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I DOVERI DEL COLLEGIO SINDACALENorme capitolo n.3

Dott. Ermando Bozza

I CONTROLLI SULL’AMMINISTRAZIONE

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Norma 3

CARATTERISTICHE E MODALITÀ DI EFFETTUAZIONE DEI CONTROLLI

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IL RISK APPROACH:

modalità di selezione dei controlli basata sulla identificazione

e valutazione dei rischi di

DELLA CORRETTA AMMINISTRAZIONE

DELLO STATUTO

MANCATO RISPETTO

DELLA LEGGE

Norma 3.1

2

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Perché il risk approach?

I controlli e le relative evidenze sono di natura persuasiva piùche conclusiva

Il rischio di impresa èelemento non eliminabile ma gestibile

L’economicità dei controlli fa sì che non possano essere esaustivi per cui esiste anche un rischio di individuazione

L’individuazione e la valutazione dei rischi consente di efficientare i controlli

Ad impossibilia nemo tenetur

Consente di circoscrivere il perimetro all’interno del quale si deve svolgere l’attività di vigilanza del Collegio Sindacale, cerca quindi allo stesso tempo di ridurre l’ambito di possibile responsabilità del

collegio

il perimetro delle responsabilità dei sindaci

Consente di circoscrivere il perimetro all’interno del quale si deve svolgere l’attività di vigilanza del Collegio Sindacale, cerca quindi allo stesso tempo di ridurre l’ambito di possibile responsabilità del

collegio

il perimetro delle responsabilità dei sindaci

IL RISK APPROACH

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“Identificazione dei rischi” di tipo:

SPECIFICO

(legati alla natura dell’attività)

Dovranno essere periodicamente valutati

GENERICO

(tipici di ogni attività imprenditoriale)

Verificando l’idoneità delle misure di salvaguardia adottate dagli amministratori

IL RISK APPROACH

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INDIVIDUAZIONE AREE DI RISCHIOINDIVIDUAZIONE AREE DI RISCHIO

Valutazione della significatività dei rischi

Valutazione della significatività dei rischi

Analisi del sistema di controllo esistente (procedure di salvaguardia)

Analisi del sistema di controllo esistente (procedure di salvaguardia)

Mappatura dei rischi in funzione dell’analisi del contesto aziendale (settori di attività) e della struttura

Rischio accettabile?

Rischio accettabile?

Mantenimento del sistema di

controllo

Mantenimento del sistema di

controllo

SI Adeguamento del sistema di

controllo

Adeguamento del sistema di

controllo

NO

Probabilità di accadimento dell’evento

Impatto dell’evento

Il costo del controllo non può superare il valore del danno che si può ricevere

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LA MATRICE DELLA SIGNIFICATIVITÀ

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IMPATTO

PROBABILITA’

STRATEGIE FINALIZZATE ALLA RIDUZIONE DEI

RISCHI

STRATEGIE FINALIZZATE ALLA RIDUZIONE DEI

RISCHI

GESTIONE E CONTROLLO DEI RISCHI

(INTERVENTI SPECIFICI E MIRATI)

GESTIONE E CONTROLLO DEI RISCHI

(INTERVENTI SPECIFICI E MIRATI)

RISCHI MARGINALIRISCHI MARGINALIMONITORAGGIO PERIODICO DELLA

QUALITA’ DEI PROCESSI

MONITORAGGIO PERIODICO DELLA

QUALITA’ DEI PROCESSI

Alto

Basso

Bassa Alta

PROBABILITÀ

IMPATTO VIGILANZA PIU’

APPROFONDITA E

FREQUENTE

VIGILANZA PIU’

APPROFONDITA E

FREQUENTE

CONTROLLI DI LEGALITÀ

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dellaLEGGEdellaLEGGEdello

STATUTOdello

STATUTO

Art. 2403 c.c.Art. 2403 c.c.

