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 PON  2007-­‐2013  “Competenze  per  lo  sviluppo”  (FSE)    

Asse  II  –Capacità  istituzionale    Obiettivo  H  MIGLIORAMENTO  DELLE  PERFORMANCE  

 DELLE  ISTITUZIONI  SCOLASTICHE    2011-­‐2013    

PERCORSO  SCUOLE  PILOTA  CAF  

FAQ sul Piano di Miglioramento Domande tratte dalle due edizioni del

Webinar 5 - La predisposizione del Piano di Miglioramento del 16 e 18 ottobre

DIMENSIONAMENTO E PDM (CFR. ANCHE “GRUPPO DI MIGLIORAMENTO”)

Adesso siamo Istituto Comprensivo (da settembre): come gestire il Piano di miglioramento?

Noi abbiamo stilato il RAV per la nostra scuola prima di accorpare l'Istituto. Com' è possibile progettare il Piano di Miglioramento considerando la nuova realtà?

La prima cosa che suggeriamo è ovviamente quella di condividere il RAV con il nuovo collegio, curando con molta attenzione la comunicazione. Suggeriamo, inoltre, di coinvolgere qualche collega “nuovo” nel gruppo di miglioramento (cfr. risposta specifica a proposito del gruppo di miglioramento). Oltre a questo, vorremmo sottolineare quanto riportato nelle Linee Guida a proposito del ruolo del DS, cui spetta la decisione finale sulle priorità (cfr. pag.10). Le priorità vengono discusse nel gruppo e con il DS, alla luce del lavoro svolto dal gruppo di miglioramento. È possibile che tali iniziative non perdano di validità anche a seguito del dimensionamento, ma è anche possibile che alcune debbano necessariamente passare in secondo piano o perché il loro impatto non è più così forte nella nuova realtà di scuola oppure perché il DS ne ha individuate altre che ritiene più strategiche per la “nuova” organizzazione che si va strutturando. In tutti i casi, è fondamentale che TUTTE le iniziative di miglioramento siano integrate nel POF: quelle individuate dal gruppo di miglioramento, quelle già in atto, quelle che emergeranno dal confronto con il DS. Per questo è strategico che del gruppo di miglioramento faccia parte anche qualche collega “nuovo” che potrà dare un proprio contributo soprattutto nei progetti che riguardano la nuova realtà scolastica.

FATTORI CRITICI DI SUCCESSO

Cosa si intende per fattori critici di successo?

I fattori critici di successo sono quegli aspetti chiave che, se attuati, permettono il successo delle strategie e il conseguimento dei risultati di maggiore rilevanza. Nelle Linee Guida potete trovare degli esempi a pag.6

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FEEDBACK REPORT E PIANO DI MIGLIORAMENTO

Entro quando ci invierete i feedback report?

I feedback report verranno inviati entro la fine di ottobre.

Dobbiamo aspettare di ricevere il feedback report per poter redigere il piano di miglioramento?

No, in linea di massima non è necessario attendere il feedback report per redigere il piano di miglioramento, perché i Punti di Forza (PDF) e le Aree da Migliorare (ADM) contenute nel RAV, e che derivano dall’analisi condotta dal GAV, dovrebbero essere coerenti con quanto richiesto dal Modello e dalla logica del PDCA. Dipende tuttavia dalle modalità con cui è stato condotto il processo di AV e da quanto è scritto nel RAV. Gli esperti potrebbero, ad esempio, rilevare che i PDF e le ADM sono troppo sintetiche e/o generiche o hanno scarsa attinenza con la logica del PDCA oppure con quanto richiesto dal sottocriterio: in questi casi, ribadiamo che si tratta di esempi, il GAV potrebbe ridefinire in modo più preciso le ADM, così che il gruppo di miglioramento possa disporre di indicazioni più precise.

E’ comunque opportuno sottolineare, ancora una volta, che il nostro feedback non deve essere inteso come una valutazione relativa alla scuola, né come una guida per il miglioramento, bensì come una serie di indicazioni e suggerimenti finalizzati a migliorare le modalità di conduzione del prossimo processo di AV e la conseguente stesura del RAV.

FORMAT DEL PDM

Le iniziative del PDM devono essere realizzati sotto forma di progetto?

