GUIDADELL'UTENTE XMFAX9€¦ · •Telefono:+1514-787-2100...

G U I D A D E L L ' U T E N T E

XM FAX 9.1

XM Fax

Numero Versione 9.1.0.75 – marzo 2020.

Brevetti

Protetto da Brevetti : US 7,283,270; US 7,924,454; CA 2,417,202; JP 4,417,111; EP 1,472,859.

Ringraziamenti

Questo software include numerose librerie e software di proprietà di terzi e distribuiti sotto la lororelativa licenza. Per ulteriori informazioni, consultare la cartella \3rd inclusi in questa distribuzione (seapplicabile).

• .NET Framework 4.0: Copyright © 2010 Microsoft Corporation. All rights reserved.• ACE/TAO: Copyright © 1993-2009, Douglas C. Schmidt and his research group at WashingtonUniversity, University of California, Irvine, and Vanderbilt University.• Azul Zulu: Copyright © 2019, Azul Systems, Inc. All rights reserved.• Apache POI: Copyright © 2003-2014, The Apache Software Foundation• Axis: Copyright © 1999-2004, the Apache Software Foundation. All Rights Reserved.• Birt: Copyright © 2004, 2009, the Actuate Corporation.• cURL: Copyright © 1996 - 2011, Daniel Stenberg, ([email protected]). All rights reserved.• CxImage: Copyright © 1995, Alejandro Aguilar Sierra ([email protected]). Copyright ©

2001-2008, Davide Pizzolato.• Eclipse Info Center: Copyright © 2007 IBM Corporation and others.• EZMorph: Copyright © 2006-2008, The Apache Software Foundation. All Rights Reserved.• Firebird: Copyright © 2000-2011, Borland/Inprise. All Rights Reserved.• Google Gson: Copyright © 2008-2011, Google Inc.• Google Guice: Copyright © Google Inc.• GPL Ghostscript: Copyright © 2010 Artifex Software, Inc. All rights reserved.• ICU: Copyright © 1995-2011, International Business Machines Corporation and others.• ini4j: Copyright 2005 [ini4j] Development Team. All Rights Reserved.• JacORB: Copyright © The JacORB project, 1997-2006.• jaxws: Copyright 1997-2007 Sun Microsystems, Inc. All rights reserved.• JPEG: Copyright © 1991-2011, Thomas G. Lane.• JSON spirit: Copyright © 2007-2011 John W. Wilkinson. Distributed under MIT License.• Leptonica: Copyright © 2001-2015, Dan Bloomberg.• LibGIF: Copyright © 1989-1990, Gershon Elber. Copyright © 1990-1996, Eric S. Raymond. Copyright© 1998, Toshio Kuratomi.• Libphonenumber: Copyright © 2008-2011, Google Inc., Ian Galpin, Ben Gertzfield.• LibPNG: Copyright © 1995-1996 Guy Eric Schalnat, Group 42 Inc. Copyright © 1996-1997 AndreasDilger. Copyright © 1998-2010 Glenn Randers-Pehrson.• LibTIFF: Copyright © 1988-1997, Sam Leffler. Copyright © 1991-1997, Silicon Graphics Inc.• libssh2: Copyright © 2004-2007 Sara Golemon <[email protected]>, Copyright © 2005,2006 MikhailGusarov <[email protected]>, Copyright © 2006-2007 The Written Word, Inc., Copyright ©

2007 Eli Fant <[email protected]>, Copyright © 2009-2014 Daniel Stenberg, Copyright © 2008, 2009Simon Josefsson. All rights reserved.• mysql-connector-java: Copyright © 2000, 2011, Oracle and/or its affiliates. All rights reserved.• Net-SNMP: Copyright © 1989, 1991, 1992 by Carnegie Mellon University, Copyright © 1996, 1998-2000The Regents of the University of California. All Rights Reserved.• OpenDS: Copyright © 2002-2006 Sleepycat Software. All rights reserved.

• OpenID4Java Library : Copyright © 2006-2008 Sxip Identity Corporation.• OpenLDAP: Copyright 1998-2018 The OpenLDAP Foundation. All rights reserved.• OpenSSL: Copyright © 1998-2011, the OpenSSL Project. Copyright © 1995-1998 Eric Young([email protected]). All Rights Reserved.• Protobuf: Copyright © 2008 Google Inc.• Python: Copyright © 2001-2010, Python Software Foundation.• Simplexlsx: Copyright © 2012-2013, Pavel Akimov.• Struts: Copyright © 1999-2011, The Apache Software Foundation. All Rights Reserved.• Tesseract Open Source OCR Engine: Copyright © 1985-2005, Hewlett-Packard. Copyright ©

2005-2015, Google Inc.• Tomcat: Copyright © 1999-2011, The Apache Software Foundation. All Rights Reserved.• WinPcap: Copyright © 1999 - 2005 NetGroup, Politecnico di Torino (Italy). / Copyright © 2005 - 2010CACE Technologies, Davis (California). All rights reserved.• wkhtmltopdf: Copyright © 2008,2009 Wkhtmltopdf Authors.• Xalan: Copyright © 2005, The Apache Software Foundation. All Rights Reserved.• Xerces: Copyright © 1999-2011, The Apache Software Foundation. All Rights Reserved.• ZLib: Copyright © 1995-2010, Jean-loup Gailly and Mark Adler. All Rights Reserved.

Disclaimer

XMedius si riserva il diritto di apportare modifiche e miglioramenti al software e alla documentazionedi sua proprietà senza previa notifica.

Benché sia stato fatto tutto il possibile per descrivere e documentare accuratamente il prodotto,XMedius non offre nessuna garanzia in merito all'esattezza della documentazione o a eventualiomissioni. In nessuna circostanza XMedius potrà essere ritenuta responsabile di eventuali perdite didati che potrebbero verificarsi durante l'utilizzo del software. XMedius non riconosce alcunaresponsabilità derivante da tali perdite.

La riproduzione o la modifica, in toto o parziale, del presente documento, con qualsivoglia mezzo,manuale o elettronico, è vietata senza previa autorizzazione scritta di XMedius

Tuttu gli altri marchi, denominazioni commerciali o nomi di prodotti sono proprietà, marchi depositatio registrati dei rispettivi proprietari.

Eventuali riferimanti ad altri prodotti o software non implicano alcuna garanzia del software XM Faxda parte dei fabbricanti di tali prodotti e software.

Copyright

Software e documentazione XM Fax © 2002-2019 XMedius Solutions Inc.

Tutti i diritti riservati. Duplicazione, copia e/o riproduzione severamente vietate senza previaautorizzazione.

Contatti

• Web: www.xmedius.com• Vendite: [email protected]• licenze: [email protected]

Americhe, Asia e Oceania:XMedius3400 de Maisonneuve Blvd. West, Suite 1135Montreal, Quebec H3Z 3B8 – CANADA - PO Box 48

• Telefono: +1 514-787-2100• Numero Verde per il Nord America: 1-888-766-1668• Fax: +1 514-787-2111

Europa, Medio Oriente e Africa (EMEA):XMediusBuilding MB6 41 rue des 3 Fontanot92000 Nanterre – France• Telefono: +33 (0) 1 70 92 13 10• Fax: +33 (0) 9 70 26 19 23

Technical Support

Software in sede:• Web: support.xmediusfax.com• Email: [email protected]• Telefono Americhe: +1-866-615-3066 (America del Nord) | +1 514-787-2122• Telefono EMEA: +33 (0) 1 70 92 13 12• Telefono APAC: 0011-800-132-00000 (Australia) | +1 514-787-2122

Soluzione cloud:• Web: support.xmedius.com• Email: [email protected]• Telefono America del Nord: +1 855-867-5065• Telefono Europe: +33 (0) 1 70 92 13 13

Sommario

Capitolo 1 : Introduzione....................................................................................................1Lo scopo di questo documento......................................................................................................................1Strumenti di Windows......................................................................................................................................1Strumenti Web..................................................................................................................................................2Strumenti esterni..............................................................................................................................................2

Capitolo 2 : Inviare fax con SendFax.................................................................................5Descrizione generale........................................................................................................................................5

AvviareSendFAX....................................................................................................................................................................5

Descrizione dell'interfaccia..................................................................................................................................................5

Dettagli sulla Barra dei Menù e le relative icone................................................................................................................6

Risultato dell'invio del fax a seconda del tipo di destinazione.........................................................................................9

Impostazioni....................................................................................................................................................10Impostazioni di connessione.............................................................................................................................................10

Configurazioni utente per utilizzazione in sito...............................................................................................................................11

Impostazioni dell'utente con soluzioni basate su cloud...............................................................................................................13

Impostazioni e-mail.............................................................................................................................................................14

SendFAX Opzioni di visualizzazione dell'interfaccia.......................................................................................................15

Impostare la risoluzione di default per la stampa............................................................................................................16

Inviare un Fax..................................................................................................................................................16Uso delle pagine di presentazione.....................................................................................................................................17

Gestione dei documenti Fax...............................................................................................................................................17

Indirizzare le trasmissioni...................................................................................................................................................18

Inserire un indirizzo manualmente..................................................................................................................................................18

Selezione di un destinatario da una rubrica telefonica.................................................................................................................19

Selezione di un destinatario quando la rubrica telefonica non è visualizzata............................................................................19

Modificare la lista dei destinatari.....................................................................................................................................................20

Modifica delle impostazioni di trasmissione....................................................................................................................21

Modificare le informazioni del mittente o della ditta......................................................................................................................21

Modificare le impostazioni di trasmissione dei fax.......................................................................................................................23

Inviare un fax con una risoluzione specifica....................................................................................................................24

Integrazioni della Rubrica..............................................................................................................................24Invio di un fax con SendFAX una linea di comando....................................................................................25

XM Fax 9.1 | Guida dell'utente i

Sommario

Capitolo 3 : Gestione dei contatti (per SendFax)...........................................................27Descrizione generale della Rubrica locale...................................................................................................27Aprire l'agenda telefonica..............................................................................................................................27Dettagli della barra dei menù e relative icone.............................................................................................28I contatti della Rubrica telefonica.................................................................................................................29

Gestire le rubriche telefoniche...........................................................................................................................................31

Gestire le liste di contatti....................................................................................................................................................31

Gestire i contatti..................................................................................................................................................................32

Gruppi in una rubrica telefonica........................................................................................................................................32

Comprimere il database.................................................................................................................................33Cercare nella rubrica telefonica....................................................................................................................33

Trovare un contatto.............................................................................................................................................................33

Utilizzare la ricerca avanzata..............................................................................................................................................34

Fonti di dati esterne........................................................................................................................................35Importazione di una fonte di dati esterna.........................................................................................................................35

Link con una fonte di dati esterna.....................................................................................................................................36

Procedura di collegamento (link).....................................................................................................................................................36

Aggiornamento di una fonte esterna collegata (link)....................................................................................................................37

Capitolo 4 : Visualizzare i fax...........................................................................................39Descrizione generale......................................................................................................................................39Avviare il visore..............................................................................................................................................39Dettagli sulla Barra dei Menù e le relative icone.........................................................................................40Lavorare con il visore ....................................................................................................................................41

Capitolo 5 : Usare le Annotazioni....................................................................................43Descrizione generale......................................................................................................................................43Tipi di annotazioni..........................................................................................................................................43Lavorare con le annotazioni..........................................................................................................................44

Capitolo 6 : Strumenti di fax per applicazioni generali..................................................47Descrizione generale......................................................................................................................................47Inviare un fax a partire da applicazioni Windows utilizzando SendFAX...................................................47Inviare un fax con il driver XMPrintToMaila partire da un'applicazione Windows...................................48Inviare fax da applicazioni Windows utilizzando Web Fax Composer Printer..........................................49Inviare un fax con l'add-in Fax di MS Word..................................................................................................49

Inviare un fax da MS Word con la funzione Send Fax.....................................................................................................49

La funzione Fax Merge per MS Word.................................................................................................................................50

Inviare un Fax da MS Word utilizzando la caratteristica di Stampa unione per Fax..................................................................50

Inviare un fax con l'Internet Fax Service di Microsoft Office.....................................................................52

Capitolo 7 : Inviare fax con client email..........................................................................55

ii XM Fax 9.1 | Guida dell'utente

Sommario

Inviare fax con client e-mail: in breve...........................................................................................................55Inviare fax con client e-mail che utilizzano SMTP.......................................................................................55

Inviare un fax con un client email SMTP...........................................................................................................................56

Ricevere fax e notifiche......................................................................................................................................................56

Cambiare la pagina di copertina........................................................................................................................................57

Modificare le informazioni sul mittente e le opzioni fax..................................................................................................57

Gestire i destinatari.............................................................................................................................................................58

Aggiungere informazioni sul destinatario tramite il campo del destinatario email....................................................................59

Aggiungere informazioni del destinatario tramite il campo del destinatario email....................................................................61

Aggiungere destinatari a partire dalla rubrica di posta elettronica.............................................................................................61

Body Code (Riferimento)....................................................................................................................................................62

Inviare fax tramite Outlook con l'uso di Exchange ed i XM Fax formulari................................................66Utilizzare l'add-in per Outlook XM Fax .............................................................................................................................66

Inviare un fax con Outlook collegato ad un server Exchange........................................................................................67

Ricevere fax e notifiche con Outlook................................................................................................................................69

Cambiare pagina di copertina, le informazioni del mittente ed opzioni fax con Outlook............................................70

Gestire i destinatari con Outlook.......................................................................................................................................72

Aggiungere informazioni sul destinatario con Outlook................................................................................................................73

Aggiungere destinatari a partire dalla rubrica di Outlook.............................................................................................................74

Inviare fax con il XM Fax formulario per IBM Notes....................................................................................75Inviare un fax utilizzando il formulario per IBM Notes.....................................................................................................75

Cambiare la pagina di copertina, le informazioni sul mittente e le opzioni fax coi formulari per IBM Notes.............77

Gestire destinatari con IBM Notes.....................................................................................................................................79

Risolvere i numeri di fax...................................................................................................................................................................80

Aggiungere destinatari a partire dalla rubrica IBM Notes.............................................................................................................80

Capitolo 8 : Modificare le pagine di copertina................................................................83In breve............................................................................................................................................................83Avviare l'editore di pagine di presentazione................................................................................................83Dettagli della barra dei menù e sulle relative icone....................................................................................84Creare un pagina di presentazione...............................................................................................................85

Aggiungere e modificare....................................................................................................................................................86

Variabili delle pagine di presentazione..............................................................................................................................87

Impostare il formato della pagina......................................................................................................................................88

Impostazioni locali della pagina di presentazione (Lingua e data)................................................................................88

Impostare la risoluzione della pagina di presentazione..................................................................................................89

Elementi compatibili OLE 2.0........................................................................................................................90Incorporare e collegare con link elementi OLE 2.0..........................................................................................................90

Gestione degli oggetti OLE 2.0 in una pagina di presentazione.....................................................................................91

Capitolo 9 : Controllare i tuoi fax e l'account fax...........................................................93

XM Fax 9.1 | Guida dell'utente iii

Sommario

Controllare i tuoi fax e il tuo account ..........................................................................................................93La postazione di controllo dell'account fax ................................................................................................93

Gestione delle impostazioni...............................................................................................................................................94

Capitolo 10 : Client Web ...................................................................................................97Descrizione generale......................................................................................................................................97

Aprire una sessione di accesso al Client Web.................................................................................................................97

Descrizione dell'ambiente Client Web...............................................................................................................................98

Opzioni Client Web ...........................................................................................................................................................................99

Link verso Scarica XM Fax Installer per applicazioni client Windows.......................................................................................100

Cartelle fax....................................................................................................................................................100Cartella dello Storico delle chiamate in entrata.............................................................................................................101

Storico delle chiamate in entrata - Visualizzazione Cartella attuale..........................................................................................101

Storico delle chiamate in entrata - Visualizzazione delle cartelle eliminate..............................................................................102

Gestire i fax in arrivo.......................................................................................................................................................................102

Visualizzare i dettagli del fax in arrivo..........................................................................................................................................105

Cartella dello Storico delle chiamate in uscita...............................................................................................................110

Storico delle chiamate in uscita - Visualizzazione delle cartelle eliminate...............................................................................111

Storico delle chiamate in uscita - Visualizzazione delle cartelle eliminate...............................................................................111

Gestire i fax In partenza..................................................................................................................................................................112

Visualizzare i dettagli del fax in partenza......................................................................................................................................113

Cartella Fila di partenza....................................................................................................................................................116

Visione della Cartella Fila di partenza...........................................................................................................................................116

Gestire i fax in attesa......................................................................................................................................................................117

Visualizzare i dettagli della Fila dei fax in partenza.....................................................................................................................118

Funzioni Cerca e Smista...................................................................................................................................................119

Smistamento nella Lista fax...........................................................................................................................................................119

Ricerca nella Lista fax.....................................................................................................................................................................120

La funzione Componi...................................................................................................................................123Descrizione dell'interfaccia Componi..............................................................................................................................124

La scheda Componi........................................................................................................................................................................124

La scheda informazioni sulla ditta e sul mittente........................................................................................................................126

La linguetta Opzioni........................................................................................................................................................................127

Creare ed inviare un fax....................................................................................................................................................128

Aggiungere uno o più destinatari di un fax..................................................................................................................................129

Aggiungere uno o più allegati ad un fax.......................................................................................................................................129

Delega............................................................................................................................................................130Aggiungere e gestire Delegati..........................................................................................................................................131

Accedere all'interfaccia (di un altro utente) come Delegato.........................................................................................132

Allegare documenti ad un fax utilizzando Web Fax Composer Printer...................................................133

iv XM Fax 9.1 | Guida dell'utente

Sommario

Opzioni di caricamento.....................................................................................................................................................134

Impostazioni generali........................................................................................................................................................135

Rubrica Web..................................................................................................................................................136Accedere e sfogliare le rubriche......................................................................................................................................136

Gestire i contatti................................................................................................................................................................137

Creare un contatto o un gruppo....................................................................................................................................................137

Gestire contatti e gruppi.................................................................................................................................................................138

Copiare contatti pubblici nella lista dei contatti privata..............................................................................................................138

Importare contatti a partire da una fonte esterna........................................................................................................................139

Inviare un fax a partire da una rubrica............................................................................................................................139

Configurare l'aggiunta automatica di contatti................................................................................................................140

Glossario.......................................................................................................................................................140

Capitolo 11 : Inviare SMS via email................................................................................143Servizio di invio SMS ...................................................................................................................................143Inviare SMS via email...................................................................................................................................143

XM Fax 9.1 | Guida dell'utente v

Sommario

vi XM Fax 9.1 | Guida dell'utente

Sommario

IntroduzioneCapitolo 1

Lo scopo di questo documento

Questo manuale è stato scritto per gli utilizzatori di XM Fax per inviare, ricevere o gestire fax.

Nota: Questo manuale non descrive XM Fax, l'installazione del server e del client (vedi la Guidaall'installazione e la gestione), e la configurazione e la gestione del server (vedi la Guidadell'amministratore).

Strumenti di Windows

XM Fax offre vari strumenti che possono essere installati ed utilizzati nell'ambiente Microsoft Windows.

SendFAX

SendFAX è un'interfaccia per fax che offre agli utenti tutte le funzioni necessarie all'invio di un fax (vedicapitolo: Descrizione generale alla pagina 5).

Rubrica locale SendFAX

La Rubrica locale SendFAX è un'applicazione che permette di gestire localmente i tuoi contatti per una facileselezione in SendFAX. È possibile creare un numero qualsiasi di rubriche (vedi capitolo: Descrizione generaledella Rubrica locale alla pagina 27).

Nota: Oltre a questa applicazione di rubrica locale, è possibile utilizzare le rubriche personali e le rubricheWeb pubbliche di SendFAX (vedi Rubriche Web alla pagina 2).

Visore

Il visore permette agli utenti di visualizzare e leggere i fax. Si tratta di un visualizzatore di file TIFF che offrealcune funzioni di modifica aggiuntive (vedi capitolo: Descrizione generale alla pagina 39).

Nota: Se il visore non è installato sul tuo computer, puoi utilizzare la funzione di anteprima immagini diWindows per visualizzare i tuoi fax.

Strumenti fax per applicazioni generali

XM Fax fornisce varie utility che permettono l'invio di fax direttamente dalle tue applicazioni generali. Questepossono essere i driver della stampante – utilizzati da qualsiasi applicazione tramite la funzione di stampa –oppure funzioni fax integrate per MS Office/Word (vedi capitolo: Descrizione generale alla pagina 47).

XM Fax 9.1 | Guida dell'utente 1

Capitolo 1 | Introduzione

Strumenti fax per client email

XM Fax permette di inviare e ricevere fax utilizzando il tuo software email. Inoltre, se utilizzi Microsoft Outlook– collegato a un server Exchange – o IMB Notes, a seconda del tipo di licenza saranno disponibili alcunistrumenti supplementari per facilitare la gestione dei tuoi fax (vedi capitolo: Inviare fax con client e-mail: inbreve alla pagina 55).

Cover Sheet Editor

Cover Sheet Editor permette la creazione di pagine di copertina per fax o la modifica di quelle già incluse.Una pagina di copertina può contenere variabili che vengono risolte al momento dell'invio – nome del mittente,nome della ditta, indirizzo, numero di telefono e di fax, ecc. – (vedi capitolo: In breve alla pagina 83).

Postazione di controllo dell'account fax

La postazione di controllo è un'icona di modifica dinamica, situata nella barra delle applicazioni Windows,che permette di controllare l'attività del tuo account fax (es. fax in attesa/inviati/ricevuti, fax non riusciti, statodi connessione dell'account...). Offre inoltre un accesso veloce alla tua Fax Box (Client Web).

Limitazione: Questa funzione non è disponibile quando si usa una soluzione basata su cloud.

Strumenti Web

XM Fax offre vari strumenti accessibili grazie ad un navigatore Web. Questi sono tutti disponibili attraversola stessa interfaccia Web. Per maggiori informazioni, consulta il capitolo corrispondente (Descrizione generalealla pagina 97).

Nota: L'interfaccia del client Web XM Fax è ottimizzata per l'uso con le tecnologie assistive utilizzateda persone ipovedenti o a mobilità ridotta.

Navigatore fax

L'interfaccia Web fornisce un modo per visualizzare lo status dei tuoi fax in Storico delle chiamate in entrata,Storico delle chiamate in uscita e Fila di partenza.

Composizione Web

La Composizione Web è quella parte dell'interfaccia Web dove puoi creare ed inviare fax.

Rubriche Web

Le Rubriche Web ti permettono di gestire i tuoi contatti personali (e possibilmente visualizzare i contattipubblici) utilizzabili per indirizzare i fax dal Client Web – e in via opzionale da SendFAX.

Strumenti esterni

A seconda dell'implementazione effettuata dal tuo amministratore, potresti beneficiare di funzionalità XM Faxattraverso svariati client esterni (oltre a quelli già forniti assieme all'installatore del client XM Fax).

Client email (per l'invio di fax)

Potrebbe essere possibile inviare fax con XM Fax utilizzando il tuo client email; in quel caso, gli allegati emailvengono inviati come se fossero pagine fax. Vedi Inviare fax con client e-mail: in breve alla pagina 55.

2 XM Fax 9.1 | Guida dell'utente


Client email (per SMS)

Potresti beneficiare di una funzionalità che consente l'invio di messaggi SMS tramite XM Fax utilizzando iltuo client email (oltre agli strumenti per il fax). Vedi Servizio di invio SMS alla pagina 143.

Applicazioni per dispositivi multifunzione

Potresti inviare fax a partire dalla tua stampante/dispositivo multifunzione grazie a un'applicazione completa(connettore) progettata per XM Fax.

Esistono svariate soluzioni per dispositivi compatibili con le tecnologie eCopy ShareScan, Fuji Xerox ApeosiiX, Lexmark eSF, Ricoh ESA, Sharp OSA, Xerox ConnectKey e Xerox EIP. Per ulteriori informazioni contattail tuo amministratore.

Applicazioni per dispositivi mobili

Per gli utenti di XM Fax è disponibile una applicazione completa e gratuita per dispositivi IOS e Android.Grazie a questa applicazione, potrai inviare e gestire i tuoi fax ovunque e in qualsiasi momento dal tuodispositivo mobile utilizzando il tuo account XM Fax esistente.

• Invia fax in modo semplice e veloce dalle tue posizioni di archiviazione dei file, da altre app o utilizzandola fotocamera integrata.

• Tieni traccia e gestisci i tuoi fax ricevuti e inviati, ricevi notifiche sull'app, annota e reinvia i fax ricevuti.

Per maggiori dettagli sulle funzionalità dell'applicazione XM Fax, visita l'App Store di Apple o Google Play.



Inviare fax con SendFaxCapitolo 2

Descrizione generale

SendFAX è l'interfaccia di fax per utenti con grandi esigenze di fax. Se Outlook è stato configurato sul vostrocomputer locale, SendFAX può essere integrato ad Outlook.

Questo capitolo include informazioni sulla configurazione di SendFAX e l'uso delle sue varie opzioni per l'inviodi fax.

AvviareSendFAX

Tra le applicazioni XM Fax installate, scegli SendFAX.

Apparirà l'interfaccia di SendFAX .

Nota: SendFAX può anche essere utilizzato attraverso una qualsiasi applicazione Windows con funzionidi stampa (vedi Inviare un fax a partire da applicazioni Windows utilizzando SendFAX alla pagina 47)oa partire da Microsoft Outlook facendo clic sul pulsante (se l'add in di Outlook è installato sul vostroPC).

Descrizione dell'interfaccia

Menù e barre degli strumenti esclusi, dopo l'installazione l'interfaccia per difetto di SendFAX è divisa in quattrodifferenti aree principali:


Capitolo 2 | Inviare fax con SendFax

1. La sezione Campi di indirizzo manuali – A, Azienda, Destinazione, e Oggetto – vi permettono didigitare direttamente le informazioni sul destinatario. Di solito, A contiene il nome del destinatario.Destinazione, il solo campo obbligatorio dei quattro, contiene il numero di fax oppure l'indirizzo e-mail.

2. La sezione Destinatari mostra gli individui ed i gruppi che riceveranno la trasmissione, selezionati da unarubrica o digitati direttamente nei campi di indirizzo manuali.

3. La sezione Visualizzazione icone mostra successivamente un'immagine ridotta di ogni pagina del fax.Una barra di scorrimento permette di visualizzare tutte le pagine; la selezione di una pagina nellaVisualizzazione icone mostra quella pagina nell'Anteprima del fax. La Visualizzazione icone permetteinoltre di riordinare ed eliminare pagine dal fax.

4. La sezione Anteprima del fax mostra una pagina singola del fax alla volta. È qui che potete aggiungereannotazioni ad un fax prima di inviarlo. Per ulteriori dettagli sulle annotazioni, vedi il capitolo corrispondente(Descrizione generale alla pagina 43).

Inoltre, SendFAX fornisce il modo per:

• selezionare una pagina di presentazione tra quelle disponibili sul server fax,• visualizzare una lista di contatti di possibili destinatari a partire dalle varie rubriche disponibili,• modificare le configurazioni di trasmissione e le informazioni sul mittente ed il destinatario,• modificare l'interfaccia per accomodare i vostri bisogni,• inviare fax a numeridi fax e ad indirizzi e-mail.

Dettagli sulla Barra dei Menù e le relative icone

Descrizione di tutti gli elementi della barra dei menù di SendFAX.

Il menù File

annulla il fax in corso, cancellando la lista dei destinatari del fax, e ne inizia unonuovo.

Nuovo



permette di inserire un file nel fax.Inserisci

permette di salvare il fax in una directory locale o di rete.Salva con nome

stampa il fax e ogni pagina di copertina.Stampa

invia il fax e chiude l'interfaccia SendFAX.Invia

invia il fax e mantiene aperta l'interfaccia SendFAX, ad esempio per consentiredi inviare lo stesso fax ad altri destinatari.

Invia senza chiudere

permette di modificare il nome dell'host del server fax e altri parametri. Per maggioridettagli vedi Impostazioni di connessione alla pagina 10.

Impostazioni di connessione

permette all'utente di modificare il Nome utente e la Password. Per maggioridettagli, consulta Impostazioni di connessione alla pagina 10. Questa opzione èdisponibile solo nel modo indipendente (in caso di invio tramite un gateway XML).

Impostazioni utente

permette all'utente di modificare le impostazioni SMTP e il contenuto delle e-mail(utilizzate dalla funzione e-mail di SendFAX). Per maggiori dettagli vediImpostazioni e-mail alla pagina 14.

Impostazioni e-mail

chiude SendFAX.Esci

Il menù Modifica

visualizza una finestra con varie schede in cui è possibile inserire informazionisul mittente o sull'organizzazione e specificare le impostazioni del fax. Per

Proprietà di fax

maggiori dettagli vedi Modificare le informazioni del mittente o della ditta allapagina 21 e Modificare le impostazioni di trasmissione dei fax alla pagina 23.

permette di modificare le informazioni di un destinatario di fax selezionato dallalista di destinatari dei fax.

Destinatario del Fax

inserisce un commento nella pagina di copertina.Commenti della pagina dicopertina

permette di configurare la stampante XM Fax.Proprietà stampante

Il menù Visualizza

visualizza le barre degli strumenti SendFAX. Quando una barra degli strumenti è visibile, appareun segno accanto al suo nome. Le quattro barre degli strumenti Principale, Anteprima, Miniaturae Annotazione sono visualizzate per default.

Barra deglistrumenti

visualizza o nasconde la barra dello status. Quando la barra è visibile, appare un segno accantoad essa.

Barra dellostatus

visualizza una rubrica sul lato destro o sinistro dell'interfaccia.Rubricatelefonica

mostra solo le miniature e l'anteprima del fax. La visualizzazione dei campi di indirizzo manuali,la lista dei destinatari di fax e le informazioni sul contatto sono sospese. DeselezionandoAnteprima totale, queste informazioni appaiono di nuovo nella finestra SendFAX.

Anteprimatotale

visualizza una finestra che permette di:Opzioni

• selezionare le rubriche che desideri integrare in SendFAX (vedi Integrazioni della Rubricaalla pagina 24).



• scegliere l'interfaccia di default SendFAX da avviare tramite la stampante virtuale XM Fax(per maggiori dettagli, vedi SendFAX Opzioni di visualizzazione dell'interfaccia alla pagina15)

imposta la lingua utilizzata nelle applicazioni client per l'utente attuale (MMC Snap-in, SendFAX,Visore TIFF, Rubrica locale e Cover Sheet Editor). Le modifiche diventano effettive dopo ilriavvio di SendFAX.

Lingue

Il menù Miniatura

rimuove dal fax le pagine selezionate nella visualizzazione delle miniature.Elimina

sposta la pagina selezionata al posto della prima pagina dopo la pagina di copertina.Sposta ➤ Prima

sposta la pagina selezionata verso l'alto di una paginaSposta ➤ Su

sposta la pagina selezionata verso il basso di una paginaSposta ➤ Giù

sposta la pagina selezionata al posto dell'ultima pagina del faxSposta ➤ Ultima

segnala a SendFAX di escludere la pagina selezionata nella visualizzazione delleminiature al momento della trasmissione del fax.

Segna come ➤ Noninviare

ripristina una pagina esclusa.Segna come ➤ Inviare

aumenta o diminuisce l'ingrandimento delle pagine nella visualizzazione delleminiature.

Zoom

Il menù Anteprima

permette di visualizzare la prima pagina del tuo fax.Prima pagina

permette di visualizzare la pagina precedente del tuo fax.Paginaprecedente

permette di visualizzare la pagina successiva del tuo fax.Paginasuccessiva

permette di visualizzare l'ultima pagina del tuo fax.Ultima pagina

visualizza la pagina alle dimensioni che si adattano meglio alla finestra di anteprima.Miglioreadattamento

visualizza la pagina alla massima larghezza che rientra nella finestra di anteprima.Adatta allalarghezza

visualizza la pagina alla massima altezza che rientra nella finestra di anteprima.Adatta all'altezza

permette di scegliere uno dei valori d'ingrandimento predefiniti.Zoom

Il menù Annotazioni

Le annotazioni sono oggetti che puoi aggiungere per richiamare l'attenzione su determinate parti di un fax.Per maggiori informazioni riguardo le annotazioni, consulta il capitolo corrispondente (Descrizione generalealla pagina 43).

Nota: La funzione Annotazioni non può essere utilizzata nelle pagine di copertina durante la stesura diun fax in SendFAX.



Il menù Strumenti

avvia la tua rubrica locale per gestire i contatti utilizzabili con SendFAX. Per informazionidettagliate, consulta la Descrizione generale della Rubrica locale alla pagina 27 relativa allaRubrica locale di SendFAX.

XM Fax Rubrica locale

Nota: La tua Rubrica Web XM Fax può essere gestita tramite il Client Web (vedi RubricaWeb alla pagina 136).

Il menù Aiuto

apre l'aiuto online, dove puoi trovare maggiori informazioni su come utilizzare XM Fax.Argomenti di aiuto

visualizza la versione e le informazioni di copyright di SendFAX.Informazioni suSendFAX

Risultato dell'invio del fax a seconda del tipo di destinazione

SendFAX permette di inviare un fax verso una destinazione che sia un numero di fax o un indirizzo email.Quando la destinazione è un numero fax, la procedura sarà come per un altro fax qualsiasi. Quando ladestinazione è un indirizzo email, il fax (con la pagina di copertina - se presente) viene inviato come allegatocon la email. Le impostazioni email, incluso il formato dell'allegato, possono essere configurate qui: Impostazionie-mail alla pagina 14.

A seconda di come SendFAX viene configurato per l'invio di fax, avrai comportamenti differenti per destinazionie informazioni d'invio. Per ulteriori informazioni sulle configurazioni, vedi Impostazioni alla pagina 10.

SendFAX Configurazione per l'invio di fax tramite la Gateway XML del server

Con questa configurazione, normali fax vengono inviati direttamente al server fax (tramite la Gateway XML)ed email vengono inviate tramite un server di mail separato.

Quando la destinazione è un numero di fax, l'informazione del fax inviato apparirà nella cartella Cronologiad'invio del client Web.

Quando la destinazione è un indirizzo email, l'informazione del fax inviato apparirà in un file .log nelladirectory che segue: C:\Users\<user_name>\AppData\Roaming\Fax\SendFAX\Trace\SendFaxEmail.log.Potrai aprire questi file tramite un qualsiasi programma di edizione di testo.

SendFAX Configurazione per l'invio di fax tramite Outlook

Con questa configurazione, i fax e le email vengono inviate tramite Outlook all'apposito server (fax/email).

Quando la destinazione è un numero di fax, l'informazione del fax inviato apparirà nella cartella Elementiinviati di Outlook e nella cartella Storico delle chiamate in partenza del Client Web.

Quando la destinazione è un indirizzo email, l'informazione dell'invio del fax appare solo nella cartella Elementiinviati di Outlook.

Comportamento delle email con o senza pagina di copertina

Quando un fax viene inviato a molteplici numeri di fax, l'informazione viene sempre mantenuta per ognidestinazione di fax, con o senza pagina di copertina. Quando si effettua un invio verso un indirizzo email, ilcomportamento è diverso.



Quando un fax viene inviato a svariati indirizzi email senza una pagina di copertina, SendFAX crea solo unaemail e la invia a tutti i destinatari. Il campo A: dell'email ricevuta conterrà i nomi di tutti i destinatari.

Se invece il fax viene inviato con una pagina di copertina, SendFAX crea una email per ogni destinatario edil campo A: conterrà solo la email del destinatario.

