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Esperienze

Biblioteche oggi – maggio 2007

La Tor VergataDigital Library

Un esempio avanzato di gestione delle risorse in rete,frutto della collaborazione di sei biblioteche di areadell’ateneo romano

Marco Di Cicco Biblioteca area scientifico-tecnologica

Università di Roma Tor Vergatadicicco@biblio.uniroma2.it

Gabriele MazzitelliBiblioteca area biomedica

Università di Roma Tor Vergatamazzitelli@biblio.uniroma2.it

Nel febbraio del 2004 ha debutta-to in rete il sito della Tor VergataDigital Library (http://d-library.uniroma2.it), nato dalla collabora-zione delle sei biblioteche di areadell’ateneo. Esattamente un anno prima, nelfebbraio del 2003, sulla base diuna sollecitazione dal rettore del-l’ateneo, Alessandro Finazzi Agrò,i responsabili delle bibliotecheavevano formato un gruppo di la-voro che aveva il compito di sele-zionare, anche con il contributodei comitati scientifici delle seiaree, le risorse ritenute più im-portanti per il sostegno dell’attivi-tà scientifica e didattica dell’ate-neo e di valutare il modo miglio-re per renderle facilmente fruibiliall’utenza.L’Università degli studi di TorVergata è composta da sei facoltà:Economia, Giurisprudenza, Inge-gneria, Lettere e filosofia, Medicinae chirurgia, Scienze matematiche fi-siche e naturali. Ogni facoltà è sud-divisa in dipartimenti. Lo statutodell’ateneo, approvato nella sua ul-tima versione il 7 dicembre 2006,prevede la costituzione di sei bi-blioteche cosiddette di area che co-incidono con le facoltà, tranne cheper l’area biomedica a cui afferisco-no i dipartimenti di medicina, maanche il dipartimento di biologia. L’articolo 50 dello statuto, in cui sitratta specificatamente delle bi-

blioteche, non prevede l’istituzio-ne di un vero e proprio sistema bi-bliotecario di ateneo, né di un uf-ficio centrale di gestione, ma lacreazione, a carattere puramenteconsultivo, di una commissioneper le biblioteche di area che ha ilcompito di provvedere alle esigen-ze di raccordo scientifico ed è for-mata da un rappresentante perogni biblioteca, eletto dal relativocomitato scientifico fra i propricomponenti.Non bisogna dimenticare, inoltre,che, in base a una precisa sceltaurbanistica, l’ateneo di Tor Vergataè localizzato nella zona sud diRoma, oltre il Grande RaccordoAnulare: questa scelta ha compor-tato la costruzione ex novo di tut-ti gli edifici destinati a ospitare l’u-niversità e il Policlinico. I lavoriedilizi non sono ancora del tuttoterminati e, oltre al completamen-to del Policlinico, sono ancora darealizzare le sedi del rettorato, del-le facoltà di Giurisprudenza e diScienze e nuovi locali per la facol-tà di Ingegneria.Pertanto problemi di natura logisti-ca hanno sempre caratterizzato lavita dell’ateneo: per questo moti-vo, non a caso, oltre a prodotti sucd-rom, già largamente in uso intutte le biblioteche, le aree scienti-fiche già a partire dalla secondametà degli anni Novanta avevanocominciato a usufruire degli acces-

si in linea che alcuni periodici ren-devano disponibili per i sottoscrit-tori degli abbonamenti cartacei.

La nascita della Tor VergataDigital Library

Già nel febbraio del 2003 esistevaun nucleo di risorse elettronichedisponibili, che ogni biblioteca ge-stiva separatamente e che si pote-vano trovare elencate in appositepagine dei siti web delle singolebiblioteche. Una volta terminatadall’apposito gruppo di lavoro l’a-nalisi su quali fossero le risorse daacquistare, l’amministrazione stan-ziò 200.000 euro (diventati 270.000nel 2006 e 320.000 nel 2007) chesin dalla prima dotazione si è sem-pre tentato di suddividere, perquanto possibile, in modo da sod-disfare in maniera paritaria le ri-chieste delle sei aree.Parte del finanziamento iniziale fupure utilizzato per realizzare il sitodella Tor Vergata Digital Library. Siritenne, infatti, che per facilitarel’utente nella ricerca fosse neces-sario realizzare un punto di par-tenza comune che si configurassecome un vero e proprio portale diaccesso alle diverse risorse, in cuisi potessero trovare sia tutte le ba-si di dati acquistate (sia in linea siareperibili su cd-rom o dvd e con-sultabili presso le biblioteche) sia

