GUIDA PER I COMUNI€¦ · ER.GOSCUOLA – GUIDA PER I COMUNI Rev. 1.7 – 28/07/2017 – S.I.A....

ER.GOSCUOLA–GUIDAPERICOMUNI

Rev.1.7–28/07/2017–S.I.A.ER.GO

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GUIDAPERICOMUNI


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INDICE

1.PREMESSA.........................................................................................................................................................................................................32.ACCESSOALSOFTWARE............................................................................................................................................................................42.1RECUPEROPASSWORD...........................................................................................................................................................................53.LASCHERMATADIACCESSO...................................................................................................................................................................73.1GESTIONEUTENZE(soloperutentiMaster)..............................................................................................................................93.2GENERAREILLOGODELCOMUNEDAPRESENTAREINDOMANDA(OPZIONALE)–SoloperutentiMaster..............................................................................................................................................................................................................10

3.3ELENCODELLESCUOLEPRESENTINELCOMUNE–SOLOPERUTENTIMASTER................................................103.4GESTIONEUTENZESTUDENTI.........................................................................................................................................................113.5STUDENTIGENERATI............................................................................................................................................................................133.6VALUTAZIONEDOMANDE..................................................................................................................................................................143.6.1CASIPARTICOLARI:STUDENTIISCRITTIADISTITUTINONPRESENTIINREGIONE,MARESIDENTIINEMILIA-ROMAGNA....................................................................................................................................................................................20

3.6.2FILTRAREIDATI..................................................................................................................................................................................203.6.3NAVIGARELE“DOMANDE”EDESTRAZIONEINEXCEL..................................................................................................213.7REPORTPERLAREGIONEEMILIA-ROMAGNA–SOLOPERUTENTIMASTER.......................................................213.7.1IMMISSIONEMANUALEDATISUREPORTRER–SOLOPERUTENTIMASTER.................................................213.8CHIUDIPROCEDIMENTO–SOLOPERUTENTIMASTER....................................................................................................223.9SCARICADATIPERARCHIVIOOTTICO(DisponibilesoloinseguitoallachiusuradelprocedimentodapartedellaRER)–SOLOPERUTENTIMASTER........................................................................................................................22

4.OPZIONIPERSONALIELOGOUT.........................................................................................................................................................24


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1. PREMESSAER.GOSCUOLAèl’applicativoperlapresentazionedelledomandedicontributoperlibriditestoadottatodallaRegioneEmilia-Romagna.PerpoterusareER.GOSCUOLAènecessariodisporrediundispositivoconnessoadInternet(PC,TABLET,SMARTPHONE,…).

ER.GOSCUOLAècompatibileconiseguentibrowserweb:

• INTERNETEXPLORER8+• GOOGLECHROME(Browserconsigliato)• FIREFOX• SAFARI• OPERA• …• MOBILEBROWSER(es.Android)• …

NotapergliutentidiGOOGLECHROMEDisattivarelafunzionedicompilazioneautomaticaperevitareprobleminellacompilazionedeidati.Istruzioni:

• ApriChrome.

• Inaltoadestra,faiclicsull’iconainaltoadestracheraffiguratrepuntini • CliccaresuIMPOSTAZIONI• ScorrereinbassoecliccaresuAVANZATE• Nellasezione“Passwordemoduli”,cliccaresu“Impostazionidicompilazioneautomatica”• Cliccaresull’icona incorrispondenzadiON• Ilrisultatofinaledeveessereugualeaquelloriportatoinbasso:

Attenzione!L’indirizzo internet di ER.GO SCUOLA al quale accedere all’applicativo vi sarà comunicato abreve,contestualmenteallecredenzialidiaccessoperl’utenzaMASTERL’applicazioneprevededuetipidiutenze:- MASTER:E’l’utenteattivatoaseguitodell’inviodellecredenzialichehalapienaoperativitàall’internodelsoftware.Puòcreareleutenzeperglialtriaddetti,visualizzarereportecompierealtreoperazioniriservateaquestatipologiadiutenza;

