Guida per i fornitori 2017 - solvay.com · nostri clienti a innovare, sviluppare e proporre...

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Guida per i fornitori 2017

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Indice

Guida per i fornitori 2017 2

Introduzione 3

GRUPPO SOLVAY & LA FUNZIONE ACQUISTI 4

Missione dell’organizzazione preposta all’acquisto 4 La nostra organizzazione 5 Politiche del Gruppo e migliori pratiche 6 Processo di acquisto Solvay (Solvay Purchasing Process - SPP) 7 Il nostro approccio verso la responsabilità sociale d’impresa (Corporate Social Responsibility - CSR) 8

Codice di condotta dei fornitori e norme salvavita 9 Responsible Care – Gestione QHSE 10 Together for Sustainability (TfS) 11

COLLABORAZIONE DI SOLVAY CON I FORNITORI 12

Qualificazione e selezione 13 Ordini di acquisto ed elaborazione delle fatture 14 Prestazioni dei fornitori 16 Soddisfazione dei fornitori 18 Segnalazione di problemi a Solvay 19 Relazioni 20

RICERCA DI INFORMAZIONI E CONTATTI 21

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Kristian Saksida

Il nostro obiettivo è sviluppare collaborazioni sostenibili con i nostri fornitori allo scopo di offrire valore aggiunto e soluzioni innovative. Puntiamo a instaurare rapporti stabili e fidati con i nostri fornitori, che si fondino su valori condivisi soprattutto per quanto concerne i principi associati all’etica e all’ambiente.

Crediamo che incentivando la collaborazione potremo migliorare insieme, trovare soluzioni più valide e offrire più valore.

Relazioni sostenibili basate su fiducia, trasparenza e comprensione reciproca.

Questa guida per i fornitori offre la possibilità di comprendere al meglio la nostra organizzazione e i nostri processi. Descrive come lavoriamo, quali sono le nostre aspettative e anche ciò che potete aspettarvi da noi.

In Solvay la nostra strategia consiste nel supportare i nostri clienti a innovare, sviluppare e proporre prodotti e soluzioni sostenibili ad alto valore, che siano in grado di consumare meno energia, ridurre le emissioni di CO2, ottimizzare l’impiego delle risorse e migliorare la qualità di vita. Un simile risultato può essere ottenuto soltanto insieme, condividendo obiettivi comuni e creando solidi rapporti commerciali con ciascuno dei nostri fornitori.

Kristian Saksida

Dirigente senior Vicepresidente Direttore generale Gruppo Approvvigionamento e Supply Chain Excellence

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Introduzione

Missione dell’organizzazione preposta all’acquisto:

Intendiamo sviluppare relazioni sostenibili con i nostri fornitori allo scopo di offrire valore aggiunto e soluzioni innovative.

In collaborazione con GBU e Functions*, Purchasing and

Supply Chain Excellence (PSCE) provvederà a creare valore aggiunto grazie a semplici e chiare procedure di acquisto

e programmi a sostegno dell’eccellenza gestiti da una rete globale di persone di talento.

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Gruppo Solvay e Funzione acquisti

*Soggetti interessati interni

L’organizzazione della Purchasing Supply Chain Excellence (PSCE), rappresentata da una rete di acquirenti altamente professionali, si caratterizza per una struttura a matrice con diversi settori di acquisto e zone geografiche per soddisfare le esigenze interne ed essere vicino ai nostri fornitori.

Gli acquirenti Solvay sono raggruppati come segue:

• Acquirenti Funzione PSCE (ambito globale + zone)

• Acquirenti GBU (ambito delle materie prime) • Acquirenti in loco (rappresentanti di

approvvigionamento locali (Local Procurement Representative - LPR))

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L’organizzazione di Solvay corrisponde a un modello a matrice. Le Unità operative globali (Global Business Unit - GBU) e le varie sedi sono supportate dalle Corporate Function per a realizzazione degli obiettivi perseguiti in termini di competitività e crescita.

Compratori di materie

prime

EMEA

NAM

LATAM

APAC

Beni tecnici e servizi tecnici

Logistica e imballaggio

Spese generali, IT e telecomunicazioni

SEDI - LPR

Funzione Approvvigionamento e Supply Chain Excellence GBU

La nostra organizzazione

Attività trasversali a valore aggiunto: prestazioni, QHSE, CSR, approvvigionamento e Supply Chain Excellence, risorse

umane, innovazione e sostenibilità.

