INDICE

PROCEDURA

APPROVVIGIONAMENTOPOQ 07

Rev.

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PROCEDURA

APPROVVIGIONAMENTOPOQ 07

Rev. 0DataPag. 21 di 21

INDICE

1. SCOPO

2. CAMPO DI APPLICAZIONE

3. TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI

4. RESPONSABILIT

5. MODALIT ESECUTIVE

5.1. Valutazione dei Fornitori

5.1.1. Qualificazione Fornitori strategici

5.1.2. Qualificazione Fornitori non strategici

5.1.3. Fornitori critici5.2. Approvazione e Revisione Annuale

5.2.1. Approvazione

5.2.2. Revisione

5.3. Controllo prima fornitura

5.4. Gestione degli ordini di acquisto

5.5. Codifica Documentazione dacquisto

5.6. Ricevimento ed Accettazione degli acquisti

5.6.1. Ricevimento

5.6.2. Accettazione

5.6.2.1. Accettazione dei Prodotti

5.6.2.2. Accettazione della strumentazione, equipaggiamenti, impianti5.6.2.3. Accettazione dei Prodotti Generici5.6.2.4. Accettazione materiali forniti dal cliente5.6.2.5. Immagazzinamento delle merci

6. RIFERIMENTI

7. ARCHIVIAZIONE

8. ALLEGATI

1 Scopo

Scopo della presente Procedura di descrivere le singole azioni da effettuare per valutare e qualificare i fornitori di materie prime necessarie per la produzione, di materiale per limballaggio dei prodotti finiti e di approvvigionamenti generici, sulla base della loro capacit tecnica, qualitativa, produttiva e di servizio, a fornire il prodotto o servizio richiesto conforme alle necessit e alle specifiche della IPERMETAL S.R.L, e per la compilazione della relativa modulistica.

Mantenere sotto controllo l'andamento della qualit delle forniture nel tempo, predisponendo e mantenendo aggiornati gli specifici indicatori della qualit riferiti al fornitore e al prodotto acquistato.

In questa procedura sono documentate, inoltre, le modalit operative per attivare liter di acquisto di materie prime necessarie per la produzione e di acquisti di altra natura specifici per gli impianti e servizi generici.

Inoltre, all'interno della procedura, si fa riferimento alle attivit da eseguire al momento del ricevimento della merce per le verifiche sui documenti di trasporto e sul rispetto dei requisiti concordati tra IPERMETAL S.R.L e fornitore, ossia le attivit di ricevimento ed accettazione di merci in azienda a seguito di acquisti di varia natura e, in particolar modo, a seguito di acquisti di materie prime necessarie per la produzione.

2 Campo di applicazione

I contenuti della presente procedura sono applicabili a:

Qualificazione dei fornitori storici della IPERMETAL S.R.L, sia fornitori di materie prime necessarie per la produzione, che di acquisti specifici per gli impianti o generici;

Qualificazione dei nuovi fornitori della IPERMETAL S.R.L, sia fornitori di materie prime necessarie per la produzione, che di acquisti specifici per gli impianti o generici;

Redazione/Approvazione dellAlbo dei Fornitori Qualificati;

Revisione annuale dellAlbo dei Fornitori Qualificati;

Ordini di acquisti per materie prime destinate alla produzione quali particolari e/o componenti per la produzione di cisterne e serbatoi o parti di esse, materiali per la realizzazione di prototipi, materiali siderurgici;

Ordini di acquisti di materiali e utensileria per scorta di magazzino; Ordini di acquisti di servizi in genere;

Ordini di acquisti di impianti, macchinari e attrezzature varie;

Il controllo e laccettazione del ricevimento delle materie acquistate, in modo particolare le attivit di ricevimento ed accettazione dei seguenti prodotti acquistati per via indiretta:

Acquisti di strumentazione e ricambistica per gli impianti

Acquisti generici (Materiali per gli uffici, materiali, ecc.).3 Terminologia e abbreviazioni

DGDirezione Generale

AC

Azioni Correttive

RSGQ

Responsabile Sistema di Gestione per la Qualit

RdF

Responsabile di Funzione

COM Responsabile Commerciale

PROD

Responsabile Produzione

ACQFunzione Acquisti e Accettazione

DDT Documenti di trasporto

FA Fattura accompagnatoria

4 Responsabilit

La responsabilit di attuazione dei contenuti della presente Procedura ricade principalmente sul Responsabile Acquisti della IPERMETAL S.R.L, presso cui attiva la funzione acquisti dellintera azienda.

Il Responsabile ACQ ha, pertanto, i seguenti compiti:

Qualificare i fornitori mediante analisi storiche delle forniture;

Qualificare i nuovi fornitori mediante appositi questionari o sopralluoghi;

Redigere lAlbo dei Fornitori Qualificati della IPERMETAL S.R.L;

Fornire ogni osservazione e contributo possibile a revisionare lAlbo dei Fornitori Qualificati;

Provvedere alla revisione annuale dellAlbo dei Fornitori Qualificati;

Il Responsabile Acquisti ha il compito di accertarsi che gli ordini di acquisto contengano tutte le condizioni concordate con i fornitori e conseguentemente di approvarli mediante lapposizione della sua firma.

