La fatturazione elettronica e le scritture contabili informatiche: attualità e prospettive delle...

La fatturazione elettronica e le scritture contabili informatiche:

attualità e prospettive delle documentazione digitale in

azienda

Gea Arcella

Notaio

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La fatturazione elettronica e le scritture contabili La fatturazione elettronica e le scritture contabili informaticheinformatiche

La produzione e conservazione digitale dei documenti fiscali riguarda tutti: privati, imprese, pubblica amministrazione- hanno un preciso valore probatorio sia nei confronti del fisco che nei rapporti tra privati

- hanno forma scritta ma non necessariamente sottoscritta

- hanno un'esigenza di conservazione duratura ma non tendenzialmente illimitata

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La fatturazione elettronica e le scritture contabili La fatturazione elettronica e le scritture contabili informaticheinformatiche

Analizzeremo:

- il quadro normativo e le novità portate dalla c.d. Legge di stabilità relativamente alla fatturazione elettronica

- le diverse modalità di tenuta della contabilità- alcuni interventi di prassi dell'Amministrazione

Finanziaria

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La fatturazione in generaleLa fatturazione in generale

la fattura è:

documento fiscale alla base di qualsiasi impianto amministrativo, contabile, gestionale e finanziario di un'impresa,

l'unico documento che costantemente mette in relazione l'azienda con i propri fornitori ed i propri clienti.

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La fatturazione in generaleLa fatturazione in generale

la fattura è fondamentale:

- per la richiesta del decreto ingiuntivo ex art. 634 c.p.c.

- nei rapporti con la PA è in via di completamento l'iter normativo che lega “il pagamento” con una certa modalità di fatturazione elettronica

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La fatturazione elettronica : il quadro normativoLa fatturazione elettronica : il quadro normativo

- D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633.- Direttiva 2010/45/UE, c.d. Direttiva Iva- Legge 24 dicembre 2012 n. 228 c.d. Legge di Stabilita' 2013

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La fatturazione elettronica :la definizione della La fatturazione elettronica :la definizione della Direttiva 2010/45/UEDirettiva 2010/45/UE

per “fattura elettronica” si intende: “una fattura contenente le informazioni richieste dalla presente direttiva emessa e ricevuta in formato elettronico”Per garantire la parità di trattamento tra fatturazione elettronica e fatturazione cartacea, si impone agli Stati membri di accettare come fattura ogni documento o messaggio cartaceo o elettronico che soddisfi le condizioni stabilite nella Direttiva Iva

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La fatturazione elettronica :la Direttiva La fatturazione elettronica :la Direttiva 2010/45/UE2010/45/UE

Il ricorso ad una fattura elettronica è subordinato all’accordo del destinatarioFattura cartacea o elettronica devono possedere i seguenti requisiti:1) autenticità dell’origine, 2) integrità del contenuto 3) leggibilità Essi devono essere assicurati dal momento dell’emissione fino al termine del periodo di archiviazione della fatturaOgni soggetto passivo stabilisce il modo in cui assicurare i tre requisiti

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La fatturazione elettronica :la legge di stabilità La fatturazione elettronica :la legge di stabilità 2013 e le modifiche al d.p.r. 633/19732013 e le modifiche al d.p.r. 633/1973

Definizione di “fattura elettronica”:

Per “fattura elettronica” si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formatoelettronico.La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente

(art. 21, comma 1, d.p.r. n. 633 del 1973).

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Definizione di “fattura elettronica”:

Per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è più rilevante il tipo di formato originario, elettronico o cartaceo, della fattura, bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene emessa (ossia messa a disposizione) e ricevuta

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Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario

(art. 21, comma 1, d.p.r. n. 633 del 1973).

- la disciplina europea usa una diversa espressione, “accordo del destinatario” (art. 232 Direttiva Iva).- la manifestazione di volontà da parte del destinatario non è sottoposta a forme particolari, e quindi può avvenire anche successivamenteall’emissione e per fatti concludenti, (es. mediante il pagamento del corrispettivo o la registrazione del documento contabile).

