Questione di strategiaELETTRIX

www.vmsistemi.it

L'applicativo gestionale speci�co per i distributori di materiale elettrico

Aree applicative e funzionalità

CommercialeMarginalitàPromozioniTrattative e recuperi da fornitoreBudget di acquisto e di venditaListini e scontiStatisticheAnalisi ABCAgenti e provvigioni

LogisticaTracciabilità dei flussi operativi

Ottimizzazione dei processi di entrata merceOttimizzazione dei processi di uscita merce

Gestione delle Non ConformitàInformazioni puntuali e dettagliate

MagazzinoGestione cavi e pezzatureGestione vendita a bancoFirma dei documenti di trasporto su tavoletta digitaleCosti e valorizzazioni di magazzinoInventariMolteplici codifiche articoliAnalisi dell’efficienza di magazzinoInformazioni gestionali complete e parametrizzabiliQuadri elettrici

MetelGestione listini fornitoreGestione ordini fornitoreImportazione esito ordini

Conferme d’ordine fornitoreRicezione avvisi di spedizione del fornitore

Ricezione fatture fornitoreArchiviazione elettronica fatture (Billing-WEDA)

Designazione tecnica cavi (CDT-CDTS)Integrazione ELECTROCOD

AmministrazioneBilanci e riclassificazioni

Cespiti ammortizzabili - Principi contabili IASCentri di costoRatei e risconti

Ritenute d’accontoTracciabilità CIG-CUP

FunzionicomuniTracciabilità e sicurezzaNavigabilitàIntegrazione con il mondo Office,Open Office e Posta elettronicaSchedulazione

Completo, in tuttoLo straordinario quotidiano

Presentazione | 02www.vmsistemi.it

ELETTRIX è la soluzione gestionale perfetta.

Completo di tutte le funzionalità applicative necessarie per le imprese che operano nella Distribuzione di Materiale Elettrico è in grado di rispondere in modo rapido e efficiente ai continui cambiamenti funzio-nali e strategici del settore.

ELETTRIX è interamente sviluppato da VM Sistemi e continua a essere riconosciuto ERP di riferimento. Costantemente aggiornato, offre un'estrema parametrizzazione ed è perfettamente adattabile agli schemi organizzativi e ai processi di ogni singola azienda.

La sua interfaccia utente unica e il suo uso facile e intuitivo favorisco-no un rapido apprendimento delle funzionalità. La sua natura modulare e flessibile garantisce la massima affidabilità e integrità dei dati.

Semplice, af�dabile, �essibile

Tieni sotto controllo tutte le attività in tempo reale.

Risparmia fino al 40% dei costi operativi grazie alla trasfor-mazione di processi manuali in funzioni rapide e snelle.

Prendi decisioni strategiche in tempo reale grazie agli avanzati sistemi di analisi delle informazioni.

Verifica costantemente gli indicatori di efficienza produt-tiva e marginalità.

In un settore complesso, in continuamutazione, la competenza nel controllodei processi è fondamentale

ELETTRIX

Un settore altamente strategico

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CommercialeLo straordinario quotidiano

Aree applicative | 03

ELETTRIX consente una gestione completa e automatizzata di tutto il Ciclo Attivo: dalla richiesta del cliente al preventivo, dalla conferma dell’ordine fino alla spedizione e alla fatturazione.

ELETTRIX è dotato di una struttura ricca e flessibile per la gestione dei listini, degli sconti e delle campagne promozionali.

ELETTRIX facilita la corretta definizione dei costi e dei prezzi di vendi-ta, prevedendo i costi di trasporto, i premi periodici, i recuperi dai forni-tori, consentendo di conoscere i margini reali di qualsiasi transazio-ne commerciale.

Ma c'è di piùAnche i prodotti “non codificati”, ma presenti nel listino del produttore, possono essere consultati e offerti in modo semplice e completo.

In�neELETTRIX permette anche la perfetta gestione del Ciclo Passivo con completezza e flessibilità funzionale, rendendo possibile il controllo puntuale e automatico delle condizioni di acquisto applicate dai singoli fornitori.

ELETTRIX

MarginalitàL'alto grado di parametrizzazione di ELETTRIX e la completezza delle informazioni gestite consentono un'analisi della marginalità estremamente puntuale e efficace definendo:

quale costo di riferimento utilizzare: costo ultimo, costo medio ponderato, costo di acquisto, ecc.

quali componenti aggiuntivi prendere in considerazione: costi di trasporto, recuperi da

fornitori, premi periodici, ecc.

Inoltre, permette di definire per ogni utente o gruppo di utenti quale marginalità debba essere evidenziata nelle varie forme di visualizzazioni fornite. Il margine evidenziato alla direzio-ne potrà, per esempio, tener conto di eventuali premi periodici maturati, mentre quello evidenziato a altri operatori, non ne terrà conto.

La consultazione o l'analisi dei margini avviene attraverso diverse funzionalità:partendo dalla singola riga di documento: movimento di magazzino, ordine o preventivo

effettuando analisi a vari livelli di sintesi: per documento, periodo, filiale, agente, cliente, zona, ecc.

PromozioniLa gestione delle promozioni di ELETTRIX è perfettamente integrata con lo scenario commerciale tipico del mercato della Distribuzione di Materiale Elettrico. Le promozioni sono attivabili per: un determinato periodo, in giorni e fasce orarie prestabilite, su singole

filiali, su gruppi di clienti o singoli clienti.