La responsabilit di approvazione dellAlbo dei Fornitori Qualificati ricade sul DG.

La responsabilit di supervisionare sulle attivit di redazione, approvazione, archiviazione e distribuzione dellAlbo dei Fornitori Qualificati, ricade sulla Funzione RSGQ.

Gli addetti dell'Ufficio Acquisti hanno il compito di gestire larchiviazione di tutta la documentazione relativa agli ordini di acquisto, alle DDT e FA e di far pervenire copia delle richieste di acquisto al Responsabile del Magazzino Materie Prime per le verifiche da eseguire al ricevimento della merce.

Il Responsabile di Magazzino Materie Prime ha il compito di registrare il carico e lo scarico delle materie prime affinch sia sempre assicurata la situazione aggiornata del magazzino. Inoltre responsabile per i controlli da eseguire al momento del ricevimento ed accettazione delle materie prime.

5 Modalit esecutive

5.1 Valutazione dei fornitori

Il flussogramma, in allegato, esplicita lattivit generale mentre di seguito vengono dettagliate le attivit specifiche.Relativamente a tutti i tipi di forniture approvvigionate dalla IPERMETAL S.R.L, sia di materie prime destinate alla produzione sia di materiali per il confezionamento, con impatto diretto sulla qualit del prodotto fornito al cliente sia di acquisti specifici per gli impianti o generici, stato redatto, a cura del Responsabile Acquisti, un Albo dei Fornitori Qualificati.

Tale documento risulta essere formato da pi schede (MOD 07 02), una per ogni fornitore qualificato, pi un frontespizio (MOD 07 01), dove vengono riportati gli indici di revisione, le date e le approvazioni.

E necessario precisare che i fornitori allinterno dellAlbo dei Fornitori Qualificati sono distinti in:

Strategici; cio quelli che hanno un impatto diretto sul cliente finale:

fornitori di materie prime destinate alla produzione o che possono influire sul rispetto delle prescrizioni qualitative, di sicurezza, di durata, di affidabilit e contrattuali del prodotto finale; fornitori di prodotti e servizi correlabili, anche indirettamente, con la sicurezza di esercizio;

fornitori di prodotti o servizi correlabili, anche indirettamente, con la regolarit di esercizio ovvero di onerosa sostituibilit o di costo elevato. Non Strategici, i fornitori di approvvigionamenti generici e non inseriti nella classe precedente:

fornitori di macchine, impianti, utensileria fornitori di servizi

manutenzione e carburanti

materiale pubblicitario

altro o materiale secondario

Per questi ultimi, come pi avanti descritto, previsto un sistema di qualificazione pi snello rispetto a quello applicato per i fornitori strategici. 5.1.1 Qualificazione Fornitori Strategici

La qualificazione dei fornitori strategici (di materie prime destinate alla produzione o comunque giudicate strategiche come prima riportato) della IPERMETAL S.R.L, pu essere eseguita in due differenti modi, a seconda del tipo di fornitore, se storico o nuovo.

Fornitori Storici

La qualificazione dei fornitori storici, ovvero di quei fornitori dai quali si gi acquistato pi di una volta nel tempo, o meglio, per i quali si dispone di un minimo di storia sulle forniture, prevede che il Responsabile Acquisti valuti il rispetto di appropriati criteri di qualifica per ogni singolo fornitore e sulla base della tipologia di materie prime fornite.

Tali criteri di qualifica, specificatamente dettati per i fornitori della IPERMETAL S.R.L, sono stati definiti a cura del Responsabile Acquisti; essi sono di seguito elencati:

CRITERI DI QUALIFICA

1. RISPETTO DEI TERMINI DI CONSEGNA

2. QUALITA DEI PRODOTTI (sicurezza, affidabilit, caratteristiche, documentazione)3. POSSESSO CERTIFICAZIONI DI SISTEMA QUALITA

4. TARIFFE/PREZZO

5. SCONTISTICA

Per ciascuno dei requisiti previsti, DG ha stabilito le modalit di qualifica, ovvero la decisione, in relazione alla quale ogni fornitore pu essere considerato come qualificato o non qualificato e quindi essere compreso nellambito dellAlbo dei Fornitori Qualificati.

Modalit di Qualifica:

Criteri necessari

CRITERIO N. 1 (criterio obbligatorio)

Rating 1 10

CRITERIO N. 2 (criterio obbligatorio)

Rating 1 10

CRITERIO N. 4 (criterio obbligatorio)

Rating 1 10

Rating Medio di Qualificazione, maggiore o uguale a 6:ovvero, affinch un fornitore sia considerato come qualificato, le relative forniture devono sicuramente verificare i criteri n.1, n. 2 e n. 4, in precedenza elencati.

Inoltre, per ogni criterio verificato, deve essere attribuito al fornitore un punteggio di valutazione (rating), per ogni criterio e compreso tra 0 e 10.

La media tra i tre cos ottenuti rating, costituisce il Rating Medio di Qualificazione.

Affinch un fornitore sia considerato qualificato, il suo Rating Medio di Qualificazione deve risultare maggiore o uguale al valore 6 (ed ognuno dei singoli rating deve risultare almeno pari a 6).

