Il collegio sindacale

Lorenzo Benatti

Parma, 17 marzo 2015

Collegio sindacale Oggetto della vigilanza:

– l’attività sociale,– solo eventualmente la contabilità (revisione legale dei conti).

La disciplina applicabile alle società con azioni quotate è in parte dettata dal TUF. In alcuni casi la disciplina speciale coincide con quella generale. In altri casi invece sono presenti rilevanti differenze.

Il legislatore tende a garantire l’indipendenza dei sindaci:– requisiti professionali,– durata incarico – difficoltà di revoca,– fissità compenso,– cause di ineleggibilità.

Funzione del collegio– Il collegio sindacale

vigila sull'osservanza della legge e dello statuto, sul rispetto dei principi di corretta am-ministrazione ed in partico-lare sull'adeguatezza dello assetto organizzativo, am-ministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funziona-mento (2403, 1° c.).

Requisiti professionali– «Almeno un membro

ef-fettivo ed uno supplente devono essere scelti tra i revisori legali iscritti nell’apposito registro. I restanti membri, se non iscritti in tale registro, devono essere scelti fra gli iscritti negli albi profes-sionali individuati con de-creto del Ministro della giustizia, o fra i professori universitari di ruolo, in materie economiche o giuridiche» (2397, 2° c.).

Vigilanza sulla gestione

Si tratta di:– un controllo di legittimità formale?– un controllo di merito?– un controllo di legittimità sostanziale?

Clausola generale: corretta amministrazione.

Funzione del collegio sindacale– L’organo sindacale «esercita inoltre il

controllo contabile nel caso previsto dall'articolo 2409-bis, terzo comma» (2403, 2° c.).

– «Lo statuto delle società che non siano tenute alla redazione del bilancio consolidato può prevedere che la revisione legale dei conti sia esercitata dal collegio sindacale» (2409-bis, 2° c.).

– «Negli enti di interesse pubblico, nelle società controllate da enti di interesse pubblico, nelle società che controllano enti di interesse pubblico e nelle società sottoposte con questi ultimi a comune controllo, la revisione legale non può essere esercitata dal collegio sindacale» (art. 16, 2° c. d.lgs. 39/2010).

Requisiti professionali– «In tal caso il collegio

sindacale è costituito da revisori legali iscritti nell’apposito registro» (2409-bis, 2° c.).

Requisiti sindaci quotate Art. 148, 4° c., TUF demanda la fissazione dei requisiti di onorabilità e

professionalità degli organi di controllo delle società con azioni quotate, ad un regolamento del Ministro della giustizia, emanato di concerto con il Ministro dell'economia, sentiti la Consob, la Banca d'Italia e l'Isvap: D.M. 20 marzo 2000 n. 162.

Art. 1 DM 162, requisiti di professionalità: almeno un sindaco effettivo, se i sindaci sono tre, e due, se sono più di tre, ed un supplente devono essere scelti tra gli iscritti al registro dei revisori contabili (1° c.), ma devono anche aver esercitato l’attività di controllo legale dei conti per un periodo non inferiore a tre anni. I sindaci non iscritti devono essere scelti fra soggetti che abbiano maturato un’esperienza significativa (*). É poi prevista un’ipotesi di mancanza di professionalità per quanti abbiano ricoperto incarichi in società sottoposte a procedura concorsuale (4°, 5° e 6° c.). La dottrina è critica.

Art. 2 DM 162, requisiti di onorabilità: l’incarico di sindaco delle società con azioni quotate non può essere attribuito a coloro che siano stati sottoposti a misure di prevenzione disposte dall'autorità giudiziaria in relazione a reati particolarmente rilevanti e coloro che siano stati condannati ad una pena significativa in relazione al tipo di reato.

L’accertamento della sussistenza dei requisiti di professionalità e onorabilità dei sindaci compete agli amministratori (art. 3 DM 162).