- SEMPLICE:sitrattadiunaopiùutenzegeneratedall’utenteMASTER.Perlagestionedelleutenzesirinviaalparagrafo3.1


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2. ACCESSOALSOFTWARELamascheradiaccessoalsoftwaresipresentanelmodoseguente:

Perpoteraccedereall’applicazioneènecessariodisporrediunausernameediunapassword(credenziali di accesso) e selezionare il tipodiENTE “COMUNE”.Dopoaver inseritoquestidatièsufficientecliccaresultastoACCEDI.Attenzione!Il sistema, per motivi di sicurezza, in caso di credenziali errate fornisce un errore generico.Primadicontattarel’helpdesk,quindi,accertarsidiaverdigitatocorrettamentelecredenzialifornitedaER.GOodall’utenteMASTER.Nelcasodipassworderrata,superatii10tentatividiaccesso,l’utenzavienebloccataper10minuti:ilbloccodell’accountvienenotificatoviamailall’utente.


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2.1 RECUPEROPASSWORD

Selapasswordèstatasmarritaèpossibilecliccaresu“VAIQUI”,nellamascheradiLOGIN,perpoterlarecuperare:

Dopoavercliccatosullinkindicatocompariràlaseguenteschermata:

Per recuperare la password è necessario inserire la propria username, il tipo ENTE“COMUNE”ecliccaresuCONFERMA.


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Se l’utente è stato riconosciuto, il buonesitodell’operazionevienenotificatodalmessaggioseguente:

A questo punto occorre controllare la “Posta in Arrivo” sulla propria casella di postaelettronica,comesuggeritodalprogramma.

Perpoteravviareilresetdellapasswordènecessariocliccaresu“Cliccaqui”.Intalmodosivienerimandatisullaseguentepaginadell’applicativo:Illinkperilrecuperodellapasswordèvalido10minuti.Sel’operazionenonvienefattaintaleintervallotemporaleènecessariorifarel’operazione.

Percompletare l’operazioneèsufficientedigitareduevolte lanuovapassword,seguendo leindicazionifornite.Qualoraidatiimmessisianocorretti,l’applicativoconfermailbuonesitodell’operazione:


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3. LASCHERMATADIACCESSODopo aver immesso le credenziali corrette, come descritto nel paragrafo 2, comparirà laseguenteschermata:

Alprimoaccesso,comesipuòdesumeredallaschermata,alfinedigarantirelariservatezzadellapassword, viene richiesta la suamodifica,pena l’impossibilitàdioperare sul sistema1.Perpotermodificarelapasswordènecessariocliccaresullink“MODIFICARELAPASSWORD”.Cliccandosullink,infatti,vienemostratalaseguenteschermata:

1Lamodificavienerichiestadalsistemaanchesesonotrascorsi180ggdall’ultimamodifica


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Nel campo “Vecchia Password” è necessario fornire la password generata da ER.GO odall’utenzaMaster;Nelcampo“NuovaPassword”e“Confermanuovapassword”ènecessarioinserire,invece,ilnuovocodiced’accessosceltodall’utente(seguireleindicazionifornitedalsoftwareperlagenerazione).Dopoavercompletatol’inserimento,cliccaresultastoCONFERMA.Ilbuonesitodell’operazionevienenotificatoconilseguentemessaggio:

Aquestopuntosipotràiniziareadoperaresulsistemacliccandosultasto

Laschermata,perl’utenteMASTER,sipresenterànelmodoseguente:


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3.1 GESTIONEUTENZE(soloperutentiMaster)E’unafunzioneriservataalleUTENZEMASTERabilitateallacreazionediutenzeperciascuncollaboratorechedovràoperaresulsoftware.Lacreazionediun’utenzaèmoltosemplice:

Occorre,comemostratoinfigura,indicarel’indirizzoemail,lapassword(sirinviaalparagrafo3perlecaratteristichechedeveaverelapassword)ecliccaresultastoINSERISCI.PerleUnionedeiComuni/Convenzioniparticolarièpossibile,dopol’inserimento,circoscriverel’operativitàdelleutenzeadunoopiùComunifacentipartedell’Unione,cliccandosullamatitanellacolonna“LIMITAUTENZE”,incorrispondenzadiundeterminatonominativo:

Intalcaso, infatti,occorreinserire,perciascunutenteicomunichepuò“gestire”,attraversoilpulsanteINSERISCI.Se l’operazione di inserimento è andata a buon fine, nella tabella in basso, comparirà unanuovarigachecorrispondeall’operatoreappenacreato.