Verifica della conformità degli atti sociali e delle deliberazioni degli organi sociali

Verifica della conformità degli atti sociali e delle deliberazioni degli organi sociali

Il collegio sindacale vigila sull’osservanza

“I controlli devono intendersi circoscritti alle norme che concretamente, con riferimento alla

struttura e alle attività sociali, possono essere ritenute critiche in ragione del rischio che il

loro mancato rispetto possa comportare agli interessi della società”

Norma 3.2

LA VIGILANZA SULL’OSSERVANZA DELLO STATUTO

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Art. 2403 c.c.Art. 2403 c.c. dello

STATUTOdello

STATUTOsullasulla

vigilanza

osservanza

Controllo più semplice di quello dell’osservanza della legge in quanto di più facile individuazione e data la limitazione del testo di riferimento

Controllo più semplice di quello dell’osservanza della legge in quanto di più facile individuazione e data la limitazione del testo di riferimento

Il sindaco deve conoscere le disposizioni statutarie e assicurarsi che gli atti dell’organo amministrativo e assembleare non violino le clausole statutarie

Il sindaco deve conoscere le disposizioni statutarie e assicurarsi che gli atti dell’organo amministrativo e assembleare non violino le clausole statutarie

Esempi:-Operazioni estranee all’oggetto sociale;- esercizio del diritto di opzione nella cessione di quote o azioni;- esercizio del diritto di recesso;- convocazione di assemblee, c.d.a., comitati esecutivi;- esercizio di poteri delegati

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LA VIGILANZA SULL’OSSERVANZA DELLA LEGGE

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Art. 2403 c.c.Art. 2403 c.c.della LEGGEdella LEGGE

Controllo più complesso di quello dell’osservanza dello statuto sia a causa della gravità potenziale delle violazioni che della mole e

complessità delle norme che il sindaco dovrebbe conoscere e controllare.

Controllo più complesso di quello dell’osservanza dello statuto sia a causa della gravità potenziale delle violazioni che della mole e

complessità delle norme che il sindaco dovrebbe conoscere e controllare.

All’inizio del mandato occorre verificare quali leggi sono applicabili e il rischio di violazione connesso (risk approach)

All’inizio del mandato occorre verificare quali leggi sono applicabili e il rischio di violazione connesso (risk approach)

Esempi di normativa generale:-Codice civile;- leggi tributarie e previdenziali;- leggi in materia di sicurezza del lavoro;- leggi in materia di privacy;- leggi in materia di antiriciclaggio;- leggi sugli illeciti amministrativi a carico di societàed enti…

Esempi di normativa specifica:- leggi in materia di appalti;- leggi in materia di finanziamenti agevolati e contributi in conto capitale o impianti;- leggi in materia di brevetti ed altri diritti;- leggi in materia di commercio, industria e artigianato;- leggi in materia di autorizzazioni sanitarie …

sullasullaosservanza

vigilanza

IL TIMING DELLA VIGILANZA

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ControlliControlliPREVENTIVIPREVENTIVI SUCCESSIVISUCCESSIVI

Esame degli O.d.G. di assemblee,

CdA, com. esec.

Esame degli O.d.G. di assemblee,

CdA, com. esec.

Esame degli atti istruttori e di informativa

Esame degli atti istruttori e di informativa

CONCOMITANTICONCOMITANTI

Partecipazione ai CdA, assemblee

e com. esec.

Partecipazione ai CdA, assemblee

e com. esec.

Ispezioni e controlli

Ispezioni e controlli

LA VIGILANZA SULL’AMMINISTRAZIONE

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Art. 2403 c.c.Art. 2403 c.c. sulsul

vigilanza

rispetto e concreto

funzionamento

dei

PRINCIPI DI CORRETTA

AMMINISTRAZIONE

dei

PRINCIPI DI CORRETTA

AMMINISTRAZIONE

ED IN PARTICOLARE:

Non previsto da norme esplicite per enti non EIP

Norma 3.3

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PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE

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Art. 2380-bis c.c.Art. 2380-bis c.c.Gli amministratori possono compiere,

nell’ambito delle loro competenze, tutte le operazioni che ritengono necessarie ed

opportune per l’attuazione dell’oggetto sociale

Gli amministratori possono compiere, nell’ambito delle loro competenze, tutte le

operazioni che ritengono necessarie ed opportune per l’attuazione dell’oggetto sociale

Con la diligenza propria dell’incarico ricevutoArt. 2392 c.c.Art. 2392 c.c.

