Gestione inventari collocazioni - units.it · • non visualizzare in Opac: da spuntare se non...

GESTIONE INVENTARI E COLLOCAZIONI IN SOL

INVENTARIAZIONE/COLLOCAZIONE TITOLO SEMPLICE

• Ricerco e seleziono il titolo di mio interesse a partire dalla schermata di ricerca iniziale in CATALOGAZIONE DOCUMENTO

• Per procedere all’inventariazione nel menù a sinistra sotto DATI / INVENTARI E COLLOCAZIONI (l’inventario va attribuito sempre al livello inferiore in caso di reticoli su più livelli)


• per inventariare e collocare il titolo clicco nel menù a sinistra INVENTARIO / NUOVO COLLOCATO

• se voglio procedere invece alla sola inventariazione posso selezionare anche INVENTARIO / NON COLLOCATO


• se voglio inventariare un titolo corrente lascio le opzioni che compaiono di defaultCORRENTE e AUTOMATICA e la serie inventariale corrente. Il sistema mi attribuirà il primo numero di inventario disponibile alla fine della serie.

• se sto recuperando un titolo PREGRESSO invece dovrò selezionare la NUMERAZIONE / MANUALE che permette al bibliotecario l’inserimento del n. voluto

• infine seleziono il livello di collocazione dove voglio collocare il titolo e confermo


• nel caso l’inventario sia già presente (ev. già inserito da altro operatore che gestisce le acquisizioni) selezionarlo spuntando il pallino corrispondente e cliccare nel menù a sinistra COLLOCA / SCOLLOCA

INVENTARIAZIONE/COLLOCAZIONE TITOLO SEMPLICE• data ingresso : viene automaticamente assegnata con la data del giorno in cui si

effettua la collocazione. Ricordarsi di modificarla in caso di recupero del pregressoinserendo come data convenzionale valida per tutto Sba il 31/12/1992 (valido per le sole biblioteche SBA).

• materiale : per tutto Sba va inserito OBBLIGATORIAMENTE selezionando volume monografia o volume periodico . E’ necessario per le statistiche annuali sul patrimonio (valido per le sole biblioteche SBA).

• tipo provenienza/fornitore : sono campi non obbligatori, compilati in automatico in caso di ordine, altrimenti vanno compilati manualmente.

• circolazione : • - libera: il documento è ammesso al prestito

– Interna: è solo disponibile per la consultazione interna – no: non è ammesso né al prestito, né alla consultazione

• stato copia : campo non obbligatorio: i vari stati della copia potranno essere associati alla prestabilità o meno a seconda delle configurazioni inserite.

• valore inventariale : di solito s’inserisce per il corrente, non per il pregresso.• precisazione di inventario e consistenza collocazio ne: normalmente per le opere

collocate su un unico livello si compilano con “1 v.”, mentre per le opere collocate su un livello superiore i 2 campi possono avere valori diversi.

• collocazione : il tasto help con il punto di domanda permette la visualizzazione delle sezioni, ultimo n. di catena assegnato etc.

• non visualizzare in Opac: da spuntare se non voglio che l’inventario si veda in Opac(per esempio perché smarrito).

INVENTARIO CON APPENDICE

• Sol permette di gestire un ulteriore campo (appendice ) dell’inventario utile nei casi in cui dal punto di vista patrimoniale l’inventario sia unico, ma dal punto di vista catalografico o del prestito sia utile averne più di uno (si pensi ad es. ad opere a livelli inventariate nel passato con un unico inventario per tutti i volumi oppure a tutte le opere con allegati, etc.).

• L’appendice è quindi un ulteriore campo alfanumerico, liberamente compilabile dall’operatore, che consente di mantenere uno stesso numero di inventario già attribuito, con la presenza in più di un suffisso .

INVENTARIO CON APPENDICE• Per aggiungere questa appendice è sufficiente in fase di attribuzione

dell’inventario aggiuntivo selezionare il tipo di NUMERAZIONE MANUALE (si veda figura slide precedente), inserire lo stesso inventario già attribuito e aggiungere nel terzo campo un suffisso alfanumerico a piacere.