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Il contenuto della fattura:a) data di emissione;b) numero progressivo che la identifichi in modo univoco;c) ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;d) numero di partita Iva del soggetto cedente o prestatore;e) ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;

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Il contenuto della fattura (segue):f) numero di partita Iva del soggetto cessionario o committente ovvero, in caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell’Unione Europea, numero di identificazione Iva attribuito dallo Stato membro di stabilimento; nel caso in cui il cessionario o committente residente o domiciliato nelterritorio dello Stato non agisce nell’esercizio d’impresa, arte o professione, codice fiscale;g) natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell’operazione;h) corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativiai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;i) corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono;

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Il contenuto della fattura (segue):

l) aliquota, ammontare dell’imposta e dell’imponibile con arrotondamento al centesimo di euro;m) data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi,delle ore navigate o delle ore volate, se si tratta di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi;n) annotazione che la stessa è emessa, per conto del cedente o prestatore, dal cessionario o committenteovvero da un terzo.

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Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fatturadal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione

(art. 21, comma 3, d.p.r. n. 633 del 1973)

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Autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante:- sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione dibeni o la prestazione di servizi ad essa riferibile;- apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente- sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati- altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.

(art. 21, comma 3 d.p.r. n. 633 del 1973)

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La conservazione elettronica delle fatture:- le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decretodel Ministro dell’Economia e delle Finanze adottato ai sensi dell’art. 21, comma 5, d.lgs. 7 marzo 2005, n.82 (“Codice dell’amministrazione digitale”);- le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.

(art. 39, d.p.r. n. 633 del 1972)

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La conservazione elettronica delle fatture (segue):Il luogo di conservazione elettronica può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nelterritorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti idocumenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità dellefatture, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.

(art. 39, d.p.r. n. 633 del 1972)18


Le novità:- non è più obbligatorio apporre sulla fattura elettronica firma digitale e marca temporale, l'immodificabilità della fattura può essere assicurata anche mediante sistemi di controllo di gestione che garantiscano un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione diservizi ad essa riferibile-è da considerarsi elettronica qualsiasi fattura «emessa e ricevuta in qualunque formato elettronico», quindi anche un semplicissimo file Pdf trasmesso al destinatario per posta elettronica, pur se frutto di una scansione, è fattura elettronica.

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Le criticità :il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all'accettazione del destinatario, ma l'accettazione può essere desunta dal comportamento concludente del destinatario, per esempio il pagamentodella fattura. Scattano però in questo caso delle differenti modalità di conservazione (obbligatoriamente informatica anche per il destinatario)Sarebbe preferibile un accordo esplicito.

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Le criticità :La «fattura elettronica», ai fini della conservazione, dovrà essere sottoposta allaconservazione elettronica, seguendo la procedura attualmente dettata dal dm 23 gennaio 2004 (in corso di revisione in base alle disposizioni del dlgs n. 82/2005),Per la fattura “creata” in formato elettronico, invece, è possibile scegliere tra conservazione elettronica econservazione cartacea.

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Le criticità :L'AF ha chiarito, nel Forum della fatturazione elettronica di gennaio, che la fattura elettronica ricevuta elettronicamente non si considera accettata se il destinatario si accorda in tal senso con l'emittente ovvero stampa la fattura e la conserva con modalità cartacee tradizionali. Per l'emittente il comportamento del destinatario è irrilevante e potrà procedere comunque alla conservazione elettronica della fattura emessa

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La fatturazione elettronica e la pALa fatturazione elettronica e la pA

La legge finanziaria 2008 ha stabilito che:A decorrere dalla data di entrata in vigore di apposito decreto ministeriale attuativo, l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei confronti di amministrazioni dello Stato e di enti pubblici nazionali dovrà aver luogo esclusivamente in forma elettronica. A decorrere dal termine di tre mesi successivo all'entrata in vigore del decreto attuativo, le suddette amministrazioni ed enti non potranno accettare fatture in forma cartacea, e non potranno procedere ad alcun pagamento, neanche parziale, sino all'invio della fattura in forma elettronica.

