Invoice Reporting: i primi passi e le principali funzioniII. Scegliendo la variante “Kundennummer...

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Invoice Reporting: i primi passi e le principali funzioni

1 Login nella extranet Swisscom e in Invoice Reporting ......................................................................................................1 2 “eBill analisi”: la funzione di eBill integrata in Invoice Reporting ................................................................................1 3 Acquisire e rielaborare dati non elaborati ..............................................................................................................................6 4 Invio automatico dei giustificativi delle chiamate mensili per ogni collaboratore .............................................6 5 Attivazione di nuovi utenti ............................................................................................................................................................6 6 Altri video tutorial e i link corrispondenti in Internet ........................................................................................................7 7 Un confronto: gamma delle funzioni di Invoice Reporting Light e Premium ........................................................7 8 Domande e supporto .......................................................................................................................................................................7

1 Login nella extranet Swisscom e in Invoice Reporting

Aprire la extranet Swisscom al link successivo: https://extranet.swisscom.ch/invoicereporting ed

effettuare il login con il proprio nome utente e la password.

2 “eBill analisi”: la funzione di eBill integrata in Invoice Reporting

Appositamente per i nostri utenti eBill abbiamo ampliato Invoice Reporting con la nuova funzione

“eBill analisi”. Il servizio offre lo stesso report già disponibile con eBill. Gli utenti potranno quindi

lavorare come di consueto, continuando a elaborare i propri dati secondo le procedure già adottate.

https://extranet.swisscom.ch/invoicereporting

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1. La funzione “eBill analisi” è disponibile nel menu principale a sinistra. Basta fare clic sulla voce

“eBill analisi” per selezionarla.

2. A questo punto, selezionare il periodo di tempo desiderato. Si può scegliere il mese corrente, un

determinato numero di mesi passati o dei mesi separati.

3. Nel passaggio successivo è possibile scegliere tra due procedure:

I. Selezionare uno, diversi o tutti i numeri cliente da una lista predefinita

II. Inserire manualmente un determinato numero cliente

II I

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I. Fare clic su “Numero cliente” per poter visualizzare nel passaggio successivo tutti i

numeri cliente classificati nel proprio account Invoice Reporting. Selezionare uno o più

numeri cliente facendo clic sulla casella corrispondente. Per selezionare tutti gli elementi

disponibili basta fare clic sulla casella in alto.

Una volta effettuata la selezione, fare clic sulla freccia azzurra per trasferire i numeri scelti

in “Elementi selezionati”.

Nel passaggio successivo è possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

a. Reset: tutti gli elementi selezionati vengono resettati

b. Configura output in formato CSV: viene impostata la formattazione

c. Salva in Le mie analisi: i numeri di telefono selezionati vengono memorizzati nel

menu principale sotto forma di report fisso alla voce “Le mie analisi”. I report

salvati possono essere inviati via e-mail (un'ulteriore funzione automatica

inclusa nell'abbonamento) e vengono aggiornati ogni mese automaticamente

con i dati più recenti.

d. Richiedi in formato CSV: viene creato in background il report corrispondente

(file csv) che è quindi a disposizione nell’area di Download.

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Riguardo all’opzione c: Optando per la variante “salva in Le mie analisi” si può rinominare

il proprio report e inserire una descrizione.

A questo punto il report è disponibile nella sezione “Le mie analisi”. Se si desidera inviare la

valutazione ad una o più persone, è possibile inserire i rispettivi indirizzi e-mail alla voce “invia” e

inserire l’oggetto corrispondente. Scegliendo l’opzione “invio automatico”, il report verrà inviato

automaticamente ogni mese alle persone selezionate.

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Riguardo all’opzione d: scegliendo la variante “richiedi in formato CSV”, è possibile accedere al

report corrispondente facendo clic sulla relativa denominazione.

II. Scegliendo la variante “Kundennummer (Text-Filter)” [Numeri cliente (filtri testo)], si hanno a

disposizione le seguenti opzioni:

1. Inserire un numero cliente specifico. Esempio: 5.12345.10004

2. Inserire un numero cliente specifico e l’aggiunta “asterisco *”, che permette di integrare

nel report tutti i relativi Sublevel. Esempio: 5.12345.10*

3. Inserire il Toplevel. Esempio: 5.12345

Dopo aver inserito il numero cliente, facendo clic su “hinzufügen” [aggiungi] il numero selezionato

comparirà in basso. Se si desidera integrare altri numeri cliente nel report, basta eseguire di nuovo

la procedura illustrata fino a che tutti i numeri desiderati sono presenti nella sezione

“Kundennummer”.

