La gestione documentale ed il controllo di progetto - My LIUCmy.liuc.it/MatSup/2009/Y90102/ONVEGNO...

Ravenna, 27-28 Maggio 2004

ANIMP

La gestione documentale ed il controllo di progetto

G.R.Gariboldi-SIIRTEC NIGI S.p.A.

Progetti complessi in contesti difficili – Maggio 2004 - 2La gestione documentale ed il controllo di progetto

PremessaPremessa

Il focus della presentazione è sugli aspetti d’integrazione del sistema documentale con la gestione delle commesse e con la funzione del P.M.(Project Manager).Il P.M. è un mestiere sempre più difficile,sia per la crescente complessità e competitivitàdella situazione di mercato,sia per i requisiti professionali ,che in conseguenza,sono richiesti alla figura del P.M. per farvi fronte.


PremessaPremessa

Il rischio ricorrente è che il P.M .diventi il punto esclusivo d’attenzione e di risposta a questa “sfida” con alcune conseguenze:Una teorizzazione del suo skilling in termini ideali, corretti ma difficilmente riscontrabili nella realtà.Un’accettazione di fatto di skilling effettivi “parziali”Una perdita di focus sui sistemi e sui processi d’integrazione con cui la struttura dell’azienda dovrebbe supportare il P.M .(e il reciproco).


PremessaPremessa

In altre parole, mentre da un lato si pretendono dal P.M. (giustamente) qualitàprofessionali e multidisciplinari (quasi da “Mandrake” ndr.) si trascura di analizzare tutti i prerequisiti organizzativi e d’integrazione che dovrebbero effettivamente sostenere e/o proteggere la gestione della commessa senza eccessive dipendenze dalle capacitàindividuali del P.M.


Tra questi pre-requisiti rientrano ingenerale

I sistemi informativi Gli strumenti metodologici (archetipi, templates)Le regole di condivisione/trasparenza(es. tra processi di proposal e d’execution).

Il sistema documentale

PremessaPremessa


LL’’ottica del Project Managerottica del Project Manager--il sistema il sistema documentaledocumentale

Per poter esercitare in modo pieno la sua responsabilità, occorre che, in ogni fase di gestione, il P.M. ponga la massima attenzione ad alcuni check point e metta immediatamente in atto delle “precauzioni strutturali” in grado di proteggere il seguito del progetto da altri elementi di rischio, equivoco o incertezza.

Un buon sistema documentale è di notevole supporto al P.M.


Benefici ottenibili da un buon sistema di gestione documentale:

• Miglioramento del processo di revisione e controllo

• Creazione di un modello dati di archiviazione

• Distribution on-line della documentazione

• Smistamento automatico della documentazione sia interna che esterna.

• Raccolta della documentazione finale di progetto prodotta. (archivio storico)

• Facile reperibilità della documentazione

• Riduzione del supporto cartaceo(meno carta in circolazione)

• Allineamento delle codifiche/anagrafiche di tutti i sistemi informativi

LL’’ottica del Project Managerottica del Project Manager--il sistema documentaleil sistema documentale


Il sistema integrato informatico gestionaleIl sistema integrato informatico gestionale

PORTALEPORTALE

FILES ELETTRONICI

PDMPDSPLMPRIMAVERAMS 2003MARIANNEPUMAEtc…

WEB SERVER

AUDIT LOG(controllo dei files) SISTEMA

INFORMATICOGESTIONALE

INTERNET

FILE SERVER

E-MAIL IMPORT

Fornitori esterni,

appaltatori,ing.d’indotto Company

IMPORTAZIONE DATI ATTRAVERSO PORTALE

Firewall


Il ciclo di vita di un progetto complessoIl ciclo di vita di un progetto complesso

Il ciclo di vita di un Progetto complessoè suddivisibile nelle seguenti fasi: 1. Fase d’Offerta (Proposal).2. Fase d’Avvio.3. Fase d’Esecuzione.4. Fase di Chiusura .