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tutti i periodici accessibili, o per-ché comprati singolarmente dallebiblioteche o perché frutto dell’a-desione comune a pacchetti con-sortili. Proprio per favorire questotipo di acquisizioni l’ateneo deciseanche di aderire al Ciber (Coordi-namento interuniversitario basi da-ti & editoria in rete, <http://www.uniciber.it>).Per rendere più facile la gestionecomplessiva e per ribadire il carat-tere di portale condiviso, si optòper un controllo degli accessi tra-mite indirizzo IP dell’ateneo (160.80.*.*): pertanto, per poterne usu-fruire bisogna collegarsi o da po-stazioni fisicamente connesse conla rete o via modem, utilizzandoTor Vergata come provider oppureconfigurando in maniera appro-priata il proxy del proprio pc, inmodo che possa essere ricono-sciuto come utente della rete del-l’ateneo. Quando il controllo tra-mite IP non è stato possibile acausa delle politiche degli editori,username e password specificheerano gestite dalle biblioteche tito-lari delle risorse.L’obiettivo principale della TorVergata Digital Library è stato sindall’inizio quello di creare un’uni-ca biblioteca virtuale d’ateneo (an-che se va precisato che i contenu-ti di questa biblioteca digitale sonoprodotti esternamente all’ateneo),1

determinando de facto la forma-zione di una sorta di “sistema” bi-bliotecario che partisse dai serviziofferti, piuttosto che da una nor-mazione regolamentare.Per la gestione delle risorse il sitopubblico della Tor Vergata DigitalLibrary è corredato di un back-office che consente sia di interve-nire molto facilmente per correg-gere o integrare le informazionipresenti su singole pagine, sia digestire i dati fondamentali relativialle basi di dati, ai periodici elet-tronici e agli e-book.La prima operazione effettuata peralimentare il back-office è stato il

riodici elettronici o gli e-book re-lativi a quell’area.Nella parte destra dello schermodella home page sono evidenziatele news e il logo della campagna@lla tua biblioteca (http://www.aib.it/aib/cen/ayl/ayl.htm) a cui ilsito aderisce.Se non si seleziona un’area speci-fica, cliccando sulla voce “Banchedati” si ottiene l’elenco delle ban-che dati disponibili sia in linea siasu cd-rom o dvd in tutte le biblio-teche di area. Lo stesso vale per iperiodici la cui ricerca è stata uni-ficata con quella degli e-book,specie dopo che l’ateneo ha deci-so di dotarsi sia della collezioneCRC sia degli e-book, dei referencework, delle collane e delle enci-clopedie attualmente presenti sulsito ScienceDirect di Elsevier. Sipuò effettuare la ricerca di questomateriale per titolo, per editore/contenitore, per ISSN o e-ISSN. Untastierino alfabetico consente an-che la ricerca di tutti i periodiciche iniziano con una determinatalettera dell’alfabeto.

La soluzione tecnica

Per quel che concerne la realizza-zione tecnica del portale, dopoaver consultato il centro di calcolodell’ateneo si è deciso di comuneaccordo di procedere all’esterna-lizzazione della parte sistemistica egrafica. Di conseguenza è statooperato un monitoraggio delleesperienze italiane, che ha portatoa orientarsi sulla ditta Be Smart(http://www.besmart.it/) che stavagià gestendo il progetto, per moltiversi analogo, della Biblioteca di-gitale della Sapienza (BIDS, <http://bids.citicord.uniroma1.it/>).Il lavoro con Be Smart si è con-centrato da subito sulla creazionedi un’efficace struttura di back-office che potesse consentire digestire in tempo reale la massa deidati relativi all’elettronico già in

riversamento dei dati dei periodicipresenti nell’emeroteca virtualedel Ciber (http://periodici.caspur.it), con l’aggiunta degli abbona-menti in linea attivati dalle singolebiblioteche. Molto presto, però, siè deciso di inserire anche periodi-ci ad accesso gratuito, sia inseritinel DOAJ (Directory of OpenAccess Journals, <http://www.doaj.org>) sia in altri contenitori dispo-nibili in rete. Questo ampliamen-to ha subito posto il problema dipoter operare un controllo siste-matico delle URL relative ai sin-goli titoli.

