La conservazione a norma dei documenti

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IMPRESE X INNOVAZIONE

Questa guida è stata realizzata grazie al contributo di Intesa Spa e IBM Group.

Le guide di questa collana sono supervisionate da un gruppo di esperti di imprese e associazioni del sistema Confindustria, partner del Progetto IxI: Between SpA, Confindustria Servizi Innovativi e Tecnolgici,Eds Italia, Gruppo Spee, Hewlett Packard Italiana, Microsoft, Telecom Italia SpA.

Suggerimenti per migliorare l’utilità di queste guide e per indicare altri argomenti da approfondire sono più che benvenuti:[email protected]

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CNIPA (Centro Nazionale per Informaticanella Pubblica Amministrazione), si stimache la gestione documentale valga oltre il2% del PIL; nel corso del 2004 il settorepubblico ha prodotto per le sole Ammini-strazioni Centrali quasi 110 milioni di do-cumenti, che hanno dato origine a 160 mi-lioni di registrazioni di protocollo e 147 mi-lioni di documenti archiviati. Il costo stima-to di gestione, comprendente la trasmissio-ne, la protocollazione, le copie e lo stoc-caggio per conservazione dei documentinelle PAC è superiore a 3 miliardi di euro.Le stime relative alle Pubbliche Amministra-zioni Locali, anch’esse limitate ai soli do-cumenti protocollati, sono non inferiori a1,5 miliardi di euro.Nel settore privato, le casistiche più studia-te si riferiscono alla gestione delle fatture:in Italia ne vengono emesse 2,8 miliardi al-l’anno (Relazione Cnel 2005), di cui quasila metà destinate ad aziende. Il costo dellagestione di ciascuna fattura, tra emissione ericezione, è stimato in non meno di 7 euro;pertanto il valore complessivo sfiora i 10miliardi di euro.La dematerializzazione del solo 10% deidocumenti (cioè il loro riversamento su sup-porti digitali) potrebbe generare un rispar-mio di 3 miliardi di euro all’anno.Gli avanzamenti tecnologici e la definizio-ne di una normativa completa, per la qualel’Italia si colloca all’avanguardia in Europa,costituiscono una nuova grande opportuni-

SCENARIO DI MERCATO

Una delle principali sfide delle imprese og-gi sta nel dover gestire grandi quantità didocumenti, rendendo disponibili a tutti gliattori aziendali, dai dipendenti ai partner,dai fornitori ai clienti, informazioni correttee aggiornate in tempi brevi. Da circa vent’anni, i documenti elettronicisono utilizzati nelle aziende principalmen-te per produrre la documentazione ammi-nistrativa interna, tecnica e commerciale,mentre i documenti con valore legale e fi-scale vengono prevalentemente stampati econservati su carta.La gestione documentale tradizionale basa-ta su processi manuali causa inefficienze intutte le fasi del ciclo di vita del documento.Come riportato nel ‘Libro Bianco sulla de-materializzazione della documentazioneamministrativa’, pubblicato nel 2006 dal

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LA CONSERVAZIONE A NORMA DEI DOCUMENTI

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Documenti informatici sottoscrittiSi tratta di documenti emessi in formatoelettronico (quali ad esempio la fattura elet-tronica), che seguono processi di trasmis-sione e di acquisizione elettronica. I docu-menti informatici rilevanti ai fini tributari : • hanno la forma di documenti statici non

modificabili;• sono emessi con l’apposizione della fir-

ma digitale e del riferimento temporale;• sono resi leggibili e disponibili su suppor-

to cartaceo e informatico.Per sua stessa natura, il documento informa-tico, essendo ‘fatto’ di bit, non è soggetto auna distinzione fra copia e originale. Le mo-dalità di conservazione dei documenti infor-matici rilevanti ai fini tributari sono regola-mentate dal D.M. EF 23 gennaio 2004 e dal-la Deliberazione CNIPA n°11/2004. I docu-menti informatici da conservare, con validità

cesso di memorizzazione, su qualsiasisupporto idoneo, di documenti digitali,anche informatici, identificati in manieraunivoca mediante un codice di riferimen-to. Questo processo è antecedente a quel-lo della conservazione.

