Finalità del MonitoraggioFinalità del Monitoraggio

Verificare lo stato di attuazione dei Piani formativi, sia in una logica di "accountability” (rendere conto agli altri di quanto fatto) che in una logica di ricerca dell’efficacia (conoscere ostacoli al fine di rimuoverli) e dell’efficienza delle attività realizzate e dell’utilizzo delle risorse Favorire l’apprendimento organizzativo, promovendo riflessioni e valutazioni in grado di accompagnare e sostenere gli Enti Attuatori nella gestione dei Piani Formativi per tutta la loro durata.

Finalità del SIF (Sistema Informativo Finalità del SIF (Sistema Informativo Fon.Coop) Fon.Coop)

Costruire le basi informative di Costruire le basi informative di riferimentoriferimento a cui attingere per condurre a cui attingere per condurre analisi e produrre report coerenti con la analisi e produrre report coerenti con la funzione di coordinamento e di funzione di coordinamento e di “osservatorio” svolta dal Ministero del “osservatorio” svolta dal Ministero del Lavoro e dalle Regioni nell’ambito della Lavoro e dalle Regioni nell’ambito della “filiera formazione continua”“filiera formazione continua”

Caratteristiche del SIFCaratteristiche del SIF

Il sistema informativo Fon.Coop, realizzato in un’unica istanza applicativa, è in grado di gestire sempre in tempo reale tutte le variabili relative ad adesioni, versamenti, progettazione, monitoraggio e rendicontazione.

Questa forte integrazione delle azioni consente di fornire attivamente un supporto a proponenti ed attuatori di tipo gestionale, ancor prima che tecnico – amministrativo.

Il sistema di monitoraggio è quindi sostanzialmente quello on line e questo deve essere il principale strumento di lavoro degli attuatori

L’efficacia del SIF è strettamente condizionata dalla capacità dell’azione di monitoraggio di restituire un quadro esauriente di conoscenze continuamente aggiornate che consentano di prefigurare i connotati essenziali delle tendenze in atto.

L’efficacia del SIF è strettamente condizionata dalla capacità dell’azione di monitoraggio di restituire un quadro esauriente di conoscenze continuamente aggiornate che consentano di prefigurare i connotati essenziali delle tendenze in atto.

L’efficacia del SIFL’efficacia del SIF

Definizione di Piano Definizione di Piano formativo concordatoformativo concordato

IL Piano formativo concordato e’ un insieme coerente ed integrato di attività risultante da un accordo sottoscritto fra rappresentante legale dell’impresa, o suo delegato, e RSU/RSA, o Organizzazione sindacale dei lavoratori.In sintesi un programma di attività formative e di azioni ad esse propedeutiche ( es indagine dei fabbisogni ecc) e ad esse successive (es diffusione dei risultati ecc).

Definizione di attivitàDefinizione di attivitàPer Per ATTIVITA’ATTIVITA’ s’intende qualsiasi azione presente s’intende qualsiasi azione presente

nel Piano. L’attività può essere nel Piano. L’attività può essere non formativa e non formativa e formativaformativa. .

Qualora si tratti di attività formativa, deve Qualora si tratti di attività formativa, deve riguardare un gruppo di destinatari riguardare un gruppo di destinatari invariato nel tempo.invariato nel tempo.

Un’attività formativa si può articolare in uno o più Un’attività formativa si può articolare in uno o più moduli distinti per metodologie didattiche e moduli distinti per metodologie didattiche e contenuti formativi.contenuti formativi.

Dal 2009 solo le Dal 2009 solo le attività formativeattività formative concorrono al concorrono al monte ore complessivo del pianomonte ore complessivo del piano

L’articolazione del piano L’articolazione del piano in attività formativein attività formative

Secondo l’approccio di Fon.Coop , Attività didattiche, Corsi, Edizioni sono trattate sempre come ATTIVITA’ in quanto indirizzate ad un gruppo definito ed omogeneo di destinatari (lavoratori in formazione);

pertanto a prescindere dalle modalità formative e dal numero dei moduli , devono essere progettate e/o duplicate tante attività quanti sono i gruppi/aule dei partecipanti al Piano formativo.

Definizione di moduloDefinizione di modulo I moduli sono parti di ATTIVITA’, nel caso specifico di attività formative sono distinti per discipline d’insegnamento, e sono omogenei per modalità e tematica formativa.

