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Avv. Stefano Nava 20

IL FLUSSO CONTRATTUALE DEGLI APPROVVIGIONAMENTI

Frequentemente anche in Funzioni Acquisti modernamente strutturate possono manifestarsi

difficoltà che ostacolano in tutto od in parte l’attività.

Non esiste un vero e proprio decalogo delle problematiche che si possono presentare, ma

sicuramente un buon flusso interfunzionale rappresenta una azione preventiva per eliminarne

almeno una parte.

Infatti in numerose aziende non solo di piccole, ma anche di dimensioni medio/grandi non viene

contemplato il corretto processo di approvvigionamento che in sintesi può essere così riassunto:

• Richiesta di acquisto;

• Analisi della richiesta di acquisto ed individuazione della fonte di fornitura (sempre più di una,

se non si è in presenza di un monopolio di fornitura);

• Richiesta di offerta ai fornitori;

• Ricevimento delle offerte dei potenziali fornitori e loro valutazione;

• Scelta del fornitore ed invio dell’ordine di acquisto (completo delle condizioni generali in

allegato) o stipulazione di un contratto quadro per forniture a lungo termine o di elevata criticità.

In particolare l’ordine di acquisto od il contratto devono essere redatti in forma razionale e

comprendenti almeno i dati di qualità, quantità, prezzi, termini di consegna e forme di

“pagamento”;

• Ricevimento della conferma d’ordine sottoscritta da parte del fornitore (a questo punto il

contratto si ritiene legalmente perfezionato);

• Eventuale variante d’ordine;

• Avvio alla fornitura.

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IL VANTAGGIO DI UN CORRETTO FLUSSO DI APPROVVIGIONAMENTO

Per fornitura a lungo termine o di elevata criticità è possibile sostituire l’ordine di acquisto con la

stipulazione di un contratto quadro che assumerà valenza giuridica alla sottoscrizione delle parti.

Una corretta applicazione di quanto sopra riportato potrà dare i seguenti benefici:

• Esatta individuazione e formalizzazione dei compiti e responsabilità delle attività di

approvvigionamento della Funzione Acquisti all’interno dell’azienda (“chi – fa – che cosa”)

eliminando spiacevoli ed imbarazzanti sovrapposizioni od ancor più straripamenti di competenze

da parte di altre funzioni;

• Ricerca ed individuazione proceduralizzata di fonti alternative di fornitura;

• Possibilità di monitorizzare statisticamente le fasi ed i tempi di flusso della attività considerata

per un miglioramento continuo (es. di possibili inefficienze: richiesta di acquisto non firmata,

richiesta d’offerta incompleta, mancata restituzione della conferma d’ordine,etc.);

• Possibilità di una pre-valutazione del fornitore sulla base dei tempi di risposta e della

completezza della documentazione inoltrata;

• Corretta applicazione legale/contrattuale degli ordini di acquisto o dei contratti stipulati;

• Miglioramento del flusso “autorizzazione/benestare al pagamento fatture” con la Funzione

Amministrazione.

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ORDINE CHIUSO

Costituisce la forma più tradizionale di contratto e definisce al suo interno tutti i termini e le

modalità.

E’ usato per un’attività definita come tipologia di prestazione, quantità, tempi di consegna e

prezzo ed è caratterizzato dal fatto che si chiude con l’esaurirsi della prestazione.

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ORDINE APERTO

E’ un unico ordine conferito ad un fornitore che riguarda un elenco di prodotti/servizi e

consente di effettuare acquisti sino ad un valore globale predeterminato oppure entro un lasso di

tempo predeterminato.

Può essere usato nei casi di acquisti ripetitivi e di consegne ripartite con le singole tipologie di

prodotti, quantità e tempi non definiti a priori.

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ORDINE A PROGRAMMA

Comunica al fornitore QUALE (individuazione del prodotto), QUANTO (individuazione della

quantità),QUANDO (individuazione del tempo) e DOVE (individuazione del luogo) deve

consegnare il prodotto/servizio ordinato.

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CONTRATTO QUADRO

Viene usato per acquisti particolarmente critici sotto l’aspetto tecnologico o di elevato valore

economico oppure quando si coinvolge il fornitore in rapporti commerciali di media/lunga

durata (3-5-anni)

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CONVENZIONI Sono principi contrattuali, in genere sollecitati da fornitori di merci o di servizi, con cui

l’azienda si assicura, senza alcun impegno, condizioni di favore nel caso di effettivo utilizzo di

quelle merci o di quei servizi.