Numero dei sindaci

Tre o cinque effettivi. Nelle quotate non è previsto un numero massimo.

Due supplenti. Nelle quotate non è previsto un numero massimo.

Cause di ineleggibilità (1)

Non possono essere sindaci: «coloro che si trovano nelle condizioni previste

dall'articolo 2382» (2399, lett. a); «il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto

grado degli amministratori della società, gli amministratori, il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori delle società da questa controllate, delle società che la controllano e di quelle sottoposte a comune controllo» (2399, lett. b); nessun riferimento a rapporti di fatto (si può invocare interpretazione estensiva?)

Cause ineleggibilità (2)

Non possono essere sindaci: «coloro che sono legati alla società o alle società

da questa controllate o alle società che la controllano o a quelle sottoposte a comune controllo da un rapporto di lavoro o da un rapporto continuativo di consulenza o di prestazione d'opera retribuita, ovvero da altri rapporti di natura patrimoniale che ne compromettano l'indipendenza» (2399, lett. c).

Problemi:– consulenza continuativa,– controllanti, solo società?– associato del consulente,– sindaco di gruppo.

Cause ineleggibilità TUF (148, 3° c.) La norma riproduce quella prevista dal c.c. per ciò che

concerne le lett. a) e b), ma diverge nella lettera c):

c) coloro che sono legati alla società od alle società da questa controllate od alle società che la controllano od a quelle sottoposte a comune controllo ovvero agli amministratori della società e ai soggetti di cui alla lettera b) da rapporti di lavoro autonomo o subordinato ovvero da altri rapporti di natura patrimoniale o professionale che ne compromettano l'indipendenza.

Nomina dei sindaci

I primi dall’atto costitutivo (2328, n. 11 e 2400, 1° c.).

I successivi dall’assemblea (2364, n. 2 e 2400, 1° c.). Solo la legge può derogare alla competenza assembleare: 2449-2450 (stato enti pubblici), 2351, 6° (strumenti fin. part.)

Sono possibili norme particolari (148 tuf).

Nomina sindaci quotate (148 tuf)

Un sindaco effettivo deve essere espresso dalla minoranza ricorrendo al metodo del voto di lista, secondo le modalità stabilite dalla Consob.

La Consob disciplina l’elezione dei sindaci di minoranza agli artt. 144sexies ss del regolamento emittenti (11971/99).

Il sindaco di minoranza deve essere eletto da parte dei soci che non siano collegati neppure indirettamente con i soci che hanno presentato o votato la lista risultata prima per numero di voti.

Presidente del collegio

«Il presidente del collegio sindacale è nominato dall’assemblea» (2398).

Non ha poteri di rappresentanza. Nelle società quotate il presidente deve

essere scelto tra i sindaci espressi dalla minoranza (154 tuf).

Comunicazione incarichi e limiti al cumulo degli incarichi

Lo statuto può introdurre «limiti e criteri per il cumulo di incarichi» (2399, 3° c.).

«Al momento della nomina dei sindaci e prima dell’accettazione dell’incarico, sono resi noti all’assemblea gli incarichi di amministrazione e di controllo da essi ricoperti presso altre società» (2400, ult. c.)

Limiti al cumulo incarichi nelle società quotate e diffuse tra il pubblico

Art. 148 bis delega alla Consob l’individuazione concreta di tali limiti.

La Consob vi ha provveduto agli artt. 144 duodecies ss del regolamento emittenti (11971/99).

Gli incarichi ricoperti devono essere comunicati alla Consob, la quale può dichiarare la decadenza dagli incarichi assunti dopo il raggiungimento del limite massimo.

Iscrizione nomina e cessazione sindaci

Spetta agli amministratori, Entro 30 giorni dalla notizia

dell’accettazione.

La retribuzione dei sindaci

2402: «La retribuzione annuale dei sindaci, se non è stabilita nello statuto, deve essere determinata dalla assemblea all'atto della nomina per l'intero periodo di durata del loro ufficio».

