La Gestione dei Flussi Documentali: un’Opportunità … Milano, 28 marzo 2001 Gli obiettivi...

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Milano, 28 marzo 2001

Torino 21, novembre 2005

La Gestione dei Flussi Documentali:

un’Opportunità per le Imprese


Torino 21, novembre 2005

La Gestione dei Flussi Documentali:

un’Esigenza per le Imprese

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Chi siamoChi siamo

Aitech-Assinform è l'associazione nazionale -aderente a Confindustria e a Federcomin - delle

principali Aziende di Information Technology operanti sul mercato italiano.

La base associativa è formata da oltre 300 imprese, tra soci ordinari e soci aderenti.

Oltre 80 aziende, tra gli Associati aderenti, partecipano tramite l'Unione Industriali di Torino.


L'ambito di rappresentanzaL'ambito di rappresentanzaL'Associazione, frutto della fusione tra le due principali

Associazioni del settore (AITech e Assinform), rappresenta l'offerta italiana di informatica, che è costituita da oltre

370.000 addetti e da oltre 25.000 società di capitali, per un giro d'affari di 20 miliardi di euro, pari al 2% del PIL italiano

AITech-Assinform è, di fatto, il riferimento per le aziende italiane di IT, di ogni dimensione e attività: dai produttori disoftware, sistemi e apparecchiature, ai fornitori di soluzioni

applicative, di reti e servizi, fino ai fornitori di servizi a valore aggiunto e contenuti, connessi all’uso

dell’Information Technology.

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Gli obiettiviGli obiettivi

Tutelare gli interessi degli Associati e del settore IT verso il mondo politico-istituzionale e verso il mercato Supportare le istituzioni nelle scelte più opportune a favore dello sviluppo di un'economia e di una società digitale nel nostro PaeseCogliere i nuovi fenomeni attraverso un'attenta analisi di mercatoAgevolare il dialogo tra fornitori e utenti di IT, consapevoli della presenza sempre più capillare e pervasiva delle nuove tecnologie


Alcuni vantaggi della Gestione Elettronica dei DocumentiAlcuni vantaggi della Gestione Elettronica dei DocumentiRiduzione della movimentazione della cartaRiduzione dei costi di conservazione copia e distribuzioneAumento della produttivitàMaggior efficienza e miglior qualità del lavoroPossibilità di accessi simultanei ai documentiPossibilità di gestire le versioni dei documenti

Gestione ottimale della sicurezza

Gestione integrata di documenti e dati Integrazione e condivisione delle conoscenze

Automazione del flusso di documenti e praticheFacile Revisione dei processi e delle procedure esistenti Possibilità di ri-allocazione delle risorse

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Le informazioni ed i costi relativiLe informazioni ed i costi relativi

Problemi con le informazioniL’informazione esiste?Non è accessibile per errato approccio dell’utente Non indicizzato o non presente nel sistema impiegato

Errate IncompleteMancanti

Vecchie

Troppe

Distribuite ovunque

Non indicizzate

Non accessibili da un unico … punto


I costi legati ai problemi con le informazioniI costi legati ai problemi con le informazioni

La gestione dei documenti consuma tra il 5 e il 15% delle risorse di un’azienda e il 30% del tempo dei suoi dipendenti; Il costo reale di archiviazione di un documento si aggira intorno ai 20 Euro; Localizzare un documento mal classificato costa all’azienda circa 120 Euro; In media, un’azienda perde un documento ogni 20; In media un addetto spende 400 ore in un anno per cercare file persi;

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I costi legati ai problemi con le informazioniI costi legati ai problemi con le informazioniCosti (danni)

Legati al reperimento delle informazioni• Produttività più bassa• Lavoro duplicato (la destra non sa cosa fa la sinistra)

Legati alle informazioni scadenti• Decisioni sbagliate• Opportunità non colte e mancate vendite (in particolare on line)

Un impiegato (knowledge worker) dedica circa il 15-25% del suo tempo alla ricerca delle informazioni