• La conservazione digitale: è il processoeffettuato secondo le modalità previstedalla Deliberazione 42/2001, finalizzatoa rendere non deteriorabile (e quindi dispo-nibile nel tempo), in tutta la sua integritàe autenticità, un documento. Viene sem-pre generato da documenti digitali, op-portunamente differenziati per la loro ti-pologia d’origine (digitali, analogici unicie non unici).

I documenti oggetto dei processi di archi-viazione e conservazione possono essereDocumenti informatici, Documenti analo-gici originali unici e non unici.

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tà anche per le piccole e medie imprese:per vincere la sfida, le aziende possono orarecuperare efficienza, adottando un sistemadi gestione e conservazione elettronica deidocumenti, in tempi brevi e a costi ridotti.A partire dall’anno 2004, una serie di nor-mative ha dato il via alla possibilità di de-materializzare i documenti cartacei, in-clusi quelli validi ai fini legali e fiscali,consentendo, ad esempio, l’utilizzo dellafattura elettronica e la conservazione deidocumenti amministrativi in maniera di-gitale.

LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

La conservazione sostitutiva o a norma è unsistema che consente di generare e mante-nere un archivio elettronico di documenti,validi ai fini legali o fiscali, che conservanola propria validità probatoria anche quan-do gli originali (cartacei o creati in digitale)vengono distrutti.Per ciò che concerne il tema dell’archivia-zione, bisogna distinguere due macro aree:• L’archiviazione digitale: si tratta del pro-

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Normativa di riferimento

• Decreto PCM del 13 gennaio 2004 - Regoletecniche per la formazione, la trasmissione, laconservazione, la duplicazione, la riproduzione e lavalidazione, anche temporale, dei documenti informatici.

• Decreto Ministero Economia e Finanze del23/1/2004 - Modalità di assolvimento degli obblighifiscali relativi ai supporti informatici e alla lororiproduzione in diversi tipi di supporto.

• Decreto Legislativo n°52 del 20/2/2004 -Attuazione della direttiva 2001/115/CE, che semplifica earmonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.

• Deliberazione CNIPA n°11/2004 - Regole tecnicheper la riproduzione e conservazione di documenti susupporto ottico idoneo a garantire la conformità deidocumenti agli originali.

• Circolare Agenzia delle Entrate n°45 del19/10/2005 – Chiarimenti in merito alle modalità diemissione, invio e ricezione della fattura elettronica e

della sua conservazione.• Circolare Agenzia delle Entrate n°36/E del

6/12/2006 - Aggiornamento del Decreto Ministeriale23/1/2004. Autorizzazione a conservare i documentivalidi ai fini fiscali su supporto elettronico o digitale,sostituendo l’obbligo della sola conservazione susupporto cartaceo. Le imprese interessate alladematerializzazione della documentazione fiscalepossono quindi scegliere di continuare a conservare nellemodalità tradizionali le fatture emesse e/o ricevute nelformato analogico e iniziare con la conservazione inmodalità informatica di quelle elettroniche (attive e/opassive), attraverso una numerazione progressiva e conl’annotazione in registri sezionali.

• Risoluzione Agenzia delle Entrate N. 161/E del9/7/2007

• Risoluzione Agenzia delle Entrate N. 14/E del21/1/2008 - Interpretazioni della norma sulla basedi specifici interpelli, divenute parte integranti dellanormativa stessa.

Possiamo quindi ritenere molto limitati i casiin cui dovrà essere necessaria l’autentica delPubblico Ufficiale, che dovrà intervenire uni-camente per alcuni documenti che sarannoindividuati con altro decreto del Presidentedel Consiglio, quindi i documenti analogiciunici citati nel seguito sono da intendersi atitolo di esempio e potranno variare a segui-to dell’emanazione di tale decreto.

