IL KNOWLEDGE MANAGEMENT E L’ICT

Gestione e Valorizzazione della Conoscenza(Firenze 15-16 Novembre 2008)

Fattori abilitanti

Ambiente orientato alle pratiche di knowledge management (CULTURA)

Infrastruttura tecnologica improntata alla comunicazione e collaborazione tra gli individui (TECNOLOGIA)

Avis, comunità caratterizzata da: Cooperazione intrinseca

(obiettivi comuni e condivisi, comunità di pratiche, regole sviluppate in parte dai membri stessi)

Comunicazione estesa (varie forme di comunicazione, supportate da adeguati media, estesa ben oltre i confini dell’organizzazione)

Conoscenza condivisa (condivisione, promozione e governo, fra tutti i membri della comunità, di una grande varietà e formati di conoscenza)

1) Cultura organizzativa di comunità Abitudini, Modi di pensare e Valori per creare …

Ambiente in cui condivisione delle informazioni, scambio di conoscenza, cooperazione e lavoro di gruppo siano diffusi e incoraggiati

Fiducia e occasioni di incontro fra le parti Linguaggio condiviso Motivazione allo scambio Sistema sociale stabile e forte Forte senso di identificazione Principi condivisi di solidarietà

Nel Knowledge Management …

Solo se le persone si fidano degli altri individui e del contesto in cui lavorano saranno disponibili a condividere le conoscenze ogni volta che sia necessario, vincendo la tentazione di nasconderle e usarle come strumento di potere

NO, quindi, al “sapere è potere”, tipico di un’organizzazione for-profit

Ostacoli che i vertici devono superare Resistenza al cambiamento di routine

Poca fiducia nelle soluzioni di “tipo aziendale” e di medio-lungo termine

Difficoltà dei singoli ad ammettere i propri errori anche se utili al miglioramento continuo

Nel Knowledge Management …

l’organizzazione e i suoi dirigenti

devono riuscire a creare

un’atmosfera in cui

condividere le conoscenze

e innovare

siano atteggiamenti apprezzati

e ricompensati, anche esplicitamente

2) Information & communication technology

È applicabile per

Organizzazioni multi-sede Dimensioni medio-grandi Significativo livello di complessità

Vantaggi

1. Formalizzare, catalogare, ricercare, diffondere le conoscenze esplicite

2. Supportare i processi di creazione della conoscenza e di condivisione delle conoscenze tacite presenti nella testa delle persone, nelle pratiche, nelle routine

Strumenti

Posta elettronica

Chat e forum di discussione

Liste di esperti e “yellow pages” (chi sa che cosa: conoscere chi conosce è meglio che conoscere e basta)

Requisiti della struttura tecnologica

Flessibilità

Facilità e comodità di utilizzo

Costi contenuti

Risultati ottenibili

Sviluppo delle conoscenze

Riduzione dei costi operativi

Aumento delle entrate/maggiore efficacia del servizio

Modelli organizzativi

Modelli di classificazione: basati sull’analisi delle attività e catalogazione delle conoscenze ad esse necessarie

Modelli di contesto ambientale: basati sul cambiamento del “clima” lavorativo, della “testa delle persone”, della cultura organizzativa

Modelli di processo: basati sulla corretta gestione del “flusso” di conoscenze all’interno dell’organizzazione

Strategia di knowledge management per le ONP - Il modello delle 7 fasi

ACCUMULO

Acquisizione

Formalizzazione

Archiviazione

UTILIZZO

Recupero

Distribuzione e presentazione

Applicazione

Innovazione

Obiettivi del Modello

1. Rendere i fruitori della conoscenza i beneficiari principali della sua gestione, per favorire la cross-fertilizzazione del personale

2. Favorire una cultura interpersonale della conoscenza

1.Acquisizione

Fonti esterne e fonti interne

Conoscenza tacita e conoscenza esplicita

2.FormalizzazioneControllo – Validazione – Codifica (uso di linguaggi e simboli condivisi) per

Riconoscere la conoscenza veramente utile

Trasformare la conoscenza di pochi in una risorsa comune

Tutta la conoscenza esplicita deve essere codificata

La conoscenza implicita anche, tramite liste di esperti

3. Archiviazionein data base, archivi, manuali o nella mente delle persone per …

ridurre i costi, gli errori e le inefficienze

immagazzinare, recuperare e distribuire grandi quantità di informazioni e conoscenze

anche all’interno di organizzazioni geograficamente disperse nel territorio

archiviare anche immagini, suoni, programmi e messaggi scambiati all’interno dei forum

4. Recupero

semplicità

velocità

precisione

5. Distribuzione e presentazione

Utilizzo delle tecnologie informatiche

Standardizzazione delle procedure di distribuzione

Standardizzazione dei formati di presentazione

6. Applicazionela fase più critica

Gli individui devono “combinare” e “interiorizzare” le conoscenze per trasformarle in azioni concrete

Utilizzare procedure formalizzate che guidino l’applicazione della conoscenza per ridurre errori e aumentare l’efficienza

7. Innovazione

Per garantire ambiente dinamico e sensibile alla valorizzazione della conoscenza

Gli attori del KM

Il Personale interno (prime 4 fasi)

La Comunità interna (ultime 3 fasi)

La Comunità esterna (fase di amplificazione): è importante comunicare la “conoscenza” associativa

Punti di forza del modello delle 7 fasi

Valorizza la motivazione e il desiderio di coinvolgimento tipici degli attori delle ONP

Prevede il controllo e la validazione, per assicurare di non inserire nel “sistema” conoscenza inutile o errata

…Permette di sfruttare il potenziale di cross -- fertilizzazione delle ONP, grazie a:

Definizione di “linguaggi” comuni

Maggior facilità di accesso agli archivi

Maggior attenzione alla fase di creazione e innovazione

… Favorisce una maggior coesione fra i

soggetti della comunità e la collaborazione fra le sedi

Spinge verso l’efficienza, perché incentiva la codifica in formati comuni della C., la standardizzazione delle attività e la diffusione di procedure e best-practice

…

Considera sia la conoscenza esplicita sia la tacita, prevedendo comportamenti diversi in base alla conoscenza trattata

Permette di ridurre i problemi dati dall’elevato turnover e dalla presenza discontinua del personale volontario

… Propone la definizione di procedure

operative chiare e condivise, per ridurre i problemi dati dall’elevata frammentazione dei compiti

Prevede una fase esplicita di creazione e aggiornamento della conoscenza, che può aiutare ad aumentare le capacità innovative delle ONP

… Migliora la formalizzazione dei meccanismi

di comunicazione, prevedendo la definizione di meccanismi di distribuzione e formati di presentazione standardizzati

Suggerisce un approccio rigoroso e formale alla gestione della conoscenza in risposta a quello informale, tipico delle ONP