Nel passaggio successivo si può procedere come indicato per l’opzione I: “Kundennummer”.

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3 Acquisire e rielaborare dati non elaborati

Vantaggi È possibile acquisire i dati di fatturazione e collegamento direttamente sotto forma di dati

non elaborati per poterli rielaborare nei propri sistemi in modo autonomo e flessibile.

Demo Raccolta dei dati non elaborati

4 Invio automatico dei giustificativi delle chiamate mensili per ogni collaboratore

Vantaggi Il calcolo delle spese viene strutturato in modo efficiente e le spese diminuiscono.

I collaboratori godono del pieno controllo e della massima trasparenza e vengono

sensibilizzati sul tema dell'utilizzo e dei relativi costi.

Si evita di sprecare carta rispettando l’ambiente.

I collaboratori che ricevono i giustificativi non avranno bisogno di Invoice Reporting.

Descrizione

delle

prestazioni

Cinque semplici passaggi per spedire automaticamente via e-mail ogni mese i giustificativi

delle chiamate personali ai collaboratori:

1. Esportazione della lista dei collaboratori.

2. Elaborazione di nome, cognome, indirizzo e-mail e numero di telefono.

3. Importazione della lista dei collaboratori in Invoice Reporting.

4. Inserimento dell’oggetto e del testo di accompagnamento per l’invio delle e-mail.

5. Definizione delle opzioni di spedizione (ad es. automatica a cadenza mensile) e invio.

Istruzioni

comunicazioni_per_ogni_collaboratore.pdf

5 Attivazione di nuovi utenti

Vantaggi Il MasterUser dell’azienda può attivare altri utenti e assegnare loro i relativi diritti.

Istruzioni

Extranet_Amministrazione-utenti.pdf

http://www.youtube.com/watch?v=fQH6n3trlkc&feature=youtu.be&hd=1

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6 Altri video tutorial e i link corrispondenti in Internet

7 Un confronto: gamma delle funzioni di Invoice Reporting Light e Premium

8 Domande e supporto

Ha delle domande su Invoice Reporting o desidera seguire un corso di formazione online? Saremo lieti di

assisterla al numero di telefono 0800 900 900.

Funzioni URL

Acquisizione di giustificativi singoli delle chiamate Giustificativi singoli delle chiamate

Filtrare un’area di numeri di selezione Area di numeri di selezione

Valutazione del volume dati mobile Volume dati mobile

Confronto tra Invoice Reporting e fattura cartacea Controllo della fattura cartacea

http://www.youtube.com/watch?v=BBkVNhNqyXQ&feature=youtu.be&hd=1http://www.youtube.com/watch?v=4TLUUSCewgk&feature=youtu.be&hd=1http://www.youtube.com/watch?v=sfGVfL_x9xI&feature=youtu.be&hd=1http://www.youtube.com/watch?v=nZfWPCYKYgc&feature=youtu.be&hd=1

Amministrazione utenti

Manuale per gli utenti

Amministrazione utenti - Manuale per gli utenti

Swisscom (Svizzera) SA

Grandi Aziende

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Telefono 0800 800 900

https://extranet.swisscom.ch

Controllo della versione

ID Doc. Manuale per gli utenti dell’eService “Amministrazione utenti” della Extranet Grandi Aziende

Versione 0.1x

Data di pubblicazione

22.02.2012

Valido dal 25.03.2012

Nome documento Benutzerhandbuch GenW v0.1.docx

Versione dell’applicazione

1.0.0

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Sommario

1 Introduzione.................................................................................................................................................................4 1.1 Obiettivo.................................................................................................................................................................... 4 1.2 Prodotto .................................................................................................................................................................... 4 1.3 Condizioni quadro per l’utilizzo ........................................................................................................................................ 4 1.4 Convenzioni utilizzate.................................................................................................................................................... 5

2 Panoramica dell’eService.................................................................................................................................................6 2.1 Avvio dell’eService........................................................................................................................................................ 6 2.2 Struttura dell’eService ................................................................................................................................................... 7

3 L'amministrazione utenti come Masteruser...........................................................................................................................8 3.1 Creare un nuovo utente .................................................................................................................................................. 9 3.2 Resettare la password ...................................................................................................................................................14 3.3 Amministrare i diritti di un utente ....................................................................................................................................15 3.4 Amministrare i contratti di un utente ................................................................................................................................16 3.5 Bloccare/sbloccare un utente..........................................................................................................................................17 3.6 Modificare i dati di un utente ..........................................................................................................................................18 3.7 Porre un termine alla validità di un utente..........................................................................................................................19 3.8 Cancellare un utente ....................................................................................................................................................21 3.9 Definire un sostituto.....................................................................................................................................................22

4 L’amministrazione utenti come utente.............................................................................................................................. 23 4.1 Modificare i dati utente .................................................................................................................................................24 4.2 Modificare la password ..................................................................................................................................................25 4.3 Schermata dei diritti ....................................................................................................................................................26 4.4 Schermata dei contratti.................................................................................................................................................27

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1 Introduzione

1.1 Obiettivo

La presente guida sintetica ha lo scopo di mostrare al Masteruser come è possibile creare o modificare utenti e amministrare i diversi diritti di accesso e contratti. Il manuale spiega inoltre all’utente standard come può visualizzare i propri diritti e modificare i propri dati personali.

