Il check-in

Il check-in

Saper accogliere e dare il benvenuto all’ospite, mettendolo immediatamente a proprio agio è una vera e propria arte che richiede doti personali e una tecnica specifica.

Nella fase del check-in i primi contatti con il cliente sono fondamentali per offrire un’immagine positiva o negativa dell’hotel.

L’importanza di una buona accoglienza

a cura di christian bressan

Il check-in è l’insieme delle operazioni che il front office svolge al momento dell’arrivo di un cliente in

albergo.

A seconda della tipologia di clientela avremo gli arrivi di:

Clienti senza prenotazione

Clienti con prenotazione

Gruppi

Il check-in: definizione


Le operazioni preliminari

Prima di ogni check-in è bene controllare attentamente il planning e tutta la documentazione in nostro possesso relativa alle prenotazioni in modo da predisporre in anticipo:

La lista arrivi del giorno

Il registroarrivi e

partenze

Le comunicazioni

ai reparti


Lista arrivi del giorno

LISTA ARRIVI DEL GIORNO ………………………..

N: CAMER

A

TIPO CAMERA

NOME PRENOTANTE

PAXARRAN

G.GIORNI

PREZZO GIORNALIERO

NOTEAdulti

Bambini

Ospiti

110 MX Pallino Di Polpet T.O alpine guide 2 1 HB 7 175,00

224 xx Bela da Pette 2 FB 4 198.00 2° Piano

È l’elenco dei clienti previsti in arrivo in una determinata data

Compilare solo nel caso

di prenotazioni indirette

Cognome e nome dell’ospiteVerificare bene il

tipo di camera per evitare

spiacevoli errori


Adulti Bambini Ospiti BB HB FB Adulti Bambini Ospiti

Dal n……… Al n …………

Dal n……… Al n …………

0 0 0 0 0 0 Dal n……… Al n …………

3 0 0 Dal n……… Al n …………

3 0 0 Dal n……… Al n …………

0 0 0 Dal n……… Al n …………

3 0 0 Dal n……… Al n …………

Cambi Camera

Registro Arrivi e Partenze

CHIUSURA DEL GIORNO

Camera n.

Cognome e Nome

Presenti nella notte

Totale PartenzeTotale ArriviPresenti notte precedenteTotale Totale Partenze

Arrivi

Data ________________________________________________________

Partenze

PersoneNote

Camera n.

Cognome e NomePersone Arrangiamento

Prenotante / Note

Ha l’obiettivo di conoscere l’esatto numerodi clienti presenti nella notte

Si inserisce il prezzo giornaliero

Spazio riservato ai cambi di camera che vengono effettuati nella giornata per i clienti in casa.

Il registro arrivi e partenze


Le comunicazioni ai reparti

Sulla base delle previsioni degli arrivi e delle partenze, è bene comunicare la previsione del carico di lavoro per i giorni seguenti ai reparti:

CUCINA: Per particolari esigenze alimentari o semplicemente comunicazioni del numero di coperti per il lunch e il dinner

RISTORANTE: Predisposizione tavoli

HOUSEKEEPING: Preparazione camere o allestimenti speciali nelle aree comuni

SERVIZI COMPLEMENTARI: Richieste particolari o convenzioni


Le operazioni di check-in

ACCOGLIENZA DELL’OSPITE

SI

Ha la prenotazione?

NO


Le operazioni di check-in (cliente con prenotazione)

Se la risposta è SI

Nel caso di cliente di Agenzia di Viaggio

RITIRO DEL VOUCHER

Lista arrivi, registro arrivi e partenze, scheda di prenotazioneCONTROLLO DEI DATI

SI

Sono corretti? MODIFICA DATI

NO


Le operazioni di check-in (cliente con prenotazione e senza prenotazione)

ASSEGNAZIONE CAMERA

REGISTRAZIONE DI LEGGE, CONSEGNA CHIAVI, KEY CARD E

WELCOME CARD

TRASPORTO BAGAGLI

ACCOMPAGNAMENTO IN CAMERA

APERTURA CONTO E AGGIORNAMENTO

REGISTRI

COMUNICAZIONI AI REPARTI

SI


Le operazioni di check-in (cliente senza prenotazione)

ASCOLTARE LA RICHIESTA DEL CLIENTE

CONTROLLARE IL PLANNING

C’E’ DISPONIBILITA’?

SI NO

OFFRIRE UN’ALTERNATIVA

IL CLIENTE ACCETTA?

SI

NOCONSIGLIARE UN ALTRO

HOTEL

DEFINIRE PREZZO, ASSEGNARE LA CAMERA E PROCEDERE CON LE

REGISTRAZIONI DI RITO

PROPORRE VARIE POSSIBILITA’ DI

SCELTA

DEFINIRE PREZZO E ARRANGIAMENTO, ASSERGNARE LA

CAMERA E PROCEDERE CON LE

REGISTRAZIONI DI RITO

Se la risposta è NO


Le principali fasi per accogliere un gruppo

PRIMA DELL’ARRIVO

Elaborare la rooming list

Preassegnare le camere

AL CHECK-IN

Controllare i dati inseriti nella rooming list

Assegnare le camere

Ritirare i documenti

Consegnare le chiavi

Occuparsi del trasporto bagagli


La rooming list

ROOMING LIST

Denominazione gruppo polo valboiteCittà di provenienza cortina d’ampezzoAgenzia/Ente istituto superiore N. Pax 15 Autista ………………………Capogruppo manaigoData di arrivo 15./…05./2015Data di partenza 18./05./2016Trattamento RO BB X HB FB

