Kelyan, specializzata in soluzioni che miglioranol’efficienza e il costo dei processi aziendali

presenta

Soluzione Cloud completa e modulare per la gestione e la dematerializzazione dei documenti.

ERP

I processi rappresentano quello che realmente viene fatto in un’azienda. Innovarli, quindi, è la strada giusta per incrementare la competitività.

Utilizzando tecnologie proprie e di terze parti, Kelyan ha sviluppato una serie di già pronti ad innovare ed“Servizi Atomici” in Cloud integrare i processi nei vari ambiti aziendali e anche in mobilità.

La gestione documentale entra in questa strategia globale.E così Kelyan ha creato , una soluzione che raggruppaK-Filestutti i Servici Atomici che servono a soddisfare le esigenze di . trasporto, archiviazione e ciclo di vita dei documenti

Il focus sui processi aziendali e la loro integrazione

ONE VISION Kelyan

K-Files

La soluzione completa per la gestione e la dematerializzazione dei documenti

K-Files è una suite modulare di servizi: il cliente può avvalersi di ogni singolo servizio in modo autonomo e indipendente rispetto al completo flusso documentale. Ad esempio:

basta accendere alcuni servizi relativi al per ridurre sensibilmente le risorse necessarie in contabilità fornitoriciclo passivo o accendere l’app per gli per autorizzare e firmare documenti fuori ufficio utenti in mobilità o ancora accendere i servizi di per liberare spazio Conservazione Sostitutiva dagli archivi cartacei, in piena conformità alle normative vigenti.

Nel tempo, il cliente può decidere dieffettuare integrazioni o modificare la tipologia di servizio.

PROCESSI DI FIRMA

UTENTI IN MOBILITÀ

K-Files Portable Libro Firma

CICLO ATTIVO

PortaleDocumen�

Mail Fax PECPostaIbridaScansione Barcode

ScrivaniaDigitale

CICLO PASSIVO

Il cuore di K-Files

Document Management System Motore a Regole

DocumentoInforma�co

Portale Ges�one Servizi

Web ServicesServizio

Conteggio PagineERP

BUSINESS PROCESSMODELING (BPM)

K-Flow

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

K-Sost

Qualificata Massiva

Remota

Il modello di business proposto da Kelyan va incontro alle nuove esigenze degli imprenditori anche dove è necessario automatizzare i flussi dei documenti. L’architettura di K-Files permette di archiviare digitalmente, in piena sicurezza, grandi quantità di documenti, . senza dover investire in costose infrastruttureInoltre, K-Files è erogato in modalità On Demand, il che permette di: i servizi che servono alla riduzione dei costi dei processiattivare subito in base ai documenti effettivamente archiviati.pagare a consumo

Il concetto On Demand anche in K-Files

Bassi investimenti iniziali e costi proporzionali ai benefici

K-Files Le funzionalità di base

Integrabile con i principali sistemi gestionali presenti sul mercato, sfrutta le migliori tecnologie per permettere:K-Files di preparare, normalizzare, elaborare, indicizzare documenti prima della loro archiviazione di creare classificazioni dinamiche e pratiche organizzate in base alle esigenze dell’utente che avrà necessità di consultarle di trovare i documenti in modo veloce e a seconda delle profilazioni e filtri stabiliti attraverso diverse possibilità di ricerca di creare regole specifiche attraverso l’analisi dei documenti stessi per distribuirli all’interno o all’esterno dell’azienda.

Motore a Regole

DISTRIBUZIONE

Web Services

Mail

Fax

PEC

PostaIbrida

Scansione

ACQUISIZIONE

Mail

Fax

PEC

PostaIbrida

ERP/CRM, altri Data Base

Document Management System

Full Text o per Chiavi

RICERCA

Applicazioni legacy già in uso in azienda

Web Services

K-Files Portable + Browser

K-Files: meno costi, più efficienza, velocità e trasparenza, maggior controllo e sicurezza, minore impatto ambientale.

CICLO ATTIVO La Distribuzione dei Documenti

ERP

Archiviazione

Internet Data Center

Delivery

Autorizzazione invio

Firma

ConservazioneSostitutiva

Oggi, circa il 95% delle fatture clienti vengono inviate in formato cartaceo, il che comporta numerose attività manuali nei processi di produzione, distribuzione ed archiviazione dei documenti.

Per l'azienda, questo implica: elevato tasso di errore nella gestione delle fatture costi elevati di stampa e di materiali di consumo costo elevato per la distribuzione e l’archiviazione ritardi nel recupero dei crediti insoddisfazione dei clienti.

