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LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI PROCESSI DI GESTIONE

DOCUMENTALE

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a cura di

dott. Paolo Tiberi

(paolo.tiberi@sinetinformatica.it)

Con “dematerializzazione” si indica il progressivo incremento della gestionedocumentale informatizzata - all’interno delle strutture amministrativepubbliche e private - e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionalidella documentazione amministrativa in favore del documento informatico.

Evitare• la produzione di nuova documentazione cartacea

Instradare• le comunicazioni verso l’esterno su canali digitali

Implementare• una gestione dei procedimenti ad istanza di parte digitale

Informatizzare• i procedimenti ad istanza di parte

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La dematerializzazione

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…verso la dematerializzazione

d.l. 90/2014

Piano di

informatizzazione

DPCM 3/12/2013

Regole tecniche

DPCM 3/12/2013

Conservazione

digitale

l.244/2007

Fatture

elettroniche

DPCM 13/11/2014

Documentazione

digitale

Febbraio 2015

Marzo 2015

Ottobre 2015

Agosto 2016

Aprile 2017

Codice dell’amministrazione digitale - d.lgs 82/2005 e smi

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Regolamento eIDASRegolamento n.910/2014 - 1 luglio 2016

Neutralità tecnologica

Fornisce standard normativi indipendenti dalla tecnologia che li svilupperà

I temi:

• Identità

• Firme

• Sigilli

• Validazioni temporali

• Documenti elettronici

• Servizi digitali

«Esigenza di avere garanzie chiare

sull’identificazione dei cittadini e delle

imprese, sul valore legale dei documenti e

della relativa trasmissione e sui servizi

digitali»

Regolamento eIDAS

Processo per cui si fa uso di dati di identificazione personale in forma elettronica che •

rappresentano un’unica persona fisica o giuridica

Mezzo di identificazione: • unità materiale o immateriale contenente dati di identificazione

personale e utilizzata per l’autenticazione per un servizio online (Carta di Identità Elettronica)

Decreto del fare (L.98/2013)

SPID • – l’insieme degli attributi che descrive in maniera unica un soggetto

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Regolamento eIDAS: Le novità introdotte

Identità Digitale

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Il Cad definisce l’identità digitale quale rappresentazione informatica della corrispondenza tra un

utente e i suoi attributi identificativi verificata attraverso l’insieme dei dati raccolti e registrati in

forma digitale. SPID ha dunque un ruolo centrale

3 livelli SPID:

• LIVELLO 1: USERNAME E PASSWORD

• LIVELLO 2: USERNAME E PASSWORD + ONE TIME PASSWORD

• LIVELLO 3: USERNAME E PASSWORD + CERTIFICATI E DISPOSITIVI DI CRIPTAZIONE A DOPPIA

CHIAVE

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Identità digitale e SPID

Adesione delle • PA (durata quinquennale)

Le amministrazioni devono obbligatoriamente aderire al

Sistema Pubblico di Identità Digitale entro il 2017.

L’adesione al sistema comporta l’interfacciamento dei

propri servizi online a SPID e la sottoscrizione di una

Convenzione con AgID secondo un modello prestabilito.

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Comunicare ad AgID:

1. l’elenco dei servizi qualificati erogati in rete attivi;

la lista degli attributi SPID necessari alla fruizione (2. motivando le indicazioni);

eventuali malfunzionamenti.3.

SPID: Obblighi per la PA

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eIDAS: Le novità introdotte

La firma elettronica

La firma elettronica rappresenta un insieme di dati che sono allegati o connessi, mediante una

associazione logica, ad altri dati elettronici e sono utilizzati da una persona fisica per sottoscrivere

elettronicamente un documento:

1- Firma elettronica avanzata: è connessa unicamente al firmatario, è idonea ad identificare il

firmatario, è creata mediante dati che il firmatario può utilizzare sotto il proprio esclusivo

controllo

2- Firma elettronica Qualificata: oltre alle caratteristiche della firma elettronica avanzata è creata

da un dispositivo qualificato per la creazione di una firma elettronica, è basata su un certificato

elettronico qualificato

3- Sigillo elettronico (sia avanzato che qualificato) è lo strumento che permette di garantire

l’origine e l’integrità dei dati ad esso associati.