In ELETTRIX sono presenti le tipologie di promozioni più diffuse: a “quantità”, a “esaurimento

scorte”, a “importo”, a “paniere”. Per ognuna di esse si possono definire: sconti extra, netti, articoli in

omaggio, ecc. Inoltre, è possibile consuntivare, a livello statistico i reali fatturati generati da ogni singola promozione.

Trattative e recuperi da fornitoreIl modulo Gestione Trattative di ELETTRIX, consente al distributore di conoscere la reale marginalità di ogni transazione e verificare che gli venga riconosciuto quanto realmente concordato con il fornitore.

Il distributore potrà analizzare, in qualsiasi momento:il “maturato”: quanto il fornitore gli deve riconoscere

il “recuperato”: quanto il fornitore gli ha già riconosciuto

Distinguendo tra le informazioni:commerciali: es. quanto dovuto su una fornitura successiva

amministrative: es. una nota di accredito e il relativo pagamento

Funzionalità | 04Commerciale1

1 Commerciale Funzionalità | 05

Budget di acquisto e di venditaIl modulo Budget di ELETTRIX permette di gestire al meglio le attività di budgeting e relati-va consuntivazione offrendo l’opportunità di verificare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento del budget prefissato e attuare gli eventuali correttivi necessari al raggiungi-mento degli obiettivi pianificati.

La gestione del budget riguarda il fatturato e l’ordinato e è misurabile, sia per clienti e fornitori, che per filiali e agenti: a quantità, a valore, per categoria di sconto, famiglia merceologica,

singolo codice articolo.

ELETTRIX consente di definire varie modalità di calcolo dei premi al raggiungimento degli obiettivi prefissati: es. definizione di un premio percentuale al raggiungimento del valore “x” e di un'ulterio-

re premio percentuale al raggiungimento del valore “y”.

Listini e scontiELETTRIX permette una gestione completa e efficace di molteplici listini di acquisto e di vendita gestendo fino a sette sconti a scalare o netti.

Un sistema estremamente parametrico consente di calcolare i prezzi dei singoli listini in funzione delle esigenze degli utenti. Partendo dal listino di un fornitore, o da un qualsiasi costo di riferimento - costo ultimo, costo medio ponderato, costo di acquisto, ecc. - è possibile definire automaticamente nuovi listini in base a criteri e variabili predefinite.

ELETTRIX consente la gestione totalmente automatizzata dei listini completi dei singoli fornitori permettendo la consultazione di articoli non necessariamente codificati e renden-doli così disponibili per la stesura dei preventivi. Tutti i listini sono caratterizzati dalle date di inizio e fine validità.

Infine, ELETTRIX permette di parametrizzare la determinazione degli sconti consentendo una gestione automatizzata delle politiche commerciali di ogni azienda; è possibile definire sconti per: categorie di clienti o singoli clienti, categorie di prodotti o singoli prodotti, a quantità o

multipli di quantità, ecc.

StatisticheGrazie a uno specifico modulo di analisi multidimensionale, puntuale e efficace, ELETTRIX permette di effettuare statistiche totalmente “navigabili” con logiche di tipo drill-down.

In virtù dell’estrema parametrizzazione e flessibilità delle statistiche fornite è possibile definire:le “dimensioni” da analizzare: azienda, filiali, clienti, fornitori, famiglie merceologiche, categorie di

sconto, singoli prodotti, ecc.

i risultati che si desiderano ottenere: sul fatturato, sulla marginalità e sull’ordinato

visualizzando i soli totali relativi al periodo analizzato o divisi sui singoli mesi e confrontandoli con gli stessi dati degli anni precedenti.

ELETTRIX è perfettamente integrato al mondo Office. Le informazioni raccolte sono facilmente esportabili in un foglio di lavoro Excel.

Analisi ABCELETTRIX permette di suddividere in classi ABC gli articoli di magazzino e i clienti, così da ottenere analisi statistiche efficaci che evidenziano in modo immediato e estremamente semplice le eventuali aree di intervento.

I criteri per determinare la classe di appartenenza dei singoli articoli o clienti sono completa-mente parametrizzabili e definibili da ogni utente: fatturato, margine, quantità acquistata o venduta,

numero di vendite, ecc.

Agenti e provvigioniELETTRIX offre la possibilità di gestire in modo semplice e completo le provvigioni degli agenti, definendo tramite tabelle e parametri specifici:

le metodologie di calcolo: percentuale sul fatturato, sul margine con variabilità in funzione degli

sconti o delle promozioni di vendita applicate, ecc.

il relativo tipo di liquidazione: sul fatturato, sul maturato o sull’incassato

Il modulo applicativo consente di emettere la fattura per conto dell’agente con l’esatto calcolo dei contributi previdenziali (Enasarco e Firr) e la contabilizzazione automatica.

Funzionalità | 06Commerciale1

Lo strumento di lavoro indispensabileper il responsabile di magazzino

ELETTRIX risponde alle esigenze tipiche dei magazzini con elevato numero di articoli e movimentazioni, contribuendo alla riduzione della giacenza media delle merci e favorendo l'aumento del livello di servizio verso i clienti.

