gg.mm.aa

Relatore

Massimo Caprino

“Il tracciamento documentale nella PA tramite la tecnologia RFID”

Sperimentazione della gestione documentale dei fascicoli tramite tecnologia RFID

Roma, RFIDays

Massimo Caprino

Coordinamento Interdistrettuale per i Sistemi Informativi Automatizzati di

Milano

Indice

• Reply

• Scelte tecnologiche

• Sperimentazione

• Allegati

2

• Allegati

Reply

Reply integra cultura, competenza e proattività applicando i nuovi paradigmi e le nuove tecnologie dell’informatica e della comunicazione, per eccellere nello sviluppo di soluzioni di e-Business innovative, flessibili ed efficienti.

Fondata a Torino nel Giugno 1996, con lo scopo di

perseguire l’eccellenza all’interno dei mercati dell’ e-

business e dei servizi di consulenza orientati ad internet. Da

allora, i fattori critici del successo dello sviluppo del

business di Reply sono stati:

- Offerta di servizi consulenziali ad alto valore aggiunto.

- Focalizzazione sull’innovazione e sulla conoscenza

- Partnership strategiche con i principali software

Focalizzazione

Metodologia

Cultura

Flessibilità

3

All Terms, Pictures and Vision contained in this slide are from

the very first presentation made by Reply - Turin 1996

innovative, flessibili ed efficienti.- Partnership strategiche con i principali software

vendor mondiali

Reply: l’ecosistema di partnership

MicrosoftItaly

Oracle

OpentextAutonomy-Documentum

Hyperion-SAS

Altri{BEA, Lodestar,

CA, Seebeyond}

IBMItaly

Vignette

MicrosoftCertifiedPartner

Advanced

BronzeSpons

4

OracleItaly | Emea

SAPEmea | Italy

SyskoplanSyskoplan

ServiceProviders

{EDS, IBM, …}Network Provider

{Telecom,Wind, Vodafone}

Open Source

cedCertifiedPartner

SponsorsVignette

BioBio--Medicale: Kinetic Concepts, Inc Medicale: Kinetic Concepts, Inc

Gestione inventoryGestione inventory, spedizione, rientri e , spedizione, rientri e

sanificazioni di presidi sanitarisanificazioni di presidi sanitari

Punti attenzionePunti attenzione

� Housing: bottoni per sopportare attività di sanificazione

con alte C°e acidi, etichette in tessuto lavabili

� Lettura non presidiata (varco) dei dispositivi in transito

RFID Reply – Competenze Progetti

5

Automotive: BMW Servizi LogisticiAutomotive: BMW Servizi Logistici

Gestione ContenitoriGestione Contenitori

Punti attenzionePunti attenzione

� Lettura multipla di gabbie e contenitori impilati al rientro

� Housing mediante distanziatori per tag da apporrre

su gabbie metalliche

RFID Reply – Competenze Progetti

Punti attenzionePunti attenzione

� Caratteristiche Tag:

� adatto a sopportare i trattamenti a cui il prodotto viene sottoposto (es.: stiratura)

� dimensioni ridotte per rispettare il design e lo stile del prodotto

� Housing: modalità di applicazione che consentano la rimozione dopo la vendita

� Processi: Lettura multipla di più capi per maggiore efficienza operativa pur conservando il controllo sul 100% dei prodotti

Fashion: DIESEL.Fashion: DIESEL.

Spedizioni campionari e rientro capi Spedizioni campionari e rientro capi

resiresi

Riduzione superiore

al 50 %

6 Capi: 11 secondi

6 Capi: 26 secondi

6

Editoria: Mondadori.Editoria: Mondadori.

100% dei prodotti

PA: Ministero di Grazia PA: Ministero di Grazia

e Giustizia. e Giustizia. Gestione Gestione

documentaledocumentale

fascicoli Esecuzioni fascicoli Esecuzioni

PenaliPenali

Coordinamento Interdistrettuale per i Sistemi Informativi Automatizzati di Milano

Contesto organizzativo

Processo

Ambito: Procura Generale Ufficio Esecuzione

Oggetto: fascicoli cartacei con atti e certificati. I fascicoli sono creati nel momento in cui, aseguito di una sentenza, viene definita un’esecuzione della stessa

Fascicoli coinvolti: circa 8000 (dal 2002 ad oggi)

