GESTIONE DI DATABASE - didaskoplatform.com · M A 5 1. I DATABASE Il database è uno strumento...

GESTIONE DI DATABASEMicrosoft Access livello base e intermedio

PREMESSA

Questo modulo, dedicato alla comprensione delle funzioni base del software Microsoft Access 2013, è indirizzato a chi non ha mai usato tale programma, o comunque qualsiasi applicativo relativo ai database. Al suo interno sono presenti i rudimenti per comprendere cosa sono i database, a che cosa servono e come cominciare a costruirli seppur in modo elementare. Come potrai appurare la progettazione e la gestione di database complessi richiede molta esperienza nonché il lavoro di esperti sia in ambito informatico che gestionale.Nel modulo spiegheremo l’interfaccia principale di Access, le operazioni più comuni da compiere prima di costruire un database, per poi passare a una ricognizione dei suoi elementi principali: spiegheremo cosa sono le tabelle e come relazionarle; vedremo come inserire i dati nelle tabelle utilizzando le maschere; introdurremo il concetto di query e i suoi utilizzi per poi passare alla creazione e alla stampa di report.

DisclaimerCertipass ha predisposto questo documento per l’approfondimento delle materie relative alla Cultura Digitale e al migliore utilizzo del personal computer, in base agli standard e ai riferimenti Comunitari vigenti in materia; data la complessità e la vastità dell’argomento, peraltro, come editore, Certipass non fornisce garanzie riguardo la completezza delle informazioni contenute; non potrà, inoltre, essere considerata responsabile per eventuali errori, omissioni, perdite o danni eventualmente arrecati a causa di tali informazioni, ovvero istruzioni ovvero consigli contenuti nella pubblicazione ed eventualmente utilizzate anche da terzi.Certipass si riserva di effettuare ogni modifica o correzione che a propria discrezione riterrà sia necessaria, in qualsiasi momento e senza dovere nessuna notifica.L’Utenza destinataria è tenuta ad acquisire in merito periodiche informazioni visitando le aree del sito dedicate al Programma.

Copyright © 2016Tutti i diritti sono riservati a norma di legge e in osservanza delle convenzioni internazionali. Nessuna parte di questo documento può essere riprodotta con sistemi elettronici, meccanici o altri, senza l’autorizzazione scritta da Certipass.Nomi e marchi citati nel testo sono depositati o registrati dalle rispettive case produttrici.

INDICE

Premessa................................................................................................................2

1. I DATABASE.....................................................................................................51.1. Introduzione agli elementi di un database come Microsoft Access........51.2. L’interfaccia di Access....................................................................................71.3. Pianificare la progettazione di un database..............................................13

2. LE TABELLE.....................................................................................................162.1. Creare una tabella.........................................................................................162.2. Relazionare le tabelle....................................................................................22

3. LE QUERY........................................................................................................263.1 Realizzare delle query...................................................................................273.2 Modificare ed eseguire una query..............................................................323.3 Utilizzare i criteri di una query inserendo operatori................................36

4. LO STRUMENTO MASCHERE..................................................................424.1 Realizzare delle maschere.............................................................................434.2 Operare sui record tramite le maschere......................................................464.3 Modificare le sezioni di una maschera........................................................48

5. LO STRUMENTO REPORT..........................................................................535.1 Realizzare dei report.....................................................................................535.2 Intervenire sugli elementi di un report.......................................................585.3 Modificare le sezioni di un report...............................................................63

5Microsoft Access livello base e intermedio

1. I DATABASE

Il database è uno strumento creato per immagazzinare informazioni e reperirle in modo rapido e veloce per poi elaborarle. In senso stretto il termine database indica qualsiasi tipo di archivio come una rubrica telefonica, una raccolta di indirizzi ecc. Nel senso più esteso, e più funzionale ai fini di una complessa gestione di dati, un database è uno strumento software gestionale che contiene raccolte strutturate di dati come quelle di un singolo ufficio, di un’azienda, di enti pubblici ecc.I database sono alla base dei software che ci consentono di prenotare dei viaggi in aereo o in treno, sono utilizzati dai sistemi bibliotecari informatizzati, dai sistemi gestionali di un’azienda sanitaria, sono alla base di qualsiasi attività che necessiti della gestione, del recupero e del trattamento di molte informazioni e dati.Microsoft Access è un sistema per creare e gestire database. È uno dei software più diffusi grazie anche alla sua inclusione nel pacchetto Office. C’è da dire che, a livello domestico, molto spesso, non si sente la necessità di imparare a utilizzare un database, ma chiunque gestisca un’attività che richieda una corretta e veloce gestione di molti dati, sa quanto sia utile uno strumento del genere.Con gli strumenti che compongono Access puoi sviluppare sia semplici database che vere e proprie applicazioni gestionali e, data la complessità che può raggiungere il software, è importante cominciare a capire le nozioni di base che lo regolano. Inoltre, la progettazione di database più complessi nasce dal lavoro sinergico di figure professionali qualificate quali programmatori informatici e manager gestionali.

1.1. Introduzione agli elementi di un database come Microsoft AccessA differenza di programmi come Word o Excel, Access consente di aprire solamente un file per volta, il nome del file è stabilito dall’utente e la sua estensione è .accdb (per le versioni successive al 2007). Un database come Access contiene, ed è formato, da sei tipi di elementi, essi sono:• Tabelle: formano il database vero e proprio e sono dati disposti in

strutture logiche omogenee.• Query: sono istruzioni che sfruttano un linguaggio interno ad Access

chiamato Structured Query Language (SQL) e formano tabelle virtuali a partire da elementi tratti dalle tabelle.

• Maschere: sono elementi grafici predisposti per presentare o modificare in modo organizzato dati di tabelle e/o query.

Gestione di database6

• Report: servono a presentare i dati. Si presentano come elementi simili alle maschere ma concepiti per essere stampati. I dati, organizzati secondo le richieste dell’utente, sono ricavati dalle tabelle e/o dalle query.

• Macro: questa funzione permette di automatizzare le attività comuni. È un programma interno ad Access che sfrutta un linguaggio chiamato Visual Basic for Applications (VBA). Ad esempio, con l’utilizzo di una macro si può automatizzare una funzione come quella di trasferire un insieme di dati o di stampare un report con un semplice comando. Questa funzione è presente anche nel software Excel.

• Moduli: anche questi sfruttano il linguaggio di programmazione VBA e permettono di sviluppare funzioni più articolate di quelle offerte dalle macro.

1.1.1. Le tabelle Le tabelle, simili a dei fogli Excel, sono un insieme di dati omogenei e rappresentano la struttura portante di un database. La tabella è formata da colonne e righe; le righe contengono dati relativi a una sola entità e sono anche chiamate record. Le colonne, invece, definite campi, contengono gli attributi relativi a quella entità; ciascuna colonna, inoltre, contiene lo stesso tipo di dato (a esempio ‘Cognome’, ‘città’). L’intersezione tra una riga e una colonna si chiama campo.

Figura 4.1 | Tabella

In questo esempio le colonne racchiudono la categoria dell’informazione (ad esempio la seconda colonna racchiude la categoria Società), mentre i record (le righe) conservano tutte le informazioni relative a un dato (in questo caso una società).

1.1.2. Le maschereÈ possibile inserire i dati nelle tabelle cliccando sui singoli campi. Per agevolare la procedura, però, considerando che un database può essere formato da tante tabelle, può essere più opportuno creare una maschera per inserire dati che poi saranno distribuiti in più tabelle.


Figura 4.2 | Maschera

Il loro layout somiglia a un modulo da compilare e come vedremo nel capito dedicato alle maschere, esse sono personalizzabili a seconda delle esigenze. I dati si inseriscono in riquadri che si chiamano controlli, questi poi, compileranno automaticamente le rispettive tabelle.

1.1.3. I reportI report presentano i dati di una tabella in una forma strutturata; sono simili alle maschere ma i report non consentono modifiche sui dati presentati. Essi sono concepiti per essere stampati o per essere convertiti in file Word.

Figura 4.3 | Report

1.2. L’interfaccia di AccessQuando apriamo un software e cominciamo a visualizzare e inserire comandi accediamo a quella che si chiama “interfaccia utente”. Per accedere al programma basta fare, dal menu start di Windows, doppio clic sul riquadro Access 2013. Accederai a una schermata come in figura successiva:


Figura 4.4 | Schermata Access

Nel pannello di colore rosso a sinistra sono presenti i nomi dei database aperti di recente. Nel riquadro a destra, invece, è possibile scegliere tra vari modelli preimpostati di database, crearne uno nuovo o esercitarsi con Northwind 2007: una raccolta di database già creati con cui si può far pratica. Per creare un nuovo database vuoto devi inserire un nome (a quello di default) ed eventualmente modificare il percorso del file, quindi cliccare su Crea. A differenza di altri programmi, Access chiede da subito di salvare il file che si sta elaborando.

1.2.1. La finestra backstageUna volta aperto il file, saranno visualizzate le schede FILE, CREA, DATI ESTERNI, STRUMENTI DATABASE. Esploriamo la scheda FILE da cui si accede alla finestra backstage.


Figura 4.5 | La finestra Backstage

Tralasciamo per ora il comando Informazioni. Per quanto riguarda i comandi Nuovo, Apri, Salva e Chiudi non ci sono particolari spiegazioni. Il comando Salva con nome consente di salvare rinominando l’intero file, oppure, tramite la funzione Salva oggetto con nome, puoi salvare solamente l’oggetto selezionato prima di aprire la finestra Backstage. La funzione Stampa contiene tre opzioni:• Stampa immediata• Stampa• Anteprima di stampaLe tre funzioni ti permettono di impostare la stampante prima della stampa, di stampare direttamente o visualizzare l’anteprima del file in stampa.La funzione Account permette di selezionare dei servizi web qualora fossero disponibili.Il comando Opzioni (come avrai visto anche nei moduli precedenti) fornisce l’accesso a una molteplicità di comandi riuniti nella finestra Opzioni di Access. Chiaramente se non sei esperto del software, ti consiglio di non modificare le impostazioni di base salvo qualche eccezione che vedremo insieme. Nella sezione Personalizzazione barra multifunzione, puoi creare nuove schede e nuovi gruppi e riempirli con i comandi predefiniti:


Figura 4.6 | Personalizzazione barra multifunzione

È possibile modificare i pulsanti della Barra di accesso rapido. Anche in questo caso puoi aggiungere o eliminare elementi per rendere l’interfaccia più funzionale in base alle tue esigenze.