I termini contrattuali sono tutti definiti.

Tra gli esempi piu’ noti, ricadono le convenzioni con:

� le agenzie di viaggio

� i vettori internazionali postali

� i grossisti di materiali di consumo (meccanico, elettrico, ecc..)

� i servizi di fotocopiatura esterna

� gli studi di sviluppo di disegni tecnici

� i servizi alberghieri e/o di ristorazione esterna

� servizi automobilistici (affitto, riparazione, ecc..)

� alcuni tipi di trasporti locali

� ecc.ecc.

Le convenzioni sono “attivate” da ordini chiusi, da ordini aperti, o attraverso pagamento per

contanti a seconda dei casi.

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DEFINIRE GLI STRUMENTI CONTRATTUALI PIU’ EFFICACI

Abbiamo precedentemente sottolineato come il contratto deve essere redatto quanto più possibile in

forma razionale e comprendere almeno clausole concernenti la qualità, quantità fornita, termini di

consegna e forma di pagamento.

E’ comunque estremamente importante rilevare che anche l’ordine di acquisto, nel momento in cui

perfeziona la volontà delle parti, ha valenza contrattuale.

Sarà perciò fondamentale disciplinare tali ordini con condizioni generali di acquisto (possibilmente

redatte in italiano ed in inglese per forniture estere) che dovranno essere inviate al fornitore in

allegato all’ordine di acquisto e restituite controfirmate per accettazione.

Quanto disciplinato dalle condizioni generali potrà, su base di opportunità, essere emendato da

condizioni speciali presenti sull’ordine di acquisto.

Nello schema, in allegato, si evidenzia come potrebbe essere strutturato un contratto per garantire

una sua efficacia.

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PREMESSE AL CONTRATTO DEFINIZIONI CHECK LIST CONTRATTUALE PREVALENZA DEI DOCUMENTI APPLICABILI SOGGETTI CONTRAENTI E POTERI DEI FIRMATARI SCOPO E DURATA DEL CONTRATTO SUB-APPALTO E RAPPORTI CON SUB-FORNITORI CESSIONE DI CREDITO PENALI PERIODO INIZIALE E RECESSO RISOLUZIONE FORZA MAGGIORE TERMINI E MODALITA’ DI CONSEGNA AUTORIZZAZIONI PREZZI PAGAMENTI RISCHIO CAMBIO ASSICURAZIONE RISERVATEZZA LEGGE APPLICABILE RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE ARBITRATO ALLEGATI AL CONTRATTO

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IL SISTEMA QUALITÀ

La Qualità è la soddisfazione delle esigenze del Cliente e dei requisiti contrattuali relativi al

prodotto od al servizio ordinato

La Certificazione che si basa su norme internazionalmente riconosciute permette un dialogo ed una

interpretazione univoca delle esigenze e dei requisiti contrattuali facilitando il dialogo fra le grandi

e le piccole imprese

La Qualità deve crescere gradatamente e costantemente in azienda con il coinvolgimento di tutto il

personale

Con la qualificazione del proprio Sistema di Qualità l’impresa si impegna a garantire la qualità per

tutti i lavoratori che le vengono commissionati come indicato nel Manuale della Qualità da lei

predisposto.

Le Funzioni Qualità sono: Assicurazione Qualità, Controllo Qualità, Collaudo

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CERCHIO DELLA QUALITÀ

STUDIO E RICERCADI MERCATO

MESSA FUORI USO AFINE UTILIZZAZIONE

ASSISTENZA TECNICAE MANUTENZIONE

INSTALLAZIONEED ESERCIZIO

VENDITA EDISTRIBUZIONE

IMBALLAGGIO EIMMAGAZZINAMENTO

PROVE, CONTROLLIE COLLAUDI

PRODUZIONE

PIANIFICAZIONEE SVILUPPO

DEL PROCESSOPRODUTTIVO

APPROVVIGIONAMENTI

PROGETTAZIONE / DEFINIZIONEE SVILUPPO DEL PRODOTTO

COMMITTENTE /UTILIZZATORE

FORNITORE/PRODUTTORE

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Conduzione aziendale per la qualità

Sistema qualità

( Strutturaorganizzativa)

Controllodella qualità

(Politica)

Assicurazione(o garanzia)della qualità

interna( Fiducia alla direzione)

(Attivitàoperative)

Assicurazione (o garanzia)della qualità esterna

(se richiesta da contratto)

Figura - Interrelazione tra i concetti

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SISTEMA QUALITA’ DOCUMENTATO

MANUALE

PROCEDURE

ISTRUZIONI DILAVORAZIONE

RAPPORTI E DOCUMENTISU CUI SI REGISTRANOLE VARIE ATTIVITA'

MARKETINGE VENDITE

PROGETT. ACQUISTI PRODUZ. MAGAZZ.IMBALLOSPEDIZ.

