Mauro Scanferla

Lean Banking – Pratiche legaliLa gestione snella dei processi documentali per gli uffici legali

Disclaimer

Il presente documento contiene informazioni proprietarie e confidenziali di Siav, pertanto, non può essere mostrato ad enti o persone diverse dai referenti cui è stato consegnato, né può essere duplicato, in tutto o in parte, dai destinatari per scopi diversi.

Le metodologie, i software ed i servizi citati sono di proprietà esclusiva di Siav; come tali non possono essere utilizzate o divulgate, se non a fronte di esplicita autorizzazione di Siav.

Il contesto

� Le esigenze dell’ufficio legale Rendere più veloci, più agili gli iter; Rendere più efficaci i controlli, sia quelli interni che esterni; Organizzare e monitorare il lavoro, per avere sempre chiara la situazione

dei procedimenti; Condividere le pratiche con attori esterni alla Banca in estrema sicurezza.

� Conservare il proprio archivio documentale Gestire le pratiche in modo elettronico, evitando di dover ricorrere ai

documenti cartacei; Tracciare i soggetti che hanno acceduto alle pratiche; Segnalare lo stato di avanzamento degli iter e l’owner delle attività; Accedere agli atti, alle note ed allegati con semplicità per avere a

disposizione più letteratura, più informazioni possibile sui procedimenti archiviati.

La soluzione

� Archiflow – gestione pratiche legaliLa piattaforma di gestione dei processi documentali Archiflow consente

l’organizzazione delle pratiche legali in schede documentali consultabili separatamente o attraverso l’uso di fascicoli virtuali.

Ogni scheda documentale è ricca di informazioni che permettono di classificare ciascun documento con informazioni obbligatorie e informazioni opzionali; ogni informazione è disponibile per la ricerca semplice o combinata delle pratiche.

Archiflow è estremamente semplice da utilizzare sia all’interno della Banca che dall’esterno, dispone di un interfaccia web con autenticazione sicura degli utenti utilizzabile in VPN. Gli attori esterni possono, secondo il loro profilo utente, solamente consultare o prendere parte all’iter partecipandone all’avanzamento.

La soluzione

� Archiflow – gestione pratiche legaliNelle schede documentali di Archiflow gli utenti potranno inserire dati e

documenti, ed inoltre: Inserire annotazioni di testo con tracciatura di data,ora, ed autore; Allegare file dal proprio PC o da scanner salvandoli nell’archivio centrale di

Archiflow; Scambiare documenti con i colleghi grazie allo strumento di collaborazione

interno; Impostare scadenze e notifiche su attività (udienze, accordi, ecc.); Controllare la storia di ciascun documento: una traccia analitica degli

accessi, delle modifiche e delle stampe dei documenti; Creare report ed esportare informazioni e documenti verso altri strumenti di

lavoro (tesoreria, recupero crediti, ecc.) ; Inserire i documenti in fascicoli virtuali e ordinare i fascicoli in armadi e

cassetti, con la stessa logica dell’archivio cartaceo.

La procedura – Inserimento della pratica

consegna o creazione documenti

Inserimento dei file tramite drag&drop o tramite scansione dei fogli

Compilazione della scheda documentale con i dati obbligatori

Mail room o outsourcerMail room o outsourcer

Back office o outsourcerBack office o outsourcer

Elaborazione automaticaElaborazione automatica

Legenda

Creazione automatica del fascicolo virtuale

Impostazione delle scadenze e notifiche

La procedura – Gestione della pratica

Impostazione delle scadenze

Archivio dei documenti

Sistema di notifica via

mail

Inserimento allegati da file

e scanner

Consultazione direttamente

da gestionale

Accesso tramite rete

LAN e web

Gestione della riservatezza su singolo documento

Inserimento di annotazioni

ricercabili

Il service in outsourcing

� Lavorazione SIAV dispone di centri servizi Document Management Outsourcing (DMO)

sul territorio nazionale specializzati nella scansione e indicizzazione dei documenti, in particolar modo nel mondo finance;

Gli operatori si occupano delle fasi di normalizzazione, scansione, classificazione del documento;

Operatori specializzati si occupano della compilazione delle schede documentali e dell’inserimento dei documenti nei fascicoli virtuali, secondo regole concordate con il Cliente, e formalizzate in procedure operative;

La restituzione dei documenti avviene rispettando il formato e l’ordine in cui essi sono stati conferiti.

� Consultazione Archiflow è disponibile in modalità Software as a service (SAAS), vi si

accede tramite un sito web sicuro pubblicato dal internet data center di SIAV;

In questa modalità vengono mantenute tutte le caratteristiche funzionali di Archiflow senza l’installazione della soluzione presso il Cliente.

Applicazione – Login al sistema

Applicazione – home page di ricerca

Area dati personalizzata

Applicazione – Risultato di una ricerca

Ordinamento e posizione delle colonne personalizzato.

Gestione dei dati sensibili.

Applicazione – Scheda documentale - dettaglio

Anteprima immagine.Disponibile anche a schermo

intero.

Area dati di dettaglio.

Inoltro documento a collaboratori.

Applicazione – Scheda documentale - storia

Log degli accessi e delle modifiche.

Applicazione – Scheda documentale - fascicoli

Ciascun documento può essere inserito

automaticamente o manualmente in uno o più fascicoli. Per pratica, per

controparte, per Avvocato, ecc.

Sintesi delle caratteristiche funzionali

Estrema semplicità d’uso; Disponibile sia con interfaccia LAN che Web; Disponibile in modalità SaaS, software as a service; Completa personalizzazione dell’interfaccia utente per la gestione della

pratica legale; Integrato con i sistemi gestionali per la sincronizzazione delle anagrafiche; Integrato con Microsoft Office; Gestione delle scadenze e delle attività; Notifiche di completamento e di scadenza attività via mail; Sistema di collaborazione interna con scambio di messaggi, note, allegati; Possibilità di inserire file da PC e da scanner, archiviati nello storage

centrale dell’ applicazione; Creazione manuale ed automatica di fascicoli virtuali; Completa tracciatura delle azioni, delle visualizzazioni e delle stampe nella

storia del documento; Gestione della riservatezza sul singolo documento.

Sintesi delle caratteristiche tecniche

Il client necessita unicamente di Microsoft Internet Explorer ver. 6.0 o successive e di Adobe Reader 6.0 o successive;

Application Server su tecnologia Microsoft Windows 2003 Adv; Architettura a 3 livelli (4 con interfaccia WEB); Interfaccia applicativa Web o Windows; Client Windows light (NO attività di installazione); Connettività su socket tcp per Client Windows; Connettività http/https per Client Web; Suite completa di Web Services in standard SOAP; Gestione del Cluster per alta affidabilità e disponibilità di servizio; Motore di scripting per procedure personalizzate; Integrato con la firma digitale e la marca temporale a norma di legge; Compatibile con formato PDF/A; Compatibile con tutti gli scanner Twain e multifunzione (MFP); Integrazione nativa con gestionali AS400 e certificata per SAP;

Mauro Scanferla

Grazie per l’attenzione