Larimozionedell’utenzaolamodificadellapasswordèconsentita,permotividisicurezzaeprivacy,solofinoalprimoaccessodell’utentegenerato.


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L’utentegenerato,inoltre,alprimoaccessodovràmodificareobbligatoriamentelapassworddiaccesso,secondoquantoprevistodalparagrafo3.SUGGERIMENTO: qualora il Comune abbia delegato la gestione dell’istruttoria delprocedimento ad unaASP, è possibile che l’utenzaMaster del Comune generi comeUtenzasemplicequelladell’operatoreASPperconsentirglidiutilizzarel’applicativo.Novitàperl’a.s.2017/2018:nelcasoincuiuncollaboratoreprecedentementeabilitatononsioccupapiùdell’istruttoriarelativaaicontributiperilibriditesto,lesuecredenzialipossonoesserefattescadereattraversoilpulsante“FAISCADERE”.3.2 GENERAREILLOGODELCOMUNEDAPRESENTAREINDOMANDA(OPZIONALE)–

SoloperutentiMasterPercaricareunlogoènecessariodisporrediunfilegrafico(jpg/gif/png)contenenteillogo.DopoaverselezionatoilComune(soloperleUnionidiComuni),caricareilfileecliccaresuAVANTI.

Dopoavercaricatoillogo,quest’ultimocompariràinbasso


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3.3 ELENCODELLESCUOLEPRESENTINELCOMUNE–SOLOPERUTENTIMASTERFornisce l’elenco delle scuole presenti nel Comune o nell’Unione dei Comuni Unione deiComuni / Convenzioni particolari2, selezionabili dagli studenti e a cui sono state fornite lecredenzialidiaccessoalsoftware.

Consentedifiltrareidatiinbasealnomedell’Istituto.3.4GESTIONEUTENZESTUDENTIQuesta funzione viene utilizzata qualora gli studenti non siano in grado di accedereall'applicativo per vari motivi: sprovvisti dei requisiti generali per il funzionamento delprogrammacomecellulare/email/computer/tablet/…E’possibilegenerareun’utenzainserendoidatinellaseguentemaschera(idatipresentisonostatiindicatiatitoloesemplificativo):

2Per convenzioni particolari si intendono quelle convenzioni tra diversi Comuni cheportano a gestire unitariamente le istruttorie relative alle domande oggetto della presenteguida


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Comesipuòdesumeredall’immagine,perquestatipologiadiutenti,nonènecessarioindicareilnumerodicellulareelamailinquantoèilComunechecompilaladomandapercontodeldichiarante.Quest'ultimomantienelaresponsabilitàdelledichiarazioni.Sisuggeriscedifarfirmareladomandaall’utente,stamparlaeconservarla,unitamenteadunacopiadeldocumentod’identitàdeldichiarante.Qualora l'utente acceda successivamente con le credenziali così create, saràobbligatoriamenterichiestoiln.dicellulareel'e-mail.Senonsonostatirilevatierrori,comparirà laseguenteschermatachenotifica l’accettazionedeidatiinseritielacreazionedell’utenza:


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3.5STUDENTIGENERATIGli studenti le cui utenze sono state generate dal Comune, seguendo la procedura di cui alparagrafoprecedente,sonovisibilinellasezione“STUDENTIGENERATI”.

