Il CAF uno strumento di successo per l’autovalutazione

e il miglioramento continuo

nel contesto nazionale ed europeo

di Sabina Bellotti

La qualità è importante per :

• promuovere lo sviluppo sociale ed economico

• rispondere a bisogni pubblici diversificati ed in evoluzione

• creare valore per i contribuenti

• “fare meglio, spendendo meno” (Al Gore)

• accrescere la fiducia dei cittadini nelle istituzioni

Le azioni del Governo per la qualità

• Il Memorandum sul pubblico impiego• La strategia di e-government• La Direttiva “Per una

amministrazione di qualità”• La cooperazione tra le Funzioni Pubbliche

dell’Unione Europea

La Direttiva

• Obiettivo rafforzare la capacità delle amministrazioni di produrre servizi e politiche pubbliche di qualità

• Leve sostenere e diffondere percorsi di miglioramento continuo

• Strumenti autovalutazione, pianificazione degli obiettivi di miglioramento, misurazione dei risultati, formazione del personale, coinvolgimento degli stakeholder, comunicazione dei risultati

Il Piano Nazionale per la Qualità

Per realizzare la strategia delineata dalla Direttiva– aumentando il numero di

amministrazioni impegnate in azioni di miglioramento della qualità

– promuovendo la partecipazione attiva degli stakeholder nella definizione e attuazione della politica della qualità

1. Cos’è il CAF

E’ uno strumento per la gestione della qualità specificamente realizzato per favorire l’introduzione dell’autovalutazione e della cultura della qualità nelle amministrazioni pubbliche dell’Unione Europea

Contiene tutti gli elementi che consentono di analizzare la performance di una organizzazione e capire dove intervenire per migliorarla

2. Le origini

E-GOV.WG

MINISTRI FUNZIONE PUBBLICA

DIRETTORI GENERALI FUNZIONE PUBBLICA

GRUPPI DI LAVORO

EUPAN NETWORK

IPSG: CAFquality conferences….. HRM.WG

3. Gli obiettivi del CAF

Introdurre le amministrazioni pubbliche ai principi del TQM e guidarle progressivamente, attraverso l’uso e la comprensione dell’autovalutazione, dalla sequenza “programmare – realizzare” alla sequenza completa del “ciclo PDCA”

Facilitare l’autovalutazione di un’organizzazione pubblica volta ad ottenere una diagnosi della situazione e l’individuazione di azioni di miglioramento

Fungere da collegamento fra i vari modelli e metodologie utilizzate dalle amministrazioni dell’UE nella gestione della qualità

Supportare azioni di comparazione a fini di apprendimento (benchlearning e benchmarking)

4. I punti di forza del CAF

Agisce a livello culturale, introducendo un linguaggio comune

Si presenta come un “light, easy to use quality tool ” ed è gratuito

Punta sull’autovalutazione per pervenire, in logica graduale, a percorsi di miglioramento continuo

Valorizza il know how esistente e le esperienze pregresse

Favorisce la comparazione a fini di apprendimento (benchlearning), anche con il settore privato

5. L’evoluzione del CAF

definito dall’IPSG in collaborazione con Eipa, EFQM e Istituto Spayer (1998/2000)

presentato al pubblico in occasione della prima Conferenza sulla qualità organizzata dall’EUPAN (1QC) – maggio 2000 Lisbona

presentata la versione 2002, arricchita da linee guida, in occasione della seconda Conferenza (2QC) – ottobre 2002 Copenhagen

realizzati 2 eventi europei dedicati al CAF (Roma 2003 e Lussemburgo 2005) e due indagini a livello UE sugli utenti CAF

presentata la versione 2006 in occasione della quarta conferenza (4QC) – settembre 2006 Tampere

6. La diffusione (1)

• Il CAF è tradotto in 19 lingue (anche in cinese!)

• E’ utilizzato in diversi paese europei nel contesto delle loro conferenze/premi nazionali sulla qualità nelle PPAA (Italia, Belgio, Danimarca, Germania, Finlandia, Portogallo, Repubblica Ceca, Ungheria, Slovacchia, Norvegia ecc…)

• Sono stimati in circa 1000 i casi di applicazione

7. Le applicazioni registrate al 1 maggio 2007

Belgium = 192 Norway = 18 Lithuania = 4

Italy = 142 Estonia = 18 Luxembourg = 4

Portugal = 86 Bosnia-Herzegovina = 16

EU Institutions and EC = 4

Denmark = 80 Finland = 14 Turkey = 4

Austria = 51 Slovakia = 12 Latvia = 3

Germany = 45 France = 11 UK = 2

Czech Republic = 39 Greece = 8 Bulgaria = 2

Slovenia = 37 Spain = 7 Netherlands = 1

Poland = 37 Cyprus = 6 Switzerland = 1

Hungary = 32 Sweden = 5 Croatia = 1

Romania = 22 Ireland = 4 Namibia = 1

8. Gli attori del CAF

A livello europeo:

il network degli utenti CAF (partecipanti agli eventi CAF, iscritti al sito)

i corrispondenti nazionali: funzionari pubblici in rappresentanza di istituzioni pubbliche per ciascun SM

il network dei corrispondenti nazionali

il Centro risorse CAF europeo gestito dall’Eipa

Ai livelli nazionali:

Istituti/agenzie nazionali di formazione

Università

Centri privati di consulenza

9. Le ragioni del successo dal punto di vista dell’EUPAN

• Committment politico (piani di azione CAF biennali approvati da Ministri/DG)

