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Ultimo aggiornamento: 11/05/2020

Fatturazione Elettronica

Impresa

Manuale d’uso

Manuale d’uso

Fatturazione Elettronica - Impresa 2

SOMMARIO

1. INTRODUZIONE E PRINCIPI GENERALI ................................................................................ 6

SOGGETTI INTERESSATI .......................................................................................................................... 8

REGOLE DI GENERAZIONE E TRASMISSIONE DI UNA FATTURA ELETTRONICA ................................................... 9

IL SERVIZIO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA OFFERTO DA WWW.ACQUISTINRETEPA.IT ................................. 11

2. PROCEDURA DI ADESIONE ................................................................................................. 11

2.1. PASSO 1 – DATI IDENTIFICATIVI DELL’IMPRESA ................................................................................. 12

2.2. PASSO 2 - DICHIARAZIONE DI APPARTENENZA ALLA CATEGORIA DELLE PMI ........................................... 14

2.3. PASSO 3 - ORGANIZZAZIONE ........................................................................................................... 14

2.4. PASSO 4 – IMPRESE COLLEGATE E/O ASSOCIATE ................................................................................ 15

2.5. PASSO 5 - DATI ISCRIZIONE ALBO (SOLO PER LIBERI PROFESSIONISTI) ................................................... 16

2.6. PASSO 6 – CONDIZIONI .................................................................................................................. 17

2.7. RINNOVARE, MODIFICARE E CANCELLARE L’ADESIONE AL SERVIZIO ....................................................... 19

3. GESTIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE ..................................................................... 20

3.1. CREAZIONE DI UN NUOVO LOTTO DI FATTURE ..................................................................................... 22

INSERIMENTO MANUALE DEI DATI DELLE FATTURE ...................................................................... 28

DATI GENERALI ................................................................................................................................... 29

SEZIONI FACOLTATIVE ......................................................................................................................... 32

LINEE DI FATTURA ............................................................................................................................... 39

Manuale d’uso


DATI DI RIEPILOGO .............................................................................................................................. 41

INSERIMENTO DEI DATI DELLE FATTURE TRAMITE UPLOAD DI UN FILE EXCEL ................................... 42

INSERIMENTO DEI DATI DELLE FATTURE TRAMITE UPLOAD DI UN FILE XML .................................... 44

3.2. GENERAZIONE E INVIO DI UN LOTTO DI FATTURA ELETTRONICA ............................................................. 45

3.3. GENERAZIONE E INVIO AL SDI DI ARCHIVI DI LOTTI DI FATTURE ............................................................. 48

3.4. GESTIONE LOTTI E ARCHIVI DI LOTTI IN LAVORAZIONE .......................................................................... 50

GESTIONE LOTTI IN LAVORAZIONE ............................................................................................ 50

GESTIONE ARCHIVI IN LAVORAZIONE ......................................................................................... 52

3.5. INVIO FATTURA A SDI..................................................................................................................... 53

3.6. NOTIFICHE DEL SISTEMA DI INTERSCAMBIO ....................................................................................... 54

3.7. GESTIONE LOTTI E ARCHIVI DI LOTTI INVIATI ....................................................................................... 57

GESTIONE LOTTI INVIATI ......................................................................................................... 57

GESTIONE ARCHIVI INVIATI ...................................................................................................... 58

4. CONSERVAZIONE DELLE FATTURE .................................................................................... 59

4.1. ADEMPIMENTI RELATIVI ALLA CONSERVAZIONE .................................................................................. 60

4.2. OBBLIGHI DI COMUNICAZIONE DEL LUOGO DI CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI ..................... 61

4.3. ESIBIZIONE A NORMA ..................................................................................................................... 62

5. CONTROLLI E NOTIFICHE DI ERRORE ................................................................................ 63

5.1. DATI GENERALI .......................................................................................................................... 63

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CONTROLLO FATTURA DUPLICATA - CODICE DI ERRORE 00404 .................................................................. 63

CONTROLLO FATTURA DUPLICATA NEL LOTTO – CODICE DI ERRORE 00409 ................................................. 65

CONTROLLO PRESENZA CARATTERI NUMERICI NELL’ELEMENTO INFORMATIVO NUMERO FATTURA - CODICE ERRORE

00425 ............................................................................................................................................. 67

CONTROLLO VALORE ALIQUOTA IVA - CODICE ERRORE 00424 ................................................................... 69

CONTROLLO COERENZA DATA NOTA DI CREDITO - CODICE ERRORE 00418................................................... 70

CONTROLLO COERENZA ESIGIBILITÀ IVA E NATURA - CODICE ERRORE 00420 .............................................. 71

5.2. LINEE DI FATTURA ..................................................................................................................... 74

CONTROLLO VALORE ALIQUOTA IVA - CODICE ERRORE 00424 ................................................................... 74

CONTROLLO ESIGIBILITÀ IVA E NATURA - CODICE ERRORE 00420 ............................................................. 75

CONTROLLO CORRETTO CALCOLO DEL PREZZO TOTALE - CODICE ERRORE 00423 ......................................... 76

5.3. DATI DI RIEPILOGO .................................................................................................................... 78

CONTROLLO CORRISPONDENZA DATI RIEPILOGO E ALIQUOTE IVA - CODICE ERRORE 00419 ............................ 78

CONTROLLO CORRETTO CALCOLO DELL’IMPOSTA - CODICE ERRORE 00421 ................................................. 78

CONTROLLO CORRETTO CALCOLO DELL’IMPONIBILE IMPORTO - CODICE ERRORE 00422 ................................ 78

5.4. ALTRI CONTROLLI E NOTIFICHE DI ERRORE ......................................................................................... 79

VERIFICHE SUL CONTENUTO ECONOMICO – AMMINISTRATIVO ................................................................... 79

NOMENCLATURA ED UNICITÀ DEL FILE TRASMESSO .................................................................................. 80

VERIFICA DI INTEGRITÀ DEL DOCUMENTO ............................................................................................... 80

VERIFICA DI AUTENTICITÀ DEL CERTIFICATO DI FIRMA ............................................................................... 80

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VERIFICA DI CONFORMITÀ DEL FORMATO FATTURA .................................................................................. 81

VERIFICA DI VALIDITÀ DEL CONTENUTO DELLA FATTURA ............................................................................ 81

6. LINK UTILI E ALLEGATI ....................................................................................................... 84

Manuale d’uso


1. Introduzione e principi generali

(Fonte: http://www.agenziaentrate.gov.it)

Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza, non possono più accettare fatture emesse o

trasmesse in forma cartacea dal 6 giugno 2014. La stessa disposizione è stata applicata dal 6 giugno 2015,

ai restanti enti nazionali. In aggiunta si fa presente che le PA non potranno procedere al pagamento,

neppure parziale, fino all’invio del documento in forma elettronica.

L’obbligo di fatturazione in forma elettronica nei confronti delle Amministrazioni dello Stato è stato

introdotto dalla Finanziaria 2008. La legge ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche

destinate alle Amministrazioni dello Stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio

(SdI), sistema informatico di supporto al processo di “ricezione e successivo inoltro delle fatture

elettroniche alle amministrazioni destinatarie” nonché alla “gestione dei dati in forma aggregata e dei

flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio della finanza pubblica”.

Le modalità di funzionamento dello SdI sono state definite con il decreto ministeriale 3 aprile 2013, n. 55.

In aggiunta l’Unione europea con direttiva 2014/55/UE ha introdotto delle novità relative alla fatturazione

elettronica negli appalti pubblici, definendo lo standard europeo del formato di fattura elettronica.

Tale intervento normativo è stato recepito nell’ordinamento italiano con il d. lgs. 27 dicembre 2018, n.

148 che ha introdotto a partire dal 18 aprile 2019 l’obbligo per le Amministrazioni a ricevere ed elaborare

le fatture elettroniche conformi allo standard europeo sulla fatturazione elettronica negli appalti

pubblici.

Infine, l’Agenzia delle entrate con provvedimento del 18/04/2019 - Regole tecniche relative alla

gestione delle fatture di cui all’art. 3, comma 1, d.lgs. 148/2018 ha definito le regole tecniche del

processo di gestione da parte del Sistema di Interscambio delle fatture elettroniche.

Gestore del Sistema d’Interscambio è l’Agenzia delle Entrate (decreto del 7 marzo 2008), alla quale

sono stati demandati i seguenti compiti:

• coordinamento con il sistema informatico della fiscalità,

• controllo della gestione tecnica del Sistema di Interscambio, vigilanza in ordine al trattamento dei

dati e delle informazioni,

http://www.agenziaentrate.gov.it/

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• gestione dei dati e delle informazioni che transitano attraverso il Sistema di Interscambio ed

elaborazione di flussi informativi anche ai fini della loro integrazione nei sistemi di monitoraggio

della finanza pubblica.

Inoltre, l’Agenzia, periodicamente, relaziona al ministero dell‘Economia e delle Finanze sull'andamento

e l'evoluzione del sistema.

Tutta la documentazione tecnica sulla fattura elettronica, le modalità di trasmissione e i servizi di

supporto e assistenza, sono disponibili su www.fatturapa.gov.it, un sito dedicato esclusivamente alla

fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni.

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Soggetti interessati

Gli utenti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica sono:

• gli operatori economici, cioè i fornitori di beni e servizi verso le PA, obbligati alla

compilazione/trasmissione delle fatture elettroniche e all’archiviazione sostitutiva prevista dalla

legge. Va precisato che le fatture emesse dagli intermediari per la trasmissione delle dichiarazioni

dei redditi e per la riscossione mediante modello F24 sono, al momento, derogate dagli obblighi;

• le Pubbliche Amministrazioni, che devono effettuare una serie di operazioni collegate alla

ricezione della fattura elettronica, in primis l’inserimento dei dati anagrafici di fatturazione su IPA

(www.indicePA.gov.it)1;

• gli intermediari (banche, Poste, altri intermediari finanziari, intermediari di filiera, commercialisti,

imprese ICT), vale a dire soggetti terzi ai quali gli operatori economici possono rivolgersi per la

compilazione/trasmissione della fattura elettronica e per l’archiviazione sostitutiva prevista dalla

legge. Possono servirsi degli intermediari anche le PA per la ricezione del flusso elettronico dei

dati e per l’archiviazione sostitutiva.

1 Al fine di consentire al Sistema di Interscambio di recapitare le fatture elettroniche alle PPAA destinatarie, tutti gli Uffici delle

Amministrazioni dello Stato e degli enti pubblici nazionali che si configurano come soggetti destinatari di fattura elettronica devono

essere identificati per mezzo di un codice univoco denominato “Codice Univoco Ufficio” assegnato dall’Indice delle Pubbliche

Amministrazioni (IPA). L’IPA è l’anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica e, ai sensi dell’articolo 3 del DM n.55 del 3

aprile 2013, provvede ad assegnare il codice identificativo univoco agli uffici identificati dalle pubbliche amministrazioni come

deputati in via esclusiva alla ricezione delle fatture

elettroniche, rendendo consultabili tali codici univoci.

http://www.indicepa.gov.it/

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Regole di generazione e trasmissione di una fattura elettronica

La Fattura Elettronica è un file XML (eXtensible Markup Language) elaborato secondo il formato

nazionale FatturaPA oppure secondo il formato conforme allo standard europeo.

L' autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l'apposizione della firma

digitale di chi emette la fattura. Il file XML può contenere una fattura singola (un solo corpo fattura)

oppure un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione).

Il file XML preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste2, può essere inviato al Sistema

di Interscambio attraverso cinque diversi canali di trasmissione:

• Posta Elettronica Certificata (PEC): l’invio mediante PEC è possibile per gli operatori economici

forniti di una casella di Posta Elettronica Certificata. L'utilizzo del canale PEC non presuppone

alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio. I file XML devono

essere spediti come allegato del messaggio di PEC.

• Invio via web: il Sistema di Interscambio mette a disposizione un’applicazione per inviare una

fattura (file XML) attraverso un’interfaccia web. Per accedervi è necessario essere in possesso di

credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS)

precedentemente abilitata ai servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate.

• Servizio SDICoop – Trasmissione: il Servizio SDICoop - Trasmissione è disponibile per coloro che

desiderano inviare le fatture e ricevere le relative notifiche di esito utilizzando dei servizi di

cooperazione applicativa (web-services). Per usufruire di questo canale di trasmissione è

necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio.

• Servizio SDIFTP: il Servizio SDIFTP è disponibile per coloro che desiderano inviare le fatture e

ricevere le relative notifiche di esito utilizzando una modalità di trasferimento dati tramite

2 Nella predisposizione del file FatturaPA deve essere rispettata la seguente nomenclatura: Codice Paese + Identificativo univoco

del Trasmittente + Progressivo univoco del file. Nell’applicazione offerta su www.acquistinretepa.it il file viene automaticamente

generato secondo la nomenclatura prevista. Il codice trasmittente sarà quello del MEF (Ministero Economia e Finanze).

http://www.acquistinretepa.it/

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protocollo FTP (File Transfer Protocol). L'utilizzo di tale modalità presuppone una struttura a

supporto delle attività informatiche e la capacità di gestire sistemi informativi e un centro

elaborazione dati con continuità e con disponibilità di personale di presidio; si adatta pertanto a

soggetti che movimentano elevati volumi di fatture. Per usufruire di questo canale di trasmissione

è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio.

• Servizio SPCoop – Trasmissione: Il Servizio SPCCoop - Trasmissione è disponibile per coloro che

desiderano le fatture e ricevere le relative notifiche di esito utilizzando dei servizi di cooperazione

applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC) secondo le modalità

definite dall'Agenzia per l'Italia Digitale. Per usufruire di questo canale di trasmissione è

necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio.

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Il servizio di fatturazione elettronica offerto da www.acquistinretepa.it

Conformemente a quanto previsto dalla norma (art.4, DM 55/2013), nell’ambito delle “Misure di supporto

per le piccole e medie imprese”, Il Ministero dell'Economia e delle Finanze mette a disposizione in via non

onerosa alle PMI abilitate al MEPA e che forniscono beni e servizi alle Amministrazioni, i servizi e gli

strumenti di natura informatica in tema di generazione, trasmissione e conservazione delle fatture nel

formato previsto dal Sistema di Interscambio, nonché i servizi di comunicazione con il predetto Sistema.

I fornitori che intendono utilizzare il servizio di Fatturazione Elettronica messo a disposizione dalla

piattaforma devono chiedere l’adesione al servizio. Una volta concluda la procedura di adesione hanno

a disposizione la possibilità di creare documenti di fatture in formato FatturaPA e in formato conforme

allo standard europeo.

In entrambe le casistiche è prevista la possibilità di acquisire i dati di fattura tramite caricamento di un

file xml, conforme allo standard europeo UBL2.1, nonché di generare, scaricare e inviare al SdI i

documenti di fattura acquisiti sul portale.

Il servizio, erogato nella modalità “SDICoop – Trasmissione / cooperazione applicativa (web-services)”, è

offerto a titolo gratuito.

2. Procedura di adesione

L’adesione è disponibile esclusivamente per il profilo “Legale Rappresentante” dell’impresa abilitata al

Mercato Elettronico della PA. Per concludere positivamente la procedura di adesione, è necessario che

la tua impresa sia abilitata a un bando del MePA e, per i bandi che lo prevedono, in possesso di un

catalogo attivo on-line.

Una volta conseguita l’adesione, dopo avere effettuato l’accesso come Legale Rappresentante

dell’impresa trovi disponibile sul tuo cruscotto la voce “Fatturazione Elettronica” nel menù dei servizi.


Manuale d’uso


Figura 1 – Cruscotto – Seleziona Fatturazione elettronica

Seleziona Fatturazione Elettronica per visualizzare le seguenti funzionalità;

• Adesione al Servizio: ti consente di avviare la procedura di adesione

• Gestione Fatture Elettroniche: ti consente di accedere al servizio dopo aver effettuato

l’adesione

Figura 2 – Adesione al servizio

2.1. Passo 1 – Dati identificativi dell’impresa

Seleziona “Adesione al servizio” per avviare la procedura di adesione. Questa sezione, che riepiloga

tutti i dati identificativi dell’impresa non è oggetto di compilazione.

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Sono riportati in automatico i dati anagrafici dell’impresa (Ragione Sociale / Tipologia Societaria / Partita

IVA / Codice Fiscale / Sede Legale / Contatti) come dall’ultimo aggiornamento effettuato con la procedura

di Modifica/Rinnovo dati impresa.

Se hai l’esigenza di modificare uno o più dei dati visualizzati in questa sezione, puoi procedere alla loro

revisione attraverso la funzione “Modifica Dati Impresa” disponibile in fondo alla pagina.

In questa sezione puoi indicare il regime fiscale della tua impresa selezionando una delle voci

disponibili nell’elenco del menù a tendina. Tale indicazione sarà riportata nell’apposito campo (che sarà

modificabile) in fase di generazione della fattura. Tieni presente che questo dato non è obbligatorio in

fase di adesione e puoi specificarlo o modificarlo all’interno di ogni lotto di fattura.

Figura 3 - Passo 1 del processo di adesione al servizio di Fatturazione Elettronica

Procedi al passo successivo selezionando su “Avanti”.

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2.2. Passo 2 - Dichiarazione di appartenenza alla categoria delle PMI

Per potere aderire al servizio occorre che la tua impresa sia una piccola/media impresa (PMI).


Pertanto, è necessario che dichiari che la tua impresa possieda i requisiti soggettivi previsti dalla

“Raccomandazione della Commissione europea 2003/361/CE del 6 maggio 2003”, ossia:

• 1. Numero di dipendenti NON superiore a 250

• E alternativamente:

o 2. Fatturato dell'ultimo bilancio chiuso NON superiore a 50 milioni di euro, oppure

o 3. Totale di bilancio (attivo patrimoniale) è NON superiore a 43 milioni di euro

I requisiti “2.” e “3.” vanno soddisfatti in maniera disgiunta: è obbligatorio il possesso di almeno una

delle due caratteristiche dimensionali. L’assenza di entrambi i requisiti impedirà di richiedere l’adesione

al servizio di Fatturazione Elettronica offerto da www.acquisitinretepa.it.

2.3. Passo 3 - Organizzazione

In questa sezione puoi dichiarare se l'organizzazione d'impresa operi stabilmente nello stesso indirizzo

della sede legale.

http://www.acquisitinretepa.it/

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Tale dichiarazione specifica la posizione dell’operatore economico rispetto all’art.162 del TUIR (art.5 del

Modello di Convenzione dell’Ocse): la stabile organizzazione rappresenta una articolazione della casa

madre che pur non configurandosi come un soggetto giuridico autonomo nell’ordinamento italiano, dal

punto di vista tributario dovrà scontare la tassazione nel paese dove opera in quanto considerata

autonomo soggetto d’imposta.

2.4. Passo 4 – Imprese collegate e/o associate

In questa sezione è necessario specificare la posizione dell’impresa all’interno di un eventuale Gruppo

e/o altra forma stabile di associazione d’imprese.3

3 Vanno specificate unicamente le imprese controllate oppure associate o collegate, non anche quelle Controllanti.

Per impresa associata si intende un'impresa (non collegata) che detiene, da sola o insieme a una o più imprese collegate, almeno

il 25 % del capitale o dei diritti di voto di un'altra impresa; non possono essere considerate tali alcune categorie societarie (es.

società pubbliche, università ecc.). Per impresa collegata si intende un'impresa che detiene la maggioranza dei diritti di voto degli

azionisti soci di un'altra impresa, o che ne esercita un’influenza dominante.

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Se la sua impresa è collegata o associata ad altre imprese seleziona “Si” per esplicitare i dettagli.


Se hai esigenza di inserire più imprese seleziona “Aggiungi un’Impresa” e il sistema riprodurrà il modulo

di inserimento dati per ogni impresa che aggiungi.

2.5. Passo 5 - Dati iscrizione albo (solo per liberi professionisti)

Questa sezione può essere compilata solo dagli operatori economici abilitati al MePA nella forma

giuridica di Liberi Professionisti (ai sensi dell’art. 2229 c.c.)

Puoi indicare la tua iscrizione a un Albo o la posizione al Repertorio Economico e Amministrativo

(R.E.A.), istituito presso l'Ufficio del registro delle imprese. La compilazione dei dati REA è facoltativa ai

fini dell’adesione al servizio, ma sarà obbligatoria ai fini dell’emissione delle fatture elettroniche.

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2.6. Passo 6 – Condizioni

Una volta terminata la compilazione dei dati richiesti, in questa pagina puoi prendere visione e accettare

le condizioni di adesione al Servizio.

Manuale d’uso



Si rammenta che il sistema effettuerà una verifica rispetto all’abilitazione della tua impresa ad almeno

un bando del MePA e, per i bandi che lo prevedono, del possesso di un catalogo attivo on-line.

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L’impresa che conclude con successo la procedura di adesione è immediatamente attiva senza che sia

necessaria alcuna approvazione da parte di Consip e può utilizzare il servizio attraverso la funzionalità

“Gestione delle fatture elettroniche”, disponibile nel cruscotto fra i Servizi alla voce Fatturazione

Elettronica.

2.7. Rinnovare, modificare e cancellare l’adesione al servizio

Una volta completata la procedura di adesione al servizio, puoi visualizzare e modificare i dati della tua

impresa selezionando da Cruscotto “Fatturazione elettronica” > “Adesione al servizio”.

Le informazioni sono presentate in un’unica pagina e raggruppate in più sezioni.

Eventuali modifiche sono salvate automaticamente, per confermare è necessario accettare

nuovamente i termini di condizioni disponibili dopo aver premuto il pulsante “Prosegui”.

Figura 9 – Riepilogo adesione al servizio

In alto a destra è indicato lo stato di adesione al servizio, che ha una validità temporale di dodici mesi;

se vuoi mantenere attiva la tua adesione è necessario rinnovare le dichiarazioni rese.

Pertanto se trovi lo stato “Sospeso dal servizio” può significare che:

• sono trascorsi 12 mesi dall’autocertificazione resa ai fini dell’Adesione al servizio di Fatturazione

Elettronica;

• sono trascorsi 12 mesi dalle dichiarazioni rese ai fini dell’Abilitazione ai Bandi del MEPA (che

hanno una durata di 12 mesi);

• non hai un catalogo on-line attivo per i bandi del MePA che lo prevedono da oltre 30 giorni.