• Nell’esempio che segue ho attribuito all’allegato di un volume il medesimo inventario con un suffisso CD

INVENTARIO CON APPENDICE

• Il problema degli inventari con appendice è che NON sono ricercabili da CATALOGO> GESTIONE CATALOGO> DATI GESTIONALI> N. INVENTARIO a meno che non s’inserisca anche l’appendice: se s’inserisce solo la serie ed il n. inventario la ricerca non produce risultati.

• Inoltre se si stampa l’etichetta con stampante termica l’appendice non viene stampata, con il risultato che se si usa la penna ottica per registrare i prestiti il barcode non viene riconosciuto.

• Pertanto si consiglia l’uso dell’appendice solo per sanare casi pregressi di volumi che non siano prestabili (per es. per disambiguare le vecchie annate dei periodici dell’Università, che avevano un unico n. d’inventario): per i volumi o gli allegati prestabili si suggerisce piuttosto di usare una serie inventariale fittizia (CD, ALL, SUP): parlatene con il gestore della vostra biblioteca!

INVENTARIAZIONE/COLLOCAZIONE TITOLO SEMPLICE CON COLLANA NUMERATA

• nel caso di monografia facente parte di un’opera superiore (mon. sup., periodico o collana), soprattutto se numerata, posso inserire anche la consistenza dell’esemplare (riferita al titolo superiore): ci si adegua alle prassi in uso in biblioteca dopo aver parlato con il gestore

• devo quindi spuntare la casella relativa all’inventario che voglio legare alla consistenza e cliccare nel menù a sinistra CONSISTENZA/CONSISTENZA


• Se, per esempio, il titolo fa parte di una collana numerata, spunto il titolo della collana a cui voglio legare la consistenza.


• a questo punto è sufficiente aggiungere il numero di sequenza della collana nel campo apposito e confermare. La sintassi da usare è la seguente: - = da-a; / = più nn. uniti in un unico vol.; ; = interruzione della sequenza


• partendo dalla schermata principale di ricerca e inserendo il titolo o il bid della collana è possibile:

• vedere i titoli in polo collegati alla collana e le relative consistenze cliccando nel menù a sinistra ALTRE FUNZIONI / ESAME BIBLIOGRAFICO

• esaminare gli inventari collegati della propria biblioteca cliccando nel menù a sinistra DATI/INVENTARI E COLLOCAZIONI

• ricercare eventuali altri titoli collegati alla collana in indice cliccando nel menù a sinistra su ALTRE FUNZIONI / RIC. TITOLI COLLEGATI

INVENTARIAZIONE/COLLOCAZIONE MONOGRAFIE A LIVELLI

• A partire dalla maschera principale di interrogazione ricercare il titolo della monografia superiore (MS)

• Cliccare sul pallino del reticolo per visualizzare i titoli inferiori collegati• oppure cliccare sul titolo per vedere il dettaglio e poi nel menù a sinistra ATTIVITA’ / LEGAMI

DOCUMENTO


• cliccare sul titolo inferiore che si vuole inventariare/collocare e cliccare su DATI/INVENTARI E COLLOCAZIONI


• cliccare su INVENTARIO / NUOVO COLLOCATO

• oppure se l’inventario invece è già presente perché già inserito in fase di

ricevimento documenti nel caso di un volume con ordine…


• …selezionare l’inventario e poi cliccare nel menù di sinistra COLLOCAZIONE / COLLOCA E SCOLLOCA e in seguito confermare

• (qualora sia stato gestito un ordine singolo sulla monografia superiore per i vari titoli inferiori e nel momento del ricevimento siano stati assegnati singoli inventari per le monografie inferiori, questi ultimi saranno recuperabili cliccando su INVENTARI / NUOVO RISERVATO)


• una volta attribuito l’inventario al livello più basso, scegliere come livello di collocazione la monografia superiore e cliccare sul pulsante CONFERMA


• compilare tutti i campi come nel caso del titolo semplice (se non già compilati in caso di presenza di ordine), ricordando di specificare la precisazione di inventario corretta e di aggiungere il numero di sequenza del volume nella collocazione. Infine confermare.

• Nella schermata successiva cliccando su ESCI e successivamente nuovamente su ESCI il programma mi permette di tornare alla panoramica dei titoli inferiori della MS e posso procedere quindi alla collocazione del secondo volume.