Quali documenti si possono conservareNell’ambito delle aziende, la conservazio-ne sostitutiva può essere applicata sia allefatture che a tutti gli altri documenti con va-lore legale o contrattuale quali: i libri fisca-li, (libro giornale, libro magazzino, registriIva), i documenti di trasporto, il libro Uni-co del lavoro, le pratiche di leasing, gliestratti conto e altri documenti bancari,ecc...

nali, formati in origine su supporto cartaceoo su altro supporto non informatico, sosti-tuiscono ad ogni effetto di legge gli origina-li da cui sono tratte se la loro conformità al-l’originale è assicurata da chi lo detiene me-diante l’utilizzo della propria firma digitalee nel rispetto delle regole tecniche di cui al-l’articolo 71.5. Con decreto del Presidente del Consigliodei Ministri possono essere individuate parti-colari tipologie di documenti analogici origi-nali unici per le quali, in ragione di esigenzedi natura pubblicistica, permane l’obbligodella conservazione dell’originale analogicooppure, in caso di conservazione ottica so-stitutiva, la loro conformità all’originale de-ve essere autenticata da un notaio o da altropubblico ufficiale a ciò autorizzato, con di-chiarazione da questi firmata digitalmente edallegata al documento informatico.

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legale, presentano le seguenti caratteristiche:• Integrità: garanzia che il documento non è

stato manomesso dopo la sottoscrizione.• Autenticità: garanzia dell’identità di chi

firma.• Non ripudio: l’autore non può disconosce-

re il documento firmato.• Valore legale: il documento elettronico

sottoscritto digitalmente ha lo stesso va-lore legale di un documento cartaceo sot-toscritto con firma autografa.

Un documento firmato digitalmente ha so-litamente un’estensione .p7m

Documenti analogici originali unici e non uniciIl documento analogico viene comunemen-te distinto in “originale” e in “copia”. Sia CNIPA che il D.M. 23 gennaio 2004 nedanno ulteriore definizione : • il “documento analogico” si distingue in

originale e copia ed è formato utilizzan-do una grandezza fisica che assume va-lori continui, come le tracce su carta, leimmagini su film, le magnetizzazioni sunastro;

• il “documento analogico originale” è undocumento analogico che può essere uni-co e non unico se, in questo secondo ca-so, sia possibile risalire al suo contenutoattraverso altre scritture o documenti dicui sia obbligatoria la conservazione, an-che in possesso di terzi.

I documenti analogici non unici, quali, adesempio, fatture cartacee, registri Iva o gior-nali bollati, vengono emessi da un soggetto

‘mittente’, che ha l’obbligo di conservarnecopia, e ricevuti da un soggetto ‘destinata-rio’, che è tenuto a conservare il documen-to stesso come originale. La copia di un documento analogico unico(ad esempio assegni bancari o polizze au-tografe), affinché sia valida da esibire ai finitributari e fiscali, deve essere autenticata daun pubblico ufficiale. È importante evidenziare come il decretolegge anti-crisi (articolo 16, comma 12 delDl 185/2008) riduca notevolmente le ipo-tesi in cui è necessario l’intervento del pub-blico ufficiale o del notaio per trasformarea tutti gli effetti di legge un documento ana-logico originale in uno informatico.Ecco di seguito il testo esatto.I commi 4 e 5 dell’articolo 23 del decretolegislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante“Codice dell’amministrazione digitale”, so-no sostituiti dai seguenti:4. Le copie su supporto informatico di qual-siasi tipologia di documenti analogici origi-

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DOCUMENTI ANALOGICI ORIGINALINON UNICI• Fatture• Ricevute fiscali• Documenti di trasporto• Libri (art. 2214 c.c.)

DOCUMENTI ANALOGICI ORIGINALIUNICI• Libri sociali di cui all’art. 2421:

libro dei soci, libro delleobbligazioni, libro delle adunanze e delle deliberazioni del Cda, ecc.