Diritto irrinunciabile

Operatività collegio

Generalmente opera collegialmente, solo obbligo partecipazione riunioni organi sociali è individuale; potere ispezione è sia individuale che collegiale. Ma diversità nelle quotate.

«Il collegio sindacale deve riunirsi almeno ogni novanta giorni». «La riunione può svolgersi, se lo statuto lo consente indicandone le modalità, anche con mezzi di telecomunicazione» (2404, 1° c.). Il sindaco che, senza giustificato motivo, non partecipa durante un esercizio sociale a due riunioni del collegio decade dall'ufficio (2404, 2° c.).

Il collegio sindacale è regolarmente costituito con la presenza della maggioranza dei sindaci e delibera a maggioranza assoluta dei presenti. Il sindaco dissenziente ha diritto di fare iscrivere a verbale i motivi del proprio dissenso (2404, 4° c.).

Non sono previste cause di invalidità.

Potere di fare ispezioni

«I sindaci possono in qualsiasi momento procedere, anche individualmente, ad atti di ispezione e di controllo» (2403-bis, 1° c.).

«Il collegio sindacale può chiedere agli amministratori notizie, anche con riferimento a società controllate, sull'andamento delle operazioni sociali o su determinati affari. Può altresì scambiare informazioni con i corrispondenti organi delle società controllate in merito ai sistemi di amministrazione e controllo ed all'andamento generale dell'attività sociale» (2403-bis, 2° c.).

Partecipazione attività organi

«I sindaci devono assistere alle adunanze del consiglio di amministrazione, alle assemblee e alle riunioni del comitato esecutivo» (2405, 1° c.). Come controllare organi monocratici? (obbligo comunicazione a carico delegati 2381, 5° c.).

«I sindaci, che non assistono senza giustificato motivo alle assemblee o, durante un esercizio sociale, a due adunanze consecutive del consiglio d'amministrazione o del comitato esecutivo, decadono dall'ufficio» (2405, 2° c.). L’assenza non rileva ai fini della validità della deliberazione.

Possibilità di avvalersi di collaboratori

«Nell'espletamento di specifiche operazioni di ispezione e di controllo i sindaci sotto la propria responsabilità ed a proprie spese possono avvalersi di propri dipendenti ed ausiliari che non si trovino in una delle condizioni previste dall'articolo 2399» (2403-bis, 4° c.).

«L'organo amministrativo può rifiutare agli ausiliari e ai dipendenti dei sindaci l'accesso a informazioni riservate» (2403-bis, 5° c.).

Verbali

Libro: art. 2421, n. 5: «libro delle adunanze e deliberazioni del collegio sindacale».

2403-bis, c. 3°: «gli accertamenti eseguiti devono risultare dal libro previsto dall'articolo 2421, primo comma, n. 5)».

2404, c. 3°: «delle riunioni del collegio deve redigersi verbale, che viene trascritto nel libro previsto dall'articolo 2421, primo comma, n. 5), e sottoscritto dagli intervenuti».

2404, c. 4: «il sindaco dissenziente ha diritto di fare iscrivere a verbale i motivi del proprio dissenso».

Obblighi sostitutivi

2406, 1° c.: «in caso di omissione o di ingiustificato ritardo da parte degli amministratori, il collegio sindacale deve convocare l'assemblea ed eseguire le pubblicazioni prescritte dalla legge».

Potere di convocare l’assemblea

2406, 2° c.: «il collegio sindacale può altresì, previa comunicazione al presidente del consiglio di amministrazione, convocare l'assemblea qualora nell'espletamento del suo incarico ravvisi fatti censurabili di rilevante gravità e vi sia urgente necessità di provvedere».

Altri poteri reattivi

I sindaci possono proporre la denunzia al tribunale in presenza di gravi irregolarità commesse dagli amministratori (art. 2409).

