LA GESTIONE DELLE ATTIVIT ÀDI SPETTACOLO · Prerequisiti: analisi del progetto e della sua...

LA GESTIONELA GESTIONEDELLE ATTIVITDELLE ATTIVITÀÀ DI SPETTACOLODI SPETTACOLO

Lunedì 29 marzo 2010

Modulo 2- Il reperimento delle risorse

Gli enti pubblici

• Lo Stato

• Le Regioni

• Le Province

• I Comuni e le Comunità locali

• L’Unione Europea

Il reperimento delle risorse per le attività di spettacolo

Le fondazioni erogative

• Fondazioni di origine bancaria

• Fondazioni comunitarie

• Fondazioni di altro tipo

Le persone fisiche

• Sostenitori e donatori

• Fruitori del servizio (utenti, spettatori/visitatori, …)

Le imprese profit

• Sponsor

• Partner

• Sostenitori

DEFINIAMO IL TIPO DI SOSTEGNO

• Sponsor contratti di sponsorizzazione

• Partner cause related marketing / coprogettazione

• Sostenitori / donatori erogazioni liberali


TIPOLOGIE DI SPONSORIZZAZIONE

Esistono diverse tipologie di sponsorizzazione:

• sponsorizzazione sportiva

• sponsorizzazione culturale

• sponsorizzazione di un evento

• sponsorizzazione di un club/organizzazione

• sponsorizzazione radiotelevisiva

• sponsorizzazione tecnica


IL CONTRATTO DI SPONSORIZZAZIONE

Il contratto di sponsorizzazione viene definito come:

un contratto atipico, a forma libera, di natura patrimoniale, sinallagmatico,

in forza del quale il soggetto sponsorizzato (sponsee) si obbliga

a consentire a un altro soggetto (sponsor)

l’uso della propria immagine pubblica e del proprio nome

per promuovere un marchio o un prodotto specifici

dietro corrispettivo.


CARATTERISTICHE DELLA SPONSORIZZAZIONE

• Integralmente deducibile per l’impresa (spese di pubblicità e propaganda)

• Contratto scritto

• Corrispettivo economico (denaro o beni) a fronte di visibilità

assoggettamento IVAassoggettamento IVA


COME STRUTTURARLA, COME PROPORLA, COME OTTENERLA

a. Prerequisiti: analisi del progetto e della sua sponsorizzabilità

b. Predisporre il database di contatti

c. Predisporre i contenuti

d. Gestire il processo di contatto

e. Formalizzare l’accordo

f. Gestire la relazione di sponsorizzazione


A. PREREQUISITI

Per poter valutare se è possibile procedere con eventuali proposte di sponsorizzazione, bisogna fare alcune valutazioni.

In particolare bisogna prendere in considerazione tre macro aree:

1. L’Ente

2. La sponsorizzabilità dell’oggetto

3. La sostenibilità del progetto di sponsorizzazione


A. PREREQUISITI

1. L’Ente

• Pubblici - i target

L’Ente e la sua attività costituiscono un pubblico potenzialmente interessante per potenziali sponsor?

• Comunicazione

L’Ente ha un livello accettabile di esperienza nella comunicazione con gli sponsor?

• Rapporto con le imprese

L’Ente ha già una solida esperienza nel rapporto con le imprese?


A. PREREQUISITI


• Avere tempo e spazio determinati

o Il progetto ha un tempo definito? Ha uno spazio definito?

o E’ possibile in quello spazio creare supporti appetibili per gli sponsor?

o È ripetibile? (per ottenere sponsorizzazioni pluriennali)

o Si può suddividere in micro-progetti per formulare proposte modulari agli sponsor?

• Misurabilità dei risultati attesi

o Il pubblico dell’oggetto è quantificabile?

o Esistono dati di progetti passati – anche simili - a cui far riferimento?


A. PREREQUISITI


• Essere comunicabile

o Il pubblico è già individuato/profilato? Se è già profilato, è un pubblico a cui potenziali sponsor possono essere interessati?

o Il progetto presenta un contenuto di facile comunicazione per i media?

o La sua realizzazione presenta una novità, una svolta di qualche tipo?

o L’oggetto propone una strategia di comunicazione e spazi per il posizionamento del marchio appetibili? Gli spazi sono modulari per permettere un’offerta differenziata per diversi tipi di sponsor?