In questa maschera è possibile effettuare una ricerca di tutte le utenze generate e“SIMULARE” l’accesso di un utente, opzione necessaria per compilare la domanda al postodell’utentenoninpossessodeirequisitiperl’accessoall’applicativo.In questa maschera è possibile effettuare una ricerca di tutte le utenze generate e

"PRESENTARE LA DOMANDA” cliccando sulla in corrispondenza di un determinatoutente.Secisonodomandeattive,comenell’esempio,compariràaschermoilseguentemessaggio:

Cliccando sulla “Domanda” si potrà avviare la compilazione della domanda per contodell’utente, senza l’utilizzodelPIN. Ilnomedell’utentechecompilerà ladomandacostituiràparteintegrantedellastessa,essendoregistratoinarchivio.


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Per tornare all’area di amministrazione sarà sufficiente cliccare sul link “Torna all’area diamministrazione”.3.6VALUTAZIONEDOMANDECliccando su “Domande – Anno 2017” sarà mostrato l’elenco delle domande attive perquell’anno accademico, oltre ad una serie di funzioni utili per chi gestisce l’utenza Masterdell’Ente(compilazionedatireportRER,reportperlaRegione,chiudiprocedimento,scaricadati per archivio ottico, funzione che sarà messa a disposizione degli enti solo dopo lachiusuradelprocedimentodapartedellaRER).


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Nel caso indicato in esempio è presente la “Domanda di contributo per la fornituragratuitaosemigratuitadeilibriditestoa.s.2017/2018”.CliccandosullinksipossonovisualizzaretutteledomandepervenutealComune.

ATTENZIONE!La visualizzazione delle domande e la possibilità di iniziare l’attività istruttoria èsubordinataall’invio,dapartedell’utenteMaster,delmoduloperiltrattamentodeidatipersonali:Laprimavoltachesieffettual’accessoallasezioneilsistemamostreràilseguentemessaggio:

Ilmodulo va inviatodall’UTENTEMASTERattraverso la funzione “InviaModulo Privacy”,disponibile nel menù laterale sinistro. Occorre scaricare sul proprio PC il modulo per iltrattamento dei dati personali, stamparlo firmarlo per accettazione ed inoltrarlo tramite laprocedura, cliccando sul pulsante BROWSE (SFOGLIA) e su AVANTI, confermandosuccessivamentel’invio.

L’inviovafattounasolavoltaedeveesserereiteratoincasodivariazionidelresponsabileperiltrattamentodeidatipersonali.Incimaallalistaèpresentel’opzione

cliccando la quale possono essere visualizzate tutte le richieste non ancora approvate dallescuole.


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Es.domandapresentatadall’utenteROSSIGIANLUCA,identificativounivocoattribuitodalsisteman.61

Il Comune può visualizzare la DOMANDA presentata dall’utente (pulsante “VISUALIZZA”),integrare i dati, salvarli ed inviarli alla RER. Per inviarli alla RER è necessario primaselezionareunavocenelmenùatendina“ConfermaComune”traAccogliDomanda/Rigettadomandaepoicliccareilpulsante“SALVA/INVIARER”3.Cliccando su quest’ultimo, se il salvataggio va a buon fine e non vengono rilevati errori, ladomandasiconsiderachiusa(ancheseilsalvataggiopuòesserereiteratofinoachiusuradelprocedimentodapartedelComunee/oscadenzadeitermini).Attenzione!Se ladomandaè statapresentatada studenti che risiedononelComunema frequentanounascuola Fuori Regione, il Comune, sentita la Scuola, deve inserire i campi di competenza diquest’ultima.Ved.paragrafo3.6.1Altriduepulsantiimportantisono:-“STORICOVARIAZIONI”chemostra levariazionirispettoalPDFchecontiene ladomandapresentatadall’utente;-“INVIAMAIL”chepuòessereutilizzatopernotificareunmessaggioall’utente.-“TRASFERISCIADALTRASCUOLA”pertrasferireunadomandaadunistitutodiversodaquelloindicatoindomanda(es.seèstatocommessounerroredapartedell’utente);