Nel 50% dei casi il risultato finale è “NON Trovato”Se la persona costa all’azienda ~ 80.000 €/anno, nel caso spenda il 15% del suo tempo, la perdita annua legata alle informazioni che non sono state trovate è di ~ 6.000 €/persona Un tempo equivalente, se non maggiore, lo spende a rielaborare/rigenerare informazioni già esistenti altroveSempre ipotizzando un 15% del tempo dedicato a rielaborare/rigenerare informazioni, il costo di tale attività per l’azienda è di ~ 12.000 €/persona


Internet/Intranet/Extranet

e-business


e-business

Locale/Remota

Portale

Documenti, Dati, Informazioni, ConoscenzaDocumenti, Dati, Informazioni, Conoscenza


e-business


e-business

Locale/Remota

Portale

Gestione Elettronica Documenti•Immagini•COLD•Document Repository•Digital Library•Information retrieval

Documenti esterni

Fax

Acquisizione Documenti esterni

Oggetti Multimediali

Computer Output

Documenti prodotti da PC

Estrazione

Dati

Business Intelligence

Data MiningApplicazioni analitiche

Data WarehouseData Mart

Applicazioni

CustomerRelationshipManagement

(CRM)

Gestione della

Conoscenza (KM)

Funzioni aziendali

Front Office

BPM – Business Process ManagementWorkflow ManagementEnterprise Application

IntegrationData Base aziendali e

Gestione dei Contenuti

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Unità di MisuraUnità di Misura

1 Exabyte ~ il contenuto di una pila di 2 milioni di miglia di dischetti2 Exabyte ~ il volume globale delle informazioni generate nel 19995 Exabyte ~ tutte le parole fino ad oggi pronunciate dagli esseri umani

Exabyte(10 18 byte)

1 Petabyte ~ 3 anni di dati del Earth Observing System della NASA (2001)20 Petabyte ~ Il contenuto degli HD prodotti nel 1995200 Petabyte ~ tutto il materiale stampato

Petabyte (101 5

byte)

1 Terabyte ~ 50.000 alberi convertiti in carta e stampati o 1 milione di libri10 Terabyte ~ l’intero contenuto stampato della biblioteca del Congresso USA 400 Terabyte ~ il database del National Climactic Data Center (NOAA)

Terabyte(10 12 byte)

1 Gigabyte ~ un camioncino pieno di libri20 Gigabyte ~ una buona collezione delle opere di Beethoven

Gigabyte(10 9 byte)

1 Megabyte ~ un piccolo romanzo2 Megabyte ~ una foto ad alta risoluzione5 Megabyte ~ le opere complete di Shakespeare10 Megabyte ~ un minuto di musica ad alta fedeltà100 Megabyte ~ 1 metro di scaffale di libri

Megabyte(10 6 byte)

2 Kilobyte ~ una pagina dattiloscritta100 Kilobyte ~ una foto in bassa risoluzione

Kilobyte (10 3 byte)


La crescita delle informazioni La crescita delle informazioni [[SchoolSchool of of informationinformation Management and Management and SystemsSystems, , Università di Università di BerkeleyBerkeley (CA) (CA) –– ottobre 2003]ottobre 2003]

Ci sono voluti 300.000 anni (1998) per accumulare 12 Exabyte di informazioni

Nel 1999 sono state create ~ 2,5 Exabyte di informazioni

Nel 2002 sono state generate ~ 5 Exabyte di nuove informazioni

Il 92% sono registrate su supporti magnetici (prevalentemente HD)Il 7% su pellicolaLo 0,01% su cartaLo 0,002% su ottico

In media sono stati prodotti 800 Mbyte di

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La crescita delle informazioni La crescita delle informazioni [[SchoolSchool of of informationinformation Management and Management and SystemsSystems, , Università di Università di BerkeleyBerkeley (CA) (CA) –– ottobre 2003]ottobre 2003]

GIG

ABYTES

40,000 ACincisioni rupestri3500 AC

scrittura 0carta 105

1450 stampa1870 elettricità, telefono

transistor 1947elaboratori 1950

Fine anni ‘60Internet (DARPA) 1993

WEB

2,5 EB

20003 EB

20014 EB

20025 EB

1999

12 EB di Informazioni generate alla data

20036,5 EB

33 EB di Informazioni generate alla data


Andamento delle EAndamento delle E--Mail Mail (Analisi di (Analisi di BainBain & Company Italy)& Company Italy)

Le E-mail sono il principale strumento di comunicazione tra persone e aziende e il metodo preferito per trasmettere informazioni “sensibili, confidenziali” ….

