Microsoft Excel

Romeo Prunoromeo.pruno@unicam.it

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Introduzione

Microsoft Excel è essere usato come foglio elettronico e generatore di grafici.

Excel consente di eseguire calcoli complessi e creare formule per fornire automaticamente il risultato. Il vantaggio di utilizzare formule consiste nel fatto che al variare dei valori nel foglio i risultati saranno ricalcolati automaticamente dal sistema.

Funzionalità di notevole aiuto per lo sviluppo di budget, modelli previsionali, creazione di piani di vendita, proiezioni finanziarie, inventari, calcoli bancari, ecc.

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Il foglio di lavoro Excel

Fogli lavoro Barra del disegno

Barra dell’applicazione

BARRE

SCORRIm.

Barre degli strumenti

256 colonne - 65.536 righe

L’intersezione di una riga con una colonna è detta CELLA. Ogni cella ha il proprio indirizzo di cella – lettera + numero –

L’indirizzo della cella appare nel campo nome. Qualsiasi combinazione di lettere o di lettere e numeri (indirizzi, per es. ecc.)

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La finestra di Excel

Finestra dell’applicazione.– Barra menù.– Barre strumenti, barra formattazione (come personalizzarla)– Casella nome cella / barra formule.– Barra stato.

Finestra della cartella di lavoro.– Linguette fogli di lavoro, la cartella di lavoro– Barra scorr. Orizz.– Barra scorr. Vert.– Area lavoro (migliaia di celle per dati.).

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I fogli di lavoro

Una cartella di lavoro è stata pensata come una vera cartelletta d’ufficio e contiene alla sua apertura già un insieme di singoli fogli di lavoro.

Ogni foglio di lavoro ha un nome e questo nome è visibile nella linguetta in basso a sinistra delle schermo. I fogli di lavoro possono essere rinominati, aggiunti, tolti, spostati

I fogli di lavoro in una cartella sono di solito collegati tra loro.

Navigare tra i fogli di lavoro

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Finestra: blocca e dividi

Se si sta lavorando su un foglio molto esteso che contiene un numero di righe e colonne superiore a quelle visualizzabili sullo schermo, Excel permette di scorrere i dati in entrambe le direzioni senza perdere il riferimento dei titoli grazie al comando BLOCCA RIQUADRI dal menù Finestra.

Con fogli di grandi dimensioni può essere utile usare “dividi”. Si hanno 4 aree di lavoro distinte

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Forme del puntatore del mouse

|

][

sposta

seleziona

copia

inserisce

dimensiona

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Spostamenti da tastiera

Tasti per lo spostamento e lo scorrimento nel foglio e cartella di lavoro:

Premere Per

Tasti di direzione (frecce) Spostarsi di una cella in alto, in basso, a destra o a sinistra

CTRL+ tasti di direzione Spostarsi al margine dell'area dati corrente

HOME Spostarsi all'inizio della riga

CTRL+HOME Spostarsi all'inizio del foglio di lavoro

CTRL+FINE Spostarsi all'ultima cella del foglio di lavoro utilizzata

PGGIÙ Spostarsi di una schermata in basso

PGSU Spostarsi di una schermata in alto

ALT+PGGIÙ Spostarsi di una schermata a destra

ALT+PGSU spostarsi di una schermata a sinistra

CTRL+PGGIÙ Spostarsi al foglio successivo della cartella di lavoro

CTRL+PGSU Spostarsi al foglio precedente della cartella di lavoro

CTRL+F6 o CTRL+TAB Spostarsi alla successiva finestra o cartella di lavoro

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Scelte rapide da tastiera

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Inserimento celle/righe/colonneCancellazione celle/righe/colonne

La riga viene inserita sopra al cursore(menù inserisci)

La colonna viene inserita a sinistra del cursore(menù inserisci)

Cancellare riga/colonna/cella (da menù, da tastiera, tasto destro mouse)

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I “formati “ di Excel

Una singola cella può contenere:

testo, numeri, formule, operatori logici, data e ora

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Formattazione condizionaleFormattazione automatica

A volte potrebbe essere utile evidenziare in una tabella in modo automatico alcune celle distinguendole dalle altre in base a parametri stabiliti e in base a colore e formato.