Il criterio per lassegnazione di tali punteggi di seguito descritto:

1. RISPETTO DEI TERMINI DI CONSEGNApunteggio

Il fornitore rispetta sistematicamente i tempi di consegna10

Il fornitore rispetta generalmente i tempi di consegna e quando in ritardo avverte con buon anticipo9

Il fornitore rispetta generalmente i tempi di consegna e quando in ritardo avverte con sufficiente anticipo8

Il fornitore non sempre rispetta i tempi di consegna, ma i ritardi sono generalmente accettabili per la produzione7

Il fornitore non sempre rispetta i tempi di consegna, ed i ritardi provocano lievi problemi per la produzione6

Il fornitore non rispetta i tempi di consegna, ed i ritardi provocano seri problemi per la produzione< 6

2. QUALITA DEI PRODOTTIpunteggio

La qualit delle forniture risponde ai requisiti delle specifiche richiamate negli ordini ed omogenea nel tempo10

La qualit delle forniture sono in linea allordine9

Le variazioni sulla qualit delle forniture sono minime e le ripercussioni sul prodotto finito sono accettabili8

Sporadiche non conformit di lieve entit che non hanno ripercussioni sulla produzione e non comportano il ritorno del materiale7

Sporadiche non conformit di lieve entit che hanno piccole ripercussioni sulla produzione 6

La qualit delle forniture non risponde praticamente mai alle specifiche tecniche richiamate negli ordini, costringendo a rifiutare molte partite< 6

4. TARIFFA/PREZZOpunteggio

Prezzo mediamente inferiore alla concorrenza di oltre il 10%10

Prezzo mediamente inferiore alla concorrenza tra il 5% e il 10%9

Prezzo lievemente inferiore alla concorrenza tra il 1% e il 5%8

Prezzo allineato alla concorrenza con disponibilit in determinate occasioni a condizioni particolari7

Prezzo mediamente allineato alla concorrenza 6

Prezzo mediamente superiore alla concorrenza di oltre il 10%< 6

POSSESSO CERTIFICAZIONE DI SISTEMA QUALITA

Il possesso di una certificazione di Sistema Qualit rappresenta un fattore di preferenza, per tutti i fornitori che comunque rispettino i criteri su descritti.

Fornitori Nuovi

Sono considerati come fornitori nuovi, tutti i fornitori della IPERMETAL S.R.L con i quali si attivato, a cura dellUfficio Acquisti, un rapporto di fornitura basato su 1 o 2 ordini dacquisto o, parimenti , dei quali non si possiede registrazioni circa i tre criteri di qualifica.

Lattivit di qualifica per i fornitori nuovi, prevede, pertanto, due diverse modalit:

Lutilizzo di un apposito Questionario Informativo (MOD 07 03) che deve essere, a cura dellUfficio Acquisti, spedito o compilato telefonicamente per tutti i fornitori nuovi della IPERMETAL S.R.L.

La modalit di qualifica, nel caso dellutilizzo del questionario, prevede, affinch un fornitore nuovo sia qualificato, che sul totale di 14 quesiti riportati nel questionario, almeno a 5 di essi venga data risposta affermativa;

Unattivit di sopralluogo da eseguirsi, previo accordo con il fornitore, a cura del DG o in alternativa dal RSGQ, soprattutto per le grandi aziende e registrato mediante un Verbale di Sopralluogo (MOD 07 04) nel quale sono registrati gli aspetti relativi a:

ciclo di produzione;

gestione immagazzinamento;

leggi e regolamenti cogenti;

organizzazione aziendale;

prove sui prodotti finali;

modalit di trasporto e consegna.

Sulla base dellesame di questi aspetti, la DG della IPERMETAL S.R.L decide di qualificare o meno il fornitore.

Lattivit di qualifica dei fornitori nuovi deve essere, pertanto, svolta per tutti i fornitori che si intendono valutare relativamente alle esigenze produttive della IPERMETAL S.R.L.

5.1.2 Qualificazione Fornitori non strategici

Per questa tipologia di fornitori, inseriti nellAlbo, che non hanno un impatto diretto sul cliente finale, sono previsti dei criteri di selezione per i quali per non prevista lattribuzione di un rating. Tali due criteri di selezione obbligatori per tutti i fornitori non strategici sono i seguenti:

1. RISPETTO DEI TERMINI DI CONSEGNA

2. QUALITA DEI PRODOTTI/SERVIZI.5.1.3 Fornitori CriticiUnica deroga ai criteri di selezione prima visti, prevista per i fornitori critici: sono Critici quei fornitori che, per il carattere esclusivo o determinante o per la loro insostituibilit sul mercato, non possono essere dismesse o sostituite.

Per essi, infatti, lattribuzione allinterno della scheda, della caratteristica di FORNITORE ESCLUSIVO, autorizza la relativa qualifica ed inserimento allinterno dellAlbo dei Fornitori Qualificati.

SCHEDA FORNITORE

La registrazione della qualifica di uno specifico fornitore (strategico e non strategico) deve avvenire mediante la compilazione della Scheda Fornitore (MOD 07 02), con i seguenti dati:

Numero progressivo della scheda;

Anagrafica del Fornitore;

Evidenza circa eventuali certificazioni di sistema qualit possedute;

Tipologia di prodotti offerti;

Elenco dei tre criteri riscontrati in fase di qualifica; o, eventualmente della qualifica di ESCLUSIVO)

Valore di qualifica (Rating Medio di Qualificazione) per i fornitori strategici;

Approvazione del DG.

