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Il ruolo dei dirigenti

La comunicazioneMarco Talluri

Corso di formazioneFirenze, 8 gennaio 2014

Non si può non comunicare• “…comunque ci si sforzi, non si può non

comunicare. L’attività o l’inattività, le parole o il silenzio hanno tutti valore di messaggio: influenzano gli altri e gli altri, a loro volta, non possono non rispondere a queste comunicazioni e in tal modo comunicano anche loro.” (Paul Watzlawick)

La legge 30/2009Art. 5 fra le attività istituzionali fondamentali:

c) attività di elaborazione dati, di informazione e conoscenza ambientale, come definite all’artico

Art. 9• 1. Le attività di cui all’articolo 5, comma 1, lettera c), consistono nella

raccolta, nell’organizzazione ed elaborazione dei dati acquisiti nell’esercizio delle attività istituzionali di cui agli articoli 5 e 10 o comunque ad altro titolo detenuti e validati. Esse sono finalizzate a fornire agli enti di cui agli articoli 5 e 10 un quadro conoscitivo che descriva le pressioni, le loro cause, gli impatti sull’ambiente ed il suo stato, ed a garantire un’informazione ambientale oggettiva al pubblico anche ai sensi del decreto legislativo 19 agosto 2005, n. 195 (Attuazione della direttiva 2003/4/CE sull’accesso del pubblico all’informazione ambientale).

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• L’informazione ambientale è un diritto dei cittadini

• Per ARPAT è un dovere diffondere l’informazione ambientale disponibile– Convenzione di Aarhus, sull'accesso alle informazioni, la

partecipazione del pubblico al processo decisionale e l'accesso alla giustizia in materia ambientale

– Direttiva 2003/4/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 28 gennaio 2003, sull'accesso del pubblico all'informazione ambientale

– D.Lgs.195/2005 sull'accesso del pubblico all'informazione ambientale

Obiettivo strategico ARPAT in merito alla informazione ambientale

• Mettere a disposizione di tutti (istituzioni, imprese, associazioni, cittadini) informazioni (notizie, approfondimenti, report) e dati ambientali derivanti dalle nostre attività istituzionali (monitoraggio e controllo, supporto) in modo:

• tempestivo• completo - esauriente• facilmente fruibile• facilmente comprensibile

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Potenzialità di comunicazione• L’Agenzia ha notevoli potenzialità di comunicazione.

Spesso si vive una condizione quasi frustrante, di depositari di dati - che sono il frutto di un duro e qualificato lavoro quotidiano - che poi sono utilizzati da altri (ad esempio Legambiente) per promuovere iniziative eclatanti.

• Sono gli stessi operatori di ARPATche hanno bisogno di dare un senso compiuto al proprio lavoro, ed è poi l'Agenzia come insieme di coloro che ci lavorano, che ha bisogno di costruirsi una immagine, una autorevolezza che non può prescindere dal "far sapere" le cose pregevoli e qualificate che fa.

• Fermo restando i corretti rapporti con i committenti (in primo luogo la Regione Toscana), va considerato che comunque ad un certo punto questi dati sono forniti ai terzi che lo richiedono in forza della normativa sulla trasparenza, e quindi può e deve essere compiuta un’azione di comunicazione “attiva”.

Regolamento di organizzazione• Art. 5 – I Dirigenti

e) mantengono un atteggiamento, nei rapporti con soggetti ed organismi esterni improntato alla trasparenza ed alla tutela e difesa dell’ immagine dell’Agenzia;

f) assicurano la circolazione delle informazioni che attengono alle attività di cui hanno la responsabilità;

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Per comunicare all’esterno occorre prima comunicare all’interno

• Un’organizzazione aperta e trasparente, in grado di comunicare, e quindi di dialogare con l’esterno, deve essere prima di tutto in grado di comunicare al proprio interno. (comunicazione calda e fredda)

• Solo recentemente ha iniziato a diffondersi questa consapevolezza, sia nelle imprese che nella pubblica amministrazione, prima si comunicava solamente con le disposizioni e poi ci pensavano i sindacati e le voci di corridoio…

Comunicazione internaPO SGQ.99.011 - Realizzazione delle attività di comunicazione e informazione

L’Agenzia si organizza per assicurare una comunicazione interna rivolta al proprio personale orientata a rispondere alle seguenti caratteristiche: informare i dipendenti prima dei pubblici esterni; tempestività; veridicità e obiettività delle notizie diffuse; chiarezza e semplicità; continuità e sistematicità. (…)Gli strumenti a disposizione dell’Agenzia per diffondere e sviluppare la comunicazione interna sono: la rete Intranet, il sistema archivistico-documentale, la posta elettronica, newsletter, il sito web, le riunioni interne, le comunicazioni scritte e le comunicazioni orali. (…) I Responsabili delle strutture assicurano la diffusione al personale dei documenti a carattere informativo attraverso i mezzi sopra indicati.Tutte le comunicazioni sono predisposte adottando un linguaggio rispondente alle direttive sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi

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OmnibusPO SGQ.99.011 - Realizzazione delle attività di comunicazione e informazione

• OMNIBUS è strutturata secondo l’organizzazione dell’Agenzia, riflettendo quindi l’articolazione in Direzioni, Strutture territoriali, Settori e Unità operative.