Dal 2001 al 2004 il numero di E-mail, a livello mondiale,

è passato da oltre 4.500 miliardi ad oltre 13.000

miliardi

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Esplosione delle EEsplosione delle E--mailmail

Cresce anche la dimensione: nel corso del 2004 si stima che le dimensioni delle E-mail con attachmentsia cresciuto di oltre il 50%.Ad aumentare i volumi contribuiscono

L’impiego della Copia/Conoscenza (a volte veramente inutile), Il sempre più diffuso impiego della Posta Elettronica per gestire semplici processi (Workflow Management), Il diffondersi delle campagne di E-mail marketing Il diffondersi della Posta Elettronica Certificata


EE--mailmailIl sistema di Mail è un sistema business-critical (buona parte del business aziendale “fluisce” attraverso le E-mail); la non corretta gestione del suo funzionamento e della sua disponibilità ha ripercussioni sulle operazioni e può portare a perdite di business e economico-finanziarieLe E-mail sono … Business Record [lo standard ISO 15489 lo definisce “informazione creata, ricevuta e conservata come prova o dato sensibile da una persona od organizzazione in transazionidi business o nel rispettare obblighi legali”];

Articolo 2214 del CC richiede, tra l’altro che si debbano, altresì “tenere le altre scritture contabili che siano richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa e conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle lettere ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite.”

Gestione dello storage e delle modalità di archiviazione e ricercadelle E-Mail

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I Contenuti (Strutturati e Non Strutturati)I Contenuti (Strutturati e Non Strutturati)La Gestione dei Contenuti

(Content Management) è “l’insieme delle soluzioni soluzioni finalizzate alla

gestione ricerca presentazione dinamica e personalizzata messa a disposizione dei Processi aziendali

di informazioni digitali di formati diversi, che possono essere archiviate all’interno dell’Azienda o meno”.

Documenti in ingresso

Documenti Office+ Documenti prodotti da Elaboratore

E-mail+ Allegati

Audio

Documenti XML+ Documenti Intelligenti + Contenuti attivi

Contenuti Web+ Documenti e Moduli scambiati via web

Rich Media

DB Aziendali

Contenuti

Immagini


Contenuti AttiviContenuti Attivi

Creazione

Modifica

Presa in carico

Rilascio

Manuale

Cose che possonoessere rilevate dai

sistemi

Cose che possonoessere rilevate dai

sistemi

AltroAltro

Pubblicazione

Workflow

AggiornamentoGestionali

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Le sfide nella Gestione delle Informazioni/ContenutiLe sfide nella Gestione delle Informazioni/Contenuti

Necessità di ottenere “Informazioni

Strategiche” dai Contenuti

Sicurezza, Consolidamento,

Continuità di Servizio, TCO

Aumenta la complessità

della Gestione

delle Informazioni

Contenuti eterogenei e Origini disparate dei

Contenuti(da strutturati a non strutturati,

dall’interno e dall’esterno dell’Organizzazione)

“La difficoltà che emerge è quella di gestire in modo efficace le informazioni.

Non è impresa semplice. La nostra capacità di archiviare e trasmettere

informazioni ha superato di gran lunga la capacità di ricercare, ritrovare e disporre delle stesse. La gestione delle informazioni sarà una delle maggiori sfide del nostro secolo.”

Conformità

(Compliance)


Evoluzione della Gestione dei ContenutiEvoluzione della Gestione dei Contenuti

• Collaborazione

• Gestione ImmaginiEnterprise Content Management

(Information Lifecycles)

• Portali

• Gestione dei Contenuti• Workflow Management

• Records Management

• Gestione dei Processi - BPM• Analisi dei Processi - BPA

Enterprise ProcessManagement

(Process Lifecycles)• Gestione Elettronica dei Documenti

• Ottimizzazione dei Processi

• Esecuzione dei Processi

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Modifica del Modello di BusinessModifica del Modello di Business

Fornitore di livello n

Fornitore di 2° livello


Produttore

Distributore

Spedizioniere

Cliente

Da … Catena del Valore

A … Valore prodotto dalle Interazioni in Rete

Rete

Spedizionieri

NegozioSviluppatori Fornitore di

2° livello

Magazzino


Produttore

Distributore

Cliente

Service Provider

L’impresa è inserita in un sistema (anche di aziende di piccole e medie dimensioni) la cui competitività è data dalla capacità delle stesse di interagire in rete

