I GIOVANI PER LO SVILUPPO SOSTENIBILE DEL...

I GIOVANI PER LO SVILUPPO SOSTENIBILE DEL TERRITORIO: NUOVE IDEE E PROGETTI INNOVATIVI

YOUTH ON THE MOVE


YOUTH ON THE MOVE


YOUTH ON THE MOVE

Contenuti

• La WBS: struttura del work plan per work packages, activities and actions.

• La OBS: il partenariato e i team di lavoro, la gestione delle risorse umane nel progetto.

• Lo scheduling: PERT e GANNT logico per l’identificazione del Critical Path.

• Il Budget: calcolo del budget preventivo e note sulla gestione finanziaria.


YOUTH ON THE MOVE

Cos’è?

La Work Breakdown Structure (WBS):

Come è formata?

La WBS rientra nella gestione dell’ambito del progetto. Si riferisce alla

struttura di scomposizione delle attività di progetto in unità più piccole e

facilmente gestibili.

Le unità di lavoro sono connesse una all’altra sulla base di un principio

gerarchico:

Progetto – Fase – Work Package – Attività – Azione

Nel dizionario della WBS viene aggiunta una descrizione dei singoli

componenti della WBS.


YOUTH ON THE MOVE



YOUTH ON THE MOVE

Suddivisione in fasi:


La frammentazione del Progetto in Fasi avviene generalmente su base

sequenziale-temporale. Avremo quindi, ad esemplio, una fase “Avvio”,

una fase “Sviluppo” una “Produzione”, una “Sperimentazione”, una

“Aggiornamento” ed infine “Chiusura”.

Tra una fase e quella successiva si colloca una “milestone” (pietra

miliare), ovvero un raggiungimento di particolare rilevanza necessario

per il proseguo delle operazioni (ad esempio il “prototipo“ rende

possibile il passaggio dalla fase “Sviluppo” a quella “Produzione”.

Le milestones:


YOUTH ON THE MOVE

I Work Packages (WP)

Come si crea una WBS?

Per ciascuna Fase vengono definiti i Pacchetti di Lavoro secondo uno

schema logico-funzionale. I WP non sono sequenziali e non

rappresentano delle “tappe” del progetto. Sono invece gruppi di attività

finalizzate al raggiungimento di un medesimo obiettivo.

Esempi di WPs

Esempi tipici di Work Packages sono: 1. Gestione e coordinamento del

Progetto; 2. Comunicazione e disseminazione dei risultati; 3. Sistema

di qualità del Progetto; 4. Ricerche e studi preliminari; 5.

Sperimentazione dei modelli.


YOUTH ON THE MOVE

In 20 minuti:

Esercitazione

Creare un’ipotetica WBS

dettagliando il LF già realizzato.


YOUTH ON THE MOVE

Cos’è?

La Organizational Breakdown Structure (OBS):

Come è formata?

La OBS rappresenta lo strumento per identificare le responsabilità

(accountability, responsibility, management) all’interno del gruppo di

progetto. Inoltre, ha lo scopo di legale la struttura interna delle

performing organizations con quella del gruppo di progetto.

La OBS si presenta sotto forma di Responsibility Assignment Matrix

(RAM) nella quale ad ogni componente della WBS viene associato il

nome di un responsabile.

In pratica, la OBS serve per chiarire chi fa cosa all’interno del team di

progetto.


YOUTH ON THE MOVE

La Organizational Breakdown Structure (OBS):


YOUTH ON THE MOVE

Responsibility Assignment Matrix (RAM)


YOUTH ON THE MOVE

Premessa:

I ruoli chiave all’interno di un progetto:

Generalmente, il progetto non è realizzato da una unica organizzazione

ma da un gruppo di organizzazioni che si coalizzano assieme per

raggiungere uno scopo specifico. Esistono varie forme di aggregazione

tra più soggetti giuridici, le più comuni sono: Consorzi, Raggruppamenti

Temporanei di Impresa (RTI), Associazioni Temporanee di Impresa

(ATI), Gruppi Europei di Interesse Economico (GEIE).

