Effective Comunication Afsmi Rev1

© Fabio Rossi 20081

M&IT Consulting

Ing. Fabio Rossi

© Fabio Rossi 2008

Presentazione del Corso

LA COMUNICAZIONE EFFICACENELLE RELAZIONI PROFESSIONALI


ELENCO DEGLI ARGOMENTIELENCO DEGLI ARGOMENTI

COSA S’INTENDE PER…COSA S’INTENDE PER…… … e a cosa servee a cosa serve

REGOLE DELLA COMUNICAZIONE EFFICACEREGOLE DELLA COMUNICAZIONE EFFICACEFasi della comunicazioneFasi della comunicazione

1)1) PreparazionePreparazione2)2) ComposizioneComposizione3)3) EsposizioneEsposizione4)4) Feed BackFeed Back

EsercitazioniEsercitazioni

I CANALII CANALI1)1) Relazioni verbaliRelazioni verbali2)2) Relazioni scritteRelazioni scritte3)3) Power Point Power Point 4)4) Posta elettronicaPosta elettronica5)5) TelefonateTelefonate6)6) RiunioniRiunioni

EsercitazioniEsercitazioni

CREARE UN PROPRIO STILECREARE UN PROPRIO STILE

LA COMUNICAZIONE LA COMUNICAZIONE EFFICACE NELLE EFFICACE NELLE RELAZIONI RELAZIONI PROFESSIONALIPROFESSIONALI


La mappaLa mappa

Regole della comunicazione efficaceRegole della comunicazione efficace

3.3. PREPARAZIONEPREPARAZIONE– ASCOLTAREASCOLTARE– CAPIRECAPIRE– RACCOGLIERE INFORMAZIONIRACCOGLIERE INFORMAZIONI– DOMANDAREDOMANDARE

4.4. COMPOSIZIONECOMPOSIZIONE1.1. CREAZIONECREAZIONE• PROGETTO (PRE WRITING)PROGETTO (PRE WRITING)• REDAZIONE (FREE WRITING)REDAZIONE (FREE WRITING)• REVISIONE (RE WRITING)REVISIONE (RE WRITING)

2.2. STRUTTURASTRUTTURA3.3. STILESTILE

1.1. CHIAREZZACHIAREZZA2.2. EFFICACIAEFFICACIA

5.5. ESPOSIZIONEESPOSIZIONE6.6. FEEDBACKFEEDBACK


La mappaLa mappa

Regole della comunicazione efficaceRegole della comunicazione efficace

3.3. PREPARAZIONEPREPARAZIONE4.4. COMPOSIZIONECOMPOSIZIONE5.5. ESPOSIZIONEESPOSIZIONE– Esporre in pubblicoEsporre in pubblico– Partecipare alle riunioniPartecipare alle riunioni– Struttura efficace delle esposizioniStruttura efficace delle esposizioni– Tecniche di persuasioneTecniche di persuasione

6.6. FEEDBACKFEEDBACK– Feedback immediatiFeedback immediati– Feedback differitiFeedback differiti


Approccio psicologico alla comunicazioneApproccio psicologico alla comunicazione

La comunicazione è un processo che riguarda sia chi emette il messaggio, sia chi lo riceve.

La comunicazione non si ferma al contenuto del messaggio ma trasporta ulteriori meta-contenuti.

Tutti i sensi sono coinvolti nella decodifica di questi meta-contenuti

I meta-contenuti includono informazioni relative alla relazione, inclusa la nostra relazione con noi stessi

Il miglioramento della comunicazione è un lavoro che ci coinvolge innanzitutto come individui


Approccio psicologico alla comunicazioneApproccio psicologico alla comunicazione

Quasi tutti i corsi di comunicazione cominciano qui.

Anche noi…

MA…


La bulimia del XXI secoloLa bulimia del XXI secolo

La comunicazione e le informazioni

In Italia OGNI ANNO vengono pubblicati oltre 65.000 nuovi libri

Sul Web sono attualmente censiti oltre 27,3 MILIARDI di pagine

Solo su internet si possono ascoltare oltre 10.000 canali radio e 1750 CANALI TV

Gli scaffali della Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze aumentano di circa 2 Km all’anno


La bulimia del XXI secolo La bulimia del XXI secolo

Quanto tempo serve per gestire questa montagna d’informazioni?

Cosa rimane di tutta questa entropia informativa?