Compratori PSCE

Informativa sulla catena di acquisti e catena di fornitura sostenibile e responsabile: poiché la sostenibilità è parte integrante della strategia del Gruppo Solvay, ci impegniamo a instaurare relazioni stabili e affidabili con i nostri fornitori sulla base di valori condivisi. Questa politica rappresenta un impegno reciproco tra Solvay e i suoi fornitori finalizzato all’adozione di pratiche commerciali responsabili e sostenibili. Ci aspettiamo dai nostri fornitori che implementino questi principi nella propria organizzazione e assumano un approccio volto al continuo miglioramento.

Politica generale sulla condotta degli acquirenti: tutti gli acquirenti ricevono una formazione sul Codice di condotta di Solvay e sull di Solvay (Solvay Purchasing Process - SPP) e si impegnano ad attenervisi. Politica di gestione dei fornitori: tutti i fornitori devono essere approvati in base a criteri di acquisto definiti e sono tenuti ad attenersi a Codice di condotta dei fornitori di Solvay. Un criterio importante è costituito dalla responsabilità sociale d’impresa (Corporate Social Responsibility - CSR) che viene valutata utilizzando un questionario interno o avvalendosi di una terza parte.

Processo di acquisto accreditato: I soggetti incaricati all’acquisto rispettano il processo SPP. Esso garantisce che i nostri valori aziendali, le pratiche associate ai fornitori e i principali processi di governance vengano rispettati.

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Politica di acquisto professionale: soltanto un acquirente o una persona che utilizza canali di acquisto formali è autorizzato ad assumere impegni inerenti all’acquisto

Politica sulle migliori pratiche: tutti gli addetti all’approvvigionamento sono incoraggiati a sviluppare e applicare le migliori pratiche in tutti i settori del sourcing.

Politica sulla richiesta di offerte per l’approvvigionamento: ove possibile, tutti gli acquisti devono prevedere la presentazione di un’offerta formale da parte di almeno tre fornitori concorrenti. I criteri di valutazione delle offerte comprendono aspetti come CSR e costo totale di possesso (Total Cost of Ownership - TCO).

Politica di acquisti attraverso canali formali: tutti gli acquisti devono essere effettuati attraverso appositi canali formali approvati, come ordini di acquisto, cataloghi elettronici e P-Card.

Contratto di acquisto: un contratto di acquisto definisce la relazione tra cliente e fornitore stabilendo i termini e le condizioni principali di tale relazione: ambito, durata, specifiche di beni e servizi, prezzi e termini di pagamento.

Quale procedura di acquisto? Politiche del Gruppo e migliori pratiche

Sono state definite una serie di politiche di acquisti globali per garantire trasparenza e conformità durante le interazioni con i nostri fornitori:

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Il processo procure-to-pay di Solvay Business Services (SBS) prevede attività transazionali per

la Funzione acquisti. (vedere pag. 14)

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Processo di acquisto di Solvay (Solvay Purchasing Process - SPP)

Definizione delle prestazioni

di sistema

1

2 3

4

5

SPP

Definire la pianificazione strategica

Definire la strategia di categoria

Sviluppo sostenibile Metodo Solvay

Sicurezza e ambiente Sistema gest. assisten. Solvay (SCMS)

Azienda e attività commerciali Strategie e governance

Risorse umane

Gestione di documenti e dati

ISO 9001 e altri standard internazionali

GBU / Funzione esigenze e priorità

Sistemi informativi

REQUISITI

RISORSE

MAPPA DEL PROCESSO

Strategie di approvvigionamento definite

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Il nostro approccio verso la responsabilità sociale d’impresa (Corporate Social Responsibility - CSR) Il metodo Solvay Strumento per lo sviluppo continuo a livello aziendale – allineato con ISO 26000 – che integra aspetti sociali, ambientali ed economici nella nostra gestione e strategia

Clienti

Dipendenti

Pianeta

Investitori

Fornitori Comunità

SOG

GET

TI

INTE

RES

SATI

stakeholders

Una relazione equilibrata con i nostri fornitori è alla base della reciproca creazione di valore attraverso innovazione e stretta cooperazione.