1.2 Prodotto

L’amministrazione utenti consente al Masteruser di gestire in modo semplice e rapido gli utenti, i relativi diritti e i contratti. Il cliente nomina una persona (Masteruser) che amministra la Extranet Grandi Aziende dal lato del cliente. Il Masteruser è responsabile dell’amministrazione e dell’assegnazione dei diritti e dei contratti, inclusi i diritti di amministrazione ad altre persone (procuratori). Il Masteruser stabilisce in che misura tali persone devono poter utilizzare le funzionalità disponibili sulla Extranet Grandi Aziende. L’amministrazione si effettua per via elettronica tramite il servizio amministrazione utenti disponibile sulla Extranet Grandi Aziende.

Per ulteriori dettagli vedi http://www.swisscom.com/solutions/extranet_teilnahmebedingungen-leg0500.pdf

1.3 Condizioni quadro per l’utilizzo

Va considerato che l’amministrazione utenti può essere gestita solo dal Masteruser. Qualora un utente non abbia accesso a tutte le funzioni necessarie dovrà rivolgersi al Masteruser della propria azienda. Il Masteruser potrà assegnargli direttamente le relative autorizzazioni oppure rivolgersi al supporto tecnico della Swisscom (Svizzera) SA ai recapiti indicati sulla pagina di login della Extranet Grandi Aziende.

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http://www.swisscom.com/solutions/extranet_teilnahmebedingungen-leg0500.pdf



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1.4 Convenzioni utilizzate

Nell’ambito del presente manuale sono state utilizzate le seguenti convenzioni:

Descrizione/Aspetto Elemento/Contenuto

Indietro Pulsante / Button / Link a un nome o elemento

Attribuire diritti a un utente Voce di navigazione (link sotto l’elemento di navigazione)

Messaggio di errore Messaggi di errore generati dal sistema.

Nome pagina Nome di una pagina, di una schermata, di una maschera


2 Panoramica dell’eService

2.1 Avvio dell’eService

L’amministrazione utenti può essere avviata in diversi modi.

1. Con il link diretto all’applicazione: https://extranet.swisscom.ch/usermanagement/

2. Dopo il login nella Extranet o da qualsiasi eService selezionando Amministrazione utenti nell’header,

3. Oppure tramite il menù di navigazione Amministrazione Extranet \ Amministrazione utenti.

Figura 1: Schermata visualizzata al Masteruser all’avvio dell’applicazione


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https://extranet.swisscom.ch/usermanagement/

https://extranet.swisscom.ch/usermanagement/


2.2 Struttura dell’eService

La sezione sinistra dell’eService con le voci “Extranet Administration” e “I miei eService” viene definita “Menù di navigazione”.

La sezione all’estrema destra e i dati relativi al supporto tecnico costituiscono il cosiddetto “Related Content”.

Tra queste due sezioni c’è il “Main Content”, cioè la sezione principale dell’eService.

Figura 2: Portale - Navigazione


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3 L'amministrazione utenti come Masteruser

Quando un cliente accede all’amministrazione utenti, l’applicazione distingue due dieversi livelli di autorizzazione dal lato del cliente. Da un lato c’è “l’utente generico” (vedi a tale proposito il capitolo 4 L’amministrazione utenti come utente) e, dall’altro lato, il “Masteruser”.

Il compito del Masteruser è amministrare i propri utenti nella Extranet e agire nei confronti di swisscom come interlocutore primario per tutto quanto concerne la Extranet e gli eService.

Quando il Masteruser avvia l’amministrazione utenti, gli viene visualizzata la scheda “Utenti” all’interno della sua ditta (numero cliente). Partendo da quella schermata, il Masteruser può creare nuovi utenti, bloccare/attivare utenti esistenti, resettare la password degli utenti, modificarne le autorizzazioni e i contratti e cancellare utenti.

Figura 3: Amministrazione utenti come Masteruser


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3.1 Creare un nuovo utente

Il Masteruser può creare tutti gli utenti che desidera. L’operazione si effettua tramite i seguenti 4 passaggi.

