ESPERIENZE E BEST PRACTICE NELLA GESTIONE DELLA LOGISTICA NELLE AZIENDE

SANITARIE ED OSPEDALIEREDI AREA PADOVA E ROVIGO

MILANO 13/11/2013

Relatori:Massimo Stefani, Resp. Logistica ULSS 18 RovigoAndrea Bergamino,Resp. Logistica Farmaco Plurima

OBIETTIVI DELLA PRESENTAZIONE

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• Obiettivo dell’intervento è quello di illustrare le esperienze di outsourcing dei processi logistici sviluppati da Plurima nelle provincie di Rovigo e Padova.

• In particolare porteremo alla Vostra attenzione

I numeri e gli elementi di contesto

Il percorso sviluppato

I fattori critici di successo

I risultati ottenuti

AGENDA

•Plurima SpA

•La logistica del Veneto: i poli di Limena e Rovigo

•L’esperienza della ULSS 18 Rovigo

•Conclusioni

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PLURIMA SPA

• Plurima ha le sue origini negli anni ‘80, proponendo per prima in Italia il servizio in

outsourcing di gestione documentale nella sanità.

• Durante gli anni Plurima ha:

ampliato i servizi offerti per l’archiviazione ottica dei documenti – con la gestione documentale che rappresenta il 51 % del fatturato – e con la logistica sanitaria – che rappresenta il restante 49 %;

ampliato il numero di clienti (pubbliche amministrazioni/banche, enti/aziende private)

• Oggi, in particolare, il settore sanitario rappresenta la parte più importante del fatturato.

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DOVE SIAMO

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Direzione Centrale

L’AZIENDA

Siti Plurima

Sito Plurima (presso siti dei clienti)

La presenza di Plurima sul territorio italiano

QUALCHE NUMERO

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FATTURATO 2012 € 20.8 MLN

DIPENDENTI 351

CLIENTI 170 DI CUI 120 IN AMBITO SANITARIO

ARCHIVI 1100 KM DI DOCUMENTI ARCHIVIATI NEI NOSTRI SITI

DIGITALIZZAZIONE290.000 CARTELLE SCANSIONATE E 30.000.000 DI IMMAGINI

DIGITALIZZAZIONI IN UN ANNO

AUTOMEZZI 128 AUTOMEZZI E 5.531.508 KM PERCORSI IN UN ANNO

TRASPORTI

•20000 provette al giorno consegnate entro 2 H •200 punti di raccolta sangue e campioni•3000 consegne domiciliari al mese•Tracciabilità da parte del cliente in TEMPO REALE•servizio attivo 24h/24 e 365 giorni l'anno  

MAGAZZINO 6.000 RIGHE AL GIORNO

I CLIENTI PLURIMA

• Plurima vanta attualmente circa 170 clienti, di cui circa 120 enti sanitari. Tra questi troviamo le più importanti istituzioni sanitarie in Italia:

Ospedali altamente specializzati

Prestigiosi ospedali di insegnamento

Istituzioni sanitarie su base locale

Notevoli ospedali privati

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AGENDA

•Plurima SpA

•La logistica del Veneto: i poli di Limena e Rovigo

•L’esperienza della ULSS 18 Rovigo

•Conclusioni

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I POLI DI LIMENA E ROVIGO

NUMERI OPERATIVINumero medio di

consegna degli ordini al giorno

205

Numero medio di richieste elaborate al giorno 4800 RIGHE

Numero medio di confezioni consegnate

giorno 96.000

Ospedali serviti5 grandi ospedali

diverse case di curae distretti sanitari

Reparti serviti 1277

Posti letto Più di 3.500

Popolazione di riferimento Circa 1.092.242

Azienda Ospedaliera /Azienda Sanitaria

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FLUSSO DEL PROCESSO

Rifornimento di materiale

Accettazione merci in entrata e

controllo quantità/qualità

Scaffalatura merci

Invio richieste del cliente

Picking e controllo delle

merci

Produzione del documento di

trasporto e spedizione

Consegna al reparto

Transito

Stock

Resi

Valutazione degli stock

Somministrazione di farmaci

Plurima

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Modalità operative e Livelli di Servizio

giornalmente

Struttura Ospedaliera

gior

nalm

ente

Presidi Territoriali

Casa di cura

Automezzi

Consegne a calendario

urgenti

Magazzino

Centrale

Reparto

Distretto sanitario

RepartoReparto

RepartoAutomezzi

48 H Richiesta standard

4 H Richiesta urgente

2 H Richiesta di emergenza

Consegne a calendario

urgentiSettimanali

Richiesta del Cliente (SLA – Service Level Agreement)

Sistema di tracciatura dei veicoli

I livelli di servizio valgono sia per Limena che per Rovigo

AGENDA

•Plurima SpA

•La logistica del Veneto: i poli di Limena e Rovigo

•L’esperienza della ULSS 18 Rovigo

•Conclusioni

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ULSS 18 ROVIGO - Presentazione