A. PREREQUISITI

3. La sostenibilità del progetto di sponsorizzazione

• La sostenibilità organizzativa

o In passato ci sono state esperienze di contatto e ricerca di sponsor?

o Esistono staff e coordinatore dedicati alla ricerca di sponsor?

o Rispetto alle altre attività dell’Ente quanto tempo in percentuale il personale potrebbe essere messo a disposizione per la ricerca degli sponsor?

o È sostenibile per l’Ente dedicare risorse alla ricerca sponsor o questo potrebbe compromettere lo svolgimento dell’attività istituzionale?

• La sostenibilità finanziaria

o L’ente ha già stilato il budget preventivo dell’oggetto da sponsorizzare?

o C’è coerenza tra budget preventivo delle spese/copertura dei costi rispetto all’offerta fatta agli sponsor?


B. PREDISPORRE IL DATABASE

• Liste di contatti (compilazione delle tabelle contatti!)

• Analisi delle aziende e delle loro strategie di comunicazione

o Quale identità comunicano?

o Quali strumenti utilizzano?

o Quali eventi o attività promuovono?

o Come interagiscono con il mondo non profit?

o Come si relazionano con il territorio?

→→ Individuazione dei punti di contatto tra azienda e progetto da fIndividuazione dei punti di contatto tra azienda e progetto da finanziareinanziare


C. PREDISPORRE I CONTENUTI

• Scrivere un progetto breve che spieghi:

o L’identità del promotore

o I contenuti del progetto da sponsorizzare

o I perché della sponsorizzazione

o L’offerta di sponsorizzazione

o I costi della sponsorizzazione (non del progetto!)


D. GESTIRE IL PROCESSO DI CONTATTO

• Contattare la persona giusta (!)

• Cura dell’incontro (chiarezza espositiva, attenzione alle reazioni, anche non

verbali, dell’interlocutore, attenzione alle sue richieste/aspettative)

• Post-incontro (lettera o mail con ringraziamenti e calendario; invio di

proposta scritta elaborata in modo “sartoriale”, recall, non ossessivo ma

deciso)


E. FORMALIZZARE L’ACCORDO

La sponsorizzazione richiede che sia redatto

un contratto legale a doppia firma

con premesse, oggetto, modalità, durata, cause di rescissione.

In più è bene predisporre una lettera di proposta/accordo in cui siano definiti

tutti gli aspetti concordati.


F. GESTIRE LA RELAZIONE

�Attenzione a garantire ciò che si è convenuto!

�Coinvolgere lo sponsor durante lo svolgimento di tutto il progetto (coccolarlo, farlo sentire importante, farlo sentire parte del progetto)

Ad esempio: invitarlo a un’anteprima esclusiva, farlo intervenire alla conferenza stampa/inaugurazione, organizzare una cena con gli artisti, riservare posti per i suoi invitati, ecc.

�Rendicontazione finale


DISTINZIONE PER ORIGINE

• Fondazioni di origine bancaria

• Fondazioni di comunità

• Fondazioni d’impresa

• Fondazioni private


DISTINZIONE PER MODALITÀ DI INTERVENTO

• Fondazioni erogative

• Fondazioni operative

• Fondazioni miste

N.B. In Italia le fondazioni possono decidere di aggiungere lo status di ONLUS per

ottenere sgravi fiscali o nel caso in cui operino a loro volta sulla raccolta fondi da

persone fisiche o giuridiche che in questo modo possono ottenere le agevolazioni

fiscali determinate dalla legge


AMBITI DI INTERVENTO (Fonte Sodalitas)

• Istruzione e ricerca 62,9 %

• Cultura e ricreazione 57,1 %

• Sanità 40,0 %

• Servizi sociali 37,1 %

• Filantropia 34,3 %

• Sviluppo economico 32,9 %

• Ambiente 22,9 %

• Attività internazionali 14,3 %

• Attività religiose 12,9 %


LE FONDAZIONI DI ORIGINE BANCARIA / 1

1990 � necessità di trasformare l'intero sistema bancario italiano per aggiornarlo rispetto alla cosiddetta «unità economica europea».

� separazione dell'attività creditizia da quella filantropica (legge Amato del 1990)

� lungo processo di trasformazione delle banche pubbliche in società per azioni, che nel 1999 ha definitivamente sancito la separazione delle fondazioni dall’attività bancaria,che sono 88 in tutta Italia.