Passaggio 1- Inserire l’utente

Creare l’utente: Sotto Ditte è possibile modificare tutti i dati rilevanti per la ditta.

Sotto Utente è possibile aggiungere un nuovo utente cliccando sul segno “più”.

Inserire i dettagli: Compilare i campi obbligatori dell'utente.

Durante l’inserimento bisogna prestare particolare attenzione al fatto che il nome utente e l'indirizzo e-mail non siano già esistenti. L’utilizzo dello stesso indirizzo e-mail per più utenti può causare problemi nella comunicazione con l’utente.

Il numero di cellulare è opzionale. Se non viene inserito, la password verrà inviata per e-mail, altrimenti viene inviata per SMS.

Figura 4: Effettuare l’inizializzazione di un nuovo utente


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La password iniziale può essere generata automaticamente semplicemente premendo un pulsante.

Esiste la possibilità di stabilire un termine per l’autorizzazione di un utente (a tale proposito vedi il capitolo 3.7 Porre un termine alla validità di un utente).

Cliccando su Salva l’utente viene creato.

Figura 5: Inserire i dettagli relativi all’utente

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Passaggio 2 - Assegnare i diritti all’utente

Dopo aver creato l’utente, il Masteruser può stabilire per quali eServices o quali funzioni di ogni eService egli desidera abilitare l’utente.

Cliccando su Modifica sotto Diritti al Masteruser viene visualizzato un riepilogo dei diritti disponibili. L’albero dei diritti permette di scoprire gruppi e selezionare determinati diritti.

L’utente ottiene il diritto

L’utente non ottiene il diritto

Cliccando su Applica, il Masteruser passa alla pagina successiva nella quale può confermare le modifiche effettuate.

Cliccando su Salva i diritti vengono modificati secondo le impostazioni effettuate.

Avvertenza: Al Masteruser vengono visualizzati solo i diritti che ha egli stesso a disposizione.

Figura 6: Assegnare i diritti

Figura 7: Riepilogo delle modifiche dei diritti

Passaggio 3 – Assegnare i contratti

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Sotto Contratti è possibile assegnare all’utente contratti per autorizzarlo ad accedere ai relativi dati di inventario.

Cliccando su Modifica appare una lista dei contratti per i quali il Masteruser dispone dell’autorizzazione. Selezionando un contratto lo si assegna all’utente. Deselezionando un contratto è possibile annullare l’assegnazione.

Figura 8: Modificare l’assegnazione dei contratti

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Passaggio 4 - Impostare la password dell’utente

Nel Riepilogo utenti o nei Dati utente il Masteruser può impostare una nuova password.

Come procedere: Nei Dati utente sotto Modifica dettagli selezionare Imposta password .

Ora all’utente verrà recapitato per e-mail il nome utente e, se è stato memorizzato un numero di cellulare, gli verrà inviata la password per SMS, in caso contrario anche la password gli verrà inviata per e-mail.

L’utente può quindi effettuare il login utilizzando i relativi dati di accesso e al primo login gli verrà chiesto di modificare la password impostata dal Masteruser con una personale.

Policy relativa alla password: La password per essere valida deve essere di almeno 8 caratteri, deve contenere almeno un numero, un carattere speciale e caratteri sia maiuscoli che minuscoli. Initial1$

Figura 9: Resettare la password sotto i Dati utente

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3.2 Resettare la password

Nel Riepilogo utenti o nei Dati utente il Masteruser può impostare una nuova password per l’utente o il Masteruser.

Come procedere: Cercare l’utente sotto Utenti e selezionare Imposta password oppure nei Dati utente sotto Modifica dettagli selezionare Imposta password.

Ora all’utente verrà recapitato per e-mail il nome utente e, se è stato memorizzato un numero di cellulare, gli verrà inviata la password temporanea per SMS, in caso contrario anch’essa gli verrà inviata per e-mail. Al primo login, all’utente verrà chiesto di impostare una nuova password.


Figura 10: Resettare la password nel Riepilogo utenti


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3.3 Amministrare i diritti di un utente

Il Masteruser può stabilire per quali eServices o quali funzioni di ogni eService egli desidera abilitare l’utente.

Cliccando su Modifica sotto Diritti al Masteruser viene visualizzato un riepilogo dei diritti disponibili. L’albero dei diritti permette di scoprire gruppi e selezionare determinati diritti.

L’utente ottiene il diritto

L’utente non ottiene il diritto

Cliccando su Applica, il Masteruser passa alla pagina successiva nella quale può confermare le modifiche effettuate.

