LA GESTIONE DELLE VISITE CLIENTI VIA WEB

L’applicazione realizzata ha lo scopo di consentire agli agenti l’inserimento via web dei

dati relativi alle visite effettuate alla clientela.

I requisiti informatici richiesti per il corretto utilizzo dell’applicazione sono:

l’installazione del componente “Web Components” presente nel disco di Windows XP;

la presenza del server web “Internet Information Services”: anche questo è disponibile nella versione Professional di Windows XP.

L’applicazione è costituita da:

un database Access che rappresenta il database dove sono gestite tutte le anagrafiche

da mettere a disposizione degli agenti (clienti, contatti clienti, motivi di visita al cliente, possibili problemi riscontrati, ecc.) e dove sono memorizzati tutti i dati inseriti

dagli agenti tramite interfaccia web. Per tale ragione, è opportuno che queste siano

definite e gestite localmente dalla sede centrale; l’inserimento di tali anagrafiche è,

infatti, la prima operazione che deve essere eseguita;

una interfaccia web che rappresenta lo strumento che deve essere utilizzato dagli agenti per l’inserimento dei dati relativi alle visite clienti. Essa è costituita da un

insieme di pagine di accesso ai dati generate direttamente con Access.

Per il corretto funzionamento dell’applicazione, il database Access e l’interfaccia web

devono essere memorizzate in una cartella del server web, per la quale gli utenti devono

avere i corretti permessi di utilizzo.

ATTRIBUZIONE DEI PERMESSI AL SERVER WEB

Di seguito viene esplicitata la procedura da seguire per l’attribuzione dei permessi da

attivare sul server web. Questa fase è molto importante perché consente di impostare le funzionalità di protezione in modo da verificare l’identità degli utenti prima di autorizzare

l’accesso ai siti con restrizioni.

1) Selezionare “Gestione Internet Information Services (IIS) da Avvio – Programmi.

2) Nella cartella “Siti web” aprire la sottocartella “Sito Web predefinito”, selezionare “VisiteWeb”, attivare il mouse destro e selezionare l’opzione “Proprietà”.

3) Scegliere la scheda “Protezione directory” ed attivare il pulsante “Modifica” presente

nell’area “Controllo autenticazione e accesso”.

4) Nella finestra di dialogo “Metodi di autenticazione” è necessario specificare in che

modo sono autenticati gli utenti che accedono ai siti con restrizione. E’ consigliabile

attivare l’autenticazione integrata di Windows in modo tale che l’utente utilizzi il nome e la password specificata per Windows.

MODIFICA CONNESSIONE

In sede di primo utilizzo dell’applicazione è necessario procedere alla modifica della

connessione del database di appoggio per l’interfaccia web: tale attività è necessaria in

quanto nel nostro esempio è riportato il riferimento all’indirizzo del nostro server web in cui è stato memorizzato il database Access.

Di seguito viene esplicitata la procedura da seguire per modificare tale connessione.

1) Aprire l’applicazione Access “Gestione visite web”, selezionare la finestra database

e scegliere l’opzione “Pagine” dall’elenco “Oggetti”.

2) Su ogni singola pagina di accesso ai dati attivare il mouse destro e scegliere l’opzione

“Visualizzazione struttura”. Durante l’esecuzione di tale operazione vengono visualizzate

delle finestre di dialogo: scegliere sempre “OK” per proseguire.

3) Selezionare dal menù “Visualizza” l’opzione “Elenco campi”.

4) Nella finestra “Elenco campi” selezionare la prima riga, che indica l’indirizzo utilizzato per la connessione al database, attivare il mouse destro e scegliere l’opzione

“Connessione”. Nella finestra di dialogo “Proprietà di data link” che viene visualizzata

bisogna specificare il nome del database a cui connettersi.

Al termine di tale attività le pagine di accesso devono essere salvate, selezionando dal

menù “File” l’opzione “Salva con nome”. Nella finestra di dialogo è necessario lasciare lo

stesso nome visualizzato ed attivare il pulsante OK. Successivamente viene richiesto di indicare il percorso dove salvare la pagina di accesso ai dati, che ovviamente deve essere

lo stesso in cui inizialmente sono state memorizzate le pagine di accesso, in quanto la

pagina va sostituita a quella esistente; per tale ragione, il nome da attribuire al file non

deve essere modificato.

UTILIZZO DEL DATABASE ACCESS

All’apertura dell’applicazione una macro predispone l’ambiente di lavoro, visualizzando una maschera di Avvio che contiene un insieme di pulsanti per attivare le funzionalità

previste. Il file contiene dati di esempio che possono essere facilmente cancellati,

attivando il relativo pulsante “CANCELLA DATI”.

In particolare, i pulsanti gestiscono le seguenti funzionalità:

Clienti: gestisce l’anagrafica dei clienti. A tal fine vengono richieste le seguenti

informazioni:

il codice alfanumerico attribuito al cliente,

la ragione sociale,

l’agente associato, selezionabile dall’elenco disponibile che riporta l’anagrafica inserita nella maschera “Agenti”.

Contatti Clienti: gestisce l’anagrafica dei contatti. A tal fine vengono richieste le

seguenti informazioni:

Il cliente di riferimento, selezionabile dall’elenco disponibile che riporta l’anagrafica inserita nella maschera “clienti”,

Il cognome e nome del contatto,

La posizione ricoperta in azienda,

L’indirizzo mail,

Il numero di telefono.