ELETTRIX consente il pieno controllo degli aspetti logistici, gestionali e fiscali relativi alle merci in entrata e uscita dal magazzino, attraverso una gestione contemporanea e autonoma di più reparti o filiali. È quindi possibile applicare singole regole di reintegro merce, così come attuare specifiche politiche di prezzo e commerciali. L’obiettivo è garantire alle aziende la migliore competitività sul proprio territorio.

ELETTRIX offre la possibilità di integrare tra loro diversi reparti/fi-liali o ditte, consentendo così l’emissione in tempo reale degli ordini di trasferimento e la movimentazione automatica di carico e scarico, da filiale a filiale e da ditta a ditta.

Ma c'è di piùGrazie all'utilizzo degli "overstock" presenti nelle varie filiali o ditte, ELETTRIX ottimizza la gestione delle scorte e il rapido reperimento della merce richiesta dal cliente. Questa procedura altamente efficace si traduce in un chiaro vantaggio competitivo.

In�neELETTRIX permette di impostare criteri di approvvigionamento in relazione alle vendite (depurate di quelle eccezionali), alle considera-zioni finanziarie, ai livelli di servizio verso i clienti, alla classificazio-ne dei prodotti e ai valori di scorta minima e scorta massima.

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MagazzinoLo straordinario quotidiano

Aree applicative | 07

ELETTRIX

Funzionalità | 08Magazzino2

Gestione cavi e pezzatureELETTRIX consente di gestire articoli quali i cavi in base alla pezzatura e in relazione a: quantità totale in giacenza, dettaglio delle metrature presenti e relativa ubicazione.

Grazie al codice di bobina associabile a ogni pezzatura, tutta la movimentazione - ingresso,

uscita, trasferimento - viene tracciata, aggiornando in tempo reale giacenza e disponibilità. Per una corretta gestione dei resi viene evidenziato anche da quanto tempo la bobina è presente in azienda.

Gestione vendita a bancoELETTRIX è dotato di specifiche funzionalità che aiutano gli operatori nella vendita diretta a banco e si adatta bene alle diverse modalità di organizzazione di ogni azienda.

Gestisce il movimento di uscita della merce attraverso: l’inserimento di un ordine cliente l’inserimento diretto del documento di vendita

prelevando gli articoli: dopo l'inserimento, prima dell'inserimento con successivo scarico a banco tramite

lettore di codice a barre, con scarico allo scaffale, grazie all’utilizzo di terminali a radiofrequenza.

Firma dei documenti di trasporto su tavoletta digitaleELETTRIX archivia automaticamente l’immagine di ogni documento di trasporto subito dopo la sua emissione. Grazie a dispositivi touch-screen l'applicazione acquisisce la firma elettronica del cliente/trasportatore e stampa, già firmata, la sola copia del documento di accompagnamento, utilizzabile come giustificativo del trasporto. Il documento digitale, com-prensivo della firma del cliente/trasportatore, viene automaticamente archiviato e potrà essere ricercato, consultato e utilizzato dagli utenti con un semplice "click".

L'applicazione è di facile utilizzo e rispetta le leggi che regolano la digitalizzazione dei docu-menti - acquisizione della firma con dati biometrici criptati indissolubilmente legati al documento - certificandone la validità legale.

I vantaggi di questo modulo applicativo:eliminare la carta relativa ai documenti di trasporto all'interno dell'aziendadiminuire i costi di gestione di ciascun documento di trasportoarchiviare i documenti di trasporto con la firma del cliente/trasportatoreaumentare l'efficienza nelle fasi di consegna merciottimizzare i processi documentaliaumentare la customer satisfaction e favorire un'immagine aziendale positiva

Funzionalità | 09Magazzino2

Costi e valorizzazioni di magazzinoELETTRIX consente di gestire i numerosi costi gestionali associati a ogni articolo, per ottenere valorizzazioni e marginalità complete e realisticamente vicine alle esigenze azien-dali, tenendo conto di:

costi di tipo fiscale, aggiornati automaticamente al momento dell’ingresso della merce: es. costo medio calcolato con la formula del “medio ponderato”, valore medio calcolato con la media degli

acquisti del periodo

costi di tipo gestionale, calcolati per eccesso o per difetto in base a valori parametrizzabili dagli utenticosti di tipo statistico, calcolati come somma o sottrazione dai costi fiscali degli importiderivanti da: trasporti, sconti finanziari, recuperi da fornitore, premi clienti e fornitori, ecc.

ELETTRIX permette di ottenere valorizzazioni di magazzino:in base a ognuno dei costi gestiti, consentendo di stilare elaborati per: singolo articolo,

marchio (precodice), raggruppamenti statistici, categorie di sconto

tramite calcolo LIFO e analisi della redditività delle scorte (calcolo GMROI - Gross Margin Return On Investiment)

InventariLe procedure di inventario prevedono il "congelamento" delle giacenze di magazzino:

per tutti gli articoli solo per gli articoli che rientrino nella tipologia di attività impostata: es. inventario di un marchio,

di uno scaffale, di un'ubicazione, di una filiale, ecc.