• Molti e diversificati gli attori in campo

• Strategie di intervento a diversi livelli (nazionali ed europeo)

• Azioni di accompagnamento e di sostegno (del livello europeo verso gli SM e dei livelli nazionali verso le amministrazioni)

• Confronto continuo e scambio di esperienze fra gli SM partecipanti sulle diversi politiche adottate ai livelli nazionali

10. Le ragioni del successo - risultati di indagine 2003 e 2005 (1)

1. L’investimento iniziale richiesto:

coinvolgimento attivo dell’alta dirigenza

piano di comunicazione

project leader

gruppo di autovalutazione composto da +/- 12 persone rappresentativo dell’intera organizzazione

formazione per il gruppo di autovalutazione

tempo: da 5 a 6 mezze giornate per il processo di autovalutazione; 3 mesi in media per l’intero percorso

2. I benefici secondo le amministrazioni

identificazione :

del bisogno di scambiare informazioni e migliorare la comunicazione interna all’organizzazione

dei punti di forza e delle aree di miglioramento

delle azioni da intraprendere per migliorare

Azioni di miglioramento conseguenti all’applicazione CAF: 62% nel 2003 e 87% nel 2005

Intenzione di usare di nuovo il CAF: 82% nel 2003 e 95% nel 2005

10. Le ragioni del successo - risultati di indagine 2003 e 2005 (2)

“ Favorire l’ulteriore diffusione del CAF nell’UE, massimizzando la collaborazione a livello europeo e ai livelli nazionali, allo scopo di raggiungere il target di 2010 utenti CAF registrati nel 2010 e di contribuire al buon funzionamento del settore pubblico e all’innalzamento della qualità dei servizi pubblici “

IL METODO: il piano d’azione europeo è integrato dall’insieme dei piani di azione definiti dagli SM partecipanti al network, sviluppati in piena autonomia ma, in accordo con strategie comuni definite in sede europea

11. L’azione europea per il 2007/2008

12. Gli obiettivi dell’azione europea 2007/2008

supportare gli SM nella promozione e nella diffusione dell’utilizzo del CAF ai livelli nazionali

promuovere l’utilizzo del CAF a livello europeo

assistere tutte le organizzazioni interessate ad utilizzare il CAF

13. Le attività previste

• registrazione degli utenti

• ulteriore sviluppo dei servizi rivolti alla eCommunity CAF e della banca dati delle buone pratiche (e-tool, newsletter)

• attività di formazione su CAF e altri strumenti per la qualità

• personalizzazione del CAF per settori (giustizia, istruzione, amministrazione locale, ecc…)

• organizzazione del 3° Evento europeo CAF (Lisbona - 11/12 ottobre 2007)

• realizzazione di un “CAF Movie” con interviste dal Belgio, Repubblica Ceca, Danimarca, Germania, Italia e Portogallo e immagini da tutta l’Europa

• centro CAF in occasione della 5QC (Parigi 2008)

14. Per saperne di più sulle iniziative EUPAN

A livello UE

EIPA CAF resource centre

Tel. +31 43 3296 317/328Fax +31 43 3296 296E-mail: caf@eipa-nl.com

EIPA web site: http://www.eipa.eu

A livello nazionale

CAF@formez.it

Le amministrazioni della comunità CAF

TIPOLOGIA DI AMMINISTRAZIONE N. ISTITUZIONI SCOLASTICHE 139 AMM.NI COMUNALI 132 ASL e AO 55 AMM.NI CENTRALI 43 AMM.NI PROVINCIALI 38 UNIVERSITÀ 25 AMM.NI REGIONALI 14 CCIAA 13 CENTRI SERVIZI AMMINISTRATIVI (EX PROVVEDITORATI) 5 CONSORZI 4 ALTRO 26 TOTALE 494

Partecipazione alle diverse iniziative CAF

• 46 hanno Sperimentato il CAF tra il 2000 e il 2002

• 202 hanno partecipato alle attività di diffusione del CAF

• 127 si sono iscritte ai laboratori di accompagno per l’applicazione del CAF 2002 (Progetto Percorsi di Qualità) e la definizione di piani di miglioramento

• 187 hanno presentato la candidatura per il Premio Qualità PPAA

Le amministrazioni che partecipano al network europeo (hanno inserito la propria

applicazione nel data base dell’EIPA

TIPOLOGIA DI AMMINISTRAZIONE N.AMM.NI COMUNALI 45ISTITUZIONI SCOLASTICHE 41AMM.NI PROVINCIALI 21AMM.NI CENTRALI 12ENTI PUBBLICI NON ECONOMICI 12ASL, AO 9UNIVERSITA' 8REGIONI 3TOTALE 151

Le amministrazioni valorizzate dalle iniziative nazionali ed europee

• 2 hanno presentato la propria esperienza alla IV Conferenza europea sulla Qualità di Tampere

• 5 hanno partecipato al II evento europeo CAF in Lussemburgo

• 2 sono state inserite nella pubblicazione “Better results for the citizens using CAF” realizzata sotto la presidenza austriaca e presentata alla IV Conferenza Europea

• 30 hanno partecipato al corso valutatori CAF per le PPAA• 1 ha partecipato al video dedicato al CAF che sarà

presentato al III evento europeo CAF che si terrà a Lisbona il prossimo ottobre

• 1 presenterà la propria esperienza al III evento europeo CAF che si terrà a Lisbona il prossimo ottobre