Titulus Scuola - La gestione del sistema documentario negli istituti scolastici

Archivio di Stato di Milano, 12 novembre 2015

ritratto di segreteria in un interno …

www.iccogliate.gov.it/dematerializzazione

elogio del fotocopiatore …

www.iccogliate.gov.it/dematerializzazione

qualcosa di noi …

• continuità della direzione • tensione all’innovazione e al miglioramento • 10 anni di certificazione ISO 9001 • insofferenza per lo spreco della carta (“fotocopite” come degenerazione, danno erariale, comportamento antiecologico) • promozione e coinvolgimento della dirigenza nella gestione documentale (indirizzo, formazione e supplenza) •attenzione alla comunicazione istituzionale sul web •studio di nozioni di base in archivistica e diritto amministrativo

le nostre esperienze … • 2005-2010 cartelle condivise nella rete Lan dell’ufficio (in visione, normativa, modelli,..) • dal 2010: 0% di stampe di circolari MIUR per il DS (le legge sul sito) • dal 2011: sostituzione dei moduli con i format compilati tramite il sito web ( porteapertesulweb) • dal 2012 utilizzo di un software di protocollo integrato con un workflow documentale una archiviazione digitale e un backup in remoto • dal 2015 utilizzo di software di protocollo gestione documentale e conservazione con classificazione Titulus

Il percorso …

dirigente come …

o come …

il nuovo che avanza …

stato d’animo 1

stato d’animo 2

i due soli …(la teoria di Dante e la pratica)

arti marziali: i duellanti

l’insostenibile leggerezza …

l’insostenibile leggerezza 2

l’insostenibile pesantezza …

Dirigente e Direttore …

Il pericolo è il nostro mestiere …

si può fare ….

Sono necessari : coinvolgimento diretto del dirigente scolastico alfabetizzazione in archivistica e diritto amministrativo Un progetto di dematerializzazione che ha ottenuto

preventivamente l’approvazione da parte della Soprintendenza (analogo al SGQ o SGS)

la consapevolezza che il workflow documentale disegna l’organizzazione dei flussi di lavoro dell’ufficio di segreteria

“

ELENCO ALLEGATI al MANUALE di GESTIONE DOCUMENTALE

•Allegato n.1 - Glossario dei termini utilizzati nel manuale di gestione •Allegato n.2- Elenco dei servizi/uffici o unità organizzative dell’ente, abilitate all’utilizzo del protocollo informatico e all’inserimento dei dati •Allegato n. 3 - Elenco delle registrazioni particolari dell’ente •Allegato n. 4 - Elenco trasmissioni telematiche •Allegato n. 5 - Documento Programmatico per la Sicurezza •Allegato n. 6 - Regolamento per l’accesso ai documenti amministrativi ex 241/1990 •Allegato n. 7 - Registro di emergenza guida per l’attivazione •Allegato n. 8 - Linee guida pubblicazioni albo pretorio e notifiche •Allegato n. 9 - Piano di fascicolazione •Allegato n. 10 - Massimario di selezione per la conservazione dei documenti •Allegato n. 11 - Linee guida scrittura •Allegato n. 12 - Delibera individuazione AOO e istituzione servizio archivistico •Allegato n. 13 - Certificazione Software protocollo rilasciata dalla ditta fornitrice del prodotto •Allegato n. 14 - Nomina Responsabile del servizio archivistico •Allegato n. 15 - Elenco Firme digitali •Allegato n. 16 - Titolario di classificazione •Allegato n. 17 - Nomina responsabile della conservazione sostitutiva •Allegato n. 18 - Contratto per la gestione del protocollo informatico

http://scuola.titulus.it/ http://scuola.titulus.it/sites/default/files/documenti/gpd_titulus_scuola_cogliate_8_apr_2015.pdf

http://www.procedamus.it/materiali.html

http://www.sa-lom.archivi.beniculturali.it/index.php?id=821 http://www.archivi.beniculturali.it/index.php/cosa-facciamo/progetti-di-tutela/progetti-conclusi/item/556-archivi-delle-scuole

http://www.archivi.beniculturali.it/index.php/abc-degli-archivi

http://www.stelliniudine.gov.it/ (amministrazione digitale)

