2011la Guidaper la presentazione dei progetti

Ideazionedi un progetto

CAPITOLO 2

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Guida per la Presentazione dei Progetti Bando 2011

2. L’IDEAZIONE DEL PROGETTO

2.1. Da dove nasce un progetto?2.2. Raffi nare l’idea2.3. Progettare in partenariato

2. L’IDEAZIONE DEL PROGETTO

Prima di inoltrarsi nella stesura di un progetto, occorre fare un lavoro preliminare di analisi delle risorse necessarie al suo completamento e dei possibili fattori che possono infl uenzare negativamente il suo buon esito.

Le domande principali alle quali si deve dare una risposta concreta sono:

La nostra associazione ha le risorse umane, strumentali, materiali ed economiche (il •

co-fi nanziamento) per garantire la piena realizzazione delle attività e il conseguimento degli obiettivi?Quali sono i motivi che ci spingono a presentare il progetto?•

Il nostro progetto offre una reale risposta ai bisogni individuati? •

La nostra idea progettuale risponde alle priorità indicate dal bando?•

Il nostro progetto potrebbe raggiungere risultati migliori e più spendibili se realizzato •

in partenariato con soggetti pubblici e/o privati? È stata fatta un’analisi di quanto è già stato realizzato e da chi? Sono state prese in considerazioni possibili collaborazioni che possono avallare il progetto e mantenerne vivi i benefi ci ottenuti anche dopo la loro conclusione?Il progetto si svolge in un periodo in cui la nostra associazione non è già assorbita da •

altre iniziative?La nostra associazione ha le competenze e la capacità di gestire le diverse •

aree del progetto? Chi seguirà l’amministrazione e la rendicontazione? Chi la comunicazione?

Le risposte a queste domande ci riportano sul piano reale e ci consentono di avere una visione chiara dell’impegno e del contesto in cui si situa il progetto.

Il risultato che otteniamo, se ci abituiamo a una tale rifl essione, è una gestione più “distesa” del progetto, condiviso con i nostri partner, in grado di raggiungere un maggior numero di destinatari e di dare risultati duraturi nel tempo.

2.1. Da dove nasce un progetto?

Un progetto può avere molteplici e diverse origini e fonti di ispirazione. La sua ideazione, infatti, può:

nascere come risposta a un bisogno espresso dal contesto in cui opera l’organizzazione. •

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L’analisi delle esigenze reali rappresenta un potente stimolo per l’ideazione di un progetto;essere insita nelle fi nalità per cui è nata e opera un’organizzazione: in questi casi, •

l’organizzazione trova nel proprio statuto, nella propria mission, o nella propria attività ordinaria il punto di partenza;essere connessa all’ideazione di precedenti esperienze e a processi di lavoro adottati •

dall’organizzazione; nascere dalla volontà di stimolare un’innovazione pratica e concreta nel modo di •

gestire e sviluppare la propria realtà; rappresentare un’opportunità per aumentare la propria visibilità e credibilità rispetto al •

proprio ambito di intervento;scaturire dalla possibilità di ricevere un contributo per la realizzazione di nuove iniziative. •

È il caso, in realtà molto frequente, in cui un’associazione decide di partecipare a un bando e cerca di elaborare una proposta che risponda ai requisiti imposti dal bando stesso.

Qualunque sia il punto di partenza di un progetto, per far sì che esso diventi una reale opportunità per l’associazione titolare, si dovranno tenere in considerazione una serie di elementi cruciali che possono determinare il suo successo o il suo fallimento.

2.2. Raffi nare l’idea

Una volta stabilito che il progetto è fattibile, è necessario perfezionare l’idea attraverso la descrizione dei principali elementi del progetto: motivazione, obiettivi, destinatari, piano di lavoro, risultati, partner, tempi, luoghi e risorse fi nanziarie.

ELEMENTI PRINCIPALI DI UN PROGETTO

Per fare ciò è molto utile confrontarsi con i volontari e gli operatori dell’associazione che a vario titolo contribuiranno successivamente alla realizzazione del progetto.