Figura 4.7 | La barra di accesso rapido

Tuttavia, soprattutto all’inizio, e se non hai esigenze particolari, ti consiglio di lasciare i comandi preimpostati dal software.L’ultimo comando della finestra backstage, Centro protezione, è suddiviso in tre sezioni; in corrispondenza dell’ultima, Centro protezione di Microsoft Access, c’è il pulsante Impostazioni Centro protezione. Nella finestra appena aperta, clicca sull’opzione Percorsi attendibili:


Figura 4.8 | Centro protezione

Questa funzione permette di presentare l’elenco dei percorsi che il programma considera affidabili, cioè al riparo da virus che possono annidarsi nelle funzioni macro e nei moduli.Aprendo un file di Access da un percorso non reputato attendibile il software produrrà sempre un avviso che ti informerà che “il contenuto attivato è stato in parte disabilitato”. Attivando il tasto Abilita contenuto si chiude l’avviso e si può cominciare a utilizzare il file. Per risparmiarci questa procedura, in special modo per file che utilizziamo spesso, possiamo memorizzare il percorso in cui è situato il nostro file tra quelli attendibili.

1.2.2. La barra multifunzioneCome tutti gli altri programmi del pacchetto Office, anche l’interfaccia grafica di Access presenta una barra multifunzione che si estende per tutta la lunghezza della finestra. Le funzioni della barra sono raggruppate in gruppi di comando e ogni scheda attiva dei comandi diversi all’interno della barra multifunzione.

Figura 4.9 | Barra multifunzione


Le schede disponibili sulla barra multifunzione non sono solo le quattro che vediamo nella figura precedente, altre schede si attivano in presenza di altre funzioni. Per esempio, aprendo una tabella compare la funzione STRUMENTI TABELLA che attiva la scheda CAMPI e quella TABELLA:

Figura 4.10 | Strumenti tabella

I gruppi di comando che si attivano con la scheda CAMPI servono per modificare la tabella aperta nella Finestra database. Con essi puoi cambiare lo stile dei testi nei record, cambiare il tipo di carattere, riordinare i record, modificare i campi ecc.La scheda TABELLA contiene altri comandi che si attivano in base al contesto in cui è stata aperta la tabella. La possibilità di utilizzare i comandi è data dal loro colore marcato, al contrario, un comando che non è attivabile in quel momento appare grigio chiaro.

1.2.3. Il riquadro di spostamentoIl riquadro di spostamento è un contenitore dei vari elementi che possono essere presenti in un file di Access. Esso è posto alla sinistra della finestra del database e può essere compresso per liberare spazio all’interno della finestra.


Figura 4.11 | Riquadro di spostamento

La funzione principale del riquadro consiste nel consentirci di navigare tra gli oggetti di Access, i quali, in database nemmeno troppo complessi, possono essere abbastanza numerosi.

1.3. Pianificare la progettazione di un databasePrima di cominciare a utilizzare un programma per creare un database è necessario avere chiare le sue caratteristiche, i contenuti e la struttura, nonché gli utenti finali nel caso in cui il database sia rivolto a un pubblico (es. prenotazione mezzi di trasporto, internet banking, sistemi bibliotecari informatizzati ecc..). Un passo preliminare potrebbe consistere nel redigere delle idee su un foglio di carta tenendo ben presente alcune informazioni:• La tipologia di dati da raccogliere• Come i dati saranno usati ed elaborati• Le competenze degli utentiUna volta assodati questi punti, potrai procedere alla realizzazione del database:• Dividendo i dati nelle tabelle e facendo attenzione a scegliere le categorie

esatte per ognuno di essi• Selezionando una chiave primaria per ogni tabella• Scegliendo le relazioni che legano le tabelle

1.3.1. La normalizzazione delle tabelleNormalizzare significa fare in modo che ogni tabella abbia una struttura uniforme, e quindi che rispetti alcune regole logiche. Il primo criterio, il più importante, è quello della univocità che vale sia per i record che per i campi; significa che ogni record (o riga) deve rappresentare una sola entità. In


questo modo si evitano duplicati. Lo stesso criterio vale per i campi: ognuno di essi deve contenere un solo attributo. La chiave primaria che garantisce univocità al record, quindi, fa in modo che il numero espresso dalla chiave primaria denoti unicamente quel record. Per avere un esempio guarda la figura 4.12, ogni attributo rientra in una singola categoria, l’IDPersona garantisce univocità al record; nel caso in cui ci fossero due consiglieri con lo stesso nome e provenienti dalla stessa città, l’ID provvederà a distinguere il caso di omonimia.

1.3.2. Le relazioni e le chiavi esterneCome abbiamo anticipato un database è composto da varie tabelle. Ogni tabella può essere messa in relazione a un’altra utilizzando la chiave primaria della tabella genitore, e la chiave esterna legata a una colonna di una tabella figlia. Le relazioni che si possono stabilire possono essere di tre tipi: uno a uno, uno a molti, e molti a molti.Le relazioni tra tabelle sono realizzate attraverso alcuni campi speciali chiamati chiavi. Le chiavi si usano per rendere univoci i record. Una chiave può essere naturale o esterna. Una chiave naturale è un dato che sarebbe stato comunque inserito tra i campi, pensiamo al codice fiscale che identifica in maniera univoca una persona, alla matricola che identifica uno studente oppure al codice ISBN che cataloga un libro.Nel caso in cui la tabella che stiamo creando non contiene un dato che si addice a questo scopo, si ricorre alla chiave surrogata. Il suo utilizzo è frequentissimo e consiste nell’assegnare un campo numerico, in genere chiamato ID, che identifica ogni record (riga). Ogni tabella può avere anche una chiave secondaria, o esterna che la mette in relazione con le chiavi primarie di altre tabelle.

Figura 4.12 | Le chiavi


1.3.3. La relazione uno a moltiQuesta è la relazione più comune e si verifica quando il campo della prima tabella contiene il valore una sola volta, mentre il campo associato della seconda tabella lo può contenere numerose volte. Pensiamo al record riferito a una persona in una prima tabella; per inserire dei recapiti telefonici, che possono essere più di uno per ogni persona, si deve creare una seconda tabella che è in relazione con la prima.

1.3.4. La relazione molti a moltiQuesto tipo di relazione si ha quando un dato può essere ripetuto più volte su entrambi i lati della relazione. Per fare un esempio pensiamo agli studenti e ai corsi universitari. Ogni studente può seguire più corsi ma ogni corso non è seguito dagli stessi studenti.

1.3.5. La relazione uno a unoIn questa relazione ogni record della prima tabella può avere soltanto un record corrispondente nella seconda tabella. La relazione uno a uno è più rara, dato che questo tipo di informazione è generalmente associata nella stessa tabella. A volte però si crea questa relazione per separare su due distinte tabelle attributi diversi riferiti alle medesime entità.


2. LE TABELLE

Dopo aver compiuto una panoramica generale sulle nozioni che regolano una base di dati, adesso cominciamo a creare le tabelle, elementi fondamentali dei database.

2.1. Creare una tabella Per creare una tabella avvia il programma Access e crea un Database desktop vuoto. Adesso elaboreremo una tabella nella modalità Visualizzazione Foglio dati.

Figura 4.13 | Visualizzazione foglio dati

Questa modalità va bene per cominciare a usare Access e permette di creare tabelle semplici. Ora proviamo a creare una tabella con nomi e indirizzi di alcuni iscritti a una palestra. Qualora non dovesse già comparire l’impostazione di una tabella, basta selezionare la scheda CREA e nel gruppo comandi Tabelle cliccare su Tabella. Nel riquadro di spostamento a sinistra apparirà l’elemento Tabella 1.

2.1.1. Creare i campi e scrivere i record in Visualizzazione Foglio datiPrima di procedere con l’inserimento dei dati ti ricordo che i campi di una tabella devono contenere un solo dato che definisce un attributo dell’entità; e il dato di un campo deve essere sempre dello stesso tipo: un valore numerico, dei caratteri, una data ecc.


Nella tabella, il primo campo denominato ID serve ad attribuire la chiave primaria associata al record. In questo caso potremmo rinominarlo IDPersona facendo doppio clic sul campo e digitando il testo. Poi clicca sul campo Fare clic per aggiungere e, poiché in questa colonna devi inserire i cognomi, seleziona l’opzione Testo breve e rinomina la colonna con la parola ‘Cognomi’, come intestazione della colonna successiva scrivi ‘Nomi’, poi ‘indirizzo’ e Città’ nelle successive intestazioni. Otterrai una tabella come quella nella figura successiva:

Figura 4. 14 | Tabella

Dopo ipotizziamo di voler aggiungere un campo che rimandi al certificato medico dei clienti della palestra, selezioneremo il tipo di dati ‘Allegato’. Facendo doppio clic sul campo con la graffetta, si accede alla finestra di dialogo Allegati da cui puoi navigare nel file system del PC e selezionare il file da allegare. Non è possibile rinominare il campo Allegati, espresso con l’immagine di una graffetta, dalla Visualizzazione Foglio dati; per rinominare bisogna passare alla visualizzazione struttura. Per farlo segui questi passaggi:1. Nel gruppo comandi Visualizzazioni, clicca sull’icona Visualizza

e passerai direttamente alla Visualizzazione struttura. Molto probabilmente in questo momento ti sarà chiesto di assegnare un nome alla tua tabella se non l’hai già fatto prima.

Figura 4.15 | Visualizzazione struttura


2. Adesso in corrispondenza di Allegato possiamo cambiare il nome di Campo 1 con Certificato medico sportivo.

Ritornando in Visualizzazione Foglio dati il campo continuerà a mantenere l’immagine di una graffetta.