L’osservanza del nostro Codice di condotta dei fornitori è considerata della massima importanza per la creazione di solide relazioni e per la promozione di pratiche di acquisto sostenibili.

Fornitori

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Governi

Aziende, organizzazioni

Solvay

Sviluppo sostenibile

Responsabilità sociale

d’impresa

Processo di acquisto Solvay

Metodo Solvay

9

Il Codice di condotta dei fornitori contiene anche norme di sicurezza che tutti devono rispettare, soprattutto nelle sedi industriali, al fine di proteggere le persone e prevenire incidenti. Queste norme salvavita devono essere conosciute e rispettate dal personale Solvay, dal personale esterno e dai fornitori presenti presso le strutture Solvay.

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1. Lavori in altezza Proteggere sé stessi e gli utensili da eventuali cadute durante i lavori in altezza. 2. Lavori su impianti n tensione Isolare e scollegare dall’alimentazione elettrica apparecchiature elettriche e meccaniche prima di iniziare il lavoro. 3. Interruzione di linee Ottenere l’autorizzazione prima di intervenire su linee o serbatoi. 4. Lavori in spazi confinati Prima di entrare in uno spazio confinato, accertarsi che le condizioni atmosferiche vengano monitorate continuamente e che sia

presente un addetto alla sicurezza. 5. Lavori in atmosfere esplosive Non entrare in aree con atmosfera potenzialmente esplosiva portando oggetti che potrebbero provocare scintille o accensioni. 6. Sollevamento Non sostare né passare sotto o nelle vicinanze di carichi sospesi. 7. Scavi Tenersi a debita distanza da escavatori , autocarri e terra non stabilizzata. 8. Traffico Rispettare il codice della strada.

Nel 2015, Solvay ha introdotto il suo Codice di condotta dei fornitori che definisce l’importanza della responsabilità sociale d’impresa (Corporate Social Responsibility - CSR) per il Gruppo.

Esso concentra l’attenzione sulla conformità normativa in materia di integrità aziendale, rispetto dei diritti umani, tutela di salute e sicurezza e tutela ambientale.

Fare clic qui per accedere al nostro Codice di condotta dei fornitori in

Solvay.com

Codice di condotta dei fornitori e norme salvavita

Responsible Care® Gestione QHSE

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Solvay si impegna a rispettare la Responsible Care® Global Charter. Questa iniziativa globale del settore chimico ha lo scopo di perseguire un continuo miglioramento nella manipolazione in sicurezza di sostanze chimiche, dallo sviluppo iniziale all’utilizzo finale.

Al fine di garantire la piena integrazione di salute, sicurezza e gestione dei rischi nelle proprie attività, Solvay adotta in tutte le sedi la sua politica QHSE interna, il sistema di gestione dell’assistenza di Solvay (Solvay Care Management System - SCMS), che le consente di progredire costantemente in collaborazione con i soggetti interessati.

Questo sistema integra i requisiti degli standard internazionali ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001.

Together for Sustainability (TfS) Coinvolgimento dei fornitori in CSR

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Il Gruppo Solvay aderisce all’iniziativa Together for Sustainability (TfS) quale membro fondatore. TfS si pone l’obiettivo di creare uno standard di categoria a sostegno di catene di fornitura sostenibili all’interno del settore chimico.

Il programma globale TfS intende valutare e migliorare le pratiche di sostenibilità nell’intera catena di fornitura.

Il programma si basa su due principali elementi:

• Valutazioni CSR di terze parti • Audit CSR (audit in loco eseguiti seguendo il protocollo TfS)

In casi specifici, potrebbero risultare necessari audit sulla sostenibilità anche per analizzare e trattare ulteriormente eventuali rischi individuati o pratiche discutibili.

Qualora vengano riscontrate lacune (punteggi di valutazione bassi; non conformità rilevate nell’audit), richiediamo al fornitore di implementare un piano di azioni correttive che viene monitorato dai nostri compratori.

Maggiori informazioni e l’elenco degli auditor designati sono reperibili nel sito Web TfS: http://www.tfs-initiative.com/

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Collaborazione di Solvay con i fornitori

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• Criteri di qualificazione e selezione • Ordini di acquisto ed elaborazione delle

fatture • Prestazioni dei fornitori • Soddisfazione dei fornitori • Segnalazione di problemi a Solvay • Relazioni

Approvvigionamento

Fornitori

Relazioni

La Divisione acquisti di Solvay ha la responsabilità di rivolgersi ai migliori fornitori per soddisfare le esigenze delle GBU.

