Knowledge Intelligence: metodologia, modelli gestionali e strumenti tecnologici

per la governance e lo sviluppo del business

Pietro Berrettoni, IT Manager Acraf spa

Il Data Quality, un problema di Business!

Storicamente, ci si occupava di Qualità del dato per soddisfare esigenze della clientela

Cosa pensate significhi oggi occuparsi di Data Quality?

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..poi il legislatore ci ha imposto regole di compliance e trasparenza…

Le Tre domande sul Data Quality1. Che cos’è il data quality e come impatta il

business2. Perché il miglioramento del data quality

presuppone il focus sulle persone e sui processi

3. Qual è il ruolo della tecnologia

Non è solo una questione di tecnologia: c’è Cultura e Organizzazione e … coinvolgimento del Board

Di che cosa parleremo

Le organizzazioni devono definire i requisiti del Data Qualityin base al proprio business

Il Controller gioca un ruolo fondamentale nella definizione delle Regole!

• Il primo stadio: ci si rende conto che il dato esiste e deve essere valido.

• Maggiore profondità: il dato deve essere consistente (gli stessi dati non sono residenti in molteplici sistemi o DB sparsi)

• Area critica: dal dato ci si aspetta Integrità (gli elementi /modelli di dati sono completi)

• Alto impatto sul business: il dato deve essere accurato (riesce efficacemente ad caratterizzare fenomeni concreti)

• Il business richiede Rilevanza(capacità di supportare gli obiettivi di business)

Nel 2008 Gartner stima che le global 1000 enterprises sosterranno più costi dovuti alla scarsità della Qualità del Dato rispetto ai

benefici ottenuti da CRM, ERP o BI applications

Impatti Customer (disaffezione, aumento dei costi di contatto, opportunità di vendita compromesse )

Impatti Finance ( il budget non è accurato, non c’e’ condivisione nei report, spese fuori controllo, budget overruns )

Impatti Produzione / Supply Chain ( cattiva qualità, scorte fuori controllo,.. )

Non riusciamo a fidarci del report che ci presentano: è il primo sintomo!

Alcune considerazioni:

La piramide dell’approccio alla qualità del dato

Il livello più basso: consapevolezza che il data quality è una regola.L’approccio “reattivo”: iniziano ad intraprendere azioni.

“sensazione”

Le aziende che riescono a trattare il data quality in modo proattivo, gestiscono le risorse in consonanza con i processi di business e definiscono procedure per monitorare i benefici a livello di cruscotto direzionale.

“buona confidenza”

Il Progetto SOP in Angelini

Angelini: chi è e cosa faAngelini è un gruppo internazionale con radici italiane che, da quasi un secolo, realizza, commercializza e distribuisce farmaci e prodotti per il benessere.

Leader nel settore dell’automedicazione, subito dopo il colosso Bayer-Roche, con una quota mercato del 10,6%*, Angelini figura in Italia tra le prime cinque aziende farmaceutiche per volumi di vendita con circa 80 milioni di confezioni prodotte in un anno* .

*Fonte: IMS, anno mobile marzo 2005

La missione…

Siamo costantemente vicini ad ogni persona e ad ogni famiglia dedicando interamente le nostre conoscenze ed il nostro lavoro a soddisfare le esigenze quotidiane inerenti alla loro salute e ad un loro tangibile benessere. Siamo un’azienda internazionale che ricerca, produce e commercializza farmaci, prodotti di grande diffusione, con un ottimo rapporto efficacia-sicurezza e soluzioni innovative di elevato contenuto scientifico.

e la visione…

Coniugare la logica conseguenza della nostra matrice storica per la quale vogliamo rappresentare la scelta spontanea di ogni persona e di ogni famiglia in tema di salute e di star bene con l’ambizione di divenire protagonisti in alcune aree terapeutiche di altissimo valore scientifico.

Il progetto SOP una guida verso l’eccellenza

Eccellenza operativa di Eccellenza operativa di classe Aclasse A

S ales (Vendite)

O peration (Operatività)

P lanning (Pianificazione)

(Oliver Wight)

Formazione&

Comunicazione

ERPCRM

Business Int.