Per l'invio a molteplici indirizzi email con SendFax non configurato per Outlook, l'informazione per ognidestinatario verrà sempre creata nel file .log , che ci sia una pagina di copertina oppure no. In Outlook,un'informazione viene mantenuta per tutte le email inviate.

Impostazioni

In questa sezione troverete le varie impostazioni che possono essere configurate in SendFAX. Di solito,queste impostazioni vengono configurate dall'amministratore del sistema, e l'utente non dovrebbe modificarleo configurarle.

Impostazioni di connessione

Il modo di connessione al server fax dipende dall'ambiente nel quale questo è funzionante: se in sito o subase cloud.

Se hai bisogno di modificare le impostazioni di connessione già configurate durante l'installazione iniziale,dovrai procedere come segue:

1. Sulla barra dei menù SendFAX , fai clic su File ➤ Impostazioni di connessione.Apparirà la casella Informazioni sull'account .

2. Nella sezione Impostazioni di connessione , indica il nome dell'host del server fax.



Attenzione: Tale valore dovrebbe essere stato già configurato correttamente (o comunicato) del tuoamministratore durante l'installazione di SendFAX; non dovresti aver bisogno di modificarlo.

• Configurazione con funzionamento in sito

Il nome utilizzato per raggiungere l'host del Server Fax in sito.

Sintassi accettata: [{http|https}://] <ServerName_or_IP>[: <Port>]

In un contesto HTTPS, <ServerName_or_IP> deve essere il nome del Server Fax (e non il suo indirizzoIP).

Nota: Per usufruire dell'integrazione della Rubrica Web, devi assicurarti che l'URL inserito consentadi raggiungere i XM Fax Web Services (che utilizzano HTTPS per default).

• Configurazione con soluzione basata su cloud

L'URL per il collegamento a una soluzione basata su cloud. Questo può essere inserito solamentesotto forma di URl

3. Nella sezione SendFAX invierà i fax tramite , seleziona il pulsante che corrisponde alle impostazionidesiderate:

• Seleziona Outlook se desideri utilizzare l'integrazione SendFAX con Outlook. Outlook deve esseregià stato configurato sul computer locale e l'amministratore deve già aver configurato correttamente ilserver Microsoft Exchange della tua organizzazione.

• In una configurazione con funzionamento in sito: fai clic su Fine per finalizzare la configurazione.• In una configurazione basata su cloud: fai clic su Successivo e continua con Impostazioni dell'utente

con soluzioni basate su cloud alla pagina 13.

Nota: Per poter inviare fax verso indirizzi email, non è necessaria alcuna configurazione emailsupplementare. Outlook si occuperà di ciò automaticamente.

• Seleziona L'interfaccia della Gateway del server XML per utilizzare SendFAX in modo normale.

• In una configurazione con funzionamento in sito: fai clic suSuccessivo e continua conConfigurazioniutente per utilizzazione in sito alla pagina 11.

• In una configurazione basata su cloud: fai clic su Successivo e continua con Impostazioni dell'utentecon soluzioni basate su cloud alla pagina 13.

Nota: Per inviare fax ad indirizzi email, sarà necessario configurare le impostazioni SMTP (vediImpostazioni e-mail alla pagina 14).

Configurazioni utente per utilizzazione in sito

Continuazione da Impostazioni di connessione alla pagina 10 per la configurazione di una soluzione in sito.



1. Nella sezione Autenticazione, seleziona il pulsante che corrisponde alle impostazioni desiderate:

• Seleziona Usa il sign-on singolo integrato di Windows per effettuare il log in automatico con la tuasolita identità NT.

Nota: La casella, Ottieni le informazioni sul mittente dalla directory attiva al momentodell'avvio, riempie le informazioni sul mittente grazie alle informazioni contenute nella directoryattiva, se l'utente ha selezionato l'opzione Usa le informazioni personali del mittente e delladitta nelle configurazioni di trasmissione avanzate. Per ulteriori dettagli su queste ultime, vediModificare le informazioni del mittente o della ditta alla pagina 21, più in là in questo capitolo.

• SelezionaUsa autenticazione di base, e inserisci il login utente nel campoNome utente e la passwordnel campo Password. Se desideri che queste informazioni siano utilizzate ogni volta che effettui unlogin, seleziona la casella Ricorda la password.

Nota: Per usufruire dell'integrazione della Rubrica Web, devi selezionare Usa autenticazione dibase (l'integrazione non funzionerà con SSO abilitato).

2. Nella sezione L'email di conferma deve essere inviata a, seleziona una delle opzioni per l'indirizzoemail verso il quale trasmettere le notifiche di trasmissione:

DescrizioneOpzione

Non riceverai alcuna conferma tramite email.Non inviare email di conferma

Riceverai conferme all'indirizzo email associato all'accountdefinito nella fase precedente.

Usa l'indirizzo email associato al mio account

Nota: Questa opzione è preselezionata per difetto.

Riceverai conferme tramite email all'indirizzo inseritomanualmente nel campo a lato.

Usa questo indirizzo email

3. Fai clic su Fine.



Le sessioni SendFAX successive utilizzeranno le stesse impostazioni. Se la casella Ricorda la passwordnon è stata segnata, un'apposita casella per la password apparirà all'invio di un fax.

Nota: Qualora vi sia un problema al momento del login a SendFAX apparirà un messaggio di errore, edovrai consultare l'amministratore del tuo sistema per assicurarti di avere l'autorizzazione, o per saperequando il sistema tornerà a funzionare come desideri.

Se in qualsiasi momento desideri modificare la gateway o modificare le proprietà di connessione, effettua dinuovo la procedura come illustrato in precedenza.

Impostazioni dell'utente con soluzioni basate su cloud

Continuazione da Impostazioni di connessione alla pagina 10 per la configurazione di una soluzione basatasu cloud.

1. Nella sezione Autenticazione, inserisci il vostro nome utente.2. nella sezione L'email di conferma deve essere inviata a , seleziona una delle opzioni per l'indirizzo

email verso il quale trasmettere le notifiche di trasmissione:

Nota: Se hai selezionato Outlook nello spazio Informazioni sull'account , allora questa sezionenon sarà vsibile. L'invio dei fax sarà eseguito automaticamente da Outlook.

DescrizioneOpzione

Non riceverai alcuna conferma tramite email.Non inviare email di conferma

Riceverai conferme all'indirizzo email associato all'accountdefinito nella fase precedente.

Usa l'indirizzo email associato al mio account

Nota: Questa opzione è preselezionata per difetto.



DescrizioneOpzione

Riceverai conferme tramite email all'indirizzo inseritomanualmente nel campo a lato.

Usa questo indirizzo email

3. Fai clic su Fine e segui le istruzioni nella schermata Apertura di sessione che segue.

Sessioni SendFAX successive utilizzeranno le stesse impostazioni.

Nota: Qualora vi sia un problema al momento del login di SendFAX apparirà un messaggio di errore,e dovrai consultare l'amministratore del tuo sistema per assicurarti di avere l'autorizzazione, o per saperequando il sistema tornerà a funzionare come desideri.

Se in qualsiasi momento desideri modificare la gateway o modificare le proprietà di connessione, effettua dinuovo la procedura come illustrato in precedenza.

Impostazioni e-mail

Per accedere alla finestra della impostazioni e-mail, fare clic su File ➤ Impostazioni e-mail... nella barradei menù SendFAX .

Impostazioni SMTP

Se intendete inviare dei fax verso indirizzi e-mail (oltre che a numeri di fax), dovrete configurare le impostazionie-mail. Se avete già impostato il sistema per inviare fax tramite Outlook (vedi Impostazioni di connessionealla pagina 10), le configurazioni SMTP saranno allora già impostate e non potranno essere modificate inquesta finestra (la finestra Impostazioni SMTP è infatti di colore grigio).

Se non utilizzate Outlook e desiderate inviare fax verso indirizzi e-mail tramite un server di posta elettronica,allora dovrete configurare le impostazioni SMTP.



Attenzione: Quando inviate dei fax verso indirizzi e-mail (invece che a numeri di fax), l'invio del fax nonviene registrato nelle cartelle del client Web. Vedi Risultato dell'invio del fax a seconda del tipo didestinazione alla pagina 9 per maggiori informazioni.

Indicare il Server Mail. L'amministratore deve aver già impostato correttamente ilserver mail (SMTP) della vostra azienda.

Server Mail

Nota: Sintassi accettata: <MailServerName_or_IP>[:<Port>]

Per difetto, il numero di porta è 25. Dovrete digitare un numero di porta solo seutilizzate una porta diversa.

Selezionare Usa l'indirizzo e-mail associato al mio account se desiderate cheSendFAX utilizzi il vostro solito indirizzo e-mail come indirizzo di risposta. Se

Indirizzo del mittente

desiderate una risposta ad un indirizzo diverso, selezionare Usa questo indirizzoe-mail, quindi digitate un indirizzo e-mail valido nel campo dell'informazione.

Contenuto dell'e-mail

In questa casella potete selezionare il formato dell'allegato e-mail e scrivere un messaggio per difetto.

Quando inviate un fax ad un indirizzo e-mail, il fax viene inviato sotto forma di allegato.Potete selezionare il formato PDF o TIFF. Per difetto, il formato è PDF.

Allegato

Digitare il vostro messaggio per difetto. Il messagio verrà mostrato nel corpo dellae-mail solo quando non c'è nessun testo sulla pagina di presentazione Commentio quando la pagina di presentazione è inesistente.

Messaggio per difetto

SendFAX Opzioni di visualizzazione dell'interfaccia

SendFAX può essere usato per comporre fax a partire da zero, come descritto in questo capitolo, ma puòanche essere avviato tramite una qualsiasi applicazione Windows stampando con una stampante virtualededicata, chiamata XM Fax (vediDescrizione generale alla pagina 47).

Quando avviato tramite tale stampante, SendFAX sarà visualizzato per difetto con il tipo d'interfacciabeselezionato in Visualizza ➤ Opzioni (menùSendFAX ).

Tutto ciò può essere modificato secondo le vostre esigenze:

DescrizioneOpzioni

SendFAX verrà mostrato con l'interfaccia minima necessaria per l'invioveloce di fax (vei dettagli qui in basso).

Mostra sempre l'interfaccia di base

SendFAX verrà mostratp con l'interfaccia piena descritta in questocapitolo (vedi AvviareSendFAX alla pagina 5).

Mostra sempre l'interfaccia completa

Nota: Quando l'accesso al programma avviene tramite il menù start di Windows, SendFAX sarà mostratosempre con l'interfaccia completa.



Descrizione generale dell'interfaccia di base

L'interfaccia di base di SendFAX include un unico campo per l'inserimento del numero del fax del destinatario,l'informazione minima richiesta per l'invio di un fax.

Facendo clic su Invia si invierà immediatamente il fax alla destinazione stabilita.

La Visualizzazione avanzata (interfaccia completa) può comunque essere mostrata prima di inviare il fax,se desiderate utilizzare tutte le altre funzioni di SendFAX .

Impostare la risoluzione di default per la stampa

Per modificare la risoluzione di default del driver della stampante per i fax, procedete come segue:

1. Selezionate Modifica ➤ Proprietà di stampa.2. Fate clic su Carta/Qualità.3. Fate clic sul pulsante Avanzate.4. Impostate la risoluzione del driver della stampante nel campo Grafica-Qualità di stampa. Potete scegliere

tra Bassa(200x100), Alta(200x200), Fine(300x300) o Ultra Fine(400x400).Al prossimo login di SendFAX, il programma validerà la risoluzione del driver della stampante. Se larisoluzione di default del driver della stampante è più alta di quella massima autorizzata dal profilodell’utente, SendFAX imposterà la risoluzione su quest’ultima.

5. È inoltre possibile scegliere degli algoritmi meno forti grazie all’opzione Mezzi toni. Se decidete di utilizzareun algoritmo di Diffusione di errore, potrete anche aggiustare l’intensità della resa.Ciò modificherà la risoluzione della stampante per l’intero sistema, e rimarrà così fino alla prossima modificache si effettuerà utilizzando la precedura descritta qui sopra.

Inviare un Fax

Per inviare un fax con SendFAX:

1. Avvia SendFAX.2. Se necessario, seleziona una pagina di copertina e inserisci un testo all'interno di essa (vedi Uso delle

pagine di presentazione alla pagina 17).3. Inserisci uno o più documenti da inviare utilizzando la funzione per allegare, oppure trascinando il file,

oppure tramite XM Fax printer (vedi Gestione dei documenti Fax alla pagina 17).

Suggerimento: A questo punto, potrai riorganizzare, cancellare o eliminare tutte le pagine fax chedesideri. Potrai inoltre aggiungere annotazioni nella finestra di anteprima del fax (vedi AnnotazioniDescrizione generale alla pagina 43).

4. Indirizza la trasmissione con un numero di fax, un indirizzo e-mail o destinatari tratti dalle tue liste di contatti(vedi Indirizzare le trasmissioni alla pagina 18).

5. Se necessario, modifica le informazioni sul mittente o le configurazioni della trasmissione del fax (vediModifica delle impostazioni di trasmissione alla pagina 21)



6. Se necessario, modifica la risoluzione del fax (vedi Inviare un fax con una risoluzione specifica alla pagina24)

7. Fai clic su Invia per inviare il fax e chiudere l'applicazione SendFAX .

Suggerimento: Se desideri comporre un altro fax, puoi selezionare File > Invia senza chiudere .

Nota: Nel caso di una soluzione basata su cloud (il server non è in loco), se l'Autenticazione a duefattori è attivata nel tuo account, avrai bisogno di fornire il Codice di verifica generato dalla tuaApplicazione autenticatrice.

Uso delle pagine di presentazione

Selezionare una pagina di presentazione

Per scegliere una pagina di presentazione, utilizzate il menù a discesa delle pagine di presentazione dellabarra degli strumenti.

Nota: XM Fax comprende pagine di presentazione per difetto. Inoltre, l'editore di pagine di presentazionevi permette di comporre e salvare le vostre proprie pagine. Vedi Pagine di presentaaione In breve allapagina 83 per maggiori informazioni.

Nota: Un fax inviato ad un indirizzo e-mail si comporta in maniera diversa quando viene inviato con osenza una pagina di presentazione. Vedi Comportamento delle email con o senza pagina di copertinaalla pagina 9 per ulteriori informazioni.

Aggiungere un commento su una pagina di presentazione

Per aggiungere un commento ad una pagina di presentazione, selezionare una pagina di presentazione equindi Modifica > Commenti delle pagine di presentazione.

Nota: Al momento dell'invio di un fax verso un indirizzo e-mail, è possibile utilizzare un messaggio perdifetto quando non si hanno commenti sulla pagina di presentazione. Vedi Contenuto dell'e-mail allapagina 15 per ulteriori informazioni.

Gestione dei documenti Fax

Ecco la lista delle azioni disponibili per la modifica dei fax inviati con SendFAX:

Inserire un documento

È possibile aggiungere pagine di documenti già esistenti al fax in preparazione. Sono compatibili molti tipi difile: documenti Microsoft Office, file di testo, immagini, file PDF...

Per procedere, fare clic su e cercare il file da inserire.

Tutte le pagine del documento selezionato verranno convertite in formato TIFF ed inserite come nuove paginedopo l'ultima pagina del fax.

Nota: È possibile aggiunger più di un documento allo stesso fax.



Modificare l'ordine delle pagine del fax

L'ordine delle pagine del fax da inviare può essere modificato grazie alla Visualizzazione delle miniature.

Per procedere, selezionare una pagina ed utilizzare i pulsanti e per spostarla sopra o sotto.

Nota: Potete anche spostare velocemente la pagina al primo o all'ultimo posto selezionando Miniature➤ Sposta e selezionando Prima o Ultima. Notare che per “prima” s'intende“la prima pagina dopo lapagina di presentazione”, se esiste una pagina di presentazione.

Un altro modo di spostare le pagine è quello di trascinarle col mouse tramite la Visualizzazione delle miniature(il punto d'inserimento sarà indicato da due frecce gialle al momento del trascinamento).

Annullare la trasmissione di una pagina

Questa funzione può essere utile se desiderate inviare solo una parte del vostro fax senza dover rimuoverefisicamente le pagine non desiderate.

Per segnare le pagine che non verranno inviate assieme al fax, basterà selezionarle nella Visualizzazionedelle miniature e fare clic su .

Tutte le pagine annullate verranno segnate con un simbolo rosso. Se desiderate ripristinare le pagine annullate,basterà selezionarle e fare di nuovo clic sul pulsante .

Eliminare una pagina

Per eliminare fisicamente una pagina dal fax, basterà selezionarla e fare clic su al di sopra dellaVisualizzazione delle miniature.

Salvare un fax

Per salvare una copia del fax sul vostro PC, selezionare File ➤ Salva con nome.

Nota: I fax vengono salvati in formato TIFF.

Stampare un fax

Per stampare il fax in corso, selezionare File ➤ Stampa.

Nota: Per impostare una risoluzione di stampa per difetto, vedi Impostare la risoluzione di default perla stampa alla pagina 16.

Indirizzare le trasmissioni

Potete indirizzare una trasmissione inserendo manualmente un destinatario oppure selezionando un contattoa partire da una delle vostre rubriche telefoniche.

È possibile aggiungere più di un destinatario sulla lista dei destinatari del fax da inviare. Inoltre, questa listapuò essere facilmente modificata.

Inserire un indirizzo manualmente

Come indirizzare un fax manualmente a partire da SendFAX.

1. Inserisci un nome nel campo A.



2. Se lo desideri, inserisci l'informazione del campo Ditta.3. Digita un numero di fax o un indirizzo email nel campo Destinazione . Questa è la sola informazione

obbligatoria.

Suggerimento: Puoi aggiungere il simbolo "+" davanti ad un numero di codice internazionale perapplicare correttamente il formato del A: numero di fax sulla pagina di copertina.Comunque, l'uso delsimbolo "+" potrebbe non essere supportato dalla tua compagnia telefonica e/o dalla configurazionedel server fax effettuata dal tuo amministratore.

Suggerimento: Se avete bisogno di aggiungere un codice DTMF (come un numero interno o unprefisso interurbano), potete inserirlo dopo il numero di fax, preceduto da una o più pause (virgola olettera p – in maiuscolo o minuscolo).

Ad esempio: (514) 222-3333p1234 (equivalente a(514) 222-3333,1234).

4. Se necessario, inserisci un'informazione nel campo Oggetto.5. Fai clic su .

Il destinatario viene aggiunto alla lista Destinatari.

Suggerimento: Ogni destinatario della listaDestinatari può essere aggiunto anche alla rubrica telefonicaattualmente selezionata (anche se non visualizzata) facendo clic con il tasto destro sul destinatario.

Selezione di un destinatario da una rubrica telefonica

Come indirizzare un fax selezionando un destinatario da una rubrica telefonica in SendFAX.

1. Vai a Visualizza > Rubrica telefonica > Mostra a destra se la sezione della rubrica non è visibile sulladestra dell'interfaccia SendFAX.

2. Utilizza Rubrica selezionata per selezionare la tua lista di contatti, se necessario – in base alla tuaintegrazione attuale (vedi Integrazioni della Rubrica alla pagina 24).

3. Cerca e seleziona i contatti nella fonte selezionata:

• Rubrica Web: inizia a digitare il testo da cercare (nome del contatto/gruppo, ditta o numero di fax) pervedere i risultati nella lista, quindi seleziona il contatto o il gruppo desiderato.

• Rubrica locale: inizia a digitare il nome di un contatto/gruppo per scorrere velocemente la lista, quindiseleziona il contatto o il gruppo desiderato.

4. Fai clic su .

Il destinatario viene aggiunto alla lista Destinatari.

Nota: Se l'Indirizzo di preferenza è un indirizzo email, il fax verrà inviato all'indirizzo email e non adun numero di fax. Vedi I contatti della Rubrica telefonica alla pagina 29.

Suggerimento: Ogni destinatario della lista Destinatari può essere aggiunto anche alla rubrica

selezionata facendo clic su .

Selezione di un destinatario quando la rubrica telefonica non è visualizzata

Come selezionare un destinatario da una rubrica telefonica in SendFAX quando la rubrica non è visualizzatanell'interfaccia.



1. In SendFAX, fare clic sul pulsante o sul pulsante A.SendFAX visualizza la rubrica telefonica in una finestra separata.

2. Utilizza Rubrica selezionata per selezionare la tua lista di contatti, se necessario – in base alla tuaintegrazione attuale (vedi Integrazioni della Rubrica alla pagina 24).

3. Cerca e seleziona i contatti nella fonte selezionata:

• Rubrica Web: inizia a digitare il testo da cercare (nome del contatto/gruppo, ditta o numero di fax) pervedere i risultati nella lista, quindi seleziona il contatto o il gruppo desiderato.

• Rubrica locale: inizia a digitare il nome di un contatto/gruppo per scorrere velocemente la lista, quindiseleziona il contatto o il gruppo desiderato.

4. Fai clic su .Il destinatario viene aggiunto alla lista Destinatari.

Nota: Se l'Indirizzo di preferenza è un indirizzo email, il fax verrà inviato all'indirizzo email e nonad un numero di fax. Vedi I contatti della Rubrica telefonica alla pagina 29.

Suggerimento: Ogni destinatario della lista Destinatari può essere aggiunto anche alla rubricaattualmente selezionata facendo clic con il tasto destro sul destinatario.

5. Fai clic su OK per chiudere la finestra della rubrica telefonica.

Modificare la lista dei destinatari

Come modificare i parametri all'interno della lista dei destinatari in SendFAX.

Potreste aver bisogno di modificare alcune delle informazioni o parametri dei destinatari, dopo averli aggiuntialla lista dei Destinatari .

Nota: Tutte le modifiche applicate in questo modo non influiranno sull'informazione contenuta nellarubrica, ma solamente per il fax in fase d'invio.

Ecco qui di seguito alcune delle azioni possibili:

Modificare le informazioni del destinatario del fax

Questa opzione permette di modificare alcune delle informazioni dei destinatari, solamente per il fax in fased'invio, senza modificare nulla nella rubrica.

Per procedere, selezionare il destinatario nella lista Destinatari e fare clic su .



Modificare l'indirizzo del destinatario

Questa opzione può essere utile quando il contatto possiede più di un numero di fax o indirizzo e-mail edesiderate selezionarne uno che non sia quello per difetto per il fax in fase d'invio.

Per procedere, fare clic col tasto destro del mouse sulla listaDestinatari , selezionareDestinazioni e scegliereil numero di fax o indirizzo e-mail da usare per la trasmissione.

Filtraggio la lista dei destinatari per la trasmissione

Questa opzione permette di deselezionare/selezionare destinatari della lista Destinatari per inviare o menoil fax in corso. Può essere utile se avete bisogno di indirizzare due versioni leggermente diverse dello stessofax a due gruppi di destinatari nella stessa lista di destinatari.

Per procedere, selezionare o deselezionare la casella accanto al nome di ciascun destinatario in questionepresente nalla lista Destinatari .

Nota: Una volta che il fax è stato inviato al primo gruppo di destinatari, la lista dei destinatari ed il faxsono ancora presenti, così potrete modificare il fax ed inviarlo ad un secondo gruppo di destinatarisemplicemente grazie alla selezione o deselezione delle caselle.

Eliminare un destinatario dalla lista dei destinatari

Questa opzione rimuove semplicemente il destinatario dalla lista Destinatari .

Nota: Questa operazione non può essere annullata.

Per procedere, selezionare il destinatario nella lista Destinatari e fare clic su .

Modifica delle impostazioni di trasmissione

Modificare le informazioni del mittente o della ditta

Come modificare le informazioni che appaiono su un fax in SendFAX.

Prima di tutto, dovete possedere i diritti di modifica per questa operazione. Se così non fosse, allora sietepregati di contattare l'amministratore.

Potreste aver bisogno di modificare le informazioni sul mittente e sulla ditta che appaiono sul fax in fase diinvio, senza dover modificare ciò che è scritto nel XM Fax database. Ad esempio, potrebbe essere necessariomodificare le informazioni sul mittente quando inviate un fax a nome di un altro utente.

Le modifiche sul mittente e sulle informazione della ditta vengono applicate solamente sul fax corrente; laprossima volta che utilizzerete SendFAX le informzioni di origine verranno riprese dal database del serverdel fax.

Nota: È comunque possibile scegliere le opzioni per ricordare le vostre modifiche per tutte le trasmissionifuture tramite SendFAX. Non intaccherà, in ogni modo, le vostre informazioni di origine scritte sul database.

Procedete come segue:

1. Fate clic su .2. Nella scheda Informazioni mittente, segnate la casella Utilizzare informazioni sul mittente e ditta

personalizzate.



Ora potete modificare i campi.

Nota: Se segnate la casella Ricorda le mie informazioni, le modifiche vrranno utilizzate anche perle operazioni SendFAX future.

3. Per modificare le informazioni inerenti alla ditta, selezionate Informazioni sulla ditta.

4. Fate clic su OK per applicare le informazioni alla trasmissione.



Modificare le impostazioni di trasmissione dei fax

Come modificare le impostazioni di trasmissione per un fax in SendFAX.

Per procedere, dovete possedere i diritti di modifica. Altrimenti, siete pregati di contattare l'amministratore.

Le impostazioni di trasmissione includono la priorità di fax ed il numero di tentativi successivi, e le opzioni dinotifica.

1. Selezionare Modifica > Proprietà di invio dei fax .2. Selezionare Impostazioni fax .

3. Selezionare la casella Usa le impostazioni fax personalizzate .

Nota: Tale operazione applicherà le impostazioni fax su tutte le trasmissioni future. Per modificarele impostazioni unicamente per una trasmissione, dovrete ritornare su questa finestra e deselezionarela casella Usa le impostazioni fax personalizzate .

4. Utilizzare la lista a discesa Priorità per selezionare Alta, Normale, o Bassa.5. Digitare unNumero di tentativi successivi.

Il numero più alto possibile è 99.

6. Per attivare o disattivare le notifiche per i fax, selezionare o deselezionare le caselle Notifica il successoo Notifica il fallimento .

7. Se desiderate attivare o disattivare la ricezione di una singola notifica (sommario) dopo l'invio di un fax,selezionare o deselezionare la casella Notifica di trasmissione .

Nota: Attivare questo tipo di notifica non interrompe le altre notifiche dei fax in partenza. Se lasciatele caselle Notifica il successo e Notifica il fallimento non selezionate, il profilo riceverà ancora lenotifiche per tutte le comunicazioni fax all'interno di una trasmissione.

8. Se desiderate ritardare la trasmissione del fax in corso, selezionare la casella Ritarda la trasmissionefino a: ed inserire una data ed un'ora per il ritardo.



Nota: Il ritardo di trasmissione verrà applicato solamente per trasmissioni fax verso un numero difax. Trasmissioni di fax verso un indirizzo e-mail verranno inviate immediatamente.

9. Fare clic su OK per validare le impostazioni di trasmissione.

Inviare un fax con una risoluzione specifica

Prima di inviare un fax è possibile modificarne la risoluzione grazie alla procedura illustrata in Impostare larisoluzione di default per la stampa alla pagina 16.

Integrazioni della Rubrica

Come selezionare le rubriche che desideri integrare in SendFAX e come visualizzarle nell'interfaccia.

1. Seleziona le fonti dei tuoi contatti:a) Sulla barra dei menù, seleziona Visualizza ➤ Opzioni.

b) Seleziona le rubriche che desideri integrare in SendFAX (in base alle tue esigenze e al tuo ambienteaziendale):

Include tutte le rubriche disponibili nella tua applicazione Rubrica locale(vedi Descrizione generale della Rubrica locale alla pagina 27).

XM Fax Rubrica locale

Include la tua Rubrica Web personale e qualsiasi altra Rubrica Webpubblica messa a tua disposizione dal tuo amministratore (vedi RubricaWeb alla pagina 136).

XM Fax Rubrica Web

Nota: Presupposti per l'integrazione della Rubrica Web:

• L'URL del server fax – specificato nelle impostazioni diconnessione di SendFAX – consente di raggiungere i WebServices (per default in HTTPS).

• Hai effettuato il login utilizzando l'autenticazione di base (cioènon tramite SSO).

(vedi Impostazioni di connessione alla pagina 10)

Include i contatti memorizzati nel tuo Outlook (o qualsiasi altraapplicazione email compatibile con MAPI).

Rubrica telefonica MAPI

c) Fai clic su OK.

2. Seleziona Visualizza ➤ Rubrica telefonica, quindi seleziona Mostra a destra o Mostra a sinistra aseconda del tipo di visualizzazione che desideri ottenere.



Figura 1: Visualizzazione “Mostra a destra”

Figura 2: Visualizzazione “Mostra a sinistra”

Nota: Con la rubrica telefonica visualizzata è possibile nascondere o visualizzare i campi di indirizzo

manuali (A, Ditta e Destinazione) utilizzando il pulsante o posto sopra la lista Destinatari.

3. Se hai più di una fonte Rubrica, puoi visualizzarle in maniera alternata utilizzando la lista a discesa Rubricaselezionata.

4. Se desideri eliminare la rubrica telefonica dall'interfaccia SendFAX:a) Seleziona Visualizza ➤ Rubrica.

Il tipo di visualizzazione corrente appare segnato nel sottomenù.b) Seleziona questo elemento segnato.La rubrica scompare dall'interfaccia SendFAX.

Nota: Questa documentazione presume che le informazioni della rubrica telefonica siano visualizzatenella parte destra dell'interfaccia SendFAX.

Invio di un fax con SendFAX una linea di comando

Come inviare un fax in modo silenzioso.



Nota: Questa sezione è riservata agli utenti più esperti.

È possibile accelerare l'invio di un fax con SendFAX tramite l'uso di una linea di comando invece di avviarel'applicazione.

Apartire dalla cartella install_path\client , digitare la linea di comando seguente:SendFax.exe

Nota: Questo comando apre l'applicazione SendFAX .

Gli argomenti disponibili per la linea di comando sono:

• -c: Per inserire le informazioni sul destinatario;• -a: Per allegare un file al fax;• -s: Per definire l'oggetto del fax;• -q: Per inviare il fax e chiudere immediatamente l'applicazione. Una volta assente, SendFAX si avvia con

tutte le destinazioni e dovrete fare clic sul pulsante Invia per inviare i fax.

Nota: I trattini posti davanti agli argomenti possono essere sostituiti da barre oblique.

Importante: Le informazioni fax= or email= debbono essere presenti nelle informazioni sul destinatario(/c) altrimenti il fax non verrà inviato. Il numero di fax o l'indirizzo e-mail devono essere validi. Per l'invioverso un indirizzo e-mail, l'informazione fax= non deve essere presente nelle informazioni sul destinatario,e se appariranno le due informazioni per fax= e email= , è il numero di fax che avrà la precedenza. Unalinea di informazione sul destinatario deve essere creata per ogni numer di fax e per ogni indirizzo e-mail.

Per esempio:SendFax.exe /s "Questo è l'oggetto" /a "allega_file.tif" /c"fax=5141234567/fn=Jane/ln=Smith/co=MyOrganization /[email protected]" /c"fax=5147654321/fn=John/ln=Smith/co=MyCompany" /c"[email protected]/fn=Robert/ln=Pepper/co=Example & Co." /q

In questo esempio il fax avrà:

• “Questo è l'oggetto” come Oggetto• “allega_file.tif” come file allegato• Tre destinatari:

• Jane Smith, 514.123.4567, MyOrganization, [email protected]• John Smith, 514.765.4321, MyCompany• Robert Pepper, [email protected], Example & Co.

• Inviato silenziosamente (/q)

I primi due sono inviati ad un numero di fax ed il terzo viene inviato ad un indirizzo e-mail.

Ecco una lista dei campi disponibili per un fax inviato tramite una linea di comando:

DescrizioneCampi

Informazioni di base sul destinatariogentile=, nome= o nm=, cognome= o cg=

Informazioni sull indirizzo del destinatarioindirizzo=, città=, stato=, codice postale=,nazione=

Informazioni per contattare il destinatariotelefono=, pager=, cellulare=, e-mail=, fax=

Azienda e funzione del destinatarioazienda= o co=, funzione=

Codice di fatturazione e sottocodice di fatturazione deldestinatario

codicedifatturazione= o bc=,sottocodicedifatturazione= or sbc=



Gestione dei contatti (per SendFax)Capitolo 3

Descrizione generale della Rubrica locale

La Rubrica locale SendFAX è un'applicazione installata localmente (sul tuo computer) che memorizza i contattida utilizzare come destinatari dei fax in SendFAX.

Alla prima installazione, l'applicazione Rubrica locale contiene un'unica rubrica vuota – che si trova nellacartella <install_path>\Client e ha l'estensione .xmc.

In questa rubrica è possibile aggiungere un numero illimitato di contatti (con relativo nome, numero di fax,indirizzo, nome e indirizzo della ditta, ecc.) e persino creare rubriche multiple all'interno della stessaapplicazione. Esistono tre modi per aggiungere i contatti alla rubrica locale:

• manualmente, utilizzando l'interfaccia dell'applicazione di rubrica,• importando una lista di contatti da una fonte di dati esterna, oppure• collegando la rubrica a una fonte di dati esterna.

Nei primi due casi, i dati risiedono all'interno della rubrica. È possibile modificarli in qualunque momento.

Nel terzo caso, i dati risiedono nella fonte esterna e sono visualizzati solo tramite la rubrica telefonica. Sefosse necessario modificare o aggiornare delle informazioni, occorre aggiornare la fonte esterna utilizzandoil software che le ha create.

Aprire l'agenda telefonica

Per aprire la rubrica telefonica:

• Tra le applicazioni XM Fax installate, scegli Phone Book; oppure• In SendFAX, selezionate Strumenti ➤ Rubrica locale XM Fax.

Vengono automaticamente visualizzate la rubrica telefonica e lista di contatti di default o quelle che sonostate aperte ultimamente. Un esempio è illustrato nella schermata che segue.


Capitolo 3 | Gestione dei contatti (per SendFax)

Figura 3: Visualizzazione della rubrica telefonica

Per default, una rubrica telefonica visualizza le informazioni sui contatti in quattro colonne:Cognome,Nome,Ditta, e Numero fax. È comunque possibile modificare i titoli delle colonne per visualizzare le informazionidisponibili nella rubrica telefonica.

È possibile selezionare un titolo di colonna qualsiasi come tipo di smistamento. Ad esempio, il tipo dismistamento di default è Cognome in ordine ascendente. Se desiderate, potete selezionare Numero fax,Ditta, o qualsiasi altro titolo di colonna come tipo di smistamento. L'ordine di smistamento può essereascendente o discendente.

Per inserire o eliminare una colonna, fate clic col tasto destro del mouse sulla barra dei titoli e selezionateInserisci colonna oppure Rimuovi questa colonna.

Nota: Quando inserite una nuova colonna, questa è aggiunta automaticamente sulla sinistra del titolodella colonna su cui avete fatto clic.

Dettagli della barra dei menù e relative icone

Descrizione di tutti gli oggetti della barra dei menù della rubrica telefonica.

Il menùFile

vi permette di creare una nuova rubrica telefonica, una nuova lista di contatti in una rubricatelefonica già esistente, un nuovo contatto in una lista di contatti, ed un nuovo gruppo dicontatti.

Nuovo

vi permette di aprire una rubrica telefonica esistente, una lista di contatti, oppure, seesistente, una rubrica telefonica pubblica.

Apri

salva una rubrica telefonica appena creata.Salva come

importa dati a paritre da una fonte di dati esterna.Importa

collega una rubrica telefonica ad una fonte di dati esterna.Link

vi permette di aggiornare i collegamenti corrispondenti ai campi di una fonte di dati esternaverso i campi interni di una rubrica telefonica.