In caso di differenza tra le giacenze “congelate” e “conteggiate”, ELETTRIX: genera automaticamente le movimentazioni di rettifica inventarialestampa la valorizzazione delle differenze corrispondenti

Inoltre, ELETTRIX permette di conteggiare più volte uno stesso articolo e organizzare l’inve-ntario in modo da effettuare la “doppia conta” con conseguente evidenziazione delle even-tuali differenze. Utilizzando i terminali a radiofrequenza è possibile effettuare i conteggi anche durante la normale attività di vendita.

Funzionalità | 10Magazzino2

Molteplici codi�che articoliPer ogni codice articolo gestito in anagrafica è possibile memorizzare molteplici codifiche:

codice interno: sistema di codifica comunemente utilizzato dai programmi

codice progressivo: codifica numerica progressiva univoca utilizzata per la creazione automatica di un

codice a barre interno

codice originale: codifica utilizzata dal fornitore; può differire dal codice interno

codici alternativi: ELETTRIX consente di gestire infiniti “alias” per ogni articolo, eventualmente utilizzabili

in fase di ricerca o inserimento in documenti

codici articoli clienti: codifiche specifiche di ogni cliente utilizzabili poi in fase di ricerca o inserimento

e stampa di documenti

codici a barre: ELETTRIX permette un'associazione a ciascun codice articolo praticamente infinita,

attraverso l’inserimento manuale o mediante l’importazione tramite i tracciati standard Metel

Analisi dell’ef�cienza di magazzinoELETTRIX consente di monitorare l’efficienza del magazzino da diversi punti di vista, quali:

l’efficienza logistica in uscita: calcolare in quanti giorni, mediamente, viene consegnato il materiale

al cliente, e in quanti giorni, mediamente, ammonta l’eventuale ritardo

l’efficienza logistica in entrata: allo stesso modo, misurare l’efficienza dei propri fornitori

l’efficienza degli approvvigionamenti: calcolare la giacenza media e l’indice di rotazione di ciascun

articolo per misurare l’efficienza dell’approvvigionamento delle scorte

l'efficienza finanziaria: misurazione della redditività delle proprie scorte di magazzino attraverso

elaborazioni mirate: es. l’analisi dell’efficienza GMROI (Gross Margin Return On Investiment)

Informazioni gestionali complete e parametrizzabiliELETTRIX mantiene aggiornate in tempo reale tutte le innumerevoli informazioni gestionali legate a ogni articolo: giacenza, giacenza fiscale, ordinato, impegnato, disponibile, venduto/acquistato,

reso clienti/fornitori, merce in arrivo da fornitore, da filiale, arrivata, in prelievo, in spedizione, in conto lavoro

presso terzi, in visione presso clienti, in visione da fornitori, in conto riparazione, non conforme, ecc.

Queste informazioni possono essere parametrizzate in base alle esigenze di ciascuna azienda, per esempio:

considerare, nel calcolo del disponibile, tutti gli impegni clienti o solo quelli con data di consegna entro l'arco

di approvvigionamento del fornitore

aggiungere alla giacenza fiscale la merce presso terzi, quella difettosa, in spedizione, esibita negli show-

room, ecc.

Funzionalità | 11Magazzino2

Quadri elettriciELETTRIX permette una gestione completa dei quadri elettrici sia a lavorazione interna che a lavorazione effettuata presso terzi considerando i componenti associati e la manodopera utilizzata con i relativi costi e prezzi di vendita.

In questo modo è possibile:effettuare un'efficace analisi del venduto e della marginalità effettuare verifiche in caso di resi e/o gestione garanzie gestire e tracciare i documenti normalmenteanalizzare la situazione del quadro a avanzamento e a consuntivodeterminare la corretta marginalità del quadro prodotto comprensivo dei costi dei prodotti, della manodopera e degli eventuali valori di recupero da fornitore. ottenere il dettaglio delle componenti utilizzate anche nella gestione del rapporto con il cliente finale, utile per le verifiche su resi e/o garanzie

Pensato per ottimizzare i costidi gestione delle merci

ELETTRIX è progettato per gestire in modo strategico la logistica integrata: flussi di ingresso, stoccaggio, trasporti, ordini, uscita dei materiali, tempi e modalità di gestione delle merci. Una voce che di solito rappresenta un costo variabile tra il 15% e oltre il 30% del valore dei prodotti.

Il modulo Logistica di ELETTRIX raggiunge le massime prestazioni in abbinamento all’utilizzo di terminali a radiofrequenza che contribui-scono a ottimizzare tutti i processi logistici: dall’entrata merci, alla fase di spunta e ubicazione, fino alla generazione delle liste di prelievo e all'emissione dei documenti di accompagnamento.

Sfruttando i modelli di complessità scalabile presenti in ELETTRIX, le aziende possono aspirare a una progressiva automatizzazione dei processi logistici.

Ma c'è di piùL’utilizzo delle funzionalità di logistica consente di ottenere una drasti-ca riduzione degli errori e un conseguente aumento dell’efficienza e del livello di soddisfazione dei clienti.

In�neELETTRIX permette di conoscere in ogni momento la posizione delle merci all’interno del magazzino, "guidando” gli addetti lungo percorsi ottimizzati definiti dall’azienda, che necessiterà così di minor personale specializzato.