I fornitori offrono beni e servizi a Solvay.

Solvay Business Services svolge attività transazionali tra i fornitori e la funzione Approvvigionamento di Solvay.

La selezione di un fornitore genera

contratti e ordini di acquisto.

I fornitori non selezionati vengono

informati dai compratori in merito ai motivi della decisione e a come migliorare,

se necessario.

Qualificazione e selezione Cinque criteri per la selezione dei fornitori

Guida per i fornitori 2017 13

Una risposta

accurata ai questionari di qualificazione

(RFI, RFP, RFQ, CSR) aumenta le

possibilità di selezione.

Innovazione e corrispondenza strategica dei fornitori • Corrispondenza strategica: collaborazione, trasparenza, comunicazione, fiducia reciproca, ecc. • Livello di interazione • Corrispondenza geografica • Capacità di innovazione/R&S

CSR/HSE dei fornitori I fornitori vengono giudicati attraverso valutazioni CSR (di Solvay o terzi) al fine di misurarne il grado di maturità riguardo a quanto segue: • Salute e sicurezza • Pratiche in materia di assistenza sociale e lavoro • Pratiche commerciali • Politica ambientale

Competitività dei fornitori • Costo di acquisto • Effetto del capitale circolante • Costo totale di possesso

Qualità • Sistema di gestione della qualità • Qualità dei prodotti e servizi proposti, risultati della valutazione dei fornitori, risultati di non

conformità

Rischi di fornitura • Prestazioni finanziarie • Rischio paese • Rischio legale • Conoscenze e affidabilità tecnologica

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Ordini di acquisto ed elaborazione delle fatture Solvay Business Services (SBS)

Solvay Business Services (SBS) è l’organizzazione globale di servizi condivisi del Gruppo Solvay il cui compito consiste nel prestare servizi Procure-to-Pay (PtP) per conto della Funzione Acquisti.

SBS sostiene la collaborazione con i fornitori garantendo in modo rapido e sicuro il mantenimento di dati master, la gestione degli ordini di acquisto e l’elaborazione delle fatture.

Solvay offre ai propri fornitori la possibilità di registrare, seguire e verificare online il pagamento delle loro fatture.

Per maggiori informazioni, leggere la scheda del processo PtP che è parte integrante delle Condizioni generali di acquisto Solvay.

Una relazione fornitore-cliente equa e sostenibile è regolata dal rispetto dei termini concordati.

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15 Manuale dei fornitori 2017

Dati master – È necessario indicare tutti i propri dati master per l’invio degli ordini di acquisto. I dati master comprendono dati bancari, dati del contatto per ordini di acquisto e fatture, ecc. Per acquisire i dati master dei nostri fornitori, utilizziamo uno strumento per la gestione del flusso di lavoro. Rispondere quanto prima ogniqualvolta si riceve un messaggio e-mail nel quale vengono richieste informazioni e la conferma dei dati bancari.

Ordini di acquisto – Un ordine di acquisto è obbligatorio prima di qualsiasi consegna. L’ordine è inviato via mail

Conferma degli ordini – Richiediamo espressamente la conferma dei nostri ordini di acquisto entro due giorni lavorativi. Preferiamo ricevere la conferma degli ordini online cliccando sul link indicato nella mail relativa all’ordine di acquisto.

Fatture – Ogni fattura deve riportare con esattezza il numero dell’ordine di acquisto e il soggetto giuridico Solvay indicato in quest’ultimo, in caso contrario il pagamento sarà posticipato.

Invio delle fatture – Inviare sempre le fatture all’indirizzo di fatturazione indicato nell’ordine di acquisto. Nella maggior parte dei casi devono essere inoltrate a Solvay Business Services. Ove consentito dalle norme locali, Solvay incoraggia fortemente l’utilizzo di metodi di fatturazione elettronici: in tal modo, le fatture vengono ricevute immediatamente riducendo notevolmente il rischio di perdita.