Come si presenta il sito

Nella home page si è cercato disintetizzare quelle che possono es-sere le principali necessità infor-mative dell’utente. A sinistra dellapagina si visualizza una pulsantie-ra in forma di torre che viene ri-presentata in ogni pagina del sitoe comprende le voci: “Chi siamo”,“Scrivi”, “Faq”, “News”, “Periodicielettronici – E-books”, “Catalogodi ateneo”, “Open Archive”. Que-sta pulsantiera nelle altre pagine siarricchisce della possibilità di sele-zionare una singola area tra: bio-medica, economica, giuridica, diingegneria, scientifica, umanistica.Vi è poi anche l’opportunità, gra-zie a una barra di navigazione, chepure viene sempre ripresentata, ditornare alla home page, sapere seci sono trial attivi, leggere delleistruzioni, effettuare una ricercanel sito, visualizzarne la mappa,visitare il sito del Ciber e l’e-jour-nal portal creato da SerialsSolu-tions (di cui si dirà in seguito). La parte centrale della home pageè occupata dal monitor di un pcche contiene il logo dell’ateneocircondato a stella da icone con ilnome delle aree presenti nell’ate-neo. Cliccando su una di questeicone si ha la possibilità di sele-zionare solo le banche dati, i pe-

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abbonamento presso le bibliote-che di Tor Vergata, mentre paralle-lamente è stata condotta una valu-tazione comparativa dei prodotticommerciali che consentono la se-lezione e l’organizzazione “a prio-ri” dei link a singole riviste o a in-teri pacchetti editoriali, possibil-mente con modalità semplici e in-tuitive. Questa seconda operazio-ne ci ha fatto orientare su Serials-Solutions (http://www.serialssolutions.com), sia per le sue specifi-che caratteristiche sia per la com-patibilità con il back-office in viadi configurazione.Va precisato che tre anni fa il mer-cato offriva un numero minore diopzioni rispetto a quelle oggi pos-sibili: si è deciso, così, per il mo-mento di optare per SerialsSolu-tions sia per l’estrema facilità d’u-so del suo sito in linea (che con-sente la selezione e la gestione delproprio posseduto), sia per il prez-zo accessibile (e modulare, a se-conda delle funzioni scelte), con-dizioni queste che soddisfacevanoalcuni requisiti che erano stati rite-nuti prioritari in sede di ipotesi delprogetto. Una volta entrati tramite passwordnel sito di SerialsSolutions, la sele-zione del posseduto può essere ef-fettuata o per interi pacchetti edi-toriali o per singoli titoli con mo-dalità interattive assai semplici, an-che se non totalmente scevre, co-me ben presto è divenuto eviden-te, da errori o nel puntamento agliURL o causati dai problemi relativia cambi di titoli o di editore; pro-blematiche che, tuttavia, sembranoessere connaturate strutturalmenteall’attuale organizzazione del mer-cato elettronico, piuttosto che im-putabili a lacune del singolo pro-dotto commerciale. A questa selezione, inizialmentebasata su quanto acquistato dallebiblioteche di area, si sono benpresto aggiunti per scelta “ideolo-gica” tutti i periodici ad accessogratuito pure gestibili tramite

SerialsSolutions o comunque repe-ribili in rete. Attualmente inSerialsSolutions vengono selezio-nati 15.837 titoli per 21.083 hold-ings (uno stesso titolo, infatti, puòavere più accessi su siti diversi) acui vanno sommati i titoli e le oc-correnze inserite nel back-office inpiù, arrivando sempre alla dataodierna (febbraio 2007) a un totale

in locale di 19.233 titoli per 33.331occorrenze (anche perché bisognatener conto del fatto che oltre adavere l’accesso sui siti degli editori,nel caso di Elsevier, Kluwer eSpringer gli utenti dell’Università diTor Vergata possono consultare glistessi titoli anche sul sito dell’eme-roteca virtuale del Ciber). Gli e-book disponibili sono 2.249.

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Fig. 1 – La home page della Tor Vergata Digital Library

Fig. 2 – La pagina per la ricerca dei periodici e degli e-book

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Numeri decisamente importantidunque, che richiedono un grandelavoro di controllo, dal momentoche fatalmente possono esseresoggetti a continui interventi, an-che a causa delle autonome sceltedelle biblioteche, laddove si tratti

di titoli acquistati al di fuori degliaccordi consortili.Proprio la considerazione che laselezione dei periodici su Serials-Solutions non consentiva di dareun quadro completo degli effettiviaccessi possibili corroborava la ne-