OBIETTIVOINTEGRAZIONE

Eccellenza tramite un’azione coordinata tra le tre principali leve del cambiamento

STAKEHOLDERSALLINEARSI

PERSONE & COMPORTAMENTI

STRUMENTI PROCESSI

Kpi’SMisurazione

Azioni Migl.cont.

Processi – Aree di Miglioramento - Azioni

Gruppo strategico

Amm.re Delegato

GRUPPO Supporti specifici

Project leader

CONSULENTE

RISORSE INTERNE

FORMATORIINTERNI

…ha coinvolto risorse interne ed esterne a tutti i livelli…

GRUPPO

GRUPPO

a oggi 100 persone circa

Attività prima del SOP

GESTIONE MASTER DATA

- Anagrafica Materiali

- Attivazione Workflow

- Anagrafica clienti

- Anagrafica Listini

- Anagrafica Fornitori

- Controllo tabelle : profili ed autorizzazioni

TEAM DATI

5.18 Esattezzza Item Master

Situazione PrecedenteAzioni correttive - Procedura Creazione Procedura Controlli

5.19 Esattezza Inventari

Situazione PrecedenteAzioni correttive - Nuova organizzazione di MagazzinoProcedura controlli - Inventario a rotazione mensile

5.20 Struttura / Accuratezza BOM

Situazione PrecedenteAzioni correttive - Procedura ChangeProcedura controlli

5.21 Struttura / Accuratezza Cicli

Situazione PrecedenteAzioni correttive - Procedura controlli e aggiornamenti continui

3.18 Performance AziendaleSituazione PrecedenteCiclo SOP - Scorecard e Rolling Forecast mensileCiclo SOP - Costi della NON Qualità

Team

Dat

i

5.19 Esattezza Inventari

Procedura controlli - Inventario a rotazione mensile

Il lavoro di verifica continuo delle cause degli errori, la modifica del flusso di movimentazione della merce unito ad una forte partecipazione e formazione di tutti gli operatori interessati ha dato stabilità all’indice a partire dalla fine del 2005.

Per tutto il 2006 l’indice è stabilmente a livelli richiesti dagli standard SOP

85%

87%

89%

91%

93%

95%

96%

2004 Gen Feb M ar Apr M ag Giu Lug Set Ott Nov Dic Gen Feb M ar Apr M ag Giu

Consolidamento della nuova Procedura

La Business Intelligence ed il Data Quality

MERCATI &CLIENTI

OBIETTIVI DIOBIETTIVI DIBUSINESS EBUSINESS EFINANZIARIFINANZIARI

RESOURCES & RESOURCE

MANAGEMENT

TECHNOLOGIES, TECHNOLOGIES, PRODUCTS & PRODUCTS &

SERVICESSERVICES

STRATEGIA DI MANAGEMENT

PIANIFICAZIONEPIANIFICAZIONEE CONTROLLOE CONTROLLO

SVILUPPO ESVILUPPO EINTRODUZIONE INTRODUZIONE

NUOVI PRODOTTINUOVI PRODOTTI

MIGLIORAMENTOMIGLIORAMENTOCONTINUOCONTINUO

PERSONE E LAVORO DI GRUPPO

RISORSE E MANAGEMENT

DELLE RISORSE

TECNOLOGIE,TECNOLOGIE,PRODOTTI &PRODOTTI &

SERVIZISERVIZI

Processi di Management Integrato

Gestione Integrata del Business : Il Supporto della Business Intelligence

BUDGETECONOMICOFINANZIARIO

SUPPORTO ALLEDECISIONI

CONTABILITA’INDUSTRIALE

CRMOPERATIVOANALITICO

BUSINESSBUSINESS

INTELLIGENCE INTELLIGENCE

SUPPLY CHAIN:DEMAND PLANNING

LOGISTICA

La Business Intelligence

SistemaStrategico

SistemaAnalitico

SistemaTransazionale • Controllo Costi Generali

• Ordini, Progetti e Investimenti• Costo del Prodotto

• Piattaforma Data Warehouse• Data Mining• Ambienti di Reporting e Analisi

• Supporto alle Strategie• Misura delle Performance• Pianificazione e Simulazione

Le aziende leader nel mercato devono avere un processo decisionale rapido orientato alla creazione del valore…

Che cosa deve avere una Business Intelligence ideale per contribuire al Data Quality?