La completa automazione del ciclo attivo tramite il di questi problemi.Portale Documenti K-Files risolve

Ogni fattura è archiviata automaticamente e portata in Conservazione Sostitutiva a norma di legge. Niente più carta.

Permette ai clienti certificati di visionare e scaricare i documenti via web, in totale sicurezza e conformemente alle norme per la privacy. Ciò diminuisce i costi ed elimina i tempi di consegna a mano.

Perché scegliere il Portale Documenti

Riduce i costi di invio e conservazione della fatture a pochi centesimi cadauna, facendo risparmiare anche moltissimo tempo al personale addetto (dal 15 al 30% delle ore uomo).

Rende possibile la distribuzione automatica e multicanale dei documenti tramite PEC, E-mail, Fax e Postalizzazione.

Consente di attuare, sui clienti, strategie di incentivazione alla scelta dei canali più convenienti. Ad esempio: la PEC, oltre adessere più sicura di una raccomandata A/R, è 80 volte meno costosa rispetto alla posta tradizionale. Inoltre, garantisce la data certa di ricezione della fattura, necessaria per determinarne la data di scadenza.

PortaleDocumen�

CICLO PASSIVO La Dematerializzazione dei Documenti

Il ciclo passivo è un processo critico perché comporta: differenti formati/canali di ricezione delle fatture tempi lunghi per la registrazione e riconciliazione rischi di errori umani in fase di registrazione tempi lunghi per l’approvazione pagamento archiviazione cartacea non organica e costosa.

Attraverso la di K-Files, è possibile Scrivania Digitale automatizzare il processo di acquisizione, registrazione, controllo ed inserimento in prima nota delle fatture passive.

Il tutto indipendentemente dalla numerosità dei documenti e dal modo in cui si ricevono dai fornitori. Scrivania Digitale rende digitale ciò che è cartaceo e mantiene digitale ciò che già lo è.

Protocollo in ingresso

Approvazione pagamento

Archiviazione

Internet Data Center

ConservazioneSostitutiva

Ricezione Fatture

Registrazione

Perché scegliere la Scrivania Digitale

I componenti di riconoscimento dei caratteri e analisi semantica e l’interfaccia ad elevata usabilità semplificano al massimo le attività di digitalizzazione e classificazione dei documenti. I documenti possono essere maneggiati come se fossero su carta tramite semplici gesti sul touch screen.

Il sistema memorizza le eventuali correzioni derivanti dall’operatore per future interpretazioni ed indicizzazioni.

Gli automatismi e l’esperienza di tipo tattile velocizzano i processi, permettono una forte riduzione degli errori, dei costi e anche del personale addetto, con minimi sforzi di formazione.

Per particolari esigenze, possono essere associate ai documenti

informazioni aggiuntive, come la Firma Digitale o il Protocollo IVA.

Il documento validato è archiviato digitalmente e può essere successivamente portato in Conservazione Sostitutiva.

Il tutto all’interno del . Cloud Kelyan

SRL

SRL

ScrivaniaDigitale

BUSINESS PROCESS MODELING La Gestione Automatizzata dei Processi

Kelyan propone un sistema evoluto che permette al personale di lavorare con una produttività mai sperimentata prima: . K-Flow

Accessibile attraverso un qualsiasi web browser, consente di creare e modificare i processi disegnandoli facilmente, proprio come si disegna sulla carta un diagramma di flusso.

L’allineamento immediato degli strumenti software per l'esecuzione operativa dei processi e la gestione dei documenti consente di supportare con agilità le evoluzioni del business aziendale.

Processo Recupero dei Credi� Processo Richiesta di Acquisto Processo Protocollo in Ingresso Processo Determine

Apertura Pratica di Recupero Crediti Assegnazione del Protocollo Apertura Pratica Determine