Cliccando su Salva i diritti vengono modificati secondo le impostazioni effettuate.

Avvertenza: Al Masteruser vengono visualizzati solo i diritti che ha egli stesso a disposizione.

Figura11: Modificare l’assegnazione dei diritti

Figura 12: Riepilogo delle modifiche dei diritti


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3.4 Amministrare i contratti di un utente

Sotto Contratti è possibile assegnare all’utente contratti per autorizzarlo ad accedere ai relativi dati di inventario.

Cliccando su Modifica appare una lista dei contratti per i quali il Masteruser dispone dell’autorizzazione. Selezionando un contratto lo si assegna all’utente. Deselezionando un contratto è possibile annullare l’assegnazione.

Figura 13: Modificare l’assegnazione dei contratti


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3.5 Bloccare/sbloccare un utente

Nel Riepilogo utenti o nei Dati utente il Masteruser può bloccare o sbloccare l’utente.

Avvertenza: Lo stato attuale viene visualizzato nel Riepilogo utenti tramite il lucchetto e nei Dati utente nel relativo campo di stato.

Figura 14: Menù per bloccare/sbloccare un utente


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3.6 Modificare i dati di un utente

Nei Dati utente il Masteruser può modificare i dettagli di un utente.

Cliccando su Utenti nel menù di navigazione è possibile cercare l’utente desiderato. Cliccando su Dettagli è possibile visualizzare i dati dell’utente e modificarli sotto Modifica dettagli cliccando su Modifica. Cliccando su Salva si termina la procedura.

Figura 15: Ricerca utenti


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3.7 Porre un termine alla validità di un utente



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Sotto Dati utente il Masteruser può modificare i dati relativi a un utente e, se necessario, porre un termine alla validità dell’account utente.

Come procedere: Selezionare la data di scadenza o inserirla direttamente, al termine cliccare su Salva.

A partire dalla data inserita all’utente non sarà più consentito effettuare il login.

Figura 16: Porre un termine alla validità di un utente

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3.8 Cancellare un utente

Nel Riepilogo utenti o nei Dati utente il Masteruser può eliminare l’utente.

Come procedere: Cliccando su Elimina è possibile eliminare un utente. Inserendo una motivazione e cliccando su Sì si termina la procedura.

Figura 17: Eliminare un utente


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3.9 Definire un sostituto

Il Masteruser può modificare i propri dati e definire un sostituto che sarà visibile sulla Extranet per gli utenti della propria ditta.

Come procedere: Nel Riepilogo utenti il Masteruser può selezionare se stesso oppure cliccare sul proprio nome nell’header. Sotto Modifica dettagli, cliccando su Modifica è possibile modificare, oltre ai dati dell’utente, anche il campo commento e il sostituto del Masteruser. Cliccando su Salva si termina salvando le modifiche effettuate.

Avvertenza: Attraverso il sostituto non si delegano diritti. La definizione del sostituto ha solo scopo informativo. Affinché la funzione di sostituto possa essere effettivamente svolta, l'utente selezionato deve essere quindi obbligatoriamente definito come Masteruser con i relativi diritti.

Figura 18: Definizione di un sostituto da parte del Masteruser


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4 L’amministrazione utenti come utente

Quando è un utente generico ad avviare l'amministrazione utenti, gli viene visualizzata la pagina con i dettagli del suo account che poi può modificare direttamente. Tra i dati modificabili vi sono l’indirizzo, il numero di telefono e l’indirizzo e-mail.

L’utente può inoltre visualizzare i diritti di cui dispone per i vari eService, nonché i contratti che gli sono stati assegnati.

L’utente non ha la possibilità di assegnarsi autonomamente altri diritti o autorizzazioni. A tale scopo deve obbligatoriamente contattare il proprio Masteruser.

Figura 19: Schermata visualizzata all’utente all’avvio dell’applicazione


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4.1 Modificare i dati utente

L’utente può modificare i propri dati personali.

Come procedere: L’utente può selezionare amministrazione utenti nel menù di navigazione oppure cliccare sul proprio nome nell’header. Sotto Modifica dettagli, cliccando su Modifica è possibile modificare i dati personali. Cliccando su Salva si termina salvando le modifiche effettuate.

Avvertenza: Il numero di cellulare è opzionale. Se non viene inserito, la password verrà inviata per e-mail, altrimenti viene inviata per SMS.

Figura 20: Modificare i dati utente


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4.2 Modificare la password

La modifica della password si effettua tramite un reset.

Come procedere: L’utente può selezionare amministrazione utenti nel menù di navigazione oppure cliccare sul proprio nome nell’header. Sotto Modifica dettagli selezionare Imposta password.