Architettura Una piattaforma di business intelligence deve essere scalabile per sostenere anche l’uso di un elevato numero di utenti simultanei su grosse moli di dati. Sono valutati aspetti di configurazione, deployment, controllo accessi e database supportati

Integrazione Si valuta l’integrazione con applicazioni dal punto di vista dei protocolli e dei linguaggi supportati, di adapters standard verso i sistemi di back-end (ERP)

Consistenza La frammentazione del prodotto attraverso i moduli, la coerenza dell’interfaccia utente, l’amministrazione centralizzata sono considerate in criteri di user administration e client / server infrastructure consistency

Monitorare processi d’impresa con logiche Activity Based Management VALUE CREATION

Permettere velocità di analisi/azioniverso gli stakeholder SPEED

Razionalizzare i processi con procedure automatiche

Assicurare informazioni certificate per ottimizzare “decision making”

Garantire flessibilità in un ambientecompetitivo

Strutturare database integrato e univoco

OPTIMIZATION

TRANSPARENCY

ADAPTABILITY

GOVERNANCE

La Business Intelligence

Benefici attesi

Balanced Scorecard: Prospettive

Obiettivi

Strategy Map

IniziativeMisureChe

strategia sicerca di

raggiungere

Monitoring del successo/

fallimento degliobiettivi

TargetsLivello di

performance o tasso di

incrementonecessario

Azioni/programmi necessari per raggiungere gli

obiettivi

Obiettivi Misure Target Iniziative

Incrementarecustomerrelationship

• Customersatisfaction

• 2001: 75 punti• 2002: 85 punti

Implementaredatabasefeedback clienti

Progetto Business Intelligence ACRAF:

Pianificazione & Reporting

Organizzazione del progettoIl Team integrato per la realizzazione dei Progetti è

sintetizzato nel seguente schema:

Information Technology

Funzioni Owner Funzioni di Business

Consulenti SIC

Funzione Staff Interna

Funzione Staff Esterna

Controllo di Gestione

Demand Manager

Business Unit

Marketing / Vendite

Steering Committee

Il successo e il ROI del Progetto dipendono anche dalla conoscenza e dall’utilizzo dello strumento da parte

delle Funzioni.

Supply Chain

Scope di ProgettoModello di Demand Planning e Forecasting (Kick off 6 Novembre 2004)

Analisi, definizione e realizzazione delle logiche funzionali e operative di gestione del processo di Creazione della Domanda e di Forecasting:

Elaborazione Piano della domanda;

Derivazione delle Previsioni di Vendita;

Forecasting.

Piano della Domanda

Previsioni di venditaInformazioni:

Dati storiciPiano della Domanda

Sales

Profit

REPORT REALIZZABILI IN BW

Fatturato

Report Indicatori Caratteristiche PeriodoBusiness

Unit Query disponibili

Fatturatomensile e cumulato

Quantità, Valore

BU, Org.Comm., Canale,linea(ML,COGE), famiglia,articolo,cliente, agente, ecc.

Anno, mese, progressivo, settimana

BUCF(Mktg/ Vendite), BUPE, BUMM, BUCOS, BS

Fatturato - AnalisiGenerale, Datifatturato AIC, Solo per BUCF: FatturatoLordo e netto esclusigli OMG e Clusterizzazione

ConfrontoFatturato/ Budget mensile

Quantità, Valore, vsForecast

BU, Org.Comm., Canale, nodogerarc., area strateg., famiglia, ecc.