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La bulimia del XXI secoloLa bulimia del XXI secolo

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Di 100 cose che vorremmo dire70 escono normalmente dalla nostra bocca

40 superano la barriera dei rumori interni ed esterni20 vengono comprese secondo il loro significato originale

5 vengono ricordate a circa due giorni di distanza



La % di informazioni assorbite cala se consideriamo tutti i messaggi a cui siamo sottoposti passivamente

• Radio, TV, giornali• Pubblicità• Posta elettronica• Pagine internet• Colleghi, collaboratori che ci parlano o ci inviano materiale• Clienti, fornitori …

Ci accorgiamo subito che la maggior parte di questi messaggi sono…

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RUMOREdi fondo

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© Fabio Rossi 2008

Ciò che l’informazione consuma è abbastanza ovvio: consuma l’attenzione dei suoi destinatari. Quindi una ricchezza di

informazioni crea una povertà di attenzione e un bisogno di distribuire quell’attenzione in modo efficiente tra la

sovrabbondanza di fonti di informazioni che potrebbero consumarla.

Herbert Simon

Premio Nobel per l’economia

Insignito dell’A.M. Turing Award

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La bulimia di informazioni è anche

PIGRIZIA – mancanza di azione.

Impiego il tempo ad assimilare informazioni

così i giorni passano…

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Come fare fronte a tutto questo rumore?

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IGNORANZA SELETTIVAIGNORANZA SELETTIVA

Bloccare tutto il flusso di informazioni (radio, TV, giornali)

Bloccare il flusso di posta elettronica

Bloccare il flusso di comunicazione indiretta: SMS, segreteria, telefonate

Ignorare ogni informazione che non possa essere utilizzata con certezza e per qualcosa di immediato ed importante

Abbandonare immediatamente qualsiasi attività che sia noiosa o improduttiva.



Come si esercita in pratica l’ignoranza selettiva?Terapia d’urto: Digiuno mediatico

• Niente giornali, riviste, o trasmissioni radiofoniche non musicali. La musica può essere ascoltata a volontà

• Niente siti web contenenti informazioni di qualsiasi genere• Niente televisione. Nei casi più gravi di dipendenza, 1 ora di

intrattenimento alla sera• Niente libri di saggistica o manuali, sono ammessi libri di narrativa.• Niente navigazione web durante le ore di lavoro a meno che non sia

strettamente necessario per concludere un lavoro per quel giorno. Necessario significa necessario, non piacevole.



Come raccogliere informazioni?

Attraverso relazioni sociali dirette



Attenzione a non fraintendere:

Ignoranza selettiva non significa distacco dalla realtà, significa estrema focalizzazione ed attenzione alle priorità

Notate?

Questo è ciò che più o meno fanno tutte le persone che ricoprono un alto livello di responsabilità

Per effetto dell’inquinamento dovuto all’eccessiva informazione questo modo di agire si estenderà prima o poi tutti quelli che sono esposti a grandi volumi di informazioni.


Comunicazione efficaceComunicazione efficace

Di cosa si parla in questo corso di comunicazione efficace in ambito professionale?

Come comunicare efficacemente senza dover affrontare e risolvere i problemi di comunicazione con se stessi (approccio psicologico)…

… evitando di diventare voi stessi “RUMORE DI FONDO”



Prima regola dell’effective comunication.

PER PRATICARE L’EFFECTIVE COMUNICATION

BISOGNA SAPER DARE IL GIUSTO VALORE AL

TEMPO – VOSTRO E DI CHI VOLETE ATTIRARE

L’ATTENZIONE.



COSA NON E’?

Un corso di “Public speaking” (anche se i criteri che affronteremo si possono utilizzare anche in contesti di comunicazione ad un pubblico)

Un corso di “Scrittura creativa” (anche se è importante arricchire le proprie capacità di attirare l’attenzione di chi ci legge)

Un corso di “Scrittura senza errori” (anche perché non sempre sono gli errori grammaticali il cuore del problema)



Al termine del corso avrete imparato a comporre

documenti e presentazioni che

“si fanno ascoltare”

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REGOLE DELLA COMUNICAZIONE

EFFICACE

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IL PROCESSO DI COMUNICAZIONEIL PROCESSO DI COMUNICAZIONE

• PREPARAZIONE

• COMPOSIZIONE

• ESPOSIZIONE

• FEEDBACK


CURA DELLO STILECURA DELLO STILE

Sotto un unico argomento – LO STILE – abbiamo raccolto principi e suggerimenti per ottenere:

CHIAREZZA

EFFICACIA


CHIAREZZACHIAREZZA

LA CHIAREZZA E’ GIA’

“MEZZA EFFICACIA”


CHIAREZZACHIAREZZA

Un messaggio è chiaro quando viene compreso

correttamente e velocemente dal maggior numero di

persone


UN MESSAGGIO POCO CHIAROUN MESSAGGIO POCO CHIARO

Esempio:

La forte dinamica della domanda di macchine pone in evidenza una situazione che sembra beneficiare dei sintomi di ripresa e in considerazione di ciò si propende per valutare un rilancio del potenziamento delle azioni promozionali e propagandistiche e di un ampliamento della presenza e della copertura commerciale sul territorio attuale e su nuove aree target.