3Ovviamente,seidatiISEEnonsonostatiacquisitiautomaticamenteènecessariointegrarli,primadiprocedereconl’invio.Incasocontrario,ilsistemarestituiràunerrore


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- “TRASFERISCI AD ALTRO COMUNE” per trasferire una domanda ad un altro Comune,qualora da accertamenti effettuati il Comune di residenza dello studente, indicato daquest’ultimosiaerrato;-“INFORMAZIONIISEE”,incuipossonoesserevisualizzatiidatidisintesiacquisititramitelacooperazioneapplicativaconINPS.Diseguitounabrevedisaminasuipulsanti:

Permette di visualizzare la Domanda dell’utente in formato HTML. Attenzione: La versioneHTMLpuòconteneredatimodificatidallaSCUOLAedalCOMUNE(es.l’ISEE,classefrequentata).Per visualizzare la domanda originale presentata dall’utente è necessario scorrere in basso ecliccaresulpulsante“MOSTRACOMEPDF”.

Questo pulsante consente di INVIARE UNA MAIL di notifica all’utente per effettuareopportunesegnalazioni.Cliccandosutalebottonecomparelaseguenteschermata:

Compilando iduecampi“OGGETTO”e“TESTO”ecliccandosu“INVIA”siha lapossibilitàdiinviareunmessaggioall’utente.


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Attenzione!Ovviamenteilmessaggiodinotificavieneinviatosoloagliutentiprovvistidiindirizzoe-mail.Seun’utenteèstatogeneratodalCOMUNE,adesempio,senzal’indicazionedellamail, lanotificanonvieneinviata,mailmessaggiosaràcomunquevisibilenell’areariservatadell’utente.Il pulsante “INVIA MAIL” permette di visualizzare qualsiasi email inviata (anche da altrioperatori)all’utenteselezionato.

Permette di visualizzare lo “STORICO DELLE INTEGRAZIONI/VARIAZIONI” apportate daglioperatori.

E’ l’opzione più importante in quanto permette di convalidare i dati e trasferireautomaticamenteladomandaalComunedicompetenza.PrimadipremereilpulsanteSALVAidatirisultano“NONCONFERMATI”.L’utenteeladatadisalvataggiosono“vuoti”.

Cliccando il tasto SALVA, quindi, oltre a convalidare i dati, vengono salvati gli estremidell’utentechehaeffettuatoilsalvataggioeladataincuiquest’ultimoèstatoeffettuato.


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Attenzione!Ilcostodeilibridarimborsarechevienepropostodalsistemaèilpiùbassotraquelloindicatodallostudenteediltettomassimoindicatodallascuola.

Incasodiproblemi,inoltre,ilComunepuòinseriredellenotee“Rigettareladomanda”.

Dopoaverselezionato“Rigettadomanda”occorre,ovviamente,cliccaresultastoSALVA.

PermetteditrasferireladomandaadunaltroComune(percompetenza).

Per trasferire la domanda è necessario specificare il “Comune di destinazione” e le “Note”esplicative,oltreacliccareiltastoTRASFERISCI.Nelcasoditrasferimentoandatoabuonfineuscirà il messaggio “ACCESSO NON CONSENTITO”, dovuto al fatto che l’istruttoria è statatrasferitaadunaltroComune.

Permette di inoltrare la domanda alla scuola competente, qualora l’istituto indicato dallostudenteabbiaaccertatochelostudentenonfrequentilapropriascuola.Pertrasferireladomandaènecessariospecificareunistitutodidestinazione,lenoteecliccaresulpulsanteTRASFERISCI.


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3.6.1CASIPARTICOLARI:STUDENTIISCRITTIADISTITUTINONPRESENTIINREGIONE,MARESIDENTIINEMILIA-ROMAGNALedomanderiferiteatalistudentipassanodirettamentealComunedicompetenzachedovràcompilare,dopoaver contattato la Scuola indicatadallo studente, i campidi competenzadiquest’ultimaecliccaresu“INVIAALLARER”.