Fase di avvioFase di avvio--executionexecution

La documentazione del Cliente ed i risultati delriesame del contratto devono essere esaminati dal Project Manager e dal team di progetto (Project Engineer,Ingegneri di Processo eimpiantisti, Approvvigionamenti, ControlloProgetti, etc…) che sono responsabili delcontrollo del loro contenuto . Nella pratica, questi controlli qualche volta sono occasionali e quindi frutto di intuizioni salutari. Ovvio che all’opposto i risultati ottenibili sonosicuramente diversi.


Fase di avvioFase di avvio--executionexecution

E’ buona cosa richiedere al Cliente la documentazione su supporto informatico, e quindi non solo cartaceo. (un esempio d’occorrenza in cui s’intuisce l’evidente beneficio di aver già concordato con il Cliente, oltre al resto, anche le specifiche d’ITC, templates, ecc.).

I tempi relativi all’analisi di tale documentazione sarannoaccorciati con conseguente risparmio economico.

Ogni problematica dovrà essere affrontata durante il K.O.M. (Kick-off-Meeting) con il Cliente.


Fase di avvioFase di avvio--executionexecution--Codifiche della Codifiche della documentazionedocumentazione

Il rispetto delle codifiche richieste dal Cliente èfondamentale.Le disattenzioni per questo specifico argomento causano enormi perdite di tempo e reclami da parte del Cliente.Nelle Società d’Engineering and Contracting spesso nella Codifica Aziendale non sono considerate le esigenze di Montaggio, vale a dire la posizione nella codifica della documentazione delle aree/unità o sistemi funzionali d’impianto.In avvio di Progetto è quindi essenziale che si adotti una struttura di Codificazione che permetta di rispondere a qualsiasi tipo d’esigenza. In generale, per quanto riguarda il sistema documentale, questa codifica deve essere pre-cablata tra i metadati previsti per i tipi-documento interessati.


Gestione della documentazioneGestione della documentazioneResponsabilitResponsabilitàà

Brevemente alcune responsabilità di gestione della documentazione :I Servizi Tecnici e la Direzione Lavori :

Calcoli,Disegni,Data Sheets e Specifiche Tecniche, Liste Materiali,Material Requisitions, Pareri Tecnici, Purchase Orders,Manuali Operativi di Processo,Engineering and Manufacturing DataBooks,Specifiche di Montaggio e Documentazione Appaltatori,Altri documenti tecnici,compresi quelli

dei Sub-Fornitori, spesso non considerati ma d’importanza fondamentale

La Gestione Commessa:Contratto con relativi Addendum e Specifiche (l'originale del Contratto sarà archiviato dalServizio Amministrativo/Legale),Procedure di Progetto,Disegni e Documenti approvati dal Cliente,Programmi e Avanzamento Fisico di Progetto ( Curve a “ S”),Elencazione di tutte le autorizzazioni epermessi di progetto rilasciati dalle Autorità ed Enti Governativi,Rapporti di Controllo Costo di Commessa,Rapporti di "Release Note" del Cliente,Stato economico (Fatturazione attiva)Elenco (e aggiornamento) dei Codici Documenti di consegna,(Packing-List e altri). Traduzione nellalingua contrattuale di tutta la documentazione Interna ed Esterna(Sub fornitori o Indotto),Sicurezza di Cantiere

Qualità:Manuale di Qualità e Procedure Organizzative ed Esecutive,Rapporti Qualifica Fornitori,Listafornitori Qualificati,Rapporti d’Audit,Rapporti d’Azioni Correttive,Lista Reclami dei Clienti,Documentidi Qualità dei Subappaltatori (Procedure, Manuali di Qualità, etc.). Rapporti di Non-Conformitàrelativi a materiali e prodotti; Raccolta dei Certificati relativi a d ispezioni materiali e prodotti;Qualifiche dei procedimenti speciali e del personale; Procedure di Controllo Qualità


Fase di chiusuraFase di chiusura

Nella fase di Chiusura del Progetto, le attività del Team di Progetto devono essere principalmente mirate al trasferimento dei dati consuntivi del Progetto negli archivi storici Aziendali. Ciò al fine di garantirne la possibilità di riutilizzo nei processi di stima e pianificazione di Progetti futuri.Tutti i documenti riguardanti, le attività di Progetto debbono essere archiviati presso l’Archivio Aziendale che dovrà essere sia cartaceo sia informatico.