Tracciamento delle fatture – Per qualsiasi richiesta di informazioni inerenti allo stato delle proprie fatture, utilizzare lo strumento di tracciamento delle fatture che mettiamo a disposizione dei nostri fornitori nella sezione loro dedicata in solvay.com: www.solvay.com > about Solvay > procurement > Supplier Information & Tools.

Pagamenti – Le fatture vengono assegnate alla nostra banca interna "Solvay CICC SA", che elabora i pagamenti per conto dei soggetti del Gruppo Solvay. Questa assegnazione non ha alcun effetto sul rapporto contrattuale associato ai fornitori interessati.

Ordini di acquisto ed elaborazione delle fatture Requisiti chiave

1

2

3

4

La precisione delle informazioni trasmesse è fondamentale per l’efficacia delle nostre transazioni.

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Prestazioni dei fornitori Reclami riguardanti i fornitori

A seconda dell’entità dell’incidente, viene attribuito un livello di gravità (vedere la tabella) che definisce il monitoraggio necessario per il reclamo in oggetto.

Il fornitore deve confermare la ricezione e la piena comprensione del reclamo.

Ove richiesto, deve anche implementate opportune azioni correttive per porre rimedio all’impatto immediato del disservizio. Inoltre, potrebbe essere necessaria un’analisi delle cause originarie della non conformità.

Il fornitore deve poi proporre, se opportuno, un piano di azioni correttive comprendente le scadenze e l’attestazione di efficacia di tali azioni allo scopo di evitare il ripetersi del problema.

I reclami possono determinare l’esigenza di una analisi dei rischi.

Guida per i fornitori 2017

I fornitori devono confermare la ricezione e la piena comprensione del

reclamo, nonché intraprendere opportune azioni correttive per evitare ulteriori problemi.

Nel caso in cui Solvay riscontri una differenza tra i propri requisiti menzionati nel contratto di approvvigionamento firmato e quanto consegnato, provvede a registrare un reclamo.

Avviso G1 – Impatto limitato - Qualità • Fornitore informato

• Risposta del fornitore non obbligatoria

• Nessun monitoraggio specifico

Non conformità

G2 – Impatto interno Solvay - Qualità

G3 – Impatto su clienti Solvay – Qualità

G3 – Incidente mancato – HSE/CSR

G4 – Incidente - HSE/CSR

• Il fornitore è informato e gli viene chiesto di intraprendere azioni correttive

• Risposta del fornitore obbligatoria

• Monitoraggio necessario

17 Guida per i fornitori 2017

Le valutazioni CSR sono valide per un

massimo di tre anni.

Ai fornitori con aree di miglioramento individuate viene

chiesto di implementare piani

di azione.

Questi fornitori verranno anche inseriti

nella successiva campagna di

valutazione (per uno specifico criterio o per la valutazione totale).

Innovazione • Proposte di progetti innovativi • Nuovi prodotti/servizi o nuove applicazioni per Solvay, nuovi processi • Capacità R&S

CSR/HSE • Aspetti correlati con salute (igiene industriale) e sicurezza • Pratiche in materia di assistenza sociale e lavoro • Pratiche commerciali • Aspetti ambientali

Competitività • TCO • Posizionamento dei prezzi

Qualità e prestazioni • Conformità di prodotti e servizi • Rispetto delle scadenze/date di consegna • Qualità della gestione di non conformità/reclami

Relazioni Relazioni professionali con fornitori valutati da: • Acquirenti • Clienti interni (sedi)

Prestazioni dei fornitori Valutazione dei fornitori

Solvay valuta regolarmente le prestazioni dei propri fornitori utilizzando i criteri seguenti. I risultati vengono comunicati ai fornitori.

Solvay effettua regolarmente sondaggi sulla soddisfazione dei fornitori

AI fornitori viene chiesto di esprimere la propria opinione su diversi temi al fine di valutare i rapporti complessivi con Solvay:

• Comprensione dell’organizzazione, della strategia di acquisto, delle politiche aziendali e della politica sulla responsabilità sociale d’impresa (Corporate Social Responsibility - CSR)

• Efficacia dei processi e professionalità del personale • Relazioni commerciali con Solvay • Motivo e durata della collaborazione con Solvay • Partecipazione al programma Together for Sustainability tramite la valutazione di una terza parte

concordata • Importanza assegnata da Solvay a CSR, sicurezza, garanzia di affidabilità, competitività, qualità,

innovazione

Sviluppo della collaborazione Soddisfazione dei fornitori

18 Guida per i fornitori 2017

Solvay ha bisogno dei feedback dei fornitori per migliorare!