– Anno 2005 : 2000 fascicoli

– Anno 2008: 6000 fascicoli

I processi legati alla gestione documentale del fascicolo sono:

– movimentazione fascicolo

– ricerca fascicolo

7

Attori

Ambienti presidiati

Referenti della Cancelleria Centrale (8 attori)

Sezioni di Segreteria (9 attori)

Magistrati (3 attori)

Commessi (5-6 attori)

Cancelleria Centrale (1)

Cancelleria estratti (1)

Cancelleria archiviazione (1)

Segreterie dei Magistrati (3)

Uffici magistrato (3)

Il progetto: movimentazione fascicolo

Ufficio Cancelle

ria estratti

Ufficio Cancelle

ria Centrale

Ufficio Cancelleria Archiviazio

8

Ufficio Segreteria

del MagistratoUfficio

Magistrati

Archiviazione Visione on line quanti e

quali fascicoli sono

presenti in ogni stanza

Applicazione Software

9

Contesto tecnologico

Movimentazioni fascicoli

Tracciabilità realizzata:

scaffali intelligenti e

dispositivo mobile

Segreterie dei

Uffici Magistrati

Tracciabilità potenziale:

varco, carrelli intelligenti

AmbitoFascicolo

PROCURA GENERALE DELLA

REPUBBLICA

Fascicolo di esecuzione della sentenza

10

Cancelleria Centrale

Cancelleria Archiviazione

Cancelleria Uff. Estratti

Segreterie dei

Magistrati

Caratteristiche abbinamento tag:

- posizionato centralmente sulla copertina interna del fascicolo

- dimensione 3x5 cm

- tag passivo

- etichetta adesiva

Considerazioni dei utenti della Procura Generale di Milano sulla tecnologia RFID:

Abbinamento fascicolo-etichetta

“ Ma se devo cambiare il fascicolo cartaceo, posso ritagliare l’etichetta e incollarlasul nuovo fascicolo?”

Il progetto “dentro”

11

Caratteristiche Tag Passivi

LF 125 KHz HF 13,56 MHz*UHF

850-950 MHz

MW

2,54 GHz

Distanza lettura tipica (tag passivi)

0,5 m 1 – 1,5 m 3 m 5 – 10 m

Velocità di scambio dati scarsa buona elevata molto elevata

12

Influenza negativa materiali metallici

altissima alta scarsa minima

Influenza negativa liquidi e materiali organici

minima bassa alta altissima

* Frequenza attualmente disponibile in Italia

Proposta scartata: il carrello intelligente

Occorre solo posizionare i fascicoli sullacarrello e grazie ad un elaboratore abordo e ad apposite antenne il carrelloconosce cosa trasporta e leggendo i tagche incontra lungo il suo percorsoconosce anche la sua posizione e lacomunica al sistema informatico

13

Componenti tecnologiche:

•un lettore/scrittore di RFId•un apparato programmabile dotato di memoria (sistemi embedded)•un dispositivo di comunicazione wireless•antenne•indicatori di funzionamento (LED, display, ecc..)•batterie

Proposta accettata: lettura su tavoli

14

L’evoluzione dell’ Hardware– Lo scaffale intelligente

La stazione utilizzava dei led che indicavano:

•Il collegamento con la rete è attivo.•Il lettore sta leggendo un Tag.

Inizio

Domani

15

Domani

La soluzione prevede un display di segnalazione LCD che oltre alle informazioni già fornite indicherà:

•informazione della quantità di tag letti. •Indicazioni puntuali di malfunzionamenti.

Il progetto “dentro”

Monitoraggio capacità di lettura dello scaffale intelligente

“ Certo che da quando c’è la sindone si legge molto meglio..”

16

Il lettore mobile

17

L’evoluzione dell’ Hardware – Il lettore portatile

Il dispositivo necessita di alimentazione separata per ricarica delpalmare e apparecchi.

Inizio

Comunicazione seriale tra dispositivi e quindi risparmio energetico.Nuovo posizionamento del palmare per maggiore usabilitàUna sola alimentazione per ricarica.

Durante

18

Una sola alimentazione per ricarica.

Utilizzo di tecnologia UHF, per miglioramento range di lettura.Sostituzione del palmare con sistema embedded per risparmio energetico e maggiore usabilità.