Alcuni DatiAlcuni Dati

• Eroga servizi socio-sanitari a 41 comuni • La superficie totale del territorio è di 997,55 Kmq• La popolazione residente è di circa 175.901

abitanti

StrutturaStruttura• 3 Dipartimenti amministrativi comprendenti 6 strutture

complesse• 12 Dipartimenti sanitari comprendenti 93 strutture complesse• 2 Ospedali per complessivi 644 posti letto di cui 68 Day Hospital

Driver LogisticiDriver Logistici

• N.ro di codici gestiti a magazzino 2.300• N.ro di bolle caricate a sistema 15.492• N.ro di righe caricate a sistema di articoli gestiti a scorta 14.697• N.ro di righe consegnate ai reparti per articoli gestiti a scorta

307.251• N.ro di righe consegnate ai reparti per articoli gestiti in transito

22.069• N.ro di consegne effettuate per materiale gestito a scorta 17.677• N.ro di colli consegnati ai reparti per materiale gestito in transito

7.376• N.ro di centri di costo serviti 223

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La strada verso l'outsourcing

SperimentazionePrima di indire una gara vera e propria per l’esternalizzazione l’Azienda Ulss ha indetto una gara di tre anni per la sperimentazione dell’outsourcing per i soli farmaci al fine di verificare sul campo tutte le problematiche inerenti.

La sperimentazione è stata utile per predisporre un capitolato tecnico che è servito poi per indire la gara di appalto per l’esternalizzazione del servizio di magazzino.

I compiti che vengono delegati all’appaltatore in materia di gestione del patrimonio aziendale:

•I controlli e verifiche all’atto del ricevimento della merce, attività, sulla quale vengono liquidate e pagate la fatture ai fornitori;

•La gestione e mantenimento delle scorte, con la tracciabilità di tutte le operazioni atte a garantire la corretta conservazione degli articoli;

•La gestione delle consegne ai reparti e delle possibili contestazioni riferite alle non conformità

•Gestione degli inventari a rotazione e finali per la valorizzazione delle immobilizzazioni a bilancio;

•Gestione anagrafica pezzi per confezione

•Gestione degli scaduti

I compiti che vengono delegati all’appaltatore in materia di gestione del patrimonio aziendale:

•I controlli e verifiche all’atto del ricevimento della merce, attività, sulla quale vengono liquidate e pagate la fatture ai fornitori;

•La gestione e mantenimento delle scorte, con la tracciabilità di tutte le operazioni atte a garantire la corretta conservazione degli articoli;

•La gestione delle consegne ai reparti e delle possibili contestazioni riferite alle non conformità

•Gestione degli inventari a rotazione e finali per la valorizzazione delle immobilizzazioni a bilancio;

•Gestione anagrafica pezzi per confezione

•Gestione degli scaduti

Deleghe

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Criteri di selezione del fornitore

• Diventano fondamentali i criteri di selezione per l’individuazione del gestore a cui affidare l’esternalizzazione del servizio.

• Non sempre in una pubblica gara è possibile inserire elementi selettivi che riguardano gli aspetti sottoindicati. Di norma ci si limita nello scrivere dettagliate norme di salvaguardia.

• Occorre quindi fare uno sforzo notevole per individuare tramite la gara pubblica, un gestore del servizio che dovrebbe garantire requisiti di: Solidità economica Esperienze analoghe nel settore Personale qualificato con attestati specifici Flessibilità gestionale e rapidità decisionale Capacità di condivisione delle problematiche che si presentano con analisi

sistematiche ed alert sulla quotidianità del servizio; Offrire soluzioni rapide, condivise e strutturate; Efficienza e serietà in tutte le fasi di controllo

 

In altre parole un vero e proprio partner!

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ULSS 18 ROVIGO - Plurima Start Up

Nei due mesi antecedenti all’inizio dell’attività si è provveduto:•Allestimento del fabbricato proposto come magazzino unico•Ad emettere gli ordini ai fornitori per allestire gli stoccaggio di tutti i prodotti a giacenza•A collegare informaticamente la struttura individuata da Plurima con la procedura di magazzino in uso presso l’Azienda Ulss•Ad effettuare le sperimentazioni per verificare il funzionamento dell’intero iter informatico Ulss/Plurima•Alla formazione del personale Plurima sulla procedura informatica in uso all’Ulss  

Successivamente all’avvio, i farmaci rimasti presso quest’ultimo gestore sono stati trasferiti prima al magazzino interno dell’Azienda Ulss e dopo un controllo quali-quantitativo trasferiti al magazzino di Plurima.

L’attivazione del servizio con Plurima parte il 01/07/2012

Durante questi fasi i reparti ed i servizi venivano forniti di

materiale direttamente dal

magazzino interno per quanto riguarda il

materiale sanitario e non sanitario, mentre i farmaci continuavano ad essere forniti dal gestore esterno

individuato per la sperimentazione.