Il CAD (d.lgs 179/2016) conferma la valenza della firma digitale quale particolare tipologia di

firma qualificata basata su un sistema di chiavi crittografiche una pubblica e una provata,

correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la

chiave pubblica, rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di

un documento informatico o di un insieme di documenti informatici

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La firma digitale Italiana

1- Il CAD prevede che la sottoscrizione di un documento informatico con qualsiasi tipo di firma

elettronica sarà sufficiente a soddisfare il requisito della forma scritta e farà piena prova fino a

querela di falso della provenienza delle dichiarazioni, se colui contro il quale la scrittura è

prodotta ne riconosce la sottoscrizione. (Una firma autografa apposta su un documento poi

scansionato ne è già un esempio).

sigilli elettronici (elettronico, avanzato e qualificato): Il certificato qualificato di sigillo

elettronico dovrà possedere gli stessi requisiti del certificato di firma elettronica qualificata, ma

anziché ad una persona fisica sarà riferito ad una persona giuridica. Possiamo quindi pensare al

sigillo elettronico come a un timbro virtuale utile ad assicurare l’integrità e la correttezza

dell’origine dei dati del documento informatico su cui è apposto.

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eIDAS e CAD: cosa cambierà?

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eIDAS: Le novità introdotte

Fornitori di Servizi Fiduciari qualificati

Fornisce un servizio elettronico attraverso il quale sarà possibile:

creare, verificare e convalidare - firme elettroniche qualificate, sigilli elettronici qualificati,

validazioni temporali elettroniche, recapiti qualificati, certificati relativi a tali servizi,

conservazione di firme, sigilli o certificati elettronici ecc..

Ricomprende tutti i certificatori accreditati, i conservatori e gestori PEC-

Tutti i fornitori di servizi fiduciari saranno sottoposti ad una duplice vigilanza:

1- valutazione di conformità rilasciata da ente terzo

2- AgID che potrà o meno confermare la qualificazione

Documento Digitale•

Le pubbliche amministrazioni sono obbligate a produrre e trasmettere i propri documenti in

formati digitali.

Domicilio • Digitale

È l’indirizzo di posta elettronica certificata indicato quale mezzo esclusivo per ricevere (ma anche

inviare) comunicazioni e documenti da parte della PA

Identità digitale e SPID•

SPID fornisce ai cittadini un unico sistema di credenziali attraverso cui autenticarsi presso i portali

della PA

Pagamenti elettronici•

La PA è obbligata ad aderire al sistema PagoPA e ad accettare pagamenti spettanti a qualsiasi

titolo attraverso sistemi elettronici

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C.A.D. 3.0

Decreto legislativo 179/2016

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C.A.D. 3.0 / Organizzazione P.A.

Le PA sono chiamate a razionalizzare e

semplificare i procedimenti amministrativi, le

attività gestionali, i documenti, la modulistica, le

modalità di accesso e di presentazione delle

istanze da parte dei cittadine e delle imprese,

assicurando l’utilizzo delle tecnologie ICT.

Ogni PA individua un unico ufficio dirigenziale cui compete la transizione al

digitale (e conseguenti processi di riorganizzazione)

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DPCM 14/11/2014 – Documento Informatico

La PA forma gli originali dei propri documenti tramite

strumenti informatici

- La normativa vigente riconosce pieno valore giuridico al documento informatico

- La dematerializzazione assume un ruolo centrale nei temi principali del Codice

dell’Amministrazione Digitale.

Se un documento informatico è conservato per legge da una PA - il cittadino non

deve più conservarlo e la PA deve renderglielo accessibile ogni momento

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C.A.D. 3.0

Domicilio Digitale

Il domicilio digitale è indicato nell’ANPR e reso disponibile a tutte le PA e ai gestori di pubblici

servizi al fine di essere usato quale mezzo esclusivo di comunicazione.

È obbligatorio per tutti i cittadini ed è obbligatorio per la PA utilizzarlo.