L’obiettivo è una relazione più collaborativa e sostenibile tra Solvay e i suoi fornitori, che si fondi su fiducia, comunicazione e trasparenza.

In caso di non conformità Solvay provvede ad inviare una segnalazione dove richiede al fornitore di adottare azioni correttive; al tempo stesso i fornitori sono invitati a comunicare all’azienda l’insorgere di qualsiasi problema.

La natura di tali problemi è relativa a questioni inerenti le attività quotidiane, come documentazione mancante, risposte ripetutamente in ritardo, mancata puntualità nei pagamenti, ecc., ma potrebbero anche far riferimento a problemi strutturali.

È opportuno discutere ogni problema con il proprio acquirente e collaborare insieme per una soluzione soddisfacente.

La segnalazione di un reclamo non compromette i rapporti commerciali con il fornitore in questione poiché riteniamo che sia un metodo per migliorare.

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Talvolta le parti sono troppo coinvolte nella discussione per intravedere una possibile conclusione.

In questo caso il fornitore può richiedere l’assistenza di un mediatore che aiuterà a trovare una soluzione soddisfacente per entrambe le parti.

Ci auguriamo che la necessità di ricorrere a terzi per risolvere una questione rimanga un’eccezione e che saremo sempre in grado di dialogare e trovare una soluzione amichevole.

Segnala un problema a Solvay Il nostro metodo per migliorare

Incoraggiare sempre il dialogo con l’ acquirente

Guida per i fornitori 2017

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Relazioni

Innovazione Solvay crede fermamente che la chimica innovativa possa offrire

soluzioni sostenibili per le generazioni future.

Solvay incoraggia e apprezza i fornitori disposti a collaborare su sfide innovative.

I fornitori che sviluppano progetti innovativi vengono considerati partner strategici.

Guida per i fornitori 2017

Ogni acquirente a ogni visita (Every Buyer Every Visit - EBEV) Solvay cerca di rafforzare la cooperazione con i fornitori e di condividere la sua visione di acquisto responsabile.

A questo scopo, ci aspettiamo che ogni acquirente in occasione di ogni visita discuta con i nostri fornitori su importanti temi come

CSR, QHSE, Codice di condotta dei fornitori e innovazione.

La comunicazione è alla base di qualunque solida relazione fornitore-cliente e di ogni efficace collaborazione commerciale. Per questo motivo è essenziale una comunicazione regolare.

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Ricerca di informazioni

Contatti Centro servizi SBS Lisbona – Helpdesk PtP Sito Web: http://www.solvay.com/en/about-solvay/procurement/invoicing/suppliers-inquiry.html Tel.: +351 218 319 225

Contatto generale www.solvay.com > Contact us

Solvay in sintesi www.solvay.com > Sustainability > Reporting > Solvay in Short

Relazione annuale Relazione annuale GRI http://annualreport.solvay.com/more-commitment.html

TfS http://www.tfs-initiative.com/

Metodo Solvay www.solvay.com> Sustainability > Solvay Way > Solvay Way Brochure

Codice di condotta dei fornitori (in 10 lingue) www.solvay.com> About Solvay > Procurement > Responsible Purchasing > Supplier Code of Conduct

Informativa sulla catena di fornitura sostenibile e sull’acquisto responsabile

www.solvay.com> About Solvay > Procurement > Responsible Purchasing > Responsible Purchasing www.solvay.com> About Solvay > Procurement > Responsible Purchasing > Sustainable Supply Chain Statement

Solvay Business Services (SBS) Video di presentazione YouTube : https://www.youtube.com/watch?v=0PjXoUdiu0s

Scheda del processo PtP www.solvay.com > about Solvay > procurement > Supplier Information & Tools

Strumento di tracciamento delle fatture www.solvay.com > about Solvay > procurement > Supplier Information & Tools

Il primo punto di contatto è l’acquirente!

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Solvay S.A. Rue de Ransbeek 310 1120 Bruxelles BELGIO Stampato da: Graffikka Zaventemsesteenweg 89 1831 Diegem BELGIO