Ora all’utente verrà recapitato per e-mail il nome utente e, se è stato memorizzato un numero di cellulare, gli verrà inviata la password temporanea per SMS, in caso contrario anch’essa gli verrà inviata per e-mail.

L’utente può quindi effettuare il login utilizzando la password temporanea che gli verrà chiesto di modificare.


Figura 21: Modifica della password da parte dell’utente


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4.3 Schermata dei diritti

L’utente può visualizzare per quali eServices o quali funzioni di ogni eService dispone dell’autorizzazione.

Sotto Diritti l’utente può visualizzare un riepilogo dei diritti di cui dispone. L’albero dei diritti permette di scoprire

i gruppi per visualizzare i diritti dettagliati.

Avvertenza: Con Apri tutti / Chiudi tutti è possibile scoprire o nascondere l’intera gerarchia dell’albero dei diritti.

Figura 22: Schermata dei propri diritti


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4.4 Schermata dei contratti

Sotto Contratti l’utente può visualizzare i contratti che gli sono stati assegnati.

Avvertenza: Quando viene assegnato un contratto, il relativo inventario diventa visibile per l’utente.

Figura 23: Schermata dei contratti assegnati


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Elenco delle figure

Figura 1: Schermata visualizzata al Masteruser all’avvio dell’applicazione ...............................................................................................................................................6 Figura 2: Portale - Navigazione...............................................................................................................................................................................................................7 Figura 3: Amministrazione utenti come Masteruser................................................................................................................................................................................8 Figura 4: Effettuare l’inizializzazione di un nuovo utente........................................................................................................................................................................9 Figura 5: Inserire i dettagli relativi all’utente .........................................................................................................................................................................................10 Figura 6: Assegnare i diritti ..................................................................................................................................................................................................................11 Figura 7: Riepilogo delle modifiche dei diritti........................................................................................................................................................................................11 Figura 8: Modificare l’assegnazione dei contratti..................................................................................................................................................................................12 Figura 9: Resettare la password sotto i Dati utente...............................................................................................................................................................................13 Figura 10: Resettare la password nel Riepilogo utenti...........................................................................................................................................................................14 Figura11: Modificare l’assegnazione dei diritti......................................................................................................................................................................................15 Figura 12: Riepilogo delle modifiche dei diritti......................................................................................................................................................................................15 Figura 13: Modificare l’assegnazione dei contratti................................................................................................................................................................................16 Figura 14: Menù per bloccare/sbloccare un utente...............................................................................................................................................................................17 Figura 15: Ricerca utenti ......................................................................................................................................................................................................................18 Figura 16: Porre un termine alla validità di un utente ...........................................................................................................................................................................20 Figura 17: Eliminare un utente .............................................................................................................................................................................................................21 Figura 18: Definizione di un sostituto da parte del Masteruser .............................................................................................................................................................22 Figura 19: Schermata visualizzata all’utente all’avvio dell’applicazione .................................................................................................................................................23 Figura 20: Modificare i dati utente .......................................................................................................................................................................................................24

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Figura 21: Modifica della password da parte dell’utente ......................................................................................................................................................................25 Figura 22: Schermata dei propri diritti ..................................................................................................................................................................................................26 Figura 23: Schermata dei contratti assegnati........................................................................................................................................................................................27

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Potete inviare eventuali osservazioni relative al manuale direttamente all’indirizzo [email protected]. Siamo a vostra disposizione in qualsiasi momento per eventuali chiarimenti.

Avvertenza: Per eventuali domande o per avere aiuto il singolo utente deve rivolgersi al Masteruser. Il Masteruser a sua volta ha la possibilità di contattare direttamente la Swisscom (Svizzera) SA. Il Masteruser può trovare i recapiti aggiornati sulla pagina di login della Extranet Grandi Aziende.

Swisscom (Svizzera) SA Grandi aziende Casella postale CH-3050 Berna

Telefono 0800 800 900 Fax 0800 800 905 E-mail [email protected]

mailto:[email protected]

1 Introduzione

1.1 Obiettivo

1.2 Prodotto

1.3 Condizioni quadro per l’utilizzo

1.4 Convenzioni utilizzate

2 Panoramica dell’eService

2.1 Avvio dell’eService

2.2 Struttura dell’eService

3 L'amministrazione utenti come Masteruser

3.1 Creare un nuovo utente

3.2 Resettare la password

3.3 Amministrare i diritti di un utente

3.4 Amministrare i contratti di un utente

3.5 Bloccare/sbloccare un utente

3.6 Modificare i dati di un utente

3.7 Porre un termine alla validità di un utente

3.8 Cancellare un utente

3.9 Definire un sostituto

4 L’amministrazione utenti come utente

4.1 Modificare i dati utente

4.2 Modificare la password

4.3 Schermata dei diritti

4.4 Schermata dei contratti

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Billing & Collection

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3011 Berna

Telefono: 0800 800 900 1/9 [email protected]

