Forum Nazionale sulla Dematerializzazione dei Documenti Lecce 18 Settembre 2008
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Forum Nazionale sullaDematerializzazione dei Documenti
Lecce 18 Settembre 2008
Document Management System e Conservazione Sostitutiva
Opportunità per le Imprese
Menù del giorno…Menù del giorno…
DMS e Conservazione SostitutivaDMS e Conservazione Sostitutiva
Le aziende e:• la carta• le informazioni• gli obblighi e le regole • il business Come armonizzare tutto questo?
La cartaLa carta
Obiettivo: Processi documentaliObiettivo: Processi documentali • Gli analisti: il 60% delle informazioni in un’azienda è racchiusa nei
documenti
• il documento “tradizionale” è un insieme di informazioni non
strutturate
• I sistemi informativi possono gestire solo “informazioni strutturate”
• E’ necessario trasformare il documento in una fonte di
informazione:
• ottimizzata: evitando inutili repliche
• accessibile: il documento disponibile ovunque
• Identificabile: ricerche per contenuto e tipologia
• integra: preservata nel tempo
La La cartacarta
Obiettivo: Processi documentaliObiettivo: Processi documentali l processi documentali oltre che intra-aziendali sono inter-aziendali
La “consuetudine” alla carta porta grosse dis-economie di scala e
di filiera
Le norme (civil Law) sono “rigide”, poco “adattabili” (controllo vs
supporto)
Processo tradizionale: produzione di dati su carta che verrà re-
digitalizzzata
Processo innovativo: evitare che venga prodotta la carta
All’interno dell’azienda
Tra le aziende
La La cartacarta
Obiettivo: Processi documentaliObiettivo: Processi documentali l’innovazione in azienda è relativamente semplice (volontà “privata”)
Sistemi di gestione documentale Integrazione tecnologica e operativa:
Internet, mail, ecc. Sistemi Gestionali, CRM, ecc. ecc.
L’innovazione tra le aziende è più complessa (volontà “sociale”) Norme Fiscalità “Sistema” tra comunità aziendali Stato: da controllo a supporto
Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani
Strumenti per la Gestione dei Strumenti per la Gestione dei
DocumentiDocumenti Document Management Systems (DMS)
• Razionalizzazione e strutturazione delle informazioni (index, foldering, storage, retrieval, …)
• Processi decisionali/autorizzativi (Work Flow)• Integrazione con “la rete” (connector)• Documenti “multimediali”
IBM Enterprise Content IBM Enterprise Content ManagementManagement
Information Integrator for Content
Unified Portal API Set
Computer Output,Spools
Multimedia objects
TSM
Information Sources & existing Repositories
Internally producedOffice documents
CM OnDemand
WWW Customer ServicesSolutions
Websphere Portal
MessagePlus Open
Incoming paper,documents,letters
SAP
Exchange
Lotus Domino
CommonStore
Business Letters,Outgoing Documents
Document Manager
e-Formse-Mails,
Records Manager
Siebel Integration for CM
Lotus Workplace Web Content Management
Adobe / IBM CM Forms
Integration
Ascent Capture CM
moduleScan
Central Repository:IBM
Content Manager
Information Integrator for Content
Unified Portal API Set
Computer Output,Spools
Multimedia objects
TSM
Information Sources & existing Repositories
Internally producedOffice documents
CM OnDemand
WWW Customer ServicesSolutions
Websphere Portal
MessagePlus Open
Incoming paper,documents,letters
SAP
Exchange
Lotus Domino
CommonStore
Business Letters,Outgoing Documents
Document Manager
e-Formse-Mails,
Records Manager
Siebel Integration for CM
Lotus Workplace Web Content Management
Adobe / IBM CM Forms
Integration
Ascent Capture CM
moduleScan
Central Repository:IBM
Content Manager
Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani
Lo Lo Stato: cosa sta facendoStato: cosa sta facendo??
• Infrastrutture per la gestione dei documenti elettronici• Certification Authority (Firma Digitale)• Servizi di “Marcatura Temporale” (Time Stamping Authority)• Carta Identità Elettronica (CIE)• Carta Nazionale dei Servizi (CNS) e servizi sanitari regionali• Servizi di Posta Elettronica Certificata (PEC)
• Processi• Protocollo Informatico (per la PPAA)• Modulistica On-line (F24, Inail, ecc.): Portali per il cittadino e le
imprese• Conservazione Sostitutiva… ecc. ecc.
Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani
Lo Lo Stato: cosa c’è ancora da fareStato: cosa c’è ancora da fare??
• Innanzi tutto: Cultura• La carta (anche se sembra assurdo) è una forma di potere e
legittimazione• I processi “cartacei” sono quasi sempre non-razionali
•Frutto di “tradizione”, “consuetudine”, e orientata al controllo (Stato)
• I processi informatici• “disorientano”• sono “neutri”• misurano l’efficienza• misurano l’efficacia
Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?• Visione e strategia
• Obiettivi chiari: vogliamo effettivamente favorire la gestione elettronica dei documenti?
• Processi “critici”: quali sono i processi critici nelle aziende? Li conosciamo?
• Re-ingegnerizzazione dei processi: come ridurre al minimo l’impatto legislativo sull’organizzazione?
• Tattica• logica di servizio (stimolo) vs logica di controllo (freno all’innovazione)• quali tecnologie per quali obiettivi• diffondere motivazione al cambiamento• ….. Cos’altro?: Proposte
Tra Ieri e DomaniTra Ieri e Domani
Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?Lo Stato: cosa c’è ancora da fare?
• Regole• Dovrebbero essere chiare (poche, precise e “ragionevoli”)• Dovrebbero tenere conto delle tecnologie disponibili (e non vice
versa)• Non dovrebbero stravolgere procedure consolidate (legate al
business)• La “prassi” non “supporta” le regole: le regole devono essere
cambiate!
• La cultura del legislatore:• Da controllo a supporto: quando?• Dalla definizione di Processi/Procedure alla definizione di Stati
dei Processi• Adozione di standard internazionali già diffusi nel mercato• Dalla norma specifica alla norma “generale”: semplificare!
• Cosa si può fare con un Document Management System:
• Catalogare i documenti (protocollo)
• Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)
• Definire eventi temporali (trigger)
• Definire processi (work flow)
• Definire ruoli e responsabilità (profili utente)
• Integrarsi con il sistema informativo (Input/Output)
• Visualizzare documenti secondo le “Permission Policy”
Document Management SystemChe cos’è
• Catalogare i documenti:• Identificare univocamente ogni singolo documento• Facilitarne il reperimento e la consultazione
•Creare associazioni “logiche” tra i documenti (folder)• Costruire “pratiche” per aggregazione logica di
documenti• Associare un documento a più pratiche e vice versa
•Definire eventi temporali (trigger)• Sollecitare l’effettuazione di azioni associate ai
documenti• Registrare chi ha agito e quando
DMS
A cosa serve
• Definire processi (work flow)• Creare “percorsi di avanzamento” delle pratiche• Definire processi “approvativi” autorizzativi o informativi
•Definire ruoli e responsabilità (profili utente)• Chi decide, chi approva, chi autorizza, chi riceve, chi
invia,….• Chi può accedere a dati sensibili
•Integrarsi con il sistema informativo (input/Output)• Acquisire documenti • Fornire dati
DMS
A cosa serve
DMS
• Lo strumento anche se flessibile, potente, “miracoloso”
è sufficiente?
• Siamo pronti per gestire i “documenti senza carta”?
• Quali vantaggi potremo trarre da questo cambiamento?
• Come affrontare questo cambiamento?
• Possiamo misurare le opportunità e i vantaggi?