Gli scopi delle fondazioni devono essere:l’utilità sociale e la promozione dello sviluppo economico


LE FONDAZIONI DI ORIGINE BANCARIA / 2

“Settori rilevanti” (determinati per legge)nei quali deve prioritariamente essere indirizzata l’attività della fondazione:

• Ricerca scientifica

• Istruzione

• Arte

• Conservazione e valorizzazione dei beni e delle attività culturali

• Conservazione e valorizzazione dei beni ambientali

• Sanità

• Assistenza alle categorie sociali deboli.


LE FONDAZIONI COMUNITARIE

Le Fondazioni di Comunità si caratterizzano per una forte compromissione e vicinanza con il territorio di cui sono espressione.

Sono interessanti perché:

• sono in continuo dialogo con le realtà locali

• finanziano progetti di entità medio-piccola

• non presentano una eccessiva complessità di accesso ai finanziamenti


LE FONDAZIONI D’IMPRESA

Risultati ricerca di Sodalitas del 2009 sulle 131 Fondazioni d’impresa italiane

•Rappresentano il 2,8 % del totale delle fondazioni italiane

•2/3 sono nate negli ultimi 10 anni

•Fortemente concentrate al nord (47,5 % in Lombardia)

•Il 20 % svolge attività puramente erogativa

•Il 30,4 % svolge attività puramente operativa

•Il 49,5 % svolge attività mista


QUALI FONDAZIONI FANNO AL CASO NOSTRO?

Bisogna analizzare:

• Lo scopo della fondazione e gli ambiti promossi

• L’ambito di riferimento geografico e sociale

• La sua dotazione finanziaria

• La rete di relazioni personali

• Le attività dei concorrenti


COME OPERANO LE FONDAZIONI EROGATIVE

Principalmente le Fondazioni erogative finanziano attraverso:

• Accesso diretto

• Bandi

• Con o senza scadenza

• Per singoli enti o per partenariati

• Progetti specifici

• Fondi patrimoniali


COME REPERIRE LE INFORMAZIONI NECESSARIE

• Statuto, linee guida, bilancio di missione della fondazione

• Sito internet della fondazione

• Stampa di settore

• Studi e ricerche specifiche

• Confronto con esperti del settore

• Partecipazione a eventuali eventi proposti


SITI INTERNET SPECIFICI

• www.fondazioni.it

• www.assifero.org

• www.acri.it


ALCUNE FONDAZIONI CHE FINANZIANO IL TERRITORIO BERGAMASCO

• Fondazione della Comunità Bergamasca ONLUS www.fondazionebergamo.it

• Fondazione CARIPLO www.fondazionecariplo.it

• Fondazione ASM www.fondasm.it

• Fondazione Banca del Monte di Lombardia www.fbml.it

• Fondazione Cassa Rurale di Treviglio www.fondazionecrtreviglio.it

• Fondazione Cogeme ONLUS fondazione.cogeme.net

• Fondazione Banca Popolare di Bergamo

• Fondazione Credito Bergamasco www.fondazionecreberg.it


� Lo Stato

� Le Regioni

� Le Province

� I Comuni e le Comunità locali

� L’Unione Europea


GLI STRUMENTI

• Finanziamenti e sovvenzioni

o Attraverso i bandi, fuori bando, …

• Convenzioni e Accordi di Programma


CHI FINANZIA

• La Presidenza

• Il Consiglio Regionale/Provinciale/Comunale

• I Ministeri/gli Assessorati/Gli ambiti di zona


ALCUNE LINEE DI FINANZIAMENTO

Regione Lombardia

L.R. 9/1993 � Progetti di promozione educativa e culturale

L.R. 6/2000 � Progetti di promozione dell’integrazione europea

L.R. 23/2008 � Spettacolo

Provincia di Bergamo

L.R. 9/93 (riparto provinciale) � con le stesse finalità della 9 regionale ma per progetti di interesse provinciale.

Contributi generici alla cultura

Camera di Commercio

Finanziamenti ad attività culturali


Sono numerosi gli strumenti per monitorare e ottenere informazioni sui bandi:

• le Gazzette Ufficiali (dell’Unione Europea, della Repubblica, delle Regioni)

www.europa.eu

www.governo.it www.gazzettaufficiale.it

www.infopoint.it/burlnew/

• siti Internet dei potenziali enti finanziatori

• i centri informativi e di coordinamento delle associazioni

www.csvbg.org

• i portali dedicati alla progettazione e le loro newsletter

www.nonprofitonline.it

• i progetti già finanziati


Prima di iniziare a predisporre il progetto,è necessario leggere in modo approfondito i contenuti del bando.