• Contratti• Titoli di credito (assegni, cambiali)

DOCUMENTI INFORMATICI RILEVANTIAI FINI TRIBUTARI• Fatture elettroniche• Libro Unico del lavoro• Libro giornale e libro degli inventari • Scritture ausiliare contenenti elementi

patrimoniali e reddituali. • Scritture ausiliare di magazzino.• Registro dei beni ammortizzabili. • Bilancio d’esercizio composto da stato

patrimoniale, conto economico e notaintegrativa.

• Registri prescritti ai fini Iva (registrodegli acquisti, registro dei corrispettivi,registro delle fatture emesse).

processo di conservazione: un ulteriorevantaggio, che evita alle imprese di doversidotare internamente di personale, processie strutture costantemente aggiornate, affi-dando, invece, la gestione del processo aduna terza parte fidata, dotata delle caratte-ristiche per erogare i servizi richiesti dallanormativa (es. autorizzazione ad erogare fir-ma digitale e marca temporale come Certi-fication Authority).La terza parte fidata, responsabile della con-servazione in outsourcing, segue il seguen-te processo (fig. 1): • definizione dell’archivio sostitutivo;• ricezione da parte del cliente del flusso

dei documenti da sottoporre al processodi conservazione a norma nei vari forma-ti (analogici, informatici);

• acquisizione e memorizzazione dell’im-magine per i documenti analogici, even-

tuale conversione in formato statico nonmodificabile (es. PDF);

• apposizione della firma digitale e dellamarca temporale da parte del responsabi-le della conservazione;

• esecuzione del collaudo e di eventuali in-terventi correttivi;

• archiviazione del documento conservato;• trasferimento dei documenti su supporti

ottici di memorizzazione (CD, DVD), serichiesto;

• adempimenti fiscali periodici (es. genera-zione impronta annuale);

• collaudo periodico dell’archivio sostitutivo. Ai vantaggi già evidenziati, si aggiunge lapossibilità di un costante adeguamento alleevoluzioni tecnologiche e normative, garan-tito dal Responsabile della Conservazione,che si occupa inoltre di espletare le praticheperiodiche con l’Agenzia delle Entrate.


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I BENEFICI PER LE AZIENDE

La gestione in ambiente informatico dellamole di documentazione che quotidiana-mente le imprese producono offre grandiprospettive in termini di efficienza, effica-cia e trasparenza e permette di abbattere glisprechi e di moltiplicare i risparmi.Il quadro normativo alla base dei processiamministrativi totalmente digitali è sostan-zialmente completo; le tecnologie per la re-dazione, firma, protocollazione, trasmissio-ne e archiviazione dei documenti informa-tici sono adeguate; esistono già numerosiesempi che testimoniano il successo delleapplicazioni.I vantaggi sono evidenti:• eliminazione dei costi di stampa;• eliminazione del tempo destinato all’ar-

chiviazione e alle successive ricerche;• recupero degli spazi destinati agli archivi;

• drastica riduzione dei costi relativi allasicurezza della conservazione dei docu-menti;

• miglioramento della qualità e della dispo-nibilità delle informazioni.

La normativa consente inoltre alle aziendedi delegare, completamente o in parte, il

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FIGURA 1 - SCHEMA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE

Sistema Informativo Cliente

Documenti Conversione in pdf Firma del documento Controllo del documento

Masterizzazione

Backup INTESA

Archivio digitale

Documento consultabile su PC

Archivio cartaceo

FIGURA 2 - SCHEMA DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE A NORMA - RUOLI E ATTIVITÀ

Riversamenti diretti/sostitutivi

Conservazione sostitutiva Esibizione

Documentoinformatico sottoscritto

Documento analogico unico

Documento analogico non unico

Fattura elettronicaLibro Unico del lavoro

Polizze autografeLibro sociale (art. 2421 c.c.)ContrattiTitoli di credito (assegni,cambiali)

Fatture cartaceeFatture telematicheRegistro IVARicevute fiscaliGiornale bollatoLibri di cui all’art.2214c.c. (es. libro giornale)

Responsabile conservazione

PUBBLICO UFFICIALEper doc. analogici unici

e riversamenti sostitutivi

Memorizzazione Archiviazioneelettronica

Marca temporale

non deteriorabile (e, quindi, disponibile neltempo), in tutta la sua integrità ed autenti-cità, un documento.