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LogisticaLo straordinario quotidiano

Aree applicative | 12

ELETTRIX

Funzionalità | 13Logistica3

Tracciabilità dei �ussi operativiPer ogni singolo movimento di magazzino ELETTRIX consente:

di memorizzare l’utente che ha effettuato l’operazionela data e l’ora in cui è stato effettuatola quantità di merce movimentatail cliente/fornitore/reparto per il quale è stato effettuato il movimentoecc.

In questo modo l'attività dei singoli operatori è controllabile e si possono effettuare statistiche sul livello del servizio.

Ottimizzazione dei processi di entrata merceAttraverso la funzione di "spunta merce arrivata", ELETTRIX permette di gestire in modo automatico e controllato la collocazione delle merci all’interno delle diverse aree: es. arrivo

merce, picking e/o scorta, “Non Conforme”, preparazione uscita merce e attesa spedizione. Questo consente la preparazione anticipata delle etichette con il codice a barre da applicare ai singoli articoli già venduti.

Ottimizzazione dei processi di uscita merceELETTRIX permette di unire più impegni da evadere in un’unica missione di prelievo secondo vari criteri di accorpamento, e, parallelamente, di suddividere le missioni di prelievo in base:

alla tipologia di merce da prelevare: es. cesto o carrello per la minuteria, muletto per la carpenteria, ecc.

alle zone di ubicazione interne al magazzino: es. separazione delle missioni che contengono il

materiale da prelevare all’esterno o sul piano soppalcato.

ELETTRIX velocizza i processi di uscita della merce grazie a una agile gestione della stampa delle etichette sovracolli, del packing-list e del borderò di carico con la spunta della merce da consegnare.

Gestione della Non ConformitàELETTRIX gestisce anche la creazione automatica e tempestiva della "Non Conformità" della merce, soprattutto durante le fasi di inserimento del documento di entrata e di spun-ta/controllo.

Funzionalità | 14Logistica3

Informazioni puntuali e dettagliateELETTRIX consente la gestione di varie funzioni commerciali quali:

la consultazione dello stato di avanzamento degli impegni la visione in tempo reale dei movimenti di prelievo dei singoli articoli

Inoltre:ogni addetto commerciale sarà facilmente in grado di fornire ai propri clienti risposte immediate e tempestive riguardo l'evasione degli ordiniogni responsabile di magazzino potrà monitorare lo stato di avanzamento dei singoli flussi operativi - entrata merce, ubicazioni, liste di prelievo - con la possibilità di decidere a quali operatori assegnare specifiche attività - ubicazioni, taglio cavi, prelievi - e variare la priorità di esecuzione delle missioni

Quando l'integrazione totaleè la chiave della buona gestione

Grazie al modulo METEL, ELETTRIX offre la standardizzazione globale delle procedure di creazione e gestione dei documenti, quali: listino

prezzi, ordine e relativa conferma, documento di trasporto, fattura.

Il sistema EDI - Electronic Data Interchange è uno strumento sem-plice che garantisce all'intera filiera degli operatori un trattamento univoco delle informazioni. La conseguenza è un notevole aumento del livello di efficienza nelle varie aree di riferimento, commerciale, logistica e amministrativa.�

Usare METEL significa abbattere notevolmente i costi di gestione, eliminare gli errori umani e aumentare la velocità di trasmissione delle informazioni tra gli operatori della filiera.

Ma c'è di piùLa gestione di tutti i flussi METEL WebEDI è completamente auto-matizzata, sia per quanto riguarda l’invio che la ricezione dei dati. I documenti predisposti per l’invio saranno quindi automaticamente inseriti nel circuito METEL, mentre i documenti disponibili per il download saranno automaticamente importati in ELETTRIX.

In�neGli automatismi sono completati da opportune notifiche via email per segnalare eventuali anomalie riscontrate, incongruenze dei dati ricevu-ti, e altro ancora.

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MetelLo straordinario quotidiano

Aree applicative | 15

ELETTRIX

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Gestione listini fornitoreL’integrazione tra ELETTRIX e METEL consente l’importazione automatica dei listini dei fornitori, limitando al minimo le attività manuali e di controllo, e consentendo il più ampio utilizzo delle informazioni in essi contenute.

Grazie all'estrema parametrizzazione dell’applicazione e alla possibilità di ricodifica delle informazioni ricevute - es. la categorie di sconto, le famiglie merceologiche, ecc. - è possibile gestire automaticamente tutti i dati tecnico-commerciali messi a disposizione dai singoli fornitori.

Infine, è possibile:differenziare la data di entrata in vigore del listino di acquisto da quella di entrata in vigore del listino di venditamettere in evidenza le più significative variazioni del listino o delle condizioni di acquisto

Gestione ordini fornitoreGrazie a una semplice conferma ELETTRIX consente l’invio dell’ordine al fornitore tramite il circuito METEL WebEDI. Vengono inoltre inviate tutte le informazioni utili a una corretta gestione dell'ordine stesso, quali: :

l’evidenza delle condizioni commerciali di ogni articolo: es. sconti base, sconti extra, netticoncordati, ecc.la tipologia dell’ordinela data di richiesta consegna l’invio di note con richiesta di intervento

Importazione esito ordiniIl tracking reso disponibile da METEL è consultabile automaticamente in ELETTRIX utilizzan-do le principali funzioni di navigazione presenti. La verifica dell'acquisizione effettiva dell'or-dine da parte del fornitore avviene in modo immediato e non necessita dell’accesso al porta-le METEL.