Link campi

chiude la rubrica telefonica.Esci



IlmenùModifica

visualizza le proprietà di un contatto o di un gruppo selezionato.Proprietà

elimina un contatto, gruppo o lista di contatti selezionata.Elimina

seleziona tutti i contatti della lista di contatti visualizzata.Seleziona tutto

IlMenùVisualizza

cambia l'ordine in cui sono visualizzati i nomi.Visualizza nome

Visualizza o nasconde la barra degli strumenti situata in cima alla finestra dellarubrica telefonica.

Barra degli strumenti

visualizza o nasconde la barra di status situata in fondo alla finestra della rubricatelefonica.

Barra di status

permette la scelta della lingua.Lingue

IlMenùStrumenti

effettua la ricerca di un contatto.Trova contatti

effettua la ricerca di un contatto ed offre criteri di ricerca piùdettagliati.

Ricerca avanzata

vi permette di rinominare, modificare, ed eliminare le liste di contattigià esistenti nella rubrica telefonica.

Gestione lista di contatti

comprime il database della rubrica telefonica.Comprimi il database

I contatti della Rubrica telefonica

Una rubrica è composta da almeno una lista di contatti. Una lista di contatti è una lista di possibili destinataridi fax che include i loro nomi, cognomi, nome della ditta, indirizzo e codice postale della ditta, il numero difax, l'indirizzo email, ecc. Benché una rubrica possa contenere un numero qualsiasi di contatti, è possibileusare solo un contatto alla volta. Una lista per difetto chiamata Contatto viene creata ogni volta che vienecreata una rubrica.

Nella rubrica, le liste di contatti si selezionano grazie alla lista a discesa Mostra i nomi da (vedi la figura inAprire l'agenda telefonica alla pagina 27).

per ogni contatto vengono forniti spaziosi campi d'informazione. Questi campi sono accessibili selezionandoModifica ➤ Proprietà subito dopo la selezione di un contatto, oppure facendo un clic destro sul contattodesiderato tra quelli presenti nella lista dei contatti. Osserva la schermata d'esempio qui sotto:



Nota: Sono disponibili fino a tre numeri di fax e fino a tre indirizzi email facendo clic su di fronte aduno dei campi d'informazione corrispondenti. Il campo Indirizzo di preferenza ti permette di selezionarel'indirizzo che SendFAX utilizzerà quando ce n'è più di uno.

Se l' Indirizzo di preferenza è un indirizzo email, il fax verrà inviato all'indirizzo email e non ad un numerodi fax.

Suggerimento: Puoi aggiungere il simbolo "+" davanti ad un numero di codice internazionale perapplicare correttamente il formato del A: numero di fax sulla pagina di copertina.Comunque, l'uso delsimbolo "+" potrebbe non essere supportato dalla tua compagnia telefonica e/o dalla configurazione delserver fax effettuata dal tuo amministratore.

Fare clic su Nome completo ti permette di inserire un titolo (Dott., Sig., Sig.na, Sig.ra, o Prof.) ed i nomi ecognomi, come indicato nella schermata che segue. Il titolo apparirà sul fax come un saluto iniziale.

È possibile inserire ulteriori informazioni facendo clic sulla scheda Definito dall'utente . Per esempio, unavolta inserito l'indirizzo della ditta nel campo degli indirizzi, potresti voler utilizzare i campi Definito dall'utenteper inserire l'indirizzo personale di un contatto. Hai a disposizione quattro campi di definizioni dell'utente edun campo per i commenti, come mostra la schermata che segue:



Gestire le rubriche telefoniche

Aprire una rubrica telefonica

Per aprire una rubrica telefonica fate clic su e selezionate un file .xmc.

Aggiungere una rubrica telefonica

Per aggiungere una rubrica telefonnica fate clic su quindi date un nome alla nuova rubrica e fate clic suSalva.

Ora potete riempire la lista di default con contatti e, se lo desiderate, con gruppi.

Gestire le liste di contatti

Aggiungere una lista di contatti

Per aggiungere una lista di contatti, fate clic su quindi date un nome alla nuova lista di contatti.

Rinominare ed eliminare una lista di contatti

È possibile rinominare o eliminare una lista di contatti grazie al menù di gestione delle liste di contatti. Perprocedere, andate su Strumenti > Gestione lista di contatti quindi selezionate una lista di contatti.



Gestire i contatti

Aggiungere un contatto

Per aggiungere un contatto, fate clic su quindi inserite le informazioni del contatto.

Nota: Nessun campo delle informazioni dei contatti è obbligatorio. La rubrica telefonica vi invita adinserire un nome se non ne è stato inserito nessuno. Non siete, comunque, obbligati ad inserirne uno.È inoltre possibile creare un contatto vuoto che verrà riempito in seguito.

Eliminare un contatto

Per eliminare un contatto, selezionate il contatto e fate clic su .

Nota: I contatti sono elencati come singoli e come membri di gruppi. Eliminare un contatto singolo eliminaquel contatto da qualsiasi gruppo di cui è membro.

Modificare un contatto

Per modificare le proprietà di un contatto, selezionate il contatto e fate clic su .

Gruppi in una rubrica telefonica

Un gruppo è formato da un numero di contatti singoli e, alle volte, da altri gruppi. Selezionando un gruppodurante la procedura di fax, invierete il fax a tutti i contatti presenti in esso. Una lista di contatti può includereun numero qualsiasi di gruppi.

I contatti che mettete in un gruppo rimarranno elencati come contatti singoli nella lista dei contatti. Se eliminateil gruppo, i suoi membri rimarranno disponibili come contatti singoli. Comunque, se li eliminerete uno per uno,anch’essi saranno eliminati dal gruppo.

Le sezioni seguenti forniscono dettagli su come gestire i vostri gruppi.

Aggiungere un Gruppo

Per aggiungere un gruppo fate clic su e date un nome al nuovo gruppo.

Nota: È possibile aggiungere contatti nuovi o già esistenti nel gruppo al momento della sua creazione.

Gestire un contatto o un gruppo all’interno di un gruppo

Per aggiungere o eliminare un contatto o un gruppo all’interno di un gruppo, selezionate un gruppo e poi fateclic su .

Eliminare un gruppo

Per eliminare un gruppo fate clic su .

Nota: I contatti sono elencati come singoli e come membri di gruppi. L’eliminazione di un gruppo nonelimina i contatti singoli.



Comprimere il database

Per recuperare lo spazio dei campi inutilizzati per le informazioni sui contatti, è possibile comprimere ildatabase. Per procedere, andate su Strumenti > Comprimi database.

Cercare nella rubrica telefonica

La rubrica telefonica offre una ricerca di base ed una ricerca avanzata. La ricerca di base cerca una lista dicontatto singola e indica le informazioni esatte che vi aspettate di trovare in campi di informazione qualiNome, Cognome, e Numero fax.

Una ricerca avanzata vi permette di determinare una più vasta gamma di criteri. Potete selezionare unoqualsiasi dei campi d’informazione disponibili ed indicare vari criteri di ricerca. Inoltre, una ricerca avanzatapuò riguardare più di una lista di contatti.

Tutti e due i tipi di ricerca possono essere salvati e riutilizzati in seguito.

Le sezioni che seguono forniscono dettagli su come effettuare le ricerche.

Trovare un contatto

1. Nella rubrica telefonica, scegliete Strumenti > Trova contatti.La rubrica telefonica offre, come criteri di ricerca, Nome, Ditta, Numero fax e Città.

2. Digitate le informazioni desiderate.

Nota: Utilizzate per modificare Città o Stato/Provincia o Paese.

3. Selezionate Salva come e digitate un nome se desiderate salvare la ricerca.

Nota: Le ricerche salvate possono essere recuperate utilizzando Mostra i nomi a partire dallacasella di selezione, situata nella parte superiore destra della finestra della rubrica telefonica. Lericerche vengono così elencate sotto la dicitura Visualizza.

4. Fate clic su Trova ora.5. Se necessario, fate clic su Avanzate per passare ad una ricerca avanzata. Per i dettagli su come effettuare

ricerche avanzate, fate riferimento alla sezione seguente, Utilizzare la ricerca avanzata alla pagina 34.



Utilizzare la ricerca avanzata

1. Nella rubrica telefonica, selezionate Strumenti > Ricerca avanzata.

Nota: Per default, viene selezionata la lista di contatti corrente. Utilizzate Naviga per selezionare omeno le liste di contatti.

2. Su Nuovi criteri, utilizzate Campo per selezionare una categoria di informazioni.3. Utilizzate Condizioni per selezionare una condizione. Le condizioni includono contiene, è esattamente,

inizia per, non contiene, è vuoto, e non è vuoto.4. Su Valore, digitate un’informazione che rappresenta i risultati desiderati. Le condizioni è vuoto e non è

vuoto non richiedono l’immissione di alcun Valore.5. Fate clic su Aggiungi alla lista.

Nota: Potete precisare uno o più criteri. Utilizzate Rimuovi per effettuare eventuali correzioni.

6. Su Opzioni, selezionate Corrispondi a qualsiasi criterio quando due o più criteri esistono ed unoqualsiasi soddisfa le condizioni della ricerca.

Nota: Per applicare tutti i criteri alla ricerca, selezionate Corrispondi a tutti i criteri.

7. Selezionate Salva come e digitate un nome se la ricerca deve essere salvata.

Nota: Le ricerche salvate possono essere selezionate ed eseguite utilizzando Mostra i nomi da.Sono elencate sotto l’intestazione Visualizza.

8. Fate clic su Trova ora.9. Se necessario, fate clic su Nuova ricerca per creare un’altra ricerca.



Fonti di dati esterne

Fonti di dati esterne possono essere importate in una rubrica telefonica, sia come una nuova lista di contattisia come parte integrante di una lista già esistente. Una volta immessi nella rubrica, i contatti possono essereaggiornati proprio come si farebbe per un qualsiasi contatto. Le fonti di dati esterne possibili sono:

• XM Fax Rubrica telefonica• Un file di testo in cui i valori (.csv) siano separati da virgole.• Microsoft Excel• Microsoft Access• Una fonte di dati in accordo con ODBC (Open DataBase Connectivity)• Borland dBASE III, IV e 5• Symantec ACT!

Una fonte di dati esterna potrebbe essere un foglio di lavoro oppure una tavola in un database contenenteuna lista di nomi e numeri di fax. Importando la fonte, importerete i nomi ed i numeri di fax nella lista correntedei contatti.

Le fonti di dati esterne devono essere organizzate in maniera appropriata, con nomi di campi che corrispondononel significato, se non nell'esatta costruzione delle frasi, ai campi d'informazione utilizzati dalla rubricatelefonica. Ad esempio, un campo chiamato Nome in una fonte di dati esterna potrebbe includere il nomeed il cognome. Nome e Cognome, in ogni modo, sono due campi distinti nella rubrica telefonica. Si consigliadi aggiornare la fonte esterna prima di importarla.

Potrebbe essere necessario dover assegnare i campi importati verso i campi corrispondenti presenti nellarubrica telefonica. Quando i campi dei nomi corrispondono in maniera approssimativa o esatta, XM Faxcollega automaticamente il campo della fonte esterna al campo corrispondente della rubrica. Quando i nomidei campi non corrispondono, il programma ti offre la possibilità di collegarli manualmente.

Importazione di una fonte di dati esterna

Anche se altre fonti esterne sono disponibili, questo esempio importa informazioni a partire da un foglio dilavoro Microsoft Excel.

1. Nella rubrica telefonica, selezionate File > Apri per selezionare la corretta rubrica telefonica.

Nota: Se necessario, utilizzate Mostra nomi da per selezionare la corretta lista di contatti.

2. Selezionate File > Importa.3. Utilizzate Selezionare il formato del vostro database per selezionare Excel.

Nota: Fate clic su La prima linea contiene il nome del campo se la prima linea del foglio di lavorocontiene i nomi di campi o i titoli delle colonne.

4. Digitate il nome del percorso ed il nome del file nell'apposito campo. Altrimenti, fate clic su Naviga pernavigare nel file, selezionate, e fate clic su OK.

5. Fate clic su Successivo.6. Selezionate il foglio di lavoro contenente l'informazione desiderata.7. Fate clic su OK.

La rubrica telefonica tenta di mettere insieme i file corrispondenti. Comunque, se i campi dei nomi nellafonte esterna non corrispondono, dovete allora effettuare il collegamento voi stessi facendo clic sullacolonna a destra dove appare la frase Nessun link. Una lista a discesa mostrerà i campi di rubrica



telefonica disponibili. UtilizzateAutoMatch per dare l'ordine alla rubrica telefonica di applicare l'abbinamentopiù probabile. Utilizzate Reset per cancellare tutti gli abbinamenti e ricominciare.

8. Fate clic su Fine.

Link con una fonte di dati esterna

Fonti di dati esterne possono essere collegate ad una rubrica telefonica. Una fonte di dati esterna è sempretrattata come una lista di contatti nuova e distinta. XM Fax utilizza il nome della tabella o foglio di lavoro comenome della lista di contatti. Il nome, che deve essere unico, può essere modificato durante l'operazione dilink oppure in seguito con Modifiche > Rinomina. In seguito viene visualizzato nel campo Lista di contatti.

Non potete collegare una lista di contatti esterna con una lista di contatti già esistente.

I contatti in una lista di contatti collegata non possono essere aggiornati o modificati tramite XM Fax. Larubrica telefonica visualizza questa informazione in un formato per sola lettura. Per modificare le informazionidi un contatto presente in una lista di contatti, dovrete aggiornare la fonte stessa. I contatti in una lista dicontatti collegata non possono essere assegnati ad un gruppo. Ulteriori contatti non possono essere aggiuntie contatti singoli non possono essere eliminati direttamente utilizzando la rubrica telefonica XM Fax.

Proprio perché il collegamento è dinamico, i cambiamenti effettuati ai contenuti della fonte appaiono nellalista di contatti collegata.

È possibile aggiornare i campi in una lista di contatti collegata. Per esempio, se aggiungete un nuovo campoalla fonte, oppure modificate il nome di un campo già esistente nella fonte, potrebbe essere necessariocollegarlo ad un campo specifico della rubrica telefonica.

È possibile vedere un esempio nella sezione che segue.

Procedura di collegamento (link)

Anche se sono disponibili altri formati, questo formato collega informazioni a partire da un foglio di lavoroMicrosoft Excel.

1. Nella rubrica telefonica, selezionate File > Link.2. Utilizzate Selezionare il formato del vostro database e selezionate Excel.3. Fate clic su La prima linea contiene il nome del campo se la prima linea del foglio di lavoro è

rappresentativa dei nomi dei campi o dei titoli delle colonne.4. Digitate il percorso ed il nome del file nel campo apposito. Altrimenti, potete fare clic suNaviga per navigare

nel file ; selezionatelo, e fate clic su OK.5. Fate clic su Successivo.6. Selezionate il foglio di lavoro contenente le informazioni sul contatto.7. Fate clic su OK.

La rubrica telefonica effettua il tentativo di far corrispondere i campi. Comunque, qualora i campi dei nominella fonte esterna non dovessero corrispondere, dovrete effettuare il collegamento voi stessi facendoclic sulla colonna a destra dove appare la scritta Nessun collegamento. Una lista a discesa visualizzerài campi della rubrica telefonica disponibili. Utilizzate AutoMatch per chiedere alla rubrica telefonica diapplicare la corrispondenza più appropriata. Utilizzate Reset per cancellare tutte le corrispondenze ericominciare.

8. Fate clic su Fine.



Aggiornamento di una fonte esterna collegata (link)

1. Nella rubrica telefonica, utilizzate il menù a discesa per selezionare la lista di contatti collegata.2. Selezionate File > Campi collegati.

La finestraImposta linkappare.3. Utilizzate la lista a discesa facendo clic col tasto destro del mouse sulla colonna a destra per il campo

appropriato.4. Selezionate il campo della rubrica telefonica che meglio corrisponde al nome del campo esterno.5. Fate clic su Fine.

Nota: Reset imposta tutte le rubriche telefoniche su Nessun collegamento. Reset è utilizzatoquando, ad esempio, una fonte esterna collegata viene ampiamente modificata ed una buona partedei collegamenti devono essere assegnati manualmente.



Visualizzare i faxCapitolo 4


Puoi visualizzare un fax tramite vari software, che il formato della pagina sia TIFF o PDF.

Se preferisci il formato TIFF, potrai utilizzare XM Fax Viewer come applicazione per difetto per visualizzarei fax. Una volta installato sul computer, si avvia automaticamente quando selezioni la funzione di visione inun fax preso dalla tua lista.

Grazie al visore è possibile:

• avere una visione globale delle pagine del fax grazie ad una visualizzazione delle miniature di tutte lepagine

• ruotare le pagine del fax ed utilizzare uno strumento zoom per una visione migliore

Ed inoltre:

• annotare il fax• stampare il fax• salvare una copia locale del fax

Avviare il visore

Tra le applicazioni XM Fax installate, scegli Visore TIFF.

Nota: Quando scegliete di visualizzare un fax dalla vostra lista di fax, il fax si aprirà automaticamentenel visore.

Il visore verrà visualizzato come mostra la schermata che segue (con un esempio di fax):


Capitolo 4 | Visualizzare i fax

In cima, sono disponibili vari strumenti di visualizzazione e di annotazione (vedi la sezione: Dettagli sullaBarra dei Menù e le relative icone alla pagina 40). Sulla sinistra si trova la visualizzazione ridotta, nella qualeè possibile vedere tutte le pagine del fax, e sulla destra è la visualizzazione principale, nella quale potetevedere la pagina selezionata nella visione ridotta.

Dettagli sulla Barra dei Menù e le relative icone

Il menù File

Apre un file TIFF esistente. Il formato TIFF è quello utilizzato per i fax.Apri

Invia il fax ad una stampante.Stampa Fax

Salva una copia del fax (o solo una parte) con un nuovo nome.Salva con nome

Il menù Visualizza

La sezione Visualizza mostra le opzioni della Barra strumenti principale e la Barra strumenti delleannotazioni che attivano/disattivano le rispettive icone degli strumenti.

Il menù Pagina

Visualizza la prima pagina del fax nello schermo principale del visore.Prima

Visualizza nello schermo principale la pagina immediatamente precedentea quella attuale.

Precedente

Visualizza nello schermo principale la pagina immediatamente successivaa quella attuale.

Successiva

Visualizza l'ultima pagina del fax.Ultima

Ruota la pagina in corso 90 gradi verso sinistra.Ruota verso sinistra

Ruota la pagina in corso di 180 gradi.Rovescia



Ruota la pagina in corso 90 gradi verso destra.Ruota verso destra

Ruota tutte le pagine 90 gradi verso sinistra.Ruota tutto verso sinistra

Ruota tutte le pagine di 180 gradi.Rovescia tutto

Ruota tutte le pagine 90 gradi verso destra.Ruota tutto verso destra

Mostra le proprietà della pagina, il metodo di compressione, la risoluzionee le dimensioni dell'immagine.

Proprietà

Il menù Zoom

Aumenta la dimensione di visualizzazione.Zoom in

Diminuisce la dimensione di visualizzazione.Zoom out

Adatta l'altezza della pagina allo schermo.Adatta all'altezza

Adatta la largheza della pagina allo schermo.Adatta alla larghezza

Seleziona la migliore dimensione da far apparire nello schermo.Migliore adattamento

Queste sono le dimensioni preimpostate.25% a 200%

La dimensione di default (dimensioni reali).100%

Mostra una finestra con la quale è possibile una percentuale di zoom.Personalizzate

Il menù Annotazioni

Le Annotazioni sono note ed elementi aggiunti ad un documento anche grazie ad altre applicazioni comeSendFAX ed il visore.

Per maggiori informazioni riguardo le annotazioni consultate il capitolo corrispondente (Descrizione generalealla pagina 43).

Il menù Miniature

Il menù Miniature offre tre dimensioni di immagine per mostrare l'immagine principale in un modo miniaturasulla parte sinistra del visore.

Lavorare con il visore

Aprire un fax nel visore

Per visualizzare un fax nel visore a partire da un file, selezionate File ➤ Apri e cercate il file.

Nota: Il file deve essere di tipo TIFF generato dal server Fax. Esso può contenere più di una pagina.

Aprire un fax a partire da una lista di fax

È possibile visualizzare un fax direttamente a partire dalla vostra lista di fax (ricevuti o inviati) selezionandola funzione di visualizzazione per il fax interessato. Il visore si apre automaticamente.

Nota: I fax aperti a partire dalla vostra lista di fax sono immagazzinati nel mediastore del server e nonpossono essere modificati. Tuttavia, potete salvare una copia locale del fax se desiderate mantenere lemodifiche applicate con il visore (vedi Salvare una copia locale di un fax alla pagina 42).



Gestire le impostazioni della visualizzazione del visore

Il visore permette di modificare le pagine dei fax in una serie di modi, utilizzando gli strumenti di visualizzazionee di zoom (vedi Il menù Pagina alla pagina 40 e Il menù Zoom alla pagina 41).

Inoltre, le miniature (sulla sinistra) vi permettono di avere una visione globale del fax quando contiene più diuna pagina, e la possibilità di navigare in queste in maniera facile (vedi Il menù Miniature alla pagina 41).

Nota: Per default, le pagine sono mostrate in senso verticale, ma è possibile estendere la dimensionedella visione in miniatura sulla destra per visualizzarle l'una accanto all'altra, in fila, nel caso il fax siacomposto da molte pagine.

Aggiungere annotazioni

Per aggiungere annotazioni al vostro fax, consultate il capitolo corrispondente: Descrizione generale allapagina 43.

Salvare una copia locale di un fax

Se avete effettuato modifiche ad un fax, ad esempio, aggiungendo annotazioni, potrete salvare una copialocale sulla hard drive del vostro computer, lasciando l'originale immutato. Per salvare una copia locale,selezionate File ➤ Salva con nome, cercate una ubicazione e digitate il nome del nuovo file. L'estensione.tif verrà applicata automaticamente.

Nota: Se il fax è stato già aperto a partire da un file locale, potrete anche selezionare File ➤ Salva sedesiderate aggiornare il file senza farne una copia.

Se desiderate salvare parzialmente il fax (solo alcune pagine), selezionate l'opzione Gamma di pagine edindicate le pagine interessate nell'apposito campo. Ad esempio:

• 1-5, se desiderate salvare le pagine da 1 a 5.• 1,5, se desiderate salvare le pagine 1 e 5.• 1,3-5 se desiderate copiare le pagine 1, 3, 4 e 5.

Nota: Potete anche selezionare una combinazione;

Stampare un fax a partire dal visore

Per stampare un fax con il visore, selezionate File ➤ Stampa Fax.



Usare le AnnotazioniCapitolo 5


Le annotazioni sono note ed oggetti inseriti in un fax nel contesto di SendFAXo dello strumento visualizzatore.Esistono cinque tipi di annotazioni: testo, linea, rettangolo, timbro ed evidenziatore.

Le annotazioni sono aggiunte selezionando il tipo di annotazione, disegno, ed aggiungendo del testo senecessario. Tutte le annotazioni possono essere ridimensionate e spostate all'interno della pagina. Leannotazioni possono inoltre essere formattate. Colore e trasparenza possono essere assegnati a linee erettangoli; colore, tipo di carattere e taglia possono essere assegnati al testo.

Le annotazioni aggiunte non sono permanenti. Sono sovraimposte sulla pagina di presentazione del fax edincorporate nel file TIFF generato alla trasmissione del documento. La fonte o il file originale rimangonoimmutati.

Nota: Le funzioni di annotazione non possono essere utilizzate su pagine di presentazione allacomposizione di un fax con SendFAX.

Tipi di annotazioni

Ci sono cinque tipi di annotazioni disponibili tramite il menù Annotazioni o le icone della barra degli strumenti:

disegna una casella di testo nella pagina visualizzata. Inserite il testo immediatamento dopoaver disegnato la casella. La dimensione delle caselle di testo può essere modificata facendoclic sopra di esse e trascinando le maniglie.

Testo

disegna una linea sulla pagina.Linea

disegna un rettangolo sulla pagina.Rettangolo

visualizza una finestra attraverso la quale potete selezionare un file bitmap (.bmp) .Selezionate il file bitmap desiderato e trascinate il cursore fino a formare un rettangolo. Laselezione bitmap è scritta sulla pagina.

Timbro

Nota: Come ogni annotazione, i timbri bitmap possono essere selezionati e la lorodimensione può essere modificata.

disegna una banda rettangolare di colore giallo. Usatela per evidenziare i testi importanti.Evidenziatore


Capitolo 5 | Usare le Annotazioni

Lavorare con le annotazioni

Ecco qui di seguito alcune delle azioni possibili con le annotazioni:

Aggiungere un'annotazione

Per aggiungere un'annotazione, selezionate una delle annotazioni nella barra degli strumenti, quindi disegnateuna forma, facendo clic e trascinando il cursore sulla pagina.

Nota:

• Nel caso di un'annotazione bitmap, selezionate prima un'immagine (solamente file contenentil'estensione .bmp) utilizzando Apri.

• Nel caso di un'annotazione di testo, potete scrivere il testo direttamente nella casella subito dopo lasua creazione.

Tutte le annotazioni sono oggetti modificabili che vengono posti sulla pagina dove vengono disegnati. Quindi,è possibile spostarli, modificare le loro dimensioni o riformattarli in seguito (vedi le sezioni che seguono).

Selezionare un'annotazione

Per poter selezionare un'annotazione già aggiunta, è necessario abilitare il pulsante che attiva il cursore.In seguito, potete fare clic sull'annotazione per selezionarla.

Nota: È inoltre possibile selezionare o deselezionare tutte le annotazioni di una pagina andando suAnnotazioni ➤ Seleziona tutto oppure Annotazioni ➤ Deseleziona tutto.

Spostare un'annotazione

Per spostare un'annotazione basta trascinarla e lasciarla cadere nella nuova ubicazione sulla pagina.

Modificare le dimensioni di un'annotazione

Per modificare le dimensioni di un'annotazione, selezionatela ed utilizzate in seguito le maniglie che appariranno(i quadratini neri attorno alle annotazioni) per determinare la nuova dimensione.

Formattare un'annotazione

È possibile modificare le proprietà visive della linea, del rettangolo e del testo delle annotazioni.

Per fare ciò, selezionate l'annotazione e fate clic su sulla barra degli strumenti delle annotazioni:

• Per le annotazioni su rettangolo e linee, è possibile modificare il colore e lo spessore di queste.• Per le annotazioni in testo, è possibile modificare tutte le proprietà dei caratteri ed il colore di fondo.

Modificare il testo di un’annotazione

Per modificare il testo di un'annotazione, basta selezionarlo e inserire il testo nuovo.

Nota: È possibile modificare il testo accedendo alle proprietà dell'annotazione del testo (vedi sezioneprecedente).

Eliminare un'annotazione

Per eliminare un'annotazione, selezionatela e fate clic su nella barra degli strumenti delle annotazioni.



Nascondere o mostrare le annotazioni

Se avete bisogno di nascondere oppure mostrare le annotazioni che sono state fatte, selezionateAnnotazioni➤ Mostra annotazioni.



Strumenti di fax per applicazioni generaliCapitolo 6


XM Fax offre vari strumenti che permettono di inviare fax direttamente a partire dalle vostre applicazionigeneriche. Questi strumenti sono di due tipi:

• Driver di stampa, utilizzati come normali stampanti, che convertono il vostro documento attuale in un fileTIFF che viene allegato ad un fax in partenza tramite:

• SendFax (vediInviare un fax a partire da applicazioni Windows utilizzando SendFAX alla pagina 47)• e-mail (vediInviare un fax con il driver XMPrintToMaila partire da un'applicazione Windows alla pagina

48)• Web Fax Composer (vediInviare fax da applicazioni Windows utilizzando Web Fax Composer Printer

alla pagina 49)

• Fuzionalità di fax integrate:

• Macro Fax utilizzabili in MS Word (vedi Inviare un fax con l'add-in Fax di MS Word alla pagina 49).

Nota: I macro fax usano SendFAX per finalizzare l'invio.

• La funzione Microsoft Office Internet Fax Service (vedi Inviare un fax con l'Internet Fax Service diMicrosoft Office alla pagina 52).

Inviare un fax a partire da applicazioni Windows utilizzandoSendFAX

Se SendFAX è installato sul tuo computer, sarà possibile inviare un fax a partire da una qualsiasi applicazioneWindows con capacità di stampa installata sul tuo sistema. È possibile effettuare queste operazioni di faxutilizzando una qualsiasi applicazione Windows.

1. Apri, utilizzando l'applicazione appropriata, il documento da inviare via fax.

Nota: Ad esempio, un documento MS Word che hai appena scritto e salvato.

2. Accedi alle opzioni di stampa dell'applicazione (es. Stampa... nel caso di MS Word).3. Seleziona la stampante XM Fax dalla lista delle stampanti disponibili.

Nota: Se hai bisogno di impostare una particolare risoluzione per il tuo fax, potrai fare clic su Proprietà➤ Proprietà Carta/Qualità➤Avanzate. Il campoGrafica-Qualità di stampa ti permette di sceglieretra qualità Bassa(200x100), Alta(200x200), Fine(300x300) oppure Ultra Fine(400x400) . Dopo


Capitolo 6 | Strumenti di fax per applicazioni generali

averla validata, la nuova impostazione di risoluzione rimarrà finché non la cambierai di nuovo. Se larisoluzione per difetto del driver della della stampante è più alto del massimo autorizzato dal profilodell'utente, SendFAX rifiuterà il file e si aprirà una finestra d'avvertimento che resterà aperta.

4. Fai clic su OK.SendFAX viene così avviato – nella sua interfaccia completa o di base, a seconda delle tue impostazioniSendFAX (vedi SendFAX Opzioni di visualizzazione dell'interfaccia alla pagina 15).

Nota: Puoi inoltre stampare documenti supplementari al fax in partenza, ripetendo semplicementele fasi precedenti (a partire dalla stessa applicazione o da un'altra).

5. Inserisci un indirizzo al fax.

Nota: L'informazione minima richiesta è un numero di fax; l'interfaccia completa SendFAX ti permettedi utilizzare altre funzioni per inserire un indirizzo (es. oggetto, più destinatari, rubrica...). Per maggioriinformazioni vediDescrizione generale alla pagina 5.


6. Fai clic su Invia.

Inviare un fax con il driver XMPrintToMaila partire daun'applicazione Windows

Il driver per stampante XMPrintToMail ti permette d'inviare un fax a partire da una qualsiasi applicazioneWindows, allo stesso modo in cui stampi un documento. Questo driver converte il documento in formato TIFFe lo invia tramite una email come allegato.

Nota: Per poter utilizzare XMPrintToMail, il server del fax deve essere collegato ad un account email.

Per inviare un fax a partire da un'applicazione Windows:

1. Apri, utilizzando l'applicazione appropriata, il documento da inviare via fax.

Nota: Ad esempio, un documento MS Word che hai appena scritto e salvato.

2. Accedi alle opzioni di stampa dell'applicazione (es. Stampa... nel caso di MS Word).3. Seleziona la stampante XMPrintToMail nella lista di di stampanti disponibili.4. Se hai bisogno di impostare una particolare risoluzione per il tuo fax, potrai fare clic su Proprietà ➤

Proprietà Carta/Qualità ➤ Avanzate.La sezioneGrafica-Qualità di stampa ti permette di scegliere tra qualitàBassa(200x100) oAlta(200x200)per il file TIFF da creare.

Nota: Dopo averla validata, la nuova impostazione di risoluzione rimarrà finché non la cambierai dinuovo.

Nota: Quando utilizzi XMPrintToMail, se la risoluzione per difetto del driver della stampante è maggioredella massima risoluzione consentita dal profilo dell'utente, riceverai una notifica d'insuccesso.

5. Stampa il documento.



Il tuo software email predefinito si avvia e viene creata una nuova email in cui il documento è stato aggiuntocome allegato (file TIFF).

6. Indirizza l'email secondo le regole del tuo software per inviare il fax. Puoi scegliere un contatto nella tualista (purché abbia un numero di fax), o scrivere un numero di fax nell'apposito formato sulla barra degliindirizzi.

Nota: Ad esempio:

• In MS Outlook, scrivi:[FAX:1234567890]

• In IBM Notes, scrivi:[email protected]


7. Termina la stesura del fax e la selezione delle impostazioni.8. Invia il messaggio.

Inviare fax da applicazioni Windows utilizzando Web FaxComposer Printer

Il driver di Web Fax Composer printer vi permette d'inviare faxes tramite l'interfaccia Web Access stampandodocumenti a partire da una qualsiasi applicazione Windows. Questo driver di stampa trasforma il documentoin file TIFF e lo carica come allegato sull'interfaccia Web per la composizione del fax. Vedi Allegare documentiad un fax utilizzando Web Fax Composer Printer alla pagina 133

Inviare un fax con l'add-in Fax di MS Word

Per inviare fax conXM Fax a partire da MS Word vengono utilizzate due funzioni:

• La funzione Invia fax , che consente semplicemente l'invio del vostro documento attuale come un fax.• La funzione Posta unione di fax ,che consente la trasmissione di un fax con un contenuto dinamico

utilizzando la funzione Posta unione di MS Word.

Nota: Entrambe le funzioni utilizzano l'applicazioneSendFAX per finalizzare l'invio dei fax. Quindi, sarànecessaria l'installazione diSendFAX nel vostro computer. Se l'add-in Fax per Microsoft Word e/oSendFAXnon sono installati nel vostro computer, contattate il vostro amministratore.

Inviare un fax da MS Word con la funzione Send Fax

Prima di cominciare, esci da SendFAX se questo è ancora in funzione.

La funzione Send Fax ti permette di inviare qualsiasi documento via fax direttamente dall'applicazione MSWord (tramite la stampante virtuale XM Fax ). Per fare ciò:



1. Avvia Microsoft Word.2. Componi il documento che verrà utilizzato come fax, e salvalo.3.

Fai clic sul pulsante Invia fax (sulla scheda Fax ).SendFAX viene così avviato – nella sua interfaccia completa o di base, a seconda delle tue impostazioniSendFAX (vedi SendFAX Opzioni di visualizzazione dell'interfaccia alla pagina 15).

4. Inserisci un indirizzo al fax.

Nota: L'informazione minima richiesta è un numero di fax; l'interfaccia completa SendFAX ti permettedi utilizzare altre funzioni per inserire un indirizzo (es. oggetto, più destinatari, rubrica...). Per maggioriinformazioni vediDescrizione generale alla pagina 5.


La funzione Fax Merge per MS Word

La funzione Fax Merge per Microsoft Word permette di trasmettere un fax le cui parti del messaggio contenutodipendono dal destinatario (formula introduttiva o altre informazioni personali). Per fare ciò, vengono inseriticampi dinamici in un documento principale utilizzando la funzione MS Word Mail Merge. Tali campi sono unitida link con una fonte di dati esterna quale un file Excel o Access, la vostra rubrica Outlook, ecc.

La procedura può essere descritta in breve come segue:

1. Create o identificate una fonte di dati. Le informazioni inserite nella fonte di dati sono le informazioni cheappariranno nei merge fields di MS Word.

Nota: La fonte di dati deve contenere una colonna con tutti i numeri di fax dei destinatari. Sono questele informazioni minime necessarie per la trasmissione di un fax.

2. Create un documento principale, che è in sostanza il messaggio di fax, inserendo i merge fields di MSWord che ricevono le informazioni inserite nella fonte di dati.