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La fatturazione elettronica e la pALa fatturazione elettronica e la pA

L'emanazione di un decreto attuativo sulla obbligatorietà della fatturazione elettronica verso laPubblica amministrazione dovrebbe essere imminente: decreto ha concluso tutti i passaggi amministrativi e attende solo la firmadel ministro dell'Economia;L'approvazione del decreto farebbe da volano allo sviluppo della fattura elettronica e aiuterebbe le Pubbliche amministrazioni nell'attuazione dei processi informatizzati di gestione della spesa pubblica.

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Le tipologie di scritture contabili Le tipologie di scritture contabili

• Le scritture “meccanizzate”

• Le scritture “conservate” ex D.M. 2004

• Le scritture ex 2215-bis c.c.

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Le scritture meccanizzate - 1Le scritture meccanizzate - 1

Le scritture “meccanizzate”: tenute meccanograficamente (ora informaticamente)

temporaneamente, da stampare entro tre mesi dalla scadenza del termine per la presentazione delle dichiarazioni fiscali.

Art. 7, comma 4-ter del d.l. n. 357/1994,poi convertito con la legge n. 489/1994

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Le scritture meccanizzate - 2Le scritture meccanizzate - 2

Requisiti

•Numerazione ex art. 22 del d.p.r. n. 600/1973 (apposizione di un numero progressivo a ciascuna pagina ed indicazione pagina per pagina dell’anno di riferimento) effettuata direttamente dal contribuente.

•Regolare tenuta della contabilità ex art. 2219 c.c.

•Non è richiesta la vidimazione: problema dell'efficacia probatoria ex art. 2710 c.c. che invece richiede la vidimazione

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Il D.M. 24 gennaio 2004 - 1Il D.M. 24 gennaio 2004 - 1

Stabilisce i requisiti per:

• L'emissione e la tenuta in forma informatica dei documenti fiscali (ora da coordinare con l'art. del 2215-bis c.c.)

• La conservazione informatica di documenti originariamente cartacei (conversione dell’archivio)

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Definizione di conservazione :

il processo che presuppone la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte, termina con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale sull’insieme dei documenti o su un’evidenza informatica (ossia una sequenza di bit oggetto di elaborazione informatica) contenente l’impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi

(articolo 3, comma 2, del D.M.)

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La conservazione:

è applicabile alla formazione ed alla conservazione di tutti i documenti rilevanti a fini tributari.

Unica eccezione:

documenti relativi ad imposte di competenza dell’agenzia delle dogane

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Requisiti

• Staticità; • Esibiti secondo le modalità di cui all’art. 6 del D.M. cit; • Memorizzati su qualsiasi supporto leggibile nel tempo, purché

sia assicurato:

– l’ordine cronologico

– la continuità per ciascun periodo d’imposta;

– le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni del cognome, nome, della denominazione, del codice fiscale, della partita Iva, della data o associazioni logiche di questi ultimi

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6.2.3 Il D.M. 24 gennaio 2004 - 56.2.3 Il D.M. 24 gennaio 2004 - 5

Requisiti di imputabilità• Sottoscrizione elettronica• Marcatura temporale

apposte entrambe da parte del c.d. “responsabiledella conservazione”:

• ogni quindici giorni per le fatture• annualmente per gli altri documenti

(articolo 3, comma 2)

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Termine del processo di conservazione: “il soggetto interessato o il responsabile della

conservazione, al fine di estendere la validità dei documenti informatici, trasmette alle competenti agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale“

(articolo 5, comma 1)

Provvedimento 25 ottobre 2010 attuativo della comunicazione dell’impronta relativa ai documenti informatici

rilevanti ai fini tributari, ai sensi dell’articolo 5 del decreto 23 gennaio

2004.33

Il D.M. 24 gennaio 2004 - 7Il D.M. 24 gennaio 2004 - 7 La trasmissione di tali dati all'AF:- lo scopo dichiarato è di estendere nel tempo la

validità dei documenti a fini fiscali, - essa concretizza una sorta di "vidimazione annuale"

degli stessi, cristallizzandone il contenuto ed impedendo che, avvenuta la trasmissione telematica, i registri e le fatture possano poi essere modificati nel loro contenuto.