La lettura del bando richiede molta attenzione:

il linguaggio, spesso tecnico e burocratico, e la quantità di documenti da consultare possono mettere in imbarazzo anche le persone più esperte.


NON VI SCORAGGIATE ALLA PRIMA DIFFICOLTÀ!

•fatevi un ordine logico dei documenti presentati dal bando

•rileggete con calma i punti più oscuri

•procuratevi anche eventuali leggi o documenti programmatici a cui il bando fa riferimento

•verificate anche la presenza di linee guida per la presentazione dei progetti

•se necessario, mettetevi in contatto con gli uffici competenti per richiedere spiegazioni.


DA FARE:

•accertarvi di avere tutti i documenti: provvedimento di emanazione del bando, allegati del bando, formulari, schede tecniche, eventuali guide per la compilazione dei formulari, eventuale altra documentazione citata

•leggere e rileggere il bando, sia prima di iniziare a redigere il progetto, sia durante la stesura del formulario (!!!)

•sottolineare e annotare i dati principali e i vincoli imposti dal bando e riassumere in una scheda gli aspetti più importanti del bando.


QUALI INFORMAZIONI CERCARE NEL BANDO?

•Scadenza del bandoentro quando deve essere presentata la domanda di contributo?

•Soggetti ammissibilichi può richiedere il contributo?

•Progetti ammissibiliper quale tipologia di progetti è possibile presentare richieste di contributo?Quali devono essere i destinatari del progetto?

•Termini temporaliquando deve essere realizzato il progetto? Entro quando deve essere concluso e rendicontato?


• Ambito territoriale

in quale territorio posso essere realizzate le azioni del progetto?

• Coefficienti e priorità

quali sono gli obiettivi e le priorità del bando?

• Parametri economici

qual è l’entità del contributo a disposizione? In quale percentuale il programma

finanzia un progetto?

• Documentazione richiesta

quali sono i documenti da preparare?

• Modalità di invio

online o cartaceo? Quali firme, bolli, vincoli particolari sono previsti?


UN PROGETTO SU BANDO È COMPOSTO DA VARI DOCUMENTI

• il progetto

• il formulario

• il budget

• i documenti relativi al progetto

• i documenti relativi all’ente


PRIMA REGOLA: AIUTARE I VALUTATORI!

Nella redazione del progetto, è importante cercare di mettersi dalla parte di chi valuta, con l’obiettivo di facilitargli al massimo il lavoro:

•rispettando il più possibile le indicazioni per elaborare le varieparti della richiesta di contributo

•rispettando tutte le richieste formali del bando

•utilizzando terminologia simile a quella utilizzata nel bando


SCRIVERE LA RELAZIONE DEL PROGETTO

Il progetto può essere scritto ex novo per il bando oppure essere “rivisto” a partire da un progetto esistente.

In ogni caso è utile:

•renderlo coerente con le priorità espresse dal bando

•inserire delle chiavi di lettura che ne rendano evidente l’attinenza con il bando

•confrontarlo con le richieste e i vincoli espressi nel bando per verificare eventuali incoerenze e contraddizioni


SCRIVERE LA RELAZIONE DEL PROGETTO

Una relazione deve contenere…

� L’analisi del bisogno e del contesto

� Il piano di intervento dettagliato, con:

� obiettivi generali e specifici

� azioni previste

� risultati attesi� tempi

� Il budget preventivo

� La presentazione dell’ente proponente


AFFRONTIAMO IL FORMULARIO

Per aiutarvi nella compilazione del formulario, è utile annotare alcuni passaggi fondamentali:

•le parti che siete in grado di compilare

•le parti che risultano di difficile comprensione

•le sezioni più complesse, per le quali si deve chiedere un aiuto da parte di esperti (risorse interne dell’organizzazione o professionisti esterni)

•le informazioni che non possedete ancora (es. dati dei partner, preventivi che mancano, ecc.)

•le informazioni che non erano state elaborate in fase di ideazione del progetto ma che il bando richiede in modo esplicito

•le parti che vanno datate, firmate e/o timbrate.


Per compilare il formulario può essere utile adottare alcuni accorgimenti:

•per alcune informazioni è possibile procedere con un “taglia/incolla” dal progetto o da presentazioni dell’ente (DBC, ecc.);

•ricordarsi che, spesso, le domande espresse nel formulario, anche se a noi sembrano irrilevanti, sono state studiate per facilitare i valutatori e quindi non bisogna sottovalutarle;

•rispondere alle domande cercando di evidenziare gli aspetti del nostro progetto che possono essere ritenuti fondamentali da parte di chi ha istituito il bando.