Vantaggi del sistema per il controllo del Vantaggi del sistema per il controllo del progettoprogetto

La corretta gestione della documentazione di progetto dà al P.M. come immediato vantaggio una corretta valutazione dell’avanzamento fisico del Progetto.Il Controllo di Progetto non va visto come un intervento meramente fiscale,teso ad individuare il “colpevole” di ritardi nella consegna della documentazione quanto piuttosto come un’ azione rivolta a quanto si può fare nel periodo di tempo che resta ancora prima della definitiva conclusione dell’ iter organizzativo al fine di fare rientrare il Progetto entro i limiti temporali ed economici prefissati.


E’ necessario fare dei controlli e in quest’attività il P.M. deve essere in prima linea.Intervenire in anticipo significa sicuramente essere più efficaci per cui non bisogna mai trascurare di trovarsi in questa situazione.Gli errori durante la fase di progettazione devono essere eliminati durante la stessa progettazione. L’errore di progettazione,se riconosciuto durante lo sviluppo della stessa,significa semplicemente variare alcuni documenti. Non è pensabile eliminare tutti gli errori di progettazione ma ridurli al minimo è sicuramente un “must”.

Vantaggi del sistema per il controllo del progetto


Il Controllo del Progetto è efficace laddove il Project Manager, supportato dal Project Control Coordinator,opera secondo i seguenti steps:

1. Analisi degli scostamenti2. Individuazione delle cause3. Valutazione delle azioni correttive 4. Ripianificazione a finire

Vantaggi del sistema per il controllo del Vantaggi del sistema per il controllo del progettoprogetto


Vantaggi del sistema per il controllo del progettoVantaggi del sistema per il controllo del progetto

PIPCOXXXXXXXXXXX

Discipline CodeCIV=CivilePIP=Piping

FunctionalSystemCO=COOLING

Area orUnit

Job Number

COMPANY MANAGEMENT CODE

PIP04PIP04A2A20010100001 to0001 to99999999

I=InternalI=InternalSKSK

Activity identification

Sizedoc

RevisionSheetNumber(è il numero degli elaborati)

ProgressiveNumber

CodeIdentification

TypeSK=Isometrics

DOCUMENT CODE NUMBER


Vantaggi del sistema per il controllo del progetto.Vantaggi del sistema per il controllo del progetto.Criteri per valutazione dellCriteri per valutazione dell’’avanzamento fisicoavanzamento fisico

1. Criterio 50 su 50.Significa che appena partita l’attività relativa all’elaborazione del documento si aggiudica una percentuale d’avanzamento pari al 50%

2. Criterio delle Unità completate. Ho completato 10 documenti e 200 sono i documenti totali da produrre, ho fatto il 5% d’avanzamento fisico di tutto il lavoro

3. Criterio delle milestones intermedie . I pesi per ogni attività sono valutati dagli enti operativi. Questi pesi sono valutati dalla difficoltà di realizzare ciascuna delle attività,e risultano,pertanto,sicuramente opinabili.

4. Criterio on/off. L’attività è pari allo 0%(off) sino a quando non ècompletata e solo a questo stadio ci si può attribuire il 100% d’avanzamento fisico.