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La conservazione delle fatture analogiche e delle scritture contabili

Il processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa immagine, secondo le medesime modalita' stabilite per le scritture informatizzate

art. 4 che rimanda all'art.3, commi 1 e 2

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Il valore probatorio delle fatture e delle scritture “conservate”

Sono sicuramente utilizzabili per l'emissione di un decreto ingiuntivo :

Sono prove scritte idonee a norma del numero 1) dell'articolo precedente....omissis

gli estratti autentici delle scritture contabili prescritte dalle leggi tributarie, quando siano tenute con l'osservanza delle norme stabilite per tali scritture

art. 634 c.p.c

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Le risoluzioni dell'A.d.E. in materia di conservazione Le risoluzioni dell'A.d.E. in materia di conservazione sostitutivasostitutivaLa conservazione delle fatture analogicheCon la risoluzione n. 14/E del 2008 l'Agenzia delle Entrate aveva affermato che nella conservazione sostitutiva dei documenti analogici non si potesse prescindere dalla fase di acquisizione dell'immagine del supporto cartaceo, per garantire la perfetta identità tra le fatture scambiate tra le parti e i documenti conservati.

Con la successiva risoluzione n. 158/E 2009, ha rivisto la questione: l’Agenzia, infatti, pur confermando che un documento creato con strumenti informatici ma privo della sottoscrizione elettronica e del riferimento temporale sia da considerare, ai fini fiscali, un documento analogico, per la cui esistenza è necessaria la materializzazione; tuttavia, ha ritenuto che, in assenza di specifica previsione, le modalità di acquisizione dell’immagine devono considerarsi non soggette a regole o vincoli, e che l’unica condizione richiesta sia la rispondenza fedele dell’immagine al documento rappresentato

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L'art. 2215-bis cod. civ. - 1L'art. 2215-bis cod. civ. - 1 Documentazione informatica

“I libri, i repertori e le scritture

tenuti con strumenti informatici, secondo

quanto previsto dal presente articolo,

hanno l'efficacia probatoria di cui agli

articoli 2709 e 2710 del codice civile.”

Articolo introdotto dall’art.16,comma 12-bis, L. 28 gennaio 2009, n.2

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L'art. 2215-L'art. 2215-bisbis cod. civ. - 2 cod. civ. - 2

Requisiti

• Firma digitale dell'imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato

• Marcatura temporale

Cadenza del processo: annuale

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L'art. 2215-L'art. 2215-bis cod. civ. bis cod. civ. - 3- 3

L'equiparazione operata dal 2215-bis dell'apposizione di:

•marcatura temporale e

•firma digitale dell'imprenditore, o di altro suo delegato

alla vidimazione ed agli obblighi di numerazione progressiva ricompongono il sistema tra norma sostanziale e disposizioni sul valore probatorio delle scritture (art. 634 c.p.c.) ancora legato alla vidimazione annuale dando valore probatorio pieno alla documentazione contabile informatica

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La fatturazione elettronica e le scritture contabili La fatturazione elettronica e le scritture contabili informatiche: le prospettive in aziendainformatiche: le prospettive in azienda

La fattura informatizzata utilizzando il metalinguaggio di descrizione dei dati XML (eXtensible Markup Language), diventerebbe da semplice

"documento fiscale" ad un vero e proprio

"oggetto software fiscale"

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Tutta la contabilità può essere rappresentata utilizzando il linguaggio XML

Gli stessi bilanci delle società di capitali utilizzano un sottolinguaggio da esso derivato denominato XBRL

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Ora : sono dei contenitori di dati ed informazioni poco utilizzati proprio perché contenuti in un documento non sempre elaborabile,

trasformare fatture e contabilità in xml permetterebbe:

- di automatizzare l'intero processo amministrativo, contabile, gestionale e finanziario

- di collegare le fatture sia in entrata che in uscita con estrattori automatici di dati e di informazioni al fine di effettuare elaborazioni relative ai propri clienti ed ai propri fornitori oltre che a tutti gli altri dati contabili. 43

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