Formattazione automatica della tabella di Excel. Utile se si deve formattare velocemente una tabella

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“Sveltire il lavoro” Completamento automatico

Serve a velocizzare l’introduzione di informazioni in una colonna di testo.

Excel completa automaticamente un testo che riconosce

Vale solo una volta per nome!!!

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“Sveltire il lavoro” Seleziona da elenco

Funzionalità implicita in excel. Ha lo scopo di velocizzare l’introduzione di informazioni in una colonna di testo.

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“Sveltire il lavoro” Auto riempimento

Consente di generare una serie standard di etichette in un foglio di lavoro.

Esempio di auto riempimento sono i mesi, i giorni della settimana e i trimestri.

Come si utilizza. Come creare nuove liste di auto riempimento.

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Modelli

Come in Word

Documenti con campi e formattazioni predefinite.

Già presenti in Excel – vedi NUOVO

Oppure da creare e salvare come modello XLT

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Usare nomi di celle o gruppi di celle come riferimenti per operazioni e funzioni

E’ possibile attribuire ad una cella o a un gruppo di celle un nome che sarà utilizzato come riferimento.

Per ottenere il risultato selezionare la cella o il range di celle cui si vuole assegnare un nome e dalla casella NOME CELLA in alto a sinistra scrivere il nome scelto.

Questo serve per facilitare operazioni e formule o anche per rendere assoluto un indirizzo del cella.

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Le formule

La sintassi corretta deve essere contenuta nella cella che contiene il risultato e prevede:

- Simbolo “=” in testa alla formula- I riferimenti di cella dati come coordinate- Gli operatori che separano i riferimenti di cella

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Tabella degli operatori

+ (segno più) Somma (Addizione)

- (segno meno) Sottrazione

* (asterisco) Moltiplicazione

/ (barra o slash) Divisione

( ) (parentesi) Priorità sull’ordine delle operazioni.Le operazioni tra parentesi saranno eseguite per prime

% (percentuale) Converte il numero in percentuale. Per es. digitando 10% è interpretato come 0,10

^ (circonflesso) Esponenziale. Per es. 2^3 è 2 elevato alla terza ovvero 2*2*2

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Somma Automatica

Somma =somma(A1:A20) Somma i valori contenuti nell’insieme di celle

Media =media(A1:A20) Calcola le media

Max =max(A1:A20) Calcola il valore maggiore dell’insieme

Min =min(A1:A20) Calcola il valore minore dell’insieme

Conta.numeri =conta.numeri(A1:A20) Fornisce il numero delle celle che contengono dei numeri

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Calcolo Automatico

SOMMA

SelezioneCon tasto dx del mouseDalla Barra degli strumenti

In basso a dx

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Incolla funzione

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Funzioni logiche - Se

Prendono delle decisioni basandosi su dei criteri

se la condizione è vera verrà intrapresa un’azione, se è falsa un’altra.

Questo gruppo di funzioni logiche è il più potente fra i gruppi di funzioni di Excel.

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Indirizzo relativo/assoluto

Bisogna premettere che la potenzialità di un foglio elettronico consiste nel fatto che le formule e i risultati vengono automaticamente aggiornati quando si modificano i dati inseriti e che è possibile copiare formule e operazioni da una cella all’altra mentre Excel si incarica di aggiornare automaticamente gli indirizzi delle celle relative man a mano che si copia.

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Indirizzo relativo/assoluto

Può essere però a volte necessario fare riferimento sempre e soltanto a un indirizzo specifico di cella che non cambi neanche quando una formula viene copiata sia in orizzontale che in verticale.

In questo caso si renderà l’indirizzo da relativo in assoluto, cioè si dovrà fare in modo che l’indirizzo della cella che lo contiene non venga aggiornato quando questa viene copiata sia per riga che per colonna.

Per rendere un indirizzo di cella da relativo ad assoluto si userà il comando F4.

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Suggerimenti per un foglio di lavoro efficace

Formattare le celle di lavoro in modo adeguato - numero, data, valuta, …

Curare i font - dimensione, colore, grassetto, ecc.