http://www.iccogliate.gov.it/titulus-scuola

relazioni e i conflitti…

relazioni pericolose …

flussi di lavoro e gioco di squadra …

l’incontro o lo scontro…

Art. 25 del D.Lgs. N. 165/2001 Il dirigente scolastico assicura la gestione unitaria dell'istituzione, ne ha la legale rappresentanza, è responsabile della gestione delle risorse finanziarie e strumentali e dei risultati del servizio. Nel rispetto delle competenze degli organi collegiali scolastici, spettano al dirigente scolastico autonomi poteri di direzione, di coordinamento e di valorizzazione delle risorse umane. Nello svolgimento delle proprie funzioni organizzative e amministrative il dirigente può avvalersi di docenti da lui individuati, ai quali possono essere delegati specifici compiti, ed è coadiuvato dal responsabile amministrativo che sovrintende, con autonomia operativa, nell'ambito delle direttive di massima impartite e degli obiettivi assegnati, ai servizi amministrativi ed ai servizi generali dell'istituzione scolastica, coordinando il relativo personale.

Il dirigente scolastico

Profilo istituzionale di area, ruolo e funzioni del Direttore dei Servizi generali ed amministrativi come da norme contrattuali e riferimenti giuridici ( CCNL 24/07/2003)

Il direttore sga

Sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi generali amministrativo-contabili e ne cura l'organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati e agli indirizzi impartiti, al personale ATA, posto alle sue dirette dipendenze. Organizza autonomamente l'attività del personale ATA nell'ambito delle direttive del dirigente scolastico quando necessario

gli strumenti formali di direzione e coordinamento: Direttive e Atti di indirizzo

Il dirigente scolastico deve assicurare (non solo):

•La legittimità dell’azione amministrativa

•La qualità del servizio •La trasparenza

•L’efficienza, l’efficacia, l’economicità

•l’attuazione della innovazione

ma anche:

Il Dirigente scolastico risponde dei risultati del servizio e , anche, della mancata applicazione delle norme o dei comportamenti che oggi si configurano come violazione di disposizioni cogenti. Svolge un’azione di verifica dell'attività svolta dai vari settori operativi della Scuola; lo può fare con modalità formali ed Informali rispetto a:

•Processi

•Relazioni

•Procedure

•Risultati

Il controllo

l’ alleanza necessaria …

Definizione obiettivi

Ruoli e responsabilità

Fasi di lavoro

Obblighi normativi

Un progetto di dematerializzazione:

Codice civile - artt. 822, 823, 824, 2215 bis, 2702 e 2712 § D.P.R. 633/72 - art. 21, c. 3 - art. 39, c.3 § Legge 7 agosto 1990, n. 241 § DPR 445/2000 - Testo unico in materia di documentazione amministrativa § D. lgs 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio § D.Lgs n. 52 del 20/02/04 - Attuazione Direttiva 2001/115/CE § D.L. 07.03.2005 n. 82 - Nuovo Codice Amministrazione Digitale § Circolare dell’Agenzia delle Entrate del 19.10.2005 n° 45/E § Circolare dell’Agenzia delle Entrate del 06.12.2006 n. 36/E § Legge 24 dicembre 2007 n. 244 - Obbligo di fatturazione elettronica § Decreto Ministero del Lavoro, 9 luglio 2008 § Circolare n. 20 Min. Ministero del Lavoro, 21 agosto 2008 § Legge 2/2009 – Obbligo PEC per PA, Imprese e Liberi professionisti § Risoluzione n. 158/E del 15.06.2009 dell‘Agenzia delle Entrate § Risoluzione n. 195/E del 30.07.2009 dell‘Agenzia delle Entrate § Risoluzione n. 196/E del 30.07.2009 dell‘Agenzia delle Entrate § Risoluzione n. 220/E del 13.08.2009 dell‘Agenzia delle Entrate § Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate del 25.10.2010 § DPCM 22.02.2013 - Regole tecniche in materia di firme elettroniche § DMEF 03.04.2013 n.55 - Fattura PA § DPCM 03.12.2013 - Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione § DPCM 03.12.2013 - Regole Tecniche per il protocollo informatico § Decreto Ministero Economia e Finanze del 17 giugno 2014 § DPCM 13.11.2014 Regole tecniche formazione, trasmissione, …. validazione … conservazione documenti informatici delle pubbliche amministrazioni