I sindaci possono deliberare (con la maggioranza dei 2/3) l’azione sociale di responsabilità.

Denunzia al collegio sindacale (1)

2408: «ogni socio può denunziare i fatti che ritiene censurabili al collegio sindacale, il quale deve tener conto della denunzia nella relazione all’assemblea».

«Se la denunzia è fatta da tanti soci che rappresentino un ventesimo del capitale sociale o un cinquantesimo nelle società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio, il collegio sindacale deve indagare senza ritardo sui fatti denunziati e presentare le sue conclusioni ed eventuali proposte all’assemblea; deve altresì, nelle ipotesi previste dal secondo comma dell’art. 2406, convocare l’assemblea. Lo statuto può prevedere per la denunzia percentuali minori di partecipazione».

Denunzia al collegio sindacale (2)

legittimati sono i soci, non è prevista una particolare forma, cosa sono i fatti censurabili? è rilevante la soglia del 5%? soglie differenziate, forse poco coerenti, il collegio deve tener conto della denuncia nella

relazione.

A proposito di poteri dei sindaci

Ogni potere dei sindaci è anche un dovere: i sindaci sono tenuti ad utilizzare i poteri di cui dispongono quando ciò sia funzionale all’esercizio della loro funzione di vigilanza. In mancanza sono responsabili per culpa in vigilando.

Cessazione dei sindaci

Cause:– morte,– rinuncia,– scadenza del termine,– decadenza,– revoca,– modifica modello governance,– fusione,– trasformazione.

Valgono gli stessi obblighi di pubblicità previsti per la nomina.

Durata ufficio 2400, 1° c.: i sindaci «restano in carica per tre

esercizi, e scadono alla data dell’assemblea convocata per l’approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio delle carica»;

la durata di tre esercizi è imperativa (non si può derogare ne in aumento, ne in diminuzione);

i sindaci sono rieleggibili, ma il rinnovo non può essere tacito.

Rinunzia

si può fare in ogni momento, non è richiesta una particolare forma, ma

non può essere tacita, se manca giusta causa la società potrebbe

richiedere un risarcimento, incertezze applicabilità prorogatio.

Decadenza legata al venir meno dei requisiti di eleggibilità

quando sopraggiunge una causa di ineleggibilità ai sensi dell’art. 2399;

quando il sindaco è cancellato o sospeso dal registro dei revisori legali dei conti,– si applica solo ai revisori,– cosa succede se viene meno requisito previsto dal

regolamento revisori, ma non dell’art. 2399? In particolare se altri sindaci hanno il requisito dell’iscrizione nel registro revisori contabili?

Decadenza sanzionatoria art. 2404, 2° c.: «il sindaco che, senza giustificato

motivo, non partecipa durante un esercizio sociale a due riunioni del collegio decade dall’ufficio»;– e se le riunioni non si sono tenute?

art. 2405, 2° c.: «i sindaci, che non assistono senza giustificato motivo alle assemblee o durante un esercizio sociale a due adunanze consecutive del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo, decadono dall’ufficio»;– il sindaco deve essere regolarmente informato.

Operatività cause di decadenza

E’ necessario accertamento? NO per l’efficacia della decadenza, che è

automatica, ma occorre un momento per accertarla affinché essa sia nota e se ne possano decorrere gli obblighi conseguenti.

Revoca 2400, 2° c.: «i sindaci possono essere revocati

solo per giusta causa. La deliberazione di revoca deve essere approvata con decreto del tribunale, sentito l’interessato».– condizione: giusta causa,– la revoca è inefficacie finché non è approvata dal

tribunale,– i sindaci nominati dallo stato o da enti pubblici

possono essere revocati solo da chi li ha nominati,– la revoca può conseguire ad azione di responsabilità

(in tal caso occorre approvazione tribunale?).

Operazioni straordinarie

Tanto la fusione come la trasformazione possono provocare la cessazione dei sindaci:– Trasformazione (vale il principio di continuità)

Passaggio da società di capitali a società di persone. Passaggio da società di capitali a srl.