3. Aprite il documento principale, reperite i merge fields di XM Fax ai campi della fonte di dati esterna, edinviate il fax con SendFAX (vedi Inviare un Fax da MSWord utilizzando la caratteristica di Stampa unioneper Fax alla pagina 50).

Inviare un Fax da MS Word utilizzando la caratteristica di Stampa unione per Fax

Prima di cominciare questa procedura, dovresti avere accesso a una fonte di dati già esistente, contenenteun elenco di destinatari (ad esempio: un file Excel o Access, o anche la rubrica di Outlook).

Importante: Questa fonte di dati deve contenere una colonna con tutti i numeri di fax dei destinatari,cioè le informazioni minime richieste per inviare un fax.

Il primo passo della procedura seguente illustra le azioni principali da eseguire per avere un documentopronto per la funzione Stampa unione fax . Per informazioni più dettagliate sull'uso della caratteristica diStampa unione di Microsoft, consultate l'aiuto online di MS Word.

Per inviare un fax con la caratteristica Stampa unione fax di MS Word:

1. Esci da SendFAX se questo è ancora in funzione.2. Avvia MS Word e inizia una sessione Lettere e indirizzi/Stampa unione che abbia gli attributi seguenti:

• Il tipo di documento deve essere Lettere.• Il documento d'inizio deve essere il documento in corso.



3. Scegli una fonte di dati che contiene il tuo elenco di destinatari.4. Prepara il contenuto del vostro messaggio fax, compresi tutti i campi di stampa unione che hai bisogno

di inserire e salva il documento.

Importante: Si raccomanda di visualizzare in anteprima i risultati con i valori reali dei destinatari, alfine di aggiustare il layout del documento principale e evitare dei indesiderate interruzioni di pagina:se il numero di pagine non è lo stesso per tutti i destinatari, SendFAX non riuscirà a elaborare i fax.Questo potrebbe accadere quando la lunghezza del contenuto di alcuni campi sono a voltesensibilmente variabile da un destinatario a un altro.

5. Interrompi qui la procedura di Stampa unione abituale (non completare la procedura); prosegui seguendole istruzioni illustrate qui.

Attenzione: Se procedi con una delle opzioni finali della Stampa unione di posta, non potrai inviarei tuoi documenti uniti come fax singoli.

6.Fai clic sul pulsante Stampa unione fax (sulla scheda Fax ).Si apre la finestra Mappatura campi .

7. Effettua la mappatura dei campi XM Fax con quelli corrispondenti alla tua fonte di dati.

Nota: Questa fase è necessaria affinché il fax possa essere inviato correttamente. Ad esempio, seil campo XM FaxNumero fax corrisponde ad un campo non contenente un numero di fax, latrasmissione non riuscirà.

8. Fai clic su OK.I tuoi documenti vengono convertiti dalla stampa virtuale, quindi viene avviato SendFAX , che mostra ilfax corrispondente alla prima informazione contenuta nella tua base di dati; anche tutte le altre informazioniappariranno nella lista dei destinatari dei fax.

9. A questo punto, se necessario, puoi effettuare ulteriori modifiche al fax, quali:

• Inserire un Oggetto.• Selezionare una pagina di copertina• Allegare ulteriori documenti (che faranno parte di tutti i fax della trasmissione).• Rimuovere destinatari dalla lista..

Limitazione: Non puoi aggiungere nuovi destinatari alla lista.


Tutti i fax della fusione vengono inviati separatamente ad ogni destinatario dell'elenco.



Nota: La mappatura usata per inviare questo documento non viene salvata. Per cui, la prossima voltache invierai via fax un documento principale, dovrai mappare di nuovo i campi di XM Fax ai campi dellafonte di dati utilizzata.

Inviare un fax con l'Internet Fax Service di Microsoft Office

A partire dalla versione 2003, i programmi MS Office includono la funzione Internet Fax Service, che permettedi collegarti direttamente ad un servizio di invio fax che invierà il fax per te. Come utente XM Fax , puoi inviarefax tramite XM Fax selezionando questa funzione.

Nota: Per attivare la funzione, il tuo amministratre deve aver effettuato alcune configurazioni particolari.

La procedura che segue illustra l'uso di questa funzionalità a partire da Microsoft Word, anche se potraiutilizzarla a partire da altre applicazioni Office come Excel o PowerPoint.

Nota: In ogni caso, dovrai avere Microsoft Outlook installato sul tuo computer.

1. Avvia Microsoft Word.2. Crea o apri il documento che verrà inviato via fax.3. Seleziona la funzionalità Internet Fax:

A seconda della versione di Microsoft Office:

• Office 2007: Pulsante Office ➤ Invia ➤ Internet Fax• Office 2010: File ➤ Salva & Invia ➤ Invia tramite e-mail ➤ Invia come Internet Fax• Office 2013 e oltre: File ➤ Condividi ➤ Email ➤ Invia come Internet Fax

Si apre l'interfaccia Office Internet Fax Service. Esempio:



Nota: Il documento originale è ora un'immagine TIFF allegata.

4. Indirizza il tuo fax secondo la funzione, i campi disponibili e le opzioni Fax Service disponibili.In genere, puoi inserire:

• Il nome del Destinatario del Fax• Il Numero del fax• Un messaggio nel campo principale (che apparirà sulla pagina di copertina del fax)

Nota: L'opzione Usa pagina di copertina qui disponibile deve restare deselezionata (come lo è perdifetto): XM Fax è configurato per per aggiungere la pagina di copertina per difetto del tuo profilo alfax. Se selezioni questa casella, allora il fax avrà una seconda - ed inutile - pagina di copertina.

Per ulteriori informazioni sulle altre opzioni di Office Fax Service, consulta l'help online di MicrosoftOffice.

5. Fai clic su Invia.Il messaggio viene elaborato per il suo invio come fax da XM Fax utilizzando le informazioni del tuo accounte il tuo profilo.

Nota: Il messaggio viene inoltre posto nel tuo Elementi inviati di Outlook.



Inviare fax con client emailCapitolo 7

Inviare fax con client e-mail: in breve

Nota: A seconda della vostra licenza, alcune o tutte le funzioni e-mail potrebbero non essere disponibili.Siete pregati di consultare il vostro amministratore.

XM Fax permette d'inviare e ricevere fax attraverso il vostro programma e-mail, secondo la configurazioneeffettuata dall'amministratore sul server fax.

A seconda della configurazione del vostro server e-mail e il vostro tipo di licenza, è inoltre possibile utilizzarealtre funzioni speciali disponibili:

• su Microsoft Outlook (con Exchange e XM Fax formulari per Outlook)• su IBM Notes (con Domino e XM Fax formulari di composizione per IBM Notes)

Inviare fax con client e-mail che utilizzano SMTP

Nota: I software e-mail che utilizzano SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) includono prodotti comeMicrosoft Outlook, Outlook Express, Mozilla ThunderBird, IBM Notes...

Composizione dei fax

Grazie a XM Fax, è possibile inviare fax tramite qualsiasi programma di e-mail di questo tipo. Il solo requisitoè che il vostro amministratore abbia installato la XM Fax gateway per SMTP.

Nota: Questa sezione si riferisce a qualsiasi client e-mail che utilizzi SMTP; tuttavia, se utilizzate MicrosoftOutlook con link ad un server Exchange, sarà possibile accedere a d alcune funzioni più flessibili, comeillustrato nella sezione: Inviare fax tramite Outlook con l'uso di Exchange ed i XM Fax formulari alla pagina66. Allo stesso modo, se utilizzate IBM Notes con il formulario di composizione di XM Fax (disponibilea seconda della vostra licenza), siete pregati di consultare la sezione: Inviare fax con il XM Fax formularioper IBM Notes alla pagina 75.

Ricevere fax

Infine, se il vostro XM Fax account è impostato a tale proposito, sarà possibile gestire i vostri fax in arrivo ele vostre notifiche per i fax in partenza direttamente all'interno del vostro client e-mail (vedi Ricevere fax enotifiche alla pagina 56).


Capitolo 7 | Inviare fax con client email

Inviare un fax con un client email SMTP

Per inviare un fax con il tuo client email:

1. Crea una nuova email.2. Inserisci un oggetto e il messaggio, come faresti per una normale email.

Saranno visualizzati sulla pagina di copertina del fax.

Nota: Testo semplice e formato HTML sono supportati nel corpo del messaggio per i messaggi inuscita. XM Fax supporta le immagini inserite nel corpo del messaggio in HTML.

3. Se necessario, aggiungi allegati che costituiranno le pagine del fax.4. Nel campo dei destinatari (A), digita il numero di fax secondo la sintassi seguente:

fax=numero_fax@nome_domain

dove:

• numero_fax è il numero del fax del destinatario al quale stai indirizzando il fax.• nome_domain è il nome del domain utilizzato per ridirigere il messaggio al server fax della tua ditta.

Nota: Potrai reperire il nome del domain dal tuo amministratore.

Suggerimento: Puoi aggiungere il simbolo "+" davanti ad un numero di codice internazionale perapplicare correttamente il formato del A: numero di fax sulla pagina di copertina.Comunque, l'usodel simbolo "+" potrebbe non essere supportato dalla tua compagnia telefonica e/o dallaconfigurazione del server fax effettuata dal tuo amministratore.

Ad esempio:[email protected]

Nota: Per sapere come gestire il contenuto dei campi dei destinatari per combinazioni più complesse,consulta Gestire i destinatari alla pagina 58.

5. Se necessario, potrai modificare la pagina di copertina, le informazioni sul mittente e le opzioni fax per ilfax in fase d'invio (vedi Cambiare la pagina di copertina alla pagina 57 e Modificare le informazioni sulmittente e le opzioni fax alla pagina 57).

6. Invia il fax come faresti per una normale email.

Ora il fax è inviato e dovresti ricevere une notifica di fax inviato tramite email, se il tuo account XM Fax è statoprogrammato a tale scopo.

Nota: Per maggiori informazioni sulla gestione delle notifiche con il tuo client email, vedi Ricevere faxe notifiche alla pagina 56.

Ricevere fax e notifiche

Se il vostro contoXM Fax è stato configurato in tal modo, riceverete i vostri fax in arrivo e le vostre notificheper i fax in partenza direttamente via e-mail nel vostro client e-mail.

Nota: Se avete configurato il vostro client e-mail con un indirizzo Rispondere a (un indirizzo e-maildiverso da quello d'invio del fax), tutte le vostre notifiche di fax in partenza saranno inviate a quell'indirizzo.



Tutte queste notifiche appariranno come messaggi di posta elettronica con allegati. Ad esempio:

Nota: Gli allegati che ricevete con le notifiche e-mail avranno l'estensione .tif o .pdf .

Potrete inoltre indicare un elenco dei fax in arrivo ed in partenza utilizzando navigatore Web (vedi Descrizionegenerale alla pagina 97).

Cambiare la pagina di copertina

Al momento dell'invio del fax, la pagina di copertina utilizzata per difetto dipende dalle impostazioni del tuoprofilo XM Fax . Tuttavia, se disponi dei diritti necessari, puoi cambiarla tu stesso sostituendola con la tuapropria pagina di copertina o con un'altra disponibile sul server fax.

• Se desideri utilizzare una pagina di copertina collocata nel tuo computer, basterà allegarla al messaggioin fase d'invio, come faresti per un qualsiasi altro allegato.

Nota: L'estensione del file è: .cse. Le pagine di copertina possono essere create o modificate tramiteil Cover Sheet Editor (vedi In breve alla pagina 83).

• Se desideri utilizzare una diversa pagina di copertina, disponibile sul server fax, dovrai inserire un "bodycode" al corpo del messaggio in fase d'invio (vedi Body Code (Riferimento) alla pagina 62).

Modificare le informazioni sul mittente e le opzioni fax

Di solito:

• Le informazioni sul mittente (nome, ditta...) possono essere visibili sulla pagina di copertina del fax.• Le opzioni fax stabiliscono la maniera nella quale desideri inviare il fax e ricevere notifiche.

Quando il tuo fax è in fase d'invio, le informazioni sul mittente e le opzioni fax vengono recuperate dal tuoaccount XM Fax .

Comunque, è possibile annullarle o completarle – sempre che tu posseda i diritti per farlo – usando i bodycode del mittente inseriti nel corpo del messaggio. Per ulteriori informazioni sui body code e per una lista dibody code disponibili, vedi Body Code (Riferimento) alla pagina 62.



Nota: Tutte queste modifiche saranno applicate solamente per il fax in corso e non toccheranno i datiimmagazzinati nel tuo account e profilo XM Fax sul server fax.

Gestire i destinatari

Quando componi un fax con il tuo client email, potresti aver bisogno di sapere come gestire in manieraadeguata le informazioni che inserisci nel campo dei destinatari. Questa sezione ti aiuterà a farlo.

Aggiungere un codice DTMF (numero interno o prefisso interurbano)

Se avete bisogno di aggiungere un codice DTMF (come un numero interno o un prefisso interurbano), poteteinserirlo dopo il numero di fax, preceduto da una o più pause (virgola o lettera p – in maiuscolo o minuscolo).

Limitazione: La virgola, generalmente usata per l'inserzione di una pausa nella maggior parte dei casi,qui non è compatibile.

Ad esempio:[email protected]

Aggiungere informazioni sul destinatario

Le informazioni sul mittente possono essere indicate all'invio di un fax tramite client email. Tali informazioni(ad esempio, il nome, la ditta, la qualifica...) possono essere utili per due motivi:

• Possono apparire sulla pagina di copertina del fax.• Vengono conservate con il fax nel database XM Fax .

Nota: L'aggiunta di informazioni per il destinatario è facoltativa. Solamente il numero del fax è obbligatorioper l'invio di un fax.

Puoi indicare le informazioni sul mittente in due modi:

• utilizzando una sintassi dedicata direttamente all'interno del campo del destinatario (es. il campo "A"):vedi Aggiungere informazioni sul destinatario tramite il campo del destinatario email alla pagina 59, oppure

• aggiungendo body code di destinatario all'interno del corpo del messaggio email : vedi Aggiungereinformazioni del destinatario tramite il campo del destinatario email alla pagina 61.

Aggiungere più destinatari

È possibile aggiungere più di un destinatario al tuo fax:

• Per inserire manualmente più destinatari, sarà necessario separarli con un punto e virgola. Ad esempio:[email protected]; [email protected]

• È inoltre possibile aggiungere indirizzi email se desideri inviare lo stesso messaggio via email ad altridestinatari. Ad esempio:[email protected]; [email protected]

• Infine, puoi aggiungere destinatari a partire dalla rubrica del client email. Per maggiori dettagli, consultaAggiungere destinatari a partire dalla rubrica di posta elettronica alla pagina 61.



Aggiungere informazioni sul destinatario tramite il campo del destinatario email

Puoi indicare le informazioni del destinatario direttamente tramite il campo del destinatario ("A") dell'email.Per fare ciò, sarà necessario rispettare una sintassi specifica, descritta in questa sezione.

Nota: Se stai indirizzando la tua email a molteplici numeri di fax (destinatari multipli), puoi specificarele informazioni del destinatario per ciascun numero di fax inserito.

Aggiungere solamente il nome del destinatario

Se devi aggiungere solo il nome del destinatario, puoi inserirlo usando la seguente sintassi smtp:"nome_destinatario"<fax=fnumero_fax@nome_domain>

Ad esempio:"John Smith"<[email protected]>

Di conseguenza, tutte le parole tra le virgolette saranno considerate dal sistema come il nome del destinatarioe il fax verrà indirizzato secondo l'indirizzo email indicato tra le parentesi < >.

Nota: In questa sintassi, le virgolette definiscono ciò che è chiamato il Mostra il nome dell'indirizzo email.A seconda del tuo cliente di posta elettronica, potresti aver accesso al valore del Mostra il nome di nuovofacendo doppio clic o clic destro (proprietà di email), qualora desideri modificare l'indirizzo email quandoquesto è già stato inserito nel campo di destinatario.

Aggiungere ulteriori informazioni sul destinatario

Le informazioni supplementari vengono inserite tramite variabili direttamente nell'indirizzo email (per undeterminato destinatario), utilizzando la sintassi che segue:fax=numero_fax/nome_variabile=valore/nome_variabile=valore@nome_domain

Le regole sono le seguenti:

• Le ulteriori variabili possono essere inserite immediatamente dopo il numero del fax e prima del nome deldomain.

• Ogni ulteriore variabile deve essere preceduta da una barra obliqua (/).• Il valore di ogni variabile deve essere indicato dopo il nome della variabile, con un simbolo "uguale" (=).

Importante: Tutti i valori di informazioni sul destinatario inseriti direttamente nell'indirizzo e-mail devonocontenere solo caratteri ASCII di base. I caratteri internazionale/speciali (come i caratteri accentuati onon-latini) non sono consentiti in questi valori. Esiste, comunque, una soluzione: vedi Informazioni didestinatario contenenti caratteri internazionali alla pagina 59.

Ad esempio:fax=5141234567/fn=John/ln=Smith/[email protected]

Nota: Il nome e il cognome possono essere inseriti utilizzando questa sintassi. In ogni modo, puoimescolare le sintassi per inserire il nome come un semplice Mostra il Nome:"John Smith"<fax=5141234567/[email protected]>

Informazioni di destinatario contenenti caratteri internazionali

Se le informazioni del destinatario contengono caratteri internazionali (più generalmente, qualunque carattereche non fa parte dei caratteri di ASCII fondamentali), dovrai inserirli nel Mostra il Nome del destinatario invecedi inserirli direttamente nell'indirizzo email, dove questi caratteri non sono consentiti.

Ecco degli esempi costruiti secondo le sintassi consentite:



• Se desideri indicare solo il nome di destinatario:"François Légaré"<[email protected]>

• Se desideri indicare il nome di destinatario e le altre informazioni:"/fn=François/ln=Légaré/jobtitle=Président"<[email protected]>

Nota: Anche se non è raccomandato, potrebbe accadere che delle informazioni vengano inserite inentrambi il Mostra il Nome e l'indirizzo email. In caso di conflitto (stessa variabile definita con un valoridiversi), il valore sarà preso da Mostra il Nome e sarà annullato quello proveniente dall'indirizzo email.

Ad esempio:

• Mostra il Nome:/fn=François/ln=Légaré/city=Montréal• Indirizzo email: fax=5141234567/co=MyCompany/[email protected]

In quel caso, il sistema userà l'informazione fn= François, ln=Légaré, co= MyCompany ecity=Montréal.

Variabili disponibili per i destinatari

Tutte le variabili disponibili per l'aggiunta di informazioni sui destinatari sono elencate nella tabella che segue.Ognuna di esse corrisponde a ad un segnaposto di pagina di presentazione, anch'esso indicato.

Segnaposto di Pagina dipresentazione

EsempioVariabile

Viaaddress=123 Maple Streetaddress

Codice di fatturazionebc=Account 9876bc, or billingcode

Cellularecellular=5149876543cellular

Cittàcity=Montrealcity

Dittaco=La mia dittaco, or company

Nazionecountry=Canadacountry

Egr.dear=Sig.dear,

indirizzo [email protected]

Nomefn=Johnfn, or first , or firstname

Cognomeln=Smithln, or last , or laststname

Qualificajobtitle=Presidentejobtitle

Telefonophone=5149876542phone

Cercapersonepager=5149876541pager

Statostate=Quebecstate

Codice di prefatturazionesbc=6543sbc, or subbillingcode

Codice postalezipcode=H1J 2K3zipcode

Le variabili inserite devono corrispondere ai segnaposti delle pagine di presentazione utilizzate. Ad esempio,se inserite la variabile cellular e il modello di pagina di presentazione non contiene il segnapostocorrispondente, il numero del cellulare del destinatario non apparirà sulla pagina di presentazione.L'informazione sarà comunque salvata assieme al fax nel XM Fax database.



Nota: Se desiderate creare le vostre pagine di presentazione personalizzate o se desiderate modificarequelle già esisitenti, consultate il capitolo corrispondente (In breve alla pagina 83).

Aggiungere informazioni del destinatario tramite il campo del destinatario email

Puoi indicare le informazioni sul destinatario utilizzando i body code del destinatario inseriti nel corpo delmessaggio. Per ulteriori informazioni sui body code e per una lista di body code disponibili, vedi Body Code(Riferimento) alla pagina 62.

Limitazione: Se stai inviando la tua email a svariati numeri fax (destinatari multipli), tutti i destinataridel fax riceveranno le stesse informazioni sui destinatari.

Nota: È possibile specificare l'informazione sul destinatario simultaneamente attraverso body code e ilcampo del destinatario ("A"). In ogni modo, se le stesse proprietà di destinatario sono indicate nei duepunti, il valore nel campo del destinatario avrà la precedenza su quello del body code.

Aggiungere destinatari a partire dalla rubrica di posta elettronica

Contatti specifici

Se desiderate utilizzare la vostra rubrica e-mail per aggiungere dei destinatari ai vostri fax, dovrete creareulteriori contatti specifici i cui indirizzi e-mail predefiniti siano costruiti con la stessa sintassi utilizzata perl'inserzione manuale (vedi Inviare un fax con un client email SMTP alla pagina 56) :fax =fax_number@domain_name

Nota: Ricordate che domain_name fa riferimento al dominio usato per deviare i fax al Server di Faxdella vostra società. Quindi, tutti i contatti della vostra rubrica utilizzata per inviare dei fax dovrebberoavere un indirizzo e-mail con la stessa terminazione.

Per esempio:

[email protected] 1

[email protected] 2

[email protected] 3

E-mail e fax: Due Contatti

Se desiderate avere un indirizzo e-mail ed un numero di fax per la stessa persona, dovrete creare due contattiseparati e identificarli secondo il loro tipo.

Per esempio:

[email protected] Smith (e-mail)Contatto 1

[email protected] Smith (fax)Contatto 2

Nota: È possibile aggiungere destinatari di e-mail e di fax nello stesso fax a partire dalla rubrica.



Informazioni sul destinatario

Le informazioni sul destinatario non possono essere estratte a partire dai campi d'informazione abituali dellavostra rubrica, eccetto il contenuto di Mostra il Nome del contatto, che sarà automaticamente interpretato dalsistema come il nome del destinatario.

Comunque, è possibile indicare qualunque informazione sul destinatario all'interno dell'indirizzo e-mailutilizzando la stessa sintassi utilizzata per l'inserzione manuale (vedi Aggiungere informazioni sul destinatariotramite il campo del destinatario email alla pagina 59).

Inoltre, il campo di indirizzo e-mail per difetto del contatto può contenere, ad esempio:fax=5141234567/fn=John/ln=Smith/[email protected]


Body Code (Riferimento)

I Body code sono espressioni di testo che puoi inserire nel corpo del messaggio email per precisare varieproprietà di fax (oppure, se ne hai il diritto, per modificare le impostazioni per difetto).

Una volta inviato il fax, i body code immessi vengono interpretati dal Server di fax (ogni valore indicato vieneincluso nei metadati di fax corrispondenti) per poi scomparire dal corpo del messaggio.

Limitazione: Con Microsoft Outlook collegato a un server Microsoft Exchange, il corpo dell'email in cuisono inseriti i body code deve essere in formato Testo Normale (non HTML).

Questa sezione descrive:

• La sintassi da usare quando si includono body code nel corpo dell'email.• Tutti i body code disponibili, suddivisi per contesto:

• Informazioni sul mittente• Opzioni fax• Autenticazione• Informazioni sul destinatario• Proprietà aggiuntive (personalizzate)

La sintassi dei body code

I body code devono essere inseriti con la sintassi seguente:@@body_code=valore

Nota: Se il termine del valore contiene spazi o il simbolo <, oppure se è composto da caratteri Unicode,dovrai inserire l'intera sequenza tra virgolette affinché tutti i caratteri del valore vengano interpretaticorrettamente dal sistema. Ad esempio, se la città è Montreal, potrai scrivere @@sendercity=Montreal,ma se la città è New York, sarà necessario scrivere @@sendercity="New York".

Body code per le informazioni sul Mittente

Nota: Per utilizzare questi body code, devi possedere il diritto di prevalenza sulle informazioni delmittente. Contatta il tuo amministratore per sapere quali sono i tuoi diritti per l'invio dei fax.



DescrizioneBody code

Indica la tua identità di Stazione di Chiamata.@@csid

Indica il tuo indirizzo.@@senderaddress

Indica il tuo codice di fatturazione.@@senderbillingcode

Indica tuo numero di telefono cellulare.@@sendercellular

Indica la tua città.@@sendercity

Indica il nome della tua ditta.@@sendercompany

Indica il tuo Paese.@@sendercountry

Indica il tuo indirizzo email.@@senderemail

Indica tuo numero di fax.@@senderfax

Indica tuo nome.@@senderfirstname

Indica tuo cognome.@@senderlastname

Indica tuo numero di cercapersone.@@senderpager

Indica tuo numero di telefono.@@senderphone

Indica una formula introduttiva quale Sig. Sig.ra o Prof.@@sendersalutation

Indica il tuo Stato o Provincia.@@senderstate

Indica il tuo sotto-codice di fatturazione.@@sendersubbillingcode

Indica la tua funzione.@@sendertitle

Indica il tuo codice postale.@@senderzipcode

Body code del mittente Gruppi atomici

Alcuni body code sono delle parti di ciò che chiamiamo “gruppi atomici”. Esistono solo due gruppi atomici dibody code:

• Il gruppo atomico informazioni sull'indirizzo è composto da:

• @@sendercompany

• @@senderaddress

• @@sendercity

• @@senderstate

• @@sendercountry

• @@senderzipcode

• Il gruppo atomico informazioni sul telefono è composto da:

• @@senderphone

• @@senderfax

Se anche solo una proprietà di un gruppo è indicata con un body code, allora tutte le proprietà di quel gruppovengono prese dal corpo del messaggio e non dal tuo account XM Fax. Quindi, le proprietà mancanti vengonosostituite con le sequenze vuote.



Ad esempio, se @@sendercompany=nome della ditta è incluso nel corpo del messaggio, allora nessunodegli altri elementi che fanno parte del gruppo atomico informazioni sull'indirizzo verrà preso dal tuo accountXM Fax. Se i body code corrispondenti non sono presenti nel messaggio, i loro valori saranno vuoti.

Al contrario, se nessuno degli elementi di un gruppo atomico è indicato nel corpo del messaggio, allorasaranno usati i valori indicati nel tuo account XM Fax.

Nota: Tutti gli altri body code non fanno parte di alcun gruppo atomico. Quindi, la loro inclusione nelcorpo del messaggio non ha alcun impatto sulle altre proprietà.

Body code per le opzioni di fax

Nota: Per utilizzare questi body code devi possedere i diritti di sovrascrittura delle opzioni del fax.Contatta il tuo amministratore per sapere quali sono i tuoi diritti per l'invio dei fax.

Valori accettatiDescrizioneBody code

Nessunaocs_name.cse

Indica la pagina di copertina XM Fax che desideri utilizzare.@@coversheetname

Importante: Questa pagina di copertina deve essere unadelle ulteriori pagine di copertina autorizzate dal tuo profilo(se ce ne sono).

Limitazione: La pagina di copertina per difetto del tuoprofilo non può essere accettata qui; se desideri utilizzarlabasterà non inserire questo body code.

Qualunque valore didata/ora formattato:AAAA-MM-GGThh:mm:ss

Permette un ritardo dell'invio di un fax in corso e indica la datae l'ora di questo ritardo.

@@delayuntil

Sì o NoIndica la possibilità di essere avvertiti per le trasmissioni(sommario di tutte le comunicazioni).

@@notifybroadcast

Nota: L'attivazione di questo tipo di notifica non escludegli altri tipi di notifiche per i fax in partenza. Se utilizzi i bodycode @@notifysuccess e @@notifyfailed, riceveraisempre delle notifiche per tutte le comunicazioni tramite faxall'interno della trasmissione.

Sì o NoIndica la possibilità di essere avvertiti via email dell'insuccessodella trasmissione.

@@notifyfailed

Sì o NoIndica se desideri ricevere un'anteprima del fax tramite emailprima di inviarlo.

@@notifypreview

Nota: Se questo parametro è usato all'invio del fax,riceverai un'anteprima del fax tramite email, ma il fax nonsarà inviato ai destinatari. Per inviare realmente il fax aidestinatari indicati dopo averlo visto in anteprima, dovrairimuovere questo parametro ed inviare di nuovo il fax (dovrairiaprire il tuo fax originale a partire dalla cartella di elementiinviati).

Sì o NoIndica la possibilità di essere avvertiti via email del successodella trasmissione.

@@notifysuccess



Valori accettatiDescrizioneBody code

Bassa, Alta, Fine oUltrafine

indica la risoluzione standard con la quale verranno inviati gliallegati dei fax.

@@resolution

Nota: Il valore di risoluzione massimo disponibile èimpostato dall'amministratore.

Bassa, Alta, Normale,o Bassa

Indica la priorità del fax.@@sendpriority

1 a 99Indica il numero di nuovi tentativi da effettuare (in caso di errore,o di segnale occupato).

@@sendretries

Nota: Non è possibile superare il numero massimo diriprove stabilito dall'amministratore.

Sì o NoIndica se il corpo di messaggio va inviato con il fax.@@usebody

Nota: Questo parametro annulla qualunque restrizione diprofilo.

Codice corpo per l'autenticazione

Se l'amministratore ha impostato il tuo account XM Fax per l'autenticazione SMTP, sarà necessario digitarela tua password nel corpo del messaggio utilizzando il body code @@password.

Nota: Contatta il tuo amministratore per sapere quali sono i tuoi diritti per l'invio dei fax.

Ad esempio: @@password=MyPw1234

Body code per le informazioni sul Destinatario


Indica l'indirizzo del destinatario.@@recipientaddress

Indica il codice di fatturazione del destinatario.@@recipientbillingcode

Indica il numero di cellulare del destinatario.@@recipientcellular

Indica la città del destinatario.@@recipientcity

Indica il nome della ditta del destinatario.@@recipientcompany

Indica il Paese del destinatario.@@recipientcountry

Indica l'indirizzo email del destinatario.@@recipientemail

Indica il nome del destinatario.@@recipientfirstname

Indica il cognome del destinatario.@@recipientlastname

Indica il numero di cercapersone del destinatario.@@recipientpager

Indica il numero di telefono del destinatario.@@recipientphone

Indica una formula introduttiva (es. Sig. Sig.ra o Prof.) per il destinatario.@@recipientsalutation

Indica lo Stato o la Provincia del destinatario.@@recipientstate




Indica il sotto-codice di fatturazione del destinatario.@@recipientsubbillingcode

Indica la qualifica professionale del destinatario.@@recipienttitle

Indica il codice postale del destinatario.@@recipientzipcode

Body code per proprietà aggiuntive (personalizzate)

Se il tuo amministratore ha impostato il server per l'utilizzo di proprietà fax aggiuntive (personalizzate) e seiautorizzato o desideri specificare queste proprietà per l'invio dei fax, hai la possibilità di usare fino a 5 bodycode:

• @@custom1

• @@custom2

• @@custom3

• @@custom4

• @@custom5

Nota: Questi body code devono essere specificati così come sono, indipendentemente dai nomivisualizzati delle proprietà corrispondenti configurate sul server. Contatta il tuo amministratore perconoscere lo scopo esatto di ognuno di questi.

Inviare fax tramite Outlook con l'uso di Exchange ed i XM Faxformulari

Se utilizzate SMTP, la gestione dei fax tramite Outlook è la stessa che usereste per un qualsiasi altro cliente-mail (vedi Inviare fax con client e-mail che utilizzano SMTP alla pagina 55). Tuttavia, se il vostro Outlookè collegato ad un server Microsoft Exchange e se il vostro amministratore ha configurato il server Exchangea questo scopo, sarà possibile utilizzare un altro protocollo (MAPI) per una migliore gestione dei vostri fax.

Composizione dei fax

Esistono alcuni strumenti che rendono più facile la composizione dei fax: se questi sono installati, allorapotrete utilizzare XM Fax i formulari per Outlook, o anche il software SendFax. Inoltre, gli XM Fax add-in perOutlook forniscono un rapido accesso a tali strumenti di composizione.

Ricevere fax

XM Fax I formulari per Outlook includono un formulario di composizione fax, un formulario di anteprima, eformulari di notifica per una migliore visualizzazione della notifiche dei fax da voi ricevute (fax in partenza ein arrivo; vedi Ricevere fax e notifiche con Outlook alla pagina 69).

Utilizzare l'add-in per Outlook XM Fax

Se il vostro amministratore ha installato l'add-in per MS OutlookXM Fax , un nuovo pulsante appariràsull'interfaccia di MS Outlook:

nella barra degli strumenti.con MS Outlook 2007 (o le versioniprecedenti) :



alla linguetta Fax della barra multifunzione di Outlook.con MS Outlook 2010 (o le versionipiù recenti) :

Questo pulsante dà un accesso veloce all'interfaccia con la quale abitualmente scrivete i vostri fax.

L'interfaccia di composizione di fax che si apre cliccando su questo pulsante dipende dagli strumenti ai qualiil vostro amministratore ha consentito l'accesso. Può essere (con priorità decrescente) :

1. L'interfaccia di SendFax (se SendFax è stato installato sul vostro computer)2. Il moduloXM Fax di composizione per Outlook (se i moduli sono stati pubblicati dall'amministratore e

SendFax non è stato installato)3. L'interfaccia di composizione di e-mail abituale di Outlook (se nessuno dei due strumenti precedenti è

stato installato)

Nota: Per ulteriori informazioni su come comporre fax con SendFax, consultare Descrizione generalealla pagina 5. Per ulteriori informazioni su come comporre fax con MS Outlook, consultare Inviare unfax con Outlook collegato ad un server Exchange alla pagina 67.

Inviare un fax con Outlook collegato ad un server Exchange

Suggerimento: Se l'add-in di Outlook è installato, puoi fare clic sul pulsante corrispondente per accederedirettamente alla composizione di fax solita (email classica o formulario di fax). Per ulteriori dettagli, vediUtilizzare l'add-in per Outlook XM Fax alla pagina 66 .

Avviamento senza i formulari di Outlook

È possibile comporre un fax come se fosse una normale email, ma l'inserzione dell'indirizzo deve seguire lasintassi indicata nella sezione: Sintassi per gli indirizzi in Outlook alla pagina 68.

Avviamento con i formulari di Outlook

Se il tuo amministratore ha installato i formulari per Outlook XM Fax , sarà possibile accedere ad un'interfacciaspeciale (invece della classica interfaccia di composizione di email) selezionando:

• Per Outlook 2007: Strumenti ➤ Formulario ➤ Scegli formulario• Per Outlook 2010 e oltre: Home ➤ Nuovi elementi ➤ Ulteriori ➤ Scegli formulario

Il nome del formulario da aprire è Composizione, nella Biblioteca di formulari organizzativi (selezionabilenella lista a discesa Guarda in ), ed ha l'aspetto seguente:



Quindi, potrai comporre il fax.

Nota: L'inserzione dell'indirizzo deve seguire la sintassi illustrata nella sezione che segue.

Sintassi per gli indirizzi in Outlook

Con o senza l'uso dei formulari per Outlook, la preparazione di un fax è la stessa che si utilizza per un qualsiasialtro client email. L'unica - e importante - differenza si trova nella sintassi utilizzata per indirizzare il fax nelcampo dei destinatari (A), ed è la seguente:[FAX:numero_fax]

Ad esempio:[FAX:5141234567]

Nota: Le parentesi quadre sono obbligatorie.


Funzioni opzionali per l'invio dei fax

Come per un qualsiasi fax inviato con un client email, è possibile (con o senza i formulari):

• Inserire un oggetto e un messaggio.