Normativa di riferimento:

La redazione del Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e degli archivi (DPCM 03.12.2013 Regole Tecniche per il protocollo informatico – DPR 445/2000)

Per diventare operativo all'interno di un Ente il Manuale di gestione deve essere approvato dalla competente Soprintendenza Archivistica Regionale e quindi adottato con Atto interno (D. lgs 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio)

Manuale di Gestione del Sistema Documentale

La redazione del Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e degli archivi (DPCM 03.12.2013 Regole Tecniche per il protocollo informatico – DPR 445/2000)

obbligatorio dal 1 gennaio 2004, è costituito dall’insieme delle norme e procedure che stabiliscono le modalità di:

FORMAZIONE GESTIONE CONSERVAZIONE

dei documenti CARTACEI INFORMATICI

definiscono le RESPONSABILITÀ ORGANIZZATIVE

Fasi di un Progetto di Dematerializzazione

•Creazione Servizio archivistico e nomina del Responsabile

•Acquisizione software di protocollo informatico, firme digitali e PEC

•Redazione manuale di gestione del sistema documentale

•Classificazione e fascicolazione sistematica di documenti e fascicoli

•Regolamentazione delle procedure di scarto dei documenti

• Nomina del responsabile del procedimento conservazione

•Attivazione Conservazione elettronica a norma

Obiettivi di un Progetto di Dematerializzazione

In ogni caso, non si può prescindere da un forte supporto della dirigenza dell'Ente ed è indispensabile analizzare vincoli, obiettivi, e fasi di progetto, con la costituzione di un gruppo di lavoro con adeguate competenze

NORMATIVE ORGANIZZATIVE

ARCHIVISTICHE

TECNOLOGICHE

( l’ordine non è casuale)

Analisi organizzativa

Preliminarmente si deve procedere all’analisi dei processi, articolandola per fasi:

FASE 1: definizione del campo di applicazione dell’intervento

FASE 2: diagnosi delle criticità e delle priorità

FASE 3: riprogettazione dei processi

Obiettivi di un Progetto di Dematerializzazione

Produrre i documenti direttamente in formato elettronico, con firma digitale o avanzata

Gestire i documenti in modalita elettronica con un software di document & workflow management

Utilizzare la posta elettronica certificata nei confronti della PA delle imprese e dei professionisti

Conservare i documenti in formato digitale

Diagnosi delle criticità e delle priorità

La descrizione nel flusso documentale dei documenti ricevuti, spediti o interni di cui all’articolo 5, del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 Regole Tecniche per il protocollo informatico, costituisce l’aspetto fondamentale di tutto il processo di automazione del sistema documentale e procedimentale in quanto solo la conoscenza completa dell’iter delle attività permette di realizzare una concreta riorganizzazione.

Riprogettazione dei Processi

DENOMINAZIONE NORME di RIFERIMENTO PERSONE COINVOLTE FASI di LAVORO

FLUSSI di LAVORO MODULISTCA DURATA

E’ il censimento di tutte le attività dell’ente al fine di descrivere la lavorazione dei documenti. Riguarda i dati di base di ciascuna attività

Ruoli e responsabilità 1/2

Il Responsabile del Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi (DPCM 03.12.2013 Regole Tecniche per il protocollo informatico – DPR 445/2000)

Il Responsabile della conservazione sostitutiva dei documenti digitali (DPCM 03.12.2013 Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione)

Il Responsabile Centro elaborazione dati/ Servizio di Information Technology

I Responsabili di procedimento (L. 241/90)

I Responsabile/i progetto di dematerializzazione/riorganizzazione

Ruoli e responsabilità 2/2

Il Responsabile del Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi (DPCM 03.12.2013 Regole Tecniche per il protocollo informatico – DPR 445/2000)

Il Responsabile della conservazione sostitutiva dei documenti digitali (DPCM 03.12.2013 Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione)

Ruoli: Il Responsabile del Servizio archivistico per la gestione informatica del protocollo, dei documenti, dei flussi

documentali e degli archivi (articolo 61, comma 1, del DPR 445/2000)

ha competenza sulla gestione dell’intera documentazione archivistica, ovunque trattata, distribuita o conservata dell’Amministrazione, ai fini di una corretta:

REGISTRAZIONE

CLASSIFICAZIONE

FASCICOLAZIONE

SELEZIONE

CONSERVAZIONE

ORDINAMENTO

Il Responsabile della conservazione DPCM 03.12.2013 Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione

Un sistema di conservazione digitale dei documenti presuppone necessariamente la nomina di un Responsabile della Conservazione.