cessità di realizzare un portale au-tonomo e di lavorare allo sviluppodi procedure atte a riversare in lo-cale il risultato della selezione suSerialsSolutions, in modo da ag-giungere i titoli in più e consentirela personalizzazione dei dati, gra-zie anche al fatto che tra le altrefunzioni offerte da SerialsSolutionsc’è anche la possibile produzione(che oggi si effettua on-demand)di un file contenente tutte le infor-mazioni relative ai periodici (tito-lo, ISSN, URL, anno di partenzadella disponibilità in linea). Questo file, attraverso uno scriptdi trasferimento, appositamenterealizzato e continuamente perfe-zionato, viene riversato nel back-office della Digital Library, che perla parte relativa alle riviste e agli e-book è strutturato nei campi es-senziali per una corretta descrizio-ne bibliografica. Lo script di trasferimento è moltoarticolato e complesso, essendosiarricchito in questi anni di lavorodi tutta una serie di comandi cheguidano i diversi processi, tra cui,ad esempio, la corretta assegnazio-ne automatica ai vari settori disci-plinari (e quindi alle biblioteche diarea di rispettivo interesse) attra-verso la selezione di parole chiavesignificative del titolo, l’eliminazio-ne di eventuali doppioni tramitecontrollo attraverso l’ISSN, l’indica-zione del materiale ad accesso gra-tuito, l’organizzazione delle diverseconsistenze e dei diversi contenito-ri (editori/aggregatori) che è possi-bile utilizzare per l’interrogazionecon l’indicazione della corretta co-pertura temporale dello specificoabbonamento.Attraverso lo script si vengono cosìa creare record catalografici “sem-plificati” che identificano il singoloperiodico elettronico, presentando-ne compiutamente tutti i possibiliaccessi e fornendo il complesso de-gli elementi ritenuti utili alla con-sultazione in linea.La creazione di uno strumento co-

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Fig. 3 – La pagina del back-office che consente l’importazione automaticadel file per l’alimentazione del database e permette di avere una diagno-stica sulle operazioni effettuate

Fig. 4 – L’elenco dei contenitori in back-office

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me la Tor Vergata Digital Librarynon è ovviamente alternativo all’in-serimento di queste informazioninel catalogo, ma come si può bencapire si tratta di una scelta “funzio-nale” per gestire meglio un numeronotevole di dati con caratteristicheche possono essere “effimere”.Un altro problema che si è postopiù di recente è stato quello di ga-rantire un’efficace integrazione,nello stesso database, di e-book eperiodici elettronici, in modo parti-colare dopo l’acquisto da parte delnostro ateneo, in base a uno speci-fico finanziamento da parte del ret-tore, di tutte le collane di e-book diElsevier. Mentre inizialmente la ri-cerca nel sito pubblico e la regi-strazione in back-office erano se-parate, adesso la ricerca viene ef-fettuata insieme per entrambe le ti-pologie di materiali, così come uni-co è il record per l’inserimento (in-tegrato con i campi necessari), fer-mo restando che, grazie a un menua tendina, si può comunque opta-re per ricercare i soli periodici elet-tronici o i soli e-book. Dopo alcuni mesi di gestione deldatabase integrato si può afferma-re che la scelta si è rivelata giusta:non sono state infatti segnalateparticolari difficoltà di utilizzo delsito pubblico della Digital Librarye il livello di soddisfazione degliutenti, siano essi docenti o studen-ti, ci sembra notevolmente alto,come comprovato del resto dallevarie statistiche di utilizzo del sito(log diretti, statistiche Ciber, stati-stiche siti editori consorziati) che,pur non essendo totalmente esau-stive del complessivo utilizzo del-le risorse elettroniche dell’ateneo,presentano un numero di contattidecisamente significativo.

Conseguenze e prospettive

Proprio partendo da questi dati eda questa esperienza è sembratonaturale operare anche un’armo-

nizzazione dei siti web delle seibiblioteche di area con il sito del-la Digital Library.Si è proceduto, pertanto, semprein collaborazione con Be Smart, sutre direttrici di lavoro: da un lato siè provveduto a mettere a norma ilcomplesso dei siti già esistenti se-condo quanto previsto dalla leggedel 9 gennaio 2004, n. 4 (la cosid-detta Legge Stanca), dall’altro sene sono rielaborate l’architettura ele funzionalità attraverso un per-corso condiviso di identificazione

delle voci di menu, infine si sonorealizzati distinti layout grafici co-erenti e interdipendenti. Si è così dato vita a un secondoback-office che, sull’esempio diquello che governa la Digital Li-brary, consente la gestione autono-ma da parte delle singole bibliote-che dei contenuti del proprio sito.A tre anni dal debutto in rete la TorVergata Digital Library è diventatoun sicuro punto di riferimento, especie per quanto riguarda il setto-re scientifico ha rappresentato una