Domani

Il progetto “dentro”

Accendere il dispositivo portatile e la batteria del dispositivo

“ Hai preso la padella?”

“Hai caricato la scatola nera?”

19

L’ armadio rotante

L'operatore posiziona i fascicolisull'antenna posta sul piano di lavoro eporta l'archivio nella posizionedesiderata. L'antenna laterale legge iltag identificativo del ripiano.Rimuovendo il fascicolo dall’antennaper posizionarlo nell’armadio, il sistemapresume il suo collocamento sul ripianocorrente.

Registrazione involontaria

20

corrente.

Componenti tecnologiche:• due antenne: una sul piano di lavorodell'archivio e l'altra sul fianco internodell'archivio.•ogni ripiano é dotato lateralmente diun’etichetta identificativa Tag RFId.•le antenne sono collegate ad un unicoreader (MR), che a sua volta é collegatoalla rete ed al server.

Il progetto “dentro”

Posizionare i fascicoli sullo scaffali intelligente

“ Hai infornato i fascicoli?”

21

Indice

• Reply

• Scelte tecnologiche

• Sperimentazione

• Allegati

22

• Allegati

Risultati processo- indicatori generali

Periodo sperimentazione:

– Abbinamento iniziale: 21/09/2005 – 18/10/2005

– Movimentazione fascicoli: 19/10/2005 – 15/12/2005

Abbinamenti fascicoli:

– Abbinamento fascicoli pregressi: 1782

– Abbinamento fascicoli di nuova apertura 2005: 128

– Totale fascicoli (2004/2005): 1910

23

Movimentazioni:– Totale movimentazioni: 4224

– Totale movimentazioni fascicoli 2005: 2700

– Totale movimentazioni fascicoli 2004: 1524

Fascicoli movimentati:– Totale fascicoli movimentati: 885 (46%)

– Fascicoli 2005 movimentati: 509

– Fascicoli 2004 movimentati: 377

Monitoraggio sperimentazione

% Media di lettura durante la

sperimentazione

Fascicoli

non letti

6,1%

Durante la sperimentazione è stata

effettuata un’azione di monitoraggio delle

letture sui fascicoli. Ogni settimana, a

campione, venivano letti alcuni fascicoli

(per un totale di circa 700), analizzati i

problemi riscontrati e prese azioni

correttive quali:

– sostituzione parziale di antenne

– modifiche di posizionamento tag su

24

Fascicoli

letti

93,9%

Fascicoli letti Fascicoli non letti

– modifiche di posizionamento tag su

fascicolo

– modifiche applicative per migliorie nella

fase di ricerca

– modifiche applicative per migliorare fase

di lettura

Al termine della sperimentazione

l’incidenza delle “non letture” è stata

inferiore al 2%.

Risultati processo - Movimentazioni (1/2)

Movimentazioni per anno fascicolo (2004 - 2005)

591

2000

2500

3000

Magistrato

Conteggio di CODICE FASCICOLO

COD.PROCESSO

25

129

410

67548

172692

1133

374

0

500

1000

1500

2004 2005

Segreteria

Cancelleria centrale

Cancelleria archiviazione

Cancelleria estratti

ANNO FASCICOLO

Risultati processo - Movimentazioni (2/2)

Movimentazioni: confronto anni fasciolo (2004 e 2005)

60%

70%

80%

90%

100%Conteggio di CODICE FASCICOLO

ANNO FASCICOLO

26

0%

10%

20%

30%

40%

50%

Cancelleria estratti Cancelleria

archiviazione

Cancelleria centrale Segreteria Magistrato

2005

2004

COD.PROCESSO

Risultati processo: Andamento temporale movimentazioni (1/2)

N° movimentazioni magistrati/segreterie

200

250

300

350Conteggio di CODICE ETICHETTA

COD.PROCESSO

27

0

50

100

150

19-21/10 24-28/10 31/10-04/11 7-11/11 14-18/11 21-25/11 28/11-2/12 5-9/12 12-15/12

Settimana sperimentazione

Segreterie

Magistrato

SETT. ARRIVO

Risultati processo- Andamento temporale movimentazioni (2/2)

Nuovi fascicoli

15

20

25Conteggio di CODICE ETICHETTA

28

0

5

10

19-21/10 24-28/10 31/10-04/11 7-11/11 14-18/11 21-25/11 28/11-2/12 5-9/12 12-15/12