Nota: Formati Testo semplice, RTF e HTML sono supportati nel corpo del messaggio per i fax inpartenza.XM Fax le immagini inserite sono supportate nel corpo del messaggio in RTF/HTML .

• Allegare documenti che costituiranno le pagine del fax.• Aggiungere informazioni più complesse nel campo dei destinatari (vedi Gestire i destinatari con Outlook

alla pagina 72).• Modificare la pagina di copertina, le informazioni sul mittente e le opzioni fax.

Nota: Se utilizzi i formulari per Outlook, potrai utilizzare interfaccia particolari a tale scopo (vediCambiare pagina di copertina, le informazioni del mittente ed opzioni fax con Outlook alla pagina 70)altrimenti dovrai fare riferimento alle sezioni: Cambiare la pagina di copertina alla pagina 57 eModificare le informazioni sul mittente e le opzioni fax alla pagina 57.



Autenticazione

Se l'amministratore ha programmato il tuo account XM Fax per autenticazione SMTP, dovrai inserire la tuapassword nel corpo del messaggio utilizzando il body code @@password (vedi Modificare le informazioni sulmittente e le opzioni fax alla pagina 57).

Nota: Contatta il tuo amministratore per conoscere i tuoi diritti per l'invio dei fax.

Ricevere fax e notifiche con Outlook

Senza i moduli di Outlook

Se i moduli XM Fax per Outlook non sono installati, i fax ricevuti e le notifiche per i vostri fax inviati sarannovisibili nell'interfaccia classica di posta elettronica, come per un qualsiasi client che utilizza l'SMTP (vediRicevere fax e notifiche alla pagina 56).

Con i moduli di Outlook

Se il vostro amministratore ha installato i moduli XM Fax di Outlook, i fax ricevuti e le notifiche per i fax inviatidaranno visibili nei moduli specialmente dedicati a questo proposito.

Nota: Se avete configurato Outlook con un indirizzo Rispondere a (un altro indirizzo di e-mail diversoda quello utilizzato per inviare dei fax), tutte le vostre notifiche dei fax in partenza saranno inviate aquell'indirizzo.

Per ogni tipo e stato delle notifiche che ricevete, la forma è diversa a causa della natura delle informazionida mostrare. Quindi, lei potrebbe ricevere delle notifiche con le forme seguenti:

• Notifica arrivo non riuscito• Notifica arrivo riuscito• Notifica invio non riuscito• Notifica invio riuscito• Trasmissione di notifica• Anteprima (quando ricevete un'anteprima prima di inviare il fax; vedi Ricevere un'anteprima alla pagina

70).

Nota: Ciascuno di questi moduli contiene delle linguette in cui potrete vedere informazioni sul fax e sullacomunicazione.

Inoltre, quando riceverete un fax o una notifica, un'icona indicherà la sua differenza di stato nella lista tra levostre altre e-mail (se l'amministratore ha attivato la funzione per il vostro contoXM Fax ):

NotificaIcona

Fax in arrivo riuscito

Fax in arrivo non riuscito

Fax inviato riuscito (o il sommario della trasmissione)

Fax inviato non riuscito

Anteprima del fax



Cambiare pagina di copertina, le informazioni del mittente ed opzioni faxcon Outlook

Di solito:

• Le informazioni sul mittente (nome, ditta...) possono essere presenti sulla pagina di copertina del fax .• Le Opzioni fax stabiliscono la maniera nella quale desideri inviare il fax e ricevere notifiche.

Se disponi dei diritti necessari, puoi cambiare la tua pagina di copertina, le informazioni sul mittente e leopzioni fax per modificare quelle per difetto (o per completarle) per il fax in fase d'invio.

Nota: Tutte queste modifiche verranno applicate solamente per il fax che stai inviando e noncondizioneranno i dati collocati nel tuo account e profilo XM Fax sul server fax.

Senza i formulari per Outlook

Se utilizzi Outlook senza i formulari XM Fax , la pagina di copertina, le informazioni sul mittente e le opzionifax devono essere gestite come per qualsiasi altro client email che utilizza SMTP (con le stesse restrizioni):

• Potrai comunque sostituire la pagina scelta con la tua propria pagina aggiungendo un file .cse all'allegatodel messaggio.

• Puoi inoltre utilizzare i body code per sovrascrivere le informazioni sul mittente ed opzioni fax (inclusa lapagina di copertina). Per maggiori informazioni, vedi Body Code (Riferimento) alla pagina 62

Con i formulari di Outlook

Se il tuo amministratore ha installato i formulari XM Fax per Outlook, potrai accedere alle caselle disponibilidel formulario di composizione per portare a termine le stesse modifiche (vedi le sezioni che seguono).


Nella scheda Messaggio (vedi Avviamento con i formulari di Outlook alla pagina 67) potrai selezionare unadelle pagine di copertina disponibili del server fax nella lista a discesa Pagina di copertina . Se lasci<Default>, allora verrà utilizzata la pagina di copertina per difetto associata al tuo profilo.

Nota: Potrai comunque sostituire la pagina scelta con la tua propria pagina aggiungendo un file .cseall'allegato del messaggio (se disponi dei diritti necessari).

Ricevere un'anteprima

Inoltre nella sezioneMessaggio , è possibile selezionare la casella Invia una email di anteprima per ricevereun'anteprima del tuo fax.

Nota: Se questa casella è selezionata al momento dell'invio del fax, riceverai un'anteprima del del faxtramite email, ma il fax non verrà inviato al destinatario (o ai destinatari). Per inviare realmente il fax aidestinatari indicati dopo aver ricevuto l'anteprima, sarà necessario deselezionare la casella ed inviaredi nuovo il fax (perché ciò avvenga, il client email avrà clonato e riaperto il tuo fax originale).

Modificare le informazioni del mittente

La sezione Informazioni sul mittente permette di modificare le tue informazioni personali per difetto. Basteràselezionare la casella Utilizza questa informazione e modificare i valori dei campi.

Nota: Per default, tale casella è deselezionata, e le informazioni sono recuperate a partire dal tuo accountsul server fax.



Modificare le opzioni fax

La sezione Opzioni di invio permette di modificare le opzioni fax. Basterà selezionare la casella Utilizzaqueste opzioni e modificare le opzioni in basso.

Nota: Per difetto questa casella è deselezionata e le impostazioni sono recuperate a partire dal tuoprofilo sul server fax.

Questa è la descrizione delle opzioni disponibili:

DescrizioneOpzione

Indica la priorità del fax .Priorità



DescrizioneOpzione

Indica il numero di nuovi tentativi da effettuare (qualora si verifichi un errore, come ad esempioun segnale di occupato).

Numero di prove

Nota: Non potete superare il numero massimo di nuovi tentativi stabiliti dall'amministratore.

Indica la risoluzione standard con la quale verranno inviati gli allegati del fax.Risoluzione

Nota: Il valore di risoluzione massimo disponibile è stabilito dall'amministratore.

Indica se desiderate ricevere una notifica via e-mail in caso di trasmissione riuscita.Notificare ilsuccesso

Indica se desiderate ricevere una notifica via e-mail in caso di trasmissione non riuscita.Notificare ilfallimento

Indicate se desiderate una notifica via e-mail per la totalità di una trasmissione (sommario dellatotalità delle comunicazioni).

Notifica ditrasmissione

Nota: Permettere questo tipo di notifica non sospende le altre notifiche di fax in partenza.Se lasciate le caselle Notificare il successo e Notificare il fallimento selezionate,riceverete delle notifiche per tutte le comunicazioni di fax avvenute nella trasmissione.

Permette un ritardo per inviare il fax in corso e indica la data e l'ora di questo ritardo.Ritardare latrasmissione fino a:

Gestire i destinatari con Outlook

Quando prepari un fax con Outlook, potresti aver bisogno di sapere come gestire adeguatamente le informazioniche inserisci nel campo dei destinatari. Questa sezione ti aiuterà a farlo.




Ad esempio:[FAX:5141234567p9876]


È possibile aggiungere informazioni sul destinatario ed associarle al numero di fax inserito, utilizzandoun'apposita sintassi. Per maggiori dettagli, consulta Aggiungere informazioni sul destinatario con Outlookalla pagina 73.

Nota: L'aggiunta di informazioni per il destinatario è facoltativa. Solamente il numero del fax è obbligatorioper l'invio di un fax.

Suggerimento: Le informazioni sul mittente possono anche essere indicate utilizzando body code,come per altri client email che utilizzano SMTP (con le stesse restrizioni). Vedi Aggiungere informazionidel destinatario tramite il campo del destinatario email alla pagina 61.





• Per inserire manualmente più destinatari, sarà necessario separarli con un punto e virgola. Ad esempio:[FAX:5141234567]; [FAX:5149876543]

• È inoltre possibile aggiungere indirizzi email se desideri inviare lo stesso messaggio via email ad altridestinatari. Ad esempio:[FAX:5141234567]; [email protected]

• Infine, è possibile aggiungere destinatari a partire dalla rubrica di Outlook. Per maggiori dettagli, consultaAggiungere destinatari a partire dalla rubrica di Outlook alla pagina 74.

Aggiungere informazioni sul destinatario con Outlook

Come già avviene per altri client email, è possibile aggiungere informazioni sul destinatario al numero di faxdi un destinatario (es. tramite il campo "A") e renderle accessibili per il server del fax e, possibilmente, perla pagina di presentazione del fax. Le variabili di destinatario utilizzabili sono le stesse del SMTP, ma lasintassi generale è leggermente diversa.

Aggiungere solamente il nome del destinatario

Se hai bisogno di aggiungere solamente il nome del destinatario, basterà digitarlo utilizzando la sintassiseguente:[Fax:nome_destinatario@numero_fax]

Nota: In questo caso, tutto ciò che viene inserito tra la parola Fax: ed il simbolo @ verrà consideratocome il nome del destinatario. Il simbolo @ è obbligatorio quando il nome del destinatario è indicato.

Ad esempio:[Fax:John Smith@5141234567]

Aggiungere ulteriori informazioni sul destinatario

Se hai bisogno di aggiungere informazioni per un destinatario al di fuori del nome, dovrai utilizzare la sintassiche segue:[Fax:/nome_variabile=valore/nome_variabile=valore@numero_fax]

Le regole sono le seguenti:

• Tutte le variabili devono essere inserite tra la parola Fax: ed il simbolo @ .• Ogni variabile, inclusa la prima, deve essere preceduta da una barra obliqua (/).• Il valore di ogni variabile deve essere indicato dopo il nome della variabile, con un simbolo "uguale" (=).

Importante: Se inserisci il nome del destinatario assieme ad altre informazioni, dovrai indicarlo assiemealla variabile corrispondente; il caso descritto nella sezione precedente (Aggiungere solamente il nomedel destinatario alla pagina 73) non è più applicabile.

Ad esempio:[Fax:/fn=John/ln=Smith/jobtitle=Manager@5141234567]

Variabili disponibili per i destinatari

Tutte le variabili disponibili per l'aggiunta di informazioni sui destinatari sono elencate nella tabella che segue.Ognuna di esse corrisponde a ad un segnaposto di pagina di presentazione, anch'esso indicato.



Segnaposto di Pagina dipresentazione

EsempioVariabile

Viaaddress=123 Maple Streetaddress

Codice di fatturazionebc=Account 9876bc, or billingcode

Cellularecellular=5149876543cellular

Cittàcity=Montrealcity

Dittaco=La mia dittaco, or company

Nazionecountry=Canadacountry

Egr.dear=Sig.dear,

indirizzo [email protected]

Nomefn=Johnfn, or first , or firstname

Cognomeln=Smithln, or last , or laststname

Qualificajobtitle=Presidentejobtitle

Telefonophone=5149876542phone

Cercapersonepager=5149876541pager

Statostate=Quebecstate

Codice di prefatturazionesbc=6543sbc, or subbillingcode

Codice postalezipcode=H1J 2K3zipcode

Le variabili inserite devono corrispondere ai segnaposti delle pagine di presentazione utilizzate. Ad esempio,se inserite la variabile cellular e il modello di pagina di presentazione non contiene il segnapostocorrispondente, il numero del cellulare del destinatario non apparirà sulla pagina di presentazione.L'informazione sarà comunque salvata assieme al fax nel XM Fax database.

Nota: Se desiderate creare le vostre pagine di presentazione personalizzate o se desiderate modificarequelle già esisitenti, consultate il capitolo corrispondente (In breve alla pagina 83).

Aggiungere destinatari a partire dalla rubrica di Outlook

è possibile aggiungere ai destinatari del vostro fax qualsiasi contatto a partire dalla vostra lista di contattidella rubrica di Outlook, a patto che il tipo di e-mail sia FAX. Questi saranno considerati come contatti fax ericeveranno automaticamente il messaggio come un fax.

Nota: All'interno della rubrica di Outlook, lo stesso contatto può avere indicati diversi indirizzi e-mail enumeri di fax. Per ognuna di queste informazioni, il contatto apparirà diverse volte nella vostra lista dicontatti personale – alcune per le e-mail, di tipo SMTP, altre per i fax, di tipo FAX. Quindi, non sarànecessario creare più contatti (di tipo e-mail e fax) per la stessa persona. Da notare inoltre, che è possibileaggiungere destinatari di e-mail e di fax ad uno stesso fax a partire dalla rubrica.

A seconda dei vostri bisogni, esistono due modi di ottenere contatti fax:



Utilizzare un campo fax (Solamente per numeri di fax)

Se alcuni dei vostri contatti hanno un numero di fax in uno dei loro campi “Fax” (Business Fax, Fax casa oAltri Fax), questi verranno automaticamente visualizzati come contatti fax nella lista di contatti disponibili(nella vostra lista di contatti personale).

Nota: In un campo di fax non è necessaria alcuna particolare sintassi per il numero di fax.

Utilizzare un campo e-mail (Numero fax con informazioni sul destinatario)

Le informazioni sul destinatario non possono essere recuperate dai campi d'informazione dei vostri contattidi Outlook. Tuttavia, è possibile utilizzare uno dei campi e-mail del contatto (invece di un campo fax) perincludere informazioni sul mittente col numero di fax.

Perciò, è necessario utilizzare la stessa sintassi manuale come per gli indirizzi (vedi Aggiungere informazionisul destinatario con Outlook alla pagina 73). Inoltre, il secondo campo e-mail del vostro contatto potrebbecontenere, ad esempio:[Fax:/fn=John/ln=Smith/jobtitle=Manager@5141234567]

Nota: Una volta inserita nel campo questo tipo di informazione, le parentesi quadre e la parola Fax:spariranno. Ciò significa che Outlook ha ben interpretato l'indirizzo e-mail come un'informazione fax. Èpossibile accedere alle proprietà del campo (e modificare, se necessario, il suo contenuto) facendo cliccol pulsante destro su di esso: il tipo di e-mail deve essere FAX.

Inviare fax con il XM Fax formulario per IBM Notes

La gestione dei fax con IBM Notes è in generale la stessa utilizzata per qualsiasi altro client e-mail che utilizzaSMTP (vedi Inviare fax con client e-mail che utilizzano SMTP alla pagina 55). Tuttavia, la composizione deifax può essere semplificata.

Nota: A seconda della vostra licenza, il formulario per IBM Notes potrebbe non essere disponibile.

Composizione di fax

Se il vostro amministratore ha configurato il server IBM Domino a tale scopo, sarà possibile utilizzare alcunefunzioni particolari che semplificheranno la composizione dei fax grazie ad un formulario speciale (Fax Memo).

Ricevere fax

Per ricevere i vostri fax in arrivo e le notifiche per i vostri fax in partenza, IBM Notes funziona come un qualsiasialtro client e-mail che utilizza SMTP (vedi Ricevere fax e notifiche alla pagina 56).

Inviare un fax utilizzando il formulario per IBM Notes

Se il tuo amministratore ha installato il formulario XM Fax per IBM Notes, potrai accedere ad un'interfacciaspeciale (invece dell'interfaccia classica per comporre email) selezionando Visualizzazioni ➤ Fax.



Per aprire il formulario di composizione dei fax, basterà fare clic sul pulsante Nuovo Fax .

Quindi, potrai comporre il fax.

Nota: L'inserzione dell'indirizzo deve seguire la sintassi illustrata nella sezione che segue.

Sintassi per gli indirizzi dei fax con il formulario per IBM Notes

Grazie all uso del formulario per IBM Notes, la preparazione di un fax segue la stessa procedura di qualsiasialtro client email. La sola differenza è che è possibile inserire il numero del fax direttamente nel campo deidestinatari (A) senza bisogno di seguire alcuna sintassi particolare.

Ad esempio:5141234567


Funzioni opzionali per l'invio dei fax

Come per un qualsiasi fax inviato con un client email, è possibile:

• Inserire un oggetto e un messaggio.• Allegare documenti che costituiranno le pagine del fax.• Aggiungere informazioni più complesse nel campo dei destinatari (vedi Gestire destinatari con IBM Notes

alla pagina 79).



• Modificare la pagina di copertina, le informazioni sul mittente e le opzioni fax (vedi Cambiare la pagina dicopertina, le informazioni sul mittente e le opzioni fax coi formulari per IBM Notes alla pagina 77).

Autenticazione

Se l'amministratore ha programmato il tuo account XM Fax per l'autenticazione SMTP, avrai bisogno diinserire la tua password nel campo Password . Altrimenti, questo campo non apparirà nel formulario.

Nota: Si prega di contattare l'amministratore per conoscere i tuoi diritti per l'invio dei fax.

Cambiare la pagina di copertina, le informazioni sul mittente e le opzionifax coi formulari per IBM Notes

Di solito:

• Le informazioni sul mittente (nome, ditta...) possono essere presenti sulla pagina di copertina del fax .• Le Opzioni fax stabiliscono la maniera nella quale desideri inviare il fax e ricevere notifiche.

Se disponi dei diritti necessari, puoi cambiare la pagina di copertina, le informazioni sul mittente e le opzionifax per modificare quelle per difetto (o per completarle) per il fax in fase d'invio.

Nota: Tutte queste modifiche verranno applicate solamente per il fax che stai inviando e noncondizioneranno i dati collocati nel tuo account e profilo XM Fax sul server fax.


Nella scheda Messaggio (vedi Inviare un fax utilizzando il formulario per IBM Notes alla pagina 75) potraiselezionare una delle pagine di copertina disponibili del server fax nella lista a discesa Pagina di copertina. Se lasci <Default>, allora verrà utilizzata la pagina di copertina per difetto associata al tuo profilo.

Nota: Potrai comunque sostituire la pagina scelta con la tua propria pagina aggiungendo un file .cseall'allegato del messaggio (se disponi dei diritti necessari).

Modificare le informazioni del mittente

La sezione Informazioni sul mittente permette di modificare le tue informazioni personali per difetto. Basteràselezionare la casella Utilizza questa informazione e modificare i valori dei campi.

Nota: Per difetto, tale casella è deselezionata, e le informazioni sono recuperate a partire dal tuo accountsul server fax.



Modificare le opzioni fax

La sezione Opzioni di invio permette di modificare le opzioni fax. Basterà selezionare la casella Utilizzaqueste opzioni e modificare le opzioni in basso.

Nota: Per difetto, questa casella è deselezionata, e le impostazioni sono recuperate a partire dal tuoprofilo sul server fax.

Questa è la descrizione delle opzioni disponibili:

DescrizioneOpzione

Indica la priorità del fax .Priorità

Indica il numero di nuovi tentativi da effettuare (qualora si verifichi un errore, come ad esempioun segnale di occupato).

Numero di prove

Nota: Non potete superare il numero massimo di nuovi tentativi stabiliti dall'amministratore.

Indica la risoluzione standard con la quale verranno inviati gli allegati del fax.Risoluzione

Nota: Il valore di risoluzione massimo disponibile è stabilito dall'amministratore.

Indica se desiderate ricevere una notifica via e-mail in caso di trasmissione riuscita.Notificare ilsuccesso

Indica se desiderate ricevere una notifica via e-mail in caso di trasmissione non riuscita.Notificare ilfallimento

Indicate se desiderate una notifica via e-mail per la totalità di una trasmissione (sommario dellatotalità delle comunicazioni).

Notifica ditrasmissione

Nota: Permettere questo tipo di notifica non sospende le altre notifiche di fax in partenza.Se lasciate le caselle Notificare il successo e Notificare il fallimento selezionate,riceverete delle notifiche per tutte le comunicazioni di fax avvenute nella trasmissione.

Permette un ritardo per inviare il fax in corso e indica la data e l'ora di questo ritardo.Ritardare latrasmissione fino a:



Alternative: Body code

Puoi inoltre utilizzare i body code per sovrascrivere le informazioni sul mittente ed opzioni fax (inclusa lapagina di copertina). Per maggiori informazioni, vedi Body Code (Riferimento) alla pagina 62

Gestire destinatari con IBM Notes

Quando componi un fax con il formulario per IBM Notes, potresti aver bisogno di sapere come gestire inmaniera adeguata le informazioni che inserirai nel campo dei destinatari. Questa sezione ti aiuterà a farlo.

Nota: La maniera di inserire numeri di fax è stata semplificata specialmente per il formulario dicomposizione per IBM Notes. Tuttavia, una volta inviato il fax, la sintassi utilizzata per i numeri di faxsarà la stessa di qualsiasi altro client SMTP. Durante la composizione del fax, è possibile pre-applicareautomaticamente questa sintassi ai numeri di fax inseriti grazie a un apposito pulsante (vedi Risolvere inumeri di fax alla pagina 80).




Ad esempio:5141234567p9876


È possibile aggiungere informazioni sul destinatario ed associarle al numero di fax inserito, utilizzandoun'apposita sintassi, che è esattamente la stessa dei client email che utilizzano SMTP (vedi Aggiungereinformazioni sul destinatario tramite il campo del destinatario email alla pagina 59).

Tuttavia, come per un semplice numero di fax, il formulario per IBM Notes ti permette di inserire le informazionisenza bisogno di inserire la parola fax ed il nome del domain del server fax (col simbolo @ ).

Ad esempio:5141234567/fn=john/ln=smith


Suggerimento: Le informazioni sul mittente possono anche essere indicate utilizzando body code,come per altri client email che utilizzano SMTP (con le stesse restrizioni). Vedi Aggiungere informazionidel destinatario tramite il campo del destinatario email alla pagina 61.



• Per inserire manualmente più destinatari, sarà necessario separarli con una virgola. Ad esempio:5141234567, 5149876543



• È inoltre possibile aggiungere indirizzi email se desideri inviare lo stesso messaggio via email ad altridestinatari. Ad esempio:5141234567, [email protected]

• Infine, puoi aggiungere destinatari a partire dalla rubrica IBM Notes. Per maggiori dettagli, consultaAggiungere destinatari a partire dalla rubrica IBM Notes alla pagina 80.

Risolvere i numeri di fax

Quando viene inviato un fax, la sintassi utilizzata per il numero di fax è la stessa di qualsiasi client SMTP:fax=numero_fax@nome_domain

Il formulario risolverà automaticamente il numero di fax con la sintassi corretta, incluso il nome del domainutilizzato per il server fax. Per assicurarsi che il numero di fax verrà risolto correttamente, è possibile utilizzareil pulsante .

Ad esempio:5141234567,5149876543

verrà risolto in<[email protected]>,<[email protected]>

Aggiungere destinatari a partire dalla rubrica IBM Notes

Aggiungere destinatari di fax

Per aggiungere destinatari di fax dalla rubrica, dovete fare clic sul pulsante Indirizzo di Fax e scegliere idestinatari nel vostro elenco di contatti.

Quando la selezione dei destinatari viene convalidata, il formulario di composizione tenta di recuperare delleinformazioni nei campi Fax di ufficio e Fax di casa (i numeri di fax), ma anche nei campi Nome e Cognomee nel campo Società del contatto, per formare e completare l'inserzione di un destinatario in maniera corretta.Il risultato dipende da ciò che viene trovato:

• Se tutti i destinatari hanno almeno un numero di fax nel campo Fax di ufficio o nel campo Fax di Casa, tutte le informazioni vengono inserite nel campo di destinatari del formulario.

• Se un destinatario non ha un numero di fax, si apre una finestra che vi invita a digitare un numero perquesto contatto.

• Se un destinatario ha molteplici numeri di fax (il Fax di ufficio ed il Fax di casa), si apre una finestra chevi invita a scegliere il numero verso il quale verrà inviato il fax.



Nota: È possibile selezionare o deselezionare uno qualsiasi dei numeri di fax; per difetto, sono tuttiselezionati.

Aggiungere destinatari di fax con ulteriori informazioni

Il formulario per IBM Notes non consente di recuperare altre informazioni che il numero di fax ed il nome eil cognome a partire dai campi della rubrica del contatto. Comunque, ci sono due maniere per aggiungeremaggiori informazioni a un contatto:

• Potete aggiungere tali informazioni manualmente nel campo dei destinatari del formulario, dopo averaggiunto il contatto a partire dalla rubrica.

• Potete aggiungere queste informazioni nell'interfaccia del contatto nella rubrica: nel campo del fax, dopoil numero di fax. Per esempio, il campo Fax di ufficio del contatto si potrebbe avere il valore seguente:5141234567/il jobtitle = Manager

Quando aggiungete il contatto a partire dalla rubrica, sarà aggiunta anche la sua qualifica.

Nota: In entrambi i casi, dovete seguire la sintassi presentata nella sezione: Aggiungere informazionisul destinatario tramite il campo del destinatario email alla pagina 59.


Aggiungere destinatari di posta elettronica

Se desiderate inviare lo stesso fax come e-mail ad alcuni destinatari, è possibile aggiungere i destinatari die-mail a partire dalla rubrica. Per fare ciò, dovrete fare clic sul pulsante Indirizzo e-mail e scegliere i destinatarinel vostro elenco di contatti.

Nota: Quando convalidate, l'indirizzo e-mail di ogni destinatario sarà aggiunto al campoCc del formulario.



Modificare le pagine di copertinaCapitolo 8

In breve

L'editore di pagine di presentazione rende possibile la costruzione di pagine di presentazione personalizzateper XM Fax, e la modifica delle pagine già esistenti già presenti nel server fax.

Con l'editore di pagine di presentazione è possibile:

• disegnare forme geometriche• aggiungere testo ed immagini bitmap• aggiungere variabili che inseriscono automaticamente informazioni quali il nome e la ditta del mittente,

ecc.• creare, importare, ed inserire link verso elementi compatibili OLE 2.0 (Object Linking and Embedding)

all'interno dell'editore di pagine di presentazione• impostare vari parametri come la risoluzione ed il formato della pagina oltre che agli elementi locali (formato

di lingua e data/ora) .

Nota: Gli amministratori possono decidere di non installare l'editore di pagine di presentazione sulcomputer di un utente. Alcuni degli utenti non saranno dunque in grado di accedere al modulo.

Avviare l'editore di pagine di presentazione

Tra le applicazioni XM Fax installate, scegli Cover Sheet Editor.

L'editore di pagine di presentazione apparirà come mostrano le schermate seguenti:


Capitolo 8 | Modificare le pagine di copertina

Dettagli della barra dei menù e sulle relative icone

Il menù File

Permette di creare una nuova pagina di presentazione.Nuovo

Apre una pagina di presentazione salvata in precedenza.Apri

Salva la pagina di presentazione in corso.Salva

Salva la pagina di presentazione in corso con un nuovo nome o in una diversa ubicazione.Salva connome

Stampa la pagina di presentazione in corso.Stampa

Visualizza l'aspetto che avrà la pagina di presentazione una volta che questa sarà stampata.Anteprimadistampa

Modifica le impostazioni di stampa.Impostazionidi stampa

Visualizza il nome dei file delle pagine di presentazione visualizzate di recente.File recente

Chiude l'editore di pagine di presentazione.Esci

Il menù Modifica

Annulla l'ultima azione.Annulla

Taglia (elimina) gli elementi selezionati e li mette nella clipboard, per poi poterli incollarealtrove.

Taglia

Copia gli elementi selezionati nella clipboard.Copia



Incolla i contenuti della clipboard sulla pagina di presentazione.Incolla

Elimina gli elementi selezionati.Elimina

Permette di creare, importare ed unire con link verso grafici, testi, tabelle, ecc., creati conaltre applicazioni (vedi Incorporare e collegare con link elementi OLE 2.0 alla pagina 90).

Inserisci nuovooggetto

Permette di modificare ed aggiornare link (solo per gli elementi collegati con link; vediGestione degli oggetti OLE 2.0 in una pagina di presentazione alla pagina 91).

Link

Vi permette di gestire gli elementi OLE 2.0 selezionati (vedi Elementi compatibili OLE 2.0alla pagina 90).

Oggetto

Il menù Visualizza

Visualizza la barra degli strumenti principale, la barra degli strumenti di disegno, ela barra degli strumenti per gli attributi di testo.

Barre degli strumenti

Attiva o disattiva la barra dello status in fondo alla finestra dell'editore di pagine dipresentazione.

Barra dello status

Attiva o disattiva la visualizzazione della griglia sulla pagina.Griglia

Permette di selezionare un'impostazione di ingrandimento differente per visualizzarele vostre pagine. Per default, la pagina viene visualizzata al 100% (dimensioni reali).

Impostazioni zoom

Permette la selezione della lingua.Lingue

Il menù delle variabili

Esistono tre categorie di variabili utilizzate nelle pagine di presentazione:

• Generale• Mittente• Destinatario

Queste variabili sono riempite automaticamente da XM Fax al momento della vostra trasmissione del fax.

Nota: Per maggiori informazioni, vedi Variabili delle pagine di presentazione alla pagina 87.

Il menù Impostazioni

Permette di selezionare la dimensione della pagina di presentazione (Lettera,Legale, A3, B3 o A4) o visualizzare le dimensioni della pagina in pollici, pixel, omillimetri (vedi Impostare il formato della pagina alla pagina 88).

Impostazioni di pagina

Permette di modificare le impostazioni locali che determinano la data e l'ora cheappaiono sulla pagina di presentazione (vedi Impostazioni locali della pagina dipresentazione (Lingua e data) alla pagina 88).

Locali

La funzione Aggiorna

Il pulsante Aggiorna del menù permette di aggiornare la visualizzazione della pagina di presentazione incorso.

Creare un pagina di presentazione

1. Avviate l'editore di pagine di presentazione.



2. Se necessario, modificate il formato della pagina e le impostazioni locali per la pagina di presentazioneattuale (vedi Impostare il formato della pagina alla pagina 88 e Impostazioni locali della pagina dipresentazione (Lingua e data) alla pagina 88).

3. Aggiungete ed organizzate gli elementi che desiderate porre sulla pagina di presentazione :

• Per le forme geometriche, le immagini bitmap e le variabili, consultate Aggiungere e modificare allapagina 86.

• Per gli elementi compatibili con OLE 2.0 , consultate Elementi compatibili OLE 2.0 alla pagina 90.

4. selezionate Salva con nome e digitate il nome della vostra pagina di presentazione.L'estensione .cse viene applicata automaticamente.

Nota: È possibile salvare la pagina di presentazione con una determinata risoluzione. Per maggioriinformazioni, consultate Impostare la risoluzione della pagina di presentazione alla pagina 89.

Ora la pagina di presentazione può essere utilizzata dal server del fax.

Nota: L'amministratore sarà responsabile per la sua integrazione (vedi la Guida dell'amministratoreXM Fax ).

Aggiungere e modificare

È possibile personalizzare una pagina di presentazione aggiungendo e modificando elementi quali il testo,le linee, le forme e le variabili grazie alla Barra degli strumenti :

Disegna una zona di testo nella pagina in corso. Digitate il testo dopo averdisegnato la zona. La dimensione delle zone di testo può essere modificatafacendo clic su di esse e trascinandone le estremità.

Testo

Disegna una linea sulla pagina.Linea

Disegna un rettangolo o un quadrato.sulla pagina.Rettangolo o quadrato

Disegna sulla pagina un rettangolo o un quadrato con angoli arrotondati.Rettangolo o quadrato conangoli arrotondati

Disegna sulla pagina un cerchio o un'ellisseCerchio o ellisse

Aggiunge una variabile sulla pagina. Potete selezionare una variabileGenerale,Mittente, o Destinatario.

Variabile

Nota: Per maggiori informazioni, consultate Variabili delle pagine dipresentazione alla pagina 87.

Aggiunge un poligono. Fate clic (una volta) e spostate il cursore all'angoloopposto.

Poligono

Nota: Fate doppio clic per eliminare l'inserzione di un poligono.

Inserisce, crea o effettua un link per un oggetto sulla pagina. Per maggioriinformazioni, consultate Elementi compatibili OLE 2.0 alla pagina 90.

Oggetto



Variabili delle pagine di presentazione

Esistono tre categorie di variabili per le pagine di presentazione:

• Generale• Mittente• Destinatario

Tali variabili sono riempite automaticamente da XM Fax al momento della trasmissione del fax.

Variabili generali

Le variabili generali includono:

• Ora , Data• Numero pagine• Oggetto• Commento• Tag API , Tag API 2

Variabili per il mittente

Le informazioni sul mittente sono indicate nelle proprietà del mittente. Le variabili del mittente includono:

• Egr., Mostra nome, Nome, Cognome• Ditta, Qualifica• Via, Città, Stato, Nazione, Codice postale• Telefono, Fax, Cellulare, Cercapersone, e-mail• Codice di fatturazione, Codice di prefatturazione

Variabili per il destinatario

Le variabili per il destinatario, ovvero le variabili per il destinatario del fax, includono quattro categorie:

• Nome• Indirizzo• Destinazione• Altro

La tabella che segue elenca le variabili disponibili in ogni categoria. Le informazioni sul mittente sono indicatenella rubrica telefonica.

AltroDestinazioneIndirizzoNome

TelefonoDestinazioneViaEgr.

InternoFaxCittàNome

CellulareFax 2StatoCognome

CercapersoneFax 3Codice postaleNome

Codice di fatturazionee-mailNazioneDitta

Codice di prefatturazionee-mail 2Qualifica

Commento Rubrica telefonicae-mail 3

Utente 1



AltroDestinazioneIndirizzoNome

Utente 2

Utente 3

Utente 4

Nota: La selezione Egr. riceve il valore inserito nel campo Formula introduttiva della rubrica telefonica.

Impostare il formato della pagina

Per accedere alla finestra della impostazioni di formato, basterà selezionare Impostazioni ➤ Impostazionipagina.

Qui, potrete modificare:

• Il formato della vostra pagina di presentazione, tramite la lista a discesa Dimensioni carta .

Nota: Le due dimensioni della taglia selezionata sono visibili a destra nella finestra (nell'unità dimisura selezionata in basso).

• L'unità di misura utilizzata per la pagina di presentazione (Pollici, Pixel o Millimetri).

Nota: Le coordinate del cursore (nella barra di status dell'editore) qui visualizzate.

Impostazioni locali della pagina di presentazione (Lingua e data)

È possibile selezionare le impostazioni locali che verranno utilizzate nel modello di pagina di presentazione.

Per accedere al pannello delle impostazini locali, selezionate Impostazioni ➤ Locali.



Qui, potrete modificare:

• La lingua (e la nazione, assieme alle sue impostazioni locali generali) utilizzata per la pagina dipresentazione in corso, nella lista a discesa Locali .

• I formati di Ora e Data che desiderate vengano utilizzati dalle variabili di ora e data da voi eventualmenteaggiunti alla pagina di presentazione.

Nota: È possibile utilizzare svariati formati predefiniti che potrete provare selezionandoli: la sezioneEsempi fornirà un'anteprima del risultato effettivo del formato con la data ed ora attuali.

