Francesco De Angelisfrancesco.deangelis@unicam.it

Microsoft PowerPoint

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Programma

Introduzione a PowerPoint Pianificazione della presentazione Il menù di PowerPoint Le barre degli strumenti Le visualizzazioni Layout, modello struttura, modello contenuto

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Introduzione

PowerPoint, così come Freelance di Lotus e Staroffice gratuito, è un programma di presentazione grafica di diapositive con testi, tabelle e grafici.

PowerPoint viene usato per presentazioni formali o informali, riunioni e presentazioni in Internet.

Incorpora svariati strumenti e consente di gestire caratteri, formati, stili e colori.

Con PowerPoint è possibile creare diapositive, pagine Web, lucidi, note del relatore e stampati per il pubblico in formato elettronico

Si possono importare documenti da altri programmi di MS Office per esempio tabelle da Word e grafici da Excel.

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Com’è una buona presentazione???

Per la preparazione di una presentazione efficace possiamo seguire un processo elaborato da un famoso esperto in comunicazioni, l’americano Dale Carnegie. Carnegie individua nel processo quattro fasi:

– Pianificazione, – Preparazione, – Pratica– Presentazione vera e propria

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Pianificazione

Definire il pubblico relativamente all'argomento da trattare: conoscenza, esperienze, esigenze, desideri e obiettivi. Porsi la domanda: "Quali sono le conoscenze del pubblico su questo Quali sono le conoscenze del pubblico su questo argomento?"argomento?"

Definire lo scopo della presentazione relativamente ai Definire lo scopo della presentazione relativamente ai risultati da conseguirerisultati da conseguire. Si desidera informare il pubblico? Convincerlo di una tesi? Motivare i partecipanti? Insegnare qualcosa? Per comunicare un messaggio chiaramente è è estremamente importante avere ben chiari i propri obiettivi.estremamente importante avere ben chiari i propri obiettivi.

Nel creare una presentazione occorre tenere presente i propri obiettivi e gli interessi e il livello di preparazione del pubblico. È È necessario utilizzare parole e frasi note al pubbliconecessario utilizzare parole e frasi note al pubblico e tenere sempre presente il risultato che si desidera raggiungere.

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Preparazione - 1

Considerare il valore del messaggio che si desidera comunicare. "Perché ritengo importante questo messaggio?"

Strutturare la presentazione incentrandola su un messaggio con punti chiavepunti chiave che possono in seguito essere ripresi e supportati con esempi.

Preparare un'aperturaun'apertura che richiami l'attenzione del pubblico. Utilizzare una domanda, fare un'affermazione sorprendente o descrivere un evento correlato alla presentazione per risvegliare l'interesse dei partecipanti. L'apertura costituisce il 5-10% della presentazione.

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Preparazione - 2

Definire i concetti principali del messaggioconcetti principali del messaggio e preparare materiale di supporto, ad esempio statistiche, dichiarazioni, dimostrazioni e analogie. Assicurarsi che i concetti principali comunichino un messaggio coerente. Il pubblico è in grado di ricordare solo 4-6 diversi concetti, la cui scelta deve quindi essere effettuata con grande attenzione. Il corpo della presentazione costituisce l'80-85% dell'insieme.

Preparare una chiusura incisivachiusura incisiva, che venga ricordata a lungo e che sia in linea con i propri obiettivi. La chiusura può essere un riepilogo o una ripetizione del messaggio comunicato durante la presentazione oppure una sfida lanciata al pubblico. Anche una chiusura che riprende l'apertura è una soluzione efficace. Indipendentemente dalla forma scelta, è necessario comunicare al pubblico cosa si desidera da loro. La chiusura deve rappresentare il 5-10% della presentazione.

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Pratica - 1

Sarebbe utile fare delle prove con un pubblico ristretto o un collega e chiedere commenti e suggerimenti sul contenuto e sullo stile della presentazione. Ecco alcuni punti importanti da verificare:

Il messaggio è espresso chiaramente? I grafici e le illustrazioni sono chiari, interessanti e adatti

all'argomento trattato? Si sono tenuti presenti gli interessi del pubblico? La chiusura è incisiva?