• dopo aver selezionato il secondo titolo inferiore da collocare come fatto in precedenza, la schermata mi propone già la collocazione presente sulla monografia superiore

• spunto il pallino relativo alla collocazione (vedi freccia rossa) e confermo. Nella schermata successiva sarà sufficiente inserire il nuovo numero di sequenza e aggiornare ev. la consistenza.

• ATTENZIONE: nel caso si voglia dare una collocazione diversa da quella già presente sulla superiore spuntare il pallino relativo alla mon. superiore in generale (vedi freccia blu)

INVENTARIAZIONE/COLLOCAZIONE OPERE A LIVELLI

• In caso di reticoli articolati su più di 2 livelli, si dovrà valutare di caso in caso su quale livello collocare l’inventario, anche a seconda delle scelte operate dalla biblioteca a livello di strategie d’acquisto e di organizzazio ne fisica delle raccolte .

• In alcuni casi, per esempio se non s’intende acquistare un’opera nella sua interezza, si potrebbe decidere di collocare una monografia in feriore sul livello intermedio o addirittura a livello inferiore , limitandosi a implementare la consistenza della mon. sup. Lo si deve fare se, per es., recuperando il pregresso ci s’imbatte in un’opera collocata a livello della mon. intermedia o inferiore.

• Nel caso di monografia facente parte di periodico o collana si potrebbe scegliere di collocare a livello della monografia st essa , se il periodico o la collana non sono altrimenti gestiti nella biblioteca, limitandosi a implementare la consistenza del seriale. In alternativa se il seriale è gestito e collocato unitariamente nella biblioteca (per esempio come Per./ o come Cont.) si dovrebbe collocare la monografia a livello del seriale , comportandosi come nel caso delle monografie a livelli.

• Si tenga presente che la consistenza di collocazione riporta i volumi che presentano la stessa collocazione, mentre la consistenza di esemplare riporta i volumi posseduti in biblioteca INDIPENDENTEMENTE dalla collocazione dei volumi stessi: saranno uguali in caso che si collochi a livello superiore, diverse se si è collocato a livello inferiore o intermedio.

• Tutti questi problemi non si pongono per le biblioteche del polo che hanno adottato come impostazione di default la “collocazione semplificata ”, e che si limiteranno a scegliere quale consistenza aggiornare.

INVENTARIAZIONE/COLLOCAZIONE MONOGRAFIA FACENTE PARTE DI PERIODICO

Monografia a livelli facente parte di periodico


Scelgo come livello di collocazione il periodico, già collocato


Compilo i campi materiale, precisazione inventario, sequenza e aggiorno la consistenza collocazione


A questo punto basta aggiornare la consistenza del periodico (=sintesi di polo)


Posso ancora scegliere se aggiornare la consistenza del periodico (già collocato) o della mon. sup.


Vengo posizionato sulla maschera di consistenza del periodico

INVENTARIAZIONE/COLLOCAZIONE A LIVELLO DI COLLANA

Opera a livelli facente parte di collana in abb.


Mi posiziono sulla monografia inferiore


Scelgo come livello di collocazione la collana, già collocata


Aggiorno la Prec. di inv., la Sequenza e la Consistenza collocazione


Vado ad aggiornare la consistenza della collana


• Il risultato finale è che ho collocato una monografia inferiore non a livello della superiore ma a livello della collana numerata, gestita e collocata in biblioteca come continuazione.

• A livello di consistenza di esemplare posso decidere se scegliere la monografia superiore o la collana indipendentemente dalla scelta che ho fatto a livello di collocazione. Devo solo tener presente che la consistenza di collocazione potrebbe essere diversa da quella assoluta, se i vari volumi hanno collocazioni diverse.

• In questo caso la scelta è dipesa da scelte legate alle strategie d’acquisto ed alla dislocazione fisica dei documenti, perché sarebbe stato altrettanto corretto scegliere un altro livello.

Gestione inventari collocazioni - units.it · • non visualizzare in Opac: da spuntare se non...

Documents

Transcript of Gestione inventari collocazioni - units.it · • non visualizzare in Opac: da spuntare se non...