2.1.2. Creare campi e scrivere record in modalità Visualizzazione StrutturaPer creare tabelle, ci sono due modi: uno, appena visto, consente di creare la tabella in Visualizzazione Foglio dati salvo poi raffinarla in visualizzazione struttura; l’altro modo consente di creare una tabella direttamente in visualizzazione struttura. Per farlo segui questi passi:1. Clicca sulla scheda CREA.2. Nel gruppo comandi Tabelle, seleziona l’icona Tabella.3. Dopo, nella scheda HOME, vai su Struttura nel gruppo comandi

Visualizzazioni.4. Apparirà una finestra di dialogo Salva con nome per nominare la

tabella che stai creando.

Figura 4.16 | Salva nome tabella

Nella visualizzazione struttura, in corrispondenza delle schede, si attiverà la scheda PROGETTAZIONE sotto STRUMENTI TABELLA.



Come nell’esempio precedente scriviamo nell’intestazione del primo campo IDPersona. Tale campo costituirà la chiave primaria del record. Nella colonna Tipo dati seleziona Numerazione automatica; così il programma assegnerà automaticamente un numero progressivo. Per fare in modo che il campo denoti una chiave primaria (qualora non sia già impostata come tale), nel gruppo comandi Strumenti, devi cliccare sull’icona Chiave primaria.Nella parte bassa della griglia, alla voce Indicizzato, è impostato il comando Sì (Duplicati non ammessi), questo fa in modo che non si creino duplicati.Passando al nome del campo successivo puoi scrivere ‘Cognome’ e in corrispondenza di ‘tipo dati’ inserisci Testo breve; continua così per il Nome, Indirizzo, Città. Come ultimo nome del campo, per ora, puoi inserire Certificato medico e come Tipo dati inserisci Allegato.


Seguendo le istruzioni devi giungere alla realizzazione di una tabella in visualizzazione struttura come quella in figura 4.18.

2.1.3. Impostare le proprietà dei campiTramite la finestra Proprietà campo si possono immettere delle specifiche impostazioni, vincoli o obblighi per quanto riguarda il riempimento dei campi. Ad esempio, vogliamo fare in modo che la compilazione di alcuni campi, come quello ‘Cognome’, sia obbligatoria. Per farlo devi selezionare il campo dove sarà inserito il dato ‘Cognome’, e sotto, nella tabella Proprietà campo, in corrispondenza della voce Richiesto, devi digitare Sì.


Figura 4.19 | Proprietà campo

In questo modo il campo ‘Cognome’ deve essere obbligatoriamente compilato. Inoltre, puoi decidere di quanti caratteri sarà la dimensione del campo. Come vediamo nella figura precedente, in corrispondenza di Dimensione Campo, c’è il valore 255, ciò significa che in quel campo possono essere inseriti 255 caratteri. Però per dati come Cognome, Nome, Città, Indirizzo possono bastare 50 caratteri. Per impostare questo valore basta cliccare in corrispondenza della cella dove è presente il dato 255 e trasformarlo in 50.Ci sono altri casi in cui sappiamo di preciso il numero dei caratteri che bisogna inserire in un campo per soddisfare un determinato parametro: questo è il caso di codici predeterminati come il CAP o il Codice Fiscale. In questo modo la funzione, anche se non sarà in grado di controllare la correttezza del codice, potrà controllare la lunghezza del parametro e avvisare in caso di errore.Per controllare il parametro Dimensione del campo devi ricorrere alla Maschera di input all’interno della finestra Proprietà campo.

Figura 4.20 | Maschera di input

Cerchiamo di creare il campo relativo al CAP. Dopo averlo inserito nella struttura della tabella, nel riquadro Proprietà campo, aprite la finestra relativa alla riga Maschra di input. Vi apparirà un messaggio che vi consiglia di salvare la tabella, e poi la finestra Creazione guidata Maschera di input. Scegli CAP e clicca sul pulsante Fine.


Figura 4.21 | Creazione maschera di input

A questo punto, in corrispondenza del campo CAP all’interno della tabella, sarà possibile inserire unicamente un codice a 5 cifre. Se volessimo inserire nel campo il valore del Codice Fiscale basterà selezionare l’opzione omonima. Anche in questo caso, qualora le cifre e i caratteri immessi non corrispondano a quelle previste dal campo, il sistema avviserà con un messaggio di errore.Tra gli altri parametri, puoi inserire campi che rispondano a tipo di dati Sì/no; oppure puoi inserire URL o indirizzi E-mail con collegamenti ipertestuali o campi che si riferiscono a date. Nel caso dell’immissione di una data all’interno del campo, compare un piccolo calendario sulla destra, attivandolo puoi scegliere la data selezionandola al suo interno. In caso di date lontane da quelle correnti, però, è più semplice digitarle.

Figura 4.22 | Calendario


2.2. Relazionare le tabelleAdesso vedremo come creare una relazione tra tabelle. Poniamo il caso che alla nostra tabella ElencoIscritti, che contiene gli ipotetici iscritti a una palestra, volessimo creare una tabella che contiene i corsi che frequentano gli iscritti. Per ora la relazione che andremo a creare è del tipo ‘uno a molti’, poiché un iscritto può frequentare più corsi. Prima di procedere con la relazione vera e propria, adesso creiamo la tabella che racchiude i corsi offerti dalla palestra.1. Vai sulla scheda CREA.2. Nel gruppo comandi Tabelle, clicca su Struttura tabella.3. Nomina la tabella, in questo caso Corsi.Adesso, sempre in visualizzazione struttura tabella, eliminiamo la riga che riguarda la numerazione automatica della chiave primaria; per questa tabella non è necessaria. Quindi, clicca con il tasto destro in corrispondenza della riga da eliminare e nel menu contestuale seleziona Elimina righe.

Figura 4.23 | Eliminazione chiave primaria

Adesso nella prima cella Nome campo scriviamo ‘Corso’ e come Tipo dati ‘Testo breve’. Nel primo campo della seconda riga scriviamo lo stesso nome della chiave primaria della tabella ElencoIscritti, quindi ‘IDPersona’. Come Tipo dati inseriamo ‘Numerico’.

Figura 4.24 | Tabella Corsi

Adesso salva la tabella e procediamo con la relazione di tipo uno a molti.


2.2.1. Creare una relazione di tipo uno a moltiPer creare la relazione segui questa procedura:1. Chiudi le due tabelle create.2. Vai nella scheda STRUMENTI DATABASE.3. Nel gruppo comandi Relazioni, clicca sull’icona Relazioni.4. Appare la finestra Mostra tabella; aggiungi le tabelle che vuoi

relazionare, in questo caso Corsi ed ElencoIscritti.

Figura 4.25 | Mostra tabella

5. Adesso nella finestra Relazioni hai due riquadri che schematizzano le due tabelle. Ora non devi far altro che cliccare su IDPersona nel riquadro ElencoIscritti e trascinare il campo (tenendo premuto il pulsante) su IDPersona nel riquadro Corsi. Apparirà la finestra Modifica relazioni.

Figura 4.26 | Modifica relazioni

Seleziona le opzioni Applica integrità referenziale, Aggiorna campi correlati a catena ed Elimina record correlati a catena e clicca su Crea. La relazione è pronta e nella finestra Relazioni è indicata con il seguente schema:


Figura 4.27 | Schema relazioni

Ritornando alla tabella ElencoIscritti vedrai che in corrispondenza del record ci sarà un piccolo segno più. Selezionandolo si apre un riquadro con il campo Corso. Al suo interno si possono inserire il corso o i corsi seguiti da ogni iscritto.

Figura 4.28 | Risultato relazione

Ritornando alla tabella Corsi puoi notare come ci saranno i campi con i corsi frequentati e a destra l’IDPersona che si riferisce all’iscritto che frequenta quel determinato corso.


Figura 4.19 | Corsi seguiti


3. LE QUERY

Le potenzialità di sviluppo Access elencate sin ora, non potevano che concentrarsi sulle sfaccettature dello strumento Tabelle, evidenziandone le capacità di sviluppo. Procedendo nello studio del software, avremo modo di comprendere e padroneggiare altri strumenti digitali: questi ultimi saranno in grado d’implementare i percorsi visti finora, con nuove capacità operative che si esprimeranno appieno in termini di progettazione e gestione. A tale scopo, una delle prime figure con cui familiarizzare, è certamente rappresentata dalle Query; cerchiamo quindi di comprenderne la funzione. Le query (che tradotto letteralmente vuol dire “domanda”) non fanno altro che “interrogare” le tabelle create secondo alcuni criteri specificati dall’utente, estraendo tutta una serie di dati specifici che andranno poi a comporre nuovi record sui quali intervenire. Attraverso questo sistema, sarà quindi più semplice visualizzare i dati presenti nelle griglie principali, ma anche di:• Individuare rapidamente dati specifici• Calcolare o riepilogare dati• Automatizzare attività di gestione dei datiAccess rappresenterà graficamente la query, attenendosi al noto modello del Foglio dati (utilizzato anche per altri strumenti presenti in Access). Dal punto di vista teorico, è opportuno analizzare le tipologie di query esistenti, suddividendole in cinque categorie principali.• Query di selezione

Pur essendo il modello più elementare della sua categoria, questo tipo di query ci consentirà di realizzare procedimenti di estrazione dati, per poi sottoporre i record sviluppati a operazioni di calcolo specifiche (somme, medie, conteggi, ecc.). In oltre, grazie ai meccanismi di aggiornamento automatico, sarà possibile utilizzare le tabelle per modificare direttamente i contenuti di una query.

• Query con parametriUtilizzando questo modello di query sarà possibile visualizzare una finestra di dialogo, tramite cui immettere criteri (ovvero comandi) di recupero record o interazione tra i campi.

• Query e campi incrociatiQueste query si occupano di riportare i risultati dei calcoli eseguiti in una tabella, visualizzandoli in due sezioni distinte (rispettivamente a sinistra, e nella zona superiore del foglio dati).


• Query di comandoQuesta query ci permetterà di utilizzare un semplice comando, per apportare delle modifiche su più record o per creare una tabella.