SETT. ARRIVO

COD.PROCESSO

Risultati processo - Indicatori specifici

Cicli di movimentazione conclusi*:totale movimentazioni concluse: 751

Fascicoli più movimentati :– E0040100066BXXXX: 25 volte

– E0040100066AXXXX: 23 volte

– E0040100066AXXXX: 20 volte

– E0040100066BXXXX: 18 volte

29

Tempi massimi permanenza:Durata Max permanenza c/o segreteria: 52 gg**

Durata Max permanenza c/o magistrato: 43 gg**

*: fascicoli transitati dalla cancelleria dell’archiviazione (escluso periodo di abbinamento iniziale)

**: nel conteggio sono inclusi i sabati e le domeniche

Risultati processo – Cicli di movimentazioni concluse

Frequenza cicli di movimentazione conclusi

183; 24%

48; 6%

13; 2%

4; 1%

1 ciclo movimentazione

2 cicli movimentazione

30

503; 67%

3 cicli movimentazione

4 cicli movimentazione

5 cicli movimentazione

Risultati processo - Tempi medi permanenza

Tempi medi permaneza (giorni solari)

5

6

7

8

9Media di TEMPO (GG)

COD.PROCESSO

31

0

1

2

3

4

5

24-28/10 31/10-04/11 7-11/11 14-18/11 21-25/11 28/11-2/12 5-9/12

Segreterie

Magistrati

SETT. ARRIVO

COD.PROCESSO

Ha funzionato Non ha funzionato

Impatti organizzativi

Analisi organizzativa

propedeutica

Disegno di un modello a tendere che non presentava alcun impatto sul

processo

Vincoli fisici

La dislocazione delle stazioni di lettura in parte dipende dalla disponibilità di punti

rete

Resistenza al

cambiamento

Partecipazione utenti

Forte interesse per la sperimentazione da parte di tutti gli

Comunicazione interna iniziale

Il concetto di “sperimentazione” difficilmente coincide con le aspettative

Conclusioni organizzazione

32

cambiamento sperimentazione da parte di tutti gli utenti

difficilmente coincide con le aspettative del responsabile di servizio

Supporto al personale

coinvolto

Presidio continuativo di

riferimento

La presenza costante di consulenti esterni rassicura gli utenti

Procedure di assistenza

Gli elevati livelli di servizio che una sperimentazione necessita a volte non

coincidono con il supporto previsto dalle procedure standard

Usabilità

Facilità di lettura dei tag

La lettura multipla “involontaria” ha consentito di tenere traccia dei flussi

in maniera completa

Dispositivi poco usabili

Sia gli “scaffali intelligenti” che i dispositivi portatili presentano ampi margini di

miglioramento

Conclusioni tecnologia

Ha funzionato Non ha funzionato

HW- scaffali

intelligenti

Impatto organizzativo

La facilità di utilizzo dell’RFID ha consentito di realizzare un sistema di

monitoraggio capillare altrimenti improponibile

Fascicoli “non letti”

Il monitoraggio della sperimentazione ha evidenziato delle casistiche di “non lettura”

(peraltro in un numero molto limitato di casi, inferiore al 5%)

HW – lettore portatileRicerca in ambito limitato

(a gennaio verrà rilasciata una nuova versione)

Capacità di lettura

Il ridotto raggio di lettura ed il basso livello di usabilità fanno ritenere che per il futuro

siano da prevedere soluzioni UHF

33

versione)siano da prevedere soluzioni UHF

SW

Evoluzione continua

Il processo di miglioramento attuato ha reso possibile un buon livello di affidabilità

e soddisfazione lato utente

Integrazione

E’ necessario integrare l’applicazione con il sistema interno del ministero

Infrastruttura

Velocità di predisposizione

I prerequisti di base (lato server, sistema operativo e connettività) sono stati risolti con grande velocità e spirito di gruppo

Vincoli fisici (metallo)

La presenza di strutture metalliche (es.: armadi rotanti e carrelli) ha creato più

problemi del previsto ai campi elettromagnetici

Contatti

Massimo Caprino

Manager Santer Reply

m.caprino@reply.it

3482565565

34

3482565565

www.reply.eu