Aggiungere le formule per i Totali, Medie e per altri per altri scopi analitici

Accertarsi che tutte le colonne e le righe abbiano la giusta larghezza/ altezza

Rendere eventualmente più “grandi” e più “importanti” le intestazioni e i titoli in modo che sia evidente quali tipi di dati sono presenti in ciascuna riga e colonna. caratteri bianchi su sfondo scuro (blu) sono particolarmente efficaci per le intestazioni delle colonne)

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Attivare la formattazione della cella “testo a capo” alle celle delle intestazioni se necessario

Nelle impostazioni pagina desezionare l’opzione “griglia” per rendere il foglio più gradevole

Utilizzare bordi per mettere bordature necessarie che aiutino a leggere meglio da sinistra a destra

Utilizzare un colore di riempimento con una leggere ombreggiatura nella gestione dati (meglio verde pastello chiaro)

Bloccare direttamente i riquadri per poter leggere meglio i fogli di grandi dimensioni

Aggiungere i grafici ad hoc

Suggerimenti per un “foglio di lavoro” efficace

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Esempio formattazione 1

Nr. Data Regione Agente Prodotto Fatturato1 17/01/2000 Piemonte Scuri Forni 1.000.000L. 2 17/01/2000 Basilicata Bianchi Frullatori 50.000L. 3 18/01/2000 Toscana Rossi Frullatori 250.000L. 4 19/01/2000 Toscana Rossi Frigoriferi 3.700.000L. 5 20/01/2000 Campania Neri Frigoriferi 3.700.000L. 6 21/01/2000 Lombardia Scuri Frullatori 4.500.000L. 7 21/01/2000 Lombardia Scuri Frullatori 250.000L. 8 21/01/2000 Campania Neri Frullatori 4.800.000L. 9 22/01/2000 Emilia Scuri Frigoriferi 3.700.000L.

10 22/01/2000 Campania Neri Cucine 1.200.000L. 11 23/01/2000 Emilia Scuri Cucine 3.500.000L. 12 23/01/2000 Liguria Scuri Frigoriferi 4.800.000L. 13 24/01/2000 Basilicata Bianchi Forni 750.000L. 14 24/01/2000 Basilicata Bianchi Frullatori 1.200.000L. 15 25/01/2000 Lombardia Scuri Forni 50.000L. 16 25/01/2000 Basilicata Bianchi Cucine 4.500.000L. 17 26/01/2000 Emilia Scuri Forni 3.500.000L. 18 27/01/2000 Lombardia Scuri Forni 750.000L. 19 02/02/2000 Toscana Rossi Cucine 4.500.000L. 20 03/02/2000 Lombardia Scuri Aspirapolvere 3.500.000L. 21 04/02/2000 Lombardia Scuri Forni 750.000L. 22 05/02/2000 Piemonte Scuri Piani cottura 50.000L. 23 05/02/2000 Veneto Verdi Cucine 750.000L. 24 06/02/2000 Piemonte Scuri Frigoriferi 4.800.000L. 25 06/02/2000 Veneto Verdi Aspirapolvere 50.000L. 26 07/02/2000 Piemonte Scuri Frigoriferi 1.200.000L. 27 07/02/2000 Sicilia Chiari Frigoriferi 250.000L. 28 08/02/2000 Veneto Verdi Frullatori 4.500.000L. 29 08/02/2000 Sicilia Chiari Frigoriferi 3.700.000L. 30 09/02/2000 Emilia Scuri Cucine 3.500.000L. 31 09/02/2000 Sardegna Chiari Frullatori 3.700.000L. 32 10/02/2000 Sardegna Chiari Cucine 4.800.000L. 33 11/02/2000 Sardegna Chiari Cucine 3.500.000L. 34 12/02/2000 Toscana Rossi Aspirapolvere 750.000L.

ARCHIVIO ORDINI

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1° trim. 2° trim. 3° trim. 4° trim. Totale anno

totale 0 0 0 0 0

Riepilogo vendite 2003

Computer Software Ltd.Milano

Esempio formattazione 2

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Grafici

Con la Creazione guidata grafico è semplice creare dei grafici in base a una tabella di dati.

Con la barra degli strumenti del grafico si potranno poi apportare tutte le modifiche desiderate

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Grafico - Aree

Area graficoArea grafico– Intera area all’interno del grafico con bordi

Area del tracciatoArea del tracciato– Area nella quale Excel costruisce il tracciato dei dati

Asse categorie (X)Asse categorie (X)– Contiene categorie normalmente è l’asse delle X

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Grafico - Aree

Asse dei valori (Y)Asse dei valori (Y)– Contiene i valori del tracciato normalmente è

asse verticale o della Y

Titolo del graficoTitolo del grafico

LegendaLegenda

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Grafico - Aree

SerieSerie– Elemento grafico costituente il tracciato, ad esempio

linee o barre. Le etichette degli oggetti visualizzano i nomi delle serie utilizzando i nomi della legenda.