3.1 Realizzare delle queryGestendo progetti Access molto complessi, sarà inevitabile avvalersi degli aspetti versatili di una query, per:• Rappresentare risultati di operazioni compiute sulle tabelle di

riferimento• Connettere dati provenienti da più fontiData quindi l’esistenza di query differenti, è necessario approfondire le nostre conoscenze teoriche focalizzando l’attenzione sul concetto di struttura, prima di passare a illustrare i processi di creazione vera e propria.

3.1.1 Struttura di una query1. Seleziona la tua query, utilizzando l’apposito Riquadro di spostamento

(situato nella zona a sinistra dello schermo).2. Apri la scheda HOME, quindi focalizza il gruppo comandi

Visualizzazioni.3. Premi il pulsante Visualizza e scegli la voce Visualizzazione struttura.

Figura 4.20 | Una query in modalità Visualizzazione struttura

Così facendo, il software suddividerà il foglio dati della nostra query in due sezioni, secondo una modalità di rappresentazione fruibile denominata Griglia QBE (Query by example):


• La zona superioreIn quest’area (riquadro rosso in Figura 4.1) sarà possibile visualizzare le tabelle di provenienza dei dati e le eventuali relazioni stabilite con altre tabelle in sviluppo.

• La zona inferiore Tramite l’utilizzo di una griglia di controllo (riquadro blu in Figura 4.1), è possibile visualizzare in quest’area i campi selezionati dalle tabelle, suddividendoli in colonne. In corrispondenza di ogni riga, potremo invece sancire alcune specifiche atte alla cernita dei dati. Vediamole nel dettaglio:• CampoVengono riportati i nomi del campo estratto.• TabellaVengono indicate le tabelle da cui provengono i singoli campi.• OrdinamentoVengono indicati i parametri in base ai quali disporre i dati selezionati (crescente, decrescente, nessuno).• MostraSpecifica se il campo in questione sarà visualizzato in modalità Foglio dati.• CriteriContiene i criteri in base ai quali vengono selezionati i record.• OppureConsente di aggiungere ulteriori criteri di selezione.

3.1.2 Creare una query attraverso una procedura guidataAvvalendoci del supporto offerto da Access, potremo comporre la nostra query seguendo un processo di creazione guidata: tramite una serie di finestre di dialogo, il software ci consentirà di specificare tutti i dettagli necessari alla creazione di una struttura funzionale. Vediamo quindi come procedere.1. Controlla che nel Riquadro di spostamento (cerchiato di blu in Figura

4.2) siano state create delle tabelle. 2. Apri la scheda CREA, quindi premi il pulsante Creazione guidata

query presente nel gruppo comandi Query.


Figura 4.21 | Creazione guidata Query

• Prima fase: Selezionare una tipologia di query• Visualizza le informazioni (cerchiate di nero in Figura 4.3) relative ai

prototipi di query elencati nel riquadro alla tua destra.• Seleziona il modello che desideri realizzare, quindi premi il pulsante

OK.

Figura 4.22 | Finestra di dialogo nuova query

• Seconda fase: Selezionare i campi da includere nella query• Utilizza l’elenco a tendina Tabella/query, per selezionare la tabella

da cui estrarre i dati.• Visualizza il riquadro Campi disponibili, quindi seleziona le voci

che intendi trasferire.• Per spostare nel riquadro Campi selezionati un solo elemento, fai

clic sul pulsante Freccia singola. Se desideri trasferire tutti i campi disponibili fai clic sul pulsante Freccia doppia.

• Premi il tasto Avanti per passare alla fase successiva.


Figura 4.22 | Finestra di selezione dei campi

• Terza fase: Selezionare il carattere della query• Ricorda che potrai visualizzare questa finestra, solamente se le

tabelle di riferimento conterranno dati numerici.• Spunta la casella relativa al tratto opzionale che intendi impostare

per la tua query, quindi premi il tasto Avanti:DettaglioMostrerà tutti i campi di tutti i record.RiepilogoAttivando tale opzione sarà possibile premere il pulsante Opzioni di riepilogo e impostare così i valori di riepilogo da calcolare.

Figura 4.23 | Impostare una query di Dettaglio o di Riepilogo


• Quarta fase: Intitolare una query• Digita il titolo della tua query nell’apposita casella.• Spunta le caselle relative alle opzioni che intendi applicare.• Premi il tasto Fine per visualizzare il risultato finale.

Figura 4.24 | Intitolare una query tramite il processo di creazione guidata

3.1.3 Creare una query in modalità struttura basata su due tabelleOccupandoci dello sviluppo di query complesse, sarà necessario approfondire un’altra modalità di creazione, basata sul già citato concetto di struttura. Così facendo, potremo costruire passo dopo passo la nostra query, curando nel dettaglio i collegamenti tra i campi di nostro interesse. Vediamo come.1. Per avviare questa procedura, sarà necessario avere a disposizione

almeno due tabelle principali, collegate tra loro da una relazione specifica (vedi il capitolo relativo alle tabelle).

2. Seleziona la scheda CREA, quindi premi il pulsante Struttura query del gruppo comandi Query.

Figura 4.25 | Creare una query in modalità struttura


3. Utilizza la finestra di dialogo Mostra tabella (riquadro rosso in Figura 4.7) per visualizzare le tabelle da cui estrapolare i dati utili allo sviluppo della query.

4. Fai clic su una delle voci presenti nella scheda TABELLE, quindi premi il tasto Aggiungi; ripeti l’operazione appena descritta per includere una seconda tabella. Ricorda che potrai sempre consultare la finestra di dialogo Mostra tabella tramite il pulsante Mostra tabella del gruppo comandi Imposta query della scheda PROGETTAZIONE.

5. Utilizza i riquadri presenti nella zona superiore del foglio dati (riquadro rosso in Figura 4.8) per selezionare i campi specifici da inserire nella query, quindi trascinali direttamente nelle apposite caselle della riga Campo, secondo l’ordine che riterrai più opportuno.

6. Fai clic sul tasto Salva (presente nell’angolo superiore sinistro dello schermo) e digita il nome della tua query nell’apposita casella; quindi premi il tasto OK.

Figura 4.26 | Inserimento dei campi specifici in una query

3.2 Modificare ed eseguire una queryCosì come specificato durante l’introduzione di questo capitolo, sarà possibile utilizzare le potenzialità dello strumento query, in maniera tale da impostare dei criteri specifici di selezione ed estrazione dei dati. In questo paragrafo, scopriremo come modificare ed eliminare i criteri di una query.

3.2.1 Aggiungere, modificare o eliminare i criteri di una queryPer comprendere cosa siano i criteri di una query, basta osservarne la dicitura.


Figura 4.27 | Criteri di una query

Un criterio query (detto anche “espressione”) non è altro che una formula (composta da simboli e parole chiave, detti Operatori) contenente delle istruzioni specifiche, che il software traduce in comandi d’azione sui dati. Tramite questi codici, sarà possibile puntualizzare le operazioni di selezione circa gli elementi presenti nelle tabelle. Vediamo quindi come aggiungere o modificare i criteri di una query.1. Seleziona la tua query dal riquadro di spostamento, quindi visualizzala

in modalità Visualizzazione struttura (scheda HOME > gruppo comandi Visualizzazioni > pulsante Visualizza > Visualizzazione struttura).

2. Posiziona il cursore del mouse nella casella d’intersezione tra il Campo di riferimento e la riga Criteri (seguendo l’esempio della Figura 4.9).

3. Digita direttamente dalla tua tastiera il criterio da utilizzare per l’interrogazione delle tabelle.

4. Modifica un qualsiasi criterio della tua query, collocando il cursore del mouse nella casella interessata, per poi digitarvi una nuova formula.

5. Elimina un qualsiasi criterio della tua query, selezionando la formula in questione, per poi rimuoverla tramite il tasto CANC dalla tua tastiera.

3.2.2 Modificare, nascondere o eliminare i campi di una query Nel paragrafo 1.1, abbiamo compreso come creare una query inserendo campi specifici, provenienti anche da fonti diverse. Cerchiamo ora di capire come modificare le nostre colonne, così da poterle meglio adattare alle eventuali esigenze progettuali. Modificare1. Apri la tua query e focalizza il campo che intendi modificare.2. Utilizza il riquadro di spostamento (cerchiato di blu in Figura 4.10) per

aprire la tabella di origine del campo suddetto.3. Attiva la modalità Visualizzazione struttura (scheda HOME > gruppo

comandi Visualizzazioni > pulsante Visualizza > Visualizzazione struttura).

4. Posiziona il cursore del mouse sul titolo del campo, quindi apporta le modifiche necessarie digitandole direttamente dalla tua tastiera.


5. Premi l’icona di salvataggio (cerchiata di rosso in figura 4.10) per terminare l’operazione.

Figura 4.28 | Processo di modifica di un campo query

Riposizionare 1. Apri la tua query e focalizza il campo che intendi spostare (in modalità

Struttura).2. Posiziona il cursore del mouse sul margine superiore del campo in

questione, quindi fai clic non appena visualizzerai il puntatore a forma di freccia (cerchiato di blu in Figura 4.11).

3. Trascina la colonna evidenziata nel suo nuovo alloggiamento, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse.

4. Premi l’icona di salvataggio per terminare l’operazione.Ricorda che sarà possibile eseguire questa procedura, sia in Visualizzazione struttura sia in Visualizzazione foglio dati.

Nascondere o Eliminare1. Apri la tua query, quindi attiva la modalità Visualizzazione Struttura

(scheda HOME > gruppo comandi Visualizzazioni > pulsante Visualizza > Visualizzazione struttura ).

2. Focalizza il campo che intendi nascondere, quindi spunta la casella in corrispondenza della voce Mostra (cerchiata di rosso in Figura 4.11).


Figura 4.29 | Puntatore di selezione campi e casella di attivazione Mostra

3. Per eliminare un campo, ti basterà selezionarlo (seguendo le indicazioni descritte in precedenza per il processo di spostamento) e premere il pulsante CANC, direttamente dalla tua tastiera.

