAZIE

www.unipr.it