C1 - Public

Da Invoice Reporting Support

Data 17 ottobre 2013

Tema Invoice Reporting – Istruzioni giustificativo delle

chiamate per ogni collaboratore

Istruzioni giustificativo delle chiamate per ogni collaboratore

Indice

1 Introduzione……………………………………………….………................................................................ 2

2 Informazioni sulla protezione dei dati……….…………………………………………………………………. 2

3 Requisiti……………….………………………………………..…………………………...................................... ..... 2

3.1 Invoice Reporting Account……….………………………………………………………………… 2

3.2 Verificare se disponete delle autorizzazioni necessarie ………………………….. 2

3.2.1 Diritti per funzioni…………………………………………………………...................................... 2

3.2.2 Diritti per dati………………………………………………………………………………………………….. 2

4 Istruzioni per l'invio di un determinato numero di giustificativi delle chiamate ai

collaboratori…………………………………………………………………………………………………………………………………..

3

5 Contattateci…………………..……………………………………………………………......................................... 9



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1 Introduzione

Il presente documento descrive passo dopo passo la modalità che consente di assegnare mensilmente

ad un determinato numero di collaboratori il loro giustificativo delle chiamate.

2 Informazioni sulla protezione dei dati

I dati concernenti le comunicazioni sono i più sensibili tra i dati relativi alle telecomunicazioni. Anche se il

collegamento è di proprietà di una società, si deve tener conto della protezione dei dati dei collaboratori.

Non è permesso analizzare i giustificativi delle chiamate dei collaboratori senza che questi ne siano

informati.

3 Requisiti

3.1 Invoice Reporting Account

Per ogni analisi delle chiamate è necessario un account "Premium" in Invoice Reporting.

3.2 Verificare se disponete delle autorizzazioni necessarie

Per poter creare questa analisi delle chiamate, è necessario disporre di uno user account per Invoice

Reporting e dei diritti per funzioni e per dati.

Il masteruser assegna i diritti per funzioni, mentre diritti per dati vengono assegnati da un utente con diritti

Telco. Nel seguente menu trovate le autorizzazioni attualmente assegnate a voi:

"Amministrazione", " I miei dati".

3.2.1 Diritti per funzioni

Nel menu "I miei diritti relativi alle funzioni" potete vedere quali sono i vostri attuali diritti per funzioni.

Avete bisogno delle funzioni "Invoice Reporting User Base", "Invoice Reporting Analysis" , "Invoice Reporting

ITB Detail", "Invoice”

Reporting Report Mail" e "Invoice Reporting Data Rights".

3.2.2 Diritti per dati

Nel menu "I miei diritti relativi ai dati" potete vedere quali sono i vostri attuali diritti per dati. Per

inviare ai collaboratori i giustificativi delle chiamate, avete bisogno dell'autorizzazione di accesso ai

rispettivi dati delle chiamate e delle fatture.



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4 Istruzioni per l'invio di un determinato numero di giustificativi delle chiamate ai collaboratori

Utilizzate i link "Creare analisi" e poi "Collegamenti e costi". Esportate il file esistente mediante il pulsante

"Esporta" (alla prima esportazione sono presenti solo le righe del titolo). L'opzione "esporta in formato

Excel" è utile per le esportazioni successive se in Excel deve essere visualizzato lo "0" iniziale.

Compilate ora i vostri dati nelle colonne da A a D. Se formattate la colonna D come "testo", viene

visualizzato lo zero iniziale che precede il numero di telefono, tuttavia non si tratta di un'impostazione

indispensabile. È possibile immettere vari formati (p.es. 0792223344, 792223344 oppure +41792223344).

Dopo l'importazione viene emesso il formato 0792223344. Il sistema non verifica se il numero di telefono

è presente. Se viene inserito un numero di telefono errato o inesistente, nel report di stato il giustificativo

delle chiamate viene riportato come "non inviato".



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Salvate il file nel formato CSV, diviso con lineette e importate il file CSV cliccando

sul pulsante "Percorrere" e selezionando il file.

Selezionate quindi il pulsante "importare". A questo punto compare un messaggio indicante che il

file è stato importato correttamente.



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Con la funzione "Azione in caso di duplicati" potete scegliere se l'applicazione deve rettificare

automaticamente le voci identiche o se desiderate farlo manualmente.