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L’applicazione Digital Library (http://d-library.uniroma2.it) è composta datre distinti elementi:1) un web pubblico visibile a tutti gli utenti;2) un web riservato, accessibile ai soli amministratori (CMS, ContentManagement System);3) un database contenente tutte le informazioni visualizzate (testi, elemen-ti multimediali, informazioni su periodici, e-book ecc.).Le due applicazioni web sono basate sulla tecnologia Microsoft.NET frame-work versione 2 e sono al momento installate su un sistema operativoWindows 2003 Server a 32 bit. Le tecnologie utilizzate consentono la scala-bilità delle applicazioni verso sistemi Windows a 64 bit e architetture cluster.Le applicazioni software sono strutturate in più livelli e sfruttano il kernel“smart Publish” di Be Smart. Si tratta sostanzialmente di un ambiente di svi-luppo con il quale è possibile realizzare in tempi brevi e con la massimaflessibilità strumenti di amministrazione dei contenuti e di gestione di ban-che dati relazionali in C# e VB.NET. L’ambiente garantisce la connettivitàverso tutti i tipi di sorgenti dati, quali ad esempio il database server SQL el’interscambio di informazioni tramite web service SOAP (XML). La suite di CMS è dotata di editor dei contenuti del tutto simili ai più diffu-si word processor in commercio. Per la gestione delle informazioni non ènecessario alcun software particolare, ma è sufficiente l’utilizzo di un nor-male browser web, quale ad esempio Microsoft Internet Explorer.Il CMS include un complesso strumento di importazione dati, in grado diaggiornare on-demand i contenuti della base di dati dei periodici partendodai file testo generati da SerialsSolutions. Il software legge e adatta le infor-mazioni inviate da SerialsSolutions, inserendole nella base di dati dellaDigital Library, evitando la generazione di informazioni doppie e assegnan-do parzialmente i periodici alle aree sulla base di keyword predefinite.Il sito web pubblico è conforme alle direttive W3C (World Wide WebConsortium) e alla legge del 9 gennaio 2004, n. 4. Sono state prese in con-siderazione le problematiche di accesso ai contenuti da parte dei soggettidisabili agli strumenti informatici e rispettate tutte le regole delle norme so-pra citate. Il database server utilizzato è Microsoft SQL Server 2000, il sistema è co-munque compatibile con la versione 2005. Per le ricerche sui cataloghi èstata utilizzata le tecnologia “Full Text Catalogs” di Microsoft.

a cura di Marco Avetaaveta@besmart.it

Scheda tecnica

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vera e propria rivoluzione nell’ap-proccio alle biblioteche da partedegli utenti. La stragrande maggio-ranza delle transazioni informativeavviene ormai in forma elettronicae diventa sempre più necessariopensare a strumenti che completi-no l’integrazione delle diverse ri-

sorse sia prodotte internamente,quali l’Open Archive e il catalogod’ateneo, sia con il resto del mon-do digitale. A questo scopo si stalavorando per dotarsi di un meta-motore che consenta di esplorarela rete secondo quelle che posso-no essere le singole necessità di ri-

cerca, senza essere costretti a do-verla ripetere più volte.Difficile dire se la realizzazione del-la Tor Vergata Digital Library con-senta di affermare che è stata vintala scommessa di creare un sistemabibliotecario di ateneo a partire daiservizi, ma non c’è dubbio che an-che in ragione delle attuali caratte-ristiche del mercato editoriale la suacreazione ha spinto a una maggio-re interrelazione tra le diverse bi-blioteche e a una necessaria e ine-vitabile cooperazione. Va certo anche detto che, in ognicaso, la gestione di un sito del ge-nere comporta indubbi vantaggima ha anche dei costi sia econo-mici sia di impegno di risorseumane non indifferenti: comples-sivamente, però, siamo convintiche il grado di soddisfazione del-l’utenza e di conseguenza anche laconsiderazione in cui sono tenuteoggi le biblioteche all’interno delnostro ateneo sono indubbiamen-te cresciuti. E questo è già di persé un successo che ci spinge aproseguire su questa strada.

Note

1 In seguito l’ateneo si è dotato di unOpen Archive (http://dspace.uniroma2.it/dspace/index.jsp), che per il momen-to ospita principalmente tesi di dottorato.

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The reasons of the birth and the de-velopment of Tor Vergata DigitalLibrary Portal are investigated, focus-ing firstly on the website design planand its technical problems and solu-tions, secondly on the progressiveconstruction of Tor Vergata universityelectronic resources database withthe consequent arrangement of itsadministrative data managementback office. This experience was thefirst step for the harmonization of theuniversity libraries websites thanks toa similar management system usedto create an integrated network.

Abstract

Fig. 5 – Scheda per la registrazione di un periodico o di un e-book inback-office

Fig. 6 – Pagina del back-office dei siti web delle biblioteche