Agendo in modo informato (consapevoli della rischiosità e degli effetti)Art. 2381 c.c.Art. 2381 c.c.

Art. 2391 c.c.Art. 2391 c.c.Dando notizia agli altri amministratori e al collegio sindacale di ogni interesse che, per conto proprio o di terzi, abbiano in una determinata operazione della società, precisandone la natura, i termini, l’origine e la portata

Non utilizzando a vantaggio proprio o di terzi, dati, notizie opportunità di affari appresi nell’esercizio dell’incarico

Occupandosi di aspetti fondamentali quali l’assetto organizzativo, amministrativo e contabile; l’andamento generale della gestione e la sua prevedibile evoluzione; i piani strategici, industriale e finanziari; budget, ecc.: ISPIRANDOSI AI PRINCIPI DELL’ECONOMIA AZIENDALE

PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE

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PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE

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S.P.A.S.P.A.

S.R.L.S.R.L.

DILIGENZA QUALIFICATAArt. 2392 c.c.

DILIGENZA QUALIFICATAArt. 2392 c.c.

DILIGENZA ORDINARIA

Salvo clausole statutarie

DILIGENZA ORDINARIA

Salvo clausole statutarie

GLI AMMINISTRATORI DEVONO OPERARE CON DILIGENZA NELLGLI AMMINISTRATORI DEVONO OPERARE CON DILIGENZA NELL’’ESPLETAMENTO DEL ESPLETAMENTO DEL LORO MANDATOLORO MANDATO

I SINDACI DEVONO CONTROLLARE CHE GLI AMMINISTRATORI OPERINO CON DILIGENZA E NON DEVONO ENTRARE NEL MERITO PUNTUALE DELLE SINGOLESCELTE

Gli amministratori nel compimento delle operazioni di gestione devono acquisire

le opportune informazioni (art. 2381, c. 6 c.c.) e devono porre in essere le cautele

e le verifiche preventive normalmente richieste (es. reperimento risorse,

sostenibilità, ecc.).

6

PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE

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PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE

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Come si esercita la vigilanza sul processo decisionale degli amministratori?

VERIFICANDO CHE:

� gli atti e le deliberazioni non siano palesemente pregiudizievoli dell’integrità del patrimonio;� le scelte gestionali siano ispirate al principio di corretta informazione e ragionevolezza (conformità ai principi dell’economia aziendale), congruenti e compatibili con le risorse e il patrimonio di cui dispone la società;� gli amministratori siano consapevoli della rischiosità e degli effetti delle operazioni compiute.

E’ necessario che gli amministratori assumano decisioni sulla base di proposte di delibere supportate da idonea documentazione e da eventuali pareri.

Il Collegio sindacale, in occasione dell’incontro periodico con gli amministratori è bene che

richieda i principali indicatori di bilancio, specie nelle situazioni di rischio di continuità

aziendale. Particolare attenzione dovrà essere posta alla informativa relativa ad operazioni con

rilascio o richiesta di garanzie. Nelle operazioni più significative e complesse il collegio dovrà

verificare la presenza e la coerenza di piani aziendali, di business plan ed eventualmente di

pareri di esperti.

VIGILANZA DEI PRINCIPI DI CORRETTA AMMINISTRAZIONE

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CRITICITÀRISCONTRATE

CRITICITÀRISCONTRATE

RICHIESTA DI CHIARIMENTI AGLI AMMINISTRATORI

RICHIESTA DI CHIARIMENTI AGLI AMMINISTRATORI

sufficienti

OK

INSUFFICENTI O NON FORNITI

SEGANALAZIONE A C.D.A. O COM. ESEC.

O ASSEMBLEA

SEGANALAZIONE A C.D.A. O COM. ESEC.

O ASSEMBLEA

Rilevante gravità e urgenza e CdA inerme

CONVOCAZIONE ASSEMBLEA

CONVOCAZIONE ASSEMBLEA

previa comunicazione al presidente del CdA

INERZIA ASSEMBLEA

INERZIA ASSEMBLEA Art. 2409 c.c.Art. 2409 c.c.