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In caso di sospensione del servizio, è sufficiente effettuare l’aggiornamento dei dati in questa sezione per

tornare nuovamente “Attivo”.

Se intendi cancellare l’adesione al servizio di fatturazione elettronica, seleziona il pulsante “Cancella

Adesione”. Il sistema ti chiederà ulteriore conferma prima di eseguire la cancellazione richiesta.

Figura 10 – Conferma cancellazione adesione al servizio

3. Gestione delle fatture elettroniche

Il Legale Rappresentante può accedere alle funzionalità di generazione e trasmissione delle fatture

elettroniche dopo avere effettuato l’accesso e selezionato “Fatturazione Elettronica”> “Gestione fatture

Elettroniche”.

Figura 11 - Gestione fatture elettroniche

Manuale d’uso


Puoi creare e gestire

• Lotti di Fatture nel formato FatturaPA;

• Lotti di Fatture nel formato conforme allo standard europeo come da recepimento nazionale

previsto dalla direttiva 2014/55/UE, attuato con decreto legislativo 27 dicembre 2018, n.148;

• Archivi di Lotti in formato FatturaPA.

Una volta effettuato l’accesso, hai a disposizione nel menu laterale di sinistra il riepilogo delle aree di

lavoro che puoi utilizzare e che vediamo in dettaglio nei paragrafi seguenti:

• Creazione di nuove fatture: per generare nuovi Lotti di Fatture, sia nel formato FatturaPA che

nel formato conforme allo standard europeo, e per generare nuovi Archivi di Lotti di Fatture

• Fatture in lavorazione: per gestire i Lotti di Fatture e gli Archivi di Lotti di Fatture in lavorazione,

ovvero ancora non inviati al SdI (Sistema di Interscambio)

• Fatture Inviate: per gestire i Lotti di Fatture lavorati e gli Archivi di Lotti di Fatture inviati al SdI

(Sistema di Interscambio)

• Esibizione a norma: per le richieste di esibizione a norma dei lotti di fatture

Figura 12 –Gestione Fatture elettroniche - Aree di lavoro

Manuale d’uso


3.1. Creazione di un nuovo lotto di fatture

La generazione di una “fattura elettronica” comprende l’attivazione e il completamento di 3 livelli

informativi:

• Lotto di fatture: raccoglie una o più fatture elettroniche. Tieni presente che la scelta del formato

europeo implica la gestione di un solo documento di fattura per lotto

• Fattura: all’interno del lotto di fatture da inviare puoi creare una o più fatture.

• Linee di fattura: per ciascuna fattura del lotto puoi compilare le singole righe presenti nel

documento contabile

Pertanto puoi procedere seguendo i seguenti passi:

• 1. Creazione del Lotto di fatture

• 2. Aggiungi le fatture al lotto

• 3. Inserisci le linee di fattura

Successivamente puoi “chiudere” il Lotto e procedere alla generazione del File XML che costituisce la

“Fattura Elettronica” da firmare ed inviare.

Se vuoi inviare un raggruppamento di Lotti di fatture anche destinate ad Amministrazioni differenti, puoi

procedere utilizzando la funzionalità “Archivio di Lotti”.

Ti ricordiamo che il servizio di www.acquistinretepa.it prevede la generazione e il successivo invio del file

XML.

Selezionando la prima voce del menu di sinistra dei servizi di fatturazione elettronica “Crea nuove fatture”

puoi scegliere tra:

• Creare un lotto di fatture in formato FatturaPA

• Creare un lotto di fatture in formato conforme allo standard europeo (UBL)

• Creare un archivio di lotti di fattura: puoi predisporre un Archivio da inviare a SDI in un’unica

soluzione. L’Archivio è un raggruppamento di diversi Lotti di fatture, anche destinati a diverse

Amministrazioni.

Manuale d’uso


Figura 13 – Scelta del formato per generare fattura

Scegli il formato con cui intendi generare e gestire i documenti di fattura elettronica tra formato

FatturaPA e formato conforme allo standard europeo UBL2.1.

Da sapere che…

Se scegli il formato conforme allo standard europeo (UBL 2.1) la funzionalità consente

di creare una fattura singola e non è possibile creare un lotto di più fatture.

Inoltre secondo quanto definito dal provvedimento del 18 Aprile 2019 dell’Agenzia

delle entrate selezionando il formato europeo non è possibile:

• Inserire più di un dato di pagamento;

• Inserire dati relativi l'assolvimento dell'imposta di bollo;

• Inserire dati relativi alla ritenuta d'acconto

• Inserire dati relativi alla cassa previdenziale- Inserire in una linea di

pagamento la rappresentazione del codice 'AIC farmaco

Manuale d’uso


Qualora si avesse la necessità di rappresentare in fatture queste informazioni

di consiglia l'uso del formato FatturaPA

In entrambi i casi devi compilare due sezioni:

• Dati di intestazione:

o Cedente/Prestatore: mittente del documento

o Cessionario/Committente: destinatario del documento

Figura 14 – Dati di intestazione

Manuale d’uso


Figura 15 - Dati Cedente/prestatore

Da sapere che…

Come si può trasmettere la fattura elettronica se l’Amministrazione non è censita in

IPA?

Nel caso in cui sia stata rilevata l’assenza in IPA dell’Amministrazione destinataria

della fattura, il Fornitore può indicare in fattura come codice univoco ufficio il valore

del “Codice Fatturazione Elettronica Centrale”. Al fine di evitarne un utilizzo

improprio, il SDI verificherà - sulla base dei dati fiscali di destinazione della fattura in

essa contenuti - l’esistenza in IPA di un solo Ufficio di fatturazione elettronica

Manuale d’uso


deputato al ricevimento della fattura ovvero, nel caso siano individuati più Uffici di

fatturazione elettronica, che questi siano afferenti alla stessa amministrazione.

Nel caso in cui sia possibile identificare univocamente un Ufficio di fatturazione

elettronica, il SDI respinge la fattura inviando al mittente una “notifica di scarto”,

segnalando il codice ufficio identificato. Nel caso in cui siano individuati più Uffici di

fatturazione elettronica afferenti alla stessa amministrazione il SDI respinge la fattura

inviando al mittente una “notifica di scarto”, segnalando il Codice FE Centrale

dell’amministrazione individuata.

In tutti gli altri casi, il SDI rilascia al Fornitore una “Attestazione di avvenuta

trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”, che pertanto attesta:

• che la fattura è pervenuta al SDI nel rispetto delle regole tecniche di cui al D.M.

n. 55/2013;

• che non è stato possibile recapitarla all’Amministrazione per cause non

imputabili al fornitore.

Sulla base di tale evidenza, il SDI segnalerà il caso agli enti di controllo preposti,

affinché l’Amministrazione interessata provveda a instaurare e tenere funzionante il

canale di interscambio, così come previsto dalle Linee guida di cui all’allegato C al

D.M. n. 55/2013.

Gli eventuali dati del “Rappresentante Fiscale” e/o del Terzo Intermediario vanno compilati solo nel caso

in cui la prestazione da fatturare preveda un ruolo fiscalmente attivo dei due predetti soggetti.

Dopo avere compilato i dati relativi al cedente e al cessionario, si attivano i Dati generali del

Lotto/Fattura, come di seguito riportato.

Manuale d’uso


Figura 16 - Dati generali del Lotto/Fattura

A questo punto occorre procedere all’inserimento della prima fattura associata al Lotto appena creato.

Tieni presente che in caso di gestione delle fatture elettroniche in formato conforme allo standard

europeo non è possibile creare più di un documento di fattura per lotto.

L’inserimento di fatture avviene attraverso le seguenti tre tipologie di modalità di acquisizione:

• il popolamento dei campi direttamente a sistema

• Caricando un file excel

• Caricando un file XML

Manuale d’uso


Figura 17 - Modalità inserimento dati fattura

Per ciascuna fattura è necessario indicare:

• Dati generali della fattura

• Linee della fattura (almeno una)

• Dati di riepilogo della fattura

Inserimento manuale dei dati delle fatture

Nella pagina principale del Lotto di fatture, nella sezione Fatture seleziona “Crea una nuova Fattura

da Web”, che consente di accedere alla pagina di creazione della fattura.

Nella parte “Sezioni della fattura” è necessario compilare i Dati generali, mentre nella parte “Linee della

fattura” è necessario inserire almeno una Linea di fattura.

Manuale d’uso


Figura 18 - Inserimento nuova fattura

Nella sezione Dati Generali”: i dati che inserisci definiscono la tipologia e le caratteristiche del

documento/fattura.

Nella sezione “Linee della fattura”: attraverso la funzione “Aggiungi” puoi inserire le righe contenute

nel documento contabile/fattura.

Dati generali

Avvia la compilazione in corrispondenza della voce “Dati Generali” e visualizzerai una pagina articolata

in diverse sottosezioni:

• Dati generali del documento

• Dati della ritenuta

• Dati di bollo

Manuale d’uso


• Dati della cassa professionale di appartenenza

• Sconto o maggiorazione complessivi

Figura 19 - Dati Generali

La prima di esse (“DATI GENERALI DEL DOCUMENTO”) prevede la compilazione di alcuni campi

obbligatori. In base al tipo di formato che hai scelto, visualizzi campi di informazioni la cui compilazione

obbligatoria è differente.

Da sapere che…

• “Importo totale del documento”: questo campo non è obbligatorio, in

quanto il totale della fattura sarà in seguito determinato dal prodotto dei

prezzi unitari per le quantità e la successiva applicazione delle aliquote IVA

indicate. Se il Fornitore intende compilarlo, deve indicare “l'importo al netto

dell'eventuale sconto e comprensivo di imposta a debito del cessionario /

committente

Manuale d’uso


• “Numero Bollo”: ai sensi dell’articolo 6 del DM 17 giugno 2014 (1), in attesa

dell’aggiornamento della attuale versione del tracciato FatturaPA,

l’assoluzione dell’imposta di bollo può essere rappresentata in fattura

inserendo nel campo la stringa “DM-17-GIU-2014”

Figura 20 – Dati della cassa professionale di appartenenza

La sezione “DATI DELLA CASSA PROFESSIONALE DI APPARTENENZA” può essere compilata solo in caso

di fattura emessa da un Professionista, mentre la sezione “SCONTO O MAGGIORAZIONE

COMPLESSIVI”) si può compilare nel caso si voglia evidenziare in fattura l’applicazione di uno sconto.

Nella sezione “Dati della cassa professionale di appartenenza (facoltativo)”, ti evidenziamo che per il

campo “Natura esclusione iva” è presente la voce “IVA assolta in altro stato UE”

Nel caso tu abbia selezionato il formato europeo secondo quanto disposto dal provvedimento

dell’Agenzia delle entrate non è previsto l’inserimento dei dati di ritenuta, dei dati di bollo e della classe

professionale di appartenenza.

Una volta compilati i campi obbligatori, cliccando sul pulsante “Salva in bozza” e “Salva e Procedi”,

verranno effettuati dei controlli al fine di evitare lo scarto da parte di SDI.