ORGANIZZARE UN INCONTRO DI PROGETTAZIONE PARTECIPATA

Preparate un breve documento nel quale descrivete l’idea progettuale.1. Invitate i volontari e gli operatori che saranno coinvolti nella realizzazione del progetto e/o che 2. possono contribuire a fornire informazioni utili sul suo perfezionamento.

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Spiegate il motivo che vi ha spinto a chiedere la loro collaborazione e introducete l’idea 3. progettuale distribuendo la scheda.Confrontatevi con i partecipanti sul loro interesse a collaborare in questa fase.4. Iniziate a porre le domande che aiuteranno il gruppo a defi nire i vari aspetti del progetto: 5. - Da cosa è caratterizzato il contesto in cui si colloca il progetto?- Quali risposte concrete può offrire il nostro progetto ai bisogni rilevati?- Quali risultati possiamo attenderci?- Chi sono i benefi ciari del nostro progetto? quanti? come faremo a raggiungerli?- Quali sono i soggetti che potrebbero migliorare i risultati del progetto grazie alla loro partecipazione? E perché? Quale sarà il loro ruolo? Come li coinvolgiamo?- Che tipo di attività sono necessarie per raggiungere gli obiettivi?- Quali fondi sono necessari per attuare il progetto e da quali fonti di fi nanziamento possiamo attingere?Chiedete a tutti di contribuire nella defi nizione degli elementi principali del progetto. Soprattutto 6. chi ha già realizzato iniziative simili potrà fornire preziose indicazioni su come migliorare l’idea affi nché sia più fattibile ed effi cace.Prendete appunti su quanto emerge dal confronto.7. Chiedete ai partecipanti se hanno la disponibilità e l’interesse a prendere parte alla stesura 8. del progetto. Alla fi ne dell’incontro i ruoli e i compiti di ciascuno dovranno essere assegnati chiaramente.Raccogliete le 9. e-mail dei partecipanti e loro recapiti telefonici.Rielaborate i contenuti in una 10. scheda di progetto dettagliata, inviatela ai partecipanti e chiedete la loro revisione del documento.

Una volta individuati i destinatari diretti del progetto, ossia quel gruppo di persone che deriverà dei benefi ci dal progetto, e i partner, ossia coloro che gestiranno assieme a voi le attività, si possono organizzare dei momenti di confronto per coinvolgerli e raccogliere ulteriori spunti di miglioramento del progetto.

In particolare, conoscere le opinioni dei destinatari sulla nostra idea consente di defi nire il programma delle attività e la metodologia di intervento con maggior dettaglio e con la garanzia di una risposta appropriata rispetto ai loro bisogni.

2.3. Progettare in partenariato

Il successo di un progetto può dipendere dal partenariato che si costituisce per la sua realizzazione. L’individuazione di partner “giusti” rappresenta un valore aggiunto del vostro progetto: grazie alle loro esperienze e competenze, i risultati potranno essere moltiplicati, il progetto potrà essere realizzato in termini di effi cacia ed effi cienza e, soprattutto, i suoi effetti potranno perdurare più a lungo nel tempo, se non addirittura essere capitalizzati attraverso una nuova progettazione congiunta.

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Ma come individuare i partner?L’identifi cazione dei partner generalmente va di pari passo con la defi nizione del progetto che avviene durante l’incontro tra gli operatori e i volontari.Lo scambio di idee dovrebbe far emergere i partner che potrebbero rivestire un ruolo strategico nel progetto. Domande quali “e se coinvolgessimo tale organizzazione, l’impatto del progetto aumenterebbe? e se partecipasse tal’altra organizzazione sarebbe più facile promuovere il progetto?” ci aiutano a comprendere il contributo che ciascun partner può apportare al progetto. Spesso l’incontro può dare come esito solamente l’individuazione della tipologia di partner da coinvolgere (una scuola, un istituto di ricerca, ecc.). Successivamente si prendono in considerazione i potenziali partner che rispondono a dei precisi criteri, quali ad esempio: la competenza e l’esperienza maturata nell’ambito del progetto, la volontà di condividere i nostri stessi obiettivi, la capacità di rafforzare i risultati e l’impatto del nostro intervento.