Per tutti gli iscritti all’ANPR che non abbiano provveduto ad indicarne uno è messo a disposizione

un domicilio digitale

Ricapitolando, la PA comunica:

Con le altre PA attraverso l- ’indirizzo PEC comunicato all’indice delle PA

Con le imprese attraverso l- ’indirizzo INI PEC

Con i cittadini con domicilio digitale -

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C.A.D. 3.0: Digitalizzazione e riorganizzazione

Procedimenti digitali (art. 15 CAD)

La PA deve ridefinire e semplificare i procedimenti amministrativi, in relazione alle esigenze di

celerità, certezza dei tempi e trasparenza nei confronti dei cittadini e delle imprese, mediante una

disciplina basata sulla loro digitalizzazione e per la piena realizzazione del principio «innanzitutto

digitale» (digital first), nonche l’organizzazione e le procedure interne a ciascuna

amministrazione (non è più indicato che vadano protocollati i documenti ricevuti via servizi

telematici – art.40)

Fascicolazione: la PA titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i

documenti, i dati del procedimento medesimo da chiunque siano formati all’atto della

comunicazione dell’avvio del procedimento

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C.A.D. 3.0: La presentazione delle istanze da parte del cittadino

Procedimenti digitali (art. 15 CAD)

Le istanze e le dichiarazioni presentate per via

telematica sono valide se:

1- sottoscritte con firma digitale o firma elettronica

qualificata

2- l’autore è identificato tramite SPID

3- sono sottoscritte e presentate unitamente ad un documento di identità

4- trasmesse tramite posta elettronica certificata

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C.A.D. 3.0

Formazione e promozione dell’afabetizzazione informatica

Diviene fondamentale:

1- promuovere iniziative finalizzate all’alfabetizzazione informatica dei cittadini

2- promuovere iniziative di formazione informatica per i dipendenti pubblici

3- laddove possibile favorire connettività

Effettuazione di pagamenti in modalità informatiche (art. 15

CAD)

Le PA sono tenute ad accettare tutti i pagamenti tramite piattaforma «PAGOPA», includendo

anche i micro-pagamenti tramite credito telefonico

Tema 1: il documento informatico

Al documento informatico devono essere garantite le caratteristiche di:

Integrità• (completo ed inalterato - cioè che il documento sia originale)

Immodificabilità• (non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e nella conservazione)

Paternità• certa (sia chiaro chi si assume la responsabilità del contenuto del documento)

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Dematerializzazione?Quando? Come?

Analisi dei casi particolari:

Work • flow documentali (atti amministrativi – delibere –determine ecc..)

Invii • telematici (agenzia delle entrate, anagrafe tributaria ecc..)

Documentazione • non protocollata (registri particolari)

Documentazione • relativa a gare d’appalto

Produzione • di documentazione in serie (es. accertamenti tributi, note spese ecc..)

• …..

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Il documento informatico

Tema 2: il manuale di gestione del protocollo

Il Manuale di gestione del protocollo è lo strumento che fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del sistema di gestione documentale:

Formazione•

Registrazione•

Classificazione•

Fascicolazione •

Archiviazione • dei documenti – conservazione documentale

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Dematerializzazione?Quando? Come?

Tema 3: La fascicolazione

La fascicolazione è un’attività fondamentale per l’archiviazione dei documenti dell’ente.

Permette di raggruppare i singoli file mantenendone una relazione riconoscibile.

Le operazioni di fascicolazione presuppongono la redazione di un piano che permette di organizzare la documentazione in unità ordinate senza le quali non sarà possibile riuscire a ricostruire alcun iter procedurale.

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Dematerializzazione?Quando? Come?

Tema 4: La conservazione

Stesura del • Manuale di Conservazione dei documenti digitali e attivazione della conservazione sostitutiva.

Definizione• dei criteri di conservazione per ogni documento prodotto.

Individuazione dei • ruoli, dei processi e delle regole per governare la fase di conservazione dell’Ente

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Dematerializzazione?Quando? Come?

Le altre azioni

Adeguamento • del sistema informaticoCreazione di– automatismi e di workflow specifici per la redazione e protocollazione di soli documenti informatici

La • formazione al personaleOperazioni di– sensibilizzazione verso il progetto di dematerializzazione

Formazione organizzativa–

Formazione tecnica–

• L’informazione all’utenza (cittadini e professionisti)

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Dematerializzazione?Quando? Come?

GRAZIE PER L’ATTENZIONE

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