QUALITA'

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1) ARCHITETTURA GENERALE DEL SISTEMA VENDOR RATING IL SISTEMA DI VALUTAZIONE FORNITORI DOVRA' ESSERE IN GRADO DI MISURARE:

• QUALITA' DEL PRODOTTO

• PUNTUALITA' DELLE CONSEGNE

• SUPPORTO AL PRODOTTO FINITO

• QUALITA' DEL SERVIZIO RESO

• QUALITA' DEL SISTEMA FORNITORE

• COSTI DELLA NON QUALITA'

STRATIFICATA PER CLASSE MERCEOLOGICA E PER FORNITORE

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LE CLASSI MERCEOLOGICHE PRESE IN ESAME SONO:

1. LAVORAZIONI ESTERNE/SUBFORNITURE

2. EQUIPAGGIAMENTI

3. PRESTAZIONI DI INGEGNERIA/INFORMATICA/PUBBLICAZIONI

TECNICHE

4. MATERIALI DI PRODUZIONE (STANDARD, A DISEGNO,

INDEFINITI)

5. INVESTIMENTI

6. MATERIALI DI CONSUMO

7. COPRODUZIONI ED INTERSCAMBIO

8. MANUTENZIONE E SERVIZI

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FATTORE

MISURATO

1) QUALITA' DEL NON CONFORMITA' IN ACCETTAZIONE

PRODOTTO E NEL PROCESSO

SINO AL MONTAGGIO SEGMENTI

2) PUNTUALITA' TEMPO MEDIO DI RITARDO/ANTICIPO

DELLE CONSEGNE COMPLETEZZA ORDINE

RISPETTO DEL PIANO DELLE CONSEGNE

3) QUALITA' DEL AFFIDABILITA'

SERVIZIO RESO FLESSIBILITA'

4) PRODUCT TEMPO DI INTERVENTO

SUPPORT TEMPO DI RIPARAZIONE

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SITUAZIONE DEL SISTEMA DI MISURA (per fornitore normale Ante implementazione)

Classe

Merceologica Fattore Misurato

Lavorazioni esterne

SubForniture

Equipaggia-menti

Prestazioni Ingegneria Informatica Pubbl. Tecn.

Materiali di

Produzione

Investimenti

Materiali di Consumo

Coprodu-zioni

Interscambi

Manutenzio-ne

Servizi

Qualità del prodotto: -Accettazione+post collaudo sino alla consegna del velivolo

SI

SI

NO

SI

NO

NO

SI (parziale)

NO

- In esercizio

NO

SI

NO

NO

NO

NO

NO

NO

Puntualità delle consegne

NO

NO

NO

SI

(parziale)

NO

NO

NO

NO

Qualità del servizio reso

NO

NO

NO

NO

NO

NO

NO

NO

Supporto al prodotto finito

NO

SI

(parziale)

NO

NO

NO

NO

NO

NO

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OBIETTIVI DEL SISTEMA DI MISURA (per fornitore normale)

Classe

Merceologica Fattore Misurato

Lavorazioni esterne

SubForniture

Equipaggia-menti

Prestazioni Ingegneria Informatica Pubbl. Tecn.