NON E’ CHIARO!NON E’ CHIARO!

• Frasi molto lunghe senza punteggiatura

• Presenza di frasi contorte piene di subordinate

• Uso eccessivo di forme passive– Il dato è raccolto dall’ufficio x l’ufficio X raccoglie i dati

• Verbi “nominalizzati”– E’ necessario effettuare la manutenzione di … E’ necessario riparare …– Il palazzo è in corso di costruzione Stanno costruendo il palazzo

• Parole ricercate, non di uso comune

• Abuso di termini tecnici

• Espressioni prolisse, perifrasi– Nel caso in cui… Se– Dal momento che… Poiché– Alla luce delle considerazioni sopra esposte… quindi


CHIAREZZACHIAREZZA

• L’uso di un particolare linguaggio afferma la propria appartenenza ad una categoria professionale o sociale.

Un uso improprio di questo linguaggio produce rumore di fondo (parlare a vuoto) per gli altri membri della categoria e incomprensione verso gli altri.

• Ci sono metodi per valutare la leggibilità di un testo elaborati da psicolinguisti ed informatici. Si possono utilizzare quando il messaggio è destinato ad un pubblico molto vasto.

In ogni caso ci sono regole per valutare in modo empirico la chiarezza di un messaggio


CHIAREZZACHIAREZZA

In Italia è utilizzato l’indice GULPEASE che misura la chiarezza del testo attraverso una misura pesata della lunghezza media delle frasi e delle parole utilizzate.

Il metodo è stato elaborato nel 1988 dal Gruppo Universitario Linguistico Pedagogico (GULP) derivando un lavoro analogo fatto sulla lingua inglese.


CHIAREZZACHIAREZZA

L’indice di chiarezza deve essere più alto possibile.

Da 50 a 60 per un pubblico di media cultura che lavora nei servizi


CHIAREZZACHIAREZZA

Esempio:

La forte dinamica della domanda di macchine pone in evidenza una situazione che sembra beneficiare dei sintomi di ripresa e in considerazione di ciò si propende per valutare un rilancio del potenziamento delle azioni promozionali e propagandistiche e di un ampliamento della presenza e della copertura commerciale sul territorio attuale e su nuove aree target.

Leggibilità = 44


CHIAREZZACHIAREZZA

Esempio:

L’aumento della domanda di macchine indica che il mercato è in ripresa.

Per questo motivo propongo di aumentare le attività promozionali.Propongo anche di estendere l’attività di vendita sulle aree a, b, c.

Leggibilità = 70


Risorse per valutare la leggibilitàRisorse per valutare la leggibilità

1 – Office permette di valutare la leggibilitàSelezionando Opzioni – Strumenti di correzione – mostra statistiche di leggibilità.

Bisogna prima eseguire il controllo ortografico (molto ricco di suggerimenti).

http://office.microsoft.com/it-it/help/HP101485061040.aspx

2 – Sul sito http://www.pacchiarotti.biz/leggibilita.html è possibile inserire un testo ed ottenere immediatamente il punteggio di leggibilità. Molto comodo ma basato solo sul conteggio di parole e frasi.

3 – Sul sito http://labs.translated.net/leggibilita-testo/ è disponibile un programma che fa un’analisi più sofisticata anche sul tipo di parole scelte e su alcune forme. Il risultato è però espresso solo su 3 livelli: DIFFICILE – MEDIO - FACILE

http://office.microsoft.com/it-it/help/HP101485061040.aspx

http://www.pacchiarotti.biz/leggibilita.html

http://labs.translated.net/leggibilita-testo/


CHIAREZZACHIAREZZA

Chiarezza = meno tempo per leggere e capire

Chiarezza = supero la distrazione e mi concentro sul contenuto

Chiarezza = ideale per il Web Writing


CHIAREZZACHIAREZZA

Negli anni ’70, all’interno dei movimenti dei consumatori, nasce negli Stati Uniti una iniziativa dal nome PLAIN LANGUAGE

L’iniziativa nasce come reazione alla complessità dilagante nei documenti della pubblica amministrazione, negli atti giuridici, nei contratti (in particolare quelli assicurativi)

Nella metà degli anni 70 vengono emesse le prime leggi sulla chiarezza dei documenti. Alcuni documenti (soprattutto contratti) non sono validi se la loro leggibilità non obbedisce a precisi criteri.