• Responsabile di ogni sezione di Omnibus è il responsabile della Struttura/Settore a cui afferisce, che ne assicura il costante aggiornamento. I diritti per l’aggiornamento delle varie sezioni sono assegnati dallo SCID su indicazione dei relativi responsabili.

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Rapporti con la stampa

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Analisi quotidiana stampa• Invio quotidiano a tutti della Rassegna Stampa• Richieste di chiarimenti• Sforzo Agenzia rispondere puntualmente su

ogni inesattezza/attacco nei confronti dell’Agenzia

• Importanza tempestività

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Rapporti con la stampaCircolare del Direttore generale n .7 del 19/06/2013 “Diffusione notizie sulle attività svolte dall’Agenzia”• Com’è noto, ai sensi della L.R. 30/2009, ARPAT ha il dovere

di garantire al pubblico l’informazione ambientale raccolta nello svolgimento delle proprie attività istituzionali. Per questo, sin dal mio insediamento, sono stati forniti indirizzi e regole specifiche che hanno favorito l’espletamento di tale dovere, con buoni risultati all’immagine dell’Agenzia.

• Tuttavia, al fine di garantire che la diffusione di notizie relative alle attività svolte da ARPAT avvenga nel pieno rispetto del suo mandato istituzionale, ritengo opportuno disporre quanto segue:

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• 1. ogni attività di comunicazione agli organi dell’informazione/comunicazione di massa, nonché la pubblicazione di notizie sul sito internet istituzionale o nell’ambito della newsletter ARPATNEWS, deve avvenire esclusivamente a cura dei Responsabili delle strutture competenti, previa valutazione della Direzione tecnica e specifico assenso del Direttore generale;

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• 2. il dovere di comunicare e informare è in primo luogo da rivolgere nei confronti degli enti istituzionali di riferimento dell’Agenzia e per questo, dei fatti oggetto delle notizie, devono essere preliminarmente informati i suddetti enti, ed in particolare, Province e Sindaci che, come è noto, sono anche la massima autorità sanitaria, oltre che le aziende ed i soggetti interessati dalle attività di ARPAT;

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• nel caso di richieste di accesso alle informazioni ambientali, fermo restando il dovere dei responsabili dei procedimenti di accesso di provvedere alle stesse, nei tempi e con le modalità previsti dal Regolamento ARPAT in materia di procedimento amministrativo e per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi ed alle informazioni ambientali (Decreto D.G. n. 201/2012), deve essere altresì valutata l’importanza delle informazioni richieste, al fine di provvedere alla diffusione delle medesime, laddove ritenute di interesse generale (come previsto dall’art. 45, co. 2, lett. c del citato Regolamento), nel rispetto delle disposizioni di cui ai precedenti punti 1 e 2.

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Informazione al pubblico• Sforzo Agenzia per mettere a disposizione

informazioni ambientali, soprattutto attraverso sito Web: quasi 800 notizie pubblicate nel 2013, di cui circa un terzo relative ad attività svolte dall’Agenzia sul territorio.

• Importante avere notizie in modo tempestivo di quello che accade, dei nostri interventi: il caso delle emergenze

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Comunicazione ed emergenze PO SGQ.99.009

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I report delle attività di monitoraggio e quelli delle attività di controllo (Decreto DT n.2/2011)

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Le relazioni di sintesi delle attività di controllo

• Sempre di più saranno oggetto a pubblicazione (vedi Piano attività 2014 che prevede di “assicurare la diffusione sistematica sul Web degli esiti dell'attività di controllo a partire da Grandi opere e AIA”

• Essenziale che anche questi documenti siano redatti in modo comprensibile e coordinato, come è stato fatto per quelli sul monitoraggio

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Le relazioni con il pubblico IO SG.99.001 - Gestione dei contatti con il pubblico”

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I reclamiPG SG.08 - Gestione dei reclami e dei suggerimenti

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Gli esposti IO SG.99.008 - Gestione degli esposti

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