Nota:

verificare sempre di lavorare con l’ultima versione disponibile del formulario!


COME COMPILARE IL BUDGET: I COSTI

Per quanto concerne le USCITE, il bando può prevedere:

•valore minimo e massimo del budget totale

•valore minimo e massimo del co-finanziamento

•valore percentuale massimo del co-finanziamento rispetto al budget totale

•inammissibilità di alcune voci di spesa

•valore massimo consentito degli importi totali di alcune categorie di spesa (es. costi del personale, spese generali)


• regole per il calcolo della percentuale da imputare per alcuni tipi di spesa (es. costi utenze, telefonici, costi di leasing di strumentazione, interventi strutturali, ecc.)

• regole specifiche per le spese in natura

• indicazioni specifiche sul trattamento del regime IVA

• indicazioni particolari su oneri fiscali, assicurativi, previdenziali e bancari connessi alle spese

• obbligo di prevedere alcune voci di spesa, come assicurazioni sulle persone o fidejussioni bancarie.


COME COMPILARE IL BUDGET: GLI INTROITI

Per quanto concerne le ENTRATE, i vincoli riguardano:

•valore massimo del finanziamento

•valore percentuale massimo del finanziamento rispetto al budget complessivo

•pareggio tra entrate ed uscite

•incompatibilità tra fonti di finanziamento derivanti da diverse istituzioni pubbliche

•necessità di entrate certe

•valore minimo di co-finanziamento da parte del promotore

•valore minimo di co-finanziamento da parte dei partner.


LA VERIFICA DEL PROGETTO

Prima di inviare il progetto è necessario prevedere un tempo di verifica del progetto.

Nella verifica bisognerà prestare attenzione a:

-un controllo dei contenuti

-un controllo delle formalità


IL CONTROLLO DEI CONTENUTI

La completezzaAvete compilato il formulario in tutte le sue parti?Avete inserito nel progetto tutti i dati necessari e utili alla sua valutazione?

Lo stileIl progetto è scritto in italiano corretto? È chiaro alla sua prima lettura? Il valutatore non conosce il progetto e ha un tempo limitato da dedicargli.

La corrispondenza con il bandoVerificate se il progetto risponde a tutti i requisiti e vincoli imposti dal bando.


La coerenza interna

Verificate se:

•analisi del contesto e dei bisogni, obiettivi, attività e risultati sono coerenti e si sostengono a vicenda

•il calendario delle attività del progetto è coerente con il piano di lavoro previsto dal progetto

•il budget è coerente al suo interno (i calcoli sono corretti?)

•il budget copre tutte e solo le spese previste dal progetto

•il partenariato è coerente con gli obiettivi e le attività del progetto e il ruolo di ciascun partner è ben definito e integrato con quello degli altri


IL CONTROLLO DELLE FORMALITÀ

Capita che un buon progetto non acceda alla valutazione di merito per una qualche inammissibilità di tipo formale.

Verificate perciò se:

• siete in tempo per spedire la domanda? Attenzione a non confondere data di ricevimento con data di spedizione: quale delle due fa fede?

• il formulario e ogni altro allegato è stato compilato e datato , firmato e timbrato dal legale rappresentante in tutte le sue parti?

• sono stati allegati tutti i documenti richiesti? (Fate un controllo con la check-list)


• è stato fatto il numero di copie richieste di formulario e di allegati?

• è stato preparato un CD o un DVD con i materiali (quando richiesto)?

• è stato inviato il progetto definitivo via e-mail o via internet?

• è stata apposta una marca da bollo (se richiesto)?

• l’indirizzo sulla busta è corretto?Sulla busta è stata riportata la dicitura richiesta dal bando (quando previsto)?Il plico si presenta come richiesto dal bando?


La stesura di un progetto richiede più tempo di quanto non si creda!

Anche in questo caso è necessario prevedere un timing, partendo a rovescio dalla scadenza del bando:

�scadenza bando

�firma e invio

�rilettura e controllo

�predisposizione documenti definitivi

�predisposizione formulari

�definizione budget

�redazione progetto dettagliato

�raccolta documentazione necessaria

�lettura e analisi del bando

�identificazione del bando


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