Conferme d’ordine fornitoreGrazie all’importazione del flusso relativo alle conferme d’ordine dei fornitori, ELETTRIX consente un immediato riscontro delle condizioni di vendita applicate, con l’evidenziazi-one delle sole righe d’ordine difformi da quanto precedentemente inviato - es. il controllo delle

condizioni commerciali applicate, della quantità ordinata e della data di prevista consegna, ecc.

Funzionalità | 16Metel

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Ricezione avvisi di spedizione del fornitoreIl grossista ha la possibilità di ricevere l’anteprima della bolla del fornitore (produttore) nel momento esatto in cui questi stampa la bolla e la invia nel formato METEL. Ciò consente al grossista di avere un’immediata evidenza della merce in arrivo. La quantità relativa a ogni articolo presente in bolla verrà, quindi, automaticamente segnalata in un campo apposito dell’applicativo, denominato “merce in arrivo”.

Al momento dell’arrivo della merce sarà sufficiente confermare l’avviso di spedizione, evitando così digitazioni ridondanti e possibilità di errore.

Ricezione fatture fornitoreQuesta funzione permette di importare il flusso delle fatture emesse dai fornitori. Il singolo documento di fattura, oltre a essere automaticamente registrato in contabilità, viene "ricon-ciliato" con i relativi documenti di carico ricevuti (documento di trasporto) consentendo un’immediata evidenza di eventuali discordanze.

Archiviazione elettronica fatture (Billing-WEDA)Perfettamente integrato in ELETTRIX questo servizio rende possibile l’invio a METEL:

dei flussi inerenti le fatture “attive”: con relativi file PDF e indici di riconoscimento del singolo documento

dei flussi inerenti le fatture “passive”: con relativi indici di riconoscimento di ogni singolo documento

In fase di registrazione contabile, per ogni fattura “passiva” viene generata un’etichetta contenente il numero di protocollo; l’etichetta dovrà poi essere applicata al documento prima dell’apposita scansione.

Designazione tecnica cavi (CDT-CDTS)METEL ha definito una codifica univoca dei cavi. Anche per questi articoli, quindi, tutta la filiera può utilizzare in modo completo i flussi METEL, dall’invio ordini al ricevimento delle fatture.

Questa funzionalità è totalmente integrata in ELETTRIX nella cui base dati è prevista la corret-ta gestione dei Codici di Designazione Tecnica (CDT) e dei relativi legami con i codici origi-nali dei singoli produttori. L’attivazione di questa funzionalità fornisce specifiche statistiche sul fatturato di acquisto, di vendita e sulla marginalità, evidenziando un nuovo parametro: il “peso”.

Integrazione ELECTROCODELETTRIX permette la totale integrazione con il sistema di classificazione merceologica ELECTROCOD; prevede l'importazione dei file di Abbinamento Codici e l'aggiornamento automatico delle relative anagrafiche, consentendo agli utenti di effettuare analisi e ricerche basate sul posizionamento merceologico degli articoli ed elaborare specifiche statistiche.

Funzionalità | 17Metel

Aree applicative | 18

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ELETTRIX copre tutte le normali funzionalità necessarie per il rispetto delle normative vigenti:

la gestione delle varie tipologie di registrazione contabile

gli scadenziari

i partitari

i cespiti ammortizzabili

le ritenute d’acconto

i ratei e risconti

i bilanci periodici e annuali

i centri di costo

l’home banking

la gestione anticipata della tesoreria

Oltre a questo, fornisce specifici strumenti in grado di aiutare le aziende a prendere le decisioni più importanti e delicate.

Ma c'è di piùGrazie alla completa integrazione con tutte le altre aree gestionali presenti in ELETTRIX, anche l’area amministrativa è di facile utilizzo e offre un'immediata accessibilità dei dati, da qualunque area d’inserimento provengano: amministrativa, commerciale o logistica.

Esempio:in fase di emissione di documenti verso i clienti, i dati relativi alla loro eventuale

esposizione e situazione insoluti, emergono subito

dalla presa visione della scheda contabile di un cliente/fornitore, per ogni fattura

registrata è possibile risalire alla consultazione degli articoli movimentati, con

relativa quantità e prezzo

Anche gli adempimenti di leggediventano semplici

AmministrazioneLo straordinario quotidiano

ELETTRIX

Ricezione avvisi di spedizione del fornitoreIl grossista ha la possibilità di ricevere l’anteprima della bolla del fornitore (produttore) nel momento esatto in cui questi stampa la bolla e la invia nel formato METEL. Ciò consente al grossista di avere un’immediata evidenza della merce in arrivo. La quantità relativa a ogni articolo presente in bolla verrà, quindi, automaticamente segnalata in un campo apposito dell’applicativo, denominato “merce in arrivo”.

Al momento dell’arrivo della merce sarà sufficiente confermare l’avviso di spedizione, evitando così digitazioni ridondanti e possibilità di errore.

Ricezione fatture fornitoreQuesta funzione permette di importare il flusso delle fatture emesse dai fornitori. Il singolo documento di fattura, oltre a essere automaticamente registrato in contabilità, viene "ricon-ciliato" con i relativi documenti di carico ricevuti (documento di trasporto) consentendo un’immediata evidenza di eventuali discordanze.