Quali vantaggi per le aziende
• Gestire i “documenti senza carta”:
• Pensare in modo sistemico (documenti=dati=documenti)
• Agire sugli “ortodossismi” consolidati
• Razionalizzare i processi e le procedure
• Coinvolgere il top management
In sintesi: agire sulla cultura aziendale
DMS
Quali vantaggi per le aziende
• Vantaggi del cambiamento:
• Ridurre i costi di gestione dei documenti
• Razionalizzare la gestione di documenti eterogenei
• Aumentare l’efficienza
• Evitare ritardi e “omissioni”
• Tracciare eventi e decisioni
• Aumentare la sicurezza “sulle informazioni”
DMS
Quali vantaggi per le aziende
• Come affrontare il cambiamento:
• Valutare il vantaggio economico
• Valutare l’impatto organizzativo
• Identificare e razionalizzare le motivazioni al cambiamento
• Quantificare lo sforzo formativo (anche culturale)
• Pianificare un cambiamento evolutivo o radicale
DMS
Quali vantaggi per le aziende
DMS
Quali vantaggi per le aziende
Scanner/Fax/Print
DocumentiElettronici
Input: Acquisizione o Cattura
DBMSIntegrazioneAmbienti Legacy(Siebel, SAP,..)
Indicizzazione,Organizzazione, Archiviazione,
Ricercae
Consultazione
Conservazione Sostitutiva
Output:Invio e Stampa
DMS
Eliminazione della carta
Gestione elettronica
Archivio storico elettronico
DMS
Quanto costa gestire un documento
Il costo per il totale trattamento (dalla produzione alla distruzione) di una fattura
cartacea per le imprese europee è stimato traEuro 10,00 e 50,00*
• Costi fornitore:•redazione della fattura •invio della fattura •archivio •gestione degli incassi •copie “allegate”•dispute e controversie
• Costi cliente:•ricevimento della fattura •controllo e smistamento •archivio •gestione dei pagamenti •copie “allegate” •dispute e controversie
*fonte: “Fattura Elettronica: i vanataggi per imprese” di Umberto Zanin – 09/12/03 e Studio Arthur D. Little – 2001 e Studio BVA - 2002
DMS
Quanto “si risparmia” nella gestione elettronica dei documenti
(#) costo stimato per documento al netto degli investimenti(*) l’efficienza è “stimata” su organizzazioni di media complessità.
Tipo di Gestione Documentale
Costo Complessivo
(1° anno) (#)
Costo Complessivo(dal 2° anno)
(#)
Efficienza (*)
Tradizionale: completamente cartaceo 100 100 10
Misto: Invio cartaceo conservazione sostitutiva
(no DMS)circa 96 circa 94 circa 65
Smaterializzato: DMS, fattura elettronica e
conservazione sostitutiva circa 30 circa 25 intorno a 90
• Aumento dell’efficacia/efficienza
• Processi razionalizzati e orientati al business
• Economia nell’integrazione del business di scala e di filiera
• Migliore governance (misurabilità, tracciabilità, ecc.)
• Relazioni con con la PPAA
• Solo se non in contrasto con i procsessi di business
In sintesiPaperless company
Fast invoice tracking
Improve document sharing
Speed up invoice verification activities
Eliminate low-added value activities
Reduce paper storing to save space
Business needs
Where we started..
11Invoices
To bestored
12 Final archiving
IncomingMail
2Invoicedivision
3 Purchasingdepartment
4
Selection ofUrgent
Invoices
5
UrgentInvoices
registration
6InvoicesTo be
registered
7
To be paid
8
9
10
Invoices withDifferences(NP e AC)
Receipt missing
Invoice to be approved(NN)
Gerardina
AnnalisaFiorella
Simona
1
Where we arrived..
Gerardina
Annalisa
Simona
Fiorella 2
Invoices with issues are separated, regular invoices are registered.All remaining steps are performed in the system.
4Final
archiving
Invoice scanning and archivingInternal workflows to address issues
3
IncomingMail
1
Process simplification
On-line availability of invoices both from IBM content management and our ERP system
Complete traceability of invoices
Speed up invoice verification activities
Eliminate low-added value activities
Benefits achieved
Implementation of “substitution archiving” and elimination of paper
Extension of content management to customer invoices and other legal documents
Steps done for project completion
Companies involved:Ducati Motors
Ducati Corse
Invoices handled per annumDucati Motors: 85K (60% suppliers, 40% customers)
Ducati Corse: 20K (70% suppliers, 30% customers)
Break even: 9 months from “go live”
Global project investment: about 70K Euro
Project dimension and economic benefit
Document pass through:Before: 4 days
After: 4 hours
Efficiency index (estimated on reclaim document)Before: 4 hours
After: 30 seconds
Performance improvement (average)