Ciascuna aggregazione è regolata da un contratto di rete (Partnership

Agreement) che specifica ruoli, diritti e doveri di ogni parte e sancisce

le regole di governance interna.


YOUTH ON THE MOVE

L’applicant (proponente):


A seconda dei contesti può essere definito anche Lead Partner,

Mandatario, Capocordata, ecc. Si tratta dell’organizzazione che

assume direttamente obblighi contrattuali con il soggetto finanziatore e

rappresenta il raggruppamento verso terzi.

E’ il leader e coordinatore dei lavori ed è il solo responsabile della

realizzazione dell’intero progetto.


YOUTH ON THE MOVE

ll Core Partner (Partner Operativo):


Anche detto Mandante, è un partner che partecipa in modo diretto alla

realizzazione del progetto, amministrando una parte di risorse affidate

al progetto. Partecipa alle decisioni strategiche e tecniche inerenti alla

implementazione del progetto. Collabora pienamente con il Lead

Partner al fine di raggiungere gli obiettivi del progetto.

L’Associated Partner (Partner Associato):

E’ una organizzazione interessata alla realizzazione del progetto che

partecipa alle attività impiegando esclusivamente risorse proprie. Non

ha potere decisionale ma ha il diritto di essere tenuta informata su tutti

gli aspetti che riguardano il progetto.


YOUTH ON THE MOVE

Il Subcontractor (Fornitore):


Quasi mai i Partner sono in grado di realizzare tutte le attività di

progetto affidandosi alle sole risorse e competenze interne. Per compiti

specifici è inevitabile affidarsi ad un fornitore esterno. Il fornitore presta

la propria prestazione secondo le normali regole di mercato. Non

partecipa alle decisioni relative al progetto.

Lo Stakeholder (Detentore di Interessi):

Si definiscono Stakeholders tutti i soggetti i cui interessi sono toccati

dalla realizzazione del progetto e che dispongono di risorse e mezzi

idonei ad influenzarne l’implementazione.


YOUTH ON THE MOVE

Il Target Group (Destinatario):


Rientrano nel Target Group tutti i soggetti a cui devono giungere i

prodotti del progetto.

Il Beneficiary (Beneficiario):

Si definiscono beneficiari del progetto tutti i soggetti negativamente

influenzati dalle problematiche che il progetto si propone di affrontare e

risolvere.


YOUTH ON THE MOVE

In 20 minuti:

Esercitazione

Definire la mappa degli attori

del progetto, distinguendo tra i

vari ruoli chiave.


YOUTH ON THE MOVE

Il Gantt logico e lo scheduling del progetto:

Il GANTT:

Rappresentazione grafica: Nell’asse orizzontale è riportato l’arco temporale (generalmente

scandito in mensilità o settimane) e sull’asse verticale è riportata la

WBS. Nel corpo del diagramma sono delle presenti barre colorate per

ogni attività di progetto il cui estremo sinistro indica il periodo d’avvio

dell’attività, mentre quello destro il periodo di chiusura. Nel GANTT

sono anche inserite le milestone del progetto.

E’ un diagramma ideato dall’ingegnere Henry Gantt nel 1917. Viene

utilizzato come strumento di supporto alla gestione del progetto per

riassumere graficamente sequenzializzazione e durata delle attività.


YOUTH ON THE MOVE


YOUTH ON THE MOVE

Il Gantt logico e lo scheduling del progetto:

Evoluzioni del diagramma di GANTT:

La sequenzializzazione delle attività: Avviene tramite il Metodo del Diagramma di Precedenza (PDM) nel

quale le attività del progetto sono raffigurate come quadri legati da

frecce che indicano le relative dipendenze. Le relazioni di precedenza

sono 4: Fine-Inizio (FS; ovvero, l’avvio dell’attività successore dipende

dal completamento dell’attività predecessore); Fine-Fine (FF); Inizio-

Inizio (SS); Inizio-Fine (SF).

Il diagramma è impiegato inoltre associato alla RAM per evidenziare il

coinvolgimento dei diversi membri del gruppo di progetto e le relative

responsabilità. Inoltre, esso può essere impiegato per descrivere le

relazioni logiche tra le componenti del progetto.