Archiviazione elettronica fatture (Billing-WEDA)Perfettamente integrato in ELETTRIX questo servizio rende possibile l’invio a METEL:

dei flussi inerenti le fatture “attive”: con relativi file PDF e indici di riconoscimento del singolo documento

dei flussi inerenti le fatture “passive”: con relativi indici di riconoscimento di ogni singolo documento

In fase di registrazione contabile, per ogni fattura “passiva” viene generata un’etichetta contenente il numero di protocollo; l’etichetta dovrà poi essere applicata al documento prima dell’apposita scansione.

Designazione tecnica cavi (CDT-CDTS)METEL ha definito una codifica univoca dei cavi. Anche per questi articoli, quindi, tutta la filiera può utilizzare in modo completo i flussi METEL, dall’invio ordini al ricevimento delle fatture.

Questa funzionalità è totalmente integrata in ELETTRIX nella cui base dati è prevista la corret-ta gestione dei Codici di Designazione Tecnica (CDT) e dei relativi legami con i codici origi-nali dei singoli produttori. L’attivazione di questa funzionalità fornisce specifiche statistiche sul fatturato di acquisto, di vendita e sulla marginalità, evidenziando un nuovo parametro: il “peso”.

Integrazione ELECTROCODELETTRIX permette la totale integrazione con il sistema di classificazione merceologica ELECTROCOD; prevede l'importazione dei file di Abbinamento Codici e l'aggiornamento automatico delle relative anagrafiche, consentendo agli utenti di effettuare analisi e ricerche basate sul posizionamento merceologico degli articoli ed elaborare specifiche statistiche.

Funzionalità | 19Amministrazione5

Bilanci e riclassi�cazioniELETTRIX consente di redigere bilanci annuali o periodici per:

rispondere alle esigenze civilistiche e fiscali previste dalla normativa vigente mettere a disposizione degli amministratori le informazioni necessarie e utili al controllo di gestione

Grazie alla possibilità di effettuare scritture provvisorie, ELETTRIX consente di valutare l’andamento della gestione passata e futura in rapporto alla redditività e con riferimento alle situazioni patrimoniali e finanziarie già determinatesi o previsionali.

ELETTRIX offre la possibilità di redigere dei bilanci riclassificati secondo gli schemi previsti dalla IV direttiva CEE o secondo quelli adottati da ciascuna azienda. Consente, inoltre, un'approfondita analisi di bilancio secondo criteri che rispecchino la corretta interpretazione della realtà aziendale. Questi bilanci possono essere stampati per singolo periodo o raffron-tanti con esercizi precedenti.

Cespiti ammortizzabili - Principi contabili IASELETTRIX consente di gestire i beni ammortizzabili materiali, immateriali e finanziari, sia da un punto di vista civilistico che fiscale. Il costo pluriennale dei beni strumentali viene ripartito in più esercizi in funzione della loro durata economica, o sulla base di tabelle ministeriali che definiscono le quote massime deducibili ai fini della determinazione del reddito d’impresa fiscalmente imponibile.

ELETTRIX rende possibile la gestione delle operazioni che possono determinare l’alterazione del valore del cespite quali la svalutazione, la rivalutazione, l’alienazione, l’eliminazione o la dismissione. Il calcolo dell’ammortamento può essere eseguito in qualsiasi momento dell’anno anche attraverso la generazione di scritture provvisorie o contabili, utili poi alla creazione di bilanci annuali, infrannuali o previsionali. È contemplata la gestione dei cespiti secondo i principi contabili internazionali per tutti quei clienti che sono soggetti agli obblighi dei criteri IAS.

Centri di costoIn ELETTRIX è presente un modulo di contabilità per centro di costo, efficace per la ripartizio-ne dei costi aziendali tra i singoli centri di responsabilità, identificabili con la fonte del costo o del ricavo. Questo modulo è complementare alla contabilità generale ed è integrato in essa. Infatti, attraverso l’attenta progettazione del piano dei conti, con relativa attribuzione a ciascun conto dei propri centri di costo o di ricavo, è possibile registrare la contabilità anali-tica contestualmente alla contabilità generale.

ELETTRIX, infine, rende possibile l’inserimento di movimenti extracontabili, sia previsio-nali che di assestamento, affinché siano redatti bilanci infrannuali o previsionali.

Funzionalità | 20Amministrazione5

Ratei e riscontiIl modulo Ratei e Risconti di ELETTRIX è integrato con la contabilità generale e consente di rilevare le imputazioni temporali delle voci di costo e ricavo contestualmente alla registrazio-ne delle fatture di acquisto e vendita.

Il calcolo dei ratei e risconti può essere eseguito in qualsiasi momento durante il corso dell’esercizio contabile. I costi e i ricavi verranno riproporzionati sulla base dell’arco tempo-rale indicato dall’utente e rilevati seguendo il principio della competenza.

Allo scopo di predisporre bilanci consuntivi o infrannuali di controllo si potranno effettuare registrazioni extracontabili nel corso dell’anno, o contabili a fine esercizio.