Dopo l'importazione sullo schermo viene visualizzata la lista dei collaboratori. Mediante la funzione di

ricerca

"Verifica l’elenco dei collaboratori" potete verificare le singole voci (è possibile eseguire una ricerca

per cognome, nome, indirizzo e-mail o numero di telefono).



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Le singole voci si possono modificare o cancellare tramite il menu a frecce nell'ultima colonna. Allo

stesso modo è possibile inserire nuovi voci tramite il pulsante "Aggiungi entrata". Se dovete modificare

una grande quantità di voci si consiglia di eseguire una nuova esportazione/importazione della lista dei

collaboratori.

Mediante il pulsante "Impostazioni delle connessioni e costi" potete eseguire le impostazioni per l'invio delle

analisi.

Opzioni di invio (vedere printscreen alla pagina successiva):

1. Potete scegliere se desiderate inviare il file come allegato o come link. Se avete indicato più

volte lo stesso destinatario e-mail per numeri di telefono diversi, viene inviata una sola e-

mail con più allegati o link. Se l'allegato complessivamente supera i

3 MB, gli allegati non vengono inviati, ma sostituiti con link, anche se è stata selezionata l'opzione

"Allegati".



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2. Potete scegliere il tipo di documento da spedire.

3. Potete scegliere se desiderate spedire un'analisi dettagliata con tutte le chiamate (tempo

di invio più lungo) oppure se preferite inviare una semplice dichiarazione dei costi

(tuttavia questa opzione è possibile solo per cellulari e solo in formato PDF). Dovete aver

selezionato per lo meno una casella di controllo.

4. Per l'invio delle mail potete scegliere la nominazione dell’oggetto a vostra scelta (a) e un

testo accompagnatorio compilato da voi (b).

Quindi confermate i vostri inserimenti con "Salva".

Altre opzioni di spedizione:

5. Campo obbligatorio. Selezionate il campo "Sì, ho letto le disposizioni relative all all'opzione e-mail

con accesso temporaneo ai dati e dichiaro di accettarle.".



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6. Tramite il menu a tendina selezionate il mese di invio. È possibile effettuare una selezione retroattiva

fino a sei mesi, a condizione che abbiate attivato Invoice Reporting almeno da sei

mesi.

7. Se avete selezionato la casella per la spedizione automatica, la spedizione

viene avviata automaticamente dopo il caricamento mensile dei dati. Se

scegliete questa opzione, assicuratevi che la lista dei collaboratori sia stata

aggiornata entro il dieci del mese.

8. Vi suggeriamo di attivare la spedizione del report di stato. I diversi messaggi di

stato hanno il seguente significato:

1) "non inviato: numero a selezione diretta non disponibile "

In questo caso negli ultimi sei mesi non ci è stato mai consegnato un giustificativo delle chiamate

e nemmeno nessuna fattura (p.es. per collegamento disdetto più di sei mesi fa o per numero di

telefono sbagliato).

2) "non inviato: numero di selezione diretta non disponibile nel periodo"

In questo caso per il periodo contabile selezionato non è stato consegnato alcun giustificativo

delle chiamate e nessuna fattura, tuttavia negli ultimi sei mesi il caso si è verificato almeno una

volta (p.es. collegamento disdetto negli ultimi sei mesi).

3) "non inviato: nessun collegamento previsto con il numero di selezione diretta nel periodo"

In questo caso per il periodo contabile selezionato non è stato consegnato alcun giustificativo

delle chiamate, ma una fattura (il numero per la selezione diretta ha solo costi di abbonamento,

non è stata effettuata alcuna comunicazione, p.es. datastick utilizzato solo occasionalmente).

4) “non inviato: collegamenti non puossono essere rilasciati (ITB flag non attivo)”

5) „inviato: reversed Billing e/o Special Arrangement“

9. Dopo aver selezionato le opzioni desiderate, potete effettuare la spedizione con il pulsante "Invia

ora tutte le valutazioni". Se è stata selezionata la spedizione automatica (ved. 5.), la spedizione

non viene effettuata subito, bensì solo dopo il prossimo caricamento mensile dei dati.



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5 Contattateci

Avete bisogno di aiuto su questa o su un'altra funzione di Invoice Reporting? Potete contattarci con il

modulo di supporto presente in https://extranet-es.swisscom.com/portal/index/form-invoice-

reporting.htm oppure tramite il numero gratuito 0800 800 900.


https://extranet-es.swisscom.com/portal/index/form-invoice-reporting.htm

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Invoice Reporting: i primi passi e le principali funzioniII. Scegliendo la variante “Kundennummer...

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