5.2 Approvazione e Revisione Annuale

5.2.1 Approvazione

LAlbo dei Fornitori Qualificati (Tot. Schede + frontespizio), una volta redatto a cura del Responsabile ACQ, viene, a sua cura, consegnato alla funzione RSGQ, che provvede a gestirne lapprovazione a cura del DG.

Lapprovazione iniziale avviene mediante approvazione del frontespizio e sigla di ogni scheda, da parte del DG.

La data di approvazione e lindice di revisione corrente vengono indicate sul frontespizio.

Una elencazione di tutti i fornitori compresi nellalbo riportata nel MOD 07 05 Elenco Fornitori viene riportata in coda allintero documento.

LAlbo, cos approvato viene a costituire un dato di Registrazione della Qualit per la IPERMETAL S.R.L, e come tale, viene gestito secondo la POQ 02 Registrazione della Qualit.

LAlbo dei Fornitori Qualificati approvato, viene quindi consegnato dalla funzione RSGQ allUfficio Acquisti, che lo utilizza per la corrente attivit lavorativa.

5.2.2 Revisione

LAlbo dei Fornitori Qualificati viene annualmente sottoposto ad unattivit di revisione; tale attivit risulta articolata come di seguito esposto.

LUfficio Acquisti, nel corso di un intero anno di attivit, provvede ad annotare sul retro di ogni scheda (MOD 07 02) costituente lAlbo, eventuali commenti ed appunti relativi a ben determinate forniture dello specifico fornitore, cos come anche suggerimenti relativi a possibili nuovi fornitori o, in ogni caso, ogni altra utile osservazione.

In particolare, per i fornitori di materie prime necessarie alla produzione, le note da apportare sul retro del suddetto Modulo, sono registrate anche in considerazione di eventuali non conformit relative a controlli previsti nel SGQ della IPERMETAL S.R.L.

Precedentemente alla prima Riunione Riesame del Sistema Qualit di ogni anno solare, la funzione RSGQ ritira la copia di lavoro dellAlbo dei Fornitori Qualificati, completa di tutte le osservazioni, suggerimenti e commenti.

Tale Albo viene quindi, alla luce di questi, revisionato nel corso della Riunione Riesame del Sistema Qualit.

A tal proposito, nel corso della riunione si pu decidere di:

1. Revocare la qualifica per uno o pi fornitori qualificati

2. Qualificare nuovi fornitori.

Nel caso si presenti leventualit n.1, la scheda corrispondente al fornitore viene eliminata dallAlbo, mantenendo invariata la numerazione delle altre schede.

LAlbo viene quindi riapprovato dal DG sul frontespizio, dove viene anche riportata la data di riapprovazione ed il nuovo indice di revisione. LAlbo viene, quindi, consegnato, allUfficio Acquisti per il suo utilizzo.

Nel caso si presenti leventualit n.2 viene dato mandato allUfficio Acquisti di provvedere a qualificare il nuovo fornitore in accordo a quanto descritto in precedenza, al punto Qualificazione, relativamente ai fornitori nuovi.

LAlbo, nella sua globalit, sar quindi approvato, in accordo al precedente punto Approvazione, in una successiva Riunione che la funzione RSGQ ha il compito di organizzare successivamente alla qualifica dei nuovi fornitori.

Il numero progressivo che deve essere apposto su tali nuove schede deve essere un nuovo numero progressivo, rispetto allultima scheda approvata.

5.3 Controllo prima fornitura

In caso di urgenza, il processo di qualificazione pu essere realizzato attraverso forniture campione o prima fornitura per la durata di max 6 mesi.

In quella sede la funzione interessata alla fornitura effettua o fa effettuare delle prove e ACQ esamina se il fornitore ha rispettato i tempi di consegna, se il prodotto conforme a quanto richiesto sulla base dei rapporti di prova.

Il fornitore qualificato se supera positivamente tutte le prove pianificate.

5.4 Gestione degli ordini di Acquisto

Tutti gli acquisti compiuti dalla IPERMETAL S.R.L, sono gestiti dallUfficio Acquisti aziendale; essi possono essere fondamentalmente classificati in tal modo:

1. Acquisti di Materie prime impiegate nella produzione

2. Acquisti di beni generici e tecnologici

3. Acquisti di servizi in genere e di manutenzione (In occasione degli interventi di manutenzione straordinaria degli impianti)

In ogni caso, indipendentemente dalle modalit con le quali vengono gestite le attivit connesse agli acquisti, previsto che tutta la documentazione rilevante (ovvero contratti dacquisto, offerte in arrivo dai fornitori ed ordini di acquisto), vengano opportunamente ed univocamente codificate.