Manuale d’uso


Sezioni facoltative

Figura 21 - Sezioni facoltative

Tornando alla pagina principale della fattura e selezionando la voce “Aggiungi sezioni facoltative” puoi

esplicitare ulteriori informazioni e dettagli relativi alla fattura. Le sezioni facoltative a tua disposizione

sono:

• “Dati ordini di acquisto”;

• “Dati contratti”;

• “Dati convenzioni”;

• “Dati ricezione”;

• “Dati fatture collegate”;

• “Dati SAL”;

• “Dati documenti di trasporto”;

• “Dati di trasporto”;

• “Fattura principale”;

• “Dati veicoli”;

• “Dati pagamento”;

• “Allegati”;

Il sistema consente di rimuovere eventuali sezioni facoltative aggiunte.

Di seguito riportiamo le immagini delle diverse sezioni facoltative.

Manuale d’uso


e “”:

Figura 22 - Dati ordini di acquisto

Figura 23 - Dati contratti

Manuale d’uso


Figura 24 - Dati convenzioni

Figura 25 - Dati ricezione

Manuale d’uso


Figura 26 - Dati Fatture collegate

Figura 27 - Dati SAL

Manuale d’uso


Figura 28 - Dati documenti di trasporto – fattura differita

Figura 29 - Dati documenti di trasporto – fattura accompagnatoria

Manuale d’uso


Figura 30 - Fattura principale

Figura 31 - Dati veicoli

Manuale d’uso


Figura 32 - Dati pagamento

Per questa sezione facoltativa, in corrispondenza di “Modalità di Pagamento” puoi specificare la voce

“Trattenuta su somme già riscosse”. Tale valore è presente anche all’interno del template Excel

predisposto a sistema, nello sheet “Dati pagamento”.

Tieni presente che se hai scelto di utilizzare il formato FatturaPA è possibile aggiungere nuovi dati e

nuovi dettagli di pagamento. Se invece hai selezionato il tracciato conforme allo standard europeo

non ti consente di aggiungere nuovi dati e nuovi dettagli di pagamento.

Manuale d’uso


Inoltre, per il campo IBAN puoi inserire un numero di caratteri che va da un minimo di 15 caratteri fino a

massimo 34 caratteri. Il vincolo sul numero di caratteri ammessi è presente anche nel template

predisposto dal sistema all’interno del template Excel della fattura, dove nel caso in cui venga inserito un

valore non corretto si avrà un analogo messaggio di errore.

Una volta compilati i campi obbligatori, cliccando sul pulsante “Salva in bozza” e “Salva e Procedi”,

verranno effettuati dei controlli al fine di evitare lo scarto da parte di SDI.

Figura 33 - Allegati

Linee di fattura

Una volta inseriti i dati generali della fattura puoi aggiungere le linee in cui essa si articola tramite la

funzione “Aggiungi una linea”.

Manuale d’uso


Figura 34 - Dettaglio Linea di fattura

Si apre una pagina che ti consente di specificare le informazioni che saranno riportate nel documento

contabile.

È prevista la compilazione di una serie di campi (tutti relativi solo alla linea oggetto di definizione) di cui

solo alcuni sono obbligatori.

Ti evidenziamo che nel campo “Natura esclusione iva” (facoltativo) puoi esplicitare se il regime del

margine/IVA non esposta in fattura.

Selezionando “Visualizza sotto-sezioni alternative” puoi procedere alla compilazione delle sezioni

“CLASSIFICAZIONE DELL’OGGETTO DELLA PRESTAZIONE”, “SCONTI o MAGGIORAZIONI” e “ALTRI DATI

GESTIONALI” solo se necessari alla completa identificazione della linea di fattura.

Manuale d’uso


Da sapere che…

Articoli” > “Codice Articolo” e “Valore”: i due campi presenti nella compilazione della

linea di fattura, corrispondono alle seguenti specifiche del tracciato XML:

• 2.2.1.3.1 <CodiceTipo> (max 35 caratteri): va indicata la tipologia di codifica che

può essere attribuita all'articolo (ad es. TARIC, CPV, EAN, SSC, ...)

• 2.2.1.3.2 <CodiceValore> (max 35 caratteri): va indicato il valore relativo alla

codifica utilizzata

Un esempio di corretta compilazione è: Codice Articolo: CPV / Valore: 4523314-1

I predetti campi NON hanno a che vedere con i codici articolo del catalogo, che possono

essere invece indicati nella descrizione della linea.

Inoltre, sulla base delle indicazioni disposte con il Provvedimento del 18 Aprile

dell’Agenzia delle Entrate, se hai selezionato il formato europeo non è possibile

indicare nel campo CODIFICA il codice AIC FARMACO.

In caso di inserimento di tale informazione il sistema notifica la mancata disponibilità

di gestione dell’informazione nel formato scelto.

In fondo alla pagina trovi la sezione “ID ordine/contratto/convenzione/ricezione/fattura” per avere

la possibilità di ricercare l’Ordine Diretto o la Richiesta di Offerta eseguita nell’ambito del MePA oggetto

di fatturazione. Tale funzionalità consente di avere un pre-popolamento dei dati di linea della fattura.

Tornando alla pagina principale sarà visibile l’elenco delle linee aggiunte che potranno essere modificate

consultate o cancellate.

Dati di Riepilogo

Dalla pagina principale delle Linee di Fattura, una volta inserita almeno una linea nella fattura, è possibile

selezionare “Conferma Dati di Riepilogo”, per confermare i dati inseriti.

La compilazione è obbligatoria, ma solo dopo l’inserimento delle linee della fattura medesima.

Manuale d’uso


Figura 35 - Dati di riepilogo

Il tracciato di fatturazione elettronica prevede il raggruppamento per “Aliquota IVA”.

Saranno pertanto presenti tante sezioni quante sono le aliquote associate alle varie linee di fattura.

Dopo avere concluso la compilazione dei dati di lotto, di fattura e delle relative linee, hai la possibilità di

generare il file XML che deve essere firmato digitalmente e successivamente essere inviato al Sistema di

Interscambio attraverso l’upload sul sistema.

Inserimento dei dati delle fatture tramite upload di un file Excel

In alternativa all’inserimento manuale dei dati delle fatture, è possibile procedere al caricamento tramite

un file Excel, dopo avere scaricato e compilato il template disponibile sul sistema.

L’operazione può essere effettuata sia per una singola fattura che per un lotto di fatture.

Seleziona il link “XLS” in corrispondenza della voce “Scarica il template” posizionato sotto “Carica un

lotto di fatture da file” o “Carica una fattura da file”.

Manuale d’uso


Figura 36 - Scarica il template

Il tracciato del template riproduce il medesimo contenuto dei campi che compileresti online.

Effettua il download del file, compilalo in ogni campo obbligatorio. Il documento va successivamente

caricato a sistema ai fini dell’esecuzione dei controlli formali di compilazione previsti dal tracciato.

Tieni presente che per ogni fattura può essere associato un solo template excel.

Il template prevede la possibilità di compilare un massimo di 30 righe di fattura. Se dovesse essere

necessario aggiungere ulteriori righe puoi farlo utilizzando la funzione “Aggiungi” che per avviare la

compilazione a video di ciascuna linea.

Il sistema notificherà con un messaggio sul cruscotto l’esito dell’elaborazione del file caricato, che potrà

essere validato o meno a seguito dei controlli eseguiti. Selezionando “Monitora file caricati” il sistema

consente di monitorare gli aggiornamenti sui file caricati

Manuale d’uso


Figura 37 - Monitore i file caricati

Inserimento dei dati delle fatture tramite upload di un file XML

Il sistema consente di precompilare un documento di fattura a partire da un file xml conforme allo

standard europeo UBL2.1.

Tramite la funzione “Crea un Lotto di Fatture da File” oppure “Carica una Fattura da file” puoi

caricare sul sistema i dati di un documento di fattura tramite upload di un file xml secondo il formato

europeo (UBL2.1). eventualmente già in tuo possesso.

Figura 38 - Carica file .xlm

Manuale d’uso


Il sistema eseguirà una verifica sulla validità sintattica del documento caricato, la sua conformità alle

regole di business definite per i documenti di fattura elettronica e la congruenza delle informazioni di

intestazione della fattura.

3.2. Generazione e invio di un lotto di fattura elettronica

Dopo avere inserito i dati del lotto di fatture è possibile generare e trasmettere la fattura.

L’ultimo passo operativo è quindi la generazione del documento XML secondo il tracciato Fattura PA o

europeo per inviarli attraverso SdI e il successivo upload dello stesso file. Ricorda che solo nel caso di

utilizzo del tracciato FatturaPA è necessario procedere a firmare digitalmente il file.

La generazione della fattura elettronica può avvenire nella pagina di dettaglio del lotto tramite:

• “Genera XML” : genera il file xml corrispondente ai dati inseriti. Puoi inviare in un momento

successivo il file tramite la funzionalità “Fatture in lavorazione”

• “Genera XML e Invia”: oltre a generare l’xml visualizzi le informazioni necessarie per effettuare

contestualmente anche l’invio a SdI.

In questo caso se utilizzi il formato FatturaPA è necessario procedere a firmare

digitalmente il file e ricaricarlo; se utilizzi il formato europeo, il sistema invierà direttamente lo

stesso a SdI.

Manuale d’uso


Figura 39 - Genera .xml

Una volta inviato correttamente il file .xml, si attiva la possibilità per il Lotto/Fattura appena inviati di

consultarne lo stato, secondo lo storico delle operazioni effettuate, nonché l’accesso ad una copia di

cortesia (in PDF) del contenuto XML inviato al sistema di interscambio.

È possibile scaricare la nuova copia di cortesia selezionando la voce del menù principale Fatture inviate

e poi in corrispondenza della fattura di interesse.

Manuale d’uso


Figura 40 - Scarica copia di cortesia

Dalla sezione di “Fatture inviate” è possibile inoltre consultare lo storico degli stati e le eventuali

motivazioni di uno “scarto”, ossia di un rifiuto opposto dal sistema di interscambio a recapitare la fattura

all’Amministrazione competente, come di seguito riportato a titolo meramente esemplificativo.

Figura 41 - Notifica di scarto

Seleziona sulla “I” informativa in corrispondenza dello stato per visualizzare la motivazione del rifiuto.

Manuale d’uso


Figura 42 - Storico degli stati

Se l’adesione della tua impresa al servizio è sospesa, potrai accedere e visualizzare i Lotti di Fatture se il

lotto è stato precedentemente inviato al SdI, prima che l’adesione risulti sospesa.

3.3. Generazione e invio al SdI di Archivi di lotti di fatture

Se vuoi inviare più lotti di fatture in un unico raggruppamento è possibile utilizzare la funzionalità per

creare nuovi Archivi di lotti di fatture elettroniche.

Dal menù Crea nuove fatture seleziona “Creazione Archivio di Lotti”. Puoi selezionare dall’elenco

presente sulla pagina i lotti in formato FatturaPA firmati da includere nell’archivio in formato .zip e

inviarlo a SdI.

Per poter essere raggruppati in un archivio i lotti devono essere stati già in precedenza creati e firmati.

Ti ricordiamo che è possibile creare un Archivio di lotti di Fatture solo per i lotti in formato

FatturaPA.