Esigenza di rapido efficace e sicuro scambio di informazioni


Uno sguardo al Futuro (molto prossimo)Uno sguardo al Futuro (molto prossimo)

Documento InformaticoDiffusione all’impiego del documento informatico firmato digitalmente/elettronicamenteInfluenza della spinta alla razionalizzazione in corso nella Pubblica Amministrazione (e-Government)Conservazione Sostitutiva, Fattura ElettronicaPosta Elettronica Certificata…

Altre ApplicazioniVideo, suoni, altri formati (CAD/CAM, …), …Documentazione SanitariaFruizione patrimonio artistico culturaleArchivi StoriciKnowledge ManagementE-Learning…

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Gestione Documentale e Processi (Esempi) Gestione Documentale e Processi (Esempi) Interazione tra Aziende

capacità d’impiego da parte dei SI dei dati elaborabili, senza alcun ulteriore intervento, contenuti in un documento in formato digitale (Straight Through Processing)

Ciclo di fatturazione: in questo caso i vantaggi - per l’emittente e per il destinatario (teoricamente per tutte le aziende) - derivano

in parte dai risparmi relativi alla gestione documentale delle fatture ma soprattutto dagli oneri di trattamento nel corso dei processi di gestione

Se per tali oneri si assume un valore medio di 25 - 35 Euro complessivi (emittente e destinatario), dato che in Italia il numero di fatture emesse si stima essere dai 2,5 ai 3 miliardi l’anno - considerando i soli valori più bassi e ipotizzando

che i risparmi siano solo del 50% - la potenziale riduzione di spesa per le aziende del Sistema Italia a seguito della adozione di processi di Fatturazione

Elettronica è > 31.000.000.000,00 Euro

Conservazione Sostitutiva risparmi conseguenti l’eliminazione della carta ed i minori costi degli spaziLa possibilità di ricorrere alla Conservazione Sostitutiva (in particolare per i documenti cartacei rilevanti ai fini fiscali) rappresenterebbe, per i primi tre anni, un fatturato IT di almeno 1,2 miliardi di Euro. Impatti positivi sullo sviluppo dell’Information Technology, sull'erario e sull'efficienza delle imprese italiane.


Fatturazione ElettronicaFatturazione Elettronica

La circolare, a mio avviso, non chiarisce - anzi complica – il problema dell’impiego della tecnologia della Firma Elettronica Qualificata a garanzia dell’autenticità ed integrità della Fattura Elettronica [comma 3 dell’art. 21 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633 modificato D. Lvo 52/2005] Articolo 2 della Direttiva 2001/115/CE: “Gli Stati membri non impongono che le fatture siano firmate”.La firma Elettronica Qualificata nel nostro ordinamento, però, equivale a sottoscrizione, quindi in netto contrasto con quanto appena riportato. La circolare ribadisce quanto sopra quando afferma che alla Fattura Elettronica si applica il comma 2 [1] dell’Articolo 21 del Codice dell’amministrazione digitale

[1] Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica qualificata, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma si presume riconducibile al titolare, salvo che sia data prova contraria.

?!

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Conservazione SostitutivaConservazione SostitutivaDocumenti Originali Unici

Il comma 3 dell’Articolo 4 del DMef 23/1/2004 parrebbe richiedere l’intervento del pubblico ufficiale anche nel caso di documenti analogici originali non unici

• Il decreto definisce i Documenti Originali Unici, ma non vi fa riferimento; il comma 3 dell’articolo 4 è l’unico punto dove avrebbe senso citarli

• Il Decreto, essendo di natura attuativa, non può derogare dal Testo Unico (DPR 445/2000) (comma 2 dell’articolo 6), che fa esplicito riferimento alla Deliberazione AIPA/CNIPA

• Il Decreto stabilisce, inoltre, esplicitamente che la conservazione digitale dei documenti analogici deve essere effettuata secondo le disposizioni contenute nella delibera CNIPA

• Tale interpretazione è, inoltre, in linea con i criteri di semplificazione degli adempimenti amministrativi cui si ispira la normativa corrente, compreso il Decreto in questione.

