La sfida informatica evoluzione e problematiche

della gestione telematica delle istanze

Viviana Colombo

Sistemi Informativi - Federazione Sovrazonale Piemonte 4 – Piemonte Nord Est

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Novara, Hotel La Bussola 5 settembre 2013

DPR N. 160/2010

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Le domande, le dichiarazioni, le segnalazioni e le comunicazioni concernenti le attivita‘ ed i relativi

elaborati tecnici e allegati sono presentati esclusivamente in modalita’ telematica al SUAP

competente per il territorio in cui si svolge l'attivita' o e' situato l'impianto.

Il SUAP provvede all'inoltro telematico della documentazione alle altre amministrazioni che

intervengono nel procedimento, le quali adottano modalita' telematiche di ricevimento e di

trasmissione.

Modalita di comunicazione

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L’ invio della pratica telematica tra pubbliche amministrazioni avviene tramite PEC.

la trasmissione della domanda o richiesta all'Ente e' inoltrata alla casella PEC definita

dall'Amministrazione, mediante la casella PEC del SUAP mittente;

l'esito della richiesta e' inoltrato tramite PEC dall'Amministrazione destinataria alla casella

PEC del SUAP mittente;

PEC

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L’utilizzo della corrispondenza elettronica certificata nelle comunicazioni con la

Pubblica Amministrazione rappresenta oggi uno dei tasselli fondamentali nel processo di dematerializzazione del

rapporto con cittadini, professionisti ed imprese.

PEC

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Il servizio di posta elettronica certificata fornisce al mittente la prova legale

dell’invioe della consegna dei documenti

informatici

Al mittente viene fornita la documentazione elettronica con valore legale attestante l’invio di documenti elettronici e la ricezione da parte del

destinatario

PEC dati di certificazione

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La data e l’ora di invioIl mittente

Il/i destinatario/iL’oggetto

L’identificativo messaggio

PEC

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Validità

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La PEC conferisce validità legale alla notifica ma non conferisce al messaggio trasmesso

validità giuridica.

E’ necessario apporre Firma digitale perché abbia validità legale anche il contenuto del

messaggio ed in particolare l’allegato.

Normative di riferimento

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D.L. 7, marzo 2005 n. 82Codice dell’amministrazione digitale

D.P.C.M. 22, febbraio 2013Regole tecniche in materia di

generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, e

digitali

Firma elettronica avanzata

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La firma elettronica avanzata: consiste nell'«insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a

un documento informatico che consentono l'identificazione del

firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo

esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire

di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati».

Firma digitale

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La Firma Digitale è definita come "un particolare tipo di Firma Elettronica Avanzata

basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al

titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica,

rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di

documenti informatici“.a norma richiede una particolare modalità

tecnologica, quella della crittografia a chiavi asimmetriche.

Il mezzo più usato è il token o la smart card

Consultazione PEC

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Una consultazione poco frequente della propria casella PEC può ridurre o vanificare la

possibilità di ricorsi , opposizioni ed impugnazioni.

A livello legale fa fede il momento in cui è stato consegnato il messaggio e non quello in

cui è avvenuta realmente la lettura.

Conservazione dei messaggi

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Per garantire la conservazione nel tempo e nello spazio di PEC opponibili a terzi è necessario realizzare la Conservazione

sostitutiva.

I gestori di PEC sono tenuti per legge a conservare i log dei messaggi e delle relative

modifiche per 30 mesi, trascorsi i quali la conservazione sarà unicamente responsabilità

del mittente e del destinatario

.

Archivio informatico

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Per un utilizzo efficiente della PEC occorre integrarla con strumenti di archiviazione e

gestione documentale.

La PEC e la sua corretta conservazione genera in capo all’utente la necessità di gestire una quantità rilevante di documenti (messaggi,

allegati, notifiche) che devono essere archiviati.

.

PEC e Firma ASL NO

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ASL Novara ha attivato la casella PEC

protocollogenerale@pec.asl.novara.it

Dim. Casella 1 G – msg – 30M

e ha dotato di firma digitale i funzionari che devono visionare e dare pareri

sugli endoprocedimenti trasmessi dai SUAP

Consultazione PEC ASL NO

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La consultazione della casella PEC in ASL è una funzione demandata al Servizio

protocollo che deve giornalmente leggere e protocollare tutti i documenti in arrivo.

.

Gestione PEC ASL NO

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ASL di Novara ha esteso le funzionalità del gestionale di protocollo introducendo il modulo PEC-Manager che consente la

ricezione, protocollazione, trasmissione ai servizi interessati, ed archiviazione delle PEC.

Al momento le utenze sono minime per problemi di budget e l’archivio è residente su

Server gestito dal Sistema Informativo

.

Attività DP ASL NO

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I servizi del dipartimento di prevenzione:SIAV – SIAN – SISP – SPRESAL

Consultano giornalmente attraverso il modulo PEC Manager le PEC che il protocollo generale

gli ha attribuito, scaricano gli allegati e li salvano su uno storage condiviso agli utenti

dei diversi servizi in modo che ciascuno ha la visibilità delle pratiche da analizzare.

Attività DP ASL NO

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Quando il funzionario avrà analizzato la pratica preparerà il parere in formato testo che andrà a firmare utilizzando il software di firma digitale “Firma OK Gold” e l’apposita

smar card In questo modo viene creato il file con estensione p7m che verrà inviato al

protocollo generale che a sua volta lo trasmetterà al SUAP competente

Progetti futuri ASL NO

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ASL di Novara in previsione di un maggior utilizzo di PEC sta svolgendo un indagine di mercato mirata alla ricerca di un prodotto in

grado di garantire la corretta gestione ricezione protocollazione trasmissione e

conservazione delle PEC e di tutta la documentazione per la quale le normative

vigenti prevedono la conservazione sostitutiva su supporto magnetico.

SUAPiemonte

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La Regione Piemonte con il supporto di CSI Piemonte ha realizzato il portale

Sportello Unico Regione Piemonte

Nel territorio della ASL NO hanno aderito al portale i comuni di Novara e Borgomanero.

Certificati digitali ASL NO

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CSI Piemonte ha richiesto alla ASL l’elenco nominativo dei dipendenti del D.P. che

devono accedere al portale per la visione dei procedimenti e ha predisposto dei certificati digitali personali profilandoli a seconda del

servizio di appartenenza in modo che ciascun utente abbia visibilità solo sulle pratiche di

competenza del servizio .

Certificati digitali

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Il Certificato digitale è un file che deve essere importato in un browser es:Mozilla-

Firefox e identifica univocamente il suo possessore.

Tale certificato deve essere memorizzato a cura del suo detentore e può essere utilizzato da qualunque postazione collegata alla rete

RUPAR.

Altre realtà sul territorio

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Altre Amministrazioni, come Arona e Oleggio, hanno invece aderito ad un diverso portale,

che al momento collabora con ASL attraverso la PEC; gli operatori ASL non hanno accesso

diretto al portale, ma si verificherà la possibilità di svilupparlo.

Allo stesso modo il portale “impresainungiorno”,sviluppato dalla Camera di Commercio, colloquia con ASL attraverso PEC, e gli operatori ASL non hanno accesso

diretto al portale.

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per la Vostra attenzione