Inoltre, il formato Personalizzato consente di inserire (nel campo accanto alla lista a discesa) ilvostro formato personalizzato, costruito secondo la sintassi ICU 4.0 (per maggiori dettagli, consultatela pagina Web: http://icu-project.org/apiref/icu4c/classSimpleDateFormat.html, nella sezioneDescrizionedettagliata).

Impostare la risoluzione della pagina di presentazione

Le macchine che servono unicamente ad inviare fax hanno di solito una risoluzione più bassa delle stampantilaser. Le vostre pagine di presentazione potrebbero a apparire leggermente sbiadite se stampate da unamacchina per fax.

È possibile applicare una particolare risoluzione alla vostra pagina di presentazione al momento della primasalvaguardia (oppure selezionando File ➤ Salva con nome se il file è già esistente).

Qui, potrete scegliere una risoluzione nella tabella a discesa Risoluzione in basso. Le scelte possibili sonole seguenti:

• Risoluzione bassa (200 x 100)• Risoluzione alta (200 x 200), impostata per default• Risoluzione fine (300 x 300)• Risoluzione ultra fine (400 x 400)

Nota: Una volta salvato il file, la risoluzione sarà incorporata nella definizione della pagina dipresentazione. Sarà pertanto necessario, se desiderate utilizzare una pagina che ha diverserisoluzioni,salvare ogni pagina con un nome diverso. Se invece desiderate solo modificare la risoluzionedi una pagina di presentazione già esistente, utilizzate l'opzione Salva con nome e sostituite il fileutilizzando il suo nome di origine.



http://icu-project.org/apiref/icu4c/classSimpleDateFormat.html

Elementi compatibili OLE 2.0

Dal momento che l'editore di pagine di presentazione è compatibile OLE 2.0 , sarà possibile creare, incorporare,o collegare con link verso qualsiasi elemento compatibile OLE 2.0 creato da una grande varietà di applicazioni.

Come funziona

Quando create un nuovo elemento, l'applicazione utilizzata viene avviata all'interno dell'editore di pagine dipresentazione. Un'apposita finestra vi permetterà di effettuare le operazioni necessarie. I menù, le barre deglistrumenti e dello status saranno integrate all'interno della finestra dell'editore. Fare clic al di fuori della finestra,ma sempre all'interno della pagina di presentazione, chiuderà l'applicazione.

Esempi di applicazioni

Possono essere posti in una pagina di presentazione, tra gli altri, grafici CorelDraw e Corel PhotoPaint, graficiMicrosoft Paint, diapositive Microsoft PowerPoint , documenti Word e WordPerfect, ecc.

Nota: L'applicazione per creare il tipo di oggetto desiderato deve essere accessibile a partire dal computerche utilizza l'editore di pagine di presentazione.

Incorporare e collegare con link elementi OLE 2.0

Grazie all'editore di pagine di presentazione, è possibile incorporare un elemento OLE 2.0 (fisicamente)all'interno della pagina di presentazione, oppure collegarlo con link indicando il percorso per arrivareall'elemento.

In entrambi i casi, dovrete fare clic sul pulsante per iniziare ad incorporare un elemento.

Aggiungere un elemento incorporato

Quando un elemento viene incorporato, questo viene considerato come un qualsiasi altro elementopresente,come un testo, una forma geometrica, un'immagine bitmap o una variabile. Un elemento incorporatopuò, comunque, essere aggiornato con l'editore di pagine di presentazione: l'applicazione originale utilizzataper la sua creazione viene avviata all'interno dell'editore di pagine di presentazione.

Quando si apre la finestra Inserisci oggetto, potrete scegliere tra due possibilità :

• Se desiderate creare un elemento dall'inizio e disegnarlo direttamente nell'editore di pagine di presentazione:

1. Selezionate l'opzione Crea nuovo.2. Selezionate il tipo di oggetto che desiderate creare, quindi fate clic su OK.

Si avvierà l'applicazione associata con il tipo di elemento selezionato, e potrete iniziare a creare l'elemento.

Nota: Una volta completato l'elemento, basterà fare clic all'interno della pagina di presentazione - aldi fuori dell'elemento.

• Se desiderate incorporare un elemento già esistente:

1. Selezionate l'opzione Crea da file.2. Reperite il file desiderato , quindi fate clic su OK.

L'elemento verrà così aggiunto (incorporato) alla pagina di presentazione.



Nota: Un oggetto incorporato viene incorniciato da linee intere.

Aggiungere un elemento collegato con link

Quando un elemento è collegato con link, il suo percorso di collocazione ed il nome del file vengono solamenteindicati dalla pagina di presentazione senza essere incorporati fisicamente. Le modifiche effettuate all'elementocollegato con link – al di fuori dell'editore di pagine di presentazione, utilizzando l'applicazione che l'ha creato– sono automaticamente indicate nella pagina di presentazione.

Quando si apre la finestra Inserisci oggetto :

1. Selezionate l'opzione Crea da file.2. Selezionate la casella Link.3. Reperite il file desiderato, quindi fate clic su OK.

L'oggetto sarà così aggiunto (collegato con link) alla pagina di presentazione.

Nota: Quando un elemento è collegato con un link, questo viene incorniciato conlinee tratteggiate.

Gestione degli oggetti OLE 2.0 in una pagina di presentazione

Modificare un elemento in una pagina di presentazione

È possibile modificare elementi direttamente sulla pagina di presentazione, ed unicamente facendo doppioclic su di essi. La procedura da seguire sarà leggermente diversa a seconda dello status dell'oggetto (sequesto è incorporato o unito con link):

• Se l'elemento è incorporato:

1. l'applicazione che ha creato l'elemento si apre all'interno dell'editore di pagine dipresentazione;2. Una volta effettuata la modifica, fate clic sulla pagina di presentazione, al di fuori dell'oggetto.

• se l'elemento è unito con link:

1. l'applicazione che ha creato l'elemento si apre indipendentemente, all'esterno dell'editore di pagine dipresentazione;

2. una volta effettuata la modifica, sarà ncessario salvare l'elemento prima di chiudere la sua applicazione.

Nota: In questo caso, sappiate che il file sorgente indicato dal link sarà modificato (non solo nellapagina di presentazione).

Convertire un elemento

A seconda dei formati compatibili, sarà possibile convertire un elemento in un altro formato.

Una volta selezionato un elemento, sceglieteModifica➤ Tipo_oggettoOggetto➤Converti, quindi sceglieteil formato desiderato per la conversione.

Nota: Tipo_oggetto è il tipo di elemento selezionato. Le conversioni possibili dipendono da questo tipodi elemento.

Gestire link (Solo elementi collegati con link)

È possibile accedere all'interfaccia di gestione dei link selezionando Modifica ➤ Link.



Tutti gli elementi collegati con link nella pagina di presentazione attuale sono elencati in questa interfaccia.

Nota: Se un elemento collegato con link è stato selezionato al momento dell'apertura di questa interfaccia,questo sarà selezionato automaticamente dalla lista. Una volta aperta l'interfaccia sarà possibileselezionare qualsiasi altro elemento della lista e gestire le sue impostazioni di link.

Per default, gli elementi collegati con link presenti in una pagina di presentazione vengono aggiornatiautomaticamente (opzione: Automatico). Una volta che l'elemento è stato modificato tramite l'applicazioneche l'ha creato in partenza, tali modifiche verranno applicate automaticamente sulla pagina di presentazione.

È inoltre possibile l'aggiornamento manuale (opzione: Manuale). Una volta selezionata l'opzione diaggiornamento manuale, l'elemento rimarrà tale e quale al momento dell'unione d'origine con link. Le modificheverranno applicate all'elemento originale, e non all'elemento della pagina di presentazione. Se desiderateaggiornare quest'ultimo, potete utilizzare Aggiorna ora.

Esempio: un marchio già usato come elemento collegato con link in una pagina di presentazione deve esseremodificato. Potete modificare l'aggiornamento da Automatico a Manuale mentre effettuate tali modifiche. Unavolta terminate le modifiche, potrete tornare all'aggiornamento automatico, oppure mantenere l'aggiornamentomanuale in previsione di ulteriori modifiche.

Tramite la stessa interfaccia, è inoltre possibile:

• Avviare l'applicazione per modificare l'elemento collegato con link (Apri sorgente)• Trasformare l'elemento collegato con link in un elemento incorporato spezzando il link (Spezza Link)• Modificare il link per collegarsi ad un altro elemento (Modifica sorgente)



Controllare i tuoi fax e l'account faxCapitolo 9

Controllare i tuoi fax e il tuo account

Per vedere il contenuto completo della tua Fax Box e conoscere lo stato di tutti i fax che hai inviato o ricevuto,devi utilizzare il Client Web per difetto (vedi Descrizione generale alla pagina 97).

Inoltre, il tuo profilo potrebbe essere stato impostato dall'amministratore affinché tu possa ricevere notificheemail riguardo alla tua attività fax nella tua Fax Box (vedi Inviare fax con client e-mail: in breve alla pagina55).

In aggiunta, puoi controllare in diretta lo stato attuale e l'attività più recente del tuo account fax grazie adun'icona dinamica situata nella barra delle applicazioni Windows (vedi La postazione di controllo dell'accountfax alla pagina 93).

Limitazione: Quest'ultima funzione non è disponibile quando si usa una soluzione basata su cloud.

La postazione di controllo dell'account fax

Una volta installata, questa funzionalità offre un modo di controllare in continuazione l'attività del tuo accountfax (es.connettività ed eventi fax relativi al tuo account fax). Inoltre, è un accesso veloce alla tua Fax Box sulWeb.

Limitazione: Questa funzione non è disponibile quando si usa una soluzione basata su cloud.

È rappresentata da un'icona dinamica ed interattiva situata nella barra delle applicazioni di Windows:

Descrizione dell'icona di stato

Rimane fino a che...DescrizioneStato

—Non vi sono errori di fax.Si è collegati alsistema fax e...

I fax contenenti degli errori siano statirimossi dalla tua Fax Box (casella di fax).

Esistono almeno un fax in partenza o inarrivo contenenti degli errori nella tua cartelladello storico di fax.


Capitolo 9 | Controllare i tuoi fax e l'account fax

Rimane fino a che...DescrizioneStato

Hai letto tutti i fax ricevuti e tutti i fax inattesa sono stati inviati (o il loro invio nonè riuscito).

Almeno un fax ricevuto è ancora non letto(Storico delle chiamate in entrata) o un faxè in fase di partenza (Fila di invio).

oppure

lampeggiante

Il sistema diviene raggiungibile.Il sistema fax non è raggiungibile (a causa di un problema diserver o di incorrette impostazioni di account – vedi Gestionedelle impostazioni alla pagina 94).

Nota: L'icona di stato è aggiornata ogni minuto.

Altre interattività

EffettiAzione

L'icona di stato è immediatamente aggiornata ed un avviso appare con le relative informazioni(account utente connesso, messaggio di status, fax interessati dallo status...).

Con il mouse su

La tua Fax Box si apre all'interno del tuo navigatore Web (vedi Descrizione generale alla pagina97).

Quando si effettuaun doppio clic

Puoi gestire la funzionalità impostazioni (vedi Gestione delle impostazioni alla pagina 94).Al clic col tastodestro del mouse

Gestione delle impostazioni

Impostazioni di lingua

Per modificare la lingua della funzionalità, fai clic col tasto destro del mouse sull'icona di controllo sulla barradelle funzionalità di Windows e seleziona le tua Lingua.

Impostazioni dell'account

Per gestire le impostazioni di collegamento utilizzate dall'icona di controllo, fai clic col tasto destro del mousesulla barra delle funzionalità di Windows e seleziona Impostazioni account.



Tutte le impostazioni per la connessione ed il login descritte in basso sono obbligatorie per l'uso dellafunzionalità:

• Impostazioni di collegamento del server fax:

Attenzione: Questa informazione dovrebbe essere stata correttamente impostata (o comunicata)dal tuo amministratore al momento dell'installazione; non dovresti avere bisogno di modificarla.

DescrizioneCampo

Il nome utilizzato per raggiungere l'host del Server Fax in sito.Nome Host o URL


In un contesto HTTPS, <ServerName_or_IP> deve essere il nome del Server Fax (enon il suo indirizzo IP).

• Autenticazione:

DescrizioneOpzione

Se desideri effettuare automaticamente il login con il tuo account Windows attuale.Usa il sign on singolointegrato di Windows

Se desideri effettuare il log in utilizzando il tuo account fax registrato dal Fax Server (Nome utente e Password).

Usa autenticazione dibase



Client WebCapitolo 10


XM Fax offre un'interfaccia casata sul navigatore per inviare fax e visualizzare lo stato dei fax inviati, ricevutio in attesa. Tale interfaccia è definita come Client Web.

Terminologia

L'interfaccia Client Web usa terminologie e abbreviazioni ben noti nell'industria del fax ma che potrebberonon essere capite dalla maggior parte degli utenti. Puoi consultare il glossario alla fine di questo capitolo persaperne di più su tali termini (vedi Glossario alla pagina 140).

Aprire una sessione di accesso al Client Web

Nota: Nel caso di una soluzione basata su cloud (in cui il server non si trova in loco), allora il login verràgestito dalla soluzione cloud e la procedura appena descritta non sarà valida.

1. Avvia il navigatore Web utilizzando il link o l'indirizzo forniti dall'amministratore.Di solito: http://<ServerName_or_IP>/fax

Nota: Nel contesto HTTPS, la sintassi diventa: https://<ServerName>/fax

dove <ServerName> deve essere il nome comune del server fax (e non il suo indirizzo IP).

Appare lo schermo di apertura di sessione di accesso al Client Web, come descritto nella schermataseguente.

Nota: Se il tuo amministratore di sistema ha permesso l'accesso con il tuo conto NT attuale, avraiaccesso automatico allo schermo Stato del Fax .

2. Inserisci l' Indirizzo email (o indirizzo SMTP) che ti è stato assegnato dall'amministratore di sistema.3. Inserisci la tua Password.


Capitolo 10 | Client Web

4. Se necessario, seleziona la casella Resta connesso per accedere all'interfaccia più rapidamente nelcorso delle prossime aperture di sessione.

5. Fai clic su Login.

Nota: Per motivi di sicurezza, ti sarà richiesto occasionalmente di modificare la tua password primadi accedere all'interfaccia del Client Web. Le regole per difetto della password sono: Un minimo di 8caratteri minimum, con almeno 1 lettera maiuscola e 1 numero (a meno che un'altra regola sia statamessa in atto dal tuo amministratore).

Una volta effettuato il login, apparirà la pagina Storico delle chiamate in entrata del Client Web.

Nota: Se desideri accedere ad un'altra casella di fax dell'utente come Delegato (nel caso questacaratteristica sia disponibile), consulta: Accedere all'interfaccia (di un altro utente) come Delegato allapagina 132.

Descrizione dell'ambiente Client Web

Barra di navigazione superiore

La barra di navigazione superiore contiene i seguenti elementi:

DescrizioneElemento del menù

Dà accesso al Menù cartella (vedi Cartelle fax alla pagina 100).Fax

Dà accesso ai Contatti contenenti le rubriche telefoniche (vedi Rubrica Web alla pagina136).

contatti

Indica il nome dell'utente XM Fax corrispondente all'utente attualmente collegato.Nome dell'utente (indirizzoemail)

Apre una finestra di dialogo dove possono essere modificate diverse opzioni di interfaccia(vedi Opzioni Client Web alla pagina 99).

Opzioni

Avvia un aiuto in rete circa il Client Web.Aiuto

Scollega l'utente attuale dall'applicazione.Logout

Il pannello di navigazione a sinistra

I contenuti del pannello di navigazione a sinistra variano a seconda del contesto, come descritto qui sotto:



DescrizioneElemento del menù

Questa lista a discesa appare solo se sei un Delegato per un altro utente XM Fax e tipermette di passare dalla tua fax box alle altre fax box degli utenti per i quali sei Delegato.

Fax Box

Per maggiori dettagli, consulta Accedere all'interfaccia (di un altro utente) come Delegatoalla pagina 132.

Il pulsante Componi un fax ,situato sul lato sinistro dell'interfaccia dell'utente, apre unapagina dalla quale è possibile configurare, comporre e inviare dei fax direttamente a partireda un navigatore web. Per maggiori dettagli, consulta la sezione che segue: La funzioneComponi alla pagina 123.

Nota: A seconda dei tuoi diritti di invio di fax, potreste non avere accesso al pulsanteComponi un fax .

Visualizzate quando selezioni Fax a partire dalla barra di navigazione superiore, le cartelleStorico delle chiamate in entrata, Outbound History e Lista di partenza ti permettonodi accedere a tutti i fax della fax box in corso (vedi Cartelle fax alla pagina 100).

Cartelle fax

Visualizzate quando selezioniContatti a partire dalla barra di navigazione superiore, questecartelle ti permettono di cercare e gestire i tuoi contatti della rubrica telefonica (vedi RubricaWeb alla pagina 136).

Rubriche telefoniche eGruppi

Opzioni Client Web

Il link Opzioni consente l'accesso alle due schede di opzioni descritte qui sotto.

Nota: Queste due schede sono visualizzate solo se il tuo amministratore ha attivato la funzione diDelega. Altrimenti, apparirà solo la sezione Opzioni (qui descritta sotto la linguetta Generale ).

Generale/Opzioni utente

Per difettoDescrizioneOpzione

Per modificare la lingua dell'interfaccia.Lingua dell'interfaccia

PDFPer modificare il formato della visualizzazione dei fax (TIF o PDF).Formato di downloaddel fax




Chiedimi se voglioaggiungerli ai mieiContatti personali

Per configurare l'aggiunta automatica di contatti sulla tua rubricatelefonica.

Per maggiori informazioni consulta Configurare l'aggiunta automaticadi contatti alla pagina 140.

Al momento dell'inviodi un fax a dei nuovicontatti.

DeselezionatoPer disattivare la selezione automatica dei contatti nella rubricatelefonica durante la scrittura di un nome o di un numero nel campoComponi .

DisattivaAutoComplete

Sicurezza


Per modificare la password del tuo account XM Fax .Cambiare parolachiave Nota: Le regole per difetto della password sono: Un minimo di

8 caratteri minimum, con almeno 1 lettera maiuscola e 1 numero(a meno che un'altra regola sia stata messa in atto dal tuoamministratore).

Delega

Questa scheda ti permette di:

1. Aggiungere altri utenti XM Fax come Delegati.2. Configurare i permessi di accesso alla tua casella di fax.

Per ulteriori informazioni, vedi: Aggiungere e gestire Delegati alla pagina 131.

Link verso Scarica XM Fax Installer per applicazioni client Windows

Soluzioni basate su cloud: Il link per il download è disponibile tramite il Centro assistenza: TechnicalSupport ➤ Software and Tools (https://support.xmedius.com/hc/en-us/articles/203824826).

Tra le applicazioni potrete installare il Web Fax Composer Printer che sarà utile durante l'uso di Web Access.Vedi Allegare documenti ad un fax utilizzando Web Fax Composer Printer alla pagina 133 per ulterioriinformazioni su questa funzione.

Cartelle fax

Nella finestra Fax , vengono visualizzate le cartelle seguenti del pannello di navigazione:

• Cartella dello Storico delle chiamate in entrata : Contenente tutti i fax ricevuti. (vedi Cartella dello Storicodelle chiamate in entrata alla pagina 101).

• Cartella dello Storico delle chiamate in uscita : Contenente tutti i fax inviati (vedi Cartella dello Storicodelle chiamate in uscita alla pagina 110).

• La cartella Lista di partenza : Contenente tutti i fax che stano per essere inviati (vedi Cartella Fila dipartenza alla pagina 116).



https://support.xmedius.com/hc/en-us/articles/203824826

Per accedere alla cartella che desideri consultare, fai clic sul link della cartella sul pannello di navigazione.

Cartella dello Storico delle chiamate in entrata

La cartella Storico delle chiamate in entrata contiene due liste di fax: una per i fax attuali (Visualizzazionedella cartella attuale) ed un'altra contenente i fax eliminati (Visualizzazione della cartella Eliminati).

Storico delle chiamate in entrata - Visualizzazione Cartella attuale

Nella cartellaStorico delle chiamate in entrata è possibile selezionare le visualizzazioni Attuale o Eliminati.

La cartella Attuale mostra lo stato di tutti i fax ricevuti. Per maggiori dettagli in merito alla lista Eliminati ,vedi la sezione Storico delle chiamate in entrata - Visualizzazione delle cartelle eliminate alla pagina 102.

La cartella dello Storico delle chiamate in entrata possiede i controlli seguenti:

• Funzione di ricerca: Al di sopra dei link Attuale | Eliminati potrai trovare i campi e i pulsanti per lafunzione Cerca. Vedi Ricerca di informazioni nello Storico delle chiamate in entrata alla pagina 120 perulteriori informazioni su questa funzione.

• Funzione di smistamento: A destra della cartella si trova la funzione Smista Vedi Smistamento nellaLista fax alla pagina 119 per una descrizione di questa funzione.

• Pulsanti di gestione dei fax: Sopra alla lista di fax si trovano tre pulsanti: Inoltra, Elimina e Azioniulteriori. Questi pulsanti ti permettono di gestire i tuoi fax. Vedi Gestire i fax in arrivo alla pagina 102.

• Lista fax: La lista di fax contiene tutti i fax ricevuti. Per ogni fax vengono mostrate le informazioni di base:

• Lo stato del fax ricevuto;• Da: l'informazione o CSID remoto;• A: l'informazione o numero fax di destinazione;• Il numero di pagine contenute nel fax, e;• La data di ricevimento (oppure l'ora di ricevimento nella giornata in corso).

Facendo clic su un qualsiasi fax visualizzerai i suoi dettagli. Vedi Visualizzare i dettagli del fax in arrivoalla pagina 105 per una descrizione di questa funzione.



Nota: Ogni volta un fax viene consultato (a meno di multiple consultazioni in un breve periodo ditempo da parte della stessa persona), l'azione viene archiviata nell' Archivio eventi (vedi Archiviodegli Eventi in entrata alla pagina 109).

Storico delle chiamate in entrata - Visualizzazione delle cartelle eliminate

La cartella Eliminati dello Storico delle chiamate in entrata visualizza lo stato di tutti i fax in entrata che sonostati eliminati.

La cartella Eliminati dello Storico delle chiamate in entrata possiede le stesse funzioni dello Storico dellechiamate in entrata - Visualizzazione della cartella attuale, ma con l'aggiunta del pulsante Ripristina . VediGestire i fax in arrivo alla pagina 102.

Gestire i fax in arrivo

La visualizzazione cartella Attuale dello Storico delle chiamate in entrata offre all'utente varie opzioni pergestire i fax:

DescrizionePulsante

Questo pulsante ti permette di inoltrare uno o più fax ricevuti verso uno o più destinatari.

Questa è una funzione che include svariate opzioni facili da usare come informazioniutilizzate di recente, destinazioni preferite, e la possibilità di trascinare il fax col mouse perun inoltro veloce (vedi Inoltrare fax alla pagina 103).

Inoltra

Nota: I fax da inoltrare possono essere selezionati a partire da Attuale o Eliminatidello Storico delle chiamate in entrata.

Nota: Quando un fax è stato inoltrato, appare un'icona accanto alla casella.

Nella visualizzazione Cartella Attuale: Fare clic sul pulsante Elimina rimuove i faxselezionati. I fax eliminati possono essere visti all'interno della cartella degli eliminati.

Nella visualizzazione Cartella Attuale: Fare clic sul pulsante Elimina rimuove i faxselezionati.

Elimina

SOLAMENTE nella visualizzazione Cartella Eliminati: Fare clic sul pulsante Ripristinainvia di nuovo i fax selezionati sullo Storico delle chiamate in partenza - Cartella Attuale.

Ripristina

Quando un fax non è stato letto viene segnalato col testo in grassetto. Una volta consultato,il fax viene segnalato come testo non in grassetto. L'utente può decidere se un fax deve

Azioni ulteriori > Segnacome visto



DescrizionePulsante

Azioni ulteriori > Segnacome non visto

essere segnato come letto o non letto senza bisogno di aprire il fax ma semplicementefacendo clic sui pulsanti Segna come visto o Segna come non visto .

Segnando la casella sotto ai pulsanti selezionerai tutti i fax mostrati nella cartella.La casellaSeleziona tutti

La procedura è semplice: è sufficiente selezionare uno o più fax attivando le caselle di controllo che si trovanoa sinistra delle voci di fax nella finestra Storico delle chiamate in entrata, quindi fare clic sul pulsante appropriatoin base all'azione desiderata.

Nota: Ogni volta che un'azione della tabella qui sopra viene compiuta, questa viene archiviata nell'Archivio eventi del fax (vedi Archivio degli Eventi in entrata alla pagina 109).

Inoltrare fax

I fax possono essere inoltrati a partire dalla Cronologia di arrivo (nella visione Attuale o Eliminato ):

Iniziare l'inoltro

Prima di selezionare i destinatari, avete due opzioni per iniziare l'azione d'inoltro:

• Selezionate la casella a sinistra della linea (per uno o più fax), quindi fate clic su Inoltra, o• Trascinate direttamente il fax col mouse (o una selezione di più fax) verso il pulsante Inoltra utilizando la

maniglia ( ) a sinistra della linea.

Il menù/pulsante Inoltra

In ogni caso, il pulsante Inoltra farà apparire un menù dal quale potrete selezionare destinazioni per:

• Inoltro veloce (vedi Inoltro veloce alla pagina 103).• Inoltro avanzato (vedi Metodi avanzati d'Inoltro alla pagina 104).

Inoltro veloce

Potete utilizzare svariate opzioni e funzionalità che vi permetteranno di inoltrare fax velocemente verso idestinatari più utilizzati.

Tuttavia, dal momento che queste funzionalità dipendono dalla vostra attività di inoltro, dovreste aver bisognodi passare svariate volte attraverso le procedure contemplate nella finestra di inoltro avanzato prima di averottenuto un risultato efficiente (vedi Metodi avanzati d'Inoltro alla pagina 104).

Destinazioni veloci disponibili

Il menù Inoltra contiene – tra le altre opzioni – una lista delle destinazioni più recenti utilizzate per inoltrarei fax, ed una lista di destinazioni segnate come favorite (vedi gestione dei Favoriti alla pagina 104).



Selezionare una destinazione in una di quelle liste (facendo clic su un fax o trascinandone col mouse) inoltreràistantaneamente i fax in questione alle loro destinazioni.

Nota: Se desiderate inoltrare lo stesso fax a più destinazioni, dovrete ripetere la stessa azione con tuttele destinazioni in questione, oppure potete effettuare ciò in una sola mossa, selezionando Altri.

gestione dei Favoriti

Ovunque vi sia indicata una destinazione nell'interfaccia grazie alla funzione di inoltro (nel menù Inoltra onella finestra di inoltro avanzato), apparirà una stella cliccabile a sinistra, per aggiungerla come favorita oper rimuoverla dalla lista dei favoriti.

La lista completa dei favoriti è visibile nel menù Inoltra sopra alla lista di destinazioni Utilizzate di recente.

Inoltro ripetitivo verso varie destinazioni

Se avete bisogno di inoltrare fax in maniera ripetitiva verso varie destinazioni, per esempio quando sieteresponsabili della distribuzione di fax ricevuti da un solo numero a vari destinatari internazionali interni allavostra ditta, allora potete facilitare tale operazione selezionando Inoltra ➤ Stacca prima di iniziare adinoltrarei fax.

In questo modo, avrete tutto il contenuto del menù Inoltra disponibile in maniera permanente in una finestraseparata, e ciò vi permetterà di trascinare col mouse velocemente i fax verso le vostre destinazioni favorite.

Metodi avanzati d'Inoltro

Selezionando Inoltra ➤ Più, potrai accedere ad una finestra dalla quale sarà possibile effettuare svariateazioni più avanzate e specifiche.



Inoltrare i fax selezionati a più destinazioni

Con questa schermata puoi fare clic sulle destinazioni disponibili sulla lista a sinistra ed aggiungerle a destra– per costruire una lista di destinazioni verso le quali i fax selezionati verranno inoltrati - per poi fare clic suInoltra.

Nota: Se hai selezionato una destinazione per errore, fai clic sulla lista a destra per rimuoverla dallaselezione.

Ricerca delle destinazioni disponibili

Puoi cercare destinazioni digitando nel campo Cerca : la lista in basso verrà immediatamente aggiornata permostrare solo le destinazioni con nomi contenenti (in qualsiasi parte del loro nome) la sequenza di caratteridigitati.

Filtrare le destinazioni disponibili

Le destinazioni disponibili possono essere di tipi diversi (utenti, cartelle, stampanti...). Puoi filtrarle usandola lista a discesa a destra del campo Cerca . Tutti i tipi sono visualizzati per difetto.

Visualizzare i dettagli del fax in arrivo

Per osservare i dettagli di un fax ricevuto, fare clic sul fax interessato nello Storico delle chiamate in arrivo.

I dettagli dei fax in arrivo sono divisi in cinque schede:

• Fax (vedi Scheda per i fax in entrata alla pagina 106)• Proprietà (vedi Scheda delle proprietà per le chiamate in entrata alla pagina 107)• Storico delle devizaioni (vedi Scheda della Cronologia delle deviazioni per le chiamate in entrata alla

pagina 108)• Note (vedi Scheda per le Note in entrata alla pagina 109)• Archivio eventi (vedi Archivio degli Eventi in entrata alla pagina 109)



La visualizzazione dei Dettagli del fax contiene gli strumenti seguenti:

• Il link Indietro: Per ritornare alla cartella;• Il pulsante Scarica: Scarica il file TIFF del fax sulla tua drive locale;

Nota: Questo pulsante verrà segnato in grigio a meno che il tuo amministratore non abbia attivatola funzione Scarica. Se la funzione è attivata mentre sei all'interno del tuo account, potresti averbisogno di effettuare il log out e rieffettuare il login affinché il pulsante sia funzionante.

• Il pulsante Inoltra: Stessa funzionalità del pulsante Inoltra nella visualizzazione della cartella (vedi Gestirei fax in arrivo alla pagina 102);

• Il pulsante Elimina: Stessa funzionalità del pulsante Elimina nella visualizzazione della cartella (vediGestire i fax in arrivo alla pagina 102);

• Il pulsanteRipristina (SOLAMENTE nello Storico delle chiamate in entrata - Visualizzazione della cartellaEliminati): Stessa funzionalità del pulsante Ripristina nella visualizzazione della cartella (vedi Gestire ifax in arrivo alla pagina 102);

• Il pulsante Azioni ulteriori > Stampa Informazioni Fax: Apre le finestre della stampante del navigatoreweb per stampare le Proprietà di fax, lo Storico delle deviazioni e Storico delle Note tutte assieme;

• Il pulsante Azioni ulteriori > Segna come non visto: Una volta consultato, il fax appare in testo normale(non in grassetto). Utilizzando questo pulsante, l'utente può ritornare il fax allo stato di non visto (testo ingrassetto).

Nota: Ogni volta che viene compiuta un'azione della lista qui sopra, questa viene archiviata nell'Archivioeventi del fax (vedi Archivio degli Eventi in entrata alla pagina 109).

Limitazione: È possibile che l'accesso ai pulsanti Scarica e/o Stampa Informazioni Fax non siaconsentito a seconda dei diritti di invio fax di cui dispone l'utente.

Scheda per i fax in entrata

La Scheda fax mostra il contenuto di un fax ricevuto. I contenuti del fax non possono essere modificati.



Sono disponibili gli strumenti seguenti:

•Icone per l'Impostazione di pagina : Fare clic su queste icone produrrà i risultati seguenti (dasinistra a dstra):

• Visualizzazione del fax in modalità pagina (per la lettura)• Visualizzazione del fax in modalità miniatura (per una visione globale e per la selezione della pagina)

•Strumenti di Selezione della pagina : Su fax con più pagine, seleziona il numero dipagina grazie alle frecce o ad un campo di selezione.

•Icone per l'Orientazione di pagina : Fare clic su queste icone produrrà i risultati seguenti (dasinistra a dstra):

• Rotazione di tutte le pagine di 180 gradi (senso inverso)• Rotazione della pagina in corso di 180 gradi (senso inverso)

•Strumenti di Zoom della pagina :

• Adattamento orizzontale alla finestra• Adattamento verticale alla finestra• Zoom sulle pagine grazie al controllore scorrevole o modificando la percentuale nell'apposito campo

Scheda delle proprietà per le chiamate in entrata

La scheda Proprietà mostra le informazioni del fax. Vedi Glossario alla pagina 140 per spiegazioni sullaterminologia e le abbreviazioni.



Proprietà aggiuntive

Se il tuo amministratore ha impostato il server per l'utilizzo e la visualizzazione di proprietà fax aggiuntive(personalizzate), esse appariranno in fondo a questa stessa pagina, come mostrato nell'esempio seguente:

Nota: Il titolo effettivo della sezione e le etichette di queste proprietà aggiuntive dipendono dalleimpostazioni eseguite dal tuo amministratore in base al loro scopo all'interno della tua azienda.

Alcune di queste proprietà potrebbero essere di sola lettura, mentre altre possono essere modificabili(contrassegnate con l'icona di una matita). Se sei autorizzato o desideri modificare queste proprietà, fai clicsull'icona della matita, inserisci o modifica il valore e fai clic su Salva.

Nota: Ogni volta che viene modificata una proprietà personalizzata (da te o da un delegato della tuaFax Box o da un amministratore), tale azione viene registrata nell'Archivio eventi (vedi Archivio degliEventi in entrata alla pagina 109).

Scheda della Cronologia delle deviazioni per le chiamate in entrata

la scheda Storico delle deviazioni elenca le informazioni sulle deviazioni e lo storico per questo fax:

Nota: Il fax potrebbe essere stato inoltrato a parecchie riprese o a diverse destinazioni; in ogni modo,tutte le informazioni di spedizione saranno elencate in questa scheda.



Scheda per le Note in entrata

La scheda Note fax permette agli utenti di aggiungere note personalizzate per i fax in arrivo o in partenza.

Nota: Ad esempio, un utente può utilizzare le Note fax come promemoria oppure per le parole chiaveche serviranno alle ricerche. La finestra ha una capacità massima di 2.500 caratteri per nota.

Fai clic sul pulsante Salva per salvare il testo. Il testo contenuto nelle note fax seguirà il fax una volta inoltratoagli atri utenti XM Fax .

Nota: Ogni volta che viene salvata una nota fax, l'azione viene archiviata nell' Archivio eventi (vediArchivio degli Eventi in entrata alla pagina 109). Il contenuto della nota salvata apparirà tra le informazioniarchiviate, dove sarà visibile solamente dall'autore della nota e dagli amministratori autorizzati.

Archivio degli Eventi in entrata

La scheda Archivio eventi mostra tutti gli eventi che si sono verificati e tutte le azioni effettuate sul fax incorso.

Nota: Questa scheda potrebbe non essere disponibile a seconda del tuo profilo fax, ma rimarrà sempredisponibile per gli amministratori del sistema.



Un fax in entrata conterrà:

1. I successi e gli insuccessi relativi a:

• Ricevimento dei fax (dal sistema)• Deviazioni dei fax e notifiche (ai destinatari e altre destinazioni)

2. Tutte le azioni effettuate dagli utenti (inclusi i delegati) e dagli amministratori, quali:

• I fax visti o scaricati

Nota: Se lo stesso utente/amministratore visualizza il fax più volte in un breve periodo di tempo,l'azione potrebbe non essere archiviata più volte (a causa di un processo di caching temporaneo).