PRINCIPI GUIDA DEL PRINCIPI GUIDA DEL PLAIN LANGUAGEPLAIN LANGUAGE

• Usare parole semplici e di uso comune– Il vocabolario di base è di 6522 parole e copre circa il 98% del discorso– 47.000 termini di uso comune anche se sporadico– Oltre 100.000 termini tecnico-scientifici, altri 50.000 termini letterari, esotici, obsoleti o di basso

uso

• Periodi brevi, parole corte– Max 20-25 parole– Parole con poche sillabe

• Espressioni dirette con verbi in forma attiva e positiva, limitare i congiuntivi– Quando il vostro ordine sarà pervenuto, la merce verrà spedita Spediremo la merce appena

ricevuto l’ordine– Ove fosse possibile, preghiamo di fare… Se possibile, fate… o ancora meglio Se farete

… otterrete …– Sono stati ottenuti risultati importanti nelle vendite grazie all’avvio della promozione x La

promozione x ha dato risultati importanti nelle vendite


PRINCIPI GUIDA DEL PRINCIPI GUIDA DEL PLAIN LANGUAGEPLAIN LANGUAGE

1. Espressioni concrete, che portino alla mente oggetti ed azioni reali– L’ufficio X provvederà a processare la richiesta L’ufficio X sta verificando la sua richiesta– Una riunione per procedere alla valutazione del piano Una riunione per approvare il piano– Un progetto per la realizzazione di condizioni di effettivo miglioramento tecnologico di …

Un progetto per migliorare la tecnologia di …

• Scrivere per punti

• Non utilizzare gergo tecnico– Nota bene: anche all’interno della stessa organizzazione il gergo del venditore è diverso da

quello dell’amministrazione

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EsempiEsempi

Tutte le volte Sempre

Nel caso in cui se

In relazione a su

Nel momento in cui quando

In data odierna oggi

Prossimamente presto

Di natura confidenziale confidenziale

È nostro intendimento intendiamo

La problematica il problema

Espletare portare a termine

Erogare dare, fornire, distribuire

Supportare sostenere / aiutare

Testare provare / verificare

Tempestivo rapido

Sostenere una discussione discutere

Realizzare mutamenti di programma modificare il programma

Finalizzare

Concretizzare

Implementare

Sinergia

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PLAIN LANGUAGEPLAIN LANGUAGE

Da un punto di vista della comunicazione neuro-linguistica, il PLAIN LANGUAGE diventa un “modo di pensare”

SCRIVERE CHIARO = PENSARE CHIARO

SCRIVERE CHIARO = ESSERE PROPOSITIVI ASSERTIVI

SCRIVERE CHIARO = NON NASCONDERSI DIETRO LE PAROLE



VANTAGGI DEL PLAIN LANGUAGE

- Risparmio di tempo per la lettura

- Leggo fino in fondo (è meno faticoso)

- Riduco gli errori di comprensione

- Riduco il tempo speso per chiarimenti



CRITICHE AL PLAIN LANGUAGE

• Non è adatto per esprimere concetti tecnici complessiBasti pensare alla Bibbia…

• E’ piatto e noioso. E’ un linguaggio elementareIl contenuto e lo stile possono fanno la differenza, di per sé il vocabolario non dà

interesse ad un testo


EFFICACIAEFFICACIA

EFFICACE E’ IL MESSAGGIO CHE

RAGGIUNGE L’OBIETTIVO

RIDUCENDO AL MINIMO IL RUMORE

DI FONDO


Esercizio - semplificazioneEsercizio - semplificazione

Oggetto: Concessione dell'Aula Magna per il convegno sulla "Miastenia gravis" - sabato 16 marzo 2008, ore 8.00-13.30.

WWW, 5 aprile 2008

Con riferimento alla Sua richiesta, si concede il nulla osta all'uso dell'Aula Magna, come indicato in oggetto, per ospitare il convegno sulla Miastenia gravis

Si fa presente, peraltro, che la concessione dell'aula è subordinata alla tassativa osservanza delle sotto indicate condizioni, imposte dal rispetto delle norme di sicurezza in materia:

– la capienza dell'Aula Magna è di 350 persone;

– durante lo svolgersi della manifestazione devono essere aperte tutte le porte di cui è dotata la sala ed essere garantite le uscite di sicurezza verso l'esterno.

Si raccomanda la puntuale osservanza di quanto sopra considerato che l'inosservanza delle suddette disposizioni comporta la diretta responsabilità degli organizzatori.

Si prega di prendere opportuni accordi con l'Ufficio Economato (tel. xxxxxxx) per il programma e per l'utilizzo delle attrezzature della Sala nonché per i problemi collegati alla sorveglianza, alla quale Ella è tenuta a collaborare e di inviare allo scrivente ufficio copia del programma.

Distinti saluti

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