Materiali di

Produzione

Investimenti

Materiali Di Consumo

Coprodu-zioni

Interscambi

Manutenzio-ne

Servizi

Qualità del prodotto: -Accettazione+post collaudo sino alla consegna del velivolo

SI

SI

SI

SI

SI

(1)

SI

(2)

SI

NO

- In esercizio

NO

(3) SI

NO

NO

NO

NO

NO

NO

Puntualità delle consegne

SI

SI

(2) SI

SI

SI

(2) SI

SI

SI

Qualità del servizio reso

SI

SI

(2) SI

SI

SI

(2) SI

SI

SI

Supporto al prodotto finito

NO

SI

(2) SI

NO

(1) SI

NO

NO

NO

NOTE:

(1) Solo macchinari di produzione/attrezzature di prova e collaudo/impianti informatici

(2) Solo prestazioni/materiali di costo significativo

(3) Riferito anche ad esercizio presso clienti

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SISTEMA PER LA VALUTAIZONE DELLA QUALITÀ DEI FORNIT ORI

COLLAUDO

SISTEMAEMS

O .d .C.FORNITORE FORNITURE

VQ RDEL

FORNITORE

ANALISI EDEFINIZIONE

DELLE AZIONISUL

FORNITORE

PIANIF ICAZIONEED

ATTUAZIONEDELLE AZIONI

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VALUTAZIONE DELLA QUALITA' DEI SERVIZI DI INGEGNERI A, INFORMATICA E PUBBLICAZIONI TECNICHE

TIPOLOGIA DI SERVIZIO: SERVIZIO: COD.

JOB SHOPPING

R.A.M. O.d.A. FORNITORE C.E. SCADENZA

DA COMPILARE A CURA DELLA DIREZIONE APPROVVIGIONAME NTI

VALUTAZIONE CORRISPONDENZA LIVELLO-PUNTEGGIO

- COMPETENZE PROFESSIONALI- EFFICACIA OPERATIVA- INIZIATIVA/AUTONOMIA- RELAZIONI/COMUNICAZIONI- TRASFERIMENTO DI KNOW-HOW

PARAMETRO A) PESO(X)

LIVELLO 3) PUNTEGGIO A) x 3) LIVELLO PUNTEGGIO

1

2

3

LIVELLO QUALITATIVO (Q) = PUNTEGGIO FIN ALE 4

1,00

0,35

0,70

0,50

DECLARATORE DEI LIVELLI

COMPETENZE PROFESS.1 PRODOTTO PROFESSIONALE PIENAMENTE RISPONDENTE AI REQUISITI PREVISTI

2 LIVELLO PROFESSIONALE RISPONDENTE AI REQUISITI RICHIESTI

3 LIVELLO PROFESSIONALE COMPLESSIVAMENTE ADEGUATO AI REQUISITI PREVISTI

4 OPPORTUNO IL RIMPIAZZO DEL PERSONALE PER CARENZE PROFESSIONALI

EFFICACIA OPERATIVA1 CONTINUITA' NEL SERVIZIO2 RISPETTO DELLE TEMPISTICHE CONTRATTUALI

3 QUALCHE ASSENZA MOTIVATA DURANTE IL SERVIZIO

4 RIPETUTE ASSENZE DURANTE IL SERVIZIO

INIZIATIVA/AUTONOMIA1 COMPLETAMENTE AUTONOMO NELL'AMBITO DELLE DIRETTIVE RICEVUTE

2 RISOLVE PROBLEMI CON SOLUZIONI ADEGUATE SECONDO CONTRATTO

3 QUALCHE DIFFICOLTA' A RISOLVERE PROBLEMI CON SOLUZIONI ADEGUATE

4

DIFFICOLTA' A RISOLVERE PROBLEMI CON SOLUZIONI ADEGUATE/ECCESSO DI INDIVIDUALISMO

RELAZIONI/COMUNICAZIONI1 BUONE DOTI CARATTERIALI E CAPACITA' DI COMUNICAZIONE

2 CAPACITA' DI COMUNICAZIONE ADEGUATA

3 QUALCHE DIFFICOLTA' A RISOLVERE PROBLEMI CON SOLUZIONI ADEGUATE

4 DIFFICOLTA' DI DIALOGO CON ALN

TRASFERIMENTO DI KNOW-HOW1 COMPLETA CAPACITA' E DISPONIBILITA' DI TRASMETTERE KNOW-HOW

2 QUALCHE DIFFICOLTA' DI COMUNICAZIONE E TRASFERIMENTO DI KNOW-HOW

3 DIFFICOLTA' DI COMUNICARE

4 CHIUSURA AL TRASFERIMENTO DI KNOW-HOW

ENTE UTILIZZATORE IL RESPONSABILE DATA

QUALCHE DIFFICOLTÀ A RISOLVERE PROBLEMI CON SOLUZIONI ADEGUATE

DIFFICOLTÀ A RISOLVERE PROBLEMI CON SOLUZIONI ADEGUATE/ECCESSO DI INDIVIDUALISMO

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VALUTAZIONE DELLA QUALITA' D EI SERVIZI DI IN GEGNERI A, INFORMATI CA E PUBBLICA ZI ONI TEC NICH E

TI POLOGI A DI SER VIZIO: SER VIZIO: C OD.