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Pratica - 2

I risultati desiderati sono stati raggiunti? Sarebbe utile filmarsi durante le prove e rivedere quindi il filmato per

individuare atteggiamenti che possono distrarre il pubblico ed eventuali segni di nervosismo. Il modo migliore per eliminare il Il modo migliore per eliminare il nervosismo è la nervosismo è la fiduciafiducia, che si ottiene solo con la pratica, che si ottiene solo con la pratica.

Se possibile, fare più prove, mettendo in pratica diverse idee e tecniche per la presentazione del materiale. Scegliere le tecniche con cui ci si trova maggiormente a proprio agio.

Controllare la durata della presentazione e verificare che i tempi non siano eccessivamente lunghi. Se appropriato, prevedere un tempo per le domande dei partecipanti.

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Presentazione vera e propria

Per molti, la presentazione presenta dei problemi. Ecco alcuni utili suggerimenti:

Assumere un atteggiamentoatteggiamento professionaleprofessionale. La possibilità di effettuare la presentazione deve essere considerata un privilegio, una responsabilità e un'opportunità.

Sforzarsi di fare un'impressione positivafare un'impressione positiva. Se possibile, guardare negli occhi i partecipanti. Cercare di essere naturaliessere naturali e assumere un atteggiamento rilassatoatteggiamento rilassato.

Parlare in modo naturale. Mantenere un tono semplice ma Mantenere un tono semplice ma appropriatoappropriato. Parlare lentamente e sottolineare i punti più importanti. Fare una pausa dopo ogni concetto principale, in modo da separarlo dal resto del discorso.

È importante essere sinceriessere sinceri e stabilire un rapporto con i partecipanti. Rendere il pubblico partecipeRendere il pubblico partecipe. Porre delle domande, in modo da assicurarsi che i partecipanti stiano seguendo il discorso. In alcuni casi, dopo la presentazione è possibile chiedere ai partecipanti commenti e suggerimentichiedere ai partecipanti commenti e suggerimenti, che consentiranno di migliorare le presentazioni successive.

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Ultimi controlli …

Aggiungete effetti speciali solo dove volete concentrare l’attenzione di chi vi ascolta

Se il testo da leggere è lungo meglio non applicare effetti Meglio usare transizioni d’effetto tra le diapositive piuttosto

che riempire la presentazione di animazioni Utilizzare il correttore automatico per evitare errori

ortografici Aiutarsi con il puntatore se durante la presentazione è

necessario sottolineare qualche elemento

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“formattazione efficace”

Non applicare più di due tipi di carattere per diapositiva Segui la regola del 6 per 6: non più di sei parole per riga e non

più di sei righe per diapositiva Seleziona il tipo di carattere adatto al pubblico: Tempus Sans

ITC è informale, Times New Roman è classico, Verdana è adatto al Web

Seleziona sfondi scuri per una presentazione su schermo e sfondi chiari per i lucidi

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File Imposta pagina Presentazione Portatile

Modifica Elimina diapositiva

Visualizza Tipi visualizzazioni Schema Bianco e nero Guide Intestazione e piè di pagina

Comandi specifici di PowerPoint

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Formato Layout diapositiva combinazione colori diapositiva sfondo applica modello struttura Colori e linee Oggetto

Strumenti Opzioni

Presentazione tutto

Comandi specifici di PowerPoint

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• File Nuovo Presentazione vuota OK Layout automatico Solo Titolo ok

• Salvare file con nome --- “PROVA”

Creare la prima presentazione

• Chiudere presentazione

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Aprire una presentazione esistente:Vari modi …

Cerca in: cerca in un percorso conosciuto

Da File. In basso vengono visualizzati gli ultimi 4 file utilizzati

Dal pulsante cronologia per visualizzare in ordine cronologico i file

Da Preferiti. Se un file era stato salvato con nome in Preferiti, lo si può aprire cliccando su Preferiti.