Manuale d’uso


Figura 43 - Aggiungi lotti di fatture in archivio

Seleziona “Aggiungi Lotti di fatture nell’archivio” per selezionare e aggiungere i lotti da includere

nell’archivio.

Figura 44 - Seleziona i lotti da aggiungere

Una volta aggiunti, seleziona “Crea l’archivio” per completare l’operazione.

Manuale d’uso


Figura 45 - Crea l'archivio

Dopo aver inviato l’archivio non sarà più possibile effettuare modifiche.

Se l’adesione della tua impresa al servizio è sospesa, potrai accedere e visualizzare gli Archivi di Lotti di

Fatture se sono stati precedentemente inviati al SdI, prima che l’adesione risultasse sospesa.

3.4. Gestione lotti e archivi di lotti in lavorazione

Dal menù principale, selezionando la voce “Fatture in lavorazione” puoi accedere ai lotti di fatture e

agli archivi di lotti di fatture che si trovano ancora in lavorazione, ovvero ancora non inviati al SdI.

Gestione lotti in lavorazione

Seleziona “Lotti di fatture” per accedere all’elenco.

Figura 46 - Lotti di fatture

Manuale d’uso


Puoi ricercare il lotto che ti interessa attraverso l’apposito filtro. Per ogni lotto puoi utilizzare alcune

funzionalità:

• Modifica: consente di accedere nuovamente al lotto di fatture (in entrambi i formati), in modo da

poter modificare i dati di intestazione o delle singole fatture, aggiungere nuovi dati e fatture,

rigenerare l’XML e inviarlo;

• Firma (solo per lotti di fatture in formato FatturaPA): nel caso in cui lo stato del lotto di fatture

sia “generato”, selezionando l’icona della firma puoi scaricare il documento, firmarlo tramite

strumenti in tuo possesso e ricaricarlo. Ti viene fornito l’esito della verifica della validità della

firma. Nel caso in cui il documento viene validato, puoi procedere con l’invio dello stesso e verrai

informato della presa in carico dell’invio;

• Elimina: consente l’eliminazione di Lotti di Fatture che si trovano in uno stato in cui è possibile

eseguire l’operazione;

• Rigenera: puoi generare nuovamente il file XML. Se il lotto è in stato “bozza”, ti verrà notificato se

è necessario compilare sezioni obbligatorie prima di poter generare il file XML;

• Visualizza dettaglio: ti consente di visualizzare in modalità lettura i lotti di fatture che non

possono essere più modificati.

Inoltre, per ogni lotto dell’elenco puoi consultare lo storico degli stati selezionando l’icona associata allo

stato del lotto di interesse.

Figura 47 – Storico degli stati

Per ogni lotto dell’elenco è possibile visualizzare l’elenco delle fatture contenute nello stesso

selezionando sulla freccia in corrispondenza del lotto.

Manuale d’uso


Figura 48 - Consulta l'elenco delle fatture

Per le fatture presenti in un lotto di fatture è possibile consultare lo storico degli stati e utilizzare le

seguenti funzionalità:

• Copia Fattura: consente di copiare una fattura all’interno di un nuovo lotto o in un lotto

esistente;

• Modifica Fattura: consente di accedere alla fattura e modificarla;

• Elimina Fattura: consente la rimozione di una fattura precedentemente inserita nel lotto per i

lotti in stato “bozza”, “generato” e “firmato”.

Gestione archivi in lavorazione

Dalla voce principale del menù “Fatture in lavorazione” seleziona “Archivi di Lotti di fatture” per

accedere all’elenco degli Archivi di Lotti di Fatture che ancora non sono stati inviati al SdI.

Figura 49 – Archivi di lotti di fatture in lavorazione

Manuale d’uso


Puoi ricercare l’Archivio di lotti che ti interessa attraverso l’apposito filtro. Per ogni archivio puoi utilizzare

alcune funzionalità:

• Invia: consente di inviare a SdI l’archivio selezionato. Verrai informato della presa in carico

dell’attività;

• Modifica: consente di accedere alla pagina dell’archivio selezionato per aggiungere, eliminare lotti

o eventualmente ricreare lo stesso;

• Elimina: consente di eliminare l’archivio selezionato

Per ogni archivio presente nella lista è possibile visualizzare l’elenco dei lotti che lo compongono, sui quali

sono disponibili le funzionalità “Modifica” ed “Elimina”.

3.5. Invio fattura a SDI

La procedura di invio della fattura a SDI vede quali attori coinvolti:

• il fornitore

• il Sistema di Interscambio

• Il MEF (attraverso CONSIP/www.acquistinretepa.it) quale soggetto trasmittente

I passaggi rappresentativi si possono schematizzare nei punti seguenti:

• il fornitore predispone la fattura elettronica secondo quanto riportato nei precedenti paragrafi;

• sulla fattura così predisposta il fornitore appone la firma digitale (solo se formato FatturaPA)

• il file così generato, viene trasmesso a SDI per mezzo dell’invio su www.acquistinretepa.it.

Prima di inoltrare la fattura all’Amministrazione destinataria, SDI effettua una serie di controlli formali

sul contenuto del file XML.4

4 Fonte: www.fatturapa.gov.it “ELENCO DEI CONTROLLI EFFETTUATI SUL FILE FATTURAPA”


http://www.fatturapa.gov.it/

Manuale d’uso


Nei paragrafi successivi si riepilogano alcuni dei controlli effettuati da Acquisti in rete che anticipano i

controlli da parte di SdI e che avranno luogo a seconda del formato prescelto per gestire e inviare i

documenti attraverso SdI.

3.6. Notifiche del Sistema di Interscambio

La procedura di gestione delle ricevute e delle notifiche vede, quali attori coinvolti:

• il fornitore;

• il soggetto trasmittente (MEF/Consip).

• il Sistema di Interscambio;

• l’Amministrazione destinataria;

La procedura può essere schematizzata nei punti seguenti:

• A. il SdI, ricevuto correttamente il file, assegna un identificativo proprio ed effettua le verifiche

previste

• B. in caso di controlli con esito negativo, il SdI invia una notifica di scarto al Fornitore

• C. nel caso di esito positivo dei controlli il SdI trasmette la fattura elettronica all’Amministrazione

destinataria e unitamente a questa il SdI trasmette anche una notifica di metadati del file fattura

tramite la quale sono comunicate le informazioni utili all’elaborazione ed alla comunicazione da

parte del ricevente;

• D. nel caso di buon esito della trasmissione, SDI invia al Fornitore una ricevuta di consegna della

fattura elettronica;

• E. nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili a SDI, la trasmissione al destinatario non

fosse possibile entro i termini previsti, SDI invia al fornitore una notifica di mancata consegna;

resta a carico di SDI l’onere di contattare il destinatario affinché provveda tempestivamente alla

risoluzione del problema ostativo alla trasmissione, e, a problema risolto, di procedere con l’invio;

se, trascorsi 10 giorni dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna, SDI non è

riuscito a recapitare la fattura elettronica al destinatario, inoltra al Fornitore una definitiva

attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito in ottemperanza

alle disposizioni riportate nella circolare interpretativa n.1 del 31 marzo 2014, emessa dal

Dipartimento Finanze del MEF di concerto con il Dipartimento della Funzione Pubblica della

Presidenza del Consiglio dei Ministri;

Manuale d’uso


• F. per ogni fattura elettronica recapitata all’ Amministrazione, SDI permette all’Amministrazione,

entro il termine di 15 giorni dalla prima comunicazione inviata al Fornitore, più precisamente dalla

data riportata nella ricevuta di consegna o dalla data di trasmissione della notifica di mancata

consegna, di inviare una notifica di accettazione/rifiuto della fattura e, nel caso, provvede ad

inoltrarla al Fornitore a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti della trasmissione

della fattura elettronica;

• G. a seguito della corretta trasmissione di una Fattura Elettronica, al fine di fornire tempestiva

comunicazione al Fornitore dell'accettazione o del disconoscimento del documento contabile in

modo da consentire gli adempimenti previsti dalla normativa IVA in merito alla registrazione delle

fatture emesse, il Sistema di Interscambio ha fissato un termine - pari a quello previsto nel D. lgs

52/2004 che modifica l'art. 21 del DPR 633/72, attualmente 15 giorni - decorso il quale lo stesso

SDI inoltra notifica di decorrenza dei termini sia al Fornitore sia al soggetto che ha ricevuto la

fattura (Amministrazione).

La fattura ha terminato il suo “ciclo di vita” nell’ambito della gestione del Sistema di Interscambio e può

essere definitivamente registrata ai fini IVA tra le fatture emesse.

Le notifiche ricevute da SdI saranno visibili su Acquisti in Rete nel dettaglio dei lotti e delle singole fatture

associate. Le notifiche possono essere:

• “Scarto”: nel momento in cui la fattura inviata non supera i controlli effettuati dal Sistema di

Interscambio;

• “Mancata consegna” (da SdI verso la PA destinataria): nel momento in cui, superati i controlli

iniziali, il SdI comunica la fattura alla PA destinataria ma vi sono problemi che impediscono la

corretta consegna della fattura alla PA o all’eventuale intermediario della PA. Resterà a carico del

SdI l’onere di contattare il destinatario affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del

problema ostativo alla trasmissione e, a problema risolto, di procedere con un nuovo invio;

• “Consegna” (da SdI alla PA destinataria o all’eventuale intermediario): nel momento in cui la

fattura viene consegnata al destinatario da parte del SdI;

• “Accettazione/Rifiuto” da parte della PA destinataria: nel momento in cui la PA approva/non

approva la fattura inviata;

• “Decorrenza termini di accettazione” da parte delle PA: nel momento in cui sono trascorsi

quindici giorni dalla ricezione della fattura da parte della PA (la fattura è stata “Consegnata” alla

PA) senza che quest’ultima abbia comunicato al SdI l’accettazione o il rifiuto della fattura stessa;

Manuale d’uso


• “Attestazione Trasmissione Fattura” del file alla PA destinataria: nel momento in cui sono

trascorsi quindici giorni dalla data di invio della notifica di “Mancata consegna”.

Da sapere che…

La fattura elettronica si considera trasmessa e ricevuta dalle amministrazioni solo a

fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte del SDI. La ricevuta di consegna

attesta sia l’emissione della fattura elettronica, sia l’avvenuta ricezione da parte della

PA committente.

Tuttavia, le due fasi (emissione della fattura da parte del Fornitore e la ricezione della

stessa da parte della PA) vengono effettuate in due momenti distinti.

Secondo quanto riportato nella circolare n. 1/2013 del MEF, la fattura elettronica può

infatti darsi per emessa non solo nella ricevuta di consegna recapitata al Fornitore

dal SDI in caso di esito positivo, ma anche a fronte del rilascio dal parte del SDI della

notifica di mancata consegna (in nessun caso il SDI rilascia un documento

comprovante il mero ricevimento della fattura da parte del medesimo).

La notifica di mancata consegna viene spedita al Fornitore se l’inoltro

all’Amministrazione committente ha avuto esito negativo, e viene recapitata:

• entro 48 ore se il canale di comunicazione tra sistema di interscambio e

Pubblica amministrazione è costituito dalla posta elettronica certificata (PEC);

• ovvero, entro 24 ore negli altri casi.