ValoriValori– Possono essere rappresentati come barre, punti su

una linea, fetta di una torta un cerchio, ecc. I valori sono identificai dalle etichette degli oggetti col nome della serie e il valore effettivo

GrigliaGriglia– Linee che partono da un asse e attraversano il

tracciato fornendo la lettura facilitata dei valori delle serie

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“Database”

Excel è un ottimo strumento per gestire dati

Applicando un “filtro” si possono trovare velocemente le informazioni che rispondono a dei criteri definiti

Ricordiamo che ogni “database” è composto da record (righe) e campi (colonne). Tutti record hanno gli stessi campi (es. nome cliente, indirizzo, città, ecc.) così è possibile paragonare i record tra di loro usando un filtro.

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Analisi dei dati

Excel oltre a semplice “foglio elettronico” è uno strumento straordinariamente potente per:

– Analizzare e sintetizzare i dati– Verificare le relazioni tra variabili – Creare report di dati incrociati– Fare ipotesi e verificare scenari

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Analisi dei dati

Anlizzeremo alcuni dei comandi della voce di menù “DATI”.

– Ordina– Filtro – Modulo – Subtotal– Convalida– Consolida– Rapporto Tabella Pivot

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Tabelle Pivot

Sono uno strumento comodo che consente di sommarizzare e riepilogare i dati. E’ poco utilizzata nel lavoro d’ufficio di tutti i giorni. Vediamo come e quanto può essere utile questo strumento:

– Contare quanto elementi unici contiene una tabella molto lunga e visualizzarli (es. quanto comuni ci sono in una tabella in cui ciascun comune è ripetuto per un numero variabile di volte)

– Raggruppare alcune categorie omogenee di dati ( es. gruppi di prodotti) ed eseguire dei subtotali ( in questo caso la tabella P. è è più veloce dei subtotali)

– Incrociare dei dati e ottenere più viste (es. analizzare distribuzione di un fenomeno su diversi mesi)

– Consolidare e ordinare rapidamente dei dati presenti in diversi fogli e cartelle di lavoro

– Passare da una visione sintetica o una visione di dettaglio in modo semplice e veloce (drill-down)

– Trattare grandi tabelle di dati con decine e migliaia di record e numero di campi

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Tabelle Pivot - suggerimenti

– Nell’area “riga” mettere un campo molto variabile (es. categorie, prezzi, nomi clienti in database estesi, ecc.)

– Nell’area “colonna” mettere un campo poco variabile (es, stagioni, mesi, nome agenti per esempio ma limitati)

– Nell’area “pagina” si metteranno campi di cui si richiede visualizzazione in modalità ridotta. Per esempio se i dati originali si riferiscono ai dodici mesi dell’anno, portando il campo MESI nell’area pagina si possono attivare dodici viste singole ciascuna relativa a un mese diminuendo di conseguenza la zona occupata dai risultati dell’analisi

– Nell’area “dati” si metteranno i campi che devono essere oggetto di elaborazioni, di solito i campi fatturato, vendite, spese, ecc.

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Tabelle Pivot

Il punto di forza delle tabelle Pivot sono la velocità e la potenza di calcolo e la semplicità

Punti di debolezza sono che non si aggiornano automaticamente ma bisogna farle aggiornare

Inoltre il risultato ottenuto è piuttosto grezzo, non presentabile per esempio a un amministratore delegato!

D’altra parte la velocità di solito non presuppone anche l’estetica!

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Protezione celle – foglio

E’ possibile proteggere alcune celle di lavoro da eventuali modifiche accidentali, utilissimo quando lo stesso foglio di lavoro viene utilizzato da più persone. Ecco come procedere:

– Selezionare celle dove tutti possono lavorare– Menù FORMATO CELLE PROTEZIONE– Deselezionare la casella BLOCCATA e cliccare su OK– Strumenti PROTEZIONE PROTEGGI FOGLIO (password)