Chiusura Pra�ca Chiusura Pra�ca RDA Chiusura Processo Protocollo Chiusura Pra�ca

Apertura Pratica di RDA

Gestione SollecitiUfficio Recupero Crediti

Ufficio Commerciale Uffici Tecnici

Visite - Mail/PEC Piano di Rientro

Pratica all’Uff. Legale Recupero del Credito

Assegnazione Attività all’ufficio competente

Attività sul Cliente

Azioni sul Cliente

Compilazione RichiestaUtente Interno Uff. Corrispondenza/Protocollo

Proposta di DeterminaUfficio competente

Resp. di Funzione Processo di FirmaScansione

Documento CartaceoIndicizzazione Dirigente competente

Ufficio Acquisti Verifica dei prezzie del Fornitore

Assegnazione Documentoal Destinatario

Ricevuta Ufficio Ragioneria

Caricamento Ordine sul sistema ERP

Richiesta di Firma alResponsabile competente Firma

Dirigente Uff. Ragioneria Processo di Firma

Accettazione Acquisto Distribuzione Impegno di Spesa

Ordine Fornitore Processo di Firma Approvazione Determina

Approvazione del Responsabile

Emissione Ordine al Fornitore

Dematerializzazione

AssociazioneProtocollo Univoco

Processo di Firma

Approvazione del Dirigente

Valutazioni EconomicheCapitolo di Spesa

Archiviazione Registro delle Determine

Approccio grafico ed intuitivo

Perché scegliere K-Flow

Permette la diretta importazione ed elaborazione dei dati provenieni dal sistema gestionale.

Consente di mappare ed aggiornare i processi con semplicità e in piena autonomia, con minimi sforzi formativi.

Consente la rapprensentazione dell’organizzazione, con gli uffici coinvolti nel processo, le tipologie ed i flussi documentali.

La massima visibilità e il controllo delle azioni intraprese velocizzano i processi e rendono più efficienti le prestazioni.

In ogni momento, è possibile tracciare lo stato di avanzamento del processo e l’ufficio coinvolto. La facilità di accesso e condivisione delle informazioni migliora la comunicazione interna e riduce i tempi di svolgimento delle pratiche.

Attraverso K-Flow, é possibile eliminare tutti i documenti cartacei previsti per i vari processi interni e rendere automatico qualsiasi flusso documentale che richieda compilazione, notifica, autorizzazione ecc. Anche in mobilità.

K-Flow

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA L’Archiviazione a Norma di Legge

Con K-Files, i nuovi documenti fiscali vengono già prodotti in formato elettronico e possono essere inviati in Conservazione Sostitutiva. La procedura assicura a vita:

la disponibilità del documento• la sua integrità nella forma e nel contenuto• la sua autenticità e la validità ai fini legali e fiscali, attestata dall’apposizione •

della marca temporale e della firma digitale.

Inoltre, la Conservazione Sostitutiva consente di eliminare i costi di affitto e manutenzione di spazi per l’archiviazione, che possono essere anche considerevoli vista la mole di documenti che, per legge, devono essere conservati per molti anni.

Kelyan, avvalendosi di personale altamente specializzato e di avanzati supporti i, propone , il servizio di tecnologici e informatic K-Sost Archiviazione a Norma

di Legge con Delega della Responsabilità per l’intero processo di conservazione.

Perché scegliere K-Sost con Delega

Come modulo di SostK-Files, K- esegue automaticamente la procedura di conservazione, da capo a piedi:

Sistemi Ges�onali

K-Files ca�ura i documen�

e li invia a K-Sost

K-Sostappone la

Firma Digitalee la marcatemporale

K-Sost genera i lo� per la

conservazionecon la frequenza

concordata

L’architettura di K-Sost, con console accessibile via web browser, consente il monitoraggio dell’intero processo.

I lotti sono memorizzati su sistemi di storage ad alta capacità ed affidabilità, il cui contenuto viene automaticamente replicato, tra sito principale e sito di disaster recovey (ad oltre 100 km di distanza).

I supporti ottici consegnati ai clienti sono autoconsistenti e consultabili senza necessità di software addizionale.

Kelyan pensa a tutto:

Rilasciato in copia al cliente nell’ambito del servizio. In caso di controllo, il cliente deve solamente presentare la copia, evidenziando le deleghe di responsabilità di Kelyan (il luogo di conservazione delle scritture è il Data Center)

Gestione e verifica periodica

dell'archivio sostitutivo

Riversamento sostitutivo,

qualora richiesto

Esibizione dei documenti a fronte di richieste del

cliente o delle autorità competenti

Produzione del Manuale di Conservazione

Sostitutiva Certificato

K-Sost

Tu� i documen� ele�ronici presen� in K-Files possono essere firma� digitalmente. Kelyan propone la . Firma Digitale Remota

Il servizio perme�e di a�vare il processo di firma senza dover portare sempre con sé l’hardware di supporto (Smart Card, Token USB).

È possibile inoltre cer�ficare la data e l'ora esa�a in cui è avvenuta l'operazione di firma apponendo sul file firmato una marca temporale.