Gravi irregolarità

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10/12/10

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UN ASSETTO ORGANIZZATIVO È ADEGUATO QUANDO

Presenta una STRUTTURACOMPATIBILE:

Presenta una STRUTTURACOMPATIBILE:

- Alle dimensioni della società

- Alla natura e alle modalità di perseguimento dell’oggetto sociale

10/12/10

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COME SI VALUTA L’ASSETTO ORGANIZZATIVO?

Elementi da attenzionareElementi da attenzionare:

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I CONTROLLI ALL’INIZIO DEL MANDATO

Per la valutazione dellPer la valutazione dell’’assetto organizzativo il Collegio si avvale anche :assetto organizzativo il Collegio si avvale anche :

��dei risultati delldei risultati dell’’attivitattivitàà svolta dal revisore legale dei conti;svolta dal revisore legale dei conti;

��delle informazioni acquisite dalla direzione aziendale e dai resdelle informazioni acquisite dalla direzione aziendale e dai responsabili di ponsabili di

funzionefunzione

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I CONTROLLI PERIODICI

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LA VIGILANZA SULL’ADEGUATEZZA E FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO

ADEMPIMENTO NON PREVISTO ESPRESSAMENTE DALL’ART. 2403 C.C. (EIP art. 149 TUF) ma ritenuto in dottrina un importante aspetto della STRUTTURA ORGANIZZATIVA delle aziende che per dimensione e

caratteristiche necessitano di tale funzione

ADEMPIMENTO NON PREVISTO ESPRESSAMENTE DALL’ART. 2403 C.C. (EIP art. 149 TUF) ma ritenuto in dottrina un importante aspetto della STRUTTURA ORGANIZZATIVA delle aziende che per dimensione e

caratteristiche necessitano di tale funzione

La responsabilità dell’adozione e dell’adeguatezza del sistema di controllo interno è esclusiva responsabilità degli amministratori. Il Collegio sindacale effettua “un

controllo sintetico complessivo volto a verificare che le procedure aziendali

consentano un efficiente monitoraggio dei fattori di rischio e una corretta

gestione delle criticità”.

La responsabilità dell’adozione e dell’adeguatezza del sistema di controllo interno è esclusiva responsabilità degli amministratori. Il Collegio sindacale effettua “un

controllo sintetico complessivo volto a verificare che le procedure aziendali

consentano un efficiente monitoraggio dei fattori di rischio e una corretta

gestione delle criticità”.

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SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO

CAPACITÀ DI AUTOCONTROLLOINSIEME DELLE DIRETTIVE, DELLE PROCEDURE E DELLE PRASSI OPERATIVE TESE A RAGGIUNGERE I SEGUENTI

O B I E T T I V I:

CAPACITÀ DI AUTOCONTROLLOINSIEME DELLE DIRETTIVE, DELLE PROCEDURE E DELLE PRASSI OPERATIVE TESE A RAGGIUNGERE I SEGUENTI

O B I E T T I V I:

STRATEGICISTRATEGICI OPERATIVIOPERATIVI

VOLTI AD ASSICURARE LA CONFORMITÀ DELLE SCELTE DEL MANAGEMENT ALLE DIRETTIVE RICEVUTE E ALL’OGGETTO SOCIALE NONCHÈ A GARANTIRE LA SALVAGUARDIA DEL PATRIMONIO AZIENDALE E GLI INTERESSI DEGLI STAKEHOLDERS

VOLTI A GARANTIRE L’EFFICACIA E L’EFFICIENZA DELLE ATTIVITÀOPERATIVE AZIENDALI

di REPORTING

di REPORTING

VOLTI A GARANTIRE L’ATTENDIBILITÀE L’AFFIDABILITÀDEI DATI

di CONFORMITÀdi CONFORMITÀ

VOLTI AD ASSICURARE LA CONFORMITÀDELLE ATTIVITÀAZIENDALI ALLE LEGGI E AI REGOLAMENTI

Norma 3.5

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PER LA VALUTAZIONE DEL SCI IL COLLEGIO

� Esamina la documentazione aziendale disponibile (manuali operativi; regolamenti interni; organigramma e altre mappe operative di processi come ad esempio quelle predisposte per le certificazioni di qualità )