Tale notifica di mancata consegna è sicuramente sufficiente a provare la trasmissione

(e la conseguente ricezione) della fattura da parte del SDI. Anche in tale caso la fattura

può darsi per emessa. Sarà poi il SDI a farsi carico di contattare il destinatario della

fattura affinché provveda alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione.

Se l’inoltro ha avuto esito negativo “per cause tecniche” il SDI rilascia al Fornitore una

notifica di mancata consegna. La struttura di supporto del SDI provvede

successivamente a contattare il referente del servizio di fatturazione elettronica

dell’Amministrazione ricevente affinché provveda tempestivamente alla risoluzione

del problema ostativo alla trasmissione e, a problema risolto, procede con l’invio della

fattura.

Se, trascorsi 10 giorni dalla data di trasmissione della notifica di mancata consegna,

il SDI non è riuscito a recapitare la fattura elettronica al destinatario, invia al Fornitore

Manuale d’uso


trasmittente una “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con

impossibilità di recapito”.

Il Fornitore in possesso di una “Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura

con impossibilità di recapito”, può trasmettere la fattura direttamente

all'amministrazione competente, ad esempio trasmettendo per posta elettronica

l'attestato (che contiene anche la Fattura stessa). Con questo invio l’Amministrazione

viene messa a conoscenza del fatto che la fattura elettronica è stata correttamente

inviata al SDI, può prendere visione della fattura in esso contenuta e la fattura può

pertanto ritenersi ricevuta dall’Amministrazione committente.

3.7. Gestione lotti e archivi di lotti inviati

Dal menù principale selezionando la voce “Fatture inviate”, puoi accedere ai lotti di fatture e agli archivi

di lotti di fatture che sono stati inviati allo SdI.

Gestione lotti inviati

Seleziona “Lotti di fatture” per accedere all’elenco dei Lotti di Fatture, in entrambi i formati, che sono

stati inviati allo SdI.

Figura 50 - Gestione dei lotti di fatture inviati

Puoi ricercare il lotto che ti interessa attraverso l’apposito filtro. Per ogni lotto puoi utilizzare alcune

funzionalità:

• Modifica: consente di modificare il lotto; tale azione causerà la cancellazione dell’XML e la

necessità di rigenerarlo (e firmarlo nel caso di formato FatturaPA);

• Elimina: consente l’eliminazione logica del lotto negli stati “Rifiutato da SdI” e “Trasmesso con

mancato recapito”

Manuale d’uso


• Rigenera: consente di rigenerare l’XML facendo tornare il lotto nello stato “Generato”

• Scarica Copia Cortesia: per effettuare il downlaod di una copia di cortesia

• Scarica XML: consente di scaricare o l’XML originale (per entrambi i formati di fattura) o quello

firmato (solo per i lotti in formato FatturaPA)


possono essere più modificati

Inoltre, per ogni lotto dell’elenco puoi consultare l’elenco delle fatture di cui è composto, visualizzarne il

relativo stato e utilizzare le seguenti funzionalità:

• Copia Fattura: consente la copia di una fattura precedentemente compilata all’interno di un

nuovo lotto o di un lotto esistente.


• Scarica XML: consente di scaricare o l’XML originale (per entrambi i formati di fattura) o quello

firmato (solo per i lotti in formato FatturaPA)

Gestione archivi inviati

Dalla voce principale del menù “Fatture inviate” seleziona “Archivi di Lotti di fatture” per accedere

all’elenco degli Archivi di Lotti di Fatture che sono stati inviati allo SdI.

Figura 51 - Gestione degli archivi di lotti di fatture inviate

Puoi ricercare l’Archivio di lotti che ti interessa attraverso l’apposito filtro.

Manuale d’uso


Per ogni archivio puoi utilizzare la funzionalità “Scarica Archivio di Lotti” per scaricare il contenuto

dell’archivio di lotti.

Per ogni archivio è possibile visualizzare le informazioni relative ad ogni lotto contenuto nell’archivio e

utilizzare alcune funzionalità:


• Scarica XML: consente di scaricare per i lotti dell’archivio il file l’XML originale o nella versione

firmata


possono essere più modificati

4. Conservazione delle Fatture

La normativa in vigore impone che la conservazione delle fatture debba avvenire nella medesima forma

della loro emissione. La fattura elettronica viene pertanto fatta oggetto di conservazione digitale.

Il sistema di conservazione mira a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità,

leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Le Fatture PA devono pertanto essere conservate

digitalmente in conformità alle disposizioni del decreto MEF adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5,

del D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

Come evidenziato nei precedenti paragrafi del presente documento, le fatture PA sono corredate delle

ricevute di presa in carico e accettazione del SDI, nonché delle notifiche che il SDI invia nel corso del ciclo

di vita della fattura. Sebbene l’obbligo formale di conservazione sostitutiva riguardi le fatture e non anche

le ricevute e notifiche, il servizio erogato da www.acquistinretepa.it provvede alla conservazione di tutti i


Manuale d’uso


documenti informatici (fatture, notifiche e ricevute) a partire dal momento in cui il file FatturaPA viene

correttamente indirizzato allo SDI. 5

Il fornitore che intenda entrare in possesso del file conservato digitalmente ha a disposizione la funzione

Esibizione a norma.

4.1. Adempimenti relativi alla conservazione

Il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014, in attuazione all’articolo 21,

comma 5, del D. Lgs n. 82/2005 (CAD), ha definito le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi

ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, abrogando il DMEF 23

gennaio 2004.

Il Decreto, in vigore dal 27 giugno 2014, ha introdotto semplificazioni importanti ai processi di

dematerializzazione della documentazione fiscale e di conservazione digitale a norma dei documenti

fiscali a partire dal periodo d’imposta 2015 in poi, anche in virtù dell’obbligo correlato della fatturazione

elettronica verso la PA (DM n. 55 del 3 aprile 2013) e delle semplificazioni introdotte nei processi di

fatturazione elettronica tra imprese chiarite con la recente Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014.

Di seguito vengono descritte le principali modifiche e semplificazioni:

• È stato eliminato l’obbligo di conservazione quindicinale delle fatture e si allinea tale termine a

quello dei libri e registri. Il processo di conservazione dei documenti con valenza fiscale, quindi, è

effettuato entro il termine previsto dalla L.489/1994, ossia entro tre mesi dal termine di

presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

5 Si rammenta che nel caso in cui il servizio offerto da www.acquistinretepa.it venga utilizzato solo per la generazione della Fattura

Elettronica in formato XML (di seguito inviata al SDI attraverso altri canali, ad es. la PEC) la FatturaPA generata ma non trasmessa

attraverso www.acquistinretepa.it non sarà oggetto di Conservazione digitale a norma di legge e pertanto tale attività sarà a carico

dell’impresa trasmittente.



Manuale d’uso


• L’adempimento della comunicazione dell’impronta dell’archivio dei documenti con rilevanza

tributaria da inviare all’Agenzia delle Entrate è eliminato. Il contribuente comunicherà che effettua

la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione

dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.

• Il pagamento dell’imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti (relativa alle

fatture, gli atti, ai documenti ed ai registri emessi o utilizzati durante l’anno) avviene mediante

versamento nei modi di cui all’art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241,con modalità

esclusivamente telematica ed in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

• Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un

riferimento temporale opponibile a terzi (ad esempio una marca temporale) sul c.d. “pacchetto di

archiviazione”. (in aggiunta alla già prevista sottoscrizione elettronica da parte del Responsabile

della Conservazione)

4.2. Obblighi di comunicazione del luogo di conservazione delle

scritture contabili

La normativa in materia impone che venga comunicato “il luogo di conservazione elettronica delle

scritture contabili, nonché dei registri e degli altri documenti (…). Il soggetto passivo stabilito nel territorio

dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti

ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui

all’articolo 21,comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.”

A tal fine, il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio nazionale, ai fini della comunicazione

del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, deve riportare nei modelli di

comunicazione AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n. 633 del 1972, gli

estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti.

Si riportano pertanto le informazioni necessarie alla predetta comunicazione per quanto attiene alla

fatture conservate digitalmente attraverso il servizio erogato da www.acquistinretepa.it :

Ministero Economia e Finanze / Dipartimento dell’Amministrazione Generale, del Personale e dei Servizi Centro

Elaborazione Dati presso SOGEI SpA

Codice fiscale: 80415740580

Indirizzo: Via Mario Carucci, 99 - Palazzina PA 1


Manuale d’uso


CAP: 00143

Comune: ROMA

Provincia: ROMA

Istituto per i beni artistici culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna (IBACN)

Cod. fiscale 800 812 90 373

Indirizzo: Via Galliera 21,

CAP: 40121

Comune: Bologna;

Provincia: Bologna

4.3. Esibizione a norma

Se vuoi richiedere l’estrazione dei lotti di fattura conservati dal menù principale seleziona la voce

“Esibizione a Norma”.

Figura 52 - Esibizione a norma

Puoi ricercare il lotto di fatture che ti interessa attraverso l’apposito filtro dall’elenco disponibile.

Manuale d’uso


Selezionando l’apposita funzionalità è possibile richiedere un Esibizione a Norma di un lotto

conservato.

Selezionando invece “Visualizzazione dello Storico delle Esibizioni”, è possibile accedere all’elenco con

lo storico delle richieste già eseguite.

5. Controlli e notifiche di errore

5.1. DATI GENERALI

I controlli effettuati in questa sezione della procedura sono di seguito elencati per evitare un eventuale

scarto della/del fattura/lotto sono:

Controllo fattura duplicata - codice di errore 00404

Il sistema prevede dei controlli di unicità della fattura a livello generale.

In particolare, nei seguenti casi sarà mostrato il messaggio di errore “Si è verificato un errore. Non è

possibile effettuare il salvataggio in quanto la fattura è duplicata.”:

1. Il valore di “Documento emesso ai sensi dell'art. 73 del DPR 633/72” è diverso da “Si” ed esiste

una fattura “ricevuta da SDI e non rifiutata dalla PA” per la quale si verificano le seguenti

condizioni:

▪ Partita iva del cedente (intesa come idpaese + idcodice) uguale a quella della fattura

corrente;

▪ Numero uguale a quello della fattura corrente;

▪ Anno uguale a quello della fattura corrente;

▪ Tipo documento, compreso quello della fattura corrente, diverso da “Nota di credito”;

oppure

▪ Tipo documento della fattura “ricevuta da SDI e non rifiutata dalla PA” o della fattura

corrente pari a “Nota di credito”;

▪ Tipo documento uguale a quello della fattura corrente;

Manuale d’uso



corrente;



2. Il valore di “Documento emesso ai sensi dell'art. 73 del DPR 633/72” è pari a “Si” ed esiste una

fattura “ricevuta da SDI e non rifiutata dalla PA” per la quale si verificano le seguenti condizioni


corrente;


▪ Data (intesa come giorno, mese e anno) uguale a quella della fattura corrente;

▪ Tipo documento, compreso quello della fattura corrente, diverso da “Nota di credito;

oppure

▪ Tipo documento della fattura “ricevuta da SDI e non rifiutata dalla PA” o della fattura

corrente pari a “Nota di credito”;



corrente;


▪ Data (intesa come giorno, mese e anno) uguale a quella della fattura corrente.