• I fax segnati come visti o non visti• I fax inoltrati o deviati• I fax eliminati o ripristinati• Le note fax salvate• Proprietà personalizzate del fax modificate

Ogni evento/azione viene archiviato assieme alla data, il sommario e il nome dell'autore. Ulteriori informazionipotrebbero essere disponibili nella sezione in basso dell'archivio al momento della selezione dell'evento/azione.

Esportazione dell'Archivio eventi

L'Archivio eventi può essere esportato/scaricato tramite un file Microsoft Excel (.xlsx il cui nome corrisponderàalla ID dell'operazione di fax). Questo file conterrà tutte le informazioni dettagliate sugli eventi/azioni del faxin corso.

Cartella dello Storico delle chiamate in uscita

La cartella Storico delle chiamate in uscita contiene due liste di fax: una per i fax attuali (Visualizzazionedella cartella attuale) ed un'altra contenente i fax eliminati (Visualizzazione della cartella Eliminati).



Storico delle chiamate in uscita - Visualizzazione delle cartelle eliminate

Nella scheda Storico delle chiamate in uscita è possibile selezionare le viste Attuale o Eliminati .

La scheda Attuale visualizza lo stato dei fax inviati. Per maggiori dettagli in merito alla visualizzazioneEliminati , vedi la sezione Storico delle chiamate in uscita - Visualizzazione delle cartelle eliminate alla pagina111.

La cartella dello Storico delle chiamate in uscita possiede i controlli seguenti:

• Funzione di ricerca: Al di sopra dei link Attuale | Eliminati potrai trovare i campi e i pulsanti per lafunzione Cerca. Vedi Ricerca di informazioni nello Storico delle chiamate in entrata alla pagina 120 perulteriori informazioni su questa funzione.

• Funzione di smistamento: A destra della cartella si trova la funzione Smista Vedi Smistamento nellaLista fax alla pagina 119 per una descrizione di questa funzione.

• Pulsanti di gestione dei fax: Sopra alla lista di fax si trovano tre pulsanti: Elimina, Presenta di nuovoe Altro... . Questi pulsanti ti permettono di gestire i tuoi fax. Vedi Gestire i fax In partenza alla pagina 112.

• Lista fax: La lista fax contiene tutti i fax ricevuti. Per ogni fax vengono mostrate le informazioni di base:

• Lo stato del fax inviato;• L'oggetto del fax;• A: l'informazione o numero fax di destinazione;• Il numero di pagine contenute nel fax, e;• La data d'invio (oppure l'ora d'invio nella giornata in corso).

Facendo clic su un qualsiasi fax visualizzerai i suoi dettagli. Vedi Visualizzare i dettagli del fax in partenzaalla pagina 113 per una descrizione di questa funzione.

Nota: Ogni volta un fax viene consultato (a meno di multiple consultazioni in un breve periodo ditempo da parte della stessa persona), l'azione viene archiviata nell' Archivio eventi (vedi Archiviodegli Eventi in uscita alla pagina 115).

Storico delle chiamate in uscita - Visualizzazione delle cartelle eliminate

La cartella dello Storico delle chiamate in uscita Eliminati mostra lo stato di tutti i fax in uscita che sono statoeliminati.



La cartella Eliminati dello Storico delle chiamate in entrata possiede le stesse funzioni dello Storico dellechiamate in entrata - Visualizzazione della cartella attuale, ma con l'aggiunta del pulsante Ripristina . VediGestire i fax In partenza alla pagina 112.

Gestire i fax In partenza

La cartella Attuale dello Storico delle chiamate in uscita offre all'utente varie opzioni per gestire i fax:

DescrizionePulsante

Fai clic sul pulsante Presenta di nuovo per presentare di nuovo i fax:Presenta di nuovo

• Agli stessi numeri – per difetto, senza digitare un nuovo numero.• Oppure a numeri diversi – digitandoli nel campo apposito.• Possibilmente con un (nuovo) ritardo di trasmissione – inserendo una data ed un'ora

dopo aver controllato la funzione Ritarda la trasmissione fino a.

Dopo aver convalidato, il fax scelto sarà inviato alla Fila di partenza per l'elaborazione.

Nota: Se il tuo amministratore ha impostato il server per l'utilizzo di proprietà faxaggiuntive (personalizzate), i fax ripresentati includeranno i valori dei fax originali attualinel momento in cui vengono ritrasmessi (tranne i valori ottenuti da codici a barre, chevengono sempre riscansionati).

Nella visualizzazione Cartella Attuale: Fare clic sul pulsante Elimina rimuove i faxselezionati. I fax eliminati possono essere visti all'interno della cartella degli eliminati.

Nella visualizzazione Cartella Eliminati: Fare clic sul pulsante Elimina rimuove in modopermanente i fax selezionati.

Elimina

SOLAMENTE nella visualizzazione Cartella Eliminati: Fare clic sul pulsante Ripristinainvia di nuovo i fax selezionati sullo Storico delle chiamate in partenza - Cartella Attuale.

Ripristina



DescrizionePulsante

Quando un fax non è stato letto viene segnalato col testo in grassetto. Una volta consultato,il fax viene segnalato come testo non in grassetto. L'utente può decidere se un fax deve

Azioni ulteriori > Segnacome visto

essere segnato come letto o non letto senza bisogno di aprire il fax ma semplicementefacendo clic sui pulsanti Segna come visto o Segna come non visto.Azioni ulteriori > Segna

come non visto


Nota: Ogni volta che un'azione della tabella qui sopra viene compiuta, questa viene archiviata nell'Archivio eventi del fax (vedi Archivio degli Eventi in uscita alla pagina 115).

Limitazione: A seconda dei tuoi diritti di invio di fax, potresti non avere accesso al pulsante Presentadi nuovo.

Visualizzare i dettagli del fax in partenza

Per osservare i dettagli di un fax inviato, fai clic sul fax in questione nello Storico delle chiamate in uscita.

I dettagli dei fax in uscita sono divisi in quattro schede:

• Fax (vedi Scheda per i fax in uscita alla pagina 114)• Proprietà (vedi Scheda Proprietà dei fax in uscita alla pagina 114)• Note (vedi Scheda per le Note in uscita alla pagina 115)• Archivio eventi (vedi Archivio degli Eventi in uscita alla pagina 115)


• Il link Indietro: Per ritornare alla cartella;• Il pulsante Scarica: Scarica il file TIFF del fax sulla tua drive locale;

Nota: Questo pulsante verrà segnato in grigio a meno che il tuo amministratore non abbia attivatola funzione Scarica. Se la funzione è attivata mentre sei all'interno del tuo account, potresti averbisogno di effettuare il log out e rieffettuare il login affinché il pulsante sia funzionante.

• Il pulsante Presenta di nuovo: Stessa funzionalità del pulsante Presetna di nuovo nella visualizzazionedella cartella (vedi Gestire i fax In partenza alla pagina 112);



• Il pulsante Elimina: Stessa funzionalità del pulsante Elimina nella visualizzazione della cartella (vediGestire i fax In partenza alla pagina 112);

• Il pulsanteRipristina (SOLAMENTE nello Storico delle chiamate in uscita - Visualizzazione della cartellaEliminati): Stessa funzionalità del pulsante Ripristina nella visualizzazione della cartella (vedi Gestire ifax In partenza alla pagina 112);

• Il pulsante Azioni ulteriori > Stampa Informazioni Fax: Apre le finestre della stampante del navigatoreweb per stampare le Proprietà di fax assieme alle Note;

• Il pulsante Azioni ulteriori > Segna come non visto: Una volta consultato, il fax appare in testo normale(non in grassetto). Utilizzando questo pulsante, l'utente può ritornare il fax allo stato di non visto (testo ingrassetto).

Nota: Ogni volta che viene compiuta un'azione della lista qui sopra, questa viene archiviata nell'Archivioeventi del fax (vedi Archivio degli Eventi in uscita alla pagina 115).

Limitazione: A seconda dei tuoi diritti di invio di fax, potresti non avere accesso al pulsante Scarica,Stampa Informazioni Fax e/o Presenta di nuovo.

Scheda per i fax in uscita

La procedura per visualizzare il contenuto di un fax in uscita nella finestra del navigatore è identica a quellaper i fax in entrata. Per informazioni dettagliate, consulta la sezione Scheda per i fax in entrata alla pagina106.

Scheda Proprietà dei fax in uscita


Proprietà aggiuntive

Se il tuo amministratore ha impostato il server per l'utilizzo e la visualizzazione di proprietà fax aggiuntive(personalizzate), esse appariranno in fondo a questa stessa pagina, come mostrato nell'esempio seguente:



Nota: Il titolo effettivo della sezione e le etichette di queste proprietà aggiuntive dipendono dalleimpostazioni eseguite dal tuo amministratore in base al loro scopo all'interno della tua azienda.

Alcune di queste proprietà potrebbero essere di sola lettura, mentre altre possono essere modificabili(contrassegnate con l'icona di una matita). Se sei autorizzato o desideri modificare queste proprietà, fai clicsull'icona della matita, inserisci o modifica il valore e fai clic su Salva.

Nota: Ogni volta che viene modificata una proprietà personalizzata (da te o da un delegato della tuaFax Box o da un amministratore), tale azione viene registrata nell'Archivio eventi (vedi Archivio degliEventi in uscita alla pagina 115).

Scheda per le Note in uscita

La scheda Note fax permette agli utenti di aggiungere note personalizzate per i fax in arrivo o in partenza.Per maggiori dettagli, consulta Scheda per le Note in entrata alla pagina 109.

Archivio degli Eventi in uscita

La scheda Archivio eventi mostra tutti gli eventi che si sono verificati e tutte le azioni effettuate sul fax incorso.

Nota: Questa scheda potrebbe non essere disponibile a seconda del tuo profilo fax, ma rimarrà sempredisponibile per gli amministratori del sistema.

Un archivio di eventi fax in uscita conterrà:

1. I successi e gli insuccessi relativi a:

• Presentazione dei fax (al sistema)• Trasmissione dei fax (al destinatario)• Notifiche (feedback)

2. Tutte le azioni effettuate dagli utenti (inclusi i delegati) e dagli amministratori, quali:

• Trasmissioni annullate o ritentate• I fax visti o scaricati



Nota: Se lo stesso utente/amministratore visualizza il fax più volte in un breve periodo di tempo,l'azione potrebbe non essere archiviata più volte (a causa di un processo di caching temporaneo).

• I fax segnati come visti o non visti• Fax ripresentati• I fax eliminati o ripristinati• Le note fax salvate• Proprietà personalizzate del fax modificate

Ogni evento/azione viene archiviato assieme alla data, il sommario e il nome dell'autore. Ulteriori informazionipotrebbero essere disponibili nella sezione in basso dell'archivio al momento della selezione dell'evento/azione.

Esportazione dell'Archivio eventi

L'Archivio eventi può essere esportato/scaricato tramite un file Microsoft Excel (.xlsx il cui nome corrisponderàalla ID dell'operazione di fax). Questo file conterrà tutte le informazioni dettagliate sugli eventi/azioni del faxin corso.

Cartella Fila di partenza

La cartella Fila di partenza contiene solamente una lista di fax. I fax rimarranno in questa cartella fino alcompletamento della procedura di spedizione.

Visione della Cartella Fila di partenza

La cartella Fila di partenza mostra lo stato dei fax attualmente in fase d'invio o in attesa di essere inviati.

La cartella Fila di partenza possiede i controlli seguenti:

• Funzione di ricerca: Sulla parte superiore della finestra troverai i campi e i pulsanti per la funzione Cerca.Vedi Ricerca di informazioni nello Storico delle chiamate in entrata alla pagina 120 per ulteriori informazionisu questa funzione.

• Pulsanti di gestione dei fax: Sopra alla lista di fax si trovano due pulsanti: Annulla e Ritenta ora. Questipulsanti ti permettono di gestire i tuoi fax. Vedi Gestire i fax in attesa alla pagina 117.

• Lista fax: La lista fax contiene tutti i fax presentati. Per ogni fax vengono mostrate le informazioni di base:

• Lo stato del fax nella fila;• L'oggetto del fax;• A: l'nformazione o numero fax di destinazione;• Il numero di pagine contenute nel fax, e;• L'ora di invio oppure, se l'invio è ritardato, l'ora e la data nella quale sarà inviato.



Nota: Avrai bisogno di aggiornare la pagina per osservare il progresso dell'invio di un fax.

Per qualunque fax che abbia ricevuto un segnale di occupato: il fax resta nella fila finché XM Fax permettedi ritentare.

per qualunque fax per il quale sia stato ordinato un ritardo di trasmissione (fax pianificato): il fax restanella fila con lo stato Ritardato fino al raggiungimento della data pianificata.

Facendo clic su un qualsiasi fax visualizzerai i suoi dettagli. Vedi Visualizzare i dettagli della Fila dei faxin partenza alla pagina 118 per una descrizione di questa funzione.

Nota: Ogni volta che un fax viene consultato (a meno di multiple consultazioni in un breve periododi tempo da parte della stessa persona), l'azione viene archiviata nell' Archivio eventi (vedi Archiviodegli Eventi in uscita alla pagina 115).

Gestire i fax in attesa

La visualizzazione della Fila di partenza offre all'utente varie opzioni di gestione dei fax, grazie all'uso dipulsanti come: Annulla, Annulla la trasmissione, e Ritenta ora. Per una breve panoramica fai riferimentoalla schermata e alla tabella che seguono.

DescrizionePulsante

Un fax è In attesa di ritentare qualora vi sia un errore temporaneo (linea di fax occupata) opermanente (problemi di hardware o software) rilevato dallo XMFaxDriver. Non appena

Ritenta ora

quest'errore è corretto, il sistema commuta lo stato in Pronto all'invio. Quando l'utente faclic sul pulsante Ritenta ora , il sistema esegue subito e bypassa il modo di nuovo tentativoritardato.

Fai clic su Annulla per annullare la trasmissione dei fax scelti.Annulla

Seleziona la casella a sinistra di un fax qualunque nella finestra della Fila di partenza nellaparte della trasmissione che vuoi annullare e poi fai clic su Annulla la trasmissione .

Annulla la Trasmissione

Nota: Una trasmissione di fax si verifica quando un utente XM Fax indirizza lo stessofax a due o più destinatari. Ogni fax nella trasmissione è elencato individualmentenell'elenco di partenza. Puoi annullare uno o più di questi fax come appena descritto,o annullare l'intera trasmissione.





Suggerimento: L'unico modo di cambiare la data/ora per un fax ritardato è di annullare questo fax dallaFila di partenza e pianificarlo di nuovo a partire dalla Storico delle chiamate in partenza (vedi Gestire ifax In partenza alla pagina 112).

Visualizzare i dettagli della Fila dei fax in partenza

Per osservare i dettagli di un fax in fila, fai clic sulla Fila di partenzadel fax in questione.

Nota: Ogni volta che un fax viene consultato (a meno di multiple consultazioni in un breve periodo ditempo da parte della stessa persona), l'azione viene archiviata nell' Archivio eventi (vedi Archivio degliEventi in uscita alla pagina 115).

I dettagli dei fax in arrivo sono divisi in due linguette:

• Fax (vedi Scheda per i fax in uscita alla pagina 119)• Proprietà (vedi Scheda delle proprietà per i fax in uscita alla pagina 119)


• Il linkIndietro : Per ritornare alla visualizzazione cartella;• Il pulsanteScarica : Scarica il file TIFF del fax sulla tua drive locale;

Nota: Questo pulsante verra segnato in grigio a meno che il tu amministratore non abbia attivato lafunzione Scarica. Se la funzione è attivata mentre sei all'interno del tuo account, potresti aver bisognodi effettuare il log out e rieffettuare il login affinché il pulsante sia funzionante.

• Il pulsanteRitenta ora : Stessa funzionalità del pulsante Ritenta ora nella visualizzazione cartella (vediGestire i fax in attesa alla pagina 117);

• Il pulsanteAzioni ulteriori > Stampa Informazioni Fax button: Apre le finestre della stampante delnavigatore web per stampare le Proprietà di fax;

• Il pulsanteAzioni ulteriori > Annulla / Annulla la trasmissione : Stessa funzionalità del pulsante Annulla/ Annulla la trasmissione nella Visualizzazione Cartella (vedi Gestire i fax in attesa alla pagina 117);




Limitazione: È possibile che l'accesso ai pulsanti Scarica e/o Stampa Informazioni Fax non siaconsentito a seconda dei diritti di invio fax di cui dispone l'utente.

Scheda per i fax in uscita

La procedura per visualizzare il contenuto di un fax in uscita nella finestra del navigatore è identica a quellaper i fax in entrata. Per informazioni dettagliate, consulta la sezione Scheda per i fax in entrata alla pagina106.

Scheda delle proprietà per i fax in uscita


Nota: Anche se il tuo amministratore ha impostato il server per l'utilizzo di proprietà fax aggiuntive(personalizzate), esse non appariranno tra le proprietà dei fax in partenza in questa pagina. Tuttaviasaranno visibili nelle proprietà dei fax in uscita (vedi Scheda Proprietà dei fax in uscita alla pagina 114).

Funzioni Cerca e Smista

Questi due strumenti ti aiutano ad organizzare e a navigare i tuoi fax.

Puoi smistare i tuoi fax secondo valori predefiniti ed effettuare ricerche al loro interno utilizzando diversevariabili.

Smistamento nella Lista fax

La funzione Smista permette di smistare la lista dei fax secondo valori predefiniti. Quando il cursore si trovaal di sopra del testo in grassetto sottolineato, appare la lista dei valori. Seleziona i valori desiderati per smistarela lista. Facendo clic sulla freccia triangolare si invertirà lo smistamento.



La lista dei valori mostrata nella figura si riferisce alla cartella dello Storico delle chiamate in entrata. Lacartella dello Storico delle chiamate in uscita possiede i valori seguenti

• Stato• Oggetto• Ora• A

Nota: La Fila di partenza non possiede questa funzione.

Ricerca nella Lista fax

È possibile visualizzare la totalità o solo parte dei fax, in una qualsiasi delle tre cartelle, utilizzando la barradei criteri di ricerca nella parte superiore del navigatore.

Ricerca di informazioni nello Storico delle chiamate in entrata

Ricerca semplice nello Storico delle chiamate in entrata

La barra degli strumenti della ricerca semplice (in basso) contiene un campo di ricerca e due liste a discesa.

Ricerca di testo

Questo campo ti permette di inserire una parola chiave per localizzare una determinata serie di fax all'internodell'archivio dello storico delle chiamate in entrata. La ricerca è effettuata in tutti i campi delle proprietà deiDettagli del fax, incluse le proprietà aggiuntive (campi personalizzati) eventualmente abilitatedall'amministratore.

Limitazione: La ricerca nel contenuto dell'immagine del fax (nella scheda Fax) non è possibile.

Nota: Per la ricerca, i caratteri possono essere in minuscolo o maiuscolo.

L'utente ha la possibilità di includere o escludere parole chiave specifiche racchiuse in un'espressione diricerca, proprio come succede in un normale motore di ricerca. La tabella che segue fornisce ulteriori dettaglisui parametri di ricerca che possono essere utilizzati in questo campo.

DescrizioneOperatore

Gli operatori + e - indicano rispettivamente che una parola deve essere presente o assente per poter ottenereuna corrispondenza esatta. Gli operatori devono essere inseriti prima (senza spazi) della parola. Ad es.:+xxx -yyy.

+ -



DescrizioneOperatore

L'asterisco serve da operatore di troncamento (o carattere jolly). Deve essere unito alla parola da troncare.Le parole corrispondono se iniziano con le lettere che precedono l'operatore *.

*

Una frase racchiusa tra virgolette doppie ('"') corrisponderà unicamente alle righe contenenti esattamentela stessa frase, lettera per lettera, come è stata digitata. Il motore di ricerca su testo completo suddivide la

"

frase in parole e cerca le singole parole. I caratteri non alfabetici non devono necessariamente presentareuna corrispondenza esatta. La ricerca di frasi richiede unicamente che le corrispondenze trovate contenganoesattamente le stesse parole della frase specificata e nello stesso ordine. Ad esempio, "frase di prova"corrisponde a "frase, di, prova".

Nota: La ricerca semplice è pensata per ignorare certe parole “generiche” chiamate Stop words qualiil, o, ancora, ecc. Queste Stop words possono essere modificate per aggiungere o rimuovere parolespecifiche che potrebbero interferire con il motivo della ricerca. Per ulteriori informazioni, rivolgersiall'amministratore.

Nota: In questo contesto, per token (parola) si intende qualsiasi sequenza di lettere, numeri e caratteridi sottolineatura, ma con 1 solo apostrofo, contenuta in una riga. Ad esempio:

• aaa'666 viene considerata come 1 parola• a'b'c65 viene considerata come 1 parola• a''abcd6 viene considerata come 2 parole

Una volta selezionati tutti i criteri, fai clic sul pulsante Cerca. Lasciare i campi di ricerca vuoti e le liste adiscesa su Tutti risulterà nella visualizzazione di tutti i fax (vedile liste a discesa Data e Stato ).

Nota: Se hai effettuato una selezione all'interno delle liste a discesa, la funzione di ricerca cercheràsolamente tra i fax filtrati. Per cercare tra tutti i fax, seleziona Tutti in entrambe le liste a discesa.

Filtraggio per data

La lista a discesa Data ti permette di filtrare i fax secondo il criterio seguente: il fax è stato ricevuto in qualsiasimomento o entro un certo intervallo di tempo.

Fai clic sull'intervallo di tempo desiderato. Selezionando Personalizzata si apre ilMenù di periodo di tempopersonalizzato in cui puoi indicare altre date. Puoi restringere la ricerca anche di più, indicando un'ora diinizio per la data iniziale e un'ora di fine per la data finale. L'ora può essere selezionata in blocchi di 15 minuti.

Il filtraggio è messo in funzione appena la lista a discesa viene selezionata o quando viene fatto clic sulpulsante OK all'interno del Menì di periodo di tempo personalizzato.

Filtraggio secondo lo stato

La lista a discesa Stato ti permette di visualizzare tutti i fax correnti, oppure di filtrare i fax per vedere soloquelli ricevuti o parziali/non riusciti. Non appena effettuata la selezione, il filtraggio viene messo in funzione.



Ricerca avanzata nello Storico delle chiamate in entrata

Per una ricerca all'interno di un campo specifico del fax, fai clic sul link Avanzata.

Nota: Il link Avanzata non è disponibile quando si usa una soluzione basata su cloud.

Inserisci i valori di ricerca nel campo da te scelto.

Limitazione: Le proprietà aggiuntive (campi personalizzati) eventualmente abilitate dall'amministratorenon sono incluse nella ricerca avanzata.

Nella ricerca avanzata, il valore di ricerca deve corrispondere all'intero contenuto del campo in questione.Se cerchi nel campo Da, potresti inserire, ad esempio, 5142221111 come numero di fax invece che solamente2221111, dal momento che quest'ultimo non produrrebbe alcun risultato.

Nota: Per la ricerca, i caratteri possono essere in minuscolo o maiuscolo.

L'operatore O (in maiuscolo) può essere utilizzato in questi campi per proporre criteri di ricerca alternativi.

Le liste a discesa Data e Stato funzionano alla stessa maniera di una ricerca semplice.

Nota: Vedi Glossario alla pagina 140 per spiegazioni sulla terminologia e abbreviazioni utilizzati nellaricerca avanzata.

Ricerca di informazioni nello Storico delle chiamate in uscita

Ricerca semplice nello Storico delle chiamate in uscita

La ricerca semplice nello Storico delle chiamate in uscita funziona allo stesso modo della ricerca semplicenello Storico delle chiamate in entrata. Vedi Ricerca semplice nello Storico delle chiamate in entrata allapagina 120.

Ricerca avanzata nello Storico delle chiamate in uscita

La ricerca avanzata nello Storico delle chiamate in uscita funziona allo stesso modo della Ricerca avanzatanello Storico delle chiamate in entrata alla pagina 122, ma i campi di ricerca sono diversi.




Limitazione: Le proprietà aggiuntive (campi personalizzati) eventualmente abilitate dall'amministratorenon sono incluse nella ricerca avanzata.

Ricerca di informazioni nella fila di partenza

Ricerca Semplice

La ricerca semplice nella Fila di partenza funziona allo stesso modo della ricerca semplice dello Storico dellechiamate in entrata. Vedi Ricerca semplice nello Storico delle chiamate in entrata alla pagina 120.

Nota: In questo caso ci sono alcune differenze rispetto allo Storico delle chiamate in entrata e allo Storicodelle chiamate in uscita:

• La lista a discesa Stato è sostituita dalla lista a discesa Priorità. Ti permette di indicare se desiderivedere tutti i fax in partenza o solamente quelli a priorità Alta, Normale o Bassa.

• Anche se il tuo amministratore ha impostato il server per l'utilizzo di proprietà fax aggiuntive(personalizzate), non sarà possibile eseguire ricerche in queste proprietà dalla fila di partenza. Tuttavia,potrai eseguire ricerche in queste proprietà dallo storico delle chiamate in uscita.

Ricerca avanzata

La ricerca avanzata della Fila di partenza funziona allo stesso modo della Ricerca avanzata nello Storicodelle chiamate in entrata alla pagina 122, ma i campi di ricerca sono diversi.


La funzione Componi

Il pulsanteComponi un fax apre una pagina che consente di configurare, comporre e inviare i fax direttamentedal navigatore web.



Descrizione dell'interfaccia Componi

Schede

La pagina Componi contiene tre schede: Componi (per difetto), Informazioni sulla ditta e il mittente, eOpzioni. Sono utilizzate in Creare ed inviare un fax alla pagina 128.

Pulsanti

Il pulsante Presenta, situato sopra le schede, trasmette il fax.

Nota: A seconda dei diritti di invio fax posseduti dall'utente, l'accesso al pulsante Presenta potrebbeessere vietato.

Il pulsante Anteprima consente di generare un'anteprima del fax, tramite il server del fax, prima di inviarlo.

Nota: Questa operazione (che richiede la conversione delle immagini sul lato server) può richiedere uncerto tempo a seconda del numero di pagine degli allegati.

La schermata di anteprima offre le stesse opzioni a display disponibili per la visualizzazione di un fax inviatoo ricevuto (vedi Scheda per i fax in entrata alla pagina 106). Da questa schermata puoi trasmettere il tuo faxoppure ritornare alla schermata di composizione per apportare delle modifiche.

Attenzione: Facendo clic sul pulsante Componi un fax puoi resettare tutti i campi e annullare il fax chestavi preparando.

La scheda Componi

La finestra di dialogo della schedaComponi viene utilizzata per specificare i destinatari, la pagina di copertura,l'oggetto e il contenuto del fax.



Nella sezione Destinatari , saranno disponibili i campi seguenti:

il nome dei/del destinatari/o.Nome

La ditta dove lavora il destinatario.Ditta

Il numero di fax di destinazione.Fax

Suggerimento: Puoi aggiungere il simbolo "+" davanti ad un numero di codiceinternazionale per applicare correttamente il formato del A: numero di fax sulla paginadi copertina.Comunque, l'uso del simbolo "+" potrebbe non essere supportato dalla tuacompagnia telefonica e/o dalla configurazione del server fax effettuata dal tuoamministratore.

Nota: Per aggiungere (e gestire) più destinatari consulta Aggiungere uno o più destinatari di un fax allapagina 129.

Nella sezione Pagina di copertina , sono disponibili i campi seguenti:

Seleziona una pagina di copertina da aggiungere al memo (la pagina di copertina per difetto èBasic01.cse). Se non vuoi utilizzare una pagina di copertina, seleziona Nessuna.

Stile

L'oggetto del fax.Oggetto

Il testo del fax.Commento

Nella sezione Allegati , gli utenti possono allegare uno o più file al fax. Per maggiori informazioni consultaAggiungere uno o più allegati ad un fax alla pagina 129.

È anche possibile aggiungere allegati utilizzando Web Fax Composer Printer. Vedi Allegare documenti adun fax utilizzando Web Fax Composer Printer alla pagina 133.



Nota: Sebbene Web Fax Composer Printer apra la funzione Web Access Compose, questa può essereutilizzata con il Client Web già in funzione, ed aggiungerà allegati al fax in corso. Ciò accadrà anche nelcaso vi siano già allegati nel fax in corso.

La scheda informazioni sulla ditta e sul mittente

La finestra di dialogo della scheda Informazioni sulla ditta & il mittente consente all’utente di specificarei propri dati personali, di fatturazione e aziendali. È possibile utilizzare le informazioni contenute nel profiloassociato all’account utente o digitare direttamente informazioni personalizzate.

Selezionare l'opzione Utilizzare le informazioni per difetto sulla ditta e sul mittente per utilizzare i dati difatturazione e aziendali specificati nel profilo associato all’account utente. I campi delle informazioni personalirimarranno vuoti, fatta eccezione per l’indirizzo e-mail.

Selezionare l'opzioneUtilizzare le informazioni personalizzate sulla ditta e sul mittente per personalizzarei dati personali, di fatturazione e aziendali per il fax attivo. I campi elencati sotto questa opzione diventanoquindi modificabili:

La formula introduttiva selezionata. Ad esempio: Sig., Sig.na, Sig.ra.Saluto:

Il cognome del destinatario.Cognome:

Il nome del destinatario.Nome:

La qualifica del mittente.Tipo mestiere:

L’indirizzo di posta elettronica del mittente.E-Mail:

Il numero di cellulare del mittente (comunicazioni vocali).Cellulare :



Il numero del cercapersone del mittente.Pager:

Il codice di fatturazione del mittente.Codice di fatturazione:

Il sotto-codice di fatturazione del mittente.Sotto-codice di fatturazione:

Il nome dell’azienda del mittente.Ditta:

L’indirizzo dell’azienda del mittente (via e numero civico).Indirizzo:

La città dove è insediata l’azienda del mittente.Città:

Lo stato dove è insediata l’azienda del mittente.Stato:

Il paese dove è insediata l’azienda del mittente.Paese:

Il codice postale dell’azienda del mittente.Zip Codice:

Il numero telefonico dell’azienda del mittente (comunicazioni vocali).Telefono:

Il numero di fax dell’azienda del mittente.Fax:

Facendo clic sul pulsante Ristaurare parametri per difetto vengono ripristinati i valori impostati nel profilodell’utente. Se nel profilo non è specificato alcun valore, o se un campo fa parte della sezione Informazionipersonali (fatta eccezione per l’indirizzo e-mail), il campo viene lasciato in bianco.

La linguetta Opzioni

Potete stabilire i parametri di fax e decidere se desiderate ricevere delle notifiche nella tabella della linguettaOpzioni . Fate riferimento alla schermata seguente per un esempio.

Selezionate l'opzione Utilizzare le opzioni per difetto per utilizzare i parametri di fax indicati nel profilo checorrisponde al vostro conto di utente.

Selezionate l'opzioneUtilizzare le opzioni personalizzate per personalizzare i parametri di fax. Se selezionatequesta opzione, potrete inserire dati nei campi seguenti:

Indica la priorità del fax (Bassa o Normale). Per difetto è Normale.Priorità:

Indica il numero massimo di prove di trasmissione del fax prima della mancatariuscita. Questo, per difetto. è 3; il massimo è 99.

Numero di prove:



Indica la risolizione del fax (Bassa o Normale). Per difetto è Alta.Risoluzione:

Selezionate questa casella per emettere una notifica dopo che un fax è inviatocon successo.

Notificare il successo:

Selezionate questa casella per emettere una notifica quando l'invio di un faxfallisce.

Notificare il fallimento:

Selezionate questa casella per permettere la ricezione di una notifica sola(un sommario) dopo l'emissione di una trasmssione di fax.

Notifica di trasmissione:

Nota: Permettere questo tipo di notifica non sospende le altre notifichedi fax in partenza. Se lasciate le caselle Notificare il successo eNotificare il fallimento selezionate, riceverete ancora notifiche per tuttele comunicazioni di fax avvenute nella trasmissione.

Se desiderate ritardare l'invio del fax attuale, selezionate la casella e inseriteuna data ed un'ora per il ritardo.

Ritardare la trasmissionefino a:

Fate clic su Ristaurare parametri per difetto restaura i campi ai valori presi a partire dal profilo dell'utente.Se nel profilo non è specificato alcun valore, il campo rimane vuoto.

Creare ed inviare un fax

Per utilizzare questa funzione devi disporre di diritti di invio fax.

Per creare ed inviare un fax utilizzando la funzione Componi del client Web, segui la procedura che segue:

1. Fai clic su Componi un fax.2. Nella scheda Componi, inserisci il Nome, la Ditta e il Numero di fax di un destinatario.

Suggerimento: Se avete bisogno di aggiungere un codice DTMF (come un numero interno o unprefisso interurbano), potete inserirlo dopo il numero di fax, preceduto da una o più pause (virgola olettera p – in maiuscolo o minuscolo).

Ad esempio: (514) 222-3333p1234 (equivalente a(514) 222-3333,1234).

Nota: Se hai bisogno di aggiungere (e gestire) più di un destinatario, consulta Aggiungere uno o piùdestinatari di un fax alla pagina 129.

I campiNome,Ditta eNumero di fax possono essere riempiti automaticamente a partire dalle informazionicontenute nella Rubrica Web al momento dell'inserzione di caratteri.

3. Inserisci l' Oggetto del fax.4. Digita il testo del messaggio nella sezione Commento.5. Se desideri utilizzare una pagina di copertina in particolare, sarà possibile selezionarla dalla lista a discesa

Pagina di copertina oppure seleziona Nessuna se non desideri utilizzarne una con il fax.6. Se desideri aggiungere un allegato al fax, consulta Aggiungere uno o più allegati ad un fax alla pagina

129.7. Se hai bisogno di modificare le informazioni del mittente e della ditta o le impostazioni del fax in corso,

consulta La scheda informazioni sulla ditta e sul mittente alla pagina 126 e La linguetta Opzioni alla pagina127.

8. Fai clic sul pulsante Presenta, situato al di sopra delle schede della funzione Componi.

Nota: Puoi generare un'anteprima del fax prima di inviarlo. Tuttavia, questa operazione può richiedereun certo tempo a seconda del numero di pagine da visualizzare in anteprima. Per ulteriori dettagli,vedi Descrizione dell'interfaccia Componi alla pagina 124.



Quando trasmetti un fax, il Client Web conferma lo stato dell'invio con una conferma di trasmissione codificatasimile a quella che segue:

Nota: Puoi aggiungere un contatto alla tua rubrica personale al momento dell'invio del fax. Tuttavia,questa azione può essere configurata in anticipo. Per ulteriori informazioni vedi Configurare l'aggiuntaautomatica di contatti alla pagina 140

Aggiungere uno o più destinatari di un fax

Come aggiungere uno o più destinatari ad un fax in fase d’invio, e come gestire la lista dei destinatari.

Questa è una procedura da applicare durante la preparazione di un fax da inviare. Per maggiori informazionisull’invio dei fax, consultate Creare ed inviare un fax alla pagina 128.

Per aggiungere uno o più destinatari al vostro fax:

1. Nella zona Componi, digitate il Nome, Azienda ed il Numero fax di un destinatario.2. Se desiderate aggiungere più di un destinatario, fate clic sul pulsante Altri destinatari.

Appare così una nuova sezione a destra dei campi dei Destinatari.

3. Digitate le informazioni relative al destinatario negli appositi campi, quindi fate clic su Aggiungi.4. Ripetete l’operazione per ogni destinatario del fax.5. Se desiderate modificare le informazioni di un destinatario del fax già presente sulla lista:

a) Selezionate un destinatario sulla lista e fate clic su Modifica.