Anno, mese

BUPE, BUMM, BUCOS, BS BUCF

Analisi fatturatobudget con versione(per ogni BU), BU Consolidato/ Budget a quantità/ valore, Budget Pluriennali, ecc.

PrioritaBUMM

Ok

PrioritaBUPE

PrioritaBUCF/BS

Ok Ok

Ok Ok Ok

Standardizzazione della reportistica : Obiettivo Team B.I.

CRM SAP R/3

OTHER SYSTEMBW

INTEGRAZIONE GLOBALE : INTEGRAZIONE GLOBALE : Dai Dai datidati …….. .. allealle decisionidecisioni

Costruzione Reporting Commerciale/Trade per l’analisi dai Ordinato, consegnato, fatturato, pricing, scontistica, anche integrato con dati esterni (es.sistema Gare, dati IMS,…)

Costruzione Reporting Istituzionale Certificato e Pubblicato;

Saving di tempi per le Funzioni in fase di realizzazione di Reporting utilizzando base dati aggregata e integrata;

Saving di tempi nella costruzione del Processo di Forecast per le funzioni commerciali;

Affinamento della Forecast Accurancy.

Obiettivi / Benefici

Profilazione e tracciabilità: Strumenti e funzionalità SAP

applicati nel settore farmaceutico

SAP, operando per processo, permette di gestire in modo “flessibile” e “veloce” modifiche organizzative

e supporta la “Corporate Governance”

Organization StructureActivities

Roles FutureState

Currentstate

nuove attività/ruoli

nuova struttura organizzativa

riassegnazione responsabilità

Cambiamenti possibili dovuti a SAP: la struttura organizzativa

adeguamento procedure

Cambiamenti possibili dovuti a SAP : la struttura organizzativa

Gestire Ruoli e profili utenti permette di….

1. Migliorare la qualità e la sicurezza dei processi aziendali

2. Pianificare e gestire il cambiamento tecnologico

3. Migliorare l’integrazione tra sistemi ed organizzazione

4. Diminuire i rischi legati ad eventuali errori umani

5. Ottimizzare le modalità di utilizzo del SIA

6. Essere in regola con le normative (GXP)

7. Alimentare una cultura aziendale che va verso “l’eccellenza”

8. Vantaggi nelle fasi di revisione dei processi e Job rotation

“CONCLUSIONI”

Il Data Quality, un problema di Business!

Persone – Processi - Tecnologia

Profilazione e Pulizia del dato.

•Primo Errore: trattare il data profilingcome un’operazione spot e non continuativa nel tempo;•Secondo Errore: non utilizzare metadatacome PONTE nel processo di pulizia del dato. In questo modo si potrebbero raffinare e ottimizzare in maniera continuativa le regole in accordo con la intrinseca variabilità del dato. •Terzo Errore: non predisporre delle protezioni per evitare che la scarsa qualitàdel dato rimanga fuori dalle operazioni/applicazioni. Come?

Creare automatismi sulla pulizia del dato , nell’analisi e nella profilazione

Occorrono Team interfunzionali …..ma anche procedure automatizzate !!!!

Creare un Data Quality Team!

Esso dovrà essere composto dal key user di ciascuna area/dipartimento [data quality stewards]Ognuno avrà il compito di rendere aderente le info provenienti dall’ufficio marketing agli standard di qualità fissati a livello corporate (completezza, correttezza, consistenza, integrità non duplicazione)

L’IT metterà a disposizione degli analisti [data quality analysts] responsabili dell’attività di supporto, profilazione e pulizia dei progetti. Avranno anche la responsabilità dell’acquisizione dei tools

Cosa fare allora?

1. Conoscere profondamente i tuoi dati (info -audit, localizzazione, metadata)

2. Formalizzare un programma di data quality

3. Costruire gli skills necessari ed organizzare un Team

4. Definire regole e misure largamente condivise

5. Curare l’aspetto tecnologico, ben sapendo che è solo una parte della soluzione

Fate del data quality una opportunità di Business, non un

problema di “di Controllo di Gestione e di IT”