1. Acquisti di Materie prime impiegate nella produzione

Consistono in prodotti impiegati nei reparti di produzione. Le materie prime acquistate dalla IPERMETAL S.R.L per la sua produzione sono rappresentate da:

fogli in lamiera in acciaio, fogli di lamiera in ferro grezzo;

tubolari e tubi piatti, tondi, tondi-pieni, acciaio;

profilati in acciaio di varia forma e dimensione;

motori elettrici

cuscinetti, materiali vari

profilati e trafilati in gomma

trasmissioni meccaniche.

raccorderia

accessori inox ecc...(vedi elenco Fornitori della IPERMETAL S.R.L).

Allinterno della IPERMETAL S.R.L gli ordini di acquisto possono scaturire per i seguenti motivi:

Scorta minima di magazzino, (che varia per tipologia di materie prime e per periodo dellanno) Pianificazione della produzione (sulla base dellelenco del fabbisogno materiali per commessa e distinta base vistata dal DT/RdP) Realizzazione prototipi di macchine agroalimentari (sulla base dellimput proveniente dallarea ricerca e sviluppo in fase di progettazione con relative schede tecniche e/o disegni, con il consenso di RdP) Programmazione della produzione.Tutti gli acquisti compiuti, sono gestiti direttamente dal Responsabile ACQ che allinterno della IPERMETAL S.R.L coincide con la DG.

Per gli ordini di acquisto previsto che lUfficio Acquisti utilizzi un apposito modulo MOD 07 06 Modulo dOrdine, utilizzato per linvio via fax degli ordini ai fornitori.

Il Modulo presenta la stessa struttura e gli stessi contenuti, sia che la fornitura si basi, o meno, su degli accordi contrattuali che specificano nel dettaglio le condizioni di approvvigionamento.

Infatti, il documento di acquisto deve contenere, in ogni caso, tutte le informazioni che descrivono chiaramente il fornitore ed il prodotto ordinato, indicando obbligatoriamente:

codice fornitore;

data e n. protocollo ordine;

codice articolo e descrizione;

termine di consegna richiesto;

prezzo;

modalit di pagamento.

Gli ordini, prima di essere emessi, devono essere sempre verificati, approvati e firmati dal Responsabile ACQ o dal DG.

Gli addetti dell'Ufficio Acquisti, a seguito dellapprovazione, devono provvedere allinvio dellordine al fornitore.

LUfficio Acquisti, per i fornitori nuovi o per quelli per i quali non dispone di un listino prezzi di riferimento, pu richiedere unofferta utilizzando il MOD 07 07 Richiesta dOfferta, sul quale poi esegue la propria valutazione economica ed il conseguente acquisto.

Inoltre il Responsabile ACQ provvede a riportare sul MOD 07 08 Richiesta dacquisto (compilato in duplice copia) i dati relativi allordine, indicando esclusivamente le seguenti informazioni:

data ordine

articolo

descrizione articolo

quantit.

Una copia della richiesta dacquisto viene consegnata al Responsabile di Magazzino Materie Prime, che, allarrivo in azienda della merce, ha il compito di eseguire le verifiche confrontando le DDT o le FA con le materie prime consegnate e con la richiesta dacquisto, affinch riscontri le quantit e la tipologia delle stesse materie prime e, successivamente, di registrare il carico della merce.

In caso di acquisti di materie prime di notevole costo, lordine di acquisto deve essere approvato direttamente dal DG; questa prassi deve essere utilizzata per tutti gli ordini di importo superiore a 7.746,85 (15 Milioni di lire).

A seguito del controllo, il Responsabile di Magazzino Materie Prime, se non vengono evidenziate non conformit nella consegna, firma la DDT o la FA e ne trattiene una copia che, successivamente al controllo di accettazione, trasmette allUfficio Acquisti.

2. Acquisti di Materie prime impiegate nella produzione su piazza

Trattasi di acquisti, (minuteria, cancelleria, materiale igienico-sanitario, ecc.), che vengono approvvigionate dalla IPERMETAL S.R.L da piccoli fornitori locali.

Tali fornitori, tipicamente usano conferire tali materie prime direttamente presso la sede della IPERMETAL S.R.L; essi, prima di conferire la merce, contattano telefonicamente lUfficio Acquisti aziendale, per ricevere uninformale autorizzazione al conferimento della merce.

Gli acquisti devono essere sempre verificati, approvati e firmati dal Responsabile ACQ o, in sua assenza dal DG.

In caso di acquisti di notevole costo, lordine di acquisto deve essere approvato direttamente dal DG; questa prassi deve essere utilizzata per tutti gli acquisti di importo superiore a 7.746,85 (15 Milioni di lire).

In considerazione dellimmediatezza con cui avvengono tali acquisti, la procedura prevede che, presso lUfficio Acquisti aziendale esiste un elenco di tali fornitori con la tipologia di materia prima che solitamente essi vendono alla IPERMETAL S.R.L.

Tale elenco, fisicamente inserito allinterno dellAlbo dei Fornitori Qualificati e, come tale, annualmente revisionato, viene approvato direttamente dal DG che, con tale approvazione autorizza lUfficio Acquisti ad accettare, sempre a discrezione del relativo responsabile, la merce consegnata da tali fornitori presso la sede della IPERMETAL S.R.L.

3. Acquisti di beni generici e tecnologiciTrattasi di acquisti di parti e materiali legati al funzionamento dellimpianto e non, come arredi e strumentazione per gli uffici, accessori tecnologici, macchinari, nuova strumentazione di produzione e collaudo, parti di ricambio, servizi di varia natura, ed acquisti di beni particolari e ben specifici come ausili a supporto delle attivit produttive.