Agenti: gestisce l’anagrafica degli agenti. A tal fine vengono richieste le seguenti informazioni:

il codice alfanumerico attribuito all’agente,

il cognome e nome dell’agente,

la password assegnata all’agente per l’accesso all’interfaccia web. Il codice e la password hanno lo scopo di convalidare l’agente che si connette al database, in

modo da filtrare i dati che possono essere visualizzati dallo stesso,

l’area di appartenenza (informazione opzionale).

Motivi visite / Problemi riscontrati / Soluzioni possibili / Opportunità di sviluppo: ogni singolo pulsante gestisce l’elenco delle opzioni possibili che l’agente deve indicare

per ogni visita cliente effettuata.

In particolare è necessario definire:

I motivi di visita ai clienti,

I problemi che l’agente riscontra,

Le soluzioni che possono essere proposte,

Le opportunità di sviluppo. Queste anagrafiche, sono riepilogate nell’interfaccia web utilizzata dall’agente; per tale

ragione è opportuno procedere preventivamente ad un loro inserimento in modo da

renderle immediatamente visibili e disponibili.

Report visite: gestisce le modalità di stampa del riepilogo delle visite ai clienti. A tal

fine viene visualizzata una finestra di dialogo per la selezione del tipo di report da

stampare e la definizione dei criteri di filtraggio. Sono, infatti, disponibili due tipi di stampa:

Report sintetico,

Report dettagliato.

Di seguito vengono illustrate le modalità operative da seguire nei due casi.

REPORT SINTETICO Consente di visualizzare il riepilogo sintetico di tutte le visite effettuate dagli agenti

selezionati nella casella di riepilogo (il pulsante TUTTI consente di selezionare tutti gli

agenti elencati nella casella) e per il periodo temporale indicato (da … a …).

Le informazioni riepilogate (agente, data, cliente – contatto, durata e motivo visita)

possono essere visualizzate alternativamente per agente o per data.

REPORT DETTAGLIATO

Consente di stampare il dettaglio di una o più visite selezionate dalla casella di riepilogo.

Le informazioni visualizzate sono: l’agente, la data, il cliente – contatto, la durata, il

motivo della visita, i problemi riscontrati, le soluzioni prospettate, le opportunità di

sviluppo e le eventuali note aggiuntive di commento dell’agente.

INTERFACCIA WEB

Per poter avviare l’interfaccia web è necessario aprire la pagina “login.asp”; tale login è

necessario per poter convalidare l’agente che si connette al database in modo da filtrare i dati che possono essere visualizzati dallo stesso. La sicurezza dei dati, come segnalato,

non viene infatti gestita dall’applicazione web; i permessi devono infatti essere impostati

in Windows Server. La pagina login.asp è l’unica che non è stata creata direttamente da

Access, come le altre pagine di accesso ai dati, ma è stata sviluppata ad hoc.

Per testate le funzionalità dell’applicazione, inserire i seguenti dati di login: 1 opzione: codice=pluto, password=plutos

2 opzione: codice=pippo, password=pippos

Dopo aver attivato il login viene visualizzata la pagina “Avvio.htm”, che contiene un

insieme di link, per attivare le funzionalità previste, suddivisi in due categorie: dati di

input, per l’inserimento dei dati, e report, per la visualizzazione delle informazioni inserite. Per ritornare alla pagina iniziale di “Avvio” è necessario utilizzare la barra di

navigazione di Internet Explorer, così come viene normalmente fatto nella navigazione in

Internet.

DATI DI INPUT

Clienti: consente di inserire direttamente dall’agente l’anagrafica di un nuovo cliente,

qualora non sia presente nell’elenco disponibile precedentemente inserito dalla sede

centrale mediante l’applicativo Access.

Contatti clienti: consente di inserire direttamente dall’agente l’anagrafica del contatto

di riferimento per il nuovo cliente, qualora non sia presente nell’elenco disponibile.

Visite clienti: gestisce l’inserimento delle informazioni relative alle visite clienti. In

particolare i dati richiesti sono:

il codice dell’agente,

il cliente, selezionando la relativa opzione dall’elenco disponibile. Qualora non sia presente, è necessario procedere al suo inserimento, selezionando dalla pagina

iniziale di menù le opzioni “Clienti” e “Contatti Clienti” (per definire il contatto di

riferimento per il cliente inserito);

il contatto di riferimento,

la data della visita,

la durata delle visita,

il motivo della visita, selezionando la relativa opzione dall’elenco disponibile,

i problemi riscontrati, fino ad un massimo di cinque inserimenti,

le possibili soluzioni, fino ad un massimo di cinque inserimenti,

le opportunità di sviluppo, fino ad un massimo di cinque inserimenti,

eventuali note aggiuntive.

In ogni pagina di accesso ai dati che rientra in questa categoria di INPUT è possibile

procedere all’inserimento, modifica e/o cancellazione di record, mediante l’utilizzo della

barra degli strumenti riportata normalmente in pie di pagina.

In particolare:

consente di inserire un nuovo record;

consente di eliminare il record selezionato;

consente di salvare il nuovo record inserito;

consente di annullare l’operazione di inserimento di un nuovo record;

consentono di attivare l’ordinamento dei dati;

consentono di attivare /disattivare i filtri.

REPORT

Sono disponibili due modalità di visualizzazione dei dati precedentemente inseriti:

Elenco visite, che consente di visualizzare in forma sintetica tutte le visite effettuate. Le informazioni riepilogate sono il cliente – contatto, la data, la durata

ed il motivo della visita;

Dettaglio visite, che consente di visualizzare tutte le informazioni relative alle visite effettuate.