Riversamento sostitutivoPrevede il trasferimento di uno o più docu-menti conservati da un supporto di memo-rizzazione ad un altro. Se non altera la rap-presentazione digitale dei documenti, si de-finisce ‘diretto’, altrimenti viene definito ‘so-stitutivo’. Il riversamento ‘diretto’ è parago-nabile al backup di un file, mentre quello ‘so-stitutivo’ consente l’aggiornamento tecnolo-gico dell’archivio, quando non sia possibileo conveniente conservare il formato dellarappresentazione digitale dei documenti.

EsibizioneL’esibizione è l’operazione che consente dirintracciare, leggere, visualizzare (eventual-mente anche per via telematica) un docu-mento conservato e di ottenere l’eventualecopia su supporto cartaceo.

di acquisizione ottica, ai sistemi di postaelettronica, ai fax server, ecc.)

Archiviazione elettronicaSi tratta del processo di memorizzazione,su qualsiasi supporto idoneo, di documentidigitali, anche informatici, univocamenteidentificati mediante un codice di riferimen-to (e, quindi, presenti in un sistema di ge-stione documentale).

Conservazione sostitutivaÈ il processo di conservazione digitale ef-fettuato con le modalità previste dalla Deli-berazione 42/2001, finalizzato a rendere I

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IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE

Il processo di conservazione, in generale, èfinalizzato a rendere un documento (sia in-formatico che analogico) non deteriorabilee, quindi, disponibile nel tempo in tutta lasua integrità e autenticità.Di seguito uno schema logico dei processidi archiviazione e conservazione, da cui sievidenziano 5 fasi di trattamento del docu-mento: memorizzazione, archiviazioneelettronica, conservazione sostitutiva, river-samento sostitutivo, esibizione.Il processo di conservazione avviene me-diante le modalità di memorizzazione susupporto leggibile nel tempo di un docu-mento in un formato statico e non modifi-cabile (come da Delibera CNIPA 11/2004)

e termina con la sottoscrizione elettronica(firma digitale) e l’apposizione della marcatemporale da parte del responsabile dellaconservazione. Dopo questa operazione,non è più necessario conservare la copiacartacea del documento.La conservazione deve essere effettuata concadenza almeno quindicinale per le fattureelettroniche e annuale per i restanti docu-menti. Il processo può essere affidato, tuttoo in parte, ad altri soggetti (pubblici o pri-vati), che sono tenuti ad osservare quantoprevisto dalla normativa in vigore e dallesue evoluzioni. Il processo di conservazio-ne può essere limitato a una o più tipologiedi documenti e scritture analogici, purchésia assicurato l’ordine cronologico e non visia soluzione di continuità per ogni perio-do di imposta.

LE FASI DEL PROCESSO DI CONSERVAZIONE

MemorizzazioneÈ il processo di acquisizione del documen-to, dipendente dal supporto originale di par-tenza del documento stesso (dai dispositivi

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Il processo di conservazione elettronica (...) prendeavvio con la memorizzazione, su supporti ottici o altriidonei supporti, dei documenti ed eventualmente anchedelle loro impronte (...) (nei casi di documentiinformatici) o della relativa immagine (nei casi didocumenti analogici) e termina, in entrambi i casi, conl’apposizione della sottoscrizione elettronica e dellamarca temporale sull’insieme dei documenti o suun’evidenza informatica (ossia, una sequenza di bitoggetto di elaborazione informatica) contenentel’impronta o le impronte dei documenti o di insiemi diessi (articoli 3, comma 2 e 4 del decreto).Decreto Ministeriale 23 gennaio 2004 (Roma, 6dicembre 2006)