Nota: Se i campi contengono già informazioni, queste verranno eliminate facendo clic suModifica.

Le informazioni del destinatario selezionato apparirà nei campi corrispondenti sul lato sinistro, ed ildestinatario sparirà dalla lista.

b) Modificate le informazioni nei campi e fate clic su Aggiungi per confermare.Il destinatario modificato appare di nuovo sulla lista.

6. Se desiderate eliminare un destinatario dalla lista, selezionatelo e fate clic su Rimuovi.

Aggiungere uno o più allegati ad un fax

Come aggiungere uno o più allegati ad un fax da inviare.



Questa è una procedura da applicare durante la preparazione di un fax da inviare. Per maggiori informazionisull'invio dei fax, consultate Creare ed inviare un fax alla pagina 128.

Per aggiungere uno o più allegati al vostro fax:

1. Fate clic suNaviga e selezionate un file da allegare al fax.2. Se avete bisogno di allegare più di un elemento, fate clic sul pulsante Altri allegati .

Si apre una nuova sezione al di sotto del campo Naviga .

3. Fate clic su Naviga e selezionate un file da allegare al fax, quindi fate clic su Aggiungi.4. Ripetete la procedura per ogni allegato del fax.5. Utilizzate i pulsanti Sposta verso l'alto e Sposta verso il basso per modificare l'ordine degli allegati.6. Qualora abbiate bisogno di eliminare un allegato dalla lista, selezionate l'allegato e fate clic su Rimuovi.

Nota: Potete anche allegare dei file utilizzando il Web Fax Composer Printer. VediAllegare documentiad un fax utilizzando Web Fax Composer Printer alla pagina 133.

Sebbene Web Fax Composer Printer apra la funzione Web Access Compose, questo può essereutilizzato con Web Access già in funzione, ed aggiungerà allegati al fax in corso. Ciò accadrdà anchese vi siano già allegati nel fax in corso.

Delega

XM Fax dà agli utenti la possibilità di delegare altriXM Fax utenti ad accedere la loro casella di fax, ad esempioquando sono in vacanza.

Finché l'Amministratore ha permesso la caratteristica di Delega (altrimenti consultate il vostro Amministratoredi Server di Fax), due tipi di ruoli di operatori possono essere definiti nel contesto di Delega: il Proprietarioed i Delegati.

Proprietario

Questo termine definisce tutti gli utentiXM Fax aventi accesso alla loro casella di fax tramite l'interfaccia delclient Web. Come i Proprietari, hanno accesso a tutte le caratteristiche che l'Amministratore ha il permessodi usare (vedi Descrizione generale alla pagina 97).

Un Proprietario può delegare uno o più utentiXM Fax (che qui chiamiamo Delegati) per accedere la suacasella di fax. L'accesso ai Delegati è configurabile (esistono molte opzioni tra accesso pieno e molto limitato)e può essere diverso da un Delegato ad un altro.

Per maggiori informazioni sulla gestione delle deleghe, consultate: Aggiungere e gestire Delegati alla pagina131.



Delegati

Questo termine definisce tutti gli utentiXM Fax che hanno accesso alla loro propria casella di fax tramitel'interfaccia del client Web e che sono stati scelti da un altro utenteXM Fax (che qui chiamiamo il Proprietario)per accedere la casella di quell'utente, in un contesto di delega.

A seconda dei permessi specifici che il Proprietario ha dato a un Delegato, questo Delegato potrebbe averedei poteri pieni o accesso limitato alla casella di fax del Proprietario e alle sue caratteristiche.

Nota: XM Fax gli utenti possono essere Delegati di molteplici Proprietari.

Per maggiori informazioni sull'accesso all'interfaccia come Delegato, consultate: Accedere all'interfaccia (diun altro utente) come Delegato alla pagina 132.

Aggiungere e gestire Delegati

La procedura seguente presume che:

• Hai già effettuato il login nell'interfaccia di accesso al Web nella tua propria casella di fax.• Il tuo amministratore ha permesso la funzione di delega.

Per aggiungere un Delegato e configurare i permessi per l'accesso alla tua casella di fax:

1. Fai clic sul link Opzioni sull'angolo in alto a sinistra dell'interfaccia.Apparirà lo schermo Opzioni.

2. Scegli la scheda Delega.

3. Fai clic su Aggiungi.

4. Nel campo Email dell'utente inizia a digitare il nome dell'account della persona che desideri aggiungerecome Delegato, quindi fai clic su Controlla email.



In base alle prime lettere digitate, il sistema potrebbe completare il nome nel campo o consentirti la sceltadi un elemento facente parte di in un elenco di utenti disponibili il quale conto inizia per queste lettere.

Importante: Si raccomanda di utilizzare il pulsante Controlla email per verificare l'esistenza delnome di account dell'utente, altrimenti non si otterrà la delega aspettata.

Suggerimento: Se non riesci a trovare o a ricordare i nomi di conto esistenti, potrai sempre lasciareil campo Email utente vuoto e semplicemente fare clic su Controlla email per accedere all'elencodi tutti gli utenti disponibili.

5. Installa i permessi di delega che desideri dare al Delegato specifico:

Per difettoDescrizioneNome di opzione

DisattivatoPermette al Delegato di osservare solamente la prima pagina di qualunquefax nella tua casella.

Mostra solo la primapagina

AttivatoConsente al Delegato di comporre dei fax dalla tua casella.Ha accesso allacomposizione

AttivatoConsente al Delegato di eliminare dei fax dalle visualizzazioni Eliminati dellatua casella.

Ha accessoall'eliminazionepermanente

AttivatoConsente al Delegato d'inviare di nuovo dei fax dalla vostra casella Storicodelle chiamate in uscita.

Ha accesso ariprovare

AttivatoConsente al Delegato d'inoltrare dei fax dal tuo Storico delle chiamate inentrata.

Ha accesso ainoltrare

Nota: Tutte le operazioni di trasmissione saranno etichettate con il nomedel Delegato nella Storico delle deviazioni del fax interessato (vediVisualizzare i dettagli del fax in arrivo alla pagina 105).

Nota: Tutte le operazioni effettuate su di un fax da un delegato sono registrate nell'Archivio eventidel fax (vedi Archivio degli Eventi in entrata alla pagina 109 o Archivio degli Eventi in uscita alla pagina115).

6. Fai clic su Aggiungi.Il nuovo Delegato appare ora nell'elenco dei Delegati e l'utente in questione può accedere ora la tuacasella di fax secondo i permessi da te scelti. Viene mostrata anche la delega Start Date per riferimentifuturi.

Ora, se necessario, potrai aggiungere e configurare altri Delegati o gestire l'elenco di quelli esistenti utilizzandoi pulsanti Modifica e Elimina.

Nota: Start Date non cambia in caso di modifica dei permessi all'interno di una delega esistente.

Accedere all'interfaccia (di un altro utente) come Delegato

La procedura seguente presume che:

• Il tuo amministratore ha permesso la funzione di delega.• Almeno un altro XM Fax utente ti ha aggiunto come Delegato.

Per accedere la casella di fax di un altro utente come Delegato:

1. Accedi nell'interfaccia del client Web con il tuo account.



Nell'angolo in cima a sinistra dell'interfaccia, vedrai il menù a discesa Casella di fax , che consente dicommutare tra la tua casella di fax (in cima all'elenco) e le caselle di fax di tutti gli utenti che ti hannoaggiunto come Delegato.

2. Scegli un utente nel menù a discesa.Sei ora nella casella di fax dell'utente selezionato e puoi agire secondo i permessi specifici che l'utente tiha fornito come Delegato.

Limitazione: È possibile ottenere permessi di delega solamente per le funzioni fax (vedi l'elenco diopzioni nella sezione: Aggiungere e gestire Delegati alla pagina 131). Non potrai mai accedere allasezione Opzioni di una casella di fax che non sia la tua.

Nota: Tutte le operazioni effettuate su di un fax da un delegato sono registrate nell'Archivio eventidel fax (vedi Archivio degli Eventi in entrata alla pagina 109 o Archivio degli Eventi in uscita alla pagina115).

Suggerimento: Per ritornare alla tua casella di fax, basterà scegliere il nome del tuo account nel menùa cascata Casella di Fax .

Allegare documenti ad un fax utilizzando Web Fax ComposerPrinter

Se Web Fax Composer Printer è installato sul tuo computer, potrai inviare fax tramite l'interfaccia Client Webstampando documenti a partire da una qualsiasi applicazione Windows.

Nota: Web Fax Composer Printer può essere installato grazie al pacchetto d'installazione ClientInstallation Package. Vedi Link verso Scarica XM Fax Installer per applicazioni client Windows allapagina 100.

Quando utilizzi Web Fax Composer Printer, il documento viene convertito in un file TIFF ed allegato al faxnella funzione Client Web Componi .

1. Apri, utilizzando l'applicazione appropriata, il documento da inviare via fax.2. Accedi alle opzioni di stampa dell'applicazione.3. Seleziona la stampante Web Fax Composer sulla lista delle stampanti disponibili.4. Stampa il documento.

Il documento viene trasformato in un file TIFF e si apre la finestra Preparazione dell'allegato . Il file TIFFè visibile nella casella Progresso .



5. Inserisci le tue impostazioni di connessione ed autenticazione (se non l'hai già fatto).Per maggiori informazioni, vedi Impostazioni di connessione e autenticazione alla pagina 135.

6. Fai clic su Carica.Si apre una sessione Client Web in modalità di composizione, con il file TIFF allegato a questo fax.

Nota: Nel caso di una soluzione basata su cloud (il server non è in loco), se l'Autenticazione a duefattori è attivata nel tuo account, avrai bisogno di fornire il Codice di verifica generato dalla tuaApplicazione autenticatrice.

Nota: Se un fax era già in fase di preparazione nell'interfaccia web, il file TIFF è allegato a questofax.

Nota: Per caricare più di un allegato alla volta e per allegare automaticamente, vedi Opzioni dicaricamento alla pagina 134

7. Per completare la composizione del fax ed inviare il fax nel Client Web, vedi .

Opzioni di caricamento

Opzioni di Autocaricamento

Se di solito caricate solamente un allegato alla volta con il Web Fax Composer, potete selezionare la casellaAutocaricamento . Quando stampate a partire dalla vostra applicazione Windows, allora la finestraPreparazione dell'allegato si apre ed inizia il caricamento in maniera automatica.

Il pulsanteAnnulla diverrà allora un pulsante Chiudi che includerà un conto ala rovescia di 10 secondi unavolta caricata l'immagine TIFF. Potete fare clic su Chiudi in qualsiasi momento per chiudere la finestra.



Nota: Quando l'opzione Autocaricamento è attivata, questa impedisce all'utente di modificare leimpostazioni (connessione, autenticazione, lingua). Per disattivarla, deselezionate la casella nel corsodei 10 secondi di attesa la prossima volta che utilizzate la stampante Web Fax Composer.

Caricare più di un allegato

Nota: La casellaAutocaricamento deve essere deselezionata per utilizzare questo metodo.

Una volta che il file è stato trasformato in file TIFF nella finestra Preparazione dell'allegato , non fate clicsu Carica . Tornate ala vostra applicazione Windows oppure utilizzate una qualsiasi altra applicazioneWindows per stampare un altro file tramite Web Fax Composer Printer. Il file TIFF verrà aggiunto nella casellaProgresso della finestra Preparazione dell'allegato .

Ripetete questa operazione tute le volte che volete fino a che tutti gli allegati richiesti saranno nella corniceProgresso , quindi caricate verso il Web Fax Composer. Tutti gli allegati saranno presenti nella funzioneWeb Access Comporre .

Nota: Se desiderate caricare un allegato ulteriore, stampate e caricate il file e questo verrà semplicementeaggiunto alla lista di allegati nella funzione Web Access Comporre .

Impostazioni generali

Selezione della lingua dell'interfaccia

Utilizza la lista a discesa per modificare la lingua utilizzata nella finestra Preparazione dell'allegato .

Nota: Le impostazioni per difetto sono Usa le mie impostazioni regionali.

Impostazioni di connessione e autenticazione

Tutte le impostazioni per la connessione ed il login descritte in basso sono obbligatorie per l'uso dellafunzionalità:

Impostazioni di collegamento del server fax:

Il modo di connessione al server fax dipende dall'ambiente nel quale questo è funzionante: se in sito o subase cloud.

Attenzione: Questo Nome host o URL dovrebbe essere stato correttamente impostato (o comunicato)dal tuo amministratore al momento dell'installazione; non dovresti avere bisogno di modificarlo.

DescrizioneCampo

Configurazione con funzionamento in sito

Il nome utilizzato per raggiungere l'host del Server Fax in sito.

Nome Host o URL


In un contesto HTTPS, <ServerName_or_IP> deve essere il nome del Server Fax (e nonil suo indirizzo IP).

Configurazione con soluzione basata su cloud

L'URL per il collegamento a una soluzione basata su cloud. Questo può essere inseritosolamente sotto forma di URl

Autenticazione



DescrizioneOpzione

Se desideri effettuare automaticamente il login con il tuo account Windows attuale.Usa il sign on singolointegrato di Windows Nota: Non disponibile (in grigio) per una soluzione basata su cloud.

Se desideri effettuare il login con l'account di fax registrato dal Server Fax ( Nome utente ePassword– con l'opzione di ricordare la tua password).

Usa autenticazione dibase

Rubrica Web

Una rubrica Web conserva informazioni sui contatti ai quali vengono inviati fax. Tali informazioni possonoincludere il nome, il numero di fax e l'indirizzo del contatto, il nome e l'indirizzo della ditta, ecc.

Esistono due tipi di rubriche:

• Rubrica pubblica (aziendale): assegnata secondo il tuo profilo (e accessibile a tutti gli utenti con lo stessoprofilo), gestita unicamente dagli amministratori.

• Rubrica personale (privata): accessibile e gestita unicamente da te.

Queste rubriche sono utilizzabili principalmente per indirizzare i fax dal Client Web – e in via opzionale daSendFAX.

Questo capitolo spiega:

• Come accedere e sfogliare le rubriche.• Come gestire i contatti e i gruppi all'interno della tua rubrica personale.• Come inviare fax a partire dalle rubriche.

Accedere e sfogliare le rubriche

Per accedere all'interfaccia di gestione della rubrica, effettua il login sull'interfaccia web (vedi Aprire unasessione di accesso al Client Web alla pagina 97) e fai clic sul link Contatti situato in basso a sinistra.

L'interfaccia è suddivisa in tre sezioni. La colonna a sinistra mostra la lista delle rubriche disponibili (con iloro gruppi) mentre la colonna centrale permette di navigare tra i contatti di un gruppo selezionato. La colonnaa destra permette di visualizzare le informazioni e i dettagli di una selezione.

Nota: La sezione a destra mostra una versione abbreviata delle informazioni. Facendo clic su Mostrai dettagli completi si renderanno disponibili le informazioni complete dell'elemento selezionato.



Lo strumento di ricerca Rubrica Web

Puoi cercare elementi tramite la barra di ricerca situata la barra delle opzioni digitando all'interno del campoCerca membri . Una ricerca può essere filtrata selezionando un valore nella lista a discesa Mostra .

Lo strumento Selezione Veloce della Rubrica Web

Se desideri selezionare velocemente più elementi, puoi utilizzare i link disponibili nella barra Seleziona .

Gestire i contatti

All'interno della rubrica personale, è possibile:

• Creare e gestire i propri contatti e gruppi• Copiare contatti a partire da una rubrica pubblica verso la rubrica personale• Importare contatti a partire da fonti esterne• Configurare l'aggiunta automatica dei contatti

Questa sezione spiega come compiere queste operazioni.

Creare un contatto o un gruppo

Creare un contatto

Per creare un contatto, fai clic su .

Nota: Solo Mostra il nome ed il numero FAX sono obbligatori. Se desideri aggiungere ulterioriinformazioni per i contatti creati, puoi accedere ad un formulario più dettagliato facendo clic su Mostrai dettagli >>:




Fai clic su Applica per confermare.

Creare un gruppo

Per creare un gruppo, seleziona Gruppo utilizzando la freccia accanto al pulsante .

Digita un Nome da dare al gruppo e fai clic su Applica per confermare.

Gestire contatti e gruppi

Quella che segue è una lista delle opzioni disponibili per gestire i contatti ed i gruppi all'interno della vostrarubrica personale:

DescrizionePulsante

Mofifica i dettagli dell'elemento.

Elimina l'elemento selezionato.

Aggiunge l'elemento selezionato ad un gruppo.

Nota: È possibile aggiungere un gruppo ad un altro gruppo.

Elimina l'elemento selezionato da un gruppo.

Nota: Tutte le azioni possono essere effettuate con selezioni multiple (eccetto Modifica). Dal momentoche è possibile solamente gestire i propri contatti, queste non saranno disponibili per gli elementi presentinella rubrica pubblica.

Copiare contatti pubblici nella lista dei contatti privata

Mentre non è possibile modificare un contatto in una rubrica pubblica,è possibile invece copiare contatti dauna rubrica pubblica nella rubrica personale e gestirli come contatti personali.

Per fare ciò, selezionate un elemento, fate clic su e selezionate Contatti personali.

Nota: Procedura valida anche anche per le selezioni multiple.



Importare contatti a partire da una fonte esterna

È possibile importare una lista di contatti esterna dentro la vostra rubrica personale utilizzando un file CSV.

1. Selezionate – nella vostra Rubrica personale – il nodo Tutti i membri oppure un gruppo nel quale desiserateimportare la lista di contatti esterna.

2.Click .

3. Selezionate il tipo di applicazione a partire della quale la lista dei contatti da importare è stata esportatacome file CSV file (MS Outlook, Outlook Express o IBM Notes).

Nota: Per utilizzare l'opzione IBM Notes (con un file CSV) , il file CSV deve essere stato esportatoda IBM Notes versione 8.5+, coi parametri di default: tutte le proprietà, con le intestazioni.

4. Cercate il file da importare.

Nota: Il file da importare deve essere un file CSV esportato da un'applicazione del tipo selezionato.

5. Selezionate, per il file CSV, l'opzione per i contatti già esistenti nella Rubrica:

• Fusione: Le informazioni contenute nel contatto importato sostituiranno quelle dei contatti già esistenti.• Aggiungi: Verrà creato un nuovo contatto.• Ignora: Il contatto importato verrà ignorato.

6. Fate clic su Importa.

I contatti sono stati così aggiunti nella vostra rubrica.

Inviare un fax a partire da una rubrica

Per infviare un fax direttamente da una rubrica:

1. Selezionate un contatto o un gruppo.

Nota: È possibile selezionare più di un elemento.

2.Click .



Appare così lo schermoComponi e i contatti selezionati vengono aggiunti automaticamente nella sezioneDestinatari .

3. Inviate il fax seguendo la normale procedura : Creare ed inviare un fax alla pagina 128

Configurare l'aggiunta automatica di contatti

Una funzione permette di aggiungere nuovi destinatari di fax alla vostra rubrica dopo l'invio di un fax. Talefunzione è configurabile.

1. Sull schermo principale dell'interfaccia Web, fate clic su Opzioni.

2. Selezionate un'opzione da aggiungere, Al momento dell'invio di un fax a dei nuovi contatti :

• Chiedermi se voglio aggiungerli ai miei contatti personali• Aggiungerli ai miei contatti personali• Non aggiungerli ai miei contatti personali

3. Click Applica.

Glossario

ANI: Diminutivo di Automatic Number Identification. È il numero di fax del mittente (il campo Da: ).

Codice di trasmissione: All'invio a più destinatari, XM Fax crea una ID di trasmissione che sarà identica intutti i fax del destinatario (contrariamente alla ID Operazione, diversa per ogni fax).

Destinazione: Il numero fax di destinazione (dove il fax sarà inviato). Appare nelle Proprietà dei dettagli dellecartelle dello Storico delle chiamate in partenza e della Fila di partenza.

DID: Abbreviazione di Direct Inward Dialing number. È il numero fax del destinatario (il campo A: nella cartellaStorico delle chiamate in entrata).

Interno: Appare dopo il numero di fax nel campo A: delle proprietà del fax dello Storico delle chiamate inentrata.

ID Fax: Rappresenta ID operazione or ID di trasmissione.

CSID remoto Vedi Identificatore CSID remoto del fax.



Identificatore CSID remoto del fax. CSID è l'abbreviazione di Call Station ID. In un fax in arrivo, il CSIDremoto è l'identificatore del mittente. DI solito si tratta di un numero fax, ma può essere anche una serie dicaratteri.

Codice di fatturazione del mittente:Un codice utilizzato da un mittente per attribuire il costo dell'operazionefax a un progetto o account in particolare.

ID operazione: Identificatore unico per ogni fax inviato e ricevuto da XM Fax.



Inviare SMS via emailCapitolo 11

Servizio di invio SMS

A seconda della configurazione effettuata dal tuo amministratore, potresti beneficiare di una funzione che tipermetterà l'invio di messaggi SMS tramite XM Fax utilizzando il tuo client email.

Nota: Questa funzione è in aggiunta alle funzionalità per l'invio di fax. Il flusso d'invio dei fax e degliSMS non sono collegati.

Dettagli del servizio SMS

Il servizio fornito da XM Fax include solo la trasmissione di email convertite in messaggi SMS che verrannoinviati ai telefoni (tramite un provider SMS esterno).

Solo gli utenti riconosciuti da XM Fax (tramite l'indirizzo del mittente email) saranno in grado d'inviare messaggiSMS tramite questo servizio - se la configurazione lo consente.

I messaggi SMS non vengono archiviati da XM Fax. Dunque, non avrai accesso ad alcuno storico dei messaggiSMS inviati, eccetto per quelli inviati sotto forma di email all'interno del tuo client email.

Inviare SMS via email

1. Crea una nuova email dal tuo client email.2. Digita il numero di telefono del destinatario nel campo A , con la sintassi seguente:

sms=<phone_number>@<any_domain>

Ad esempio, se il numero è 555 123-4567, allora digita: [email protected].

Nota: Questa sintassi è utilizzata per difetto da XM Fax. Se il tuo amministratore ha configurato inmaniera diversa la funzione SMS, potresti aver ricevuto altre informazioni particolari.

Suggerimento: Destinatari misti (es. destinatari SMS / fax / email) sono supportati, a condizioneche la sintassi completa sia inserita per ognuno di questi - con separazione tramite punto e virgola.L'email verrà trattata secondo le specifiche e le restrizioni relative ad ogni tipo di destinazione.

3. Scrivi il testo da inviare come SMS nel corpo dell'email.

Nota: Le destinazioni SMS ignoreranno gli allegati: tutto il testo dell'SMS dovrà essere scritto nelcorpo dell'email. Se il testo è troppo lungo per un singolo SMS (secondo gli standard SMS), alloraquesto verrà diviso automaticamente in svariati SMS.


Capitolo 11 | Inviare SMS via email

4. Invia l'email.

La tua email verrà trasmessa da XM Fax ed inviata come SMS al numero di telefono scelto.

Nota: XM Faxnon invierà messaggi di trasmissione riuscita o fallita. Comunque, se il tuo messaggioviene rifiutato, allora riceverai una ricevuta di non-consegna (non-delivery receipt, NDR).


Capitolo 11 | Inviare SMS via email

Indice

Aaccesso alla rete

fax composelinguette

Opzioni fax 127accesso via web

composizione di faxschede

Informazioni sul mittenteinformazioni personali 126informazioni sul codice di fatturazione 127informazioni sulla ditta 127

aggiungere destinatari a partire dalla rubrica diOutlook 74

aggiungere informazioni sul destinatarioclient email (SMTP) 58Outlook 73

aggiungere un destinatario a partire dalla rubricaclient e-mail (SMTP) 61IBM Notes (modulo) 80

annotazioni 43, 44aggiungere 43lavorare con le annotazioni 44tipi 43

annullare la trasmissione di una pagina con SendFAX 18apertura di una sessione

Client Web 97SendFAX

non riuscito 13, 14utilizzando

un account cloud 13un account di domain NT 12un account di sito 12

Applicazioni WindowsInviare fax con XMPrintToMail 48inviare fax usando SendFAX 47

Autenticazione SMTPcon i body code 65

avviarevisore 39

avviare SendFAXper la prima volta 10, 14

Bbody code

gruppi atomici 63Per autenticazione SMTP 65per le informazioni sul destinatario 65per le informazioni sul mittente 62per le opzioni di fax 64sintassi 62

Ccambiare la pagina di copertina

client email (SMTP) 57formulari Outlook 70IBM Notes (formulario) 77

campi personalizzati 108, 114client e-mail (SMTP) 55, 56, 61

aggiungere un destinatario a partire dalla rubrica 61ricevere fax 56utilizzato per inviare fax 55

client email (SMTP)aggiungere informazioni sul destinatario 58cambiare la pagina di copertina 57gestire destinatari 58inviare un fax 56modificare le informazioni sul mittente e le opzioni fax 57mostra il nome 59ricevere un'anteprima 64

Client Web 97, 98, 99, 100, 101, 102, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 120, 122, 123, 124, 125, 128, 140

apertura di una sessione 97barra di navigazione superiore 98cartelle fax 100componi 99, 124composizione di fax

Allegati 125creare ed inviare fax 128destinatari 125schede

Comporre 124fila di partenza

dettagli del fax 118, 119gestione dei fax 117Proprietà del fax 119visualizzazione fax 119

formato della visualizzazione dei fax 99glossario 140Il pannello di navigazione a sinistra 98modifica la lingua della visualizzazione 99modifica la password 100opzioni 99smista e cerca

funzione di ricercaFila di partenza

ricerca avanzata 123Storico delle chiamate in entrata

ricerca avanzata 122ricerca semplice 120

Storico delle chiamate in uscitaricerca avanzata 122ricerca semplice 122, 123

funzione di smistamento 119storico delle chiamate in entrata

cronologia delle deviazioni del fax 108

XM Fax 9.1 | Guida dell'utente Indice - 1

Client Web (continuato)storico delle chiamate in entrata (continuato)

dettagli del fax 105, 106, 107, 108, 109fax attuali 101fax eliminati 102gestione dei fax 102note al fax 109Proprietà del fax 107visualizzazione fax 106

storico delle chiamate in uscitadettagli del fax 113, 114, 115fax attuali 111fax eliminati 111gestione dei fax 112note al fax 115Proprietà del fax 114visualizzazione dei fax 114

controllarefax e account 93postazione di controllo dell'account fax 93

conversione degli elementi di pagine di presentazionecompatibili OLE 2.0 91

cover sheet editormenù

Visualizza 85

Ddelega 130, 132

opzioni 132delegati

accedere un'altra casella di fax 132aggiungere/gestire 131definizione 131

Eeditore di pagine di presentazione 83, 84, 85, 88, 89

avviare 83menù

Aggiorna 85File 84Impostazioni 85Modifica 84Variabili 85

pagine di presentazionecreazione 85impostare il formato della pagina 88impostare la risoluzione 89impostazioni locali 88

elementi di pagine di presentazionecompatibili OLE 2.0

gestire oggetti collegati con link 91eliminare una pagina con SendFAX 18

Ffavoriti

per inoltrare 104fax

controllare 93

fax (continuato)in SendFAX

stampare 16inviare

con la caratteristica di Stampa unione fax 50con SendFAX

con una risoluzione specifica 24da MS Word con la funzione Send Fax 49tramite una linea di comando 26

inviare e ricevere 1visualizzare 39

file .cse 86formulari Outlook

cambiare la pagina di copertina 70ricevere un'anteprima 70

Funzione Send Fax per Microsoft Word 49

Ggateway

per XMLimpostazioni di connessione in SendFAX 10

Gestire dcumenti fax in SendFAX 16gestire destinatari

client email (SMTP) 58IBM Notes (formulario) 79Outlook 72

gestire documenti in SendFAX 17gruppi atomici (body code) 63

IIBM Notes

utilizzato per inviare fax 75IBM Notes (formulario)

cambiare la pagina di copertina 77gestire destinatari 79inviare un fax 75modificare la pagina di copertina, le informazioni sulmittente e le opzioni fax 77risolvere i numeri di fax 80

IBM Notes (modulo)aggiungere un destinatario a partire dalla rubrica 80

immagini bmp 83impostazioni del numero di tentativi successivi

modificare in SendFAX 23impostazioni di notifica

modificare in SendFAX 23impostazioni di priorità

modificare in SendFAX 23impostazioni di trasmissione

modificare in SendFAX 23indirizzare un fax

in SendFAXda una rubrica 19da una rubrica (non visualizzata) 20manualmente 18

informazioni mittentemodifica in SendFAX 21

informazioni sul destinatarioaggiunta con i body code 65

Indice - 2 XM Fax 9.1 | Guida dell'utente

informazioni sul mittentemodifica con i body code 62

informazioni sulla dittamodifica in SendFAX 21

inoltraredescrizione generale 103destinazioni veloci 103favoriti 104l'opzione "Stacca" per operazioni ripetute 104più destinazioni 105ricerca e filtraggio 105

inserire un documento con SendFAX 17inviare e ricevere fax 1inviare fax

con la caratteristica di Stampa unione fax 50da SendFAX

con una risoluzione specifica 24inviare fax con client e-mail 55inviare un fax

client email (SMTP) 56IBM Notes (formulario) 75Outlook 67

invio pianificato di un faxcambiare l'orario di un fax ritardato 118

Ll'add-in per Outlook 66l'icona della barra delle applicazioni Windows 93La funzione Stampa unione fax per Microsoft Word

inviare un fax 50lista dei destinatari

in SendFAXmodificare i parametri 20

liste dei contatti 27, 29, 30campi d'informazione

ulteriori 30default 27per difetto 29scegliere 29

liste di contatti 25, 31, 32aggiungere

in una rubrica telefonica 31contatti

aggiungere 32eliminare 32modificare 32

eliminare da una ribrica telefonica 31

Mmacro fax

per MS Word 49Macro Fax Merge per Microsoft Word 50Microsoft Excel

fonte di dati esternaesempio di importazione verso una rubrica telefonica35esempio di link con una rubrica telefonica 36

Microsoft Exchangeimpostazioni di connessione in SendFAX 10

Microsoft WordFax Merge 50utilizzare la funzione Send Fax 49

modifica di elementi di pagine di presentazionecompatibili OLE 2.0

editing 91modificare l'ordine delle pagine con SendFAX 18modificare la pagina di copertina, le informazioni sul mittente

e le opzioni faxIBM Notes (formulario) 77Outlook 70

modificare le informazioni del mittenteclient email (SMTP) 57formulari Outlook 70IBM Notes (formulario) 77

modificare le opzioni faxclient email (SMTP) 57formulari Outlook 71IBM Notes (formulario) 78

mostra il nomeclient email (SMTP) 59

mostrare le annotazioni 45

Nnascondere le annotazioni 45numero interno

in IBM Notes (formulario) 79in Outlook 72in SendFAX 19nel client email (SMTP) 58nel Client Web 128

Oopzioni fax

modifica con i body code 64Outlook

add-in 66aggiungere destinatari a partire da rubrica 74aggiungere informazioni sul destinatario 73gestire destinatari 72inviare un fax 67modificare la pagina di copertina, le informazioni sulmittente e le opzioni fax 70ricevere fax 69utilizzato per inviare fax 66

Ppagine di presentaione 83pagine di presentazione 85, 88, 89, 90, 91

creare 85e oggetti compatibili OLE 2.0

collegare con link 91ed elementi compatibili OLE 2.0 90impostare il formato della pagina 88impostare la risoluzione 89impostazioni locali 88


pagine di presentazione eelementi compatibili OLE 2.0

incorporare 90pausa

in IBM Notes (formulario) 79in Outlook 72in SendFAX 19nel client email (SMTP) 58nel Client Web 128

postazione di controllo dell'account faxdescrizione 93

postazione di gestione dell'account faximpostazioni 94

prefissoin IBM Notes (formulario) 79in Outlook 72in SendFAX 19nel client email (SMTP) 58nel Client Web 128

proprietà aggiuntive del fax 108, 114proprietario

aggiungere/gestire delegati 131definizione 130

Rricevere fax

client e-mail (SMTP) 56Outlook 69

ricevere un'anteprimaclient email (SMTP) 64formulari Outlook 70

ripristinare la trasmissione di una pagina con SendFAX 18risolvere i numeri di fax

IBM Notes (formulario) 80rubrica locale 24Rubrica Web 24rubriche telefoniche 24, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35,

36, 37, 136, 137aggiungere 31aprire

da SendFAX 27campi d'informazione

ulteriori 30cercare

ricerca avanzatautilizzare 34

ricerca di base 33Client Web

accedere, sfogliare 136Gestire i contatti

Creare un contatto 137comprimere il database 33contatti

aggiungere 32eliminare 32liste dei contatti 29modificare 32

default 27fonti di dati esterne

collegamento 27

rubriche telefoniche (continuato)fonti di dati esterne (continuato)

importazioneassegnazione dei campi 35esempio 35

linkaggiornamento 37aggiornare 36come liste di contatti 36dinamico 36esempio 36limiti 36

organizzazione 35Fonti di dati esterne

importazione 35grouppi

aggiungere 32gruppi

aggiungere o eliminarecontatti o gruppi 32

cancellare 32liste di contatti

aggiungere 31eliminare e rinominare 31

menùFile 28Modifica 29Strumenti 29Visualizza 29

per difettoposizione 27

ricerchetrovare un contatto 33

visualizzatitoli delle colonne

aggiungere ed eliminare 28selezione di un tipo di smistamento 28

Ssalvare fax con SendFAX 18SendFAX 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19,

20, 24, 25, 26, 27, 43, 47accesso tramite stampante virtuale del server fax

selezionare l'interfaccia di avvio per difetto 15annotazioni 43avviare

per la prima volta 10, 14descrizione dell'interfaccia 5fax

stampare 16Gestire documenti fax 16impostazioni di connessione

gateway per XML 10Microsoft Exchange 10SMTP 14

impostazioni e-mail 14indirizzare un fax

da una rubrica 19da una rubrica (non visualizzata) 20manualmente 18


SendFAX (continuato)inviare un fax

con una risoluzione specifica 24tramite una linea di comando 26

liste di contattiselezione 25

log innon riuscito 13, 14utilizzando

un account cloud 13un account di domain NT 12un account di sito 12

menùAiuto 9Annotazioni 8Anteprima 8File 6Miniatura 8Modifica 7Strumenti 9Visualizza 7

pagine di presentazioneaggiungere un commento 17selezionare 17

rubriche telefonicheintegrazione 24visualizzazione 24

visualizzazione dell'anteprima di faxannotazioni 43

SMTP 14Vedere anche client e-mail (SMTP)impostazioni di connessione in SendFAX 14

SMTP (continuato)Vedere anche client e-mail (SMTP)

stampare fax con SendFAX 18stampare fax in SendFAX 16strumenti

per il Web 2per Windows 1

strumenti di Windows 1Strumenti Web 2

VVariabili delle

pagine di presentazione 87visore

faxaggiungere annotazioni 42aprire

dal client Web 41salvare una copia locale 42stampare 42

menù ed icone 40mostrare

gestire 42utility 39

visualizzazione dei fax 39

XXMPrintToMail 48


XMedius Solutions Inc.3400, boul. de Maisonneuve Ouest - Bureau 1135

Montréal, Québec H3Z 3B8 - Canadawww.xmedius.com

GUIDADELL'UTENTE XMFAX9€¦ · •Telefono:+1514-787-2100...

Documents

Transcript of GUIDADELL'UTENTE XMFAX9€¦ · •Telefono:+1514-787-2100...