N.N.

cameraTipologia Cognome e nome

Luogodi

nascita

Datadi nascita

Residenza

1 104 X TINTARELLE DI LUNA (Capogruppo) Venezia ‘3/11/70 Belluno

2 110 XXX ……………. torino 6/12/95 Belluno

3 TONI ROSSI Forni di sopra 8/2/95 Belluno

4 ……………… Brunnico 19/03/95 Belluno

5 112 XXX ………………….. Pieve di cadore 30/10/95 Belluno

6 ………………….. Trieste 28/11/95 Belluno

9 ………………. Sedico 15/02/95 Belluno


Le registrazioni di legge La registrazione dei clienti alloggiati nelle strutture ricettive è obbligatoria per legge e deve essere effettuata immediatamente all’arrivo dell’ospite. Al momento del check in, quindi, l’addetto al ricevimento deve sempre chiedere i documenti.

Carta d’identità

Patente

Libretto di pensione

Passaporto

Patente nautica

Porto d’armi

Tessere di riconoscimento rilasciate dalla pubblica amministrazione


La scheda di notificazioneIl modulo per contenere i dati dei documenti delle persone alloggiate si chiama scheda di notificazione.

Ambretta hotel SCHEDA DI NOTIFICAZIONE n. progr. 1547/20…

* * * * * Documento tipo C.I. n. BL25152333

Via …… 118 - 34100 – venezia VE12-05-03 Comune di cortina Tel. 0,,,,,,,, Fax 0,,,,,, Rilasciato il da

wwwambrettahotelcom - e-mail: [email protected]

DATA DI ARRIVODA COMPILARE DA PARTE DELLA PERSONA ALLOGGIATA

ALTRI COMPONENTI DEL NUCLEO FAMILIARE (cognome, nome, luogo e data di nascita)

25 07 20… To be completed by the guest / la section ci-dessous doit ètre remplie par l'hote Other family members (family name, first name, place and date of birth / Autres membres de la famille

COGNOME E NOME / Surname and name / Nom et prenom / Apellidos y nombre / Vorname und Name (nom, prenom, lieu et date de naissance) / Otros componentes de la familia (apellidos, nombre, lugar

Giacobazzi Giulio y fecha de nacimiento) / Andere Familien mit Glieder (Vorname, Name, Geburtsdatum und Ort)

NATO A (Città, Provincia o Stato) /Place of birth (City, State) / Lieu de naissance (Ville, Etat) / Lugar de nacimiento (Ciudad, Estado) / Geburtsort (Stadt, Staat) Crescentini Federica, Livorno 24/03/1980

Vicenza Branchini Fernando, Foggia 25/05/2000

IL / Date / Date / Fecha / Datum CITTADINANZA / Nationality / Nationalité / Nacionalidad/Staatsangehörikeit

12 02 78 Italiana

RESIDENTE IN (via, città, provincia o Stato) /Address (Street, City, State) / Lieu de residence (Adresse, Ville, Etat) / Lugar de residencia (Calle, Ciudad, Estado) / Wohnort (Strasse, Stadt, Staat)

Via F.lli Rosselli cortina Giorno della consegna all'ufficio di PS

FIRMA DEL DICHIARANTE

___________________________________

Bollo ufficio PSFIRMA DEL FUNZIONARIO

Signature of person making declaration

Signature de l'interessè / Firma del declarante____________________________________________

Unterschrift des Erklärers


Il modello ISTAT C/59

Serve per l’elaborazione delle statistiche sul turismo. Ogni albergatore è tenuto a dichiarare all’ufficio turistico competente (IAT, APT o ufficio del turismo del comune) gli arrivi e le partenze giornaliere.

CONFORME AL

Mod. ISTAT ISTITUTO NAZIONALE DI STATISTICA N. progressivo

C/59 ENTE NAZIONALE ITALIANO PER IL TURISMO 58

DIPARTIMENTO PER IL TURISMO

RILEVAZIONE DEL MOVIMENTO

DEI CLIENTI NEGLI ESERCIZI RICETTIVI

Anno 2007 Mese giugno Giorno 15

COMUNE Roma MOVIMENTO DEL GIORNO

CLIENTI DEL GIORNO PRECEDENTE N. 10

TIPO DI ESERCIZIO HOTEL ARRIVATI ………………………….. N. 20

(ALBERGO, CAMPEGGIO, ECC.) TOTALE N. 30

DENOMINAZIONE MOON HOTEL PARTITI ……………………………… N. 11

_____________________________________

NUMERO STELLE 5 PRESENTI NELLA NOTTE…………. N. 19

CLIENTI DEL GIORNO

CLIENTI STRANIERIN.

CLIENTI ITALIANI

NAZIONALITÀ DI RESIDENZA ARRIVATI PARTITI PROVINCIA DI RESIDENZA ARRIVATI PARTITI

TEDESCA 2 1 ROMA 5

FRANCESE 5 2 MILANO 6

AMERICANA USA 4 3 FIRENZE 8

AUSTRALIANA 1 4 -

- 5 -

- 6 -

- 7 -

- 8 -

- 9 -

- 10 -

- 11 -

- 12 -

- 13 -

- 14 -


Il check-in

Documents

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