FIGURA 3 - CONSERVAZIONE DI UN DOCUMENTO INFORMATICO

Archiviazioneelettronica

Riversamentosostitutivo

Esibizione

Conservazionesostitutiva

PubblicoUfficiale

Responsabileconservazione

Documentoinformatico sottoscritto

Marca temporale+ firma digitale

al processo di conservazione sostitutivae delle copie di sicurezza dei supporti dimemorizzazione;

6. richiedere la presenza di un pubblico uf-ficiale, nei casi in cui sia previsto il suointervento;

7. definire e documentare le procedure darispettare per l’apposizione della marcatemporale;

supporti ottici e gestisce le procedure disicurezza e di tracciabilità che ne garan-tiscono la corretta conservazione, ancheper consentire l’esibizione di ciascun do-cumento conservato;

2. gestire il sistema nel suo complesso e ga-rantire l’accesso alle informazioni, archi-viando e rendendo disponibili, relativa-mente ad ogni supporto di memorizza-zione, le seguenti informazioni: descri-zione del contenuto dell’insieme dei do-cumenti; estremi identificativi del re-sponsabile della conservazione; estremiidentificativi delle persone eventualmen-te delegate dal responsabile della conser-vazione, con indicazione dei compiti adesse assegnati; indicazione delle copie disicurezza;

3. verificare la corretta funzionalità del si-stema e dei programmi utilizzati;

4. adottare le misure necessarie per la sicu-rezza fisica e logica del sistema preposto I

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GLI ATTORI DEL PROCESSO: IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE

La procedura di conservazione termina conl’apposizione, da parte del responsabiledella conservazione, della firma elettronicaqualificata (sottoscrizione elettronica) e del-la marca temporale sul documento o sul-l’insieme dei documenti, “ovvero su un’e-videnza informatica contenente l’improntao le impronte dei documenti o di insiemedi essi” (articolo 3, comma 2 del decreto).Il procedimento di conservazione sostituti-va può essere affidato, in tutto o in parte,ad altri soggetti, pubblici o privati, i qualisono tenuti ad osservare quanto previstodalla deliberazione (CNIPA 11/2004 art. 5,comma 3).Il Responsabile della conservazione ha ilcompito di svolgere le seguenti attività:

1. attestare il corretto svolgimento del pro-cesso di conservazione.Il responsabile definisce le caratteristichee i requisiti del sistema di conservazionein funzione della tipologia dei documen-ti (analogici o informatici) da conserva-re, della quale tiene evidenza. Organiz-za conseguentemente il contenuto dei

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FIGURA 4 - CONSERVAZIONE DI UN DOCUMENTO ANALOGICO NON UNICO

Memorizzazione


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Responsabileconservazione Pubblico Ufficiale

Documento analogico non unico


FIGURA 5 - CONSERVAZIONE DI UN DOCUMENTO ANALOGICO UNICO

Memorizzazione


Esibizione



Responsabileconservazione

Documento analogico unico


+ Pubblico Ufficiale

Pubblico Ufficiale

vazione, la relativa sottoscrizione elettroni-ca e la marca temporale. Mediante un prov-vedimento in via di definizione, le Agenziefiscali indicheranno gli ulteriori dati da co-municare unitamente a quelli precedenti e,di fatto, stabiliranno le regole di creazionedell’impronta e le modalità di consegna.Le Agenzie stesse renderanno disponibileper via telematica la ricevuta della comuni-cazione effettuata e il relativo numero diprotocollo.

copie dei documenti di cui ha in depositogli originali.

LA COMUNICAZIONE ALLE AGENZIE FISCALIEntro il mese successivo alla scadenza deitermini per la presentazione delle dichiara-zioni tributarie, deve essere trasmessa allecompetenti Agenzie fiscali l’impronta del-l’archivio informatico oggetto della conser- IN

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8. verificare periodicamente, con cadenzanon superiore ai cinque anni, l’effettivaleggibilità dei documenti conservati,provvedendo (se necessario) al riversa-mento diretto o sostitutivo del contenutodei supporti.