La procedura di acquisto prevede che, allorquando si manifesta nellambito della IPERMETAL S.R.L la necessit di provvedere allapprovvigionamento di uno o pi tipi di tali identificati prodotti, lUfficio Acquisti, sulla scorta del Modulo Richiesta dAcquisto, compilato dal responsabile aziendale a cui afferisce lo specifico acquisto, dopo aver analizzato le specifiche di acquisto, provvede ad avviare con i fornitori riportati sullAlbo dei Fornitori Qualificati della IPERMETAL S.R.L rapporti e trattative tese allapprovvigionamento del materiale necessario.

Tali offerte vengono quindi analizzate e valutate in base ai parametri costi, tempi di consegna e adeguatezza e rispondenza alle esigenze; limportanza relativa delluno o dellaltro parametro risulta nel caso specifico determinante ai fini della scelta dellofferta e del fornitore. Una volta che lofferta viene selezionata, analizzata, eventualmente negoziata telefonicamente e quindi informalmente approvata, il Responsabile ACQ provvede a compilare i dati dellacquisto secondo le modalit concordate con il fornitore, utilizzando il Modulo dOrdine, indicando su di esso gli estremi relativi al tipo di prodotto, al codice fornitore ed al quantitativo ordinato, alle modalit di trasporto e di pagamento.

In caso di acquisti scaturiti direttamente dal Responsabile ACQ, lo stesso provvede alla compilazione, in duplice copia, della richiesta dacquisto, una copia di tale modulo viene consegnata al Responsabile di Magazzino Materie Prime, che, allarrivo in azienda della merce, ha il compito di eseguire i controlli in accettazione.

In caso di acquisti di apparecchiature e strumentazione di notevole costo (investimenti aziendali), lordine di acquisto deve essere approvato direttamente dal DG; questa prassi deve essere utilizzata per tutti gli ordini di importo superiore a 7.746,85 (15 Milioni di lire).

4. Acquisti di servizi di manutenzioneLe modalit di gestione di questa categoria di acquisti di servizi sono identiche a quelle descritte nel precedente punto n.3.

5.5 Codifica Documentazione dAcquisto

Tutta la documentazione gestita dallUfficio Acquisti aziendale che abbia rilevanza ai fini degli acquisti compiuti dalla IPERMETAL S.R.L, deve, sempre a cura dellUfficio Acquisti aziendale, essere codificata con un codice identificativo cos organizzato:

Offerte provenienti dai Fornitori per lacquisto di materiali di varia natura.

Tutte le offerte provenienti dai fornitori, allatto del loro ricevimento, devono essere identificate con la seguente codifica:

Dove:

PROT un numero di protocollo progressivo assegnato a tutte le offerte ricevute da fornitori esterni.

Ordini ai Fornitori per lacquisto di materiali di varia natura.

Tutti gli ordini ai fornitori, allatto della loro spedizione, devono essere identificati con la seguente codifica:

Dove:

P un numero progressivo d'ordine assegnato a tutti gli ordini ai fornitori.

Lintera attivit di gestione delle codifiche attribuite alla rilevante documentazione dacquisto, deve avvenire a cura dellUfficio Acquisti che, allinterno della IPERMETAL S.R.L, accentra tutte le attivit di identificazione, rintracciabilit ed archiviazione della documentazione dacquisto.

In tal senso, a cura dellUfficio Acquisti, viene tenuto un Registro Acquisti, anchesso realizzato su un apposito sistema informatico, organizzato in modo tale da presentare lelenco di tutte le offerte ricevute dalla IPERMETAL S.R.L nel tempo; indicando per ogni offerta il suo codice identificativo, il nominativo del fornitore e la data di trasmissione dallo stesso.

In tale Registro Acquisti esiste anche traccia di quelle offerte che, a seguito di invio dordine o mediante controfirma della stessa, sono divenute per la IPERMETAL S.R.L, ordini/contratti di acquisto.

Tale Registro deve essere tenuto sempre aggiornato dallUfficio Acquisti della IPERMETAL S.R.L che, quindi, tramite questo ausilio sempre in grado di verificare prontamente lo stato e lidentificativo delle offerte non ancora concluse con ordini o, ancora, dello stato di evasione degli ordini e dei collegamenti temporali e di codifica documenti tra offerte ed ordini/contratti.

5.6 Ricevimento ed Accettazione degli acquisti

Le attivit di ricevimento ed accettazione per le varie categorie di acquisti eseguiti dalla IPERMETAL S.R.L, vengono sostanzialmente gestite in modo analogo; le uniche differenze riguardano lo stoccaggio del materiale che, mentre in alcuni casi non previsto (nel senso che il prodotto acquistato viene immediatamente consegnato al responsabile aziendale che lo ha richiesto, o utilizzato nellimpianto), in altri casi viene stoccato allinterno del Magazzino.

In ogni caso, le attivit di ricevimento ed accettazione possono essere cos disciplinate:

5.6.1 Ricevimento (per tutte le categorie di acquisti)

Allarrivo della merce in azienda, il Responsabile del Magazzino Materie Prime verifica la corrispondenza tra la DDT o la FA, la richiesta dacquisto ricevuta dal Responsabile ACQ e le materie prime fisicamente consegnate.

