Knos - Conservazione Sostitutiva on site
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Knos è la soluzione di gestione documentale che comprende un modulo per permetterti di attuare il processo di Conservazione Sostitutiva dei documenti contabili a norma di legge e eliminare il cartaceo! E' integrabile con qualsiasi software gestionale: leggi il documento!
Transcript of Knos - Conservazione Sostitutiva on site
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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
I documenti contabili e fiscali rappresentano circa l’80% dei documenti prodotti da un’azienda, dunque
rappresentano anche il maggior costo di gestione documentale.
Se l’azienda può liberamente scegliere di gestire in modalità completamente elettronica la documentazione
generica, i documento contabili e fiscali invece, per essere legalmente validi (opponibili ai terzi) richiedono
maggiore attenzione. Ma la regola è semplice: se il documento elettronico viene trattato secondo le norme della
“conservazione sostitutiva a norma” si può eliminare il cartaceo; la prassi informatica della conservazione
sostitutiva a norma assicura insomma al documento elettronico il valore legale normalmente attribuito al cartaceo,
che potrà dunque essere dematerializzato.
La conservazione sostitutiva può essere effettuata per diverse tipologie di documenti aziendali:
Documenti fiscali obbligatori: fatture e note credito, libri contabili (registri IVA, libro giornale, registro
cespiti, registro lettere d’intento)
Documenti fiscali ausiliari: ordini, DDT, mastrini e schede contabili
Documenti del personale : libri paga, libri matricola, cedolini, CUD, rilevazione presenze
Documenti generici: contratti, corrispondenza,telegrammi, dichiarazioni, ecc.
La conservazione sostitutiva ha quindi legalizzato il documento informatico, equiparandolo a quello cartaceo.
Particolarmente importante è infatti la validità giuridica nel tempo, che assolve all’obbligo di conservazione pluriennale, garantita dalla marcatura temporale.
Il processo di Conservazione Sostitutiva disponibile in KNOS è finalizzato a rendere un
documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità. Il processo di conservazione è successivo a quello di archiviazione elettronica .
KnoS trasferisce in Conservazione Sostitutiva i documenti archiviati mediante opportune procedure che verranno di seguito dettagliate.
Successivamente archivia i file su supporto non riscrivibile oppure in una directory del file system. I documenti conservati in modo sostitutivo potranno essere richiamati e consultati in Knos, ma non più modificabili
o cancellabili.
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Il processo di conservazione sostitutiva
Secondo i dettami della deliberazione CNIPA N.11 del 2004, la conservazione sostitutiva di documenti
informatici e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene attraverso la memorizzazione in supporti idonei
(anche non ottici ma che garantiscano la leggibilità nel tempo) e si esaurisce con l’apposizione della firma digitale
e del riferimento temporale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento
del processo.
Il responsabile della conservazione comunica successivamente per via telematica all’Agenzia delle Entrate
l’impronta dell’archivio informatico (sul quale è stata apposta la firma digitale e la marca temporale) dei documenti
rilevanti ai fini tributari oggetto della conservazione, nonchè la marca temporale.
La comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico contiene fra l’altro:
I dati identificativi del del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, del soggetto
eventualmente delegato dal responsabile della consevazione
L’elenco dei documenti cui l’impronta si riferisce
L’indicazione del luogo in cui è conservata l’evidenza informatica da cui è stata generata l’impronta
dell’archivio
La marca temporale apposta all’archivio
La comunicazione verrà trasmessa tramite il servizio telematico Entratel o Fisconline entro il quarto mese
successivo alla scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi dell’anno a cui si riferiscono i documenti
da conservare.
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Gli STEP da seguire su Knos saranno dunque i seguenti:
1. Archiviazione su KNOS dei documenti;
2. Selezione delle pubblicazioni da inviare in Conservazione sostitutiva;
3. Avvio del processo di Conservazione sostitutiva che si compone delle seguenti fasi:
Il file (definito “lotto”) contenente l’archivio oggetto di conservazione sostitutiva viene firmato
digitalmente; il lotto può comprendere più documenti (per es. i pdf delle fatture emesse) oppure anche
solo un documento (per es. il pdf della stampa del libro giornale); la firma digitale viene apposta a tutti
i documenti del lotto;
Al lotto firmato viene applicata una funzione di Hash al fine di generare l’ impronta dei documenti in
esso contenuti;
Al lotto viene applicata la marca temporale;
I file vengono archiviati su supporto non riscrivibile o su una specifica directory del file system;
4. Generazione automatica della comunicazione in formato Xml, inserendo negli appositi campi l’impronta
generata sul file e la marca temporale;
5. Invio a Entratel della comunicazione, previo controllo con l’apposita procedura fornita dall’Agenzia delle
Entrate;
6. Dematerializzazione dei documenti cartacei.
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Nordest Informatica srl
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