Un altro metodo interessante che viene utilizzato per identifi care la tipologia di partner da coinvolgere è la consultazione dei siti di enti erogatori di contributi dove vengono pubblicate informazioni sui progetti fi nanziati. In questi siti si possono trovare anche dei cosiddetti “Compendia”, cataloghi di progetti, che raccolgono delle schede contenenti una breve descrizione del progetto, il periodo e luogo di realizzazione, l’organizzazione promotrice e i partner.

Analizzare ciò che è stato fatto da altre organizzazioni può essere molto effi cace nella costruzione del partenariato. Alle volte si scopre che alcune tipologie di soggetti non sono stati presi erroneamente in considerazione perché le potenziali aree di interesse comune non sono state intuite immediatamente.

Ovviamente, la modalità più naturale e che vi offre maggiori certezze sulla validità della collaborazione da mettere in atto, è la ricostituzione di reti già sperimentate in progetti precedenti. I partner, a loro volta, possono proporre connessioni con nuovi soggetti che costituiscono così l’elemento d’innovazione del partenariato.

Partner individuati, come li coinvolgiamo?I soggetti che costituiranno il partenariato devono essere contattati con largo anticipo rispetto alla presentazione del progetto perché devono avere tutto il tempo di considerare i vantaggi e i doveri della proposta e di confrontarsi con gli altri membri della loro organizzazione. Non solo, nella formulazione del progetto si dovrà tener conto della partecipazione dei partner e nel piano di lavoro dovrà essere chiaro quali responsabilità e compiti sono loro attribuiti.

Il modo più semplice e rapido per richiedere la loro adesione al progetto, è l’invio di una e-mail alla quale andrà allegata la scheda progetto. Nella corpo della mail va introdotto il contesto in cui si intende presentare il progetto (il bando), la scadenza entro la quale la loro adesione deve essere formalizzata e va spiegato brevemente perché si desidera

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coinvolgerli e qual è il ruolo che è stato pensato per loro.

E- MAIL DI RICHIESTA PARTENARIATO

Gentili signori,

la nostra associazione si occupa di [ambito di intervento]. Sviluppiamo progetti e abbiamo maturato competenze specifi che nella realizzazione di attività rivolte a [destinatari].

È nostra intenzione presentare il progetto [titolo] nell’ambito del bando [denominazione], promosso da [ente fi nanziatore]. La scadenza per la presentazione dei progetti è fi ssata per il [data].

Il progetto prevede [breve descrizione]. Alleghiamo una scheda che riassume gli aspetti principali dell’iniziativa.

Al fi ne di raggiungere gli obiettivi del progetto, riteniamo utile poter collaborare con la vostra organizzazione. In particolare, visto che il progetto intende sviluppare [descrivere l’azione], la vostra organizzazione potrebbe occuparsi di [specifi care il compito].

Per poter illustrare il progetto e defi nire le eventuali modalità di collaborazione, vi chiediamo la disponibilità a un incontro, possibilmente entro [indicare la settimana].

Rimanendo in attesa di riscontro, uniamo cordiali saluti.

Associazione [nome]Responsabile [nome e cognome][recapiti]

È opportuno anche contattare telefonicamente l’organizzazione per accertarsi che la mail sia stata letta e per chiedere la disponibilità a fi ssare un appuntamento per illustrare in maniera esaustiva il progetto.

L’adesione dei partner è solo il primo passo del processo di collaborazione. I partner devono essere messi nella condizione di contribuire fattivamente alla realizzazione del progetto e di godere dei suoi potenziali benefi ci per tutta la durata del progetto.

La cooperazione migliora se i partner si sentono “parte di una squadra”. Il compito di coordinamento quindi, in capo all’associazione capofi la, deve essere attentamente considerato quando si prepara il progetto perché richiede molto impegno, tempo e competenze specifi che.