• Il Decreto Legislativo 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale), in vigore dal 1° gennaio 2006, all’articolo 23 (commi 4 e 5) dovrebbe, in ogni caso, mettere una parola definitiva sull’argomento.

– [Il codice porta anche la firma del Ministro dell’economia e finanze; Il Codice dovrebbe, quindi avere prevalenza nel caso di antinomie sul Decreto del Ministro]


Conservazione SostitutivaConservazione SostitutivaTempi di Conservazione

Sorge il dubbio sui termini (tempi) di Conservazione nel caso di documenti cartacei/analogici (in particolare le fatture).

• Il comma 1 dell’articolo 4 del Decreto del ministro recita “Il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa immagine, secondo le modalità di cui all'art. 3, commi 1 e 2.”.

• Del comma 1 sono applicabili i punti c) e d).• L’ultima frase del comma 2 fa ipotizzare che possa esserci un obbligo di

conservazione almeno quindicinale per le fatture cartacee che si sia deciso di sottoporre a Conservazione Sostitutiva.

• Il comma 1 si riferisce, però, ai documenti informatici e, pare di capire, che gli obblighi di Conservazione siano specificatamente introdotti per questa fattispecie di documenti

• Quanto sopra parrebbe escluso, anche, dal fatto che i documenti cartacei devono essere conservati fino al termine del processo di Conservazione Sostitutiva, come da comma 4 dell’articolo 4 dello stesso Decreto Ministeriale

• Essendo presenti i documenti cartacei non dovrebbe esserci alcuna esposizione.

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Conservazione SostitutivaConservazione Sostitutiva

Quando considero completato il processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari (Prima o dopo aver spedito all’Agenzia delle Entrate l’impronta dell’Archivio)?In attesa del provvedimento delle Agenzie fiscali per adempiere a quanto richiesto dall’articolo 5 del DMefdel 23/1/2004, o quale alternativa/complemento ad esso, come estendo la validità delle firme digitali apposte nel processo di Conservazione Sostitutiva?Cosa si intende per Impronta dell’Archivio?Stampe dei documenti prodotti internamente


27,0%32,1%

39,1%48,4%

5,3%14,7%

10,1%

11,4%

12,6%

24,8%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006

Variazioni anno/Variazioni anno/annoanno del mercato GECdel mercato GEC

11,4%28,1%Totale

13,2%27,8%Servizi

12,3%40,5%Software

1,5%17,0%Hardware

CGR 2006/2003CGR2002/1997Elaborazione su dati Iter e Bain & Company

Valori assoluti in Mio €

€ 186

€ 259

€ 323€ 410 € 641

€ 609

€ 1.015 E

€ 901 E€ 809

€ 735

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Il Mercato GED Il Mercato GED vsvs Mercato ITMercato IT

1,5% 1,7%1,9%

2,2%2,5%3,2%

3,8% 4,2%4,6%5,0%

0,0%

1,0%

2,0%

3,0%

4,0%

5,0%

6,0%

1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006

Elaborazione su dati Mercato GED: Iter e Bain & Company, %-li crescita IT 2005/6 EITO/SIRMI


Composizione %Composizione %--le per Settorele per Settore

PA; 24,6%

Finanza/Assicurazioni; 31,1%

Industria; 25,5%

Servizi; 5,0%

Distribuzione; 4,5%

Telco/Utility; 7,5%

Altro; 1,7%

1

Servizi; 5,2%

Telco/Utility; 10,0%

PA; 26,5%

Finanza/Assicurazioni; 33,1%

Industria; 19,1%

Distribuzione; 5,0%

Altro; 1,1%

1

Il Settore a maggiore crescita attesa è Telco/Utilitiy (86%)Gli altri crescono del 50% circaIndustria resta invariato (3%)

Elaborazione su dati Mercato GED: Iter e Bain & Company

2003 2006

CGR 2006/2003Settore

-3,9%Altro

1,0%Industria

13,7%Finanza/Assicurazioni

14,2%PA

23,0%Telco/Utility

14,8%Distribuzione

12,5%Servizi

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Il Mercato Europeo dell’ECMIl Mercato Europeo dell’ECM

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