3.2.3 Eseguire una queryTenendo conto di quanto detto sin ora sullo strumento query, sarà facile riassumerne le potenzialità di base: esso non è altro che una lista d’istruzioni ben precise per l’estrazione e l’analisi dei dati provenienti da una o più tabelle. Per far sì che il software esegua le specifiche da noi progettate (realizzando così un grafico di riferimento), sarà necessario seguire una semplicissima procedura.1. Crea la tua query seguendo una delle procedure descritte nel paragrafo

1.1, quindi impostane la struttura e i criteri di selezione.2. Apri la scheda PROGETTAZIONE presente nella barra STRUMENTI

QUERY, quindi premi il pulsante Esegui del gruppo comandi Risultati per visualizzare il risultato finale.

Figura 4.30 | Eseguire una query


3.3 Utilizzare i criteri di una query inserendo operatori Assodato quanto detto sulle Query e sullo strumento Criteri, sarà opportuno fare qualche precisazione: potremo modificare i suddetti codici tramite l’utilizzo di alcuni Operatori, con i quali realizzare azioni mirate sui dati. Gli operatori, in fondo, sono delle funzioni di comando, espresse tramite simboli o parole chiave, atti a sancire una particolare relazione (aritmetica o logica) tra gli elementi selezionati. Distingueremo differenti categorie di operatori, secondo l’utilizzo specifico di ognuno.• Operatori Aritmetici: interagiscono con i valori numerici selezionati,

realizzando operazioni di calcolo.+ Realizza una somma tra due valori numerici (ad esempio

[Prezzo]+[IVA]).- Realizza la differenza tra due valori numerici (ad esempio

[Totale]-[Sconto]).* Moltiplica due valori numerici (ad esempio

[Prezzo]*[Vendite])./ Realizza una divisione tra due valori numerici (ad esempio

[Costi]/[Soci]).\ Realizza una divisione tra due cifre, restituendo solo valori

interi.MOD Realizza una divisione tra due valori numerici, riportandone

solamente il resto. (ad esempio [Trasporti] Mod [Mezzi]).^ Sulla base del coefficiente indicato, eleva a potenza un

valore numerico. (ad esempio Acquirenti ^ Esponente).• Operatori di confronto: agiscono sui valori numerici selezionati,

confrontandoli. Ognuna delle operazioni realizzate potrà produrre un risultato True (logicamente vero), False (logicamente falso) oppure Null (sconosciuto). < Verifica se il primo dei valori indicati è minore rispetto al

secondo.<= Verifica se il primo dei valori indicati è minore o uguale

rispetto al secondo.> Verifica se il primo dei valori indicati è maggiore rispetto

al secondo.>= Verifica se il primo dei valori indicati è maggiore o uguale

rispetto al secondo.= Verifica se il primo dei valori indicati è uguale al secondo.<> Verifica se il primo dei valori indicati è differente dal

secondo.


• Operatori Logici: interagiscono con le espressioni selezionate, producendo un risultato True (logicamente vero) False (logicamente falso) oppure Null (sconosciuto).AND Restituirà un risultato True, solo se entrambi i valori

indicati si riveleranno tali.OR Restituirà un risultato True, anche se solo uno dei valori

indicati si rivelasse tale.EQV Restituirà un risultato True, solo nel caso in cui i valori

indicati si rivelassero equivalenti (ovvero entrambi True o entrambi False).

NOT Restituirà un risultato True, solo se il valore indicato si rivelerà falso (in pratica otterremo un True se l’espressione è False).

XOR Restituirà un risultato True, solo se uno degli elementi (e non entrambi) dovesse rivelarsi tale.

• Operatori di Concatenazione o di Stringa: agiscono sui contenuti testuali selezionati, unendoli in un’unica stringa.

& Interviene su due stringhe differenti, unendole (ad esempio stringa1 & stringa2).

+ Interviene su due stringhe differenti, unendole e propagando i valori Null (ad esempio stringa1 + stringa2).

Per visualizzare tutti gli operatori necessari a creare dei criteri query, ricorda che potrai accedere in ogni momento alla banca dati del Generatore di espressioni: 1. Seleziona la tua query, quindi attiva la modalità Visualizzazione

struttura (scheda HOME > gruppo comandi Visualizzazioni > pulsante Visualizza > Visualizzazione struttura).

2. Posiziona il cursore del mouse in una delle caselle comprese nella riga Criteri.

3. Fai clic sulla scheda PROGETTAZIONE della barra STRUMENTI QUERY, quindi premi il pulsante Generatore nel gruppo comandi Imposta query.

4. Focalizza il riquadro Elementi espressioni, quindi seleziona le voci Costanti o Operatori (cerchiate di rosso in Figura 4.13).


Figura 4.31 | Barra dati degli operatori

Vediamo ora come operare tramite i suddetti codici, in modo da realizzare strutture che rispondano efficacemente alle nostre esigenze di estrazione dei dati e progettazione delle query.

3.3.1 Applicare operatori di confrontoQui di seguito capiremo come utilizzare gli operatori di confronto (già analizzati in precedenza), per svolgere funzioni di cernita circa uno specifico campo di valori numerici (selezionando, ad esempio, solo alcuni importi).1. Seleziona la tua query, quindi attiva la modalità Visualizzazione

struttura (scheda HOME > gruppo comandi Visualizzazioni > pulsante Visualizza > Visualizzazione struttura ).

2. Posiziona il cursore del mouse, nella casella d’intersezione tra la stringa Criteri e il campo Importi.

3. Digita il codice >=20, quindi clicca sul pulsante Esegui (barra STRUMENTI QUERY > scheda Progettazione, gruppo comandi Risultati > pulsante Esegui) per visualizzare tutte le stringhe con cifre uguali o superiori al valore “20” (per il campo Importi).


Figura 4.32 | Utilizzare un operatore di confronto

3.3.2 Applicare operatori logici Cosi come appena visto, sarà possibile utilizzare gli operatori logici per eseguire una cernita, basata unicamente sui contenuti testuali di una tabella di riferimento. Ecco come fare:1. Seleziona la tua query, quindi attiva la modalità Visualizzazione


2. Posiziona il cursore del mouse, nella casella d’intersezione tra la stringa Criteri e il campo Città.

3. Digita il codice Not “Bari”, quindi clicca sul pulsante Esegui (barra STRUMENTI QUERY > scheda Progettazione, gruppo comandi Risultati > pulsante Esegui) per visualizzare tutte le stringhe con località differenti da quella indicata (per il campo Città).

Figura 4.33 | Utilizzare un operatore logico

3.3.3 Applicare caratteri jollyGestire un progetto Access complesso, comporta automaticamente il dover controllare un’imponente serie d’informazioni, appartenenti a tabelle differenti. Per tale motivo, potrebbe capitarci di dimenticare la posizione specifica di un campo, piuttosto che i dettagli di un record, a discapito di


un’efficiente visione d’insieme. Sarà proprio in situazioni simili a quella appena descritta, che l’utilizzo dei Caratteri jolly si dimostrerà risolutivo: essi difatti hanno lo scopo di evidenziare dati affini, ma non identici, a quelli indicati nel criterio di selezione della query. Cerchiamo quindi di analizzarli nel dettaglio, per poi capire come meglio impiegarli.* Evidenzia un collegamento alfabetico, o numerico, affine al

valore indicato (digitando Acqui*, ad esempio, selezioneremo Acquirente, Acquisto. Con *1 invece, selezioneremo 10, 19, e così via).

? Evidenzia un collegamento alfabetico, affine alla parola indicata (digitando M?le, ad esempio, selezioneremo Mele, Mole, ecc.)

[ ] Evidenzia un collegamento affine ai valori indicati tra le parentesi quadre (digitando Test[oi], ad esempio, selezioneremo Testo, Testi).

! Evidenzia un collegamento affine al valore indicato, escludendo le specifiche incluse tra le parentesi quadre (digitando Fattur[o], ad esempio, selezioneremo solamente Fatture, Fattura).

- Imposta un perimetro di ricerca, relativo ai valori indicati tra le parentesi quadre (digitando R[a-e]gione, ad esempio, selezioneremo Ragione, Rbgione, Rcgione, Rdgione, Regione).

# Evidenzia un collegamento numerico, affine al valore indicato (digitando 23#, ad esempio, selezioneremo 230, 231, 232, 233, ecc.).

Proviamo ora a modificare la nostra query, utilizzando uno degli operatori appena descritti.1. Seleziona la tua query, quindi attiva la modalità Visualizzazione


2. Poni il cursore del mouse nella casella d’intersezione tra la stringa Criteri e il campo Acquisti mensili.

3. Digita il codice *0, quindi clicca sul pulsante Esegui (barra STRUMENTI QUERY > scheda Progettazione, gruppo comandi Risultati > pulsante Esegui) per visualizzare tutte le stringhe con valori affini a quello indicato (per il campo Acquisti mensili).


Figura 4.34 |Utilizzare un carattere jolly


4. LO STRUMENTO MASCHERE

Le maschere di Access (diversamente note come Formulari) sono vere e proprie finestre di visualizzazione, il cui scopo è di offrire una visione semplificata dei record contenuti nelle tabelle o nelle query: attraverso i comandi delle maschere, potremo quindi lavorare in maniera più comoda e ordinata, organizzando operazioni di modifica, inserimento o elaborazione dei contenuti. Access visualizzerà ogni maschera all’interno di una comune finestra grafica (che chiameremo Foglio dati): potremo quindi aprire più maschere all’interno di una sessione Access, ma sarà possibile interagire con un solo foglio dati alla volta. Per selezionare la maschera che t’interessa, premi sull’apposita Barra di titolo (cerchiata di rosso in figura 4.1).