Per fattura “ricevuta da SDI e non rifiutata dalla PA” si intende una fattura il cui stato è pari a uno dei

seguenti:

o Consegnato alla PA;

o Mancata consegna alla PA;

o Decorrenza termini;

o Accettato dalla PA;

o Trasmesso con mancato recapito.

Il controllo sopra descritto sarà anche previsto nel caso di caricamento tramite Excel.

Manuale d’uso


Nel caso in cui si siano verificati degli errori a seguito di caricamento dei dati tramite file excel, lo stato

del file caricato sarà “Validato con errori” e sarà possibile scaricare il rapporto di validazione, in cui sono

evidenziati gli errori che si sono verificati. Nel caso in questione, si avrà quanto di seguito mostrato:

Figura 53 – Sheet “Dati generali” – Errore 00404 - Duplicazione fattura

Il report degli errori di validazione comporta il riempimento “rosso” della cella corrispondente al

“Numero” della fattura (sheet “Dati generali”), con messaggio di errore pari a “Non è possibile effettuare

il salvataggio in quanto la fattura è duplicata”.

Controllo fattura duplicata nel lotto – codice di errore 00409

Il sistema prevede dei controlli di unicità della fattura a livello di lotto.

In particolare, nei seguenti casi sarà mostrato il messaggio di errore “Si è verificato un errore. Non è

possibile effettuare il salvataggio in quanto la fattura è duplicata all’interno del lotto.”:

1. Il valore di “Documento emesso ai sensi dell'art. 73 del DPR 633/72” è diverso da “Si” ed esiste

un’altra fattura nello stesso lotto per la quale si verificano le seguenti condizioni:



▪ Tipo documento, compreso quello della fattura corrente, diverso da “Nota di credito”;

oppure

▪ Tipo documento di un’altra fattura del lotto o della fattura corrente pari a “Nota di credito”;


Manuale d’uso




2. Il valore di “Documento emesso ai sensi dell'art. 73 del DPR 633/72” è pari a “Si” ed esiste un’altra

fattura nello stesso lotto per la quale si verificano le seguenti condizioni:


▪ Data (intesa come giorno, mese e anno) uguale a quella della fattura corrente;

▪ Tipo documento, compreso quello della fattura corrente, diverso da “Nota di credito;

oppure

▪ Tipo documento di un’altra fattura del lotto o della fattura corrente pari a “Nota di credito”;



▪ Data (intesa come giorno, mese e anno) uguale a quella della fattura corrente.

Figura 54 - Controllo fattura duplicata nel lotto

Il controllo sopra descritto sarà anche previsto nel caso di caricamento tramite Excel.

In tal caso, il report degli errori di validazione comporta il riempimento “rosso” della cella corrispondente

al “Numero” della fattura (sheet “Dati generali”), con messaggio di errore pari a “La fattura è duplicata nel

lotto.”.

Manuale d’uso


Gli errori visualizzati nel caso di presenza di uno degli scenari precedentemente indicati sono simili a

quelli mostrati nelle figure rappresentate nel caso di fattura duplicata.

Nel caso di fatture emesse secondo modalità e termini stabiliti con decreto ministeriale ai sensi

dell'articolo 73 del DPR 633/72 e per le quali sia stato valorizzato a “SI” il campo “Art73” (cosa che consente

al cedente/prestatore l'emissione nello stesso anno di più documenti aventi stesso numero), la verifica

di unicità viene effettuata attraverso un confronto sull’hash del file che non deve coincidere con quello

di un file precedentemente trasmesso al SdI.

Tutti i controlli appena descritti, qualora il file inviato al SdI è relativo ad un documento lotto di fatture,

comportano l’accettazione o il rifiuto del file nella sua totalità. Diversamente, se a SDI viene inviato un

file in formato compresso (i.e. un Archivio di Lotti) i controlli, con conseguente accettazione o scarto,

riguardano ogni singolo file presente al suo interno.

Controllo presenza caratteri numerici nell’elemento informativo Numero fattura - codice

errore 00425

Il sistema controlla che il campo “Numero” contenga almeno un carattere numerico.

Nel caso in cui il controllo non sia superato sarà mostrato il messaggio di errore “Numero fattura deve

contenere almeno una cifra numerica”.

Figura 55 - Dati generali – Errore numero fattura non valido

Manuale d’uso


Il controllo sopra descritto è previsto anche nel caso di caricamento tramite Excel.


al “Numero” della fattura (sheet “Dati generali”), con messaggio di errore pari a “Numero fattura deve

contenere almeno un carattere numerico.”, come mostrato di seguito:

Figura 56 – Sheet “Dati generali” – Errore 00425 – Assenza caratteri numerici nel campo “Numero fattura”

Manuale d’uso


Controllo valore Aliquota Iva - codice errore 00424

Il sistema prevede un controllo sul valore inserito per il campo “Aliquota IVA”, in particolare, viene

verificato che il valore dell’aliquota IVA, se diverso da “0,00”, sia maggiore o uguale a “1,00”.

Nel caso in cui il controllo non sia superato si visualizza il messaggio di errore “Attenzione. Aliquota IVA

(%) se diversa da 0,00 deve essere maggiore o uguale a 1,00.”.

Figura 57 - Controllo Aliquota IVA

Lo stesso controllo sarà previsto in caso di caricamento dati tramite Excel.


all’ “Aliquota IVA” della fattura (sheet “Dati generali”), con messaggio di errore pari a “Aliquota IVA se

diversa da 0,00 deve essere maggiore o uguale a 1,00.”.

Manuale d’uso


Figura 58 - Sheet “Dati generali” – Errore 00424 – Aliquota IVA non valida

Controllo coerenza data nota di credito - codice errore 00418

Il sistema effettua un controllo sui valori inseriti nei campi “Data” in modo tale che, nel caso in cui il tipo

di documento sia “Nota di credito”, il valore di “Data” nella sezione “Dati generali” sia maggiore o uguale

delle eventuali “Date” nella sezione “Dati fatture collegate”.

La sezione “Dati fatture collegate” è una sezione facoltativa, dove puoi inserire le informazioni relative

alle eventuali fatture collegate.

Nel caso in cui la data che stai inserendo nella sezione “Dati fatture collegate” sia maggiore della “Data”

presente in “Dati generali” sarà mostrato il messaggio “Se la fattura che si sta creando è di tipo nota di

credito, la data della fattura deve essere minore o uguale della data inserita nella sezione dati generali”.

Figura 59 - Controllo data fattura collegata

Manuale d’uso


Il medesimo controllo è previsto nel caso di caricamento dati tramite Excel.


alla data della fattura collegata (sheet “Dati fatture collegate”), con messaggio di errore pari a “Data deve

essere minore o uguale della data inserita nello sheet “Dati generali”.”.

Figura 60 – Sheet “Dati fatture collegate” – Errore 00418 – Incoerenza delle date

Controllo coerenza Esigibilità Iva e Natura - codice errore 00420

Il sistema effettua un controllo sui valori inseriti nei campi “Natura” ed “Esigibilità IVA”.

In particolare, il valore di “Natura”, se popolato, non può essere “Inversione contabile (reverse charge)”

se hai inserito “Scissione dei pagamenti” per “Esigibilità IVA” e viceversa.

In caso contrario sarà mostrato il messaggio di errore “Si è verificato un errore. I valori selezionati per

Esigibilità IVA e Natura non sono compatibili.”.

Manuale d’uso


Figura 61 - Controllo coerenza Esigibilità Iva e Natura



alla “Natura” (sheet “Dati generali” o “Linea X”), con messaggio di errore pari a “I valori selezionati per

Esigibilità IVA e Natura non sono compatibili”.

Manuale d’uso


Figura 62 – Sheet “Dati generali” – Errore 00420

Manuale d’uso


5.2. LINEE DI FATTURA


scarto della/del fattura/lotto:

Controllo valore Aliquota Iva - codice errore 00424

Il sistema effettua un controllo sul valore inserito per il campo “Aliquota IVA”, in particolare, viene

verificato che il valore dell’aliquota IVA, se diverso da “0,00”, sia maggiore o uguale a “1,00”.

Nel caso in cui il controllo non sia superato sarà mostrato il messaggio di errore “Aliquota IVA (%) se


Figura 63 - Pagina “Dettaglio linee beni o servizi” – Errore 00424 – Aliquota IVA non valida

Lo stesso controllo è previsto in caso di caricamento dati tramite Excel.

Manuale d’uso



all’ “Aliquota IVA” della fattura (sheet “Dati generali”), con messaggio di errore pari a “Aliquota IVA se


Figura 64 – Sheet “Linea 1” – Errore 00424 – Aliquota Iva non valida

Controllo Esigibilità Iva e Natura - codice errore 00420

Il sistema effettua un controllo sui valori inseriti nei campi “Natura” ed “Esigibilità IVA”.

In particolare, il valore di “Natura”, se popolato, non può essere “Inversione contabile (reverse charge)”

se hai inserito “Scissione dei pagamenti” per “Esigibilità IVA” e viceversa.

In caso contrario sarà mostrato il messaggio di errore “Si è verificato un errore. I valori selezionati per

Esigibilità IVA e Natura non sono compatibili.”.

Manuale d’uso


Figura 65 - Controllo esigibilità iva e natura



alla “Natura” (sheet “Linea X”), con messaggio di errore pari a “I valori selezionati per Esigibilità IVA e

Natura non sono compatibili”.

Figura 66 – Sheet “Linea 1” – Errore 00420

Controllo corretto calcolo del Prezzo Totale - codice errore 00423

Il sistema effettua un controllo sul valore del campo “Prezzo totale” nel “Dettaglio linea”.

Dal momento che SDI ha definito una formula per il calcolo del prezzo totale sulla base degli eventuali

sconti e maggiorazioni, prevedendo lo scarto del lotto nel caso in cui tale formula non sia rispettata, il

Manuale d’uso


campo relativo al prezzo totale è “Read only” e calcolato automaticamente alla selezione dei pulsanti

“Salva in bozza” (solo nel caso siano presenti tutti i dati necessari) e “Salva e procedi”.

Figura 67 – Dettaglio linee beni o servizi – Prezzo totale calcolato automaticamente

Figura 68 - Formula per il calcolo del prezzo totale di una linea.

Analogo funzionamento è previsto per il template Excel della fattura per cui non è presente il campo (ed

i relativi controlli di validazione) e il prezzo viene calcolato automaticamente a valle del superamento di

tutti i controlli previsti.

Nell’allegato” Esempio di calcolo del prezzo totale di una fattura in presenza di sconti e maggiorazioni”

sono riportati due esempi di calcolo del Prezzo Totale.

Manuale d’uso


5.3. DATI DI RIEPILOGO


scarto della/del fattura/lotto:

Controllo corrispondenza dati riepilogo e aliquote iva - codice errore 00419

Al fine di evitare lo scarto da parte di SDI con codice di errore 00419, si avrà almeno un blocco “Dati

Riepilogo” per ciascuna delle aliquote iva presenti nei dati della cassa previdenziale e nei dati generali.

In questo modo, la gestione dei dati di cassa previdenziale (sezione “Dati generali”) verrà effettuata

all’interno della sezione “Dati riepilogo”, sulla base del relativo valore di aliquota IVA/Natura, accorpandoli

con quelli relativi alle linee di fattura.