Sì, vi abbiamo per questo fornito il format, così che possiate disporre di un quadro esaustivo per la stesura dei progetti. Il format contiene indicazioni in grado di indirizzare, nel senso di guidare, nella stesura dei progetti, così che da subito siano chiari e conosciuti tutti gli elementi che dovranno essere tenuti in considerazione e indicati nel format: responsabili, obiettivi, indicatori, target, modalità di monitoraggio, … I vari elementi rappresentano la traduzione operativa del PDCA: già in fase di progettazione, cioè, occorre ragionare e stabilire le modalità di realizzazione del progetto stesso (DO), quelle di monitoraggio (CHECK), nonché quelle relative al riesame e al miglioramento (ACT).

Si parla di utilizzare un monitoraggio in maniera sistematica ...questo vuol dire che noi utilizzeremo misure standardizzate per tutte le organizzazioni o strumenti pianificati da noi stessi?

Le modalità di monitoraggio saranno stabilite da voi stessi, sulla base del progetto pianificato.

GRUPPO DI MIGLIORAMENTO

I componenti del GAV possono fare parte del gruppo di miglioramento?

E’ opportuno che il gruppo di miglioramento sia costituito anche da figure che saranno più direttamente coinvolte nei progetti di miglioramento. Questo non esclude che del gruppo facciano parte anche componenti del GAV che potranno anzi fornire indicazioni utili sulle modalità di conduzione del processo di AV.

Il nostro GAV è composto da funzioni strumentali, Capi dipartimento, Referenti, … E’ il caso di modificarlo?

Un gruppo così costituito comprende già le figure che saranno più direttamente coinvolte nelle azioni di miglioramento.

Quanti devono essere i componenti del gruppo del piano di miglioramento?

Non esiste un’indicazione univoca, perché dipende dall’ampiezza della scuola, dai progetti che verranno realizzati, dalla tipologia di interventi, dagli ambiti …. Tenete conto che, anche in questo caso, il gruppo non deve essere troppo numeroso (è un gruppo di lavoro).

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E per le scuole dimensionate?

Suggeriamo di coinvolgere nel gruppo anche colleghi “nuovi”, colleghi cioè della scuola o del segmento di scuola che non ha lavorato sull’AV. In questo modo, i vantaggi potranno essere di due tipi:

• il coinvolgimento come occasione di conoscenza e di cooperazione concreta tra i due diversi segmenti di personale (non parlo solo di docenti, perché del gruppo potranno far parte anche gli ATA);

• il coinvolgimento come occasione per diffondere, seppure parzialmente, le metodologie e le conoscenze apprese e sperimentate durante la fase di percorso precedente.

È opportuno che del gruppo facciano parte anche genitori e rappresentanti degli EE.LL.?

No, analogamente a quanto è avvenuto per il GAV, è opportuno che del gruppo facciano parte solo persone che lavorano dentro la scuola. Il coinvolgimento delle famiglie, degli EE.LL., degli studenti e degli altri portatori di interesse più significativi dovrà essere previsto, in una logica di eccellenza, con i tempi e i modi che la scuola stessa individuerà come più opportuni (indagini di soddisfazione, incontri specifici, focus group, cassetta dei suggerimenti, riunioni istituzionali, …), ma il gruppo di miglioramento deve essere composto da chi opera all’interno dell’organizzazione.

MATERIALI

Dove possiamo trovare i materiali da utilizzare per la stesura del Piano di Miglioramento?

Nella sezione “Kit” del nostro percorso, sono stati pubblicati due distinti documenti: le Linee Guida Miglioramento e il Format per la stesura del Piano di Miglioramento. All’interno delle Linee Guida si trovano tutte le tabelle di cui abbiamo parlato nel webinar, compresa la Matrice Importanza – Valore, nonché tutte le indicazioni necessarie per il loro utilizzo.

La registrazione del Webinar 5, relativo al Piano di Miglioramento, è disponibile nella sezione dedicata ai Webinar. La presentazione utilizzata nel corso del Webinar 5 ripercorre le indicazioni contenute nelle Linee Guida.

MATRICE IMPORTANZA - VALORE

La matrice ci sembra difficile da compilare ….

Non c’è da preoccuparsi: alle pagg. 6-8 delle Linee Guida trovate tutte le indicazioni, che, come già anticipato durante il webinar, sono molto chiare ed esaustive. In ogni caso, per dubbi, chiarimenti, ecc. potete scriverci sul forum o via mail.

PDM E POF

La nostra scuola ha già previsto nel POF delle azioni di miglioramento, alcune sono già in fase di attuazione. Le dobbiamo formalizzare nel PdM?