Ogni attività deve contenere almeno un modulo: in questo caso il modulo coincide con l’attività stessa.

Attivitànon formativa -Progettazione

Attivitànon formativa -Monitoraggio

Attivitànon formativa -Bilancio dellecompetenze

Attività formativaGruppo 2

40 lavoratori in due gruppi (gruppo 1 e 2); modalità formativa Aula + FAD

Modulo FADCompilazione dei calendari per periodi solari

Attività formativa

Documentazione:Previsto il registro

Risorse previste dal piano* per l’inserimento e l’aggiornamento costante dei dati nella piattaforma on-line

Modulo d’aulaCompilazione dei calendari d’aulaModulo FADCompilazione dei calendari FAD per periodi solari

Gruppo 1

Documentazione Registri di gruppo per Aula

Registri individuali per FAD

Documentazione:RegistroIndividuale

Articolazione “tipo” delle attività del PianoArticolazione “tipo” delle attività del Piano

Documentazione:Lettera d’incarico e/o ordine di servizio

Modulo affiancamento(Massimo 35% del percorso fruito da ciascun partecipante)Compilazione dei calendari per periodi solari

*Se previste risorse finalizzate al monitoraggio, in caso di inadempienza si procede con taglio della quota di contributo indirizzata all’azione.

Programmazione attività ed invio Programmazione attività ed invio comunicazioni in itinerecomunicazioni in itinere

I I tempi di svolgimento delle attività previste tempi di svolgimento delle attività previste dal piano formativo, sono vincolati all’impegno dal piano formativo, sono vincolati all’impegno previsto di iniziare le attività nei 30 giorni previsto di iniziare le attività nei 30 giorni successivi alla comunicazione di ammissione successivi alla comunicazione di ammissione al contributo da parte del Fondo ed a finire al contributo da parte del Fondo ed a finire entro 12 mesi dalla data di inizio delle attività. entro 12 mesi dalla data di inizio delle attività.

Il soggetto titolare del contributo dovrà Il soggetto titolare del contributo dovrà comunicare dettagliatamente a Fon.Coop gli comunicare dettagliatamente a Fon.Coop gli eventi significativi riguardanti i piani, al fine di eventi significativi riguardanti i piani, al fine di un corretto monitoraggio delle attività, nelle un corretto monitoraggio delle attività, nelle modalità indicate nella slides successive modalità indicate nella slides successive

tutte le comunicazioni in itinere vanno tutte le comunicazioni in itinere vanno effettuate tramite effettuate tramite posta elettronica posta elettronica certifica (PEC), certifica (PEC), fornita gratuitamente da fornita gratuitamente da Foncoop a tutti gli Enti AttuatoriFoncoop a tutti gli Enti Attuatori..

Evento Documento Codice

Contenuti del Documento

Avvio attività del piano

Comunicazione avvio C.1 comunicazione di avvio ed invio progettazione esecutiva definitiva

Variazioni che non cambiano gli elementi vincolanti del piano approvato

Comunicazione variazione

C.3 Richieste per variazioni dicalendariosedesolo sotto i 5 gg lavorativi di preavviso

Variazioni significative dei piani approvati, subordinate all’esplicita approvazione di Fon.Coop

Richiesta di variazione

C4 •Proroghe•Variazioni Deleghe (partners – sogg terzi)•Variazione Budget•Variazione Beneficiari• Gestione assistita dal monitoraggio - inserimento in backoffice di nuovo evento “rimodulazione” - Rimodulazione corsi interi durata/materie

Fine piano Comunicazione fine attività previste dal piano

C.5 Data di fine piano

Anticipazione Richiesta di anticipazione

C.7 Richiesta di anticipazione, con relativa autocertificazione delle attività maturate al momento

Rendiconto Richiesta di rendiconto

C.6 Dati complessivi di rendiconto fisico e finanziario

Rinuncia a contributo da parte di impresa beneficiaria

Dichiarazione di rinuncia a contributo

C.9 Dichiarazione da parte del legale rappresentante di rinuncia al contributo assegnato da Fon.Coop