GLI ATTORI DEL PROCESSO: IL PUBBLICO UFFICIALE

È una figura indispensabile per ultimare ilprocesso di conservazione dei documentianalogici originali unici, nonché per effet-tuare il riversamento sostitutivo come indi-cato ai sensi dell’articolo 3, comma 2 “se il

processo di riversamento sostitutivo ha peroggetto un documento informatico sotto-scritto (art.10, commi 2, 3), è prevista l’ul-teriore apposizione del riferimento tempo-rale e la sottoscrizione elettronica da partedel Pubblico Ufficiale”.Il Pubblico Ufficiale attesta la conformità diquanto memorizzato al documento di ori-gine; di conseguenza, deve obbligatoria-mente partecipare al processo di:1. conservazione elettronica di documenti

analogici originali unici;2. riversamento sostitutivo dei documenti.Hanno il ruolo di ‘Pubblico Ufficiale’ il no-taio, il cancelliere, il segretario comunale eil funzionario incaricato ad autenticare le

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FIGURA 6 - CONSERVAZIONE A NORMA DELLE FATTURE

Apposizione firma digitale e riferimento

temporale

Emissione fatturae notifica

Conservazionea norma di legge

Adempimentifiscali ed esibizione

Ciclo attivo(EIP)

Ciclo passivo(EIA)

EIP: Electronic Invoice PresentmentEIA: Electronic Invoice Acquisition

Flusso delle attività di fatturazione elettronica e conservazione a norma dei documenti

* Obbligatorio solo per fattura elettronica

Conversione formato fattura

Acquisizionefattura

Verifica fattura e integrazione

contabileConservazione

a norma di legge*Adempimenti

fiscali ed esibizione

FIGURA 7 - CONSERVAZIONE A NORMA DI SCRITTURE E REGISTRAZIONI CONTABILI

CLIENTE

Libro giornaleRegistro IVA Acquisti/VenditeRegistro IVA Acquisti/Vendite CEEMastro contabileRegistro Liquidazione IVAGiornale magazzinoValorizzazione magazzinoRegistro tentata venditaBilancioBilancio CEELibro cespitiFrontespizio INTRA CEE

SpoolTXTPDF

INDICIAnno,

Periodo,Tipo

RESPONSABILE CONSERVAZIONE

1. Acquisizione documento2. Normalizzazione (vs. PDF+indici)3. Messa in conservazione4. Creazione supporto

L’adozione della soluzione di conservazio-ne a norma ha portato a BENNET i seguentibenefici:• abbattimento dei costi di stampa e di ar-

chiviazione dei documenti;• integrazione ciclo passivo con erp azien-

dale;• costante adeguamento alle evoluzioni

tecnologiche e normative, garantito dalResponsabile della Conservazione in out-sourcing;

• costi dipendenti dai volumi gestiti e dallaloro dinamica di crescita/riduzione;

• tempi di realizzazione ridotti.

La case history di BENNET è tratta dal libro“Dematerializzazione dei documenti con-tabili e fiscali” di F. Campomori, edito da IlSole 24 Ore (2006).

La soluzione adottata da BENNET ha previ-sto l’adozione di un sistema di gestione elet-tronica dei documenti, basato su una piat-taforma software installata presso la propriasede e l’affidamento in outsourcing dellaconservazione a norma dei documenti auna terza parte fidata, che gestisce l’archi-viazione interfacciandola con il sistema ge-stionale aziendale. Il progetto ha previsto:• L’installazione della piattaforma di Ge-

stione Documentale.• La definizione della tipologia di docu-

menti e dei flussi documentali.• L’interfacciamento della piattaforma di

Gestione Documentale con il servizio diConservazione a norma.

• La formazione del personale tecnico e de-gli utenti del sistema.