Vantaggi del sistema per il controllo del progetto.Vantaggi del sistema per il controllo del progetto.Criteri per valutazione dellCriteri per valutazione dell’’avanzamento fisico attraverso le ore avanzamento fisico attraverso le ore stimate / standardstimate / standard

55%55%100100100100100100606011

73%73%14%14%4%4%40%40%10%10%5%5%100100Discipline Discipline TotalTotal

100%100%100100100100100100100100100100404022

100%100%35%35%10%10%40%40%10%10%5%5%Phase %Phase %

TotalTotalProgressProgressActivityActivity

Issue Issue ForFor

Constr.Constr.

ClientClientApprovalApproval

IssueIssueForFor

ApprovalApproval

Issue Issue ForFor

commentcomment

InternalInternalIssueIssue

Rel.veRel.veWeightWeightHoursHours

Doc.sDoc.s

Nr.Nr.


La trasmissione della documentazione di progettoLa trasmissione della documentazione di progetto

La trasmissione dei documenti sia all’interno che all’esterno è definita dal P.M. attraverso una procedura ad ”hoc“ sviluppata all’avvio del progetto.I documenti allegati debbono in ogni modo essere leggibili in rete alla quale hanno accesso coloro che operano nel team di commessa( files di sola lettura).L a tecnologia informatica ha paradossalmente complicato il problema,infatti un documento cartaceo è leggibile,un documento su file è leggibile se il SW di cui dispone l’utente èdella medesima versione del SW che ha prodotto il file.La distribuzione degli elaborati all’interno della Societàdeve essere assicurata dalla Funzione Emittente,dal P. Engineer, dal Procurement Coordinator, dal Project Control Coordinator utilizzando corretti “form”, predisposti per il Progetto, da compilare in ogni loro parte.


Sul piano organizzativo e della gestione delle risorse umane occorre sempre fugare il dubbio che il document controller” o “document administrator” possa essere la segretaria insatura di turno (che poi non lo è quasi mai) poiché il lavoro documentale è considerato di basso profilo. Questo produrrebbe una caduta dell’affidabilitàe delle performance del sistema.Sul piano sistemico occorre la presenza di “user manager” che presidiano i work-flow di circolazione dei documenti e i profili d’accesso degli utenti, e che s’interfacciano a loro volta con il “system administrator” per l’aggiornamento dei gruppi-utente, ecc.

La trasmissione della documentazione di progettoLa trasmissione della documentazione di progetto


ConclusioneConclusione

Al fine di realizzare una reale integrazione,i tools devono operare ad un livello più alto cioè non solo attraverso i documenti ma attraverso le informazioni contenute nei documenti stessi.Ciò permette ai vari sistemi di fornire informazioni sulle varianti di progetto a tutto il team Oggi viene sempre di più richiesta la conciliazione delle esigenze della gestione dei documenti dell’ingegneria con quelle del ClientePer accedere ai benefici del”collaborative engineering” va tenuto sotto debito controllo il processo di scambio dei documenti con i supplier/subcontractors.L a corretta gestione della documentazione permette alle entitàcollocate in diverse aree del mondo di integrare le proprie competenze partecipando all’ esecuzione dello stesso progetto dalle loro sedi remote La gestione dei documenti risponde alla crescente domanda espressa dai clienti degli EPC contractors, i quali impongono l’utilizzo di sistemi, accessibili e disponibili via Web, che riguardano l’archiviazione della documentazione e l’esecuzione delle diverse funzioni di progetto


Va chiarito che sicuramente si avrà un giovamento con l’adozione di un sistema laddove si ha una azienda che storicamente è preparata a gestire ed ad archiviare correttamente la documentazione.

All’opposto in una azienda non organizzata con l’ausilio di sistemi informatici aumenterà il caos in modo esponenziale.

ConclusioneConclusione


Grazie per l’attenzione Buon proseguimento

[email protected]

La gestione documentale ed il controllo di progetto - My LIUCmy.liuc.it/MatSup/2009/Y90102/ONVEGNO...

Documents

Transcript of La gestione documentale ed il controllo di progetto - My LIUCmy.liuc.it/MatSup/2009/Y90102/ONVEGNO...