Elenco Elenco comunicazionicomunicazioni

non utilizzare altri schemi di comunicazione che non siano quelli presenti sul sito Fon.Coop alla pagina GESTIONE PIANI;

nella scheda C.1 indicare sempre il referente del piano ed i suoi riferimenti;

non inviare alcun tipo di report periodico, dal punto di vista tecnico amministrativo fanno comunque fede i dati inseriti nella piattaforma;

non inviare comunicazioni di inizio o fine per le singole attività corsuali, è obbligatorio indicare solo inizio (modulo C.1) e fine (modulo C.5) dell’intero piano – cioè rispettivamente il primo giorno della prima attività e l’ultimo giorno dell’ultima attività;

non inviare alcuna comunicazione (C.3 o C.4) di variazione di nominativo (allievi, docenti, tutors, collaboratori, coordinatori, personale amministrativo) in quanto non influente sui controlli del sistema di monitoraggio – tali variazioni vanno inserite direttamente sulla piattaforma;

non inserire gli uditori nei dati di monitoraggio fintanto che non subentrino agli allievi;

non inviare comunicazioni in altro modo che non sia la PEC (no a fax o lettere) – tranne casi eccezionali da concordare con il monitoraggio Fon.Coop – in ogni caso non inviare mai la stessa comunicazione tramite sistemi diversi (es PEC + FAX) se non specificamente concordato;

inviare comunicazioni C.3 solo se riguardano cambiamenti di calendario e di sede effettuati con preavviso inferiore ai 5 giorni lavorativi – in ogni caso caricare subito le modifiche senza attendere risposta.

non inviare a Fon.coop dichiarazioni sulla privacy né allegare copie di documenti di identità alle comunicazioni sul monitoraggio.

a seguito di una semplificazione indicata dal Ministero, nelle schede allievo è obbligatorio inserire solamente questi dati: codice fiscale, cognome, nome, genere, anno assunzione, cittadinanza, azienda di appartenenza, età, legge 68 (si/no), comune residenza, provincia residenza, regione residenza, condizione occupazione, livello inquadramento, tipo contratto, titolo di studio

Raccomandazioni per la gestione dei dati e delle Raccomandazioni per la gestione dei dati e delle comunicazionicomunicazioni

TEMPISTICA PER IL CARICAMENTO DEI DATI NEL SISTEMA DI MONITORAGGIO

Come indicato nella Circolare n.002 del 25/08/2008, relativamente al caricamento dei dati monitoraggio durante la gestione dei Piani, è fatto obbligo ai soggetti attuatori:

1. entro la data di inizio delle attività: inserire la pianificazione di tutte le attività (formative e non formative) costitutive del Piano, almeno per quanto riguarda le informazioni relative all'articolazione delle singole attività e dei relativi ai moduli.

2 - almeno 5 gg lavorativi prima della data di inizio di ogni singola attività: inserire il calendario completo delle singole giornate (se non si tratti di percorsi individuali) ed i nominativi di tutti gli iscritti (almeno nome, cognome, codice fiscale, sesso)

3 - entro massimo 10 gg lavorativi dalla fine di ogni singola attività: inserire le presenze di ogni allievo

4 - entro massimo 10 gg lavorativi dalla fine del piano: completare le schede allievo con tutte le altre informazioni richieste

Fon.Coop si riserva, in caso di mancato caricamento dei dati richiesti nei tempi indicati, di effettuare eventuali controlli ispettivi presso il soggetto attuatore.

IMPORTAZIONE DATI EXCEL

Gli attuatori interessati ad inserire nel sistema di monitoraggio Fon.Coop dati direttamente prodotti in formato Excel, possono contattare l'assistenza tecnica via e-mail atfoncoop@performer.it o per telefono 051 41 51 825 al fine di effettuare un primo test di importazione

Qualora la definizione dei dati risulti corretta, l'assistenza tecnica abiliterà il soggetto attuatore ad effettuare l'importazione dei dati Excel in via autonoma e direttamente on line.

Si raccomanda comunque di verificare SEMPRE tramite la stampa della modulistica PDF la correttezza dei dati inseriti con tale metodo nel sistema.

ASSISTENZA ALLA GESTIONE DEI PIANI:

ORARI PER CONTATTI TELEFONICI: l'assistenza telefonica sarà garantita dal lunedì al giovedì ore 10.30/13.00 e 15.00/17.00 ed il venerdì ore 10.30/13.00

DOMANDE ED ASSISTENZASi invitano gli attuatori a porre le proprie domande per posta elettronica alla casella monitoraggio@foncoop.coop