IdatiacquisiticonfluirannonelreportRERcomeindicatodalparagrafo3.7.3.6.2FILTRAREIDATILedomandepossonoesserefiltrateinbaseaiparametriindicatinellafiguraseguente:


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Per visualizzare solo le domande non confermate dal Comune, avendo la situazione delledomande non ancora istruite, ad esempio, è possibile impostare la casella a discesa“CONFERMACOMUNE”su“NONCONFERMATA”eselezionareilpulsante“FILTRA”.3.6.3NAVIGARELE“DOMANDE”EDESTRAZIONEINEXCELScorrendol’elencodelledomandepresentate,incalce,vengonomostrateleseguentifunzioni:

La funzione che permette di scorrere l’elenco delle domande presentate è presente solo alraggiungimentodiundeterminatonumerodidomande.La funzione“ESPORTA IN EXCEL”, invece, consentediesportare idatiper lavorarli inaltriambientisoftware.Occorretenerpresentechelavorandosudatabasedinamici,l’esportazioneinundatomomentoorigineràunfileicuicontenutisarannodiversirispettoadeventualialtredomande,datioinserimentiintervenutiinmomentisuccessivi.

3.7REPORTPERLAREGIONEEMILIA-ROMAGNA–SOLOPERUTENTIMASTERContieneidatiriferitialledomande(n.beneficiariesommerichieste)complessiveriferitealComune,calcolateinbasealledomandesalvate(chiuse).GliimportiimmessidaiComunichesiriferisconoalparagrafosuccessivovengonosommatiautomaticamente.

3.7.1IMMISSIONEMANUALEDATISUREPORTRER–SOLOPERUTENTIMASTERIlComunepuòinserireidatimanualmentequandoanticipiilcontributoconrisorseproprieperlaspesarelativaall’acquistodilibriditestoafavoredistudentiappartenentiafamigliein


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condizioni economiche disagiate /casi sociali, senza la preventiva compilazione delladomandaonline,attraversoilpresenteapplicativo.Quando il Comune riceve direttamente la domanda dall'utente in quanto la scuolafrequentata non è presente in Regione, questa confluisce automaticamente nel Report RER(vediCASIPARTICOLARIparagrafo3.6.1).A differenza di quanto accadeva per la domanda dei contributi di testo per l’a.s.2016/2017, per la nuova domanda è necessario inviare una mail di richiesta [email protected] per l’attivazione di questa funzione: in caso contrario lasezionenonsaràattiva:

3.8CHIUDIPROCEDIMENTO–SOLOPERUTENTIMASTER

Consente di chiudere il procedimento ed impedire a tutte le utenze collegate al Comune /UnionedeiComuni/Convenzioniparticolaridipotersalvareidati.3.9SCARICADATIPERARCHIVIOOTTICO(DisponibilesoloinseguitoallachiusuradelprocedimentodapartedellaRER)–SOLOPERUTENTIMASTER


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Quando i dati saranno già stati trasmessi da tutti i Comuni alla RER, questa funzionepermetteràdiscaricareunfile.ZIPcontenentel’elencodelledomandericevute,unitamenteaiPDFdelledomandeeadeventualiallegati.Esempiofilescaricato:

Contenuto:

Indice.html

Permettedivisualizzarealcunidatianagraficiriconducibiliall’utenteedoffrelapossibilitàdivisualizzareimoduli.Perciascundocumentoelettronico(modulo/allegato)vienemostratal’improntadigitale.ConservazionesostitutivaSiconsigliadi“salvare” ildocumentosusupportootticoper laconservazionesostitutivadelledomandeAttenzione!Nel casodiUnionedei Comuni / Convenzioni particolarièpossibile scaricareun file.zipperciascunComunemembrodell’Unione.Esempio:


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4.OPZIONIPERSONALIELOGOUT

Presentiinaltoadestra,consentonodimodificarelapassworddell’utente(Cambiapassword)edieffettuarel’uscitadall’applicativoinsicurezza(Logout).Perlamodificadellapasswordsirinviaaquantogiàspecificatonelparagrafo3.

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