�Esamina le rilevazioni e le valutazioni fatte dal revisore legale in sede di valutazione del rischio di controllo e sui test di conformità effettuati

� Effettua una autonoma valutazione dell’adeguatezza del sistema di controllo interno dando priorità alle direttive, prassi e procedure che presiedono ad attività in relazione alle quali sono stati rilevati rischi significativi in termini di rilevanza e probabilità di accadimento

� Laddove rilevi punti di debolezza li comunica agli amministratori chiedendo azioni correttive

�Effettua un monitoraggio periodico delle azioni di miglioramento adottate e dell’efficacia delle stesse

�Rivisita le procedure in caso di cambiamenti apportati dall’azienda al sistema di controllo interno

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LA VIGILANZA SULL’ ADEGUATEZZA E FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA AMMINISTRATIVO-CONTABILE

Il SISTEMA AMMINISTRATIVO-CONTABILE èparte del SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO che si prefigge di fornire UNA RAGIONEVOLE SICUREZZA sulla realizzazione dell’obiettivo aziendale della ATTENDIBILITÀ DELLE INFORMAZIONI DI BILANCIO

La RESPONSABILITÀ circa l’adeguatezza ed il corretto funzionamento del SAC è esclusivamente degli AMMINISTRATORI.

Il Collegio deve, però, vigilare sull’adeguatezza e sul concreto funzionamento (art. 2403 c.c.)

Norma 3.6

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UN SISTEMA AMMINISTRATIVO-CONTABILE È ADEGUATO SE PERMETTE

1. La completa tempestiva e attendibile contabilizzazione e rappresentazione dei fatti di gestione;

1. La produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per lo svolgimento dell’attività di controllo(anche ai fini della salvaguardia del patrimonio aziendale);

1. La produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio di esercizio.

10/12/10

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LA VERBALIZZAZIONE DELLE ATTIVITÀ DI VIGILANZA

Il collegio sindacale verbalizza lo svolgimento e le conclusioni del lavoro svolto e riassume gli elementi descrittivi

dell’attività di vigilanza posta in essere in appositi paragrafi della relazione da sottoporre all’assemblea in occasione dell’approvazione del bilancio d’esercizio

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VIGILANZA SUL BILANCIO E SULLA RELAZIONE SULLA GESTIONE

Art. 2403 c.c.Art. 2403 c.c. sullasullavigilanza

osservanza

Il collegio effettua un controllo sintetico complessivo volto a verificare che il bilancio sia stato redatto in modo corretto. La verifica della

rispondenza ai dati contabili è di competenza del revisore

Il collegio effettua un controllo sintetico complessivo volto a verificare che il bilancio sia stato redatto in modo corretto. La verifica della

rispondenza ai dati contabili è di competenza del revisore

Il Collegio deve verificare:-La conformità degli schemi di bilancio alle norme di legge;- che nella nota integrativa siano indicati i criteri di valutazione seguiti e che gli stessi siano conformi alla legge e ai principi adottati;- che la nota integrativa e la relazione della gestione abbiano il contenuto previsto dalla legge;- la completezza e chiarezza informativa della nota integrativa e della relazione sulla gestionealla luce dei principi di verità, correttezza e chiarezza stabiliti dalla legge;- che la relazione sulla gestione riporti informazioni adeguate sui principali rischi e incertezze;- che l’iscrizione dei costi di impianto e ampliamento e dei costi di ricerca, sviluppo e pubblicità iscritti nell’attivo dello stato patrimoniale siano conformi al disposto dell’art. 2426, c. 1, n. 5 c.c.;- che l’iscrizione dell’avviamento nell’attivo patrimoniale sia conforme alle prescrizioni dell’art. 2426, c. 1 n. 6 c.c.;- la correttezza e legittimità delle eventuali deroghe ex art. 2423, c. 4, c.c.;- la rispondenza del bilancio ai fatti e alle informazioni di cui il collegio sindacale è a conoscenza (partecipazione a riunioni, vigilanza, ispezioni e controlli)