I documen� firma� possono essere automa�camente archivia�, invia�, porta� in conservazione ed inseri� in un processo approva�vo.

L’Autenticazione dei Documenti ElettroniciPROCESSI DI FIRMA

Possibilità di apporre firme digitali senza ver ricorrere all'installazione di hardware o software dedicato, eliminando dole problematiche legate all'incompatibilità di particolari dispositivi (lettori, smart card, ecc.).

Possibilità di sottoscrivere digitalmente documenti informatici via web, in condizioni di massima sicurezza.

Perché scegliere la Firma Remota

I certificati di firma risiedono in Internet Data Center su sistemi HSM (Hardware Security Module), caratterizzati da massimi livelli di sicurezza, resistenza ed efficienza. Non importano né esportano mai i dati, bensì li generano o distruggono direttamente al loro interno. In questo modo, la gestione e verifica della firma è ulteriormente assicurata.

Firma Remota

Qualificata

Massiva

Non presidiata. Permette di firmare documenti in maniera automatica senza la necessità di intervento da parte del titolare del certificato di firma digitale. Il certificato di firma rimane sempre attivo in attesa dei documenti da firmare.

Le modalità di attivazioneÈ una firma presidiata. Permette di apporre firme su documenti singoli o multipli, ma sarà sempre attivata da un’azione dell'utente. Al momento della firma da parte del titolare del certificato, verrà richiesto di inserire username, password e un'ulteriore credenziale di autenticazione forte quale quella fornita da sistemi One Time Password (OTP), che verrà ricevuta via SMS, tramite App Smartphone, Token USB.

K-Files Portable Per avere sempre a portata di mano i documen� archivia� in K-Files, Kelyan propone l’App per iPad .K-Files Portable

Con i documen�:K-Files Portable, possono essere visualizzati, inviati per e-mail, inviati al Libro •

Firma per approvazione vengono organizzati in “scaffali” e “faldoni”, i quali possono essere •

creati e personalizzati per portare documenti personali ricevuti (ad esempio, tramite mail) che non sono stati archiviati in K-Files.

Quello che serve all’attività lavorativa anche fuori ufficioUTENTI IN MOBILITÀ

Libro Firma

Nel mondo del business, tablet e smartphone sono diventa� strumen� indispensabili di lavoro.

Per avere sempre con sé i documenti archiviati in K-Files anche in modalità offline.

Perché scegliere K-Files Portable

Facile organizzazione delle cartelline di lavoro in base agli appuntamenti programmati.

Servizio di Mobile Device Management incluso (protezione dei dati, gestione dell’App).

Alcuni documen� devono essere vista� e firma� da un responsabile, normalmente con esigenze di mobilità.

Kelyan me�e a disposizione un’applicazione del tu�o analoga al libro firma cartaceo, che u�lizza gli strumen� di Firma Digitale a�raverso un servizio web, accessibile da PC o tablet.

Il raccoglie in un’unica interfaccia verso il manager le autorizzazioni richieste dai diversi Libro Firmasistemi aziendali. Permette anche di apporre la Firma Digitale, con rispetto delle policies aziendali, in modo facile ed immediato su qualsiasi documento di business.

I·

Perché scegliere il Libro Firma

Rende le segreterie più efficienti e i manager meno vincolati alla presenza fisica in ufficio.

Riduce sensibilmente i tempi legati all’approvazione dei documenti.

Servizio di Mobile Device Management incluso (protezione dei dati, gestione dell’App).

www.kelyan.it800 199983

Kelyan opera da oltre trent'anni nel settore dell'Information Technology. Da più di 10, si è specializzata sui servizi in modalità Cloud e su soluzioni innovative che aiutano le aziende a creare efficienza di processo, liberandole per dedicare tutta l’energia alle loro attività strategiche, senza impegnare pesanti risorse per i tradizionali investimenti IT – a questo ci pensa Kelyan. Con sedi operative in Emilia Romagna, Piemonte, Lombardia e Veneto e copertura commerciale in tutta Italia, Kelyan conta sulla partnership con le migliori aziende di tecnologia informatica a livello mondiale. Dalla combinazione dei loro punti di forza con la visione e le competenze certificate di Kelyan nella gestione dei sistemi informativi aziendali, nascono soluzioni puntuali, indipendenti ed integrabili, pronte per portare consistenti vantaggi in termini di business. Questo è l’obiettivo di Kelyan, un’azienda il cui il valore aggiunto è apportato dall'esperienza, dal know-how e dalle capacità delle sue persone: specialisti nel rendere l’innovazione... semplice.