Certamente! Come abbiamo sottolineato nel corso del webinar, nel POF devono essere integrate le iniziative definite dal gruppo di miglioramento, le azioni già in atto, nonché le azioni di miglioramento che il DS ha individuato come strategiche.

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RESPONSABILI

L'azione di miglioramento dovrà essere assegnata ad un responsabile che risponde dei risultati ottenuti?

Sarà individuato un responsabile per ogni progetto che avrà il compito di presidiarne l’andamento e operare affinché siano rimossi gli ostacoli che impediscono di raggiungere i risultati progettati. Tra i suoi compiti dovranno essere previsti incontri regolari con il DS per relazionare sullo stato di avanzamento del progetto e sulle eventuali correzioni / modifiche da apportare al progetto stesso.

Nella stesura del PDM bisogna indicare i nomi dei responsabili e dei componenti del gruppo di progetto. Chi li individua?

Il DS, che potrà raccogliere indicazioni dal collegio, se lo ritiene opportuno, e dal gruppo di miglioramento stesso.

RISORSE FINANZIARIE E PIANO DI MIGLIORAMENTO

Crediamo che un grosso limite per il PDM sia la mancanza di risorse finanziarie …

Con quali fondi si attivano i progetti di miglioramento?

Per il PDM la scuola potrà contare solo sulle proprie risorse. Sappiamo che non sono molte, ma proprio per questo, in questo particolare momento, è opportuno che siano spese bene. Il PDM rappresenta, anche da questo punto di vista, un’occasione per investire meglio le (scarse) risorse di cui le scuole dispongono, per evitare che vadano sprecate, per farle fruttare nel migliore di modi possibili, finalizzandole cioè a un complessivo miglioramento delle strategie e dei risultati chiave di performance.

Come sono incentivati i progetti?

Vale quanto già detto più sopra. I progetti saranno incentivati con il Fondo di Istituto. Si tratterà di un compenso più simbolico che di sostanza, per i diversi attori che lavoreranno per la realizzazione del PDM, ma darà comunque il senso dell’importanza che viene attribuita al PDM, oltre che conferirgli una maggiore visibilità.

SCADENZE

Entro quando dobbiamo consegnare il PDM?

Entro il 30 novembre dovrete consegnarci tutto il PDM, cioè tutte le diverse sezioni di cui si compone. Fino ad allora, potete contare sul nostro appoggio: vi ricordiamo che è previsto un incontro in aula virtuale, che il forum è attivo e che potete contattarci via mail. Anche in questa fase, insomma, non vi lasceremo soli, ma non è necessario che ci aggiorniate puntualmente sullo stato di avanzamento dei lavori, cioè sui passi che state compiendo per la stesura del PDM, a meno che, appunto, non abbiate necessità del nostro supporto.

TEMPI PER LA REALIZZAZIONE DEL PIANO DI MIGLIORAMENTO

Entro che tempi dovranno essere realizzate le iniziative del piano di miglioramento? il piano è annuale o biennale?

Suggeriamo di inserire nel PDM iniziative che possano essere realizzate entro un anno, così da dare evidenza, nel senso di visibilità, al lavoro svolto (AV, RAV, PDM). In questo modo si accresce la motivazione di quanti hanno partecipato attivamente ai lavori, ma anche dei più “tiepidi”. Va da sé che i risultati dovranno essere comunicati, nelle forme e con gli strumenti appropriati, a tutti i portatori di interesse. Nel PDM possono comunque essere compresi anche progetti che prevedono tempi di realizzazione più lunghi (due anni, per intenderci), ma, lo ribadiamo, è strategico che qualche iniziativa si concluda nel giro di un anno.

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VARIE

Per individuare le aree di miglioramento si può tenere presente il punteggio attribuito nel RAV? Per es. i sottocriteri per i quali è stato assegnato un punteggio inferiore a 50 necessitano di un intervento di miglioramento, poi si potranno individuare le priorità di intervento.

Il punteggio assegnato ai vari sottocriteri è elemento fondamentale per l’utilizzo della Matrice Importanza – Valore. Vi rimandiamo, a questo proposito, alle pagg. 6-8 delle Linee Guida.

Bisogna fare una comparazione costi- benefici per individuare le priorità d'intervento?

La tabella Impatto / Capacità rappresenta uno strumento operativo che mette in relazione questi due aspetti. A tale proposito, si vedano le Linee Guida alle pagg. 8-9.

Non abbiamo capito cosa sia il GANNT

È una tabella che permette di visualizzare la sequenza temporale delle diverse azioni di un progetto, di un piano, …