– Fusione Quale collegio sindacale deve redigere la relazione

al bilancio della società che è stata assorbita? Vale il principio dell’organo in carica.

Dottrina

La modifica del modello di governance non comporta la necessità dell’approvazione del tribunale. La cessazione sarebbe immediata alla data di efficacia della modifica. Ma se non nominati nuovi organi?

La modifica potrebbe prestarsi a utilizzi poco commendevoli: possibilità di invocare l’abuso di potere (la figura è stata utilizzata in alcune ipotesi di cessazione degli amministratori quale utilizzo improprio della clausola simul stabunt simul cadent e la modifica del numero dei membri del c.d.a.).

Sostituzione 2401, 1° c.: «in caso di morte, di rinunzia o di decadenza di un

sindaco, subentrano i supplenti in ordine di età, nel rispetto dell’art. 2397, secondo comma. I nuovi sindaci restano in carica fino alla prossima assemblea, la quale deve provvedere alla nomina dei sindaci effettivi e supplenti necessari per l’integrazione del collegio, nel rispetto dell’art. 2397, secondo comma. I nuovi nominati scadono insieme con quelli in carica».

2401, 2° c.:«in caso di sostituzione del presidente, la presidenza è assunta, fino alla prossima assemblea dal sindaco più anziano».

2401, 3° c.: «se con i sindaci supplenti non si completa il collegio sindacale, deve essere convocata l’assemblea perché provveda all’integrazione del collegio medesimo».

Responsabilità dei sindaci Art. 2407: «I sindaci devono adempiere i loro doveri con la professiona-

lità e la diligenza richieste dalla natura dell'incarico; sono responsabili della verità delle loro attestazioni e devono conservare il segreto sui fatti e sui documenti di cui hanno conoscenza per ragione del loro ufficio.

Essi sono responsabili solidalmente con gli amministratori per i fatti o le omissioni di questi, quando il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica.

All'azione di responsabilità contro i sindaci si applicano, in quanto compatibili, le disposizioni degli articoli 2393, 2393-bis, 2394, 2394-bis e 2395».

Responsabilità esclusiva

Si tratta di una situazione rara:– 2407, 1° c.: i sindaci «sono responsabili della

verità delle loro attestazioni e devono conservare il segreto sui fatti e sui documenti di cui hanno conoscenza per ragione del loro ufficio».

– altre ipotesi: 2386, 5° c. (mancanza tutti amministratori), 2385, 3° c. (iscrizione cessazione amministratori), 2446, 2° c. (riduzione capitale per perdite), mancato deposito relazione al bilancio.

Responsabilità concorrente (1) E’ la situazione più frequente:

– 2407, 2° c.: i sindaci «sono responsabili solidalmente con gli amministratori per i fatti o le omissioni di questi, quando il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica».

– presupposti: gli amministratori hanno posto in essere un comportamento

illecito, da tale comportamento è derivato un danno, i sindaci non hanno vigilato con professionalità e diligenza, sussiste un relazione causa-effetto tra mancata vigilanza

dei sindaci o il loro comportamento negligente ed il danno.

Responsabilità concorrente (2)

La responsabilità dei sindaci è solidale con quella degli amministratori.

Sulla base del testo, il diverso grado delle rispettive responsabilità assume rilievo solo nei rapporti interni, in sede di azione di regresso.

Azioni di responsabilità

2407, 3° c.: «all'azione di responsabilità contro i sindaci si applicano, in quanto compatibili, le disposizioni degli articoli 2393, 2393-bis, 2394, 2394-bis e 2395».

sono richiamate tutte norme su azione responsabilità amministratori;

in caso di revoca ai sensi dell’art. 2393, occorre approvazione del tribunale?

Il collegio sindacale

Lorenzo Benatti

lorenzo.benatti@unipr.it