Figura 4.35 | Finestra di visualizzazione Maschere

Ogni maschera visualizzerà i record inseriti, dotandoli di una casella d’immissione (cerchiato di blu in Figura 4.1) per ogni campo (cerchiato di nero in Figura 4.1) della tabella/query di riferimento. Ogni foglio dati sarà dotato di una serie di pulsanti d’azione rapida, cui sono associate una serie di funzioni specifiche relative ai record ivi presenti. Questi comandi sono collocati all’interno di una barra speciale, posta nell’angolo inferiore sinistro della schermata:


Figura 4.36 | Barra pulsanti dello strumento Maschera

Ogni maschera potrà contenerne altre, chiamate Sotto-maschere, dotate di controlli direttamente connessi alla Maschera principale:• Diremo che una maschera è Associata, se contiene dati appartenenti a

una tabella o a una query.• Viceversa indicheremo come Non associate, le maschere contenenti

dati esterni.

4.1 Realizzare delle maschereTramite le funzioni dello strumento maschere, sarà possibile non solo visualizzare i contenuti di una tabella sviluppata con Access, ma anche modificarne i dettagli. È quindi importante comprendere i meccanismi di creazione delle maschere, al fine di garantire una rappresentazione dei dati più conforme alle nostre esigenze.

4.1.1 Creare una maschera vuotaLe maschere vuote sono prive di connessioni con qualsiasi tabella o query: dopo averle create, sarà quindi necessario completarle con i dati opportuni. Passiamo alla pratica.1. Seleziona la scheda CREA, quindi clicca sul pulsante Maschera vuota

presente nel gruppo comandi Maschere.

Figura 4.37 | Pulsante crea Maschera vuota

2. Visualizza la sezione Elenco campi (nel riquadro blu della Figura 4.4), quindi clicca sul tasto + (più) corrispondente alla Tabella o alla Query di riferimento.

3. Individua il campo che t’interessa, quindi inseriscilo direttamente nella tua maschera trascinandolo con il cursore del mouse.


4. Utilizza gli strumenti del gruppo comandi Controlli, presenti nella scheda PROGETTAZIONE della barra STRUMENTI LAYOUT MASCHERA (riquadro nero della figura 4.4) per caratterizzare la tua maschera.

5. Per completare l’operazione, clicca l’icona Salva (cerchiata di rosso in Figura 4.4) quindi utilizza la finestra Salva con nome per dare un titolo alla tua maschera.

Figura 4.38 | Creare e intitolare una Maschera vuota

4.1.2 Creare una maschera attraverso una procedura guidataLa particolarità di questo processo di creazione è strettamente legata all’autogestione del software, il quale sviluppa un prototipo di maschera basandosi sulle specifiche indicate progressivamente dall’utente. Vediamo come:• Visualizza la scheda CREA, quindi premi il pulsante Creazione guidata

Maschera, presente nel gruppo comandi Maschere.Attraverso questa procedura avvierai un percorso di creazione assistita durante il quale, avvalendoti dell’aiuto del software, potrai sancire le specifiche di base della tua maschera, seguendo una serie di fasi legate a delle finestre di dialogo. 1. Prima fase: Origine dei dati• Usa la casella elenco Tabella/Query per selezionare una o più griglie di

riferimento.• Seleziona i campi che intendi inserire nella tua maschera dal riquadro

Campi disponibili, quindi premi il pulsante Freccia singola (rivolta a destra).

• Usa i pulsanti freccia (verso destra o verso sinistra) per modificare la tua selezione. Ricorda che con i pulsanti Freccia doppia sposterai in un solo clic tutti i contenuti di un riquadro.

• Controlla che nel riquadro Campi selezionati vi siano tutti i dettagli che intendi rappresentare nella maschera, quindi premi il pulsante Avanti.


Figura 4.39 | Prima fase del processo di Creazione guidata Maschera

2. Seconda fase: Layout della maschera.• Imposta l’aspetto della tua maschera spuntando una delle opzioni

presenti nella finestra, quindi premi il tasto Avanti per procedere:• A colonne• Tabulare• Foglio dati• Giustificato

3. Terza fase: Titolo della maschera.• Digita il nome della tua maschera nella casella Titolo.• Spunta l’opzione Aprire la maschera per visualizzare o inserire

informazioni.• Clicca sul tasto Fine.

4.1.3 Creare una maschera predefinitaUn procedimento anche più immediato del succitato processo di Creazione guidata, ci consentirà di generare la nostra maschera, basandoci direttamente sui dati presenti nella tabella che ci interessa. Per farlo basterà attenersi al seguente procedimento:1. Visualizza il Riquadro di spostamento (riquadro blu in Figura 4.6),

quindi fai clic sulla tabella che intendi utilizzare per la creazione della tua maschera.

2. Clicca sul pulsante Maschera (cerchiato di nero in Figura 4.6), presente nel gruppo comandi Maschere della scheda CREA.


Access realizzerà immediatamente la tua nuova maschera, visualizzandola in modalità Layout (disponibile solo per gli strumenti Maschere e Report): grazie a quest’ultima, potrai modificare l’aspetto e la posizione (più altri dettagli) degli elementi che la compongono, controllando in tempo reale i contenuti dei campi presenti. 3. Clicca sull’icona Salva (cerchiata di rosso in Figura 4.6), quindi digita

il nome della tua maschera utilizzando l’apposita finestra Salva con nome.

Figura 4.40 | Creare una Maschera predefinita

4.2 Operare sui record tramite le maschereAttraverso lo strumento maschere, è possibile creare delle vere e proprie versioni semplificate delle griglie principali, consentendo così al singolo utente d’interagire con maggiore precisione: le tabelle e le query, in effetti, non rappresentano la maniera migliore per gestire i dati inseriti, soprattutto se caratterizzati da contenuti sostanziosi e fonti diverse. Tramite lo strumento maschere, quindi, potremo intervenire sui nostri record, compiendo tutta una serie di operazioni, mantenendone una visione d’insieme che non sia caotica

4.2.1 Inserire record tramite una mascheraUtilizzare una maschera per controllare con precisione l’aggiunta di un record (che verrà, così, automaticamente visualizzato nella tabella/query cui la maschera si riferisce) rappresenta un’operazione semplicissima. Vediamola assieme:1. Visualizza il riquadro di spostamento (sul lato sinistro dello schermo)

quindi fai doppio clic sulla maschera che t’interessa.2. Visualizza la scheda HOME, quindi premi il pulsante Nuovo del


gruppo comandi Record (il software creerà un record, riproducendo la struttura dei campi presente nella griglia di riferimento).

3. Inserisci i dati necessari nelle caselle del tuo nuovo record, quindi premi il pulsante Salva presente nella scheda HOME del gruppo comandi Record.

Figura 4.41 | Inserire un record usando una Maschera

4.2.2 Eliminare record tramite una maschera1. Visualizza il riquadro di spostamento (sul lato sinistro dello schermo)

quindi fai doppio clic sulla maschera che t’interessa e utilizza i pulsanti di spostamento (Figura 4.2) per visualizzare il record da eliminare.

2. Clicca sulla barra laterale (cerchiata di rosso in figura 4.8) per selezionare l’intero record.

3. Seleziona la scheda HOME, quindi apri il menu a tendina del pulsante Elimina nel gruppo comandi Record.

4. Seleziona la voce Elimina record (cerchiato di blu in Figura 4.8).

Figura 4.42 | Eliminare un record usando una Maschera


4.2.3 Modificare i contenuti di un record tramite una mascheraProcedendo nella gestione di una tabella, sarà facile avere l’esigenza di aggiornarne i contenuti: i dati obsoleti potranno quindi essere modificati, o sostituiti, direttamente dall’interfaccia maschera, cosicché il software riporti le modifiche direttamente nella griglia principale. Vediamo come.1. Seleziona la maschera che t’interessa (dal riquadro di spostamento),

quindi utilizza i comandi di spostamento per visualizzare il record che intendi modificare.

2. Assicurati di essere in modalità Visualizzazione Maschera, tramite l’apposito pulsante presente nel gruppo comandi Visualizzazioni della scheda HOME.

Figura 4.43 | Pulsante visualizza

3. Posiziona il cursore del mouse all’interno della casella d’immissione (relativa al campo in questione).

4. Modifica il contenuto della casella secondo le tue esigenze, quindi premi il tasto Salva (nella zona superiore sinistra dello schermo).

5. Le modifiche verranno automaticamente apportate nella tabella di riferimento.

4.3 Modificare le sezioni di una mascheraCome abbiamo già detto, la modifica dei contenuti di una maschera si dimostrerà un’operazione tutt’altro che casuale durante l’utilizzo di Access: per migliorare le nostre capacità di gestione, quindi, sarà necessario comprendere la fisionomia dello strumento maschera, familiarizzando con le sue sezioni e con il concetto fondamentale di visualizzazione struttura.


Visualizzazione strutturaAttraverso questa modalità di visualizzazione, attivabile attraverso il pulsante Visualizza presente nel gruppo comandi Visualizzazioni della scheda HOME, Access ci mostrerà le sezioni che compongono una maschera.1. Sezione Intestazione: occupa la parte superiore del foglio dati e riporta

al suo interno il titolo della tabella cui la maschera si riferisce (riquadro rosso in Figura 4.10).

2. Sezione Corpo: occupa la parte centrale del foglio dati e riporta i campi della tabella cui la maschera si riferisce (riquadro blu in Figura 4.10).

3. Sezione Piè di pagina: occupa la parte inferiore del foglio dati e si presenta priva di contenuto (riquadro nero in Figura 4.10). Per caratterizzarla sarà necessario ampliare i suoi margini (trascinandone i bordi con il cursore del mouse), ottenendo così lo spazio necessario all’inserimento di dati.

Figura 4.44 | Sezioni della struttura di una maschera

Ricorda che durante la modalità Visualizzazione struttura potrai intervenire solo sulla griglia della tua maschera, lasciando invariati i restanti dati del corpo centrale (che difatti verranno occultati). Nei successivi sotto paragrafi capiremo come utilizzare i controlli di progettazione di una maschera, personalizzandone la struttura secondo le nostre esigenze.


4.3.1 Modificare l’intestazione di una maschera1. Seleziona la maschera che intendi modificare.2. Apri la scheda HOME, quindi imposta la modalità Visualizzazione

struttura selezionandola tramite il pulsante Visualizza (presente nel gruppo comandi Visualizzazioni.