YOUTH ON THE MOVE


YOUTH ON THE MOVE

Il Metodo del Percorso Critico:

Il PERT/CPM: PERT (Program Evaluation and Review Technique) è una tecnica di

project management sviluppata nel 1958 dalla Booz, Allen & Hamilton,

Inc. per l'ufficio Progetti Speciali della Marina degli Stati Uniti.

Il Progetto è raffigurato da un reticolo di azioni e milestones. La

modalità più diffusa di rappresentazione è quella AoA (Activity on

Arrows – Attività sulle Frecce) nella quale le azioni sono frecce e le

milestones sono i nodi:


YOUTH ON THE MOVE

Il calcolo della durata:

Stima della durata delle attività: La stima può essere effettuata ricorrendo a: 1. pareri di esperti; 2. stima

per analogia (rispetto ad attività simili già svolte); 3. stima parametrica

(moltiplicando la quantità di lavoro da eseguire per il tasso di

produttività); 4. stima a tre punti (media tra stima probabile, ottimistica,

pessimistica).


YOUTH ON THE MOVE


YOUTH ON THE MOVE

Il Metodo del Percorso Critico:

Calcolo del Critical Path: Una volta raffigurato il progetto attraverso la tecnica AoA ed avendo

stimato la durata di ciascuna attività, è possibile individuare il percorso

critico. Di percorsi che congiungono il nodo “Start” al nodo “End” si

calcola la durata sommando i tempi di realizzazione assegnati ad ogni

freccia. Il percorso di durata maggiore è definito critico poiché esso

determina la durata minima del progetto.


YOUTH ON THE MOVE


YOUTH ON THE MOVE

Lo scheduling: La schedulazione delle attività:

Integrando la sequenzializzazione e la durata della attività si giunge

alla creazione di un calendario di attività che può essere raffigurato

tramite un diagramma di GANTT logico.

Alle barre vengono applicati i buffer lead e lag calcolati secondo il

metodo PERT verificando la distanza tra le ipotesi di Early Start-Early

Finish e Late Start-Late Finish.

La schedulazione può essere modificata solo in due modi: 1. Crashing

(compressione dei tempi); 2. Fast Tracking (fasi in sequenza sono

poste in parallelo).


YOUTH ON THE MOVE

In 20 minuti:

Esercitazione

Disegnare un diagramma AoA con dettaglio della durata delle azioni.


YOUTH ON THE MOVE

Il budget previsionale di progetto:

La Struttura del Budget di Progetto:

Distribuzione delle risorse tra i partner: I costi e i ricavi sono ripartiti tra i partner di progetto. Ciascun partner è

responsabile della propria quota di budget.

Il budget è strutturato in due tabelle principali, la prima riguardante i

costi di progetto e la seconda i ricavi.

La tabella dei costi attesi è una matrice con le attività di progetto in riga

e le linee di spesa (Budget Lines) in colonna. La tabella dei ricavi è una

lista di fonti finanziarie con chiara specifica degli importi provenienti da

ciascuna di esse. Le due tabelle devono essere di pari importo totale.


YOUTH ON THE MOVE


I costi eligibili (ovvero attribuibili al progetto) devono: riguardare attività realizzate nei territori ammessi a finanziamento;

essere sostenuti da uno dei partner ufficiali del progetto;

essere direttamente connessi alla realizzazione del progetto ed essere

previsti nel piano di lavori approvato;

essere necessari per la riuscita del progetto;

essere ragionevoli e giustificati secondo i principi della sana gestione

finanziaria in particolare in termini di costo-efficacia ed efficienza;

essere sostenuti durante il ciclo di vita del progetto;

essere effettivamente sostenuti e dimostrabili attraverso idonea

documentazione amministrativa e contabile;

essere identificabili e verificabili.


YOUTH ON THE MOVE


Il calcolo dei costi: Ciascun costo dovrebbe essere calcolato in via parametrica attraverso

la seguente formula:

numero di unità x costo unitario = costo totale

(e.s.: 125 man-hours x 30,65 € = 3.831,25 €)

Pertanto, è necessario individuare quale unità di costo descrive al

meglio la spesa e stimare il costo unitario sulla base delle reali

condizioni di prezzo sul mercato.