WORK PAC KAGE

R.A.M. O.d.A. FO RNITORE C.E. SCADENZA

DA COMPILAR E A CU RA D ELLA D IREZIONE APPROVVIGIONA ME N TI

VALUTAZION E CORRISPONDENZA L IVELLO -PUNTEGGIO

- QUALITA' DEL PRODOTTO- TEMPISTICHE DI CONSEGNA- FL ESSI BIL ITA'- AUTONOM IA- DOCUMENT AZIONE- VALORE AGGIUNTO

PARAMETRO A) PESO(X)

LIVELLO 3) PUNTEGGIO A) x 3) L IVELLO PUNTEGGIO

1

2

3

LIVELLO QU ALITATIVO (Q ) = PU NTEGGIO FIN ALE 4

1, 00

0, 35

0, 70

0, 50

DEC LARATORE DEI LIVELLI

QUALITA' D EL PRODOTTO1 PRODOTTO PIENAM ENTE CONFORM E AI REQUISITI PRESCRITTI

2PRODO TTO FINALE CONFORME CON IMPERFEZIO NI , RISCO NTRATE PRI MA DEL SUO COMPLETAMENTO

3 PRODOTTO FINAL E CONFORME CON NECESSITA' DI INTERVENTI ALN DURANTE LE ATTIVITA' DI SVILUPPO

4 PRODOTTO FINALE OGGETTO DI REVI SIO NI

TEMPISTI CHE D I CONSEGN A1 RISPETTO DELLE TEM PISTICHE CO NTRATTUALI2 QUALCHE RITARDO NEL RISPETTO DELLE TEM PISTICHE CO NTRATTUALI

3 TENDENZA A RITARDI NELL E CO NSEGNE

4 I NAFFIDABILITA' NEL RISPETTO DELL E TEM PISTICHE CO NTRATTUALI

FLESSIBILITA'1 BUONA PO SSIBILITA' NELLA COM PRENSI ONE/I NTRODUZIO NE DI NUOVI REQUISITI

2 NECESSITA' DI SUPPO RTO INIZ IALE AL N PER LA COMPRENSIO NE DI NUOVI REQUISITI

3 DIFFOCOLTA' DI TEMPI BREVI A CAPI RE NUOVI REQUISITI ANCHE CON SUPPORTO AL N

4 LIM ITAZIONI RELATIVAM ENTE A CAPIRE NUOVI REQUISITI ANCHE CON SUPPORTO AL N

AUTONOMI A1 COMPLETAMENTE AUTO NO MO NEL VALUTARE CRI TICITA' E PROBL EM ATICHE

2 QUALCHE RITARDO NEL RISPETTO DELLE TEM PISTICHE CO NTRATTUALI

3 TENDENZA A RITARDI NELL E CO NSEGNE

4 I NAFFIDABILITA' NEL RISPETTO DELL E TEM PISTICHE CO NTRATTUALI

DOCUMENTAZI ON E1 DOCUMENTAZI ONE PIENAM ENTE CONFORM E AI REQUISITI PRESCRITTI

2 DOCUM ENTAZIONE FINALE CONFO RME MA CON IM PERFEZI ONI RISCO NTRATE PRI MA DEL SUO COMPLETAMENTO

3 DO CUM ENTAZIONE FI NALE CONFORME CON NECESSI TA' DI INTERVENTI ALN DURANTE L E ATTIVITA' DI SVILUPPO

4 DOCUM ENTAZIONE FINALE OGG ETTO DI REVISIONE

VALOR E AGGIUNTO1 CAPACITA' DI TRASMETTERE PIENAM ENTE UNA INNOVAZIONE TECNOL OGICA

2 CAPACITA' DI TRASM ETTERE UNA INNOVAZIONE TECNOL OGICA

3 DIFFI CO LTA' AD INTRODURRE UNA INNOVAZIONE TECNOL OGICA

4 I NCAPACITA' DI INTRODURRE UNA INNOVAZIONE TECNOL OGICA

ENTE U TI LI ZZATOR E IL RESPONSABILE DATA

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