• L’avvio in esercizio della soluzione.

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CASE HISTORY: LA CONSERVAZIONE A NORMA DI BENNET

Il Gruppo BENNET rappresenta uno deglioperatori più importanti nell’ambito dellagrande distribuzione organizzata del NordItalia. Nasce nel 1964 a Como e dopo averconsolidato la sua presenza in maniera for-te in Lombardia, si espande in Piemonte, in

Emilia Romagna, in Veneto, in Friuli Vene-zia Giulia e in Liguria. La leadership delGruppo è confermata dalla costante cresci-ta degli ultimi anni:• oltre 8.000 dipendenti;• 61 ipermercati in Italia, 44 gallerie com-

merciali con più di 800 negozi;• un giro di affari di 1.800 milioni di euro

circa.Nell’ottica di costante rinnovamento e mi-glioramento dell’efficienza aziendale, BEN-NET aveva espresso l’esigenza di:• gestire in modo elettronico i documenti

aziendali (ciclo attivo, ciclo passivo), or-ganizzandoli secondo un flusso che neconsentisse la consultazione semplice edimmediata da parte di tutte le funzioniaziendali;

• archiviare e conservare a norma di leggela documentazione valida ai fini fiscali,creando un collegamento fra i documentiarchiviati elettronicamente e il sistema ge-stionale.

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FIGURA 8 - IL PROGETTO BENNET: CONSERVAZIONE A NORMA, ARCHITETTURA LOGICA

SISTEMAGESTIONALE

BENNET

Fatture clientiLibri contabili

Fatture fornitoriBolle fornitori

SAL/Fogli di lavoro

Invio supporti ottici a BENNET

Ricezione documenti

Generazione supportiottici

Conservazione a norma

PDF/TIFF

GLOSSARIO

Archiviazione digitaleProcesso di memorizzazione, su un qual-siasi idoneo supporto, di documenti digita-li, anche informatici, univocamente identi-ficati mediante un codice di riferimento, an-tecedente all’eventuale processo di conser-vazione.(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)

Documento analogicoDocumento formato utilizzando una gran-dezza fisica che assume valori continui, co-me le tracce su carta (esempio: documenticartacei), come le immagini su film (esem-pio: pellicole mediche, microfiche, micro-film), come le magnetizzazioni su nastro(esempio: cassette e nastri magnetici audioe video). Si distingue in documento origi-nale e copia.(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)

Documento analogico originaleDocumento analogico che può essere uni-co oppure non unico se, in questo secondocaso, sia possibile risalire al suo contenutoattraverso altre scritture o documenti di cuisia obbligatoria la conservazione, anche inpossesso di terzi.(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)

Documento digitaleTesti, immagini, dati strutturati, disegni, pro-grammi, filmati formati tramite una grandez-za fisica che assume valori binari, ottenuti

attraverso un processo di elaborazione elet-tronica, di cui sia identificabile l’origine. (rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)

Documento informaticoDocumento digitale sottoscritto con firmadigitale ai sensi dell’articolo 8 del Testo uni-co approvato con decreto del Presidentedella Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445e del decreto del Presidente del Consigliodei Ministri 8 febbraio 1999 e successivemodificazioni.(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)

EsibizioneOperazione che consente di visualizzare undocumento conservato e di ottenerne copia (rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)

Riversamento direttoProcesso che trasferisce uno o più documen-ti conservati da un supporto ottico di memo-rizzazione ad un altro, non alterando la lororappresentazione digitale. Per tale processonon sono previste particolari modalità.(rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)

Riversamento sostitutivoProcesso che trasferisce uno o più docu-menti conservati da un supporto ottico dimemorizzazione ad un altro, modificandola loro rappresentazione digitale. Per taleprocesso sono previste le modalità descrittenell’articolo 3, comma 2, e nell’articolo 4,comma 4, della presente deliberazione. (rif. Deliberazione AIPA n.42/2001)

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La conservazione a norma dei documenti

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