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Soluzioni operative e risultati 1/2

Dalla data di inizio di attività si è provveduto a:

Implementare un Software (Pharmatools) interno alla ditta Plurima per la gestione :• degli arrivi con etichettatura delle confezioni degli articoli per la tracciabilità • delle non conformità • dello stoccaggio per ubicazioni con utilizzo dei palmari• delle operazioni inventariali con utilizzo dei palmari• delle consegne ai reparti• delle tracciabilità dei prodotti• movimentazione di magazzino con palmare

attivazione dei “profili di reparto” definendo per singolo reparto gli articoli e le quantità ordinabili con allineamento ai pezzi per confezione, ma ciò è stato possibile solo dopo aver istaurato un rapporto di fiducia con i clienti interni grazie alla garanzia delle consegne  Rivedere gli accessi alle strutture ospedaliere dal punto di vista logistico e introduzione di un calendario unico per le diverse tipologie di materiale, personalizzazione del calendario di consegna in base alle specifiche esigenze di ogni singolo reparto o servizio.Riduzione delle urgenze. L’attivazione del profilo del reparto congiuntamente alla scelta aziendale di limitare la possibilità di richiedere gli articoli urgenti alla sola categoria dei farmaci ha permesso una maggiore fluidità nell’allestimento del picking

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Soluzioni operative e risultati 2/2

Riduzione delle scorte di magazzino Giacenza la 01/01/2012 €. 1.980.430,30 Giacenza la 01/01/2013 €. 1.140.576,81 Giacenza la 07/11/2013 €. 1.094.770,74

   Gestione del sottoscorta. Avendo liberato risorse interne a seguito dell’esternalizzazione,

l’Azienda Ulss si è potuta concentrare per mettere a punto un migliore sistema di riordino basato su due punti essenziali:•Riduzione del numero degli ordini per fornitore, con un conseguente miglioramento della fase di consegna, oltre ché la riduzione di tutto il carico amministrativo conseguente, carico bolle, registrazione fattura, liquidazione e pagamento fornitore•Superamento concettuale della classica soglia di riordino o livello di sottoscorta  

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Sviluppi futuri e considerazioni

• Dopo un anno dall’avvio del servizio possiamo guardare con soddisfazione alle cose fatte, e con meno preoccupazione alle cose che ancora restano da fare.

• La prossima sfida sarà l’implementazione di un sistema di gestione delle forniture, attraverso una milgiore programmazione delle consegne

• Nel caso concreto una gestione efficiente delle attività logistiche, ha permesso di individuare tre aree di miglioramento:

1. l'esternalizzazione della logistica e del trasporto, 2. la centralizzazione delle attività di magazzino 3. la personalizzazione e tracciabilità dei prodotti.

I processi diventano più funzionali alle esigenze del reparto ospedaliero;Si ottengono risparmi economico-finanziari grazie all'ottimizzazione delle scorte e a

una minore immobilizzazione di farmaci e dispositivi medici; Una logistica innovativa può consentire l'ottimizzazione della gestione delle risorse

umane, permettendo di ridurre i costi relativi e di dedicare le risorse ad attività a maggior valore aggiunto.

AGENDA

•Plurima SpA

•La logistica del Veneto: i poli di Limena e Rovigo

•L’esperienza della ULSS 18 Rovigo

•Conclusioni

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Conclusioni 1/2

L’esperienza portata dalla ULSS 18 di Rovigo e sviluppata da Plurima nel distretto di Padova ed in altre diverse realtà italiane dimostra:

•L’outsourcing dei processi logistici si può fare e consente di raggiungere risultati con collaudate e semplici soluzioni operative. Senza traumi!

•L’outsourcing è funzionale al raggiungimento degli obiettivi di spending review aiutando il sistema sanitario a trovare efficienze sulla gestione delle scorte, sulle urgenze, sulla pianificazione degli acquisti e sui processi

•E’ necessario trovare il partner giusto e lavorare per questo sulla gara e i criteri di selezione (non esasperando il prezzo del servizio)

•E’ fondamentale il percorso di partnership e di crescita insieme sui processi, sulla formazione e sulla integrazione delle diverse unità coinvolte dalla Farmacia alla Direzione Sanitaria fino all'IT

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Conclusioni 2/2

• Una corretta e moderna gestione del magazzino prevede l’utilizzo di tecnologia. Gli aspetti informatici (funzionali e di integrazione) devono essere valutati con estrema attenzione e come sempre possono diventare uno dei principali fattori critici di successo e minimi investimenti portano l’utenza finale ad un significativo miglioramento della produttività e della qualità del servizio.

• Plurima ha vissuto in prima persona il cambio di schema operativo mediante un progressivo e mirato passaggio da procedure operative manuali ad un completo utilizzo di sistemi tecnologici all’avanguardia: Codifica con barcode, palmari wifi e gprs, scansione delle evidenze cartacee, controllo operativo informatico, tracking online dei trasporti/temperature….

• Si parla da anni di soluzioni tecnologicamente e logisticamente avanzate, automazione, armadi di reparto, monodose, etc... In una analisi ABC delle priorità i principali e più immediati risultati si ottengono con pochi importanti interventi sui processi chiave

• Non dimentichiamo che il cliente finale è il paziente ed è verso il servizio al paziente che la revisione, ottimizzazione informatizzazione, e miglioramento dei processi sanitari deve tendere che siano svolti internamente o in outsourcing

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Grazie per l’attenzione

Massimo Stefani, stefani.massimo@azisanrovigo.it

Andrea Bergamino, andrea.bergamino@plurima.info