Ritenute d’accontoELETTRIX consente una gestione semplificata degli adempimenti amministrativi legati ai compensi dei professionisti, per esempio:

registrare la fattura di un libero professionista e/o agente di commercio, con relativa rileva-

zione dell’imposta

gestire il versamento della ritenuta d’acconto a seguito del pagamento della fattura di un libero professionista,

con relativa contabilizzazione

È disponibile la stampa delle certificazioni che attestano l’avvenuto versamento della ritenuta d’acconto con relativa trattenuta, inviabili poi al libero professionista e/o agente e utilizzabili come allegati al modello 770. È possibile effettuare anche una stampa riepilogativa dei versamenti e dei dati utili per il modello 770.

Tracciabilità CIG-CUPIl modulo relativo alla gestione della Tracciabilità CIG/CUP di ELETTRIX adempie alle norme e alle disposizioni Antimafia in materia di Appalti di opere e servizi con Enti Pubblici (L.n.136 del 08/2010).

Gli obblighi legati alla gestione CIG e CUP riguardano l’emissione dei documenti collegati alle vendite e alle relative transazioni di incasso e pagamento. ELETTRIX consente di gestire questi codici direttamente in fase di inserimento dell’ordine del cliente, con conseguente ereditarietà sul documento di trasporto.

In sede di fatturazione, invece, verranno generati in automatico i documenti fiscali già suddivisi in base ai codici identificativi CIG e CUP. Tali codici verranno riportati anche nelle transazioni monetarie collegate ai documenti fiscali, in termini di scadenziario, di emissione effetti e di relativa trasmissione alle banche.

6

Funzioni comuni

Aree applicative e Funzionalità | 21

ELETTRIX presenta numerose funzionalità comuni a tutte le aree appli-cative che lo rendono uno strumento davvero completo in ciò che offre, agile nell'operatività e altamente efficiente nei risultati.

Tracciabilità e sicurezzaAllo scopo di prevenire violazioni e salvaguardare la sicurezza, ELETTRIX è stato progettato e sviluppato prestando particolare atten-zione all’eventualità che ogni singolo dato possa essere inserito e/o consultato soltanto da chi è in possesso dell’autorizzazione necessaria.

Inoltre, con ELETTRIX è possibile identificare in qualsiasi momento:chi ha effettuato modifiche in un qualsiasi campo - es. sconto, condi-

zione di pagamento, listino, ecc. - o eliminato un qualsiasi elemento - es. un

documento, una registrazione contabile, la riga di un documento, un articolo, ecc.

quando tali modifiche sono avvenute

NavigabilitàELETTRIX offre un accesso semplice e immediato a informazioni aziendali complete, attendibili e aggiornate in tempo reale.

Grazie alla massima cura con cui è stato progettato garantisce un’otti-ma navigabilità all’interno di tutta l’applicazione: dall’area ammi-nistrativa a quella commerciale fino alla logistica. Ciò consente agli utenti di accedere in modo semplice e intuitivo alle informazioni corre-late.

Esempio: partendo dalla visualizzazione di una fattura di vendita è possibile risalire

immediatamente alla consultazione di tutti i documenti a essa collegati, quali preven-

tivi, ordini e documenti di trasporto, fino a un livello di dettaglio pari alle singole righe

di ogni documento.

Quando l'integrazione è il presuppostodell'ef�cienza

Lo straordinario quotidiano

ELETTRIX

6 Funzionalità | 22Funzioni comuni

Integrazione con il mondo Of�ce, Open Of�ce e Posta elettronica ELETTRIX permette di esportare in un foglio di lavoro Excel i dati presenti, sia in una schermata di consultazione che in un documento di stampa. Viceversa, si possono importa-re dati da fogli di Excel per:

effettuare aggiornamenti “massivi” della base dati: es. le anagrafiche clienti, gli articoli di

magazzino, la griglia sconti, il caricamento automatico degli articoli in qualsiasi documento, ecc.

generare in automatico le righe di un qualsiasi documento: es. articolo, quantità, prezzo di

preventivi, ordini e documenti di trasporto

L'utente può intervenire e modificare i dati a propria discrezione operando nell'ambiente di lavoro e di scrittura di maggiore familiarità.

Per alcune specifiche funzioni, quali l’emissione di lettere di sollecito di pagamento, è previ-sta anche l’integrazione con Word.

Infine, ELETTRIX è totalmente integrato con il servizio di posta elettronica. Ciò consente:l’invio a clienti e fornitori di un qualsiasi documento generato dall’applicativo l’invio di "alert" agli utenti interni in relazione a determinati eventi aziendali - es. segnalazione

di fuori fido, di registrazione insoluto, di vendita sottocosto, di materiale non disponibile, ecc. - permetten-do di assumere decisioni immediate e appropriate.

SchedulazioneGrazie alla specifica funzione di “schedulazione”, ELETTRIX consente di definire un “job” (attività ricorsiva) per operazioni ripetibili o pre-determinabili: es. fasi di calcolo della giacenza

media, fasi di ricalcolo dei costi sui movimenti, fasi periodiche di estrazione dati, ecc.

La schedulazione consiste nell'impostare l’esecuzione di ciascuna delle operazioni, in qual-siasi momento, con la frequenza desiderata, in un arco temporale definito a piacere e preve-dendo l'attualizzazione delle impostazioni sui singoli campi di tipo "data".

http://www.vmsistemi.it/prodotti/elettrix

Questione di strategiaL'applicativo gestionale speci�co per i distributori di materiale elettrico

ELETTRIX

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