Nelle Pubbliche Amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato

Classificazione e fascicolazione sistematica di documenti e fascicoli, cartacei e digitali

(D.P.R. 28-12-2000 n. 445)

Il D.P.R. 445 ha sancito l’obbligatorietà della classificazione per tutte le Pubbliche Amministrazioni quale strumento fondamentale per la corretta gestione del sistema archivistico sia cartaceo che informatico.

I sistemi di classificazione e fascicolazione costituiscono lo strumento principale per garantire la conservazione delle relazioni tra i documenti all’interno dei fascicoli che si sono creati durante lo svolgimento del lavoro amministrativo.

Classificazione e fascicolazione sistematica di documenti e fascicoli, cartacei e digitali

(D.P.R. 28-12-2000 n. 445)

La classificazione è un’attività che consente di organizzare tutti i documenti correnti secondo uno schema di voci (comunemente detto titolario) che descrive l’attività del soggetto produttore

Mediante l’operazione di classificazione vengono attribuiti a ciascun documento dei codici di riferimento che lo identificano e lo associano agli altri documenti che formano la stessa pratica.

Classificazione e fascicolazione sistematica di documenti e fascicoli, cartacei e digitali

(D.P.R. 28-12-2000 n. 445)

I fascicoli si aprono all’avvio di un procedimento

I fascicoli si chiudono al termine del procedimento

L’apertura e la chiusura dei fascicoli è a carico dei responsabili di procedimento

I fascicoli corrispondono ai Procedimenti amministrativi (L. 241/90 e successive modifiche), quindi:

Classificazione e fascicolazione sistematica di documenti e fascicoli, cartacei e digitali

(D.P.R. 28-12-2000 n. 445) Documenti elettronici In uscita

invio Documenti

Responsabile Procedimento

Fascicolo elettronico

Protocollazione

Classificazione

Fascicolazione

Classificazione e fascicolazione sistematica di documenti e fascicoli, cartacei e digitali

(D.P.R. 28-12-2000 n. 445) Documenti elettronici in entrata

Documenti Ufficio protocollo

Responsabile del Procedimento

Fascicolo elettronico

Protocollazione

Classificazione Fascicolazione

Classificazione e fascicolazione sistematica di documenti e fascicoli, cartacei e digitali (D.P.R. 28-12-2000 n.445)

Documenti cartacei in entrata

Documenti Ufficio protocollo

Responsabile Procedimento

Fascicolazione

Protocollazione

Classificazione Scansione Autenticazione

Archivio

Responsabile Procedimento

Il DPCM 03.12.2013 Regole Tecniche in materia di sistema di conservazione prevede che, in attuazione di quanto previsto dall’art. 44, c. 1 del CAD, il sistema assicuri la conservazione dei seguenti oggetti, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità:

•I documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati

•I fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad esso associati

CONSERVAZIONE ELETTRONICA

Un pacchetto informativo è un contenitore di 2 tipi di informazioni:

Il contenuto informativo o il documento;

• Le informazioni sulla conservazione o i metadati (informazioni identificative su ogni documento).

1. DOCUMENTI 2. METADATI

CONSERVAZIONE ELETTRONICA

Una paura …

Una speranza …

Un grazie riconoscente a …

• Gianni Penzo Doria - Uninsubria e Procedamus • Pino Santoro - Liceo Stellini, Udine • Mario Varini - IC Castellucchio, Mantova • Andrea Escalante – archivista • Federico Pintus – collaboratore IC Battisti • porteapertesulweb – comunità di pratiche

Gabriella Zanetti dirigente@iccogliate.gov.it