3. Posiziona il cursore del mouse nella casella dell’intestazione, quindi cliccaci sopra per inserire le tue modifiche testuali.

4.3.2 Modificare il piè di pagina di una maschera 1. Seleziona la maschera che intendi modificare.2. Apri la scheda HOME, quindi imposta la modalità Visualizzazione

struttura selezionandola tramite il pulsante Visualizza presente nel gruppo comandi Visualizzazioni.

3. Posiziona il cursore del mouse, in corrispondenza del margine inferiore della sezione piè di pagina, quindi trascinalo per ottenere lo spazio necessario all’inserimento dei dati.

4. Per completare l’operazione dovrai immettere un’Etichetta, attenendoti alle seguente procedura:• Visualizza la barra STRUMENTI STRUTTURA MASCHERA,

quindi fai clic sul pulsante Etichetta, presente nel gruppo comandi Controlli.

• Posiziona il cursore del mouse nell’area creata all’interno della sezione piè di pagina, quindi trascina il cursore definendo la finestra d’inserimento testo.

5. Dopo aver inserito i tuoi contenuti, fai clic su di un punto esterno alla casella.

Figura 4.45 | Modificare il piè di pagina di una maschera


4.3.3 Formattare l’aspetto degli elementi di una mascheraSarà sempre possibile intervenire sugli elementi e sui contenuti testuali di una maschera, personalizzandone dettagliatamente la formattazione: ricorda però che queste modifiche, non verranno applicate ai dati presenti nelle tabelle principali. Passiamo alla pratica:

Formattare i contenuti testuali1. Seleziona la maschera che t’interessa, quindi utilizza i comandi di

spostamento per visualizzare il record che intendi modificare.2. Assicurati di essere in modalità Visualizzazione Layout, tramite

l’apposito pulsante presente nel gruppo comandi Visualizzazioni della scheda HOME.

3. Posiziona il cursore del mouse sulla casella d’immissione da formattare, quindi selezionala con un clic.

4. Nella barra STRUMENTI LAYOUT MASCHERA, seleziona la scheda FORMATO.

5. Utilizza i pulsanti del gruppo comandi Carattere per personalizzare l’aspetto dei tuoi contenuti.

Figura 4.46 | Formattare i testi di una maschera dalla scheda FORMATO

Formattare l’aspetto delle caselle• Seleziona la maschera che t’interessa, quindi utilizza i comandi di

spostamento per visualizzare il record su cui intendi intervenire.• Assicurati di essere in modalità Visualizzazione Struttura tramite


• Seleziona la casella d’immissione da formattare con un clic del mouse.• Utilizza i pulsanti Riempimento forma e Contorno forma presenti nel


gruppo comandi Formattazione controlli (cerchiato di rosso in Figura 4.12) per creare dei layout accattivanti per i riquadri della tua maschera.

• Clicca con il tasto destro del mouse sul riquadro da modificare.• Nel menu contestuale apertosi, seleziona la voce Aspetto per visualizzare

le anteprime dei layout offerti dal software, quindi seleziona il modello più indicato.

Ricorda che selezionando tutte le caselle di un record, attraverso il pulsante Seleziona tutto presente nel gruppo comandi Formato della scheda FORMATO, potrai modificarle in maniera uniforme, utilizzando i pulsanti di formattazione analizzati in precedenza.

Figura 4.47 | Visualizzazione del menu contestuale di una casella


5. LO STRUMENTO REPORT

Riorganizzare il materiale affinché sia stampato, non rappresenta un processo da sottovalutare (a maggior ragione in ambito professionale). Per Access, quindi, sarà necessario approfondire il discorso circa i dispositivi di gestione dei dati contenuti in tabelle e query, occupandoci in particolar modo dello strumento Report.Visto quanto detto sin ora, è necessario fare una precisazione di natura teorica, tesa a chiarire le differenze che intercorrono tra maschere e report, così da comprenderne le rispettive finalità e risorse. Report e maschere sono oggetti molto simili tra loro, poiché entrambi progettati per sviluppare interfacce grafiche con cui monitorare più facilmente le informazioni contenute nelle tabelle. Ciò che però li differenzia è la loro interattività: se tramite una maschera sarà possibile agire concretamente sulle griglie principali (modificandole), con un report, invece, potremo unicamente intervenire sulla relativa anteprima di stampa. Non a caso il termine “report”, si traduce in italiano con la parola “rapporto”. Attraverso gli appositi comandi della finestra report, potremo quindi:• Riepilogare e riorganizzare i contenuti estratti dalle tabelle di riferimento.• Formattare l’assetto estetico degli elementi inseriti nei report.• Inserire nuovi oggetti (come ad esempio delle immagini). • Collegare tra loro i dati di un report, attraverso delle specifiche funzioni

di calcolo (sviluppando ad esempio delle somme algebriche o delle medie).

• Realizzare delle copie cartacee che rispondano in maniera adeguata alle nostre esigenze.

In questo capitolo capiremo come creare e gestire con facilità dei report, così da calibrare con metodo la stampa dei nostri progetti Access, migliorando, di fatto, capacità organizzative e produttività.

5.1 Realizzare dei reportLo scopo specifico di un report è di riportare tutti i dati di una certa tabella, passando da un aspetto rigido e schematico a un modello estetico fruibile, conforme ai layout dei documenti più utilizzati in ambito contabile o amministrativo. In ragione di ciò, bisognerà tenere bene a mente alcune dinamiche relative lo stretto legame che unisce i report alle attività di stampa:• Per realizzare dei report sarà necessario avere un computer dotato di

stampante.


• Potranno essere realizzati dei report in proporzione ai formati cartacei supportati dalla stampante in dotazione.

• Assicurati di monitorare con attenzione gli aggiornamenti dei report, così da riportare con precisione tutte le eventuali modifiche apportate ai contenuti della griglia principale.

Così come visto nel capitolo riguardante le maschere (capitolo 1, paragrafo 1.1), sarà possibile anche qui creare dei report tramite procedimenti differenti, che illustreremo di seguito.

5.1.1 Creare un report vuotoPuoi creare dei report vuoti cui aggiungere in un secondo momento i dati da preparare per la stampa. Ecco come fare:1. Seleziona la scheda CREA, quindi clicca sul pulsante Report vuoto

(cerchiato di nero in Figura 4.14) presente nel gruppo comandi Report.2. Visualizza la sezione Elenco campi (nel riquadro blu della Figura 4.14),

quindi clicca sul tasto + (più) corrispondente alla Tabella o alla Query di riferimento.

3. Individua il campo che t’interessa, quindi inseriscilo direttamente nel tuo report trascinandolo con il cursore del mouse.

4. Modifica la posizione o le dimensioni dei campi inseriti, trascinando i margini di ogni griglia attraverso il cursore del mouse.

5. Per completare l’operazione, clicca sull’icona Salva (cerchiata di rosso in Figura 4.14), quindi utilizza la finestra Salva con nome per dare un titolo al tuo report.

Figura 4.48 | Creare e intitolare un Report vuoto

5.1.2 Creare un report attraverso una procedura guidataEsattamente come per le maschere, Access consente di creare dei report avvalendoci di una procedura guidata. Seguendone le fasi, potremo specificare i dettagli con cui organizzare il nostro output. Passiamo alla pratica.


• Visualizza la scheda CREA, quindi premi il pulsante Creazione guidata Report (cerchiato di rosso in Figura 4.15) presente nel gruppo comandi Report.

I passaggi di creazione assistita ti guideranno attraverso un processo che si articola per ben cinque finestre: all’interno di quest’ultime potrai decidere in maniera più accurata, quali tra le varie opzioni impostare.1. Prima fase: Origine dei dati.

• Usa la casella elenco Tabella/Query per selezionare la tabella (o le tabelle) di riferimento.

• Seleziona i campi che intendi inserire nel tuo report dal riquadro Campi disponibili, quindi premi il pulsante Freccia singola (rivolta a destra).

• Usa i Pulsanti freccia (verso destra o verso sinistra) per modificare la tua selezione. Ricorda che con i Pulsanti Freccia doppia sposterai con un solo clic tutti i contenuti di un riquadro.

• Controlla che nel riquadro Campi selezionati vi siano tutti i dettagli che intendi rappresentare nel report, quindi premi il pulsante Avanti.

Figura 4.49 | Prima fase del processo di Creazione guidata report


2. Seconda fase: Livelli di gruppo• Visualizza il riquadro anteprima (a destra dello schermo) per

controllare costantemente la struttura del tuo report.• Utilizza il riquadro a sinistra dello schermo, per decidere i campi in

base ai quali raggruppare i dati del report.• Premi i Pulsanti freccia (cerchiati di blu in Figura 4.16) per spostare

i campi selezionati da un riquadro all’altro.• Modifica l’ordine dei campi selezionati (nel riquadro rosso della

Figura 4.16) attraverso i Pulsanti freccia priorità (cerchiati di nero in Figura 4.16).

• Premi il pulsante Avanti per ultimare le modifiche e passare alla fase successiva.

Figura 4.50 | Impostare livelli di gruppo di un report

3. Terza fase: Ordinamento dei dati• Clicca sulle caselle a elenco e seleziona i campi di tuo interesse.• Premi il pulsante a destra delle rispettive caselle, per decidere

l’ordine (Crescente o Decrescente) con cui andranno disposti i dati dei campi selezionati.

• Ultimate le modifiche, premi il pulsante Avanti.

Figura 4.51 | Finestra di ordinamento dati


4. Quarta fase: Layout del report• Spunta le caselle relative alle sezioni Layout, Orientamento e

Larghezza dei campi per definire l’estetica del tuo report.• Premi il pulsante Avanti per ultimare le modifiche e passare alla fase

successiva.

Figura 4.52 | Finestra Layout

5. Quinta fase: Titolo del report• Imposta il nome del tuo record digitandolo nella casella Titolo.• Spunta le caselle relative alle opzioni che intendi applicare.• Premi il tasto Fine per visualizzare il risultato finale.