Il controllo qualitativo dei singoli prodotti consiste nel verificare che tutto corrisponda nei minimi dettagli, esempio: tipologia di prodotti, articoli, dimensioni, pesi, controlli visivi sul buono stato dell'imballaggio, verifica documentale (scheda tecnica, certificati di conformit, istruzioni duso), ecc.

Per ricevimento sintende anche il controllo della qualit, della quantit e dellintegrit del materiale pervenuto, rispetto a quanto riportato sullordine.

Questo riscontro pu eventualmente prevedere l'assistenza di altre risorse della IPERMETAL S.R.L pi competenti.

Se tale controllo viene superato con successo, il Responsabile del Magazzino firma per accettazione la DDT o la FA e la consegna al trasportatore, trattenendone la copia (con timbro di accettazione).

A questo punto, sempre il Responsabile del Magazzino dispone affinch il materiale venga sottoposto ai controlli in accettazione.

5.6.2 Accettazione

Oltre a tale controllo preliminare in accettazione la IPERMETAL S.R.L prevede di eseguire ulteriori controlli in accettazione, per lo pi visivi, volti a verificare lintegrit e la qualit dei prodotti acquistati; tali controlli sono differenti a seconda del tipo di prodotto e, pertanto, vengono nel seguito disciplinati in modo differenziato.

5.6.2.1 Accettazione dei Prodotti Accettazione Iniziale

Trattasi di un controllo eseguito in corrispondenza di ogni carico di prodotti consegnati in azienda.

Esso viene eseguito con lo scopo di verificare, per ogni tipologia di prodotto, eventuali anomalie estetiche o visive che possono interessare i prodotti.Tali controlli, vengono sempre eseguiti in riferimento alle schede tecniche, opportunamente documentate e rese disponibili al Responsabile del Magazzino.

Allorquando, nel corso di tale controllo, dovessero evidenziarsi situazione di non conformit, si provvede ad applicare, da parte del responsabile magazzino la relativa pratica operativa richiamata nellambito della procedura interna della IPERMETAL S.R.L PGQ 10 Controllo delle Non-Conformit e Gestione Reclami.

Nel caso in cui tale controllo venga superato con esito positivo il Responsabile del Magazzino deve firmare il documento di trasporto conservandone una copia e congedando il trasportatore. Il responsabile del magazzino provvede contestualmente a compilare lo specifico modulo richiesta dacquisto MOD 07 08 in suo possesso, con la scritta ESEGUITO, a datarlo e firmarlo. Tale modulo, cos completato, deve essere allegato alla relativa DDT o FA e, quindi, deve essere trasmesso allUfficio Acquisti aziendale.

Accettazione prima dellutilizzo

Prima che le materie prime siano immesse in produzione, la IPERMETAL S.R.L ha previsto che sia sempre eseguito un ulteriore controllo sul buono stato della merce dopo un certo tempo dal loro immagazzinamento.

Allorquando, nel corso di tale controllo, dovessero evidenziarsi situazione di non conformit, si provvede ad applicare, da parte del responsabile magazzino la relativa pratica operativa richiamata nellambito della procedura interna della IPERMETAL S.R.L PGQ 10. Limmissione nel ciclo produttivo di prodotti non controllati segnalato con un cartellino giallo, ed autorizzato da RSGQ in caso di sola urgenza.5.6.2.2 Accettazione della strumentazione, equipaggiamenti, impianti, ecc.Trattasi di acquisti specifici come ad esempio macchinari, sistemi e sottosistemi hi-tech, equipaggiamenti di rilevamento e misura, particolari parti di ricambio, ecc.

Laccettazione consiste nel verificare lo stato di integrit dei prodotti ricevuti, evidenziando eventuali danneggiamenti, manomissioni, difettosit palesi o marginali, malfunzionamento di apparati o apparecchiature o, in ogni caso, ogni altro tipo di non conformit di fornitura o di non rispetto delle specifiche dacquisto.

Loperazione di accettazione pu prevedere anche controlli pi accurati di congruenza tra materiale consegnato ed ordine, qualora tale congruenza non sia direttamente ed immediatamente accertabile nel corso del ricevimento.

In ogni caso, al termine dei controlli in accettazione, il responsabile del controllo provvede a compilare lo specifico modulo MOD 07 08 in suo possesso, con la scritta ESEGUITO, a datarlo e firmarlo.

Tale modulo, cos completato, deve essere allegato alla relativa DDT o FA e, quindi, deve essere trasmesso allUfficio Acquisti aziendale.

Allorquando, nel corso di tale controllo, dovessero evidenziarsi situazione di non conformit, si provvede ad applicare, da parte del responsabile del controllo la relativa pratica operativa richiamata nellambito della procedura interna della IPERMETAL S.R.L PGQ 10.

5.6.2.3 Accettazione dei prodotti generici

Trattasi di acquisti di varia natura che non assumono particolare rilevanza ai fini della qualit del prodotto fornito dalla IPERMETAL S.R.L alla propria clientela.