Controllo corretto calcolo dell’imposta - codice errore 00421

Il valore dell’imposta sarà calcolato secondo la formula riportata nella figura seguente.

Figura 69 Formula per il calcolo dell'imposta

Il blocco dei dati di riepilogo sarà costruito sulla base della coppia “Aliquota IVA”/”Natura” ed “Esigibilità

IVA”, per cui anche il valore dell’importo imponibile di ciascun blocco subirà tali modifiche.

Controllo corretto calcolo dell’imponibile importo - codice errore 00422

Il sistema effettua un controllo sui valori di “Importo imponibile” della sezione “Dati riepilogo” sulla base

della formula riportata nell’immagine seguente.

Figura 70- Formula per il controllo dell'importo imponibile

Manuale d’uso


Affinché si possa disporre dei dati richiesti per effettuare il controllo già all’accesso della sezione “Dati

riepilogo” sono state effettuate le seguenti modifiche:

• Nella maschera della sezione “Dati generali”, con riferimento alla sotto-sezione “Dati della cassa

professionale di appartenenza”, sono stati aggiunti i campi “Esigibilità IVA” e “Arrotondamento su

imponibile o importo”. Tale modifica è stata apportata anche nel template Excel;

• Nella maschera della sezione “Dati generali”, con riferimento alla sotto-sezione “Dati della cassa

professionale di appartenenza”, è stato aggiunto il “Numero sotto-sezione”, nella fattispecie un

progressivo per ogni sotto-sezione “Dati della cassa professionale di appartenenza”;

• Nella maschera di dettaglio linea sono stati aggiunti i campi “Esigibilità IVA” e “Arrotondamento su

imponibile o importo”. Tale modifica è stata apportata anche nel template Excel;

• Nella maschera della sezione “Dati riepilogo” sono stati resi read-only i campi “Imponibile

importo”, “Esigibilità IVA” e “Arrotondamento su imponibile o importo” ed inoltre mostrati i numeri

delle sotto-sezioni “Dati della cassa professionale di appartenenza”. I blocchi di tale sezione sono

determinati come segue:

o Un blocco per ciascuna coppia “Aliquota IVA”/”Natura esclusione IVA” ed “Esigibilità IVA”;

o Il valore di “Arrotondamento su imponibile o importo” è dato dalla somma algebrica di tutti i

valori di “Arrotondamento su imponibile o importo” presenti nei “Dati generali” o nel dettaglio

linee ed associati alla specifica coppia “Aliquota IVA”/”Natura esclusione IVA” ed “Esigibilità

IVA”;

o Il valore di “Importo imponibile” di ciascun blocco è calcolato secondo la formula di Figura 287,

arrotondato alla seconda cifra decimale (l’arrotondamento sarà effettuato solo alla fine del

calcolo).

5.4. Altri controlli e notifiche di errore

Verifiche sul contenuto economico – amministrativo

Di seguito verranno elencati alcuni codici di errore relativi a controlli attinenti al contenuto economico-

amministrativo della fattura:

• codice 00400: sulla riga con aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo Natura

• codice 00401: sulla riga con aliquota IVA diversa da zero non deve essere presente il campo

Natura

Manuale d’uso


• codice 00403: la data della fattura non deve essere successiva alla data di ricezione

• codice 00411: se esiste una riga di dettaglio Ritenuta, deve esistere il blocco DatiGenerali/

DatiGeneraliDocumento/ DatiRitenuta

• codice 00415: se esiste un blocco DatiCassaPrevidenziale con Ritenuta = SI, deve esistere il blocco

DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/DatiRitenuta

• codice 00417: almeno uno dei campi IdFiscaleIVA e CodiceFiscale del CessionarioCommittente

deve essere valorizzato

Nomenclatura ed unicità del file trasmesso

La verifica viene eseguita al fine di intercettare l’invio accidentale dello stesso file. Attraverso un controllo

sulla nomenclatura del file ricevuto il SDI verifica che il nome file sia conforme con quanto riportato nelle

Specifiche delle regole tecniche del Sistema di Interscambio e che non sia stato già inviato un file con lo

stesso nome (fatto salvo il caso in cui, per il precedente file con lo stesso nome, sia stata trasmessa

notifica di file non recapitabile); in caso di esito negativo del controllo (nome file già presente nel SDI o

nome file non conforme) il file viene rifiutato.

Verifica di integrità del documento

La verifica viene effettuata al fine di garantire che il documento ricevuto non abbia subito modifiche

successivamente all’apposizione della firma; attraverso un controllo sulla firma elettronica qualificata

apposta sull’oggetto trasmesso, il SdI verifica l’integrità dell’oggetto stesso; laddove dovesse emergere

che il documento ricevuto non corrisponde al documento sul quale è stata apposta la firma, il documento

viene rifiutato.

Verifica di autenticità del certificato di firma

La verifica viene effettuata al fine di garantire la validità del certificato di firma utilizzato per apporre la

firma elettronica qualificata al documento; sulla base delle informazioni messe a disposizione dalle

“Certification Authorities”, il SdI verifica la validità del certificato di firma, che non deve risultare scaduto,

revocato o sospeso; in caso di certificato di firma non valido, il documento viene rifiutato con le seguenti

motivazioni:

• Codice 00100 Certificato di firma scaduto

• Codice 00101 Certificato di firma revocato

• Codice 00104 CA (Certification Authority) non affidabile

• Codice 00107 Certificato non valido

Manuale d’uso


Verifica di conformità del formato fattura

La verifica viene effettuata per garantire la corretta elaborazione del contenuto del documento; sulla

base di quanto riportato nell’allegato A al DM n. 55 del 03/04/2013 e nelle relative specifiche tecniche

pubblicate sul sito del Sistema di Interscambio www.fatturapa.gov.it, il SdI effettua dei controlli di

corrispondenza con lo schema XML del file trasmesso, compresa la presenza dei dati definiti obbligatori;

qualora dovesse risultare una non corretta aderenza alle regole, il documento viene rifiutato con le

seguenti motivazioni:

• Codice 00103 File firmato senza riferimento temporale

• Codice 00105 File firmato con riferimento temporale non coerente

• Codice 00106 File / archivio vuoto o corrotto

• Codice 00200 File non conforme al formato

• Codice 00201 Superato il numero massimo di errori di formato

• Codice 00400 Sulla riga di dettaglio con aliquota IVA pari a zero deve essere presente il campo

Natura

• Codice 00401 Sulla riga di dettaglio con aliquota IVA diversa da zero non deve essere presente il

campo Natura

• Codice 00403 La data della fattura non deve essere successiva alla data di ricezione

• Codice 00411 Se esiste una riga di dettaglio con Ritenuta uguale a SI, deve esistere il blocco

• DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/DatiRitenuta

• Codice 00413 Nel blocco DatiCassaPrevidenziale con aliquota IVA pari a zero, deve essere

presente il campo Natura

• Codice 00414 Nel blocco DatiCassaPrevidenziale con aliquota IVA diversa da zero, il campo

Natura non deve essere presente

• Codice 00415 Se esiste un blocco DatiCassaPrevidenziale con Ritenuta uguale a SI, deve esistere il

blocco DatiGenerali/DatiGeneraliDocumento/DatiRitenuta

• Codice 00417 Almeno uno dei campi IdFiscaleIVA e CodiceFiscale del CessionarioCommittente

deve essere valorizzato

Verifica di validità del contenuto della fattura

La verifica viene effettuata per accertare la presenza dei dati necessari al corretto inoltro del documento

al destinatario; inoltre vengono effettuati dei controlli per prevenire situazioni di dati errati e/o non

Manuale d’uso


elaborabili; SdI verifica la valorizzazione e validità di alcune informazioni presenti nel documento

trasmesso; in particolare viene effettuato un controllo:

• sulla presenza, nell’anagrafica di riferimento, del codice identificativo del destinatario e delle

informazioni necessarie al recapito, salvo il caso in cui il codice identificativo sia valorizzato a

“999999” (valore di default) in ottemperanza alle disposizioni riportate nella circolare

interpretativa del MEF n.1 del 31 marzo 2014; il controllo prevede anche una verifica sulla data di

avvio del servizio di fatturazione elettronica presente nell’anagrafica di riferimento (IPA), data che

non deve essere successiva a quella in cui viene effettuato il controllo (data di sistema);

• sulla presenza, nell’anagrafica di riferimento, di uno o più uffici di fatturazione elettronica attivi

associati al codice fiscale corrispondente all’identificativo fiscale del cessionario\committente

riportato in fattura, nei casi in cui il codice identificativo del destinatario sia valorizzato a “999999”

(valore di default) in ottemperanza alle disposizioni riportate nella circolare interpretativa del MEF

n.1 del 31 marzo 2014;

• sulla presenza, nell’anagrafica di riferimento, di uno ed un solo ufficio di fatturazione elettronica

attivo (diverso da quello Centrale previsto dalle specifiche operative relative all’allegato D al DM 3

aprile 2013, n. 55) associato al codice fiscale corrispondente all’identificativo fiscale del

cessionario/committente riportato in fattura, nei casi in cui il codice identificativo del destinatario

sia valorizzato con il codice di fatturazione elettronica Centrale in ottemperanza alle disposizioni

riportate nella circolare interpretativa del MEF n.1 del 31 marzo 2014;

• sulla validità dei codici fiscali e delle partite IVA, relative ai soggetti cedente/prestatore,

rappresentante fiscale, cessionario/committente, attraverso una verifica di presenza nell’anagrafe

tributaria; il controllo non è effettuato per gli identificativi fiscali assegnati da autorità estere.

Laddove anche uno solo di questi controlli non dovesse essere superato, il documento viene rifiutato

con le seguenti motivazioni:

• Codice 00300 IdFiscale del soggetto trasmittente non valido

• Codice 00301 IdFiscaleIVA del CedentePrestatore non valido

• Codice 00302 CodiceFiscale del CedentePrestatore non valido

• Codice 00303 IdFiscaleIVA del RappresentanteFiscale non valido

• Codice 00304 CodiceFiscale del RappresentanteFiscale non valido

• Codice 00305 IdFiscaleIVA del CessionarioCommittente non valido

• Codice 00306 CodiceFiscale del CessionarioCommittente non valido

• Codice 00311 CodiceDestinatario non valido

Manuale d’uso


• Codice 00312 CodiceDestinatario non attivo

• Codice 00398 Codice Ufficio presente ed univocamente identificabile nell’anagrafica di

riferimento, in presenza di CodiceDestinatario valorizzato con codice ufficio “Centrale”

• Codice 00399 CodiceFiscale del CessionarioCommittente presente nell’anagrafica di riferimento in

presenza di CodiceDestinatario valorizzato a “999999”

Manuale d’uso


6. Link utili e allegati

Link utili

Documentazione tecnica FatturaPA

Allegato: Esempio di calcolo del prezzo totale di una fattura in presenza di sconti e

maggiorazioni

https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/normativa/f-2.htm

https://www.acquistinretepa.it/opencms/opencms/documenti/airpa/fatturazione/Allegato_fatturazione.xlsx

https://www.acquistinretepa.it/opencms/opencms/documenti/airpa/fatturazione/Allegato_fatturazione.xlsx

Fatturazione Elettronica - acquistinretepa · processo di gestione da parte del Sistema di...

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