YOUTH ON THE MOVE


Strumenti e tecniche per la stima dei costi: I costi dovrebbero essere stimati sulla base di un approccio bottom-up

(dal basso). Tale tecnica cosiste nel disaggregare al massimo le attività

in modo da poter parametrare i costi partendo da un livello minimo di

complessità.

Stima per analogia: consiste nel calcolare i costi connessi ad una data

attività prendendo quale dato il costo di analoghe attività di progetti già

svolti.


YOUTH ON THE MOVE

Le voci di spesa:

Staff (Personale interno): I costi di staff sono rappresentati dalle retribuzioni lorde, comprensive

di oneri sociali e contribuitivi, del personale dell’organizzazione partner

del progetto coinvolto nella realizzazione delle sue attività.

Travel and accomodation (Viaggi e pernottamento): Tali costi riguardano le spese di trasferta sostenute dallo staff di

progetto per realizzare le attività del piano di lavoro. Rientrano in

questa voce di spesa i costi per i trasporti, il vitto e l’alloggio.


YOUTH ON THE MOVE

Le voci di spesa:

Subcontracting (Subappalto): In questa categoria vengono contabilizzati i costi sostenuti per gli

affidamenti dati all’esterno a fornitori specificatamente selezionati.

Anche i costi di consulenza e prestazioni professionale entrano in

questa voce.

Equipment (Attrezzatura): I costi sostenuti per l’affitto, il leasing, l’acquisto di strumenti ed

attrezzature necessarie per la realizzazione del progetto sono

imputabili a questa voce di spesa. Generalmente, solo la porzione di

ammortamento del bene acquistato calcolata sulla base del suo utilizzo

nel progetto può essere imputata al budget del progetto stesso.


YOUTH ON THE MOVE

Le voci di spesa:

Other Costs (Altri costi): E’ generalmente possibile imputare al progetto costi di altra natura

rispetto a quelli precedentemente descritti. Tali costi devono essere

motivati e descritti uno per uno nel budget del progetto.

Overheads (Costi indiretti): Gli overheads sono costi operativi di gestione che vengono calcolati in

base ad un rapporto fisso rispetto ai costi diretti (ovvero quelli rientranti

nelle precedenti categorie). Tale rapporto è generalmente pari al 7%.


YOUTH ON THE MOVE


YOUTH ON THE MOVE

In 20 minuti:

Esercitazione

Calcolare i costi necessari per organizzare il Kick off meeting del

progetto.


YOUTH ON THE MOVE

Project Work

Compito: Ciascuna classe coinvolta nel progetto deve produrre un elaborato

relativo ad una idea progettuale. Il documento sarà redatto seguendo

un modello semplificato di Application Form (Formulario) fornito da noi.

Sezioni del Formulario: L’elaborato si svilupperà nelle seguenti sezioni:

1. Sintesi dell’idea progettuale;

2. Descrizione del partenariato del progetto;

3. Il Piano di Lavoro (Work Plan) dettagliato;

4. Il calendario delle attività;

5. I costi del progetto.


YOUTH ON THE MOVE

Thank you for your attention!

Keep in contact!

http://www.facebook.com/pages/GAL-Prealpi-e-Dolomiti-Youth-on-the-

Move/370226776397101


YOUTH ON THE MOVE I GIOVANI PER LO SVILUPPO SOSTENIBILE DEL TERRITORIO: NUOVE IDEE E PROGETTI INNOVATIVI

YOUTH ON THE MOVE

Iniziativa finanziata dal Programma di Sviluppo Rurale per il Veneto 2007 – 2013, asse 4 - Leader

Organismo responsabile dell’informazione : GAL Prealpi e Dolomiti Autorità’ di Gestione: Regione Veneto – Direzione Piani e Programmi del Settore Primario

I GIOVANI PER LO SVILUPPO SOSTENIBILE DEL...

Documents

Transcript of I GIOVANI PER LO SVILUPPO SOSTENIBILE DEL...