Possono essere raggruppati in questa sezione tutti gli acquisti per gli uffici, strumentazione di calcolo, arredi, camici ed indumenti utilizzati in produzione, carburante per i mezzi di trasporto aziendale, parti di ricambio per gli impianti, ecc.

La procedura prevede, in virt della scarsa rilevanza che tali prodotti assumono, che il solo ricevimento, eseguito dal Responsabile ACQ, autorizzi laccettazione dei prodotti che, quindi, possono essere smistati verso i responsabili aziendali che li hanno richiesti.

In questo caso, dopo il ricevimento, il Responsabile ACQ provvede ad archiviare il Modulo dOrdine MOD 07 06 completo di data e firma.

Lo stato delle prove in accettazione individuato come segue:

il materiale nellarea allo scopo destinata; viene controllato con le modalit su indicate, consultando copia dellordine e della bolla che viene timbrata e firmata dal responsabile magazzino in caso di benestare. Il materiale non conforme segregato in apposita area con copia del relativo Rapporto di Non Conformit.I mezzi di identificazione saranno:

cartellino verde (ok) da porre sui materiali conformi

cartellino giallo (N.C.) da porre sui materiali non conformi in attesa di risoluzione della N.C.

cartellino rosso (N.C.) da porre sui materiali non conformi la cui N.C. stata confermata.

Vedi in allegato i timbri da usare sulla bolla fornitore e cartelli dei prodotti.

5.6.2.4 Immagazzinamento delle merciUna volta che il materiale relativo ad un ordine viene consegnato in azienda e che i controlli vengono superati con esito positivo, il materiale viene interamente preso in consegna dal responsabile del Magazzino che in accordo alla PAQ 09 Erogazione dei Servizi, provvede a stoccarlo in apposite aree.

I materiali controllati con esito negativo, ove non possano essere immediatamente restituiti al fornitore che li ha inviati, vengono segregati e gestiti come prodotti NC.

CaricoUna volta eseguiti tutti i controlli in fase di ricevimento della materie prime da parte del Responsabile del Magazzino cos come gi esposto, le materie prime sono conservate in aree separate a seconda della tipologia e con modalit di identificazione differenti. Vi sono appositi contenitori per le minuterie e raccorderie, appositi ripiani su scaffalature per la componentistica, apposite rastrelliere per i materiali siderurgici.Il carico della merce sul terminale viene eseguito sempre dal Responsabile ACQ che provvede ad aggiornare le giacenze per tutti gli articoli ricevuti.

Scarico

Lo scarico delle materie prime avviene sempre a cura del Resp. di Magazzino, a fronte della Distinta Materiali necessari alla produzione della commessa (POQ 05), con i dati a consuntivo ed effettua lo scarico delle materie prime utilizzate nella produzione.

Movimentazione

La movimentazione dei prodotti tra le differenti aree del Magazzino Materie Prime e le postazioni di produzione avviene con la massima cura e cautela, da parte del personale incaricato dal responsabile del Magazzino, usando se necessario strumenti e mezzi di trasporto alluopo adibiti. Nel caso in cui, durante la fase di movimentazione, avvengano degli incidenti che deteriorano o danneggiano i prodotti, il responsabile del magazzino deve darne tempestiva comunicazione alla funzione RSGQ, mediante compilazione del modulo di Non Conformit (Mod 10 01); la funzione RSGQ, quindi, si attiver per le eventuali azioni risolutive dello specifico problema.

ConservazioneTutte le materie prime sono immagazzinate secondo il criterio della data di acquisto, vale a dire che le merci, con data di acquisto pi lontana, sono posizionate pi in evidenza rispetto alle altre.

6 RIFERIMENTI

Norme UNI EN ISO 9001: punto 7.4 APPROVVIGIONAMENTOManuale della Qualit sez. 7

7 Archiviazione

Tutta la documentazione citata nella procedura memorizzata nel sistema informativo aziendale e/o su supporto cartaceo.

Tutti i documenti di qualificazione e gli indicatori della qualit delle forniture, sono archiviati presso ACQ nella cartella fornitori.

I documenti vengono conservati per un periodo di 5 anni.

8 Allegati

MOD 07 01

Albo fornitori qualificati

MOD 07 02

Scheda fornitore

MOD 07 03

Questionario fornitori

MOD 07 04

Verbale di sopralluogo

MOD 07 05

Elenco fornitori

MOD 07 06

Modulo dordine

MOD 07 07

Richiesta dofferta

MOD 07 08

Richiesta dacquisto

Allegato 1

Flussogramma attivit di valutazione fornitori

Allegato modello timbri da usare su bolla fornitore

Allegato modello cartelli dei prodotti

PROT

P

MOD 07 01

MOD 07 05

MOD 07 02

no

MOD 07 04

si

qualificato

MOD 07 03

MOD 07 02

no

si

si

si

si

no

no

no

no

si

aggiornamento

qualificati

elenco fornitori

fornitura

controllo prima

ispettiva

verifica

esclusivo

certificato

questionario

valutazione iniziale

archivio fornitori

allegato 1alla PRO 07

Flussogramma delle attivit di valutazione fornitori

fine

inizio

Rev. DataCausaleRedazione

RSGQVerifica

RSGQApprovazione

DG

Rev.0