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Oggetti del titolo e del corpo

Ogni volta che si inserisce una nuova dia, l’utente deve scegliere un layout nella finestra di dialogo. I formati possono variare per ogni diapositiva o possono essere modificati per un’intera presentazione.

Si può immettere testo direttamente in visualizzazione diapositiva o in visualizzazione struttura.

Si può aggiungere testo su una dia digitando all’interno dell’oggetto Titolo (segnaposto), all’interno dell’oggetto Corpo oppure mediante selezione dello strumento Testo e digitando in qualsiasi altra posizione desiderata della pagina.

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Modelli di struttura

Alla creazione di una nuova DIA si può scegliere un MODELLO STRUTTURA per dare alla DIA un aspetto estetico più professionale in maniera semplice e veloce.

Vediamo come fare

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Modelli di contenuto

PowerPoint propone numerose presentazioni suggerendo grafica e contenuto. Questi sono detti Modelli di Contenuto e consentono di creare velocemente una presentazione professionale per quanto riguarda i“contenuti”.

PowerPoint crea unaDIA titolo e delle diapositive di appog-gio con testo generico da personalizzare.

Vediamo come procedere …

Chiudere la presentazione senza salvare

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Visualizzazioni

Le visualizzazioni consentono di creare e modificare una presentazione da diversi punti di vista.

Le principali visualizzazioni sono:– Normale– Struttura– Diapositive– Sequenza diapositive – Presentazione diapositive

Pulsanti di visualizzazione in basso a sinistra

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Autocomposizione Contenuto

Fornisce il modo più rapido per creare una presentazione. Propone idee per il contenuto, selezioni di modelli, una guida passo per scegliere il titolo e creare diapositive.

Guida nella selezione del tipo di presentazione, dello stile, delle opzioni di output,

fornisce suggerimenti per i titoli e per il testo delle diapositive.

Quando autocomposizione si conclude la presentazione viene visualizzata in modalità struttura per inserire facilmente il testo nella dia.

Le opzioni disponibili nell’autocomposizione contenuto possono variare e dipendono dal tipo di presentazione scelta

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Organigrammi

PP utilizza Microsoft Organization Chart per creare gli organigrammi

Per lavorare sugli organigrammi è necessario aprire la finestra di dialogo Microsoft Organization Chart . La finestra che si attiva contiene Il menù con i comandi e la barra degli strumenti per eseguire varie operazioni.

Si possono cambiare lo stile dell’organigramma, formattare il testo, modificare il colore e forma degli elementi.

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Presentazione diapositive

Attivazione – varie modalità Il menù a scelta rapida: i comandi La penna - colori Altri strumenti

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Effetti Speciali

Utilizzare gli effetti speciali in PowerPoint Selezionare effetti di animazione Impostare l’animazione personalizzata Selezionare effetti di transizione delle diapositive Provare gli intervalli di transizione Impostare una presentazione Nascondere una diapositiva

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ESERCIZIO - 1

Creare una presentazione formata da tante DIA quanti sono i componenti della vostra famiglia (anche inventata).

Ci sarà una diapositiva Titolo e una dia per ogni componente della famiglia Aggiungere per ognuno un commento che lo descriva con dei punti elenco    Inserire delle immagini multimediali o clipart che descrivano in maniera

spiritosa ogni membro Inserire all’inizio della presentazione una pagina in cui si riassume, con un

organigramma, tutta la famiglia Stampare tutto su un foglio unico (se possibile) Salvare la presentazione con il nome di “famiglia”

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Creare una presentazione (circa 6 o più diapositive) del vostro corso

Potrete inserire:

Durata del corso e prerequisiti necessari per essere ammessi I moduli inseriti (quali, quanti) Il tipo di impostazione che è stata data al corso Cosa dovreste fare nel mondo del lavoro, o cosa vi piacerebbe fare(tipo di lavoro)

Inserite anche, se volete, (non è obbligatorio) clipart ad hoc, effetti, transizioni, ecc., ma, soprattutto fate in modo che la presentazione sia efficace seguendo le indicazioni che vi sono state illustrate.

ESERCIZIO - 2