Il Collegio deve verificare:-La conformità degli schemi di bilancio alle norme di legge;- che nella nota integrativa siano indicati i criteri di valutazione seguiti e che gli stessi siano conformi alla legge e ai principi adottati;- che la nota integrativa e la relazione della gestione abbiano il contenuto previsto dalla legge;- la completezza e chiarezza informativa della nota integrativa e della relazione sulla gestionealla luce dei principi di verità, correttezza e chiarezza stabiliti dalla legge;- che la relazione sulla gestione riporti informazioni adeguate sui principali rischi e incertezze;- che l’iscrizione dei costi di impianto e ampliamento e dei costi di ricerca, sviluppo e pubblicità iscritti nell’attivo dello stato patrimoniale siano conformi al disposto dell’art. 2426, c. 1, n. 5 c.c.;- che l’iscrizione dell’avviamento nell’attivo patrimoniale sia conforme alle prescrizioni dell’art. 2426, c. 1 n. 6 c.c.;- la correttezza e legittimità delle eventuali deroghe ex art. 2423, c. 4, c.c.;- la rispondenza del bilancio ai fatti e alle informazioni di cui il collegio sindacale è a conoscenza (partecipazione a riunioni, vigilanza, ispezioni e controlli)

delle disposizioni di legge sul procedimento di formazione, controllo,

approvazione e pubblicazione del bilancio d’esercizio

delle disposizioni di legge sul procedimento di formazione, controllo,

approvazione e pubblicazione del bilancio d’esercizio

Norma 3.7

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LA RELAZIONE AL BILANCIO

Il Collegio sindacale a conclusione dei controlli effettuati in merito al bilancio e alla relazione sulla gestione provvede alla relativa verbalizzazione e alla redazione della relazione di accompagnamento ex art. 2429 c.c. che va anch’essa riportata nel verbale

Il Collegio sindacale a conclusione dei controlli effettuati in merito al bilancio e alla relazione sulla gestione provvede alla relativa verbalizzazione e alla redazione della relazione di accompagnamento ex art. 2429 c.c. che va anch’essa riportata nel verbale

Qualora il collegio approdi ad opinioni diverse può richiedere ulteriori chiarimenti e informazioni all’organo amministrativo e al revisore

Qualora il collegio approdi ad opinioni diverse può richiedere ulteriori chiarimenti e informazioni all’organo amministrativo e al revisore

Se i chiarimenti non sono forniti o se sono insufficienti il collegio manifesta le proprie osservazioni e proposte nella relazione

Se i chiarimenti non sono forniti o se sono insufficienti il collegio manifesta le proprie osservazioni e proposte nella relazione

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ALTRI CONTROLLI SPECIFICI

10/12/10

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VIGILANZA SUL BILANCIO CONSOLIDATO

Norma 3.8Non è previsto alcun obbligo esplicito di redigere e

depositare la relazione del collegio sindacale sul bilancio consolidato a meno che non sia incaricato della revisione

legale (caso SRL)

Non è previsto alcun obbligo esplicito di redigere e depositare la relazione del collegio sindacale sul bilancio consolidato a meno che non sia incaricato della revisione

legale (caso SRL)

Il collegio dovrà solo verificare se la societàè obbligata alla redazione del consolidato

(D. Lgs. n. 127/1991) e vigilare sull’osservanza delle norme procedurali

inerenti la redazione e pubblicazione.

Il collegio dovrà solo verificare se la societàè obbligata alla redazione del consolidato

(D. Lgs. n. 127/1991) e vigilare sull’osservanza delle norme procedurali

inerenti la redazione e pubblicazione.

Allo scopo:-Richiede informazione scritta sulla composizione del gruppo e dei rapporti di partecipazione (già in occasione della nomina);-Rileva l’eventuale esistenza nella struttura organizzativa di una funzione responsabile dei rapporti di gruppo e ne valuta l’operatività e l’efficienza;- acquisisce la relazione dei revisione;- ottiene tempestive informazioni dagli amministratori sulle operazioni di maggior rilievo economico, finanziario e patrimoniale effettuate nell’ambito dei rapporti di gruppo;- scambia dati e informazioni rilevanti con il revisore;