Figura 4.53 | Fase finale del processo di creazione guidata report

5.1.3 Creare un report predefinitoCosì come visto per le maschere, sarà possibile creare dei report predefiniti basandosi direttamente sui dati contenuti all’interno di una tabella specifica.1. Visualizza il Riquadro di spostamento (riquadro blu in Figura 4.20),

quindi fai clic sulla tabella che intendi utilizzare per la creazione del tuo report.


2. Clicca sul pulsante Report (cerchiato di nero in Figura 4.20) presente nel gruppo comandi Report della scheda CREA.

3. Clicca sull’icona Salva (cerchiata di rosso in Figura 4.20), quindi digita il nome del tuo report utilizzando l’apposita finestra Salva con nome.

Figura 4.54 | Creare un Report predefinito

5.2 Intervenire sugli elementi di un reportI processi di creazione di un report, ci consentiranno di realizzare una base di lavoro su cui poi applicare delle modifiche strutturali, intervenendo su diversi aspetti:• Posizione e contenuti dei campi• Formattazione degli elementi• Organizzazione dei dati secondo specifiche di calcoloIn questo paragrafo, capiremo come modificare i nostri report, attraverso la realizzazione di funzioni molto utili.

5.2.1 Modificare posizione e intestazioni dei campi di un reportUna volta creato il nostro report, potrebbe rivelarsi necessario modificarne manualmente l’aspetto, al fine di realizzarne una presentazione più accessibile. Per ottenere questo risultato con rapidità ed efficacia, sarà possibile intervenire direttamente sulla posizione dei campi inseriti o sulle diciture visualizzate al loro interno, tramite la modalità Visualizzazione Struttura. Vediamo come.1. Seleziona il tuo report, quindi fa clic sula scheda HOME.2. Premi il pulsante Visualizza e seleziona la voce Visualizzazione

Struttura. 3. Clicca con il cursore del mouse nelle caselle dei campi che intendi

modificare, quindi inserisci dei nuovi testi, digitandoli direttamente dalla tua tastiera.


4. Modifica la posizione dei tuoi campi seguendo questi passaggi:• Posiziona il cursore del mouse sui bordi del campo che intendi

ricollocare.• Visualizzato il puntatore con le quattro frecce direzionali, trascina

il tuo campo nella posizione desiderata tenendo premuto il tasto sinistro del mouse.

Figura 4.55 | Report in modalità Visualizzazione struttura

5.2.2 Formattare l’aspetto degli elementi di un reportSpesso sarà necessario intervenire sugli elementi presenti in un report, personalizzandone la formattazione. Ricorda che tutte le modifiche applicate saranno riportate direttamente sulle stampe cartacee realizzate in seguito.

Formattare i contenuti testuali di un campo1. Seleziona il report da modificare.2. Assicurati di essere in modalità Visualizzazione Struttura tramite


3. Posiziona il cursore del mouse sulla casella da formattare, quindi fai clic con il tasto sinistro del mouse.

4. Nella barra STRUMENTI STRUTTURA REPORT, apri la scheda FORMATO.

5. Utilizza i pulsanti del gruppo comandi Carattere, personalizzando l’aspetto dei tuoi contenuti.


Figura 4. 54 | Schema FORMATO della barra STRUMENTI STRUTTURA REPORT

Formattare l’aspetto dei campi1. Seleziona il report che intendi modificare.2. Assicurati di essere in modalità Visualizzazione Struttura tramite


3. Seleziona la casella d’immissione da formattare con un clic del mouse.4. Utilizza i pulsanti Riempimento forma e Contorno forma presenti nel

gruppo comandi Formattazione controlli (cerchiato di rosso in Figura 4.22) per creare dei layout accattivanti per i riquadri del tuo report.

5. Clicca con il tasto destro del mouse sul riquadro in questione e posiziona il cursore sulla voce Aspetto per visualizzare le anteprime dei layout offerti dal software, quindi seleziona il più indicato.

Figura 4. 55 | Visualizzazione del menu contestuale di una casella

Ricorda che potrai modificare in maniera uniforme l’aspetto dell’intero report, utilizzando il pulsante Temi, presente nel gruppo comandi Temi della scheda PROGETTAZIONE della barra STRUMENTI STRUTTURA REPORT.


Figura 4.56 | Pulsante Temi

5.2.3 Inserire delle specifiche di calcolo in un reportNello sviluppo di alcuni layout particolari, come nel caso di fatture o pagelle valutative, potrebbe essere necessario inserire alcuni specifici risultati numerici, frutto di operazioni algebriche compiute sui valori estratti dalle tabelle. Vediamo quindi come strutturare un report affinché risponda alle nostre esigenze progettuali. 1. Seleziona la tabella contenete i dati su cui lavorare, quindi crea un report

predefinito seguendo la procedura descritta nel sottoparagrafo 2.1.3.2. Apri la scheda PROGETTAZIONE presente nella barra STRUMENTI

LAYOUT REPORT, quindi clicca il pulsante Visualizza del gruppo comandi Visualizzazioni.

3. Scegli la voce Visualizzazione struttura.4. Individua il gruppo comandi Controlli della scheda PROGETTAZIONE,

quindi premi il pulsante Casella di testo.5. Traccia la casella in cui inserire le tue funzioni di calcolo (nel punto più

opportuno della sezione Intestazione report) trascinando il cursore del mouse mentre tieni premuto il tasto sinistro.

Figura 4.57 | Inserimento di una Casella di testo

6. Inserisci un titolo specifico nel riquadro di minori dimensioni (ad esempio TOTALE).

7. Clicca con il tasto destro sul riquadro più grande, quindi seleziona la voce Proprietà per visualizzare la Finestra delle proprietà (cerchiata di rosso in Figura 4.26).

8. Nella scheda DATI, premi il pulsante Generatore di espressioni (cerchiato di blu in Figura 4.26) in corrispondenza della voce Origine controllo.


Figura 4.58 | Finestra delle proprietà

9. Digitando la formula =somma nel riquadro superiore della finestra Generatore di espressioni (cerchiato di rosso in Figura 4.27), il software visualizzerà in automatico il comando corrispettivo: cliccaci su con il cursore del mouse.

10. Scorri la lista del riquadro Categoria espressioni (cerchiato di blu in Figura 4.27), quindi seleziona il campo dei valori che intendi utilizzare per il calcolo (in questo caso Prezzo).

11. Riposiziona il cursore nel riquadro superiore, quindi completa la dicitura inserendo una parentesi chiusa, così come indicato in Figura 4.27.

12. Premi il tasto OK, quindi riattiva la modalità visualizzazione Report (scheda PROGETTAZIONE, gruppo comandi Visualizzazioni).

Figura 4.59 | Finestra di dialogo Generatore di espressioni


Ricorda che potrai visualizzare tutte le funzioni di calcolo, messe a disposizione dal software, cliccando sulla voce Funzioni > Funzioni predefinite presente nel riquadro Elementi espressioni (cerchiato di nero in Figura 4.27) della finestra di dialogo Generatore di espressioni.

5.3 Modificare le sezioni di un reportPer migliorare le nostre capacità di gestione dei report, al fine di realizzare strutture di stampa all’altezza d’incarichi professionali, sarà necessario comprendere la fisionomia dello strumento in questione, familiarizzando con le sezioni che lo compongono.

5.3.1 Struttura dei reportAttraverso la modalità di Visualizzazione Struttura (attivabile attraverso il pulsante Visualizza, presente nel gruppo comandi Visualizzazioni della scheda HOME), il software ci mostrerà lo scheletro del report: ognuno di essi si compone di sezioni, che potremo anche chiamare bande, il cui scopo è quello di definire la disposizione spaziale occupata dai vari elementi. Nella sua forma più semplice, l’architettura di un report è composta così come segue:• Intestazione report

È visualizzata una sola volta, nella parte superiore del foglio dati, con lo scopo di contenere il titolo del report.

• Intestazione paginaÈ visualizzata all’inizio di ogni pagina del report, con lo scopo di contenere le etichette di ogni campo (o colonna).

• CorpoRappresenta la parte centrale di ogni report, e svolge la funzione di contenere i dati principali.

• Piè di pagina, pagina È visualizzato subito dopo il corpo del report, con lo scopo di contenere informazioni specifiche (come ad esempio il numero di pagina).

• Piè di pagina reportÈ visualizzato una sola volta, nella parte inferiore del foglio dati, con lo scopo eventuale di aggiungere altre informazioni o note.


Figura 4.60 | Struttura di un report

5.3.2 Modificare l’intestazione di un report1. Seleziona il report che intendi modificare.2. Apri la scheda HOME, quindi imposta la modalità Visualizzazione

Struttura selezionandola tramite il pulsante Visualizza presente nel gruppo comandi Visualizzazioni.

3. Posiziona il cursore del mouse nella casella dell’ Intestazione, quindi cliccaci su per inserire le tue modifiche testuali.

5.3.3 Modificare il piè di pagina di un report1. Seleziona il report che intendi modificare.2. Apri la scheda HOME, quindi imposta la modalità Visualizzazione

Struttura selezionandola tramite il pulsante Visualizza presente nel gruppo comandi Visualizzazioni.

3. Posiziona il cursore del mouse, in corrispondenza del margine inferiore della sezione piè di pagina, quindi trascinalo per ottenere lo spazio necessario all’inserimento dei dati.

4. Per completare l’operazione dovrai immettere un’Etichetta, attenendoti alla seguente procedura:• Visualizza la barra STRUMENTI STRUTTURA MASCHERA,

quindi fai clic sul pulsante Etichetta, presente nel gruppo comandi Controlli.

• Posiziona il cursore del mouse nell’area creata all’interno della sezione piè di pagina, quindi trascina il cursore definendo la finestra d’inserimento testo.

5. Dopo aver inserito i tuoi contenuti, fai clic su di un punto esterno alla casella.


Figura 4.61 | Funzione casella di testo

www eipass com

GESTIONE DI DATABASE - didaskoplatform.com · M A 5 1. I DATABASE Il database è uno strumento...

Documents

Transcript of GESTIONE DI